Nghiên cứu của McKinsey cho thấy trong khi nhiều công ty đạt được sự phù hợp giữa sản phẩm và thị trường, gần 80% gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô sau thành công ban đầu. Lý do? Hệ thống nội bộ, quy trình và năng lực tổ chức thường không theo kịp tốc độ tăng trưởng.
Liệu sự tăng trưởng nhanh chóng và việc duy trì sự tổ chức có phải là hai yếu tố tương phản?
Không hẳn. Thực tế, điều ngược lại mới đúng.
Sự tăng trưởng nhanh chóng không trừng phạt sự tổ chức—nó trừng phạt sự thiếu tổ chức. Cấu trúc chính là yếu tố biến động lực thành điều bền vững.
Hướng dẫn này phân tích cách 15 công ty đang phát triển nhanh chóng duy trì sự tổ chức trong giai đoạn tăng trưởng bùng nổ.
Bạn sẽ thấy những ví dụ thực tế về các nhóm đã vượt qua giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng bằng cách thiết kế cho khả năng mở rộng, sử dụng tự động hóa quy trình làm việc và phối hợp công việc đa chức năng trong một không gian làm việc tập trung. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các hệ thống, công cụ và chiến lược cụ thể mà họ sử dụng – và những điều bạn có thể áp dụng cho kinh doanh của mình.
Điều gì giúp các công ty phát triển nhanh chóng duy trì sự tổ chức?
Khi công ty còn nhỏ, việc tổ chức diễn ra một cách tự nhiên. Bạn có thể gọi to để cập nhật thông tin, đang theo dõi dự án trên Bảng trắng và lưu trữ các tệp quan trọng trong thư mục chia sẻ.
Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, những hệ thống không chính thức đó sẽ sụp đổ. Bỗng nhiên, không ai biết nơi tìm bản trình bày bán hàng mới nhất. Các kỹ sư đang thực hiện công việc dựa trên các thông số kỹ thuật lỗi thời, và nhân viên mới phải dành cả tháng đầu tiên chỉ để tìm hiểu ai là người cần hỏi về vấn đề gì.
Đây chính là lúc công việc Sprawl và Context Sprawl bắt đầu len lỏi vào.
- Tình trạng "Work Sprawl " xảy ra khi các công việc, tài liệu và cập nhật được phân tán trên quá nhiều công cụ.
- Tình trạng "Context Sprawl" xảy ra khi lý do đằng sau công việc bị chôn vùi trong các chủ đề tin nhắn, hộp thư đến và cuộc họp.
Khi công việc bị phân mảnh trên các hệ thống không kết nối và không tương tác với nhau, các nhóm phải lãng phí thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng để thu thập thông tin cần thiết cho việc cần làm của họ. Đây chính là "kẻ giết người thầm lặng" của sự tăng trưởng năng suất trong các công ty mới thành lập.
Các công ty phát triển nhanh chóng duy trì sự tổ chức bằng cách đối phó với sự hỗn loạn thông qua các hệ thống có chủ đích. Họ chuyển sang các hệ thống có thể mở rộng, tập trung thông tin và loại bỏ sự phân tán công cụ trước khi nó làm chậm tiến độ. Bạn sẽ thấy họ xây dựng một nguồn thông tin duy nhất nơi tất cả công việc, kiến thức và giao tiếp được tích hợp cùng nhau.
Họ đã nắm vững một số nguyên tắc cơ bản ngay từ đầu:
- Tài liệu tập trung: Tất cả kiến thức—từ chính sách công ty đến bản tóm tắt dự án—đều được lưu trữ tại một nơi duy nhất có thể tìm kiếm.
- Quyền sở hữu rõ ràng: Mỗi công việc, dự án và quyết định đều có một người chịu trách nhiệm rõ ràng cho nó.
- Chuyển giao tự động hóa: Quy trình làm việc chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác mà không cần ai phải gửi email nhắc nhở hoặc tin nhắn Slack.
- Bảng điều khiển thời gian thực: Lãnh đạo có thể theo dõi trạng thái dự án, khối lượng công việc của nhóm và tiến độ đạt được mục tiêu chỉ trong nháy mắt, mà không cần phải đi tìm thông tin cập nhật.
- Quy trình có thể mở rộng: Hệ thống bạn xây dựng cho một nhóm 50 người sẽ không bị hỏng khi bạn tuyển dụng nhân viên thứ 500.
Một không gian làm việc tập trung kết hợp các công việc, tài liệu, giao tiếp và trí tuệ nhân tạo (AI) giúp các nhóm giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và nâng cao hợp tác đa chức năng khi độ phức tạp tăng lên.
📮ClickUp Insight: 44% số người tham gia khảo sát của chúng tôi chỉ sử dụng 1–5 tab khi duyệt web, nhưng 8% sống trong "chế độ hỗn loạn" với 31+ tab.
Mặc dù không phải lúc nào cũng cố ý, nhưng điều này xảy ra với cả những người giỏi nhất: một bảng Miro để brainstorming, một tài liệu Google Doc cho quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), một tab quản lý dự án, và sau đó là ChatGPT để hỗ trợ thêm. 👀
Nhưng mỗi lần chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc cửa sổ đều thêm chi phí chuyển đổi , tức là một gánh nặng tinh thần ẩn giấu làm hao mòn khả năng tập trung của bạn và khiến bạn cảm thấy phân tán. Với ClickUp, bạn có thể tập trung tất cả các công cụ của mình: Bảng trắng, tài liệu, công việc, tìm kiếm web, các mô hình AI như ChatGPT, Gemini và Claude, và nhiều hơn nữa trong một Không gian Làm việc ClickUp Tích hợp. Đã đến lúc loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh và đóng các tab thừa một lần và mãi mãi!
15 Ví dụ thực tế về các công ty phát triển nhanh vẫn duy trì sự tổ chức
Nói về hệ thống là một chuyện, nhưng chứng kiến chúng hoạt động là chuyện khác. Đây là những câu chuyện thành công thực tế của các doanh nghiệp đã vượt qua những khó khăn ban đầu khi mở rộng quy mô. Mỗi ví dụ đều mang đến bài học thực tiễn mà bạn có thể áp dụng cho nhóm của mình. 🛠️
Thông tin đầy đủ: Một số trong số này là khách hàng của ClickUp, và họ đã sử dụng ClickUp để tái tổ chức công việc của mình theo cách giúp sự phát triển trở thành lợi thế, chứ không phải là rào cản.
1. Cartoon Network
- Họ là ai: Một thương hiệu truyền thông toàn cầu hàng đầu chuyên sản xuất và phát hành nội dung đa phương tiện.
- Thách thức của họ: Nhóm truyền thông xã hội đang phải sử dụng nhiều công cụ quản lý dự án khác nhau cho việc lập kế hoạch, thực hiện và đăng tải, dẫn đến việc cập nhật trùng lặp và thiếu hiển thị về công việc.
- Giải pháp: Họ đã tập trung tất cả các hoạt động lập kế hoạch, quản lý công việc, tệp đính kèm và báo cáo vào một không gian làm việc duy nhất (sử dụng ClickUp), giúp mọi người có một nguồn thông tin chính xác và thống nhất.
- Kết quả/điểm nhấn: Thời gian để tạo và đăng tải nội dung giảm khoảng 50%, và nhóm đã tăng gấp đôi số lượng kênh mạng xã hội quản lý mà không cần tăng nhân sự. Tập trung công việc và tiêu chuẩn hóa chế độ xem làm việc giúp loại bỏ nỗ lực lãng phí và đẩy nhanh tiến độ.
2. Pigment
- Họ là ai: Một công ty phần mềm lập kế hoạch kinh doanh đang phát triển nhanh chóng, kích thước nhóm nhân viên của họ đã tăng đột biến sau vòng gọi vốn Series B.
- Thách thức của họ: Sự gia tăng nhanh chóng về số lượng nhân viên đã gây áp lực lên quy trình onboarding, giao tiếp giữa các nhóm và nhịp độ hoạt động.
- Giải pháp: Họ đã áp dụng một nền tảng làm việc thống nhất (ClickUp) để đồng bộ hóa các nhóm, tiêu chuẩn hóa kế hoạch làm việc giữa các nhóm và kết nối tài liệu với quá trình thực thi.
- Kết quả/điểm nhấn: Hiệu quả onboarding tăng 88%, chu kỳ sửa lỗi giảm 83% và hiệu quả giao tiếp của nhóm cải thiện 20%. Xây dựng quy trình có thể mở rộng và khả năng chia sẻ tầm nhìn hoạt động giúp tránh các điểm nghẽn trong onboarding và đồng bộ hóa trong giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng.
3. Spotify
- Họ là ai: Một trong những nền tảng phát trực tuyến âm nhạc lớn nhất thế giới với hàng triệu người dùng trên toàn cầu.
- Thách thức của họ: Khi Spotify phát triển, họ cần duy trì tốc độ đổi mới mà không làm chậm tiến độ của các nhóm do các rào cản phê duyệt hoặc tái cấu trúc các hệ thống phân cấp cứng nhắc.
- Giải pháp: Họ tổ chức các nhóm kỹ thuật và sản phẩm thành "squads". Squads là các nhóm nhỏ, độc lập, đa chức năng chịu trách nhiệm về một tính năng hoặc nhiệm vụ cụ thể. Họ nhóm các squads thành "tribes" để duy trì sự liên kết và phối hợp. Cấu trúc này mang lại cho các nhóm sự tự do và ngôn ngữ chung trong công việc, giúp tránh tình trạng phân mảnh thường xảy ra khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
- Kết quả/bài học rút ra: Tự chủ có thể tăng tốc độ và sự sáng tạo, nhưng nếu thiếu minh bạch và các thực hành chia sẻ tài liệu chung, các nhóm làm việc độc lập có nguy cơ hoạt động trong tình trạng cô lập. Cách tiếp cận của Spotify cho thấy việc trao quyền sở hữu cho các nhóm hoạt động hiệu quả khi thông tin và bối cảnh được chia sẻ theo luồng tự do giữa các nhóm.
👀 Bạn có biết? Các nhóm làm việc (Squads) của Spotify có thể tự chọn phương pháp làm việc của mình, dù là Scrum, Kanban hay một phương pháp hoàn toàn khác. Điều này có nghĩa là hai nhóm làm việc có thể tuân theo các quy trình hoàn toàn khác nhau ngay cả trong cùng một công ty!
4. GitLab
- Họ là ai: Một tiên phong công nghệ trong mô hình công việc từ xa hoàn toàn, với hàng nghìn nhân viên trên khắp hàng chục quốc gia.
- Thách thức của họ: Khi mọi người làm việc từ xa, việc duy trì sự đồng bộ giữa các thành viên mà không phụ thuộc vào các cuộc họp hoặc cuộc hội thoại đồng bộ là một thách thức lớn.
- Giải pháp: GitLab đã xây dựng một văn hóa "sách hướng dẫn là ưu tiên hàng đầu", nơi gần như mọi chính sách, quy trình và quyết định đều được tài liệu hóa và công khai. Thay vì giao tiếp bằng lời nói hoặc theo từng bộ phận, sách hướng dẫn là tài liệu tham khảo chính cho việc onboarding, quy tắc và các thực hành của công ty.
- Kết quả/điểm nhấn: Tài liệu công khai, có thể tìm kiếm trở thành nguồn thông tin chính xác duy nhất trong các công ty làm việc từ xa và phân phối, giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và cho phép nhân viên tìm kiếm câu trả lời mà không làm gián đoạn đồng nghiệp.
5. Netflix
- Họ là ai: Một dịch vụ giải trí toàn cầu cung cấp nội dung phát trực tuyến cho hàng trăm triệu người dùng.
- Thách thức của họ: Sự đổi mới nhanh chóng và mở rộng quy mô toàn cầu đòi hỏi cả sự tự do cho các nhóm hành động nhanh chóng và một cách để chia sẻ bối cảnh để các quyết định vẫn phù hợp với chiến lược.
- Giải pháp: Netflix đã xây dựng một văn hóa “tự do và trách nhiệm”, nơi nhân viên có quyền tự chủ nhưng được kỳ vọng phải nắm rõ các ưu tiên của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả. Các nhà lãnh đạo nhấn mạnh việc chia sẻ bối cảnh hơn là áp dụng cứng nhắc các quy trình.
- Kết quả/điểm nhấn: Khi các nhóm hiểu rõ chiến lược và bối cảnh - chứ không chỉ các công việc - họ có thể đưa ra quyết định tốt hơn một cách độc lập. Điều này lật ngược tình thế của quan liêu và duy trì sự rõ ràng trong tổ chức ngay cả khi các nhóm phát triển.
6. Nắp
- Họ là ai: Một thương hiệu bán lẻ đang phát triển nhanh chóng, nổi tiếng với mô hình nhượng quyền và sự mở rộng cửa hàng.
- Thách thức của họ: Các nhóm thiếu hệ thống theo dõi dự án nhất quán và bị ngập trong các cuộc họp và theo dõi để phối hợp các sáng kiến cửa hàng.
- Giải pháp: Bằng cách tạo ra các quy trình làm việc tiêu chuẩn và tập trung công việc trên ClickUp, họ đã thay thế các cập nhật trạng thái lộn xộn bằng các bảng nhiệm vụ và bảng điều khiển có cấu trúc.
- Kết quả/điểm nhấn: Các cuộc họp hàng tuần trở nên hiệu quả hơn 66%, và các nhóm tiết kiệm được hơn 100 giờ mỗi tuần. Tiêu chuẩn hóa các sản phẩm giao cho khách hàng và quy trình giao tiếp giúp nâng cao sự rõ ràng trong hoạt động của các tổ chức phân tán.
“Tôi đã kết nối tất cả các nhà cung cấp của chúng tôi trên ClickUp. Mỗi nhà cung cấp có một công cụ theo dõi. Khi tôi có dự án cửa hàng mới và muốn các nhà thầu đưa ra báo giá, tôi sẽ đưa dự án vào công cụ theo dõi của họ. Điều này giống như một yêu cầu báo giá qua khảo sát. Họ gửi báo giá của mình vào ClickUp và tôi sẽ xử lý từ đó.”
“Tôi đã kết nối tất cả các nhà cung cấp của chúng tôi trên ClickUp. Mỗi nhà cung cấp có một công cụ theo dõi. Khi tôi có dự án cửa hàng mới và muốn các nhà thầu đưa ra báo giá, tôi sẽ đưa dự án vào công cụ theo dõi của họ. Điều này giống như một yêu cầu báo giá qua khảo sát. Họ gửi báo giá của mình vào ClickUp và tôi sẽ xử lý từ đó.”
7. Shopify
- Họ là ai: Một nền tảng thương mại điện tử hàng đầu hỗ trợ hàng triệu cửa hàng trực tuyến trên toàn thế giới.
- Thách thức của họ: Khi số lượng thương nhân tăng nhanh chóng, việc đăng ký và thiết lập tài khoản thủ công đã trở thành điểm nghẽn cho cả thành công của thương nhân và hoạt động nội bộ.
- Giải pháp: Shopify nhấn mạnh vào quy trình onboarding có cấu trúc và các thực hành tốt nhất, bao gồm hướng dẫn từng bước, hướng dẫn rõ ràng và các tùy chọn tự động hóa. Điều này giúp các nhà bán hàng mới hoàn thành quá trình thiết lập nhanh chóng và chính xác.
- Điểm chính: Sự tăng trưởng về số lượng người dùng đòi hỏi quy trình onboarding tự động hóa và có thể dự đoán được. Nếu thiếu điều này, việc mở rộng quy mô sẽ bị đình trệ do các công việc thủ công lặp đi lặp lại, làm cạn kiệt nguồn lực của các nhóm nội bộ. Trong bối cảnh doanh nghiệp, các biểu mẫu tự động và luồng onboarding giúp loại bỏ việc trao đổi thủ công và đẩy nhanh thời gian mang lại giá trị.
8. Stripe
- Họ là ai: Một công ty cung cấp hạ tầng thanh toán, với các API hỗ trợ giao dịch cho các doanh nghiệp toàn cầu.
- Thách thức của họ: Việc duy trì tài liệu đồng bộ với sự phát triển kỹ thuật nhanh chóng là một thách thức thường trực đối với các nhóm công nghệ và sản phẩm như của Stripe.
- Giải pháp: Stripe ưu tiên các tài liệu dài hạn được cập nhật như một phần của quy trình làm việc và được đóng gói cùng với mã nguồn hoặc tài liệu tham khảo API. Phương pháp có kỷ luật này đảm bảo kiến thức luôn được cập nhật và dễ tìm kiếm, không bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện tạm thời.
- Điểm chính: Tài liệu phải được đối xử như mã: được phiên bản hóa, duy trì và tích hợp vào chính quy trình làm việc, nếu không nó sẽ trở nên lỗi thời và vô dụng.
🧠 Thông tin thú vị: Stripe coi trọng việc viết lách đến mức họ thành lập một nhánh xuất bản riêng, Stripe Press, và thậm chí ra mắt Increment, một tạp chí kỹ thuật dạng dài. Đối với Stripe, tư duy rõ ràng không chỉ dừng lại ở tài liệu — nó còn thể hiện qua sách, bài luận và những phân tích sâu sắc được chỉnh sửa tinh tế.
9. Health Tech Pro
- Họ là ai: Một nền tảng y tế kỹ thuật số và y tế từ xa phục vụ hơn 450.000 hồ sơ bệnh nhân và hơn 2.000 nhà cung cấp dịch vụ y tế.
- Thách thức của họ: Hệ thống bệnh viện và khách hàng doanh nghiệp lớn không ký hợp đồng vì nền tảng thiếu tuân thủ HIPAA, SOC 2 và GDPR—khối ~$18 triệu doanh thu tiềm năng.
- Giải pháp: Họ đã triển khai một chiến lược tuân thủ thống nhất, đạt được cả ba chứng nhận chỉ trong 8 tuần bằng cách xác định các biện pháp kiểm soát kiểm toán trùng lặp và tự động hóa việc theo dõi tuân thủ.
- Kết quả/điểm nhấn: Tuân thủ, khi được tích hợp vào quy trình làm việc và hạ tầng từ sớm, trở thành động lực thúc đẩy tăng trưởng. Đối với startup, điều này đã mở ra các hợp đồng doanh nghiệp và tăng trưởng ARR lên 82% trong 12 tháng.
10. Shipt
- Họ là ai: Một mạng lưới giao hàng xử lý các hoạt động phân phối quy mô lớn, phân tán tại hơn 5.000 thành phố trên khắp Hoa Kỳ.
- Thách thức của họ: Nhóm Nền tảng Dữ liệu là trung tâm nội bộ xử lý các yêu cầu dữ liệu trên toàn tổ chức – từ các truy vấn phân tích đến thông tin vận hành. Khi số lượng yêu cầu tăng lên, việc theo dõi công việc và ưu tiên trở nên hỗn loạn, thông tin quan trọng bị mất, và việc thống nhất về trạng thái hoặc mức độ cấp bách của dự án trở nên khó khăn.
- Giải pháp: Họ đã tập trung việc xử lý yêu cầu và sử dụng các biểu mẫu có cấu trúc cùng tự động hóa trong ClickUp để tối ưu hóa việc phân công công việc và vòng phản hồi.
- Kết quả/điểm nhấn: Với ClickUp là hệ thống quản lý duy nhất, nhóm đã nâng cao hiệu quả hoạt động, làm rõ ưu tiên và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên báo cáo thời gian thực. Việc phối hợp thủ công giảm đáng kể, và sự hài lòng của nhóm tăng lên vì luồng công việc trở nên rõ ràng và ít căng thẳng hơn.
11. Chick-fil-A
- Họ là ai: Một trong những chuỗi nhà hàng phục vụ nhanh lớn nhất tại Hoa Kỳ, với hơn 3.000 địa điểm.
- Thách thức của họ: Các nhà quản lý phải xoay xở với bảng tính, sổ tay và các hệ thống rời rạc để đang theo dõi quá trình onboarding, đào tạo, lịch trình và yêu cầu nhân sự. Sự phân tán này khiến việc đo lường thời gian dành cho công việc quản trị viên hoặc hiểu rõ cách sử dụng lao động trở nên khó khăn—gây ảnh hưởng đến năng suất và giới hạn sự tập trung vào các hoạt động tạo ra doanh thu.
- Giải pháp: Nhóm vận hành đã tập trung quản lý nhân viên vào không gian làm việc thống nhất của ClickUp. Họ tổ chức tài liệu onboarding và đào tạo trong các thư mục và bảng điều khiển có cấu trúc, tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc với các quy trình đáng tin cậy, và sử dụng biểu mẫu và tự động hóa để xử lý các yêu cầu như nghỉ phép và thăng chức, đảm bảo thông tin được gửi đến đúng nơi vào đúng thời điểm.
- Kết quả/điểm nhấn: Với các hệ thống này, các nhà quản lý đã lấy lại được hơn 10 giờ mỗi tuần trước đây bị mất do công việc quản trị viên. Chi phí hoạt động giảm khoảng 33%, và quy trình onboarding nhất quán hơn đã giúp chuỗi cửa hàng xếp hạng trong top 10% về tỷ lệ giữ chân nhân tài tại các địa điểm của mình.
12. Sản phẩm dụng cụ nhà bếp
- Họ là ai: Một thương hiệu đồ gia dụng cao cấp cung cấp dụng cụ nấu ăn và phụ kiện nhà bếp chất lượng chuyên nghiệp cho cả đầu bếp gia đình và đầu bếp chuyên nghiệp.
- Thách thức của họ: Việc theo dõi vé thủ công và các công cụ rời rạc đã làm chậm thời gian phản hồi và khiến việc duy trì tính nhất quán trở nên bất khả thi.
- Giải pháp: Hệ thống hàng đợi công việc tập trung, tự động hóa định tuyến vé và quy trình làm việc có cấu trúc trong ClickUp đã thay thế việc đang theo dõi tạm thời.
- Kết quả/điểm nhấn: Họ tiết kiệm được 3–5 phút cho mỗi phiếu yêu cầu, đạt tỷ lệ áp dụng khoảng 80% trong vòng chưa đầy bốn tháng và hoàn thành việc di chuyển dữ liệu quy mô lớn trước thời hạn. Tự động hóa các quy trình chuyển giao lặp đi lặp lại và tập trung hóa công việc giúp loại bỏ các rào cản trong các nhóm vận hành có tốc độ cao.
Chúng tôi đã sử dụng Airtable, Monday, Trello, Notion… và mọi thứ trở nên hỗn loạn. Không có gì hoạt động. Sau khi hoàn thành đánh giá ClickUp, chúng tôi thực sự không muốn làm bất kỳ việc gì khác. Chúng tôi nhận ra đây là giải pháp tuyệt vời và không cần phải tìm kiếm thêm bất kỳ công cụ nào khác.
Chúng tôi đã sử dụng Airtable, Monday, Trello, Notion… và mọi thứ trở nên hỗn loạn. Không có gì hoạt động. Sau khi hoàn thành đánh giá ClickUp, chúng tôi thực sự không muốn làm bất kỳ việc gì khác. Chúng tôi nhận ra đây là giải pháp tuyệt vời và không cần phải tìm kiếm thêm bất kỳ công cụ nào khác.
13. Lulu
- Họ là ai: Một công ty hàng đầu trong lĩnh vực xuất bản tự động và in theo yêu cầu.
- Thách thức của họ: Khi các nhóm mở rộng, kiến thức và trách nhiệm bắt đầu được lưu trữ trong các tài liệu, trò chuyện và ổ đĩa chia sẻ rời rạc.
- Giải pháp: Họ chuyển sang một nền tảng duy nhất nơi kế hoạch, tài liệu, trách nhiệm công việc và trạng thái được tích hợp cùng nhau (đúng vậy, đó chính là ClickUp!)
- Kết quả/điểm nhấn: Tỷ lệ áp dụng nền tảng trên toàn công ty đạt 100%, và hiệu suất công việc tăng 12% nhờ sự minh bạch rõ ràng giữa các bộ phận.
14. Đại học Miami
- Họ là ai: Một trong những cơ sở giáo dục đại học công lập uy tín hàng đầu của Mỹ.
- Thách thức của họ: Trung tâm Hướng nghiệp của Đại học Miami tổ chức hơn 200 sự kiện cho sinh viên mỗi năm, bao gồm hội chợ việc làm, hội thảo, buổi thảo luận với cựu sinh viên và các chương trình kết hợp. Trước khi áp dụng các công cụ có cấu trúc, công việc được phân tán trên email, Tài liệu Google, Formstack và các cuộc họp. Việc chuyển giao kiến thức không nhất quán, nên khi các thành viên trong nhóm rời đi, các bước lập kế hoạch sự kiện thường cũng theo họ ra đi.
- Giải pháp: Với ClickUp, nhóm đã áp dụng một không gian làm việc tập trung để thống nhất việc lập kế hoạch sự kiện và hợp tác. Họ đã xây dựng một kho lưu trữ kiến thức về sự kiện, tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc bằng các mẫu có sẵn và đang theo dõi công việc một cách minh bạch.
- Kết quả/điểm nhấn: Trung tâm Hướng nghiệp hiện quản lý các danh mục sự kiện phức tạp, kết hợp một cách rõ ràng và nhất quán. Nhóm đã mở rộng phạm vi hoạt động, phục vụ hơn 19.000 sinh viên thông qua quy trình minh bạch và có thể lặp lại. Khi công việc và kiến thức được tích hợp, việc mở rộng kế hoạch, chia sẻ kiến thức tổ chức và duy trì tính nhất quán trong các danh mục phức tạp trở nên dễ dàng hơn.
15. RevPartners
- Họ là ai: Một công ty dịch vụ chuyên nghiệp đang phát triển, chuyên xây dựng và mở rộng các hoạt động tạo doanh thu cho khách hàng trong lĩnh vực bán hàng, tiếp thị và vận hành.
- Thách thức của họ: Với lực lượng lao động làm việc từ xa và danh sách khách hàng ngày càng mở rộng, RevPartners gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô hoạt động: kế hoạch dự án diễn ra chậm chạp, quy trình làm việc bị phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau và việc duy trì tính nhất quán khi mở rộng quy mô trên các nhóm khách hàng là một thách thức.
- Giải pháp: Công ty đã hợp nhất bộ công cụ của mình vào một không gian làm việc duy nhất với ClickUp. Bằng cách tiêu chuẩn hóa các mẫu quy trình và tập trung hóa việc lập kế hoạch, minh bạch và tự động hóa, nhóm đã phối hợp các nhóm làm việc từ xa hiệu quả hơn và loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các công cụ không liên kết.
- Kết quả/điểm nhấn: RevPartners hiện hoàn thành dự án cho khách hàng nhanh hơn 64%, giảm thời gian lập kế hoạch dự án xuống 83% và tiết kiệm 50% chi phí nhờ quy trình công việc tối ưu hóa và sử dụng mẫu có sẵn.
Khi nhìn lại tất cả các ví dụ—từ startup, doanh nghiệp đang phát triển nhanh đến các công ty toàn cầu—các mô hình thành công lại khá nhất quán. Các doanh nghiệp phát triển nhanh không thành công bằng cách thêm nhiều công cụ hay cuộc họp. Họ thành công bằng cách thiết lập một số hệ thống thông minh từ sớm, sau đó để các hệ thống đó đảm nhận việc cần làm.
📮ClickUp Insight: Các nhóm hoạt động kém hiệu quả có khả năng sử dụng 15 công cụ trở lên cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm hoạt động hiệu quả duy trì hiệu suất bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ xuống còn 9 nền tảng hoặc ít hơn. Nhưng còn việc sử dụng một nền tảng duy nhất thì sao?
Với tư cách là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tích hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Sẵn sàng làm việc hiệu quả hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Các chiến lược tổ chức quan trọng từ các công ty đang phát triển nhanh chóng
Dựa trên các ví dụ thực tế trên, đây là những chiến lược tổ chức xuất hiện lặp đi lặp lại—và cách bạn có thể áp dụng chúng vào thực tế. ✨
Ghi chép mọi thứ, sau đó tự động hóa quyền truy cập.
Cách nhanh nhất để một công ty đang phát triển chậm lại là để kiến thức tồn tại trong đầu người - hoặc tệ hơn, rải rác trong các tài liệu, cuộc trò chuyện và hộp thư đến. Kiến thức tổ chức trở thành kiến thức bộ lạc. Khi một nhân viên quan trọng rời đi, chuyên môn của họ cũng ra đi cùng họ, và đột nhiên mọi câu trả lời đều cần phải hỏi ai đó.
Tránh điều này bằng cách tạo ra một cơ sở kiến thức trung tâm. Đảm bảo cơ sở kiến thức của bạn dễ dàng cập nhật và luôn phù hợp.
Xây dựng thư viện trực tuyến với ClickUp Docs, nơi bạn có thể tạo wiki, quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) và bản tóm tắt dự án. Với ClickUp Docs, bạn có thể chỉnh sửa nội dung cùng lúc và để lại phản hồi trực tiếp trong bối cảnh với các bình luận trong văn bản. Các tài liệu không nằm riêng lẻ — chúng được kết nối với các công việc, dự án và quy trình làm việc. Đó chính là điều giúp chúng luôn cập nhật.
Khi bạn cần câu trả lời, ClickUp Brain cho phép bạn đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ thông thường và trích xuất thông tin từ các công việc, tài liệu, bình luận và dự án — giúp bạn không phải tìm kiếm qua năm công cụ khác nhau hoặc làm gián đoạn đồng nghiệp. Kiến thức được tập trung, dễ tìm kiếm và sử dụng.
Tạo mẫu trước khi bạn cần chúng
Việc tái tạo lại quy trình cho mỗi dự án hoặc khách hàng mới là một sự lãng phí thời gian lớn và là nguyên nhân dẫn đến sự không nhất quán. Hầu hết các nhóm đều chậm trễ trong việc tiêu chuẩn hóa quy trình. Đến khi mọi thứ trở nên hỗn loạn, các quy trình đã trở nên khó khăn để gỡ rối.
Các công ty phát triển nhanh làm ngược lại. Họ biến công việc lặp lại thành các mẫu khi quy trình vẫn còn mới.
Trong ClickUp, bạn có thể lựa chọn từ hơn 1.000 mẫu có sẵn hoặc tạo mẫu riêng cho các dự án, công việc, tài liệu, luồng onboarding và nhiều hơn nữa. Mẫu nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn lưu trữ toàn bộ cấu trúc — bao gồm nhiệm vụ ClickUp, công việc con, người được giao nhiệm vụ, ngày đáo hạn và danh sách kiểm tra ClickUp — để bạn có thể khởi chạy công việc mới chỉ với một cú nhấp chuột.
Các mẫu trở thành cẩm nang vận hành có thể mở rộng cùng với sự phát triển của bạn.
Tập trung giao tiếp trong bối cảnh
Khi các cuộc hội thoại diễn ra trong một công cụ (như Slack) và công việc được thực hiện trong một công cụ khác (như phần mềm quản lý dự án), bối cảnh bị mất và các quyết định bị chôn vùi.
Giải pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ: duy trì giao tiếp tập trung và gắn liền với công việc chính:
- Với ClickUp Comments, bạn có thể thảo luận về các công việc ngay tại nơi công việc diễn ra.
- Bạn cũng có thể sử dụng kênh trò chuyện ClickUp chuyên dụng cho các cuộc thảo luận dự án rộng hơn liên kết với thư mục ClickUp hoặc danh sách công việc ClickUp của bạn.
- Và khi bạn cần thực hiện một cuộc gọi nhanh, tính năng SyncUps trong ClickUp cho phép bạn gọi đồng nghiệp mà không cần chuyển tab!
Học cách ClickUp Chat kết hợp các cuộc hội thoại và công việc của bạn thành một nơi duy nhất!
Xây dựng bảng điều khiển trước khi ban lãnh đạo yêu cầu
“Bạn có thể gửi cho tôi bản cập nhật trạng thái không?” là câu hỏi cho thấy sự thiếu hiển thị. Thay vì vội vàng thu thập báo cáo cho ban lãnh đạo, hãy xây dựng các bảng điều khiển chủ động. Theo dõi tiến độ của nhóm mà không cần báo cáo thủ công.
Tạo các báo cáo trực quan cấp cao với bảng điều khiển ClickUp trực tiếp tự động cập nhật, giúp bạn luôn nắm bắt được những thông tin mới nhất về tiến độ, rủi ro, khối lượng công việc và mục tiêu ngay trong tầm tay.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm thẻ AI vào bảng điều khiển ClickUp để giúp bạn nắm bắt tình hình công việc mà không cần phải lục lọi thủ công qua các công việc, danh sách công việc hoặc báo cáo.
Thay vì hiển thị các chỉ số tĩnh, AI Cards phân tích dữ liệu thời gian thực của không gian làm việc (như công việc, người chịu trách nhiệm, ưu tiên và ngày đáo hạn) và tạo ra các thông tin bằng tiếng Anh đơn giản. Chúng có thể chỉ ra rủi ro, tóm tắt tiến độ, phát hiện các rào cản hoặc cảnh báo về vấn đề khối lượng công việc — giúp các nhóm có được bối cảnh và hướng dẫn, chứ không chỉ là các con số trên màn hình.
Tự động hóa những công việc nhàm chán
Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 21% người cho biết hơn 80% thời gian làm việc của họ được dành cho các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như thay đổi trạng thái công việc, nhắc nhở ai đó về ngày đáo hạn hoặc chuyển giao công việc cho người tiếp theo. Đây là những công việc có giá trị thấp và rất phù hợp để tự động hóa.
Muốn tiết kiệm thời gian và đảm bảo các quy trình luôn diễn ra suôn sẻ? Thiết lập các quy tắc "nếu-thì" đơn giản với ClickUp tự động hóa, chẳng hạn như tự động phân công công việc khi trạng thái của chúng thay đổi.
Thiết kế cho kích thước nhóm mà bạn sẽ có — không phải kích thước hiện tại
Một hệ thống hoạt động hiệu quả cho 20 người thường sẽ gặp vấn đề khi mở rộng lên 50 người. Các công ty phát triển nhanh chóng dự đoán sự thay đổi này và thiết kế hệ thống với khả năng mở rộng.
ClickUp hỗ trợ điều này bằng cách cho phép bạn mở rộng độ phức tạp một cách từ từ — thêm Trường Tùy chỉnh, tự động hóa nhiều hơn, báo cáo chi tiết hơn — mà không bắt buộc phải chuyển sang nền tảng khác. Cấu trúc sẽ phát triển cùng với tổ chức của bạn, chính xác là điều mà sự phát triển đòi hỏi.
Cách ClickUp hỗ trợ chiến lược tổ chức cho các công ty đang phát triển nhanh: Tóm tắt
| Chiến lược | Không có hệ thống tập trung | Với ClickUp |
|---|---|---|
| Truy cập kiến thức | Tìm kiếm trên 5+ công cụ, hỏi đồng nghiệp | Hỏi ClickUp Brain, nhận câu trả lời ngay lập tức |
| Cập nhật trạng thái | Kiểm tra thủ công, cuộc họp | Bảng điều khiển thời gian thực, cập nhật tự động |
| Quá trình chuyển giao công việc | Dòng email, những việc bị bỏ sót | Các quy trình tự động hóa kích hoạt các bước tiếp theo |
| Quy trình onboarding cho nhân viên mới | Tài liệu phân tán, kiến thức nội bộ | Tài liệu kết nối và mẫu công việc |
Bây giờ, chúng ta sẽ xem xét những sai lầm mà các nhóm thường mắc phải khi bỏ qua bước này – và cách tránh chúng trước khi chúng làm chậm tiến độ của bạn.
Những sai lầm tổ chức phổ biến mà các công ty đang phát triển nhanh thường mắc phải
Sự phát triển nhanh chóng có thể biến những vết nứt nhỏ trong nền tảng của bạn thành những khe nứt lớn. Nhiều công ty mới thường mắc phải những lỗi tương tự, biến giai đoạn phát triển đầy hứa hẹn thành một kỳ hỗn loạn. Hãy cùng tìm hiểu những lỗi đó là gì và cách để vượt qua chúng:
Thêm công cụ thay vì hợp nhất
Một thách thức mới nảy sinh, nên bạn thêm một công cụ mới. Nhóm marketing có công cụ lên lịch mạng xã hội, nhóm bán hàng có hệ thống CRM riêng, và nhóm sản phẩm có phần mềm lập kế hoạch phát triển sản phẩm riêng. Chúc mừng, bạn đang phải đối mặt với tình trạng "phình to công cụ".
Thông tin bị phân tán trên hàng chục ứng dụng không tương tác với nhau, buộc nhóm của bạn phải lãng phí thời gian chuyển đổi ngữ cảnh và chuyển dữ liệu thủ công.
✅ Giải pháp? Tích hợp các công cụ vào một Không gian Làm việc Trí tuệ Nhân tạo Tích hợp (Converged AI Workspace), chẳng hạn như ClickUp. Theo thiết kế, các công việc, tài liệu, giao tiếp, bảng điều khiển và trí tuệ nhân tạo của bạn sẽ được tập trung tại một nơi duy nhất, giúp giảm thiểu nợ tổ chức thay vì làm tăng thêm.
ClickUp cung cấp sự linh hoạt vô song với các chế độ xem tùy chỉnh (Danh sách công việc, Bảng, Gantt, Lịch), tự động hóa mạnh mẽ và các tính năng tích hợp như tài liệu, mục tiêu và theo dõi thời gian – tất cả trong một không gian làm việc duy nhất. Nó tập trung hợp tác nhóm và quản lý dự án, cho phép chúng ta thay thế nhiều công cụ như Trello, Asana và Notion bằng một hệ thống thống nhất.
ClickUp cung cấp sự linh hoạt vô song với các chế độ xem tùy chỉnh (Danh sách, Bảng, Gantt, Lịch), tự động hóa mạnh mẽ và các tính năng tích hợp như tài liệu, mục tiêu và theo dõi thời gian – tất cả trong một không gian làm việc duy nhất. Nó tập trung hợp tác nhóm và quản lý dự án, cho phép chúng ta thay thế nhiều công cụ như Trello, Asana và Notion bằng một hệ thống thống nhất.
Đợi đến khi hỗn loạn buộc phải hệ thống hóa
Khi bạn là một nhóm nhỏ, bạn có thể tạm thời sử dụng các quy trình không chính thức. Bạn tự nhủ rằng mình sẽ tổ chức lại “khi mọi thứ chậm lại”.
Cảnh báo spoiler: Mọi thứ không bao giờ chậm lại. Bạn sẽ phải cố gắng xây dựng hệ thống ngay giữa cuộc khủng hoảng, điều này giống như việc cố gắng xây dựng một con thuyền sau khi đã bắt đầu chìm.
✅ Các nhóm phát triển nhanh tránh điều này bằng cách xây dựng cấu trúc trong những kỳ yên tĩnh hơn — khi các quy trình vẫn dễ dàng để định nghĩa và tài liệu hóa. Và trước khi quy mô phát triển khiến mọi thứ trở nên khó thay đổi hơn.
Quá phụ thuộc vào các cuộc họp để đồng bộ hóa
Nếu câu trả lời của bạn cho sự không đồng bộ là “hãy thêm một cuộc họp đồng bộ nữa”, bạn không phải là người duy nhất. Đây là một trong những phản ứng phổ biến nhất trong quá trình phát triển.
Vấn đề là gì? Các cuộc họp không thể mở rộng quy mô. Khi nhóm phát triển, tình trạng quá tải cuộc họp xuất hiện, quyết định chậm lại và bối cảnh bị mất đối với những người không tham gia cuộc họp. Đây là một hệ thống hoạt động chống lại năng suất.
Theo khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi, 12% người tham gia cho rằng cuộc họp quá đông đúc, 17% cho biết cuộc họp kéo dài quá lâu và 10% cho rằng cuộc họp chủ yếu là không cần thiết.
✅ Tuy nhiên, tin vui là bạn có thể thay thế các cuộc họp cập nhật trạng thái bằng các phương pháp không đồng bộ như bảng điều khiển thời gian thực, video ghi lại và bản cập nhật văn bản.
📮ClickUp Insight: Kết quả từ cuộc khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 42% nhóm sử dụng các đoạn ghi âm (21%) hoặc công cụ quản lý dự án (21%) cho công việc không đồng bộ. Tuy nhiên, các công cụ này thường yêu cầu thêm các công cụ khác, gói đăng ký riêng biệt, tài khoản đăng nhập và thời gian học hỏi.
Với vai trò là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp giúp việc giao tiếp không đồng bộ trở nên dễ dàng hơn. Truy cập video clip, tin nhắn giọng nói, quy trình làm việc dự án, tài liệu hợp tác và công cụ ghi chú AI tích hợp — tất cả trong một không gian làm việc duy nhất. Tại sao phải quản lý nhiều gói đăng ký và thông tin phân tán khi một giải pháp duy nhất có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc của bạn?
💫 Kết quả thực tế: Nhóm sử dụng tính năng quản lý cuộc họp của ClickUp báo cáo giảm tới 50% các cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết!
Để tài liệu bị hư hỏng
Khi công việc thay đổi mà tài liệu không thay đổi, tài liệu của bạn sẽ trở thành một bảo tàng thông tin lỗi thời mà không ai tin tưởng.
✅ Các công ty như GitLab và Stripe giải quyết vấn đề này bằng cách xem tài liệu như một hệ thống sống động, không phải là một kho lưu trữ.
Trong công cụ như ClickUp, tài liệu được kết nối trực tiếp với các công việc và quy trình làm việc, do đó các cập nhật diễn ra song song với công việc. Kết nối này giúp ngăn chặn sự suy giảm của tài liệu và duy trì kiến thức tổ chức luôn được cập nhật.
Bỏ qua sự phát triển không kiểm soát của AI
Việc áp dụng AI thường tương tự như giai đoạn đầu của việc áp dụng SaaS: một nhóm sử dụng một công cụ, nhóm khác sử dụng công cụ khác, và sớm thôi, kiến thức sẽ bị phân mảnh giữa các hệ thống AI khác nhau.
👀 Bạn có biết? 78% người dùng AI đã mang theo công cụ AI của riêng mình đến công việc.
Kết quả? Sự bùng nổ của AI.
Sự bùng nổ không kiểm soát của AI là sự phát triển không có kế hoạch của các công cụ, mô hình và nền tảng AI – không có sự giám sát, chiến lược hoặc ý tưởng về ai đang sử dụng gì.
✅ Các công ty phát triển nhanh tránh điều này bằng cách tập trung các khả năng AI vào nơi công việc đã diễn ra.
Với ClickUp, trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. ClickUp Brain là trợ lý AI thông minh, có khả năng truy cập vào các công việc, tài liệu, bình luận và dự án của bạn, giúp các nhóm có được thông tin chia sẻ thay vì các kết quả riêng lẻ.
Ngoài ra, với ứng dụng AI trên máy tính ClickUp BrainGPT, bạn còn có thể truy cập vào nhiều mô hình AI khác nhau—bao gồm Claude, Gemini và ChatGPT—cùng với tính năng nhập văn bản bằng giọng nói Talk to Text, giúp tăng năng suất lên gấp 4 lần!
Bây giờ bạn đã biết những sai lầm cần tránh, hãy cùng tìm hiểu các công cụ có thể giúp bạn làm điều đó!
Với ClickUp, trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. ClickUp Brain là trợ lý AI thông minh, có khả năng truy cập vào các công việc, tài liệu, bình luận và dự án của bạn, giúp các nhóm có được thông tin chia sẻ thay vì các kết quả riêng lẻ.
Ngoài ra, với ứng dụng AI trên máy tính ClickUp BrainGPT, bạn còn có thể truy cập vào nhiều mô hình AI khác nhau—bao gồm Claude, Gemini và ChatGPT—cùng với tính năng nhập văn bản bằng giọng nói Talk to Text, giúp tăng năng suất lên gấp 4 lần!
Bây giờ bạn đã biết những sai lầm cần tránh, hãy cùng tìm hiểu các công cụ có thể giúp bạn làm điều đó!
Các công cụ mà các công ty đang phát triển nhanh sử dụng để duy trì sự tổ chức
Bạn biết mình cần phải tổ chức công việc, nhưng số lượng công cụ có sẵn quá nhiều khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Sai lầm lớn nhất là nghĩ rằng bạn cần một công cụ "tốt nhất trong phân khúc" cho từng hàm riêng biệt. Đây chính là cách bạn kết thúc với một hệ thống công nghệ phình to, đắt đỏ và không liên kết, gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết.
Các công ty phát triển nhanh nhất đang từ bỏ phương pháp giải pháp riêng lẻ và chuyển sang không gian làm việc tích hợp. Họ lựa chọn tập trung vào các chức năng cốt lõi mà mọi nhóm đều cần.
Dưới đây là cách sự thay đổi này diễn ra trong các danh mục công cụ:
- Quản lý dự án: Đây là nền tảng giúp bạn theo dõi công việc. Bạn cần có khả năng tạo công việc, đặt hạn chót và xem cách mọi thứ kết nối với nhau. Trong ClickUp, bạn có thể xem công việc từ mọi góc độ mà không cần sao chép dữ liệu. ClickUp Views cho phép bạn xem cùng một công việc trên Danh sách công việc, Bảng ClickUp, Lịch ClickUp hoặc Biểu đồ Gantt ClickUp — tất cả trong một nơi.
- Tài liệu: Tài liệu sẽ trở nên lỗi thời khi được lưu trữ tách biệt với quá trình thực thi. Nhóm hoặc quên cập nhật nó, hoặc ngừng tin tưởng vào nó hoàn toàn. Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo và kết nối tài liệu ngay bên cạnh các dự án của mình, giúp tài liệu quy trình của bạn luôn được cập nhật và không bao giờ lỗi thời.
- Giao tiếp: Các cuộc hội thoại về công việc nên diễn ra trong quá trình làm việc. Trong ClickUp, bạn có thể để lại Bình luận trên các công việc cụ thể hoặc tạo kênh Chat cho toàn bộ dự án. Các nhóm có thể hợp tác một cách không đồng bộ, giữ các quyết định minh bạch và tránh quá tải cuộc họp.
- Báo cáo: Bạn không thể quản lý những gì bạn không thể đo lường. Nhận báo cáo thời gian thực, có thể tùy chỉnh về tiến độ dự án và hiệu suất nhóm mà không cần công cụ bổ sung. Bảng điều khiển ClickUp lấy dữ liệu trực tiếp từ Không gian Làm việc ClickUp, giúp bạn luôn cập nhật những thông tin mới nhất.
- Tự động hóa: Công việc thủ công lặp đi lặp lại là rào cản cho năng suất. Tự động hóa việc chuyển giao công việc, cập nhật trạng thái và thông báo để tiết kiệm thời gian và giảm bớt công việc thủ công. ClickUp Automations cho phép bạn cài đặt các quy trình làm việc này mà không cần sử dụng công cụ của bên thứ ba.
🧠 Thực tế thú vị: 4 trong 10 khách hàng của ClickUp đã sử dụng ClickUp để thay thế 3+ công cụ và tiết kiệm chi phí.
Hình thức hợp nhất công cụ trong thực tế trông như thế nào
| Cách tiếp cận truyền thống | Các công cụ cần thiết | Phương pháp tích hợp (ClickUp) |
|---|---|---|
| Quản lý dự án + Tài liệu + Trò chuyện + Báo cáo | 4+ công cụ riêng biệt | Một không gian làm việc |
| Tìm kiếm thông tin | Kiểm tra từng công cụ riêng biệt | Hỏi ClickUp Brain một lần hoặc sử dụng Tìm kiếm Trí tuệ Nhân tạo Enterprise |
| Tự động hóa quy trình làm việc | Xây dựng tích hợp giữa các công cụ | Tự động hóa tích hợp sẵn |
Khi bạn vẫn cần các công cụ khác
Không có nền tảng nào có thể thay thế mọi thứ. Nhưng khi bạn cần sử dụng các công cụ bên ngoài, các tích hợp gốc của ClickUp cho phép chúng tích hợp mượt mà vào quy trình làm việc của bạn — mà không làm gián đoạn ngữ cảnh hoặc tạo ra các quy trình không liên kết.
Cách xây dựng hệ thống tổ chức có thể mở rộng cùng với nhóm của bạn
Sẵn sàng xây dựng nền tảng tổ chức có thể xử lý sự tăng trưởng đột biến? Hãy theo dõi khung hướng dẫn từng bước này. 🤩
- Kiểm tra lại hệ thống công cụ hiện tại của bạn: Bước đầu tiên là hiểu rõ vấn đề. Lập danh sách tất cả các ứng dụng mà nhóm của bạn sử dụng để hoàn thành công việc—từ quản lý dự án, trò chuyện đến lưu trữ tệp và wiki. Xác định những nơi có công cụ trùng lặp và những nơi thông tin bị bỏ sót.
- Xác định nguồn thông tin chính xác duy nhất của bạn: Dựa trên đánh giá của bạn, hãy chọn một nền tảng làm trung tâm điều phối cho tất cả công việc. Đây là quyết định quan trọng nhất bạn sẽ đưa ra. Giữ tất cả công việc, tài liệu và giao tiếp của bạn tại một nơi để dễ dàng truy cập và đồng bộ hóa. Một Không gian Làm việc AI tích hợp như ClickUp sẽ đóng vai trò là nguồn thông tin chính xác duy nhất của bạn.
- Xác định các quy trình làm việc cốt lõi: Trước khi có thể tự động hóa bất kỳ quy trình nào, bạn cần hiểu cách công việc hiện tại được thực hiện. Xác định các quy trình làm việc một cách nhanh chóng và giữ chúng gọn gàng với ClickUp Docs.
- Tạo mẫu cho các công việc thông thường: Bây giờ, biến các quy trình làm việc đã được tài liệu hóa thành các mẫu có thể áp dụng. Tiêu chuẩn hóa quy trình của bạn và tiết kiệm thời gian bằng cách tạo các Mẫu Nhiệm Vụ và Mẫu Tài Liệu ClickUp cho bất kỳ quy trình làm việc nào trong ClickUp.
- Thiết lập bảng điều khiển để hiển thị tình hình: Ngừng phụ thuộc vào các bản cập nhật trạng thái thủ công. Cung cấp cho mọi bên liên quan chế độ xem thời gian thực về các chỉ số quan trọng. Thiết lập bảng điều khiển ClickUp để các trưởng nhóm và lãnh đạo luôn có những thông tin mới nhất.
- Tự động hóa quá trình chuyển giao và thông báo: Trở lại bản đồ quy trình làm việc của bạn và xác định mọi bước chuyển giao thủ công. Loại bỏ các bước chuyển giao thủ công để công việc diễn ra trơn tru. Thiết lập ClickUp Automations để tự động phân công công việc và gửi thông báo khi công việc sẵn sàng để xem xét.
- Đào tạo nhóm về hệ thống: Một hệ thống mạnh mẽ sẽ vô dụng nếu không ai biết cách sử dụng nó. Hãy đầu tư thời gian để đào tạo nhóm không chỉ về "cách làm" mà còn về "lý do". Giải thích cách hệ thống mới sẽ giúp công việc của họ trở nên dễ dàng hơn và hỗ trợ công ty đạt được mục tiêu.
- Kiểm tra và cải tiến định kỳ hàng quý: Sự phát triển thay đổi ưu tiên, cấu trúc và độ phức tạp. Đặt một công việc định kỳ để kiểm tra quy trình làm việc, mẫu và bảng điều khiển của bạn mỗi quý. Nhận phản hồi từ nhóm, xác định các điểm nghẽn mới và liên tục cải thiện hệ thống.
Hệ thống bạn xây dựng hiện tại sẽ quyết định liệu sự phát triển sẽ tạo ra động lực hay hỗn loạn. Hãy đối xử với nó một cách có trách nhiệm!
Tại sao các công ty hàng đầu coi tổ chức là chiến lược
Các công ty phát triển nhanh chóng duy trì sự tổ chức vì một lý do đơn giản: Đối với họ, tổ chức không phải là một nhiệm vụ quan liêu, mà là một vũ khí chiến lược. Họ xây dựng các hệ thống tạo ra sự rõ ràng, trách nhiệm và động lực. Họ hiểu rằng các phương pháp không chính thức hoạt động cho một startup nhỏ sẽ không thể chịu đựng được áp lực của quy mô, dẫn đến hỗn loạn, kiệt sức và bỏ lỡ cơ hội.
Các công ty thành công nhất trong việc mở rộng quy mô tập trung công việc vào một nguồn thông tin duy nhất, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để giải phóng nhóm cho các công việc có giá trị cao, và xây dựng quy trình được thiết kế cho công ty mà họ muốn trở thành, chứ không chỉ cho công ty hiện tại. Họ hiểu rằng sự xuất sắc trong hoạt động kinh doanh sẽ mang lại lợi ích lâu dài. Càng đầu tư sớm, tăng trưởng bền vững càng trở nên khả thi.
Sẵn sàng xây dựng hệ thống tổ chức có thể mở rộng cùng với nhóm của bạn? Hãy thử ClickUp miễn phí và xem cách Không gian Làm việc ClickUp giúp loại bỏ tình trạng quá tải công cụ, từ đó giúp các doanh nghiệp đang phát triển hoạt động hiệu quả hơn.