Três meses após o início de um projeto crítico de preços e embalagens, eu me vi afogado em documentos do Google Docs, threads de e-mail e conversas no Slack espalhadas por diferentes canais. Isso soa familiar?
Como gerente de programas, passei pelo caos das ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos, que retardam a execução e esgotam o ímpeto da equipe, em que “atualizações do projeto” significavam vasculhar caixas de entrada de e-mail, perseguir partes interessadas em diferentes fusos horários e gastar mais tempo gerenciando o processo do que realmente impulsionando resultados.
Hoje, quero compartilhar como a IA transformou fundamentalmente não apenas a forma como gerencio projetos, mas também a rapidez com que podemos executar iniciativas estratégicas que impactam diretamente nossos negócios.
A realidade do gerenciamento de projetos moderno
Na minha função no Escritório do COO, sou responsável pela execução de projetos multifuncionais que abrangem literalmente todas as equipes da ClickUp — produto, marketing, ciclo de vida, sistemas, TI, capacitação, equipes de atendimento ao cliente e, às vezes, até mesmo segurança e jurídico, quando lidamos com recursos de IA.
Essas não são iniciativas simples, realizadas por uma única equipe. Elas exigem alocação rigorosa de recursos, comunicação entre equipes e cronogramas precisos para serem bem-sucedidas. Quando lançamos novos preços e pacotes para recursos ou complementos, o sucesso depende da coordenação perfeita entre departamentos, fusos horários diferentes e prioridades concorrentes.
Os riscos são altos: Sou responsável por métricas relacionadas ao crescimento líquido da retenção de dólares, adoção de recursos, engajamento e taxas de conversão. Quando os projetos param ou falham, não se trata apenas de prazos perdidos, mas de oportunidades de receita e posicionamento no mercado.
O imposto oculto do gerenciamento tradicional de projetos
Antes de adotar a execução de projetos com IA, meu fluxo de trabalho era dolorosamente familiar para a maioria dos gerentes de projetos:
A espiral da documentação: criar um plano de projeto no Google Docs, enviá-lo por e-mail às partes interessadas, aguardar o feedback que chega com informações contextuais ausentes das reuniões das quais não participei e, em seguida, tentar reconstruir o que realmente aconteceu nessas conversas.
O jogo da perseguição: Passar dias inteiros fazendo follow-up: “Como está indo com aquela entrega?” “Você viu meu e-mail da semana passada?” “Você pode me atualizar sobre o status?” Em vez de impulsionar o ritmo, eu estava constantemente tentando recuperar o atraso.
O pesadelo do fuso horário: Em uma empresa global, esperar por respostas por e-mail a perguntas simples sobre o status significava que os projetos avançavam lentamente. Quando eu recebia as respostas da equipe dos EUA, a equipe europeia já estava offline.
A carga mental: lembrar quem precisava do quê e quando, rastrear informações dispersas e alternar constantemente entre ferramentas. A sobrecarga administrativa, como atualizações manuais e comunicações duplicadas, consumia tempo que poderia ter sido dedicado ao planejamento estratégico e ao sucesso do projeto.
Como a IA transforma a execução de projetos
A mudança para o gerenciamento de projetos com IA não se resume apenas à eficiência, mas também a uma mudança fundamental no que é possível quando as equipes podem se concentrar nos resultados em vez de nos processos.
Inteligência automatizada, não apenas automação
Veja como é meu fluxo de trabalho atual:
Resumos de projetos em segundos: Após uma reunião de descoberta, uso a IA do ClickUp para preencher automaticamente os resumos do projeto a partir das notas da reunião. O que antes levava de 30 a 45 minutos para copiar, colar e formatar agora é feito em segundos. Ainda verifico todos os fatos, mas o trabalho pesado já está feito.
Inteligência de status em tempo real: Em vez de ficar atrás de atualizações, uso campos personalizados de IA que mostram automaticamente o status de cada tarefa dentro de um projeto, revelando instantaneamente tendências, riscos e atrasos nos dados do projeto. A IA sinaliza riscos, destaca tarefas que não foram realizadas e identifica gargalos, tudo sem que eu precise clicar em tarefas individuais.
Resumos executivos sob demanda: Para obter atualizações semanais para a liderança, basta pedir à IA para revisar toda a lista de projetos e fornecer um resumo dos resultados e do andamento dos projetos. Em vez de passar uma hora tabulando o andamento de várias tarefas, recebo um resumo executivo abrangente em segundos.
O poder da colaboração centralizada
A maior mudança foi a eliminação da necessidade de alternar entre ferramentas e a centralização da colaboração da equipe em um espaço de trabalho unificado:
Comunicação contextual: usar o recurso de chat do ClickUp diretamente nos projetos significa que, quando alguém diz “Você pode adicionar isso ao escopo?”, eu posso criar uma tarefa com todo o contexto em um clique. Não é mais necessário alternar entre o Slack e as ferramentas do projeto, perdendo o contexto e o fio da conversa.
Visibilidade multifuncional: criei modelos nos quais as partes interessadas de diferentes equipes podem trabalhar em suas visualizações preferidas, enquanto eu acompanho tudo no meu formato de gerenciamento de projetos. A equipe de desenvolvimento não precisa mudar a forma como trabalha, mas eu ainda posso ver o progresso em tempo real.
Responsabilidade automatizada: os agentes de IA podem acompanhar automaticamente quando os prazos chegam sem entregas, enviar lembretes contextuais e escalar para mim apenas quando a intervenção humana é realmente necessária.
O impacto prático: três recursos que mudaram tudo
Após implementar a execução de projetos com IA, três recursos específicos tiveram o maior impacto no meu trabalho diário:
1. Bate-papo integrado com criação de tarefas por IA
Antes: as conversas sobre alterações no projeto aconteciam no Slack, depois eu criava manualmente as tarefas em nossa ferramenta de projetos e voltava ao Slack para confirmar. Várias ferramentas, perda de contexto, perda de tempo.
Agora: as conversas acontecem diretamente no contexto do projeto. A IA pode criar tarefas a partir de mensagens de chat com contexto completo automaticamente, ou eu posso fazer isso com um clique. Quando lidamos com vários fusos horários, essa transferência contínua é crucial.
2. Tarefas em várias listas
Esse pode ser o recurso mais subestimado no gerenciamento de projetos. Equipes diferentes precisam trabalhar de maneira diferente: o marketing tem seus fluxos de trabalho, o desenvolvimento tem os seus e a capacitação tem os seus. Mas eu preciso acompanhar tudo em uma visão unificada do projeto.
Com tarefas aparecendo em várias listas, cada equipe pode manter seu fluxo de trabalho preferido, enquanto eu tenho visibilidade completa do projeto. Ninguém precisa mudar a forma como trabalha, mas ainda assim consigo gerenciar dependências e cronogramas em todas as equipes.
3. Relatórios rápidos sobre IA
Eu uso isso para minhas atualizações semanais para o escritório do diretor de operações. O que antes levava 30 minutos para reunir informações de diferentes fontes agora leva 5 minutos. A IA gera meu relatório a partir do meu trabalho real, eu reviso e copio e colo no meu resumo semanal. É simples assim.
Criando impulso em vez de gerenciar o caos
A mudança mais significativa não é apenas a eficiência, mas a transição de um gerenciamento reativo para uma execução proativa.
Antes da IA: Eu passava a maior parte do tempo buscando informações, gerenciando despesas gerais do processo e tentando manter a visibilidade em sistemas dispersos.
Com IA: Posso me concentrar em desbloquear equipes, identificar riscos antes que se tornem problemas e garantir que estamos executando de acordo com os resultados estratégicos, em vez de apenas concluir tarefas.
Exemplo real: projetos de preços e embalagens
Criei um modelo no ClickUp que orienta projetos de preços e pacotes, desde a descoberta até a execução e o encerramento. Veja como a IA aprimora cada fase:
Descoberta: as notas das reuniões preenchem automaticamente os resumos do projeto com os requisitos das partes interessadas, cronogramas e métricas de sucesso.
Alocação de recursos: listas predefinidas de partes interessadas com definições de funções, mas a IA ajuda a otimizar cronogramas com base na capacidade e nas dependências da equipe.
Execução: Visibilidade em tempo real do progresso em todas as equipes, com a IA sinalizando riscos e gargalos automaticamente.
Relatórios: resumos executivos automatizados que fornecem à liderança exatamente o que ela precisa, sem que eu precise passar horas compilando informações.
Encerramento: a IA ajuda a compilar insights retrospectivos e dados de desempenho para otimização de projetos futuros.
A vantagem competitiva da execução com IA
A realidade é esta: enquanto os concorrentes ainda gerenciam projetos com planilhas e correntes de e-mail, nós executamos com mais rapidez, nos adaptamos mais rapidamente e aprendemos com nossos padrões em tempo real.
Velocidade: projetos que antes levavam semanas para serem coordenados agora são executados com mais tranquilidade, graças a insights preditivos, acompanhamentos automatizados e gestão de riscos otimizada
Qualidade: Com a IA lidando com tarefas rotineiras e fornecendo insights inteligentes, posso me concentrar em desafios estratégicos que realmente exigem julgamento humano
Escala: À medida que nossa organização cresce, a IA nos permite manter a qualidade da execução sem aumentar proporcionalmente as despesas administrativas.
O que isso significa para os gerentes de projetos
Se você ainda gerencia projetos com ferramentas desconectadas, relatórios manuais e acompanhamentos constantes, não está apenas sendo ineficiente, mas também competindo com máquinas de escrever em um mundo dominado pelos computadores.
Os gerentes de projeto que terão sucesso na próxima década são aqueles que saberão aproveitar a IA para:
- Automatize as despesas administrativas
- Gere insights inteligentes a partir dos dados do projeto
- Concentre-se na execução estratégica em vez de no gerenciamento de processos
- Aumente o impacto sem esgotar suas equipes
Veja a execução de projetos com IA em ação
Se isso se aplica à sua experiência como gerente de projetos, convido você a participar do nosso próximo evento virtual: Execução de projetos na era da IA, no dia 23 de julho, às 12h (horário do Pacífico).
Você verá exatamente como usamos a IA para centralizar, automatizar e acelerar a execução de projetos em iniciativas complexas e multifuncionais. Demonstrarei os modelos e fluxos de trabalho reais que usamos na ClickUp, incluindo:
- Geração de briefings de projetos com IA
- Rastreamento automatizado de status e identificação de riscos
- Colaboração multifuncional sem troca de ferramentas
- Relatórios executivos que levam minutos em vez de horas
O que você vai ganhar:
- Demonstrações ao vivo de fluxos de trabalho reais de gerenciamento de projetos
- Modelos e processos que você pode implementar imediatamente
- Estratégias para dimensionar a execução de projetos com IA
- Consulta gratuita sobre como otimizar seus processos atuais
A diferença entre bons gerentes de projetos e excelentes gerentes não é apenas a organização, mas a capacidade de impulsionar o ritmo em direção aos resultados, ao mesmo tempo em que torna o processo fácil para todos os envolvidos.
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Não perca mais um trimestre lutando contra suas ferramentas em vez de gerar resultados. O futuro do gerenciamento de projetos está aqui e é impulsionado pela automação inteligente, que amplifica a capacidade humana em vez de substituí-la.
Jacqui Tripoli é gerente de programas no escritório do diretor de operações da ClickUp, onde lidera a execução multifuncional de iniciativas estratégicas, de preços e de embalagem. Ela é especialista em criar processos escaláveis que utilizam IA para impulsionar resultados comerciais em equipes globais.