Concluir um projeto dentro do prazo é uma tarefa complicada. Executar tarefas, gerenciar orçamentos e cumprir prazos são as partes mais importantes entre muitas outras.
Como gerente de projetos, já perdi a conta do número de vezes que um cliente me procura com “apenas uma pequena adição” ou “uma alteração” que, infelizmente, não foi considerada no plano do projeto.
É provável que elas se acumulem e, antes que você perceba, o cronograma e o orçamento do projeto estarão em risco.
Isso é o aumento do escopo. Mesmo os projetos mais bem planejados são vítimas disso, impedindo a conclusão bem-sucedida do seu projeto.
Experimentei vários softwares de gerenciamento de projetos (PM) para ajudá-lo a lidar com essas interrupções. Eles ajudarão você a estabelecer limites para evitar que perca sua margem de lucro com trabalhos inesperados.
Os três melhores softwares de gerenciamento de projetos que controlam o aumento do escopo do cliente em resumo
Testei ferramentas de gerenciamento de projetos suficientes para saber que nem todas lidam com o aumento do escopo da mesma maneira. Aqui estão as que merecem sua atenção:
| Ferramenta | Ideal para | Principais recursos | Prós e contras | Preços |
| ClickUp | Gerenciamento de projetos com inteligência artificial para equipes de todos os tamanhos | ClickUp Brain (IA contextual e resumos gerados por IA), modelo de escopo de trabalho, tarefas, automações, agentes pré-construídos | Prós:🌟 Espaço de trabalho com IA convergente para todo o seu trabalho🌟 Centraliza toda a comunicação do projeto🌟 Facilita o gerenciamento de capacidade🌟 Permite a colaboração em equipeContras:🧐 Curva de aprendizado íngreme para novos usuários devido ao seu amplo conjunto de recursos | Gratuito para sempre; personalizações disponíveis para empresas |
| Trabalho em equipe | Gerenciamento de projetos com controle de tempo e faturamento integrados para agências | Gerenciamento de recursos, Teamwork AI, regras de automação, painéis de rentabilidade | Prós:🌟 Simplifica o controle de tempo e o gerenciamento da carga de trabalho🌟 Automatiza tarefas tediosas🌟 Permite um gerenciamento mais tranquilo dos clientesContras:🧐 O painel tem controles limitados, o que afeta o processo de visualização | Plano gratuito disponível; planos pagos a partir de US$ 13,99/usuário/mês. |
| Asana | Gerenciamento simplificado de tarefas e fluxo de trabalho para equipes de pequeno a médio porte | Fluxos de trabalho automatizados e gatilhos baseados em regras, painéis de carga de trabalho e progresso, mais de 270 integrações, AI Studio | Prós:🌟 Facilita o acompanhamento dos prazos🌟 Apoia a colaboração em equipe🌟 Automatiza aprovações e atualizações de rotinaContras:🧐 Os relatórios são básicos🧐 As notificações podem se tornar excessivas | Plano gratuito disponível; planos pagos a partir de US$ 10,99/usuário/mês (cobrados anualmente) |
👀 Você sabia? O aumento do escopo é às vezes chamado de “síndrome da pia de cozinha” ou “aumento dos requisitos” e é conhecido por afetar mais da metade de todos os projetos. E não há sinais de que isso vá diminuir. O impacto do aumento do escopo aumentou de 43% para 52% na última década em todos os projetos.
O que você deve procurar em um software de gerenciamento de projetos que gerencia o aumento do escopo do cliente?
Nem todos os softwares de gerenciamento de projetos são programados para lidar com o trabalho adicional decorrente do aumento do escopo do cliente. Pode parecer perfeito no papel, mas os fluxos de trabalho podem não ser tão intuitivos.
Aqui está o que procuro ao avaliar softwares que me ajudem a criar cronogramas melhores e entregar o trabalho aos clientes mais rapidamente:
- Defina o escopo e as linhas de base do projeto desde o início: é recomendável documentar os resultados esperados, as exclusões e as premissas antes de iniciar o projeto. Escolha uma ferramenta de gerenciamento de projetos com estruturas de divisão do trabalho (WBS) e acompanhamento de linhas de base para que você possa comparar o escopo planejado com o real à medida que o projeto evolui.
- Configure fluxos de trabalho formais para solicitações de alteração: seu software de gerenciamento de projetos deve fornecer um processo de controle de alterações que ajude a revisar e aprovar novos requisitos. Com processos de aprovação integrados para alterações de escopo, você sabe como cada alteração afetará o custo, o tempo e os recursos.
- Facilite a comunicação com o cliente: ela deve permitir que sua equipe e o cliente se comuniquem diretamente dentro do espaço de trabalho, vinculando conversas a tarefas específicas, threads de feedback e entregas.
- Acompanhe o tempo, o custo e o esforço por entrega: certifique-se de que seu software vincule as tarefas aos orçamentos e à alocação de recursos. Isso permite que você veja instantaneamente o custo do trabalho “extra” e tenha conversas baseadas em dados com os clientes sobre a expansão do escopo.
- Automatize alertas e acompanhamento de desvios: selecione um software de gerenciamento de projetos para controlar o aumento do escopo, notificando você quando prazos, orçamentos, cargas de trabalho ou escopo do projeto ultrapassarem os limites. Alertas e painéis em tempo real ajudam a detectar o aumento do escopo antes que se torne um problema significativo.
- Controle de tempo para prestação de contas: o software deve permitir que você registre o tempo diretamente nas tarefas e vincule essas horas a resultados específicos. Você deve ser capaz de gerar relatórios mostrando o esforço real em comparação com o estimado para compartilhar com os clientes durante as discussões de revisão.
- Gatilhos baseados em regras: escolha uma plataforma de gerenciamento de projetos que detecte automaticamente mudanças na carga de trabalho e solicite ações de acompanhamento com automação de fluxo de trabalho alimentada por IA.
🧠 Curiosidade: A palavra “prazo” foi usada pela primeira vez nas prisões americanas do século XIX, referindo-se a uma barreira física que os detentos cruzavam sob risco de serem baleados. Em meados do século XX, o termo evoluiu para o sentido moderno que usamos hoje: um ponto no tempo que você não ousa cruzar.
⭐ Bônus: Você ainda está criando todas as tarefas do zero, digitando manualmente todos os resumos e detalhes? Com o recurso Talk-to-Text do ClickUp Brain MAX, você pode simplesmente “falar” sobre a tarefa, dizer o que precisa no resumo, e o Brain MAX transformará instantaneamente sua voz em texto.
E não é só para tarefas! Você pode deixar comentários em documentos ou conversar com sua equipe simplesmente falando o que pensa, e nossa IA irá transcrever automaticamente, notificar/marcar as pessoas certas, lembrar suas palavras favoritas ao longo do tempo e, então, editar o texto transcrito de acordo.
O melhor software de gerenciamento de projetos que controla o aumento do escopo do cliente
Agora, vamos analisar os três principais softwares de gerenciamento de projetos para controlar o aumento do escopo em seus projetos:
Como avaliamos softwares na ClickUp
Nossa equipe editorial segue um processo transparente, baseado em pesquisas e neutro em relação aos fornecedores, para que você possa confiar que nossas recomendações são baseadas no valor real do produto.
Aqui está um resumo detalhado de como analisamos softwares na ClickUp.
1. ClickUp (ideal para gerenciamento de projetos com inteligência artificial)
O ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho, combina gerenciamento de projetos e colaboração em equipe com automação baseada em IA. Planeje seus projetos, atribua tarefas, converse com sua equipe, compartilhe resultados com o cliente e monitore o desempenho da equipe diretamente no ClickUp! Isso evita o aumento do escopo e minimiza as chances de seu projeto sair do equilíbrio.
Mas o mais importante é que o software de gerenciamento de projetos da ClickUp foi desenvolvido para ser escalável. Equipes pequenas podem começar a usar imediatamente o plano gratuito para sempre da ClickUp, enquanto organizações maiores obtêm as visualizações avançadas, relatórios e suporte com inteligência artificial de que precisam para gerenciar projetos complexos.
Defina expectativas claras com o modelo de escopo de trabalho (SOW) do ClickUp.
Uma das principais causas do aumento do escopo do projeto é a discrepância entre o projeto e a visão e as expectativas do cliente.
O modelo de escopo de trabalho (SOW) do ClickUp resolve isso, oferecendo uma estrutura pronta para definir o que está dentro do escopo do projeto e, igualmente importante, o que não está.
Você pode usar este modelo para:
- Defina os objetivos do projeto antecipadamente para garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas.
- Liste os resultados, os prazos e os marcos importantes para fornecer um roteiro claro dos resultados ao cliente e aos membros da sua equipe.
- Controle a propriedade dos documentos e atribua responsabilidades para cada entrega.
- Adicione campos personalizados, status de tarefas personalizados e visualizações personalizadas para um gerenciamento flexível de projetos.
Divida o escopo do projeto em tarefas e subtarefas claras para um melhor gerenciamento.
A melhor maneira de manter o aumento do escopo do projeto sob controle é dividir o projeto em etapas pequenas e rastreáveis. Com o ClickUp Tasks, você pode:
- Crie uma tarefa principal para cada entrega e adicione subtarefas abaixo dela. Por exemplo, se o escopo incluir “Desenvolver um site”, a tarefa principal será “Desenvolvimento do site” e as subtarefas poderão incluir “Criar a página inicial”, “Desenvolver o formulário de contato”, “Configurar a hospedagem” etc.
- Adicione instruções detalhadas, requisitos do projeto, critérios de aceitação ou listas de verificação a cada tarefa.
- Atribua responsáveis às tarefas e adicione prazos para eliminar confusões sobre cronogramas e responsabilidades.
- Defina dependências entre as tarefas para que o trabalho seja realizado na ordem correta e somente após todos os pré-requisitos do plano do projeto serem atendidos.
Um recurso do ClickUp Tasks que considero muito útil é o ClickUp Task Priorities. Ao definir o nível de prioridade (urgente, alto, normal, baixo), a equipe sabe exatamente quais tarefas exigem atenção imediata e quais podem ser tratadas posteriormente.
Fique à frente de todas as mudanças com IA sensível ao contexto
O ClickUp Brain é um poderoso assistente de IA que pode ajudar sua equipe a ficar atenta ao aumento do escopo. Use o Brain para esclarecer os limites do projeto, resumir as solicitações dos clientes para as principais partes interessadas, realizar análises de impacto ou identificar tarefas que podem não estar alinhadas com o plano original do projeto.
O Brain também é sensível ao contexto. Quando uma nova solicitação de cliente chega, o Brain avalia se ela está dentro ou fora do escopo e a sinaliza, sugerindo até mesmo a criação de uma tarefa de solicitação de alteração para aprovação.
Você detecta possíveis alterações no escopo na fase de comentários, e não depois de perder horas com o novo trabalho.
Automatize aprovações e notificações com regras personalizadas
Esta ferramenta de gerenciamento de escopo tem um recurso de destaque: ClickUp Automations, o construtor sem código cujas regras “se isso, então aquilo” permitem criar fluxos de trabalho automatizados personalizados em minutos. Defina as regras uma vez e o sistema lida com notificações, roteamento de tarefas e visibilidade das partes interessadas automaticamente.
Por exemplo, você pode criar uma automação para:
- Envie uma solicitação de aprovação ao líder do projeto quando o status de uma tarefa mudar para “Aguardando aprovação”.
- Notifique o cliente ou o gerente de contas quando uma nova solicitação de alteração for enviada.
- Atribua revisores automaticamente quando um entregável for movido para a lista “Revisão do cliente”.
- Atualize um campo personalizado para “Aprovado” assim que o cliente fornecer a confirmação na conversa do chat.
Mantenha todos em sintonia com as ferramentas de colaboração integradas.
O software de gerenciamento de projetos da ClickUp centraliza toda a comunicação do projeto, facilitando o alinhamento de todos e o gerenciamento do aumento do escopo.
- Permita que os membros da equipe esclareçam os requisitos e forneçam feedback com os comentários atribuídos do ClickUp.
- Mantenha as conversas contextualizadas com respostas encadeadas e inclua as partes interessadas relevantes com @menções.
- Centralize todas as conversas com clientes e internas dentro do espaço do projeto — vinculadas diretamente a tarefas, entregas ou documentos, com o ClickUp Chat.
- Transforme qualquer mensagem de chat em uma tarefa — atribua-a, adicione prazos ou anexe-a a um entregável do cliente.
- Unifique toda a documentação do projeto, como o regulamento do projeto, documentos de escopo do projeto, solicitações de alteração etc., com o ClickUp Docs colaborativo.
Acompanhe o progresso em relação às metas do projeto em tempo real
Os painéis do ClickUp fornecem informações em tempo real sobre o que foi concluído, o que está pendente, os obstáculos, etc. Os cartões de IA oferecem resumos instantâneos, ajudando você a economizar tempo que seria desperdiçado na análise de dados.
Melhores recursos do ClickUp
- Com o Project Time Tracking do ClickUp, inicie cronômetros a partir de qualquer dispositivo, adicione entradas manuais e gere relatórios detalhados por responsável, projeto ou tag. Registre as horas diretamente nas tarefas, compare-as com as estimativas originais e identifique quando o trabalho do cliente começa a exceder o esforço planejado.
- Visualize os projetos do seu jeito com mais de 15 visualizações do ClickUp, incluindo Lista, Gantt, Quadro e Linha do tempo.
- Use a Visualização da carga de trabalho do ClickUp para analisar a carga de trabalho da equipe e ver quem está com excesso ou falta de capacidade para otimizar recursos e evitar o esgotamento.
- Adapte os fluxos de trabalho aos requisitos do seu projeto com campos personalizados para orçamento, detalhes do cliente etc. e status personalizados.
- Encontre arquivos, tarefas e conversas no ClickUp e em aplicativos integrados, como Google Drive ou Slack, usando a Pesquisa Conectada do ClickUp.
- Gerencie tarefas, acompanhe o tempo e mantenha-se alinhado em qualquer lugar com os aplicativos ClickUp para iOS e Android, independentemente de os membros da sua equipe de projeto estarem no local, no exterior ou trabalhando de forma híbrida.
Limitações do ClickUp
- Novos usuários podem se sentir sobrecarregados com a ampla gama de recursos disponíveis no conjunto de aplicativos do ClickUp.
- Alguns usuários consideram a versão para desktop mais suave e rápida do que o aplicativo móvel.
Preços do ClickUp
Avaliações e comentários do ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 10.500 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4.500 avaliações)
O que os usuários reais estão dizendo sobre o ClickUp?
A avaliação deste gerente de projetos diz tudo:
O ClickUp oferece uma gama impressionante de recursos que facilitam a personalização de fluxos de trabalho, o gerenciamento de tarefas e o acompanhamento do progresso em um só lugar. Adoro poder criar visualizações personalizadas para cada projeto, definir automações e integrá-lo a outras ferramentas que já uso. É muito versátil, seja para acompanhamento de tarefas pessoais ou operações comerciais complexas. Os modelos e painéis são especialmente úteis para manter tudo organizado e fácil de acompanhar.
O ClickUp oferece uma gama impressionante de recursos que facilitam a personalização de fluxos de trabalho, o gerenciamento de tarefas e o acompanhamento do progresso em um só lugar. Adoro poder criar visualizações personalizadas para cada projeto, definir automações e integrá-lo a outras ferramentas que já uso. É muito versátil, seja para acompanhamento de tarefas pessoais ou operações comerciais complexas. Os modelos e painéis são especialmente úteis para manter tudo organizado e fácil de acompanhar.
📮 ClickUp Insight: Apenas 15% dos gerentes verificam as cargas de trabalho antes de atribuir novas tarefas. Outros 24% atribuem tarefas com base apenas nos prazos do projeto.
O resultado? As equipes acabam sobrecarregadas ou subutilizadas e, na maioria dos casos, esgotadas.
Sem visibilidade em tempo real das cargas de trabalho, equilibrá-las não é apenas difícil — é quase impossível.
Os recursos Assign (Atribuir) e Prioritize (Priorizar) do ClickUp, alimentados por IA, ajudam você a distribuir o trabalho de maneira equitativa dentro da equipe, combinando tarefas com os membros da equipe com base na capacidade, disponibilidade e habilidades em tempo real. Experimente nossos AI Cards (Cartões de IA) para obter instantâneos contextuais da carga de trabalho, prazos e prioridades.
💫 Resultados reais: A Lulu Press economiza 1 hora por dia, por funcionário, usando o ClickUp Automations — levando a um aumento de 12% na eficiência do trabalho.
🧠 Curiosidade: A Ópera de Sydney é considerada um dos piores fracassos de gerenciamento de projetos da nossa época. Ela ficou 10 anos atrasada, 14 vezes acima do orçamento, e o arquiteto nunca viu a obra concluída.
2. Teamwork (ideal para gerenciar projetos e recursos com controle de tempo e faturamento integrados)
O Teamwork é um software de gerenciamento de projetos desenvolvido para agências e equipes de atendimento ao cliente que lidam com projetos urgentes e orçamentos apertados, mesmo quando enfrentam desafios como o aumento do escopo.
Este software de gerenciamento de projetos oferece painéis para criar cronogramas, definir marcos e mapear todas as entregas em um só lugar. Isso garante que a equipe e o cliente estejam em sintonia.
Para o gerenciamento de clientes, um hub centralizado de provas ajuda a ver o status atual de cada prova, com um registro histórico de todos os comentários do início ao fim. Para evitar o aumento do escopo, a ferramenta permite monitorar e revisar comentários internos e externos, sejam eles de clientes ou de sua equipe.
Um recurso deste software de gerenciamento de projetos que me ajuda a gerenciar o aumento do escopo é o orçamento e a rentabilidade.
Ao monitorar o tempo e vinculá-lo ao orçamento do projeto, o Teamwork me fornece relatórios em tempo real sobre a rentabilidade do projeto. Se uma nova solicitação ameaça nos levar ao vermelho, tenho os dados necessários para explicar a necessidade de uma ordem de alteração. Além disso, posso definir e monitorar metas de margem de lucro.
Como gerencio vários projetos simultaneamente, criar planilhas para cada um deles consome muito tempo. O trabalho em equipe me ajuda a fazer ajustes rápidos em entregas, preços, cronogramas e recursos.
Melhores recursos do Teamwork
- Transforme briefings confusos dos clientes em propostas de projeto completas, com cronogramas, tarefas e sugestões da equipe, usando o Teamwork AI.
- Preveja a capacidade da equipe com precisão para equilibrar as cargas de trabalho e evitar o esgotamento. Visualize os próximos projetos, acompanhe a disponibilidade em tempo real e reatribua recursos antes que os gargalos afetem a entrega.
- Defina gatilhos baseados em eventos ou tempo para automatizar tarefas tediosas, como acompanhar o progresso das tarefas. O hub de automações centralizado permite que você crie, edite e revise suas automações.
- Obtenha visibilidade em tempo real do andamento do projeto, identifique riscos de recursos e utilização e compare os resultados planejados com os reais.
- Use temporizadores integrados, planilhas de horas trabalhadas e painéis de rentabilidade em tempo real para registrar o tempo com precisão, vincular custos e taxas faturáveis e alertar automaticamente quando os limites do orçamento forem ultrapassados.
Limitações do trabalho em equipe
- O painel tem controles limitados, o que afeta o processo de visualização.
- O acesso a recursos adicionais, como IA e integrações, exige que os usuários paguem mais, o que aumenta significativamente o custo do software de gerenciamento de projetos.
Preços do Teamwork
- Gratuitas
- Deliver: US$ 13,99/usuário/mês
- Grow: US$ 25,99/usuário/mês
- Escala: Preços personalizados
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o trabalho em equipe
- G2: 4,4/5 (mais de 1000 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 900 avaliações)
O que os usuários reais estão dizendo sobre o Teamwork?
Veja o que um usuário do G2 diz sobre o uso do Teamwork para gerenciar vários projetos:
Temos uma equipe de quatro líderes, cada um com entre 5 e 15 projetos em andamento ao mesmo tempo e em vários estágios de conclusão. São projetos com duração de um ano e tantas variáveis que, sem nosso gerente de projetos e o Teamwork, não seríamos capazes de fazer tudo o que fazemos. Não apenas conseguimos realizar tudo, como também fazemos isso dentro do prazo e do orçamento.
Temos uma equipe de quatro líderes, cada um com entre 5 e 15 projetos em andamento ao mesmo tempo e em vários estágios de conclusão. São projetos com duração de um ano e tantas variáveis que, sem nosso gerente de projetos e o Teamwork, não seríamos capazes de fazer tudo o que fazemos. Não apenas conseguimos realizar tudo, como também fazemos isso dentro do prazo e do orçamento.
🧠 Curiosidade: O gráfico de Gantt, um dos favoritos dos gerentes de projetos, tem mais de 100 anos (foi inventado em 1910!). É mais antigo que a internet, a TV e até mesmo o pão fatiado.
3. Asana (ideal para gerenciamento simplificado de tarefas e fluxo de trabalho)
O Asana simplifica o gerenciamento de tarefas e fluxos de trabalho para equipes de todos os tamanhos, especialmente aquelas que trabalham remotamente. Como ferramenta de gerenciamento de projetos, o Asana facilita a conexão do trabalho diário com objetivos comerciais mais amplos, reduzindo assim o aumento do escopo e trazendo mais clareza aos seus projetos.
Organize seus projetos no Asana usando modelos pré-criados, atribua tarefas com responsáveis e prazos, visualize o progresso e acompanhe tudo em um só lugar para evitar alterações de última hora nos seus cronogramas.
Você pode integrar facilmente ferramentas como software de gerenciamento de tarefas, ferramentas de desenvolvimento, ferramentas de relatórios e ferramentas de colaboração, entre muitas outras, à sua pilha de tecnologia com o Asana.
Um recurso que comecei a usar recentemente é o AI Teammates para execução de projetos com tecnologia de IA. Ele usa o modelo de dados Work Graph da Asana para fornecer contexto comercial em todas as interações. Por exemplo, o AI Teammates pode analisar o histórico do projeto e recomendar ajustes realistas no cronograma com base em lançamentos anteriores ou entregas semelhantes.
O Asana AI Studio inclui um criador de fluxos de trabalho sem código que o ajuda em todas as etapas. A IA pode capturar, classificar e atribuir solicitações de admissão, que você pode verificar posteriormente. A IA também pode redigir a versão inicial de um resumo do projeto e resumir o feedback das partes interessadas.
Melhores recursos do Asana
- Organize projetos complexos em fluxos de trabalho estruturados usando modelos pré-construídos que atribuem responsáveis, definem prazos e alinham todas as tarefas com objetivos comerciais mais amplos.
- Automatize aprovações e atualizações de rotina com regras personalizáveis que acionam notificações, transferências de tarefas ou ajustes de prazos.
- Obtenha visibilidade em tempo real do progresso com visualizações do cronograma, da carga de trabalho e do painel para monitorar dependências, acompanhar o desempenho e evitar alterações de última hora no cronograma.
- Conecte o trabalho diário a objetivos comerciais maiores com Metas e Portfólios e analise o progresso por meio de painéis em tempo real.
- Use o cronômetro integrado para medir quanto tempo o trabalho leva e identificar tarefas que excedem o escopo original do trabalho.
Limitações do Asana
- Os usuários não podem incorporar conteúdo externo no Asana nem adicionar vários responsáveis, e é aí que as alternativas ao Asana devem ser exploradas.
- As regras e filtros disponíveis podem não oferecer suporte adequado a fluxos de trabalho complexos ou às necessidades específicas de diferentes equipes.
Preços da Asana
- Pessoal: Gratuito
- Starter: US$ 13,49/usuário/mês
- Avançado: US$ 30,49/usuário/mês
- Empresa: Preços personalizados
- Enterprise+: Preços personalizados
Avaliações e comentários da Asana
- G2: 4,4/5 (mais de 12.000 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 13.000 avaliações)
O que os usuários reais estão dizendo sobre o Asana?
Veja o que um gerente envolvido em estratégia tem a dizer sobre o Asana no G2:
O que mais aprecio é a eficiência proporcionada pela inteligência artificial. As sugestões inteligentes e os recursos de automação de tarefas me poupam horas todas as semanas, fazendo com que pareça que tenho um copiloto digital antecipando meu próximo passo.
O que mais aprecio é a eficiência proporcionada pela inteligência artificial. As sugestões inteligentes e os recursos de automação de tarefas me poupam horas todas as semanas, fazendo com que pareça que tenho um copiloto digital antecipando meu próximo passo.
Outras menções notáveis
Aqui estão algumas outras ferramentas de gerenciamento de projetos que também ajudam no gerenciamento do escopo.
- Jira: acompanhe as alterações no escopo explicitamente por meio de relatórios no Jira Align, para capturar o trabalho adicionado durante um sprint ou iteração. O Rovo AI exibe tarefas e itens de trabalho relacionados, vinculando questões semelhantes e automatizando fluxos de trabalho de solicitações de alteração para que trabalhos inesperados sejam mais fáceis de identificar. Como a ferramenta oferece visibilidade do que está dentro do escopo e do que é novo, ela ajuda a reforçar limites, revisar solicitações de alteração e comunicar claramente o que não faz parte do plano original.
- Basecamp: O Basecamp usa a metodologia “Shape Up”, que enfatiza prazos fixos e escopos de trabalho definidos (“apetite”), de modo que as equipes devem decidir o que incluir e o que deixar de fora, reduzindo assim o risco de aumento do escopo. Os gráficos Hill e os mapas de escopo tornam o trabalho visível, destacando quando uma parte do escopo está crescendo ou se tornando ambígua.
- OpenProject: como uma plataforma de código aberto para gerenciamento de projetos clássico, ágil ou híbrido, ela oferece visibilidade dos planos do projeto, gráficos de Gantt, detalhamento de tarefas e acompanhamento de alterações. Você pode hospedar você mesmo, personalizar fluxos de trabalho, acompanhar marcos e aplicar o controle de alterações. Ela oferece controle sobre os limites e desvios do escopo.
- Monday. com: Comece definindo um documento claro com o escopo do projeto e, em seguida, use painéis, visualizações e fluxos de trabalho para acompanhar a adesão a essa linha de base. Com seu monitoramento visual, automações personalizadas e painéis, você pode identificar quando o trabalho está saindo do escopo e intervir antes que o desvio se torne grande.
⚠️ O conceito de gold plating: o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos ajudará você a estabelecer processos. Mas há um conceito que, de acordo com Simon Heaton, líder de marketing de crescimento da Shopify, deixa você vulnerável: o gold plating.
Isso significa adicionar recursos extras, melhorias ou trabalhos que não faziam parte do escopo original do projeto ou dos requisitos do cliente. É uma tentativa de agradar o cliente ou entregar algo melhor do que o solicitado. O gold plating aumenta os custos internos sem trazer benefícios adicionais.
👀 Você sabia? O esgotamento no local de trabalho aumenta os riscos de hipertensão, transtornos depressivos e diabetes nos funcionários. 7% dos funcionários sofrem de esgotamento devido ao excesso de trabalho. Por outro lado, 20% ficam desmotivados e desengajados do trabalho quando são subutilizados. É imperativo que os empregadores garantam uma distribuição equitativa do trabalho entre os funcionários para evitar o esgotamento.
Como gerenciar o aumento do escopo do cliente de forma eficaz (dicas + melhores práticas)
O software de gerenciamento de projetos pode aliviar grande parte do estresse causado pelo aumento do escopo por meio de uma organização meticulosa. Mas isso por si só não é suficiente. Você também precisa empregar a abordagem certa para gerenciar várias prioridades à medida que as demandas do cliente evoluem:
Discuta com o cliente e classifique as prioridades com base no impacto
Quando tudo parece urgente, nada é realmente feito. Quando os recursos são escassos, é essencial comunicar-se efetivamente com o cliente para determinar quais entregas precisam ser feitas imediatamente e quais podem ser adiadas.
🌟 Exemplo: Em vez de simplesmente concordar com todas as solicitações do cliente, você pode explicar a ele como as novas prioridades afetarão o cronograma do projeto existente e se ele concorda com isso.
Algo como: “Se adicionarmos esse novo recurso, qual tarefa existente devemos adiar?” não apenas protege os prazos, mas também mantém os clientes envolvidos na tomada de decisões.
⚡ Arquivo de modelos: Modelos gratuitos para priorização de projetos
Divida projetos grandes em marcos gerenciáveis
Ao dividir entregas grandes e vagas em tarefas menores, você não só torna o progresso mensurável, mas também evita que os clientes adicionem mais uma coisa de forma casual.
Quando cada tarefa fica visível no quadro do projeto, fica mais fácil gerenciar todas elas e entregar no prazo.
🌟 Exemplo: considere o lançamento de uma campanha. Em vez de tratar “criar ativos da campanha” como uma única tarefa, você pode dividi-la em “criar banner principal”, “redigir o texto da página de destino” e “criar gráficos do produto para mídias sociais”.
Acompanhe regularmente a carga de trabalho e a capacidade dos recursos
Um erro comum ao gerenciar vários projetos? Atribuir tarefas sem verificar se sua equipe realmente tem capacidade para isso.
O planejamento de capacidade garante que o trabalho seja distribuído de forma justa e realista. Ele também mantém as conversas com os clientes baseadas em fatos, como: “Podemos assumir isso na próxima etapa, mas adicioná-lo agora atrasará o marco X”.
🌟 Exemplo: se o seu designer já tem 30 horas de trabalho comprometidas esta semana, evite atribuir-lhe outra tarefa “urgente” sem primeiro retirar outras tarefas da sua lista de afazeres.
⭐ Bônus: os agentes de IA do ClickUp podem ajudar.
Agentes pré-configurados cuidam de todas as tarefas rotineiras: lembrar sua equipe dos prazos, compartilhar atualizações diárias com os clientes ou responder a perguntas rápidas sobre o projeto.
Crie um Agente Personalizado para automatizar ações complexas, como atribuir tarefas com base na carga de trabalho ou compartilhar resumos do projeto com as partes interessadas. Dessa forma, seus projetos serão executados sem problemas em segundo plano, sem supervisão constante.
Configurar um agente de IA no ClickUp é muito simples. Assista a este vídeo para saber como:
⚡ Arquivo de modelos: Modelos gratuitos para acompanhamento de vários projetos
Controle o aumento do escopo do cliente com o ClickUp
O aumento do escopo e as prioridades concorrentes são parte inalienável da vida de um profissional de gerenciamento de projetos. Mas não deixe que isso prejudique seu projeto.
Com o software de gerenciamento de projetos certo, isso se torna uma oportunidade para aumentar seus lucros e programar suas entregas com mais eficiência.
O Teamwork é ideal para agências que cobram os clientes por hora ou precisam de visibilidade detalhada sobre a rentabilidade e o uso de recursos.
O Asana funciona melhor para equipes que prosperam com estrutura, ajudando-as a mapear fluxos de trabalho repetíveis, automatizar aprovações e manter-se alinhadas com objetivos comerciais mais amplos.
Mas o ClickUp foi desenvolvido para o gerenciamento de escopo para equipes de todos os tamanhos, dentro de um espaço de trabalho unificado e completo.
Se você deseja uma plataforma de gerenciamento de projetos que conecte tudo — desde o escopo do projeto e a comunicação com o cliente até resumos alimentados por IA e automação do fluxo de trabalho —, o ClickUp foi feito para você.
Com o ClickUp Brain, você obtém insights contextuais e, com as automações e os agentes de piloto automático com IA, pode deixar que aprovações, atualizações e acompanhamentos de rotina sejam executados em segundo plano enquanto se concentra na estratégia do cliente.
Se o aumento do escopo está prejudicando sua capacidade de entregar projetos, recomendo que você se inscreva gratuitamente no ClickUp e experimente.