10 Beispiele für Zusammenfassungen und wie Sie selbst eine schreiben können (mit KI)

In einer Welt, in der Menschen die Aufmerksamkeitsspanne eines Goldfisches (oder weniger) haben, nehmen wir uns keine Zeit, lange, detaillierte Dokumente zu lesen, es sei denn, sie sind für uns wertvoll. Wie können wir also den Leser davon überzeugen, dass das Dokument wertvoll ist? Hier kommt die Zusammenfassung ins Spiel.

Was ist eine Zusammenfassung?

Eine Zusammenfassung ist eine kürzere Version eines längeren Unternehmensdokuments. Sie fasst die wichtigsten Punkte eines Business-Plans, eines Vorschlags oder eines Berichts zusammen, damit Führungskräfte sich einen Überblick verschaffen und weiterlesen können, was für sie von Bedeutung ist.

Mit anderen Worten: die tl;dr-Version (too long; didn't read – zu lang, nicht gelesen).

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Eine typische Zusammenfassung umfasst:

Dies kann je nach Zweck der Zusammenfassung variieren. Nehmen wir das Beispiel eines Projektberichts. Möglicherweise müssen Sie die vorgeschlagene Lösung und die erwarteten Ergebnisse durch die tatsächlich umgesetzten Lösungen und die tatsächlich erzielten Ergebnisse ersetzen. Wenn Sie einen Business-Plan, einen Forschungsvorschlag oder eine Marktanalyse verfassen, können Sie auch Ihre Methodik einbeziehen.

Nachdem Sie nun den Zweck einer Zusammenfassung kennen, wollen wir uns ansehen, wie man eine solche Zusammenfassung verfasst.

Wie man Zusammenfassungen schreibt und Beispiele

Eine Zusammenfassung ist zwar nur eine gekürzte Version eines längeren Berichts, aber sie ist nicht einfach zu schreiben. Sie muss die Kernaussagen des Berichts wiedergeben, die wichtigsten Punkte skizzieren und eine ebenso überzeugende Geschichte erzählen wie der vollständige Bericht. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie dies erreichen können.

1. Identifizieren Sie die Geschichte

Die bloße Auflistung von Fakten und Daten ist für niemanden besonders spannend zu lesen. Identifizieren Sie daher die Geschichte, die das Leben der Menschen wirklich beeinflusst. Branchenbegriffe wie „Workflow-Optimierung” oder „Kostenkontrolle” wecken zwar die Aufmerksamkeit der Leser, vermitteln aber nicht die wahre Geschichte hinter Ihrem Aufwand. Konzentrieren Sie sich auf Letzteres.

Wenn Sie eine Zusammenfassung für ein Software-Projekt verfassen, sollten Sie mit den für den Leser wichtigen Punkten beginnen, wie im folgenden Beispiel gezeigt.

Im Jahr 2020 verwaltete der Einzelhandelsriese seinen Lagerbestand mithilfe von Tabellenkalkulationen. Wenn ein Kunde fragte, ob ein Produkt vorrätig sei, musste ein Mitarbeiter durch den 5000 Quadratmeter großen Laden laufen, um dies zu überprüfen, oft mit dem Kunden im Schlepptau. Das neue digitale Bestandsverwaltungssystem von ABC erfasst Ein- und Ausgänge in Echtzeit online. Der Mitarbeiter kann dies im Handumdrehen überprüfen und bestätigen. Noch wichtiger ist, dass die Kunden dies selbst an einem der 25 Kioske im gesamten Laden überprüfen können.

2. Bringen Sie die Daten ein

Auch wenn die Geschichte wichtiger ist, sind Daten nicht nutzlos. Genaue und relevante Daten tragen dazu bei, Glaubwürdigkeit zu schaffen. Ihr nächster Abschnitt könnte im Beispiel des digitalen Bestandsverwaltungssystems von ABC wie folgt lauten.

Seit der Einführung des ABC-Bestandsverwaltungssystems hat der Einzelhandelsriese Folgendes festgestellt: 85 % weniger Zeitaufwand für die Bestandsüberprüfung 75 % weniger Zeitaufwand für die Suche nach Lagerorten

3. Erläutern Sie die Vorteile

Die Daten zeigen, dass es echte Verbesserungen gegeben hat. Damit der Leser jedoch deren Auswirkungen versteht, müssen Sie die Vorteile erläutern. Dies kann anhand von realen Szenarien oder sogar Zitaten geschehen. Als Beispiel:

Adrian, der Kundendienstleiter im Central Park Store, sagt: „Jetzt kann ich von überall aus – vom Kiosk, der Kasse oder meinem Mobiltelefon – schnell den Lagerbestand überprüfen und bestätigen, dass wir die Produkte haben, die der Kunde benötigt. Ich sehe, dass die Kunden begeistert sind, wenn sie sofort eine Antwort erhalten. “

Sie können hierfür auch Daten heranziehen, um dies zu erledigen. Erläutern Sie als Beispiel, wie die verkürzte Zeit für die Bestandsüberprüfung die Produktivität der Mitarbeiter, die Kundenzufriedenheit oder den Unternehmensumsatz gesteigert hat. Oder fügen Sie hier Ihre Vorschläge ein. Erläutern Sie anhand Ihrer Beobachtungen die von Ihnen empfohlenen Methoden zur Prozessverbesserung.

4. Schließen Sie mit einer starken Schlussfolgerung

Jetzt ist es an der Zeit, die Geschichte abzuschließen. Beschreiben Sie hier, wie Ihr Projekt die Veränderungen in der Gegenwart bewirkt hat und die Weichen für eine noch erfolgreichere Zukunft stellt. Das könnte etwa so aussehen:

Das ABC-Bestandsverwaltungssystem ist der erste Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation des Einzelhandels. Bis zum zweiten Quartal nächsten Jahres werden wir die Ladenlösung mit der E-Commerce-Bestandsplattform verknüpfen, um eine 360-Grad-Sichtbarkeit der Bestandslage zu ermöglichen. Dies würde auch einen neuen Vertriebskanal in Form von „Online kaufen, im Laden abholen“ (BOPIS) ermöglichen, der eine Lieferung am selben Tag ermöglicht.

Best Practices für das Verfassen von Zusammenfassungen

Beachten Sie beim Verfassen Ihrer Zusammenfassung die folgenden Best Practices.

Halten Sie es kurz und einfach: Die Länge hängt zwar von dem Bericht ab, den Sie zusammenfassen, aber am besten ist es, wenn Sie sich auf eine Seite beschränken, damit der Text schnell zu lesen ist. Vermeiden Sie außerdem Klischees und Fachjargon, damit der Text leicht verständlich ist. Ein kurzer Business-Plan von weniger als einer Seite ist der beste erste Eindruck, den Sie hinterlassen können.

Konzentrieren Sie sich auf die Zielgruppe: Nicht alle Zusammenfassungen werden von Geschäftsführern gelesen. Oft möchten Sie Ihre Zusammenfassung vielleicht an Kollegen, Lieferanten, Partner oder sogar Jugendliche richten. Kennen Sie Ihre Zielgruppe und passen Sie Ihre Zusammenfassung entsprechend an.

Verwenden Sie das richtige tool: Natürlich können Sie Notepad oder Word Dokument zum Verfassen Ihrer Zusammenfassungen verwenden. Aber mit moderner Dokumentensoftware wie ClickUp Docs können Sie noch mehr erreichen.

Wählen Sie eine geeignete Vorlage: Wenn Sie zum ersten Mal eine Zusammenfassung verfassen, sind wir für Sie da. Nutzen Sie eine der Vorlagen für Zusammenfassungen oder das Verfassen von Inhalten von ClickUp und legen Sie los mit Ihrer Arbeit.

Nutzen Sie die Vorteile der KI: Wenn Sie Ihren Bericht sorgfältig erstellt haben, können Sie Ihre Zusammenfassung mit einem der vielen KI-Tools viel schneller verfassen. ClickUp Brain bietet beispielsweise eine Ein-Klick-Zusammenfassungsoption direkt in ClickUp Docs.

Was noch? ClickUp Brain unterstützt Sie beim Brainstorming neuer Ideen, beim Verfassen der ersten Entwürfe Ihrer Zusammenfassungen und beim Korrekturlesen.

10 Beispiele für Zusammenfassungen

Nachdem wir nun die Theorie des Verfassens von Zusammenfassungen behandelt haben, wollen wir uns einige Beispiele ansehen, um zu sehen, wie dies in der Praxis aussieht. Hier sind zehn Beispiele, von denen Sie lernen oder die Sie nachahmen können.

1. Zusammenfassung des Board-Berichts

Der Board-Vorstand erwartet regelmäßig einen Bericht über die Leistung der Organisation. In der Regel erstellen die verschiedenen Abteilungen ihre eigenen Berichte, die dann zu einem Board-Bericht zusammengefasst werden. Eine effektive Zusammenfassung dieses Berichts würde Folgendes enthalten.

Diese ClickUp-Board-Berichtsvorlage vereint all diese Aspekte, damit Sie sofort mit Ihrer Zusammenfassung beginnen können. Sie können diese kostenlose Vorlage für Zusammenfassungen benutzerdefiniert anpassen und die Daten entsprechend eintragen.

2. Beispiel für eine Zusammenfassung eines Forschungsberichts von McKinsey

McKinsey, eines der weltweit führenden Beratungsunternehmen, veröffentlicht jährlich Dutzende von Forschungsberichten. Für jeden einzelnen davon verfassen sie Zusammenfassungen, die oft als „Kurzfassung” bezeichnet werden.

In diesem Bericht mit dem Titel „Performance through people: Transforming human capital into competitive advantage” (Leistung durch Menschen: Humankapital in Wettbewerbsvorteile umwandeln) verfolgt die Zusammenfassung einen zweigleisigen Ansatz. Sie präsentiert wichtige Schlüssel-Erkenntnisse in Textform auf einer Seite und Daten in Infografiken auf der nächsten Seite.

Einblicke im Text: Der Bericht beginnt mit einer direkten Auseinandersetzung mit dem Hauptzweck der Untersuchung. Nachfolgend finden Sie die ersten Sätze.

Wie wirkt sich die Förderung von Talenten auf die finanziellen Erträge von Unternehmen aus? Diese Studie kommt zu dem Ergebnis, dass Unternehmen, die sich sowohl auf die Entwicklung als auch auf das Management ihres Humankapitals konzentrieren, einen Leistungsvorteil haben.

Dieser Abschnitt fasst die Schlüssel-Erkenntnisse aus der Untersuchung zusammen. Die Überschriften der einzelnen Abschnitte sind fett gedruckt, sodass der Leser sie leicht überfliegen kann.

Daten in Grafiken: Auf den Textteil folgt eine Infografik mit den wichtigsten Erkenntnissen aus den Daten. Auf einer Seite werden alle für den Leser relevanten Grafiken auf ansprechende Weise dargestellt.

Auf zwei Seiten gibt McKinsey dem Leser eine Ansicht darüber, was ihn in dem 40-seitigen Dokument erwartet, das für den Zielmarkt benutzerdefiniert ist.

Die Zusammenfassung dieses Berichts können Sie auf der Website von McKinsey lesen.

3. Zusammenfassung des Studienberichts der Vereinten Nationen

Der Adaptation Gap Report 2023 des Umweltprogramms der Vereinten Nationen ist ein 112-seitiger Bericht mit einer recht detaillierten Zusammenfassung, die sich über acht Seiten erstreckt. Die Tiefe der Informationen und die Ernsthaftigkeit der behandelten Themen erfordern eine ausführliche Zusammenfassung.

Dennoch investieren die Autoren viel Aufwand in die Ansprechung der Inhalte durch eine Kombination aus Typografie, Design und Grafiken. Sie beginnt mit Folgendem.

Trotz der deutlichen Anzeichen für eine Beschleunigung der Klimarisiken und -auswirkungen weltweit vergrößert sich die Finanzierungslücke für Anpassungsmaßnahmen und liegt derzeit zwischen 194 und 366 Milliarden US-Dollar pro Jahr. Der Finanzierungsbedarf für Anpassungsmaßnahmen ist 10- bis 18-mal so hoch wie die derzeitigen internationalen öffentlichen Finanzierungsströme für Anpassungsmaßnahmen – mindestens 50 Prozent höher als bisher geschätzt.

Auf den folgenden Seiten werden Grafiken vorgestellt, die die Grundlagen dieser Schlüssel-Ergebnisse veranschaulichen.

4. Zusammenfassung des Berichts über die Leistung des Projekts

Jeder Projektmanager erstellt am Ende jeder Woche, jedes Monats oder jedes Quartals Leistungsberichte. Diese umfassen in der Regel die Nachverfolgung von Aufgaben, Burn-up, Burn-down, aufgewendete Stunden usw.

Dies kann zwar in einer Liste festgehalten werden, doch ist es weitaus effektiver, diese Informationen als Folie mit visuellen Elementen zu präsentieren.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Verwendung der Projektzusammenfassungsvorlagen von ClickUp, die benutzerdefinierte Vorlagen für verschiedene Zwecke des Projektmanagements bieten.

Die andere Möglichkeit besteht darin, die dynamischen Berichte im ClickUp-Dashboard zu verwenden, das alle wichtigen Metriken zusammenfasst und in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie sie mit beliebigen Personen freigeben können.

5. Vorlage für die Zusammenfassung eines Lohnabrechnungsberichts

Personalabteilungen oder Teams für das Personalmanagement erstellen für jeden Zahlungszeitraum – zweiwöchentlich oder monatlich – Gehaltsabrechnungen, in der Regel in Form von Tabellenkalkulationen. Diese Daten sind auch für die Erstellung von Finanzprognosen hilfreich. Für die leitenden Finanzverantwortlichen erstellen sie häufig eine Zusammenfassung wichtiger Informationen, wie zum Beispiel:

Die Vorlage für Gehaltsabrechnungsberichte von ClickUp spart Zeit, indem sie automatisch alle relevanten Daten aus der Plattform sammelt. Wenn Daten in ClickUp nicht verfügbar sind, können Sie einen beliebigen Text markieren, um Teammitglieder mit @ zu erwähnen, die die richtigen Informationen eingeben können.

Sobald Sie die Einstellungen des Dokuments für die Zugriffskontrolle abgeschlossen haben, können Sie sie aktualisieren und es sofort mit dem Managementteam freigeben.

6. Mailchimp-Styleguide für Inhalte – tl;dr

Eine Unternehmensbeschreibung oder die Art und Weise, wie sich ein Unternehmen präsentiert, ist oft wichtig, um sich in einem umkämpften Markt abzuheben. Mailchimp hat sich mit seinem Styleguide von der Masse abgehoben. Der Leitfaden ist umfassend und wird häufig von kleineren Content-Teams verwendet, die noch keinen eigenen haben.

Mailchimp hat diese unter einer Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International-Lizenz veröffentlicht und für jedermann zugänglich gemacht, damit sie an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können.

Obwohl jeder Abschnitt dieses Styleguides interessant und wertvoll ist, möchten wir Ihre Aufmerksamkeit für die Zwecke dieses Artikels auf den Abschnitt „tl;dr“ lenken, der quasi als Zusammenfassung dient.

Es handelt sich um eine Aufzählung mit sieben Unterabschnitten, die die Grundlagen des Schreibstils von Mailchimp hervorheben.

Das Besondere an dieser tl;dr-Version ist ihre Einfachheit. Auch ohne visuelle Elemente, Infografiken oder Diagramme bietet diese Seite den Lesern eine echte und umsetzbare Zusammenfassung des gesamten Styleguides.

7. ClickUp-Versionsnotizen

Wenn wir von einer Zusammenfassung sprechen, denken wir fast immer an eine verkürzte Version eines gesamten Dokuments. Das muss jedoch nicht unbedingt so sein.

Für ein Software-Entwicklungsteam sind die Notizen zur Version eine Art Zusammenfassung aller Änderungen/Upgrades, die in der neuesten Version vorgenommen wurden.

Nehmen wir das Beispiel der Release Notes 3.04 von ClickUp. Jede Version erhält:

Diese Versionsnotizen informieren Benutzer und Entwickler über die neuesten Upgrades der ClickUp-Plattform, ohne sie mit Details zu überfordern.

8. Titel und Beschreibung eines Artikels aus dem New Yorker

Das New Yorker Magazine veröffentlichte in seiner Ausgabe vom 20. November 2023 ein 10.000 Wörter langes Profil über Geoffrey Hinton, einen Informatiker und kognitiven Psychologen, mit dem Titel „Metamorphosis”. Selbst in Form eines Podcasts ist es über 60 Minuten lang.

Als der Artikel online veröffentlicht wurde, brauchten sie einen Titel und eine Beschreibung, die den Artikel so zusammenfassten, dass sie die Aufmerksamkeit eines Laienlesers weckten, damit dieser darauf klickte und ihn las. Die Überschrift fasst den Hauptkonflikt zusammen, der in dem Artikel behandelt wird. Die Beschreibung stellt den Protagonisten vor.

Auch wenn dies normalerweise nicht als Zusammenfassung im eigentlichen Sinne zu bezeichnen ist, handelt es sich doch um ein hervorragendes Beispiel dafür, wie man die Kernaussagen eines langen Artikels in wenigen aussagekräftigen Worten zusammenfassen kann.

Diese Zusammenfassung dient Autoren als Inspiration, unabhängig davon, worüber Sie schreiben, um ihre Hauptpunkte nicht nur kurz, sondern auch aussagekräftig und ansprechend zusammenzufassen.

9. Zusammenfassung des Umfrageberichts von Harvard

Im Frühjahr 2019 führte die Harvard University ihre erste Umfrage zur Campus-Kultur durch. Die Zusammenfassung des Berichts zu diesen Umfrageergebnissen ist sehr lesenswert. Sie ist auch ein hervorragendes Beispiel dafür, wie man wichtige Ergebnisse, auch unangenehme, ehrlich und authentisch präsentiert.

Die Zusammenfassung ist an mehreren Fronten ehrlich. Sie räumt ein, dass:

Am Ende dieser Zusammenfassung werden die konkreten Schritte beschrieben, die Harvard unternehmen wird, um auf diese Reaktionen aus der Gemeinschaft zu reagieren.

Projektmanager können dies als Inspiration für den Umgang mit Zusammenfassungen von Projekten nutzen, die schiefgelaufen sind. Es hilft Führungskräften, Verantwortung für das Geschehene zu übernehmen und Systeme aufzubauen, um zukünftige Fehler zu vermeiden.

10. Meta-Zusammenfassung mit ClickUp Brain (der nativen KI von ClickUp)

Nicht alle Zusammenfassungen müssen von Ihnen manuell verfasst werden. Eine kostenlose Vorlage für Zusammenfassungen ist ebenfalls eine Überlegung wert. Es gibt zahlreiche Tools, die solche Vorlagen anbieten. Dutzende KI-Tools für die Automatisierung können Texte in Sekundenschnelle zusammenfassen.

Hier ist das Ergebnis, das ClickUp Brain geliefert hat, als wir den obigen Artikel eingefügt und um eine Zusammenfassung gebeten haben.

Mit ClickUp Brain können Sie den Ton (professionell, direkt, inspirierend, optimistisch, locker, selbstbewusst, freundlich oder humorvoll) und die Kreativität (gering, mittel und hoch) auswählen, um die Zusammenfassung benutzerdefiniert an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Das ist noch nicht alles! Für Projektmanager und Führungskräfte bietet ClickUp Brain einen breiten Bereich an Tools zum Verfassen und Zusammenfassen von Umfangsdokumenten, Projektbeschreibungen, Tagesordnungen für Meetings, Leistungsbeschreibungen, Umfragefragen und vielem mehr.

Sie können Personen mit Tags versehen, um sie um Input oder Feedback zu bitten. Außerdem können Sie Kommentare in Aufgaben umwandeln und diese mühelos an einem Ort verwalten.

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