In einer Welt, in der die Menschen die Aufmerksamkeitsspanne eines Goldfisches (oder weniger) haben, nehmen wir uns nicht die Zeit, lange, detaillierte Dokumente zu lesen, wenn sie nicht wertvoll für uns sind. Wie also erledigen wir es, den Leser davon zu überzeugen, dass das Dokument wertvoll ist? An dieser Stelle kommt die Zusammenfassung ins Spiel.
Was ist eine Zusammenfassung?
Eine Zusammenfassung ist eine kürzere Version eines längeren Unternehmensdokuments. Sie fasst die wichtigsten Punkte eines Business-Plans, eines Vorschlags oder eines Berichts zusammen, so dass die Führungskräfte das Wesentliche verstehen und weiter lesen können, was für sie wichtig ist.
Mit anderen Worten, die tl;dr (zu lang; nicht gelesen) Version.
Eine typische Zusammenfassung enthält:
- Problemstellung
- Vorgeschlagene Lösung
- Erwartete Ergebnisse
- Schlussfolgerung
Dies kann variieren, je nachdem, wofür Sie eine Zusammenfassung schreiben. Nehmen wir das Beispiel eines Projektberichts. Möglicherweise müssen Sie die vorgeschlagene Lösung und die erwarteten Ergebnisse durch Ausführungslösungen bzw. tatsächlich erzielte Ergebnisse ersetzen. Wenn Sie einen Business-Plan, einen Forschungsvorschlag oder eine Marktanalyse schreiben, können Sie auch Ihre Methodik einbeziehen.
Nun, da Sie den Zweck einer Zusammenfassung kennen, wollen wir uns ansehen, wie man eine Zusammenfassung schreibt.
How to Write Executive Summaries and Examples
Eine Zusammenfassung ist zwar nur eine komprimierte Version eines längeren Berichts, aber sie ist nicht einfach zu schreiben. Sie muss das Wesentliche des Berichts erfassen, die wichtigsten Punkte umreißen und eine Geschichte erzählen, die genauso fesselnd ist wie der vollständige Bericht. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie das erreichen können.
1. Identifizieren Sie die Geschichte
Die bloße Nennung von Fakten und Daten ist für niemanden eine spannende Lektüre. Identifizieren Sie also die Geschichte, die sich wirklich auf das Leben der Menschen auswirkt. Während Branchenbegriffe wie workflow-Optimierung oder Kostenkontrolle die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich ziehen, erzählen sie nicht die wahre Geschichte hinter Ihrem Aufwand. Konzentrieren Sie sich auf Letzteres.
Wenn Sie die Zusammenfassung eines Projekts in der Softwareentwicklung schreiben, könnten Sie mit dem beginnen, was für den Leser wichtig ist, wie folgt.
Im Jahr 2020 verwaltete der große Einzelhändler sein Inventar mit Tabellenkalkulationen. Jedes Mal, wenn ein Kunde nachfragte, ob ein Produkt vorrätig war, musste ein Mitglied des Personals quer durch das 5.000 Quadratmeter große Geschäft laufen, um dies zu überprüfen, oft mit dem Kunden im Schlepptau.
Das neue digitale ABC-Bestandsverwaltungssystem erfasst die Ein- und Ausgänge online in Echtzeit. Das Mitglied kann dies blitzschnell überprüfen und bestätigen. Noch wichtiger ist, dass die Kunden selbst an einem der 25 Kioske im ganzen Laden nachsehen können.
2. Bringen Sie die Daten
Auch wenn die Geschichte wichtiger ist, sind Daten nicht nutzlos. Genaue und relevante Daten helfen, Glaubwürdigkeit zu schaffen. Ihr nächster Abschnitt könnte im Beispiel des digitalen Bestandsverwaltungssystems von ABC folgendermaßen lauten.
Seit der Einführung des ABC-Bestandsverwaltungssystems hat der Einzelhandelskonzern folgende Ergebnisse erzielt: 85 % weniger Zeitaufwand für die Überprüfung der Bestände 75% weniger Zeitaufwand für die Suche nach dem Lagerort
3. Erläutern Sie die Vorteile
Die Daten zeigen, dass es eine echte Verbesserung gegeben hat. Damit der Leser jedoch die Auswirkungen verstehen kann, müssen Sie die Vorteile erläutern. Zu erledigen ist dies mit Szenarien aus dem wirklichen Leben oder sogar mit Zitaten. Ein Beispiel,
Adrian, der Kundendienstleiter im Central Park Store, sagt: "Jetzt kann ich von überall aus - vom Kiosk, von der Kasse oder von meinem Mobiltelefon aus - schnell den Lagerbestand prüfen und bestätigen, dass wir die vom Kunden gewünschten Produkte haben. Ich sehe, dass die Kunden begeistert sind, wenn sie ihre Antworten sofort erhalten."
Um dies zu erledigen, können Sie auch Daten verwenden. Sie können zum Beispiel erläutern, wie die geringere Zeit, die für die Überprüfung des Lagerbestands benötigt wird, die Produktivität der Mitarbeiter, die Kundenzufriedenheit oder den Umsatz des Unternehmens erhöht hat. Oder Sie können hier Ihre Vorschläge einbringen. Erläutern Sie auf der Grundlage Ihrer Beobachtungen die methoden zur Prozessverbesserung empfehlen Sie.
4. Schließen Sie kraftvoll ab
Jetzt ist es an der Zeit, die Geschichte abzuschließen. Sprechen Sie hier darüber, wie Ihr Projekt die Veränderungen in der Gegenwart herbeigeführt hat und die Weichen für eine noch blühendere Zukunft stellt. Dies könnte etwa so aussehen:
Das ABC-Warenwirtschaftssystem ist der erste Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation des Einzelhandelsunternehmens. Bis zum zweiten Quartal nächsten Jahres werden wir die Filiallösung mit der E-Commerce-Bestandsplattform verknüpfen, um eine 360-Grad-Sichtbarkeit der Bestände zu ermöglichen. Dies würde auch einen neuen Verkaufskanal in Form von Buy Online, Pick Up in Store (BOPIS) ermöglichen, der eine taggleiche Abwicklung erlaubt.
Best Practices für das Verfassen von Zusammenfassungen
Wenn Sie Ihre Zusammenfassung schreiben, sollten Sie einige Best Practices beachten.
Kurz und einfach halten: Die Länge kann von dem Bericht abhängen, den Sie zusammenfassen, aber es ist am besten, die Zusammenfassung auf einer Seite zu halten, damit sie schnell gelesen werden kann. Vermeiden Sie außerdem Klischees und Fachjargon; machen Sie ihn leicht lesbar. Ein kurzer Business-Plan unter einer Seite ist der beste erste Eindruck, den Sie machen können.
Konzentrieren Sie sich auf das Einzelziel: Nicht alle Zusammenfassungen werden von Führungskräften im Geschäft gelesen. Häufig möchten Sie sich mit Ihrer Zusammenfassung an Kollegen, Lieferanten, Partner oder sogar an Jugendliche wenden. Kennen Sie Ihr Einzelziel und benutzerdefinieren Sie Ihre Zusammenfassung entsprechend.
Verwenden Sie das richtige tool: Sie können natürlich Notepad oder Word-Dokumente verwenden, um Ihre Zusammenfassungen zu verfassen. Aber verwenden Sie moderne Dokumentensoftware wie ClickUp Docs .
- Nutzen Sie umfangreiche Formatierungs-Features, ohne sich umständlich zurechtzufinden
- Gestalten Sie die wichtigsten Informationen mit farbcodierten Bannern, Schaltflächen und mehr
- Zusammenarbeit in Echtzeit mit Kommentaren, Elementen und verfolgbaren Aufgaben
- Sicheres Freigeben von Informationen für alle mit entsprechenden Zugriffskontrollen
Wählen Sie eine geeignete Vorlage: Wenn Sie zum ersten Mal eine Zusammenfassung schreiben, unterstützen wir Sie dabei. Starten Sie eine der ClickUp's Vorlagen für Zusammenfassungen oder vorlagen für das Schreiben von Inhalten und bringen Sie Ihre Arbeit in Schwung.
modernisieren Sie Ihre Zusammenfassungen mit ClickUp Docs
Holen Sie sich den KI-Schub: Wenn Sie Ihren Bericht durchdacht erstellt haben, können Sie Ihre Zusammenfassung mit einer der vielen KI-Funktionen viel schneller verfassen KI-Tools zum Schreiben . Zum Beispiel, ClickUp AI bietet eine Ein-Klick-Zusammenfassungsoption direkt in ClickUp Docs.
Mit ClickUp AI fassen Sie Notizen zu Meetings mit einem einzigen Klick zusammen
Und was noch mehr? ClickUp AI unterstützt Sie beim Brainstorming, beim Schreiben der ersten Entwürfe Ihrer Zusammenfassungen und beim Korrekturlesen.
10 Beispiele für Executive Summarys
Nachdem wir nun die Theorie des Verfassens von Zusammenfassungen erörtert haben, sollten wir uns einige Beispiele ansehen, um zu sehen, wie es in der Praxis aussieht. Hier sind zehn Beispiele, von denen Sie lernen oder die Sie nachahmen können.
1. Board-Bericht - Zusammenfassung
kostenlose Vorlage für die Zusammenfassung des Board-Berichts von ClickUp_
In regelmäßigen Abständen erwartet der Board einen Bericht über die Leistung der Organisation. In der Regel verfassen verschiedene Abteilungen ihre Berichte, die in einem Board-Bericht zusammengefasst werden. Eine effektive Zusammenfassung dieses Berichts würde Folgendes enthalten.
- Höhepunkte
- Einnahmen und Ausgaben
- Schlüsselbereiche
- Kritische Faktoren für den Erfolg
- Finanzielle Informationen
- Herausforderungen und Hindernisse
- Fragt
Diese ClickUp Vorlage für die Zusammenfassung des Board-Berichts bringt all diese Aspekte zusammen, damit Sie sofort mit Ihrer Zusammenfassung beginnen können. Sie können diese kostenlose Vorlage benutzerdefiniert anpassen vorlage für eine Zusammenfassung an Ihre Bedürfnisse anpassen und die Daten entsprechend ausfüllen.
2. Beispiel für eine Zusammenfassung des Forschungsberichts von McKinsey
forschungsbericht von McKinsey[] Quelle ]_
McKinsey, eines der weltweit führenden Beratungsunternehmen, veröffentlicht jährlich Dutzende von Forschungsberichten. Für jeden dieser Berichte werden Zusammenfassungen verfasst, die oft als "in brief" bezeichnet werden
In diesem Bericht mit dem Titel ' Leistung durch Menschen: Verwandlung von Humankapital in einen Wettbewerbsvorteil die Zusammenfassung verfolgt einen zweigleisigen Ansatz. Auf der einen Seite werden die Schlüsselerkenntnisse in Form von Text und auf der nächsten Seite die Daten in Form von Infografiken dargestellt.
Einblicke im Text: Der Bericht beginnt damit, dass er direkt auf den Hauptzweck der Untersuchung eingeht. Nachfolgend finden Sie die ersten paar Sätze.
Zu erledigen: Wie wirkt sich die Entwicklung von Talenten auf die finanziellen Erträge von Unternehmen aus? Diese Studie zeigt, dass Unternehmen, die sich auf die Entwicklung und das Management von Humankapital konzentrieren, einen Leistungsvorsprung haben.
In diesem Abschnitt werden die Schlüsselerkenntnisse der Studie zusammengefasst. Die Überschriften der einzelnen Abschnitte sind fett gedruckt, damit der Leser sie leicht überfliegen kann.
Daten in Bildern: Auf den Textteil folgt eine Infografik mit den wichtigsten Erkenntnissen aus den Daten. Auf einer Seite werden alle für den Leser relevanten Diagramme ansprechend dargestellt.
Auf zwei Seiten gibt McKinsey dem Leser eine für den Einzelzielmarkt benutzerdefinierte Ansicht dessen, was er von dem 40-seitigen Dokument zu erwarten hat, aus der Vogelperspektive.
Sie können die Zusammenfassung dieses Berichts lesen unter Website von McKinsey .
3. Zusammenfassung des Studienberichts der UN
Die Bericht über die Anpassungslücke 2023 des Umweltprogramms der Vereinten Nationen ist ein 112-seitiger Bericht mit einer recht ausführlichen Zusammenfassung, die sich über acht Seiten erstreckt. Die Tiefe der Informationen und die Ernsthaftigkeit der behandelten Themen erfordern eine längere Zusammenfassung.
Dennoch haben sich die Autoren mit einer Kombination aus Typografie, Design und Diagrammen um eine ansprechende Gestaltung bemüht. Sie beginnt mit dem Folgenden.
Trotz der eindeutigen Anzeichen für eine weltweite Zunahme der Klimarisiken und -auswirkungen vergrößert sich die Finanzierungslücke bei der Anpassung und liegt jetzt zwischen 194 und 366 Milliarden US-Dollar pro Jahr. Der Finanzbedarf für Anpassungsmaßnahmen ist 10-18 Mal so hoch wie die derzeitigen internationalen öffentlichen Finanzströme für Anpassungsmaßnahmen - mindestens 50 Prozent höher als bisher geschätzt.
Auf den folgenden Seiten werden Diagramme präsentiert, die die Grundlagen dieser Schlüsselergebnisse veranschaulichen.
die konzeptionelle Landschaft des Berichts zur Anpassungslücke Quelle ]
4. Zusammenfassung des Berichts über die Leistung des Projekts
Jeder Projektleiter erstellt am Ende einer Woche, eines Monats oder eines Quartals einen Leistungsbericht. Dazu gehören in der Regel die nachverfolgung der Aufgaben aufgebraucht, abgebrannt, verbrauchte Stunden, etc.
Diese Informationen können zwar in einer Liste niedergeschrieben werden, doch ist es wesentlich effektiver, sie auf einer Folie mit visuellen Elementen zu präsentieren.
Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Verwendung von ClickUp's Vorlagen für Projektzusammenfassungen , die benutzerdefinierte Vorlagen für verschiedene Zwecke des Projektmanagements bieten.
Die andere Möglichkeit ist die Verwendung der dynamischen Berichterstellung auf der Website ClickUp Dashboard das alle wichtigen Metriken zusammenfasst und in Echtzeit aktualisiert, so dass Sie sie für jeden freigeben können, den Sie möchten.
berichterstellung über den Fortschritt des Projekts auf dem ClickUp Dashboard
5. Vorlage für eine Zusammenfassung des Gehaltsabrechnungsberichts
vorlage für einen zusammenfassenden Bericht über die Gehaltsabrechnung von ClickUp
Teams aus der Personalabteilung oder dem Personalmanagement erstellen für jeden Zeitraum der Zahlung - zweiwöchentlich oder monatlich - Berichte zur Gehaltsabrechnung, in der Regel in Tabellenkalkulationen. Diese Daten sind auch für die Erstellung von Finanzprognosen hilfreich. Die leitenden Angestellten der Finanzabteilung erstellen oft eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen, wie z. B:
- Gezahlte Gehälter insgesamt
- Abzüge nach Kategorien
- Gehaltsausgaben seit Jahresbeginn
- Bezahlte Guthaben für Freizeit
- Zusammenfassung der Nettolöhne ClickUp's Vorlage für einen zusammenfassenden Lohn- und Gehaltsbericht kann Zeit sparen, indem sie automatisch alle relevanten Daten von der Plattform sammelt. Wenn Daten in ClickUp nicht verfügbar sind, können Sie einen beliebigen Text markieren, um @mentioned Teammitglieder zu erwähnen, die die richtigen Informationen ausfüllen können.
Sobald das Dokument abgeschlossen ist, können Sie die Einstellungen für die Zugriffskontrolle aktualisieren und es sofort für das Team freigeben.
6. Mailchimp Inhalt Style Guide's tl;dr
Die Beschreibung eines Unternehmens oder die Art und Weise, wie es sich selbst projiziert, ist oft wichtig, um sich in einem überfüllten Markt abzuheben. Mailchimp hat sich mit seinem Styleguide hervorgetan. Der Leitfaden ist umfassend und wird häufig von kleineren Teams für Inhalte verwendet, die noch keinen eigenen haben.
Mailchimp hat ihn veröffentlicht und unter einer Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International Lizenz zur Verfügung gestellt, damit jeder ihn an seine Bedürfnisse anpassen kann.
Obwohl jeder Abschnitt dieses Styleguides ansprechend und wertvoll ist, möchten wir in diesem Artikel Ihre Aufmerksamkeit auf die folgenden Punkte lenken tl;dr Abschnitt der als eine Art Zusammenfassung dient.
Es handelt sich um eine Aufzählung von sieben Unterabschnitten, die die Grundlagen des Schreibstils von Mailchimp hervorheben.
styleguide von Mailchimp Quelle ]
Das Besondere an dieser Version ist ihre Einfachheit. Auch ohne visuelle Elemente, Infografiken oder Diagramme gibt diese Seite dem Leser eine echte und umsetzbare Zusammenfassung des gesamten Styleguides.
7. ClickUp Anmerkungen zur Veröffentlichung
Wenn wir von einer Zusammenfassung sprechen, denken wir fast immer an eine kleinere Version eines ganzen Dokuments. Das muss aber nicht so sein.
Für ein Software-Entwicklungsteam sind die Notizen eine Art Zusammenfassung aller Änderungen/Upgrades, die in der letzten Version vorgenommen wurden.
ClickUp Anmerkungen zur Version 3.04
Nehmen Sie das Beispiel von ClickUp's Anmerkungen zur Version 3.04 . Jede Version erhält:
- Eine übersichtliche und dennoch prägnante Zusammenfassung aller vorgenommenen Änderungen
- "ClickTips", um den Lesern zu helfen, die neuen Features optimal zu nutzen
- Anschauungsmaterial und Bilder der App, die zeigen, wie die Änderungen aussehen
- Links zu Hilfeseiten für jedes dieser Features, damit der Leser weitere Informationen erhält
- Eine Liste der behobenen Bugs
- Und alle anderen Ressourcen, wie z. B. Webinare oder Schulungen auf Abruf
Diese Notizen informieren Benutzer und Entwickler über die neuesten Upgrades der ClickUp-Plattform, ohne sie mit Details zu überhäufen.
8. Der Titel und die Beschreibung eines New Yorker Artikels
new Yorker Profil /%img/ Quelle ]
Das New Yorker Magazin schrieb einen 10.000 Wörter umfassendes Profil von Geoffrey Hinton einem Informatiker und Kognitionspsychologen, für die Ausgabe vom 20. November 2023 mit dem Titel "Metamorphose" Selbst im Formular eines Podcasts ist es über 60 Minuten lang.
Für die Online-Veröffentlichung brauchten sie einen Titel und eine Beschreibung, die den Artikel so zusammenfassen, dass Laien ihn anklicken und lesen. Die Überschrift fasst den Hauptkonflikt zusammen, der in dem Artikel behandelt wird. In der Beschreibung wird der Protagonist vorgestellt.
Dies ist zwar nicht das, was wir normalerweise als Zusammenfassung bezeichnen würden, aber es ist ein fantastisches Beispiel dafür, wie man das Wesentliche eines langen Artikels in wenigen aussagekräftigen Worten zusammenfassen kann.
Diese Zusammenfassung dient als Anregung für Autoren, unabhängig davon, worüber sie schreiben, ihre Hauptpunkte nicht nur kurz, sondern auch aussagekräftig und ansprechend zusammenzufassen.
9. Zusammenfassung eines Berichts über eine Umfrage von Harvard
Im Frühjahr 2019 führte die Harvard University erstmals eine Umfrage zur Campus-Kultur durch. Die Zusammenfassung des Berichts über die Antworten auf diese Umfrage ist sehr lesenswert. Sie ist auch ein großartiges Beispiel dafür, wie man ehrlich und authentisch Schlüsselergebnisse präsentiert, auch unangenehme.
abschlussbericht Pilot-Pulse-Umfrage zu Eingliederung und Zugehörigkeit Quelle ]
Die Zusammenfassung ist an mehreren Fronten ehrlich. Sie räumt ein, dass:
- 2019 war das erste Mal in der Geschichte, dass Harvard eine Umfrage zur Campus-Kultur durchgeführt hat
- Drei von zehn Mitgliedern der Harvard-Community fühlen sich nicht zugehörig
- 34 % der Studierenden stimmten nicht mit der Überzeugung überein, dass Harvard angemessene Maßnahmen gegen Incidents von Belästigung und Diskriminierung ergreift
- Diejenigen, die aus historisch unterrepräsentierten und benachteiligten Gruppen stammen, gaben weniger positive Ansichten an
Abschließend werden in der Zusammenfassung die konkreten Schritte dargelegt, die Harvard unternehmen wird, um auf diese Reaktionen der Gemeinschaft zu reagieren.
Projektleiter können sich hiervon inspirieren lassen, wenn es darum geht, Zusammenfassungen von Projekten zu erstellen, die schief gelaufen sind. Es hilft den Führungskräften, die Verantwortung für das Geschehene zu übernehmen und Systeme zur Vermeidung künftiger Fehler aufzubauen.
10. Meta-Zusammenfassung mit ClickUp AI
Nicht alle Executive Summaries müssen von Ihnen manuell geschrieben werden. Eine kostenlose Vorlage für ein Executive Summary ist auch etwas, das Sie entdecken sollten. Viele tools bieten sie an. Dutzende von KI-Tools für die Automatisierung können Texte in Sekundenschnelle zusammenfassen. So sieht es aus ClickUp AI zurück, als wir den obigen Artikel einfügten und nach einer Zusammenfassung fragten.
Der Artikel erörtert den Zweck und die Bedeutung einer Zusammenfassung, die einen kurzen Überblick über ausführliche Dokumente gibt und diese für Leser mit begrenzter Zeit schmackhafter macht.
Zusammenfassungen enthalten in der Regel Problemstellungen, Lösungsvorschläge, erwartete Ergebnisse und eine Schlussfolgerung. Um eine überzeugende Zusammenfassung zu erstellen, ist es wichtig, die Hauptaussage zu identifizieren, relevante Daten einzubeziehen, die Vorteile zu erläutern und eine aussagekräftige Schlussfolgerung zu ziehen.
Der Einsatz von moderner Dokumentensoftware wie ClickUp Docs und KI-Tools wie ClickUp AI kann die Qualität und Effizienz beim Verfassen von Zusammenfassungen verbessern. Der Artikel enthält auch praktische Beispiele für Zusammenfassungen in verschiedenen Feldern, die ihre Vielseitigkeit und Anwendbarkeit zeigen.
Dies ist ein guter Ausgangspunkt für alle, die Angst vor einer leeren Seite haben. Sie können diese nun bearbeiten, um Details und Bilder hinzuzufügen oder ein Zitat einzufügen.
Mit ClickUp AI können Sie den Tonfall (professionell, geradlinig, inspirierend, optimistisch, locker, selbstbewusst, freundlich oder humorvoll) und die Kreativität (niedrig, mittel und hoch) wählen, um die Zusammenfassung Ihren Bedürfnissen anzupassen.
Das ist noch nicht alles! ClickUp AI bietet Projektmanagern und Geschäftsführern eine Vielzahl von Tools zum Schreiben und Zusammenfassen von Dokumenten, Projektunterlagen, Meeting-Agenden, Arbeitsbeschreibungen, Umfragen und mehr.
Sie können Personen taggen, um sie um Beiträge oder Feedback zu bitten. Sie können auch kommentare in Aufgaben umwandeln und verwalten Sie sie mühelos an einem Ort.
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