Hãy tưởng tượng một đội bóng đá ra sân thi đấu mà không có tầm nhìn. Từ những đường chuyền sai đến vị trí sai, họ liên tục mắc lỗi cho đến khi cuối cùng thua trận.
Bạn có nhận ra vấn đề ở đây không? Thiếu chuẩn bị (hoặc có thể chỉ là ngày không may mắn của họ).
Trong mọi trường hợp, sự kiện lập kế hoạch PI hoặc Program Increment cũng không khác gì. Những sự kiện này giống như các cuộc họp nhóm, nơi các thành viên gặp nhau để thảo luận về các công việc tồn đọng, đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức và lập kế hoạch cho các hành động trong tương lai. Lập kế hoạch PI cho phép nhiều bộ phận trong một tổ chức phối hợp và chia sẻ cùng một tầm nhìn để đạt được thành công — giống như các cầu thủ bóng đá được chuẩn bị tốt biết chính xác khi nào cần tấn công hoặc phòng thủ.
Đối với bất kỳ nhóm phát triển sản phẩm nào, việc lên kế hoạch PI đúng đắn là đã thành công một nửa. Nếu không làm được điều này, sẽ dẫn đến các vấn đề về giao tiếp, thiếu tinh thần đồng đội và không hiểu rõ nhu cầu của người dùng hoặc khách hàng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch PI cho bạn — chúng tôi sẽ xem xét cách bạn có thể lập bản đồ mục tiêu, giải quyết thách thức và sử dụng các phương pháp hay nhất trong ngành để đạt kết quả xuất sắc trong mỗi cuộc họp!
Sự kiện lập kế hoạch PI là gì và những nhóm nào cần nó?
Là một phần của SAFe (Scaled Agile Framework), PI hoặc lập kế hoạch tăng trưởng dự án là một sự kiện tiêu chuẩn của nhóm được tổ chức theo khoảng thời gian cố định, thường là 8-12 tuần.
Nó giúp các nhóm trong khung agile hợp tác với các bên liên quan và đồng ý hoặc bỏ phiếu về việc tuân theo các nguyên tắc nhất định để đạt được kết quả mong đợi. Sau khi đạt được thỏa thuận, mọi thành viên trong Agile Release Train (ART) có thể đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ cải tiến được phát hành đúng hạn.
Tầm nhìn, mục tiêu và kết quả đạt được trong một phiên là tạm thời và có thể thay đổi trong cuộc họp lập kế hoạch tăng cường chương trình tiếp theo.
Tất cả các nhóm agile đều cần lập kế hoạch PI?
Trong bối cảnh kinh doanh, cần ghi chú rằng lập kế hoạch PI hoạt động hiệu quả nhất đối với các tổ chức quy mô lớn và các nhóm hỗn hợp, nơi việc điều phối các nhóm lớn có thể khó khăn. Trong khi các cuộc họp sprint và hồi tưởng thường xuyên phù hợp với các nhóm nhỏ hơn, các phiên họp rộng rãi với nhiều người tham gia sẽ hiệu quả hơn nếu tuân theo quy trình lập kế hoạch PI đã thiết lập.
Ý tưởng ở đây là giúp nhân viên và các bên liên quan thống nhất với nhau. Làm thế nào? Các thành viên tham gia sự kiện này sẽ cùng nhau xây dựng một lộ trình. Đây là điều mà các nhóm đồng ý, đặt nền tảng cho các quy trình trong tương lai không có xung đột.
Một số nhóm có thể lên kế hoạch tổ chức buổi lễ lập kế hoạch PI để phản ánh các quy trình ra quyết định hiện tại, xác định những điểm không hiệu quả và đưa ra bất kỳ phản hồi nào. Những sự kiện này cũng hỗ trợ các cuộc thảo luận về những thách thức hiện tại và tiềm ẩn đối với tiến độ chung của dự án.
Ai là những người tham gia lập kế hoạch PI?
Về mặt kỹ thuật, sự kiện lập kế hoạch PI yêu cầu sự tham gia của tất cả các bên liên quan và các nhóm từ một Agile Release Train. Bảng sau đây sẽ cho bạn một ý tưởng sơ bộ về vai trò của những người tham gia chính:
| Thành viên | Trách nhiệm |
| Chủ sở hữu sản phẩm | Đảm bảo rằng các yêu cầu của các bên liên quan được nhóm phát triển hiểu rõ |
| Kỹ sư quản lý chuỗi phát hành | Giao tiếp với lãnh đạo và các bên liên quan để thúc đẩy cải tiến liên tục và giảm thiểu rủi ro chương trình |
| Scrum Master | Chịu trách nhiệm tạo các tài liệu cần thiết cho phiên lập kế hoạch PI |
| Nhà phát triển | Khám phá phản hồi và thực hiện các thay đổi để thêm, xóa hoặc sửa đổi các tính năng của sản phẩm |
Một số nhóm tạo ra một bảng chương trình được chỉ định với các cố vấn và kiến trúc sư giải pháp để giúp thiết lập các mục tiêu PI và xác định các phụ thuộc chức năng.
Phần thưởng: Bạn cần bố cục nhanh để xử lý các cuộc họp agile? Bắt đầu dễ dàng với Mẫu lập kế hoạch PI của ClickUp! Mẫu này cung cấp chế độ xem toàn diện về tất cả các công việc tồn đọng, rủi ro chương trình và khối lượng công việc, đáp ứng chính xác nhu cầu của các nhóm trong việc tổ chức, theo dõi và đặt mục tiêu cho mỗi buổi lễ lập kế hoạch PI.
Giai đoạn lập kế hoạch trước PI: Cách chuẩn bị cho một sự kiện thành công
Lập kế hoạch PI có thể không phải là phiên họp đơn giản nhất đối với các doanh nghiệp còn mới mẻ với khái niệm này. Ngay cả các nhóm agile có kinh nghiệm cũng cần thời gian để chuẩn bị và sắp xếp tất cả các tài liệu cho cuộc họp tăng trưởng chương trình.
Một chiến lược tốt là lập danh sách kiểm tra tất cả các thành phần cần xem xét khi bạn bắt đầu chuẩn bị lập kế hoạch PI. Dưới đây là năm gợi ý có thể giúp bạn:
- Danh sách các bên liên quan: Đừng bao giờ bỏ sót những người hỗ trợ tầm nhìn dài hạn của thương hiệu bạn. Đảm bảo lưu giữ danh sách tất cả các bên liên quan mà bạn cần thông báo trước cuộc họp — hãy thử các mẫu bản đồ các bên liên quan này để được hỗ trợ
- Tài liệu và công việc tồn đọng: Tùy thuộc vào giai đoạn của dự án. Chỉ thêm nội dung quan trọng như lộ trình cho tương lai và danh sách công việc tồn đọng từ sự kiện lập kế hoạch PI trước đó
- Địa điểm: Đối với các cuộc họp lập kế hoạch PI trực tiếp, hãy sắp xếp tổ chức ở một khu vực rộng rãi để mọi người có thể di chuyển tự do. Như vậy, họ sẽ không bị giới hạn trong ghế suốt thời gian họp
- Phần mềm: Cách tốt nhất để chuẩn bị cho một phiên lập kế hoạch PI thành công là sử dụng phần mềm quản lý cuộc họp hoặc dự án (như ClickUp ). Các sản phẩm này được thiết kế để giúp các nhóm phát triển lập kế hoạch và quản lý sản phẩm của họ một cách hiệu quả
- Chương trình nghị sự tiêu chuẩn: Không ai thích tham gia một cuộc họp mà không biết gì cả. Hãy mời các diễn giả có thể truyền đạt chương trình nghị sự PI một cách hùng hồn và đồng thời thúc đẩy tinh thần đồng đội
Những thách thức phổ biến cần lưu ý trong các sự kiện lập kế hoạch PI
Ngoài danh sách kiểm tra ở trên, các nhóm agile cũng phải tập trung vào việc giải quyết các vấn đề phổ biến phát sinh trước khi sắp xếp phiên lập kế hoạch PI, đặc biệt nếu họ có thành viên làm việc từ xa.
Hãy cùng khám phá ba thách thức hàng đầu trong lập kế hoạch PI:
Thiếu sự tham gia
Thời gian tập trung trung bình của con người chỉ là 8,25 giây, vì vậy bạn phải cố gắng giữ cho tất cả người tham gia tập trung trong suốt phiên họp.
Nếu bạn tiếp tục đọc những đoạn văn dài từ một bản kịch bản, điều đó sẽ không giúp ích gì cho bạn, nhưng một cuộc hội thoại trực tiếp sẽ có hiệu quả hơn. Ngoài ra, hãy thử kết hợp nhiều công cụ cộng tác thời gian thực hơn vào các phiên của bạn. Bạn có thể sử dụng bảng trắng kỹ thuật số để mọi người tham gia cuộc họp có thể đóng góp ý tưởng, thảo luận và cảm thấy được lắng nghe.
Tổ chức quá nhiều phiên lập kế hoạch PI liên tiếp có thể làm nhân viên mệt mỏi. Vì vậy, trước phiên lập kế hoạch PI tiếp theo, hãy lên kế hoạch cho tần suất cuộc họp tối ưu để tận dụng thời gian của mọi người một cách hiệu quả nhất.
Vấn đề múi giờ
Đối với các nơi làm việc toàn cầu và các nhóm phân phối, việc sắp xếp một cuộc họp với tất cả các thành viên trong nhóm vào một thời gian quy định có thể là một cơn ác mộng. Ngoài sự khác biệt về múi giờ, việc tổ chức các sự kiện này mà không có công cụ lập lịch phù hợp có thể khiến mọi việc trở nên tồi tệ hơn.
Bạn có thể thử chia mỗi phiên lập kế hoạch PI thành các phiên ngắn hơn và kéo dài thêm một vài ngày để đảm bảo mọi người có thể tham gia toàn bộ sự kiện. Cân nhắc đầu tư vào phần mềm lập lịch tốt và triển khai các chiến lược truyền thông hiệu quả để lên kế hoạch cho các phiên này trước.
Giao tiếp không hiệu quả
Một vấn đề phổ biến mà bạn thường gặp phải là chủ sở hữu sản phẩm hoặc quản lý của bạn không nêu rõ các vấn đề, yêu cầu hoặc kết quả mong đợi hiện tại, trong khi yêu cầu các tính năng trực tiếp hơn. 🤷
Ví dụ: nếu một nhóm lập trình viên quản lý khoảng 20 dòng mã mỗi tháng, họ phải đảm bảo công việc đó có giá trị đối với tầm nhìn dài hạn của công ty.
Một cách tiếp cận thông minh ở đây là đặt khách hàng lên hàng đầu trong kịch bản này. Hãy nhìn sản phẩm từ góc độ của người dùng trong quá trình này và đề cập đến những điểm mang lại giá trị thêm và có thể thúc đẩy khách hàng mua sản phẩm của bạn thay vì sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
6 bước để tổ chức các phiên lập kế hoạch PI thành công mọi lúc
Bây giờ, hãy cùng khám phá các bước để tiến hành các phiên lập kế hoạch PI và phiên thảo luận nhóm có ý nghĩa. Chúng tôi sẽ trình bày một số tính năng của ClickUp's Agile Suite để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thực hiện từng bước. 🌻
Bước 1: Lập bản đồ mục tiêu và mục đích lập kế hoạch PI
Như đã đề cập ở trên, các mục tiêu PI rõ ràng và cam kết là điều cần thiết ngay từ đầu. Thêm bất kỳ mục tiêu quan trọng nào mà nhóm của bạn cần đề cập trong cuộc họp. Nếu không đặt mục tiêu, phiên của bạn sẽ không có bối cảnh để tạo lộ trình.
Đây là lúc ClickUp Goals phát huy tác dụng! Nó cho phép bạn bắt đầu lập kế hoạch PI hoặc mục tiêu sprint trong tương lai và sắp xếp chúng vào các Thư mục. Bạn có thể hình dung tiến độ của từng mục tiêu khi cuộc họp diễn ra.
Liên kết mục tiêu với công việc của bạn để kiểm soát tốt hơn. Bằng cách này, ClickUp sẽ tự động phản ánh tiến độ của mục tiêu khi bạn hoàn thành các công việc được liên kết. Hãy thoải mái đặt các loại mục tiêu khác nhau, chẳng hạn như số lượng, điều kiện và tỷ lệ phần trăm.
Giúp việc chuẩn bị trước kế hoạch PI trở nên dễ dàng hơn bằng cách thêm mô tả cho từng mục tiêu và cho nhóm của bạn biết họ cần tạo tài liệu gì.
Vẫn cảm thấy công việc quá nhiều? Hãy thử tận dụng Mẫu mục tiêu SMART của ClickUp để bắt đầu thiết lập mục tiêu ngay lập tức!
Bước 2: Hình dung cách nhóm của bạn hình thành ý tưởng
Sau khi xác định rõ mục tiêu, bước tiếp theo là cùng nhóm agile của bạn đưa ra ý tưởng. Các nhóm sử dụng bảng trắng để dán các ghi chú dính có ý tưởng trong môi trường thực tế. Nhưng bạn cũng có thể làm rất nhiều việc trên bảng kỹ thuật số!
Với Bảng trắng ClickUp ảo, các nhóm có thể để trí tưởng tượng của mình bay bổng trong không gian vô hạn. Mỗi người tham gia sẽ có một con trỏ và thanh công cụ để đưa ra ý tưởng, đề xuất kế hoạch hành động và đánh dấu các tính năng ưu tiên. 🦋
Nếu quy trình làm việc bạn đề xuất cho giai đoạn tiếp theo quá phức tạp, hãy sử dụng Bản đồ Tư duy của ClickUp và tạo bản đồ quy trình từng bước bằng cách vẽ các kết nối giữa nhiều nút.
Để hình dung rõ hơn về quy trình làm việc của từng cá nhân, hãy sử dụng chế độ xem Bảng Kanban của ClickUp để xem tiến độ của các nhiệm vụ trong các giai đoạn tiến độ. Nếu bạn đang phải đối mặt với nhiều rủi ro và phụ thuộc, hãy lập bản đồ giải pháp bằng chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp và xác định các phụ thuộc giữa các nhóm để hoàn thành chu kỳ gia tăng tiếp theo.
Bước 3: Đặt ra các cột mốc thực tế
Đừng chỉ ngồi và đưa ra những hướng dẫn nhạt nhẽo như Bắt đầu và Kết thúc cho nhóm của bạn. Đảm bảo rằng việc chuẩn bị kế hoạch PI của bạn có các cột mốc thực tế mà mọi người có thể hoàn thành. Một cách thú vị để làm điều này là sử dụng ClickUp Milestones, cho phép bạn đánh dấu bất kỳ thành tựu quan trọng nào.
Các cột mốc giúp thúc đẩy nhóm của bạn bằng cách cho họ thấy giá trị của kết quả công việc. Chúng hỗ trợ các nhà quản lý trong các nhóm agile phân bổ nguồn lực cho các công việc khác nhau và đưa ra ước tính chính xác cho việc xem xét kế hoạch cuối cùng. Điều này cũng cho phép bạn xem xét và phát hiện bất kỳ thay đổi nào ngay lập tức thay vì phát hiện chúng vào phút chót.
Bước 4: Xác định vai trò của từng thành viên và soạn thảo kế hoạch dự phòng
Luôn đảm bảo rằng các nhóm phát triển nhận thức rõ vai trò của mình trong việc chuẩn bị cho phiên lập kế hoạch PI tiếp theo. Sẽ không có nhiều ích lợi nếu mọi thứ trở nên hỗn loạn và mọi người hỏi nhau họ cần làm gì mỗi ngày. Điều này cũng đúng với các sự kiện không có kế hoạch trước, khi nhóm của bạn trở nên rối loạn vì thiếu kế hoạch dự phòng.
Sau khi tạo danh sách công việc trong sự kiện lập kế hoạch PI, hãy gán nhãn và cho mọi người biết họ chịu trách nhiệm về công việc gì. Bạn thậm chí có thể thử sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc để giải quyết các cập nhật tính năng quan trọng hơn trước.
Sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ trong ClickUp và xác định nhiệm vụ của bạn bằng một trong bốn nhãn được mã hóa bằng màu sắc — Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp. Bạn có thể lập kế hoạch và đặt các nhãn này trước để cải thiện khả năng hiển thị thời gian hoàn thành của nhóm cho từng nhiệm vụ.
Xác định vai trò của nhóm cũng quan trọng không kém để luồng kiến thức và quá trình ra quyết định diễn ra suôn sẻ khi công việc tăng dần bắt đầu. ClickUp có một số mẫu vai trò và trách nhiệm để giúp bạn trong việc này. Bạn có thể thử Mẫu ma trận RACI của ClickUp để xác định vai trò dựa trên bốn yếu tố sau: Responsible (Chịu trách nhiệm), Accountable (Chịu trách nhiệm giải trình), Consulted (Được tham khảo ý kiến) và Individual (Cá nhân).
Bước 5: Thiết lập các kênh truyền thông rõ ràng và cởi mở
Ngoài các cuộc họp, các nhóm khó có thể có những cuộc hội thoại trực tiếp, khiến họ bị mắc kẹt trong các vấn đề.
Có các kênh truyền thông rõ ràng giúp các nhóm agile giải quyết các vấn đề tắc nghẽn nhanh hơn. Thay vì tự mình tìm ra giải pháp cho một vấn đề, các thành viên có thể đăng những vấn đề họ đang gặp phải và nhận được sự trợ giúp thích hợp, ngay cả sau sự kiện lập kế hoạch PI.
Đây chính là mục đích của chế độ xem Trò chuyện trong ClickUp — tạo điều kiện cho các cuộc hội thoại cởi mở. Chế độ xem này cho phép gửi liên kết, hình ảnh và các tài nguyên khác cho các thành viên trong nhóm để thúc đẩy công việc không đồng bộ được phối hợp tốt.
Với khả năng tạo phòng trò chuyện cho bất kỳ dự án hoặc nhóm nào, bạn có toàn quyền kiểm soát ai có thể truy cập vào mỗi cuộc hội thoại. Tính năng này cho phép bạn đề cập đến bất kỳ ai, sử dụng chỉnh sửa văn bản phong phú và chỉ định các mục hành động. Đây chính là thứ bạn cần khi có ý tưởng về một video hướng dẫn!
Bước 6: Suy ngẫm và hoàn thiện
Sau khi sự kiện lập kế hoạch PI kết thúc, hãy nhớ phản ánh những điều đã diễn ra tốt đẹp, những thách thức bạn gặp phải và những lĩnh vực cần cải thiện. Vào cuối mỗi phiên lập kế hoạch PI, hãy thực hiện một cuộc khảo sát phản hồi nhanh từ những người tham gia, đặc biệt là các bên liên quan, và thu thập ý kiến của họ về giá trị chung và tính linh hoạt của các phiên gần đây. Để đẩy nhanh tiến độ, hãy sử dụng Biểu mẫu ClickUp để gửi bảng câu hỏi tùy chỉnh đến những người tham gia dự kiến.
Sau khi nhận được phản hồi, bạn có thể sử dụng ClickUp Sprints để tự động hóa quy trình làm việc và theo dõi các mục tiêu lập kế hoạch PI trong tương lai. Đây là một giải pháp có thể mở rộng và có thể giúp bạn theo dõi các thay đổi đã thực hiện trong các chu kỳ tăng dần.
Các phương pháp hay nhất trong lập kế hoạch PI
Tất cả các nhóm agile cần tận dụng tối đa phiên có thời gian giới hạn như lập kế hoạch PI để đảm bảo mọi người chia sẻ cùng một tầm nhìn.
Tóm tắt những gì chúng ta đã thảo luận, đây là một số phương pháp lập kế hoạch PI tốt nhất sẽ giúp bạn tận dụng tối đa mỗi phiên:
- Giữ không khí vui vẻ: Không ai muốn ngồi trong một cuộc họp mà một người nói liên tục trong nhiều giờ. Đảm bảo rằng mọi người trong phiên họp đều cảm thấy được tham gia bằng cách tương tác với họ thường xuyên
- Làm rõ mục tiêu: Trước cuộc họp, hãy làm rõ mọi mục tiêu PI để giúp người tham gia biết những gì họ cần hoàn thành trong sự kiện
- Ghi lại mỗi phiên: Tất nhiên, bạn có thể tổ chức các cuộc họp trực tiếp cho các thành viên nhóm ở xa, nhưng những người không thể tham dự thì sao? Sử dụng ClickUp Clips để ghi lại màn hình với chất lượng cao trong các cuộc họp mà không giới hạn thời gian
- Đặt thời gian cho sự kiện: Bạn nên theo dõi thời gian trong mỗi phiên lập kế hoạch PI để đảm bảo tất cả các điểm quan trọng được thảo luận một cách hợp lý. Kết hợp ClickUp Time Tracking để bắt đầu theo dõi các phiên của bạn và thêm ghi chú cho mỗi mục nhập để có thêm bối cảnh
- Sử dụng mẫu: Các mẫu quản lý dự án, backlog và lập kế hoạch sprint cung cấp cho bạn một cấu trúc để ghi lại các điểm lặp lại xuất hiện trong các cuộc họp
Tầm quan trọng của việc tạo ra các mục tiêu lập kế hoạch PI tập trung vào khách hàng
Các mục tiêu lập kế hoạch PI của bạn sẽ không mang lại kết quả mong muốn nếu chúng không dựa trên việc giải quyết các vấn đề của khách hàng. Dưới đây là tóm tắt nhanh về cách tạo các mục tiêu PI tốt cho kinh doanh:
- Tạo tầm nhìn: Bước đầu tiên là đánh giá công ty của bạn và hiểu tầm nhìn của công ty. Điều này sẽ cho phép bạn điều chỉnh tất cả các mục tiêu phù hợp với mục tiêu dài hạn của công ty
- Xem xét phản hồi của khách hàng: Xem khách hàng gặp khó khăn hoặc muốn cải thiện điều gì. Trao đổi với nhóm agile của bạn để xem có thể thêm tính năng nào để giải quyết các vấn đề này
- Viết mục tiêu chương trình của bạn: Việc viết ra các mục tiêu gia tăng có thể khó khăn do số lượng yếu tố bạn muốn đề cập. Muốn làm việc này nhanh hơn? Sử dụng ClickUp AI để soạn thảo các mục tiêu PI của bạn và nâng tầm brainstorming! Với hơn 100 trường hợp sử dụng được cài đặt sẵn, bạn có thể nghĩ ra các mục tiêu PI mạch lạc trong vòng vài phút
- Xem lại các mục tiêu PI của bạn: Bước cuối cùng là xem lại tất cả các mục tiêu PI với nhiều nhóm và nêu rõ những mục tiêu có mức độ ưu tiên cao
Lập kế hoạch các phiên lập kế hoạch PI đầy hứa hẹn với ClickUp
Dù cuộc họp tăng cường chương trình có khó khăn đến đâu, bạn cũng không thể phủ nhận tầm quan trọng của nó. Loại bỏ khó khăn này với các chức năng phong phú của ClickUp.
Sử dụng ClickUp, các công ty có thể chia nhỏ công việc chuẩn bị kế hoạch PI phức tạp thành các phần nhỏ hơn, tận dụng các mẫu và theo dõi từng phiên trong một nơi. Hãy thực hiện bước đầu tiên ngay hôm nay và đăng ký ClickUp miễn phí. 💗