12 Lợi ích của ClickUp cho hợp tác nhóm trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Điều gì sẽ gặp vấn đề đầu tiên khi một nhóm nhỏ bắt đầu phát triển?

Đó là 'hợp tác'.

Các cập nhật bị phân tán trên nhiều công cụ, việc chuyển giao công việc bị trễ giữa các vai trò và các quyết định bị chôn vùi trong chủ đề tin nhắn.

ClickUp được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) mong muốn duy trì sự hợp tác chặt chẽ khi quy mô hoạt động mở rộng. Nền tảng này tích hợp các công việc, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một không gian làm việc duy nhất, giúp toàn bộ nhóm có thể lập kế hoạch, phối hợp và duy trì sự đồng bộ (mà không bị phân tán).

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích 12 lợi ích của ClickUp cho hợp tác nhóm trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, và cách mỗi lợi ích giúp bạn giảm bớt sự nhầm lẫn và đẩy nhanh tiến độ công việc.

Tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần các công cụ hợp tác nhóm tốt hơn?

Các công cụ hợp tác nhóm tốt hơn cung cấp cho bạn một hệ thống chung mà toàn bộ đội ngũ có thể sử dụng. Mọi người đều nhìn thấy cùng một ưu tiên, cùng một tệp tin và cùng một nguồn thông tin chính xác, mà không cần phải liên tục theo dõi nhau để cập nhật thông tin.

Và sự thay đổi đó dẫn đến:

Trước khi tiếp tục, hãy xem qua tổng quan về những yếu tố làm nên hiệu quả của công cụ hợp tác cho các nhóm hiện đại và các tính năng chính thúc đẩy năng suất:

12 Lợi ích của ClickUp cho hợp tác nhóm trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hợp tác nhóm là yếu tố kết nối quan trọng giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động hiệu quả, đó là lý do ClickUp tập trung tất cả công cụ cần thiết vào một không gian làm việc duy nhất, chấm dứt tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ riêng lẻ.

Dưới đây là 12 lợi ích của ClickUp giúp hợp tác trở nên mượt mà và nhanh chóng hơn cho các nhóm SMB khi mở rộng quy mô. 👇

Lợi ích #1: Tất cả công việc của bạn được tập trung tại một nơi

Các "hộp thông tin" (information silos) là nguyên nhân chính gây ra sự bực bội cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, buộc các thành viên trong nhóm phải tìm kiếm trên nhiều nền tảng khác nhau để tìm phiên bản mới nhất của tệp tin hoặc trạng thái của một yêu cầu. Việc chuyển đổi liên tục giữa các ngữ cảnh này không chỉ lãng phí thời gian mà còn dẫn đến việc bỏ lỡ các hạn chót.

ClickUp giúp bạn tổ chức mọi thứ trong một hệ thống phân cấp kết nối, phù hợp với cách thức hoạt động thực tế của kinh doanh bạn:

Ngoài cấu trúc đó, ClickUp cung cấp mọi thứ mà SMB cần để vận hành công việc hàng ngày mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ. Đây là một Không gian Làm việc AI tích hợp, kết hợp các công việc, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển và AI vào một hệ thống liên kết, giúp bạn loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh - nguyên nhân chính gây ra sự phình to trong công việc.

Lợi ích #2: Quy trình làm việc và trợ lý được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)

Các công cụ AI chung chung gây phiền toái vì yêu cầu bạn phải liên tục giải thích lại bối cảnh dự án. Việc sao chép và dán giữa công việc của bạn và một trợ lý AI riêng biệt chỉ là một biểu mẫu công việc thủ công khác, làm mất đi mục đích sử dụng AI ngay từ đầu.

Giải quyết vấn đề đó với khả năng AI của ClickUp.

Đầu tiên, ClickUp Brain có thể trích xuất ngữ cảnh từ công việc đang diễn ra trong ClickUp. Điều đó có nghĩa là Brain có thể tóm tắt những gì đã xảy ra, trích xuất các mục cần thực hiện và giúp soạn thảo các bản cập nhật dựa trên ngữ cảnh của chính không gian làm việc của bạn.

Nâng cao hiệu quả với ClickUp Super Agents. Đây là các trợ lý AI được thiết kế để thực hiện các quy trình làm việc đa bước dựa trên ngữ cảnh của Không gian Làm việc ClickUp. Ngoài việc tạo mới từ đầu, bạn có thể lựa chọn từ danh mục các trợ lý đã được xây dựng sẵn mà ClickUp cung cấp cho nhóm của bạn, như:

Nhưng đây chỉ là phần nổi của tảng băng. Các Super Agents có thể làm được nhiều việc cần làm hơn. Xem video này để tìm hiểu thêm về chúng 👇

Lợi ích #3: Quy trình làm việc và tự động hóa có thể tùy chỉnh

Các công cụ cứng nhắc, có kích thước "một kích thước phù hợp cho tất cả" buộc nhóm của bạn phải sử dụng các giải pháp tạm bợ, trong khi các công cụ quá linh hoạt mà không có giới hạn lại gây ra hỗn loạn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần các quy trình làm việc có thể thích ứng với quy trình riêng của họ, chứ không phải ngược lại.

Điều này đòi hỏi một phần mềm hợp tác quy trình làm việc có thể thích ứng với quy trình của bạn.

Tạo quy tắc if-then tùy chỉnh mà không cần viết một dòng mã nào bằng ClickUp Automations. Bạn có thể sử dụng ClickUp Custom Statuses để định nghĩa các giai đoạn chính xác mà công việc của bạn đi qua, từ ‘Việc cần làm’ đến ‘Hoàn thành’ và mọi giai đoạn giữa, với các lớp logic điều kiện.

Dưới đây là một số ví dụ về những việc cần làm:

Lợi ích #4: Nhiều chế độ xem và bảng điều khiển thời gian thực

Các vai trò khác nhau yêu cầu các góc nhìn khác nhau về cùng một công việc. Một quản lý dự án có thể cần biểu đồ Gantt tổng quan để theo dõi dòng thời gian, trong khi một nhà thiết kế ưa chuộng bảng Kanban để quản lý các công việc sáng tạo của mình.

Buộc mọi người sử dụng một chế độ xem cứng nhắc duy nhất sẽ gây ra mâu thuẫn và thường khiến các nhóm quay trở lại sử dụng bảng tính, tạo ra thêm các silo thông tin và làm gián đoạn hợp tác nhóm.

Cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm góc nhìn cần thiết với ClickUp Views, hoạt động như các ống kính có thể hoán đổi trên cùng một dữ liệu cơ bản. Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem Danh sách công việc, Bảng, Lịch, Gantt và Dòng thời gian mà không cần sao chép bất kỳ thông tin nào.

Mặt khác, nếu bạn muốn có chế độ xem tổng quan về hoạt động của mình, hãy chuyển sang Bảng điều khiển ClickUp. Nó thu thập các chỉ số thời gian thực từ khắp Không gian Làm việc của bạn vào các tiện ích có thể tùy chỉnh.

Bạn có thể theo dõi tỷ lệ công việc hoàn thành, giám sát phân phối khối lượng công việc và xem thời gian được theo dõi trên các dự án, tất cả trong một nơi. Mức độ trực quan hóa dữ liệu này đảm bảo mọi người đều nhìn thấy cùng một số và biết tình hình hiện tại.

Lợi ích #5: Hợp tác theo ngữ cảnh và chia sẻ kiến thức

Các quyết định quan trọng và bối cảnh cần thiết thường bị chôn vùi trong các chủ đề rời rạc hoặc chuỗi email dài dòng.

Khi một thành viên mới gia nhập nhóm, họ không có cách nào truy cập thông tin lịch sử này, và khi ai đó rời đi, kiến thức chuyên môn của họ cũng ra đi cùng họ. Đó là lý do tại sao một quy trình chuyển giao kiến thức có thể mở rộng là điều thiết yếu để ngăn chặn khoảng trống kiến thức làm chậm tiến độ của nhóm.

ClickUp giúp bạn ghi lại kiến thức tổ chức trước khi nó biến mất và đảm bảo nó luôn được kết nối với công việc mà nhóm của bạn đang thực hiện ngày nay.

Bắt đầu với ClickUp Knowledge Management, để các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs), bản tóm tắt khách hàng, ghi chú quyết định và tài liệu hướng dẫn nhóm được lưu trữ trong một hệ thống chung. Docs Hub hoạt động như một trung tâm tập trung để tổ chức và tìm kiếm tài liệu và wiki, giúp các thành viên mới dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết mà không cần phải yêu cầu ai đó gửi liên kết.

Sau đó, duy trì các quyết định hàng ngày trong ClickUp Chat. Bạn có thể giao tiếp qua các kênh hoặc tin nhắn trực tiếp và chuyển một tin nhắn thành công việc. Điều này đảm bảo cuộc thảo luận ban đầu được liên kết với công việc mà nó tạo ra.

Và khi cần thảo luận trực tiếp, hãy sử dụng ClickUp SyncUps. Nó cho phép bạn bắt đầu cuộc gọi video trực tiếp từ một kênh hoặc tin nhắn riêng tư, chia sẻ màn hình và thậm chí ghi lại cuộc gọi!

Vào những ngày bạn muốn giao tiếp không đồng bộ, hãy sử dụng ClickUp Clips. Bạn có thể ghi lại một hướng dẫn nhanh trên màn hình trực tiếp từ quy trình làm việc của mình, với mọi thứ được lưu trữ tự động và có thể tìm kiếm trong Clips Hub để tham khảo sau này. Điều đó có nghĩa là cùng một hướng dẫn onboarding hoặc bàn giao dự án không cần phải lặp lại mỗi khi có thành viên mới gia nhập nhóm.

Lợi ích #6: Theo dõi thời gian và lập kế hoạch thông minh

Sử dụng các công cụ theo dõi thời gian riêng biệt gây ra sự thiếu liên kết giữa nỗ lực mà nhóm của bạn bỏ ra và kết quả họ đạt được. Điều này đòi hỏi việc nhập liệu lặp đi lặp lại, tốn thời gian và khiến việc đánh giá chính xác lợi nhuận của dự án hoặc lập kế hoạch cho sức chứa trong tương lai trở nên gần như bất khả thi.

Chi phí hành chính này là gánh nặng đối với năng suất mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể chịu đựng được.

Hiểu rõ thời gian của nhóm được sử dụng như thế nào mà không cần thêm công việc bằng cách sử dụng ClickUp Theo dõi thời gian. Giải pháp tích hợp này cho phép bạn bắt đầu và dừng đồng hồ đo thời gian hoặc ghi lại thời gian thủ công trên bất kỳ công việc nào. Bạn cũng có thể cài đặt ClickUp Ức lượng thời gian để hỗ trợ lập kế hoạch năng lực và sử dụng báo cáo tổng hợp để xem chính xác thời gian được sử dụng như thế nào trên các dự án khác nhau.

Xem ai đang quá tải và ai có sức chứa công việc với ClickUp Chế độ xem Khối lượng công việc, cung cấp biểu đồ trực quan về sức chứa của nhóm. Bạn có thể kéo và thả các công việc để cân bằng lại khối lượng công việc, đảm bảo không ai có nguy cơ bị quá tải.

Lợi ích #7: Bảo mật, quyền truy cập và kiểm soát truy cập

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm hoặc các dự án nội bộ bí mật, quyền truy cập "tất cả hoặc không có gì" là một rủi ro đáng kể.

Khi bạn không thể kiểm soát ai xem được gì, bạn buộc phải lựa chọn giữa hợp tác mở và bảo mật dữ liệu. Điều này thường dẫn đến việc các nhóm sử dụng các kênh không an toàn, tách biệt để chia sẻ thông tin với đối tác bên ngoài, gây ra sự phân mảnh và hợp tác nhóm lỏng lẻo hơn.

Kiểm soát chính xác ai có thể xem gì với quyền truy cập chi tiết ở mọi cấp độ trong ClickUp — Không gian Làm việc, Không gian, Thư mục, Danh sách và thậm chí từng công việc riêng lẻ. Điều này cho phép bạn kiểm soát ai có quyền xem, bình luận, chỉnh sửa hoặc truy cập đầy đủ vào bất kỳ mục nào.

Với quyền truy cập khách, bạn có thể an toàn mời khách hàng hoặc nhà thầu tham gia, hiển thị những thông tin cần thiết mà không ảnh hưởng đến quyền riêng tư của bạn.

Lợi ích #8: Tích hợp với các công cụ yêu thích của bạn

Việc áp dụng một nền tảng mới không nên yêu cầu nhóm của bạn phải từ bỏ các công cụ mà họ đã quen thuộc và yêu thích. ClickUp được thiết kế để trở thành trung tâm điều hành công việc của bạn, nâng cao hiệu quả của các công cụ hiện có thay vì thay thế chúng.

Tiếp tục sử dụng các ứng dụng mà nhóm của bạn đã quen thuộc với tích hợp ClickUp. Bạn có thể đồng bộ hóa tệp từ Google Drive, kết nối các cuộc họp Zoom và quản lý mã với tích hợp GitHub. Điều này có nghĩa là thông tin được chuyển đổi giữa các công cụ của bạn mà không cần sao chép thủ công.

Kết nối với hàng trăm công cụ bổ sung thông qua API của ClickUp để tăng cường khả năng kết nối. Bạn có thể giữ lại những gì hiệu quả, hợp nhất những gì không hiệu quả và để ClickUp trở thành trung tâm điều khiển cho tất cả công việc của bạn.

Lợi ích #9: Khả năng mở rộng phát triển cùng với nhóm của bạn

Nhiều SMB chọn một công cụ phù hợp cho nhóm nhỏ, nhưng sau đó phát hiện ra rằng nó không còn phù hợp khi doanh nghiệp phát triển. Việc phần mềm không còn đáp ứng được nhu cầu có thể gây ra nhiều rắc rối, bao gồm việc di chuyển dữ liệu phức tạp, đào tạo lại nhân viên và mất đi bối cảnh lịch sử quan trọng.

Bạn cần một nền tảng không bị gián đoạn khi thêm nhiều người dùng.

Mở rộng quy mô một cách mượt mà khi tổ chức của bạn phát triển nhờ kiến trúc linh hoạt và cấu trúc phân cấp của ClickUp. Cấu trúc Không gian Làm việc → Không gian → Thư mục → Danh sách công việc cho phép bạn dễ dàng thêm các bộ phận mới, khách hàng hoặc dự án mà không làm gián đoạn các quy trình làm việc hiện có.

Cùng một nền tảng hỗ trợ một startup 5 người cũng có thể xử lý độ phức tạp của một doanh nghiệp đa bộ phận, giúp việc mở rộng nhóm startup trở nên dễ dàng.

Lợi ích #10: Tăng cường sự đồng bộ và hiển thị giữa các nhóm

Các rào cản giữa các bộ phận là một thách thức phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Khi bộ phận Marketing không biết sản phẩm nào đang được giao hàng, hoặc bộ phận Bán hàng không nắm được những phản hồi từ khách hàng mà bộ phận Hỗ trợ nhận được, điều này dẫn đến công việc trùng lặp, thiếu sót trong việc chuyển giao và xung đột về ưu tiên. Đây là triệu chứng điển hình của tình trạng công việc lan rộng, và nó làm giảm hiệu quả làm việc.

Phá vỡ rào cản giữa các bộ phận và tạo sự chia sẻ về hiển thị trên toàn tổ chức với ClickUp. Ví dụ:

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Bảng trắng để đạt được sự đồng bộ giữa các bộ phận trước khi công việc bắt đầu.

Tổ chức phiên lập kế hoạch tiếp theo trực tiếp trên Bảng trắng để vạch ra toàn bộ quy trình dự án, giao nhiệm vụ cho các thành viên ngay lập tức bằng cách tạo nhiệm vụ ClickUp từ ghi chú dán, và liên kết từng bước với nhóm phù hợp để mọi người đều có cùng kế hoạch và hướng đi rõ ràng.

Lợi ích #11: Tiết kiệm chi phí nhờ hợp nhất công cụ

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường phải trả tiền cho hàng chục gói đăng ký khác nhau cho các công cụ có tính năng trùng lặp. Bản chất của việc mở rộng SaaS tạo ra gánh nặng hành chính, ngoài ra còn quá tốn kém. Quản lý nhiều hóa đơn, gia hạn và các phiên đào tạo cho các ứng dụng khác nhau là một gánh nặng đáng kể đối với nguồn lực của bạn.

Giảm bớt sự phụ thuộc vào các ứng dụng riêng lẻ cho quản lý kinh doanh bằng ClickUp. Nó kết hợp quản lý công việc, tài liệu, Bảng trắng, theo dõi thời gian và giao tiếp nội bộ vào một nền tảng duy nhất.

Việc tích hợp công cụ này giúp giảm số lần đăng nhập, cung cấp một giải pháp hợp tác duy nhất và tiết kiệm thời gian khi cố gắng kết nối các công cụ khác nhau với nhau.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thay thế hơn 20 ứng dụng bằng một không gian làm việc duy nhất. Hãy thử gói Small Business Suite của ClickUp ngay hôm nay!

Lợi ích #12: Truy cập di động và tính linh hoạt

Công việc không chỉ diễn ra tại bàn làm việc. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể đang làm việc ngoài hiện trường, thăm khách hàng hoặc làm việc từ xa. Các công cụ chỉ dành cho máy tính để bàn tạo ra khoảng trống thông tin và trì hoãn, vì các cập nhật từ hiện trường phải được nhập thủ công sau đó, gây rủi ro lỗi hoặc bị quên lãng hoàn toàn.

Luôn kết nối và tăng năng suất công việc mọi lúc mọi nơi với ứng dụng di động ClickUp cho iOS và Android. Bạn có thể truy cập đầy đủ vào các công việc, tài liệu, Chat và Thông báo ngay trên điện thoại của mình. Ngoài ra, với Chế độ Offline của ClickUp, bạn có thể tiếp tục làm việc ngay cả khi không có kết nối internet, và các thay đổi sẽ được đồng bộ tự động khi bạn kết nối lại.

Công việc không dừng lại khi bạn rời khỏi bàn làm việc, và với ClickUp, quyền truy cập của bạn cũng không bị gián đoạn.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với tính năng "Nói để tạo văn bản" trong ClickUp, bạn có thể hoàn thành nhiều công việc ngay cả khi đang di chuyển! Chỉ cần nói, và trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ tạo văn bản và chỉnh sửa. Đề cập đến đồng nghiệp, công việc hoặc tài liệu, và AI sẽ tự động kết nối đúng người với các liên kết chính xác.

Cách các nhóm SMB sử dụng ClickUp cho hợp tác

Dưới đây là cách các nhóm từ các bộ phận khác nhau áp dụng những lợi ích này vào thực tế. 🛠️

Nhóm vận hành và quản lý dự án

Các nhóm vận hành sử dụng ClickUp để triển khai chiến lược vận hành một cách dễ dàng và thành công. Ví dụ: họ:

Điều này giúp họ tạo ra sự hiển thị trong hoạt động cho các quy trình như danh sách kiểm tra onboarding khách hàng, quản lý nhà cung cấp và theo dõi yêu cầu nội bộ, tất cả đều được thực hiện trong cùng một không gian làm việc.

Nhóm tiếp thị và sáng tạo

Các nhóm marketing và sáng tạo sử dụng ClickUp để triển khai chiến dịch, quản lý lịch trình nội dung và xử lý sản xuất sáng tạo. Họ:

Bộ phận hỗ trợ khách hàng và dịch vụ

Đội ngũ hỗ trợ sử dụng ClickUp để theo dõi vé hỗ trợ, quản lý các trường hợp khẩn cấp và ghi chép các giải pháp. Ví dụ, họ có thể:

Như CMO của một doanh nghiệp nhỏ đã đề cập đến trên G2:

Tôi thực sự thích cách ClickUp tập trung tất cả quản lý công việc vào một nơi duy nhất. Chế độ xem công việc và lịch làm việc giúp kiểm soát hoạt động hàng ngày một cách thuận tiện và cung cấp sự rõ ràng về những việc cần làm. Việc nhanh chóng nắm bắt được nhóm đang tham gia vào những công việc nào cũng rất hữu ích, giúp cải thiện tổ chức và ra quyết định. Các tính năng tự động hóa và trí tuệ nhân tạo tích hợp mang lại nhiều giá trị và đã giúp tối ưu hóa quy trình.

Hưởng lợi từ các công cụ hợp tác của ClickUp

Nếu có một điều gì đó làm chậm quá trình mở rộng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đó chính là những công việc không nhìn thấy được xung quanh công việc chính. Những cuộc theo dõi, những yêu cầu làm rõ, những chủ đề tin nhắn "chúng ta đang ở đâu trong việc này?", và những cuộc họp về trạng thái chỉ vì không ai tin tưởng vào bản cập nhật mới nhất.

Hệ thống hợp tác tốt nhất giúp giảm bớt nhu cầu kiểm tra thường xuyên.

ClickUp thực hiện điều này bằng cách làm cho tiến độ trở nên rõ ràng. Chủ sở hữu, ưu tiên, phụ thuộc và quyết định luôn được gắn liền với công việc, trong khi các cập nhật trở thành một phần của quy trình làm việc. Vì vậy, thay vì hợp tác có nghĩa là nhiều tin nhắn hơn, nó bắt đầu có nghĩa là ít gián đoạn hơn và thực thi sạch sẽ hơn.

Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay!

Câu hỏi thường gặp

Có. ClickUp hỗ trợ hợp tác thời gian thực cho các nhóm nhỏ, giúp công việc luôn được chia sẻ và cập nhật liên tục thay vì phân tán trên nhiều công cụ. Nhiều thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa ClickUp Docs cùng lúc, bình luận với ngữ cảnh và chuyển đổi quyết định thành các công việc ClickUp được giao ngay lập tức. Với tính năng @mentions, bình luận công việc và cập nhật trực tiếp trên các chế độ xem, mọi người có thể theo dõi những gì đang tiến triển, bị tắc nghẽn và cần chú ý ngay lập tức, mà không cần chờ cuộc họp hay theo dõi trạng thái trong trò chuyện.

Với các ứng dụng riêng biệt, trò chuyện nằm ở một nơi, tài liệu nằm ở nơi khác và công việc nằm ở đâu đó, điều này khiến bối cảnh dễ bị mất. Trong ClickUp, các công việc, tài liệu, trò chuyện và nhiều tính năng khác được liên kết sẵn, vì vậy các cuộc thảo luận, tài liệu và nhiệm vụ hành động luôn gắn liền với dự án hoặc công việc cụ thể mà chúng ảnh hưởng. ClickUp Brain sử dụng bối cảnh chung này để giúp bạn làm việc nhanh hơn mà không cần chuyển đổi công cụ.

Hầu hết các nhóm có thể thiết lập Không gian Làm việc và bắt đầu hợp tác trong vòng một ngày. Bạn có sẵn các mẫu sẵn sàng sử dụng và hướng dẫn onboarding để đẩy nhanh quá trình!

Đối với nhiều nhóm, ClickUp quản lý dự án, tài liệu, theo dõi thời gian và giao tiếp nội bộ, giúp loại bỏ nhu cầu đăng ký các dịch vụ riêng lẻ.