Os 10 melhores aplicativos de lista de tarefas em 2026 (gratuitos e pagos)

Não devo ser o único que vive à base de listas de tarefas! Esses aplicativos de listas de tarefas diárias se tornaram meu assistente digital pessoal — me ajudando a organizar tarefas, definir lembretes e priorizar o trabalho em detalhes.

Nossa, quantas coisas eu deixei de fazer (incluindo consultas no dentista) e quantos prazos perdi... Acho que o ponto de virada foi quando eu estava organizando um evento e tudo acabou virando uma bagunça total.

Com as ferramentas certas e uma mudança de mentalidade, nada mais fica de lado. Às vezes, superestimamos nossas capacidades cognitivas e não aceitamos ajuda.

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Aquela nova ferramenta na sua lista de finalistas pode fazer algo que suas ferramentas atuais já fazem.

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Se você ainda não usa um aplicativo de lista de tarefas, considere isso um sinal para entrar nessa onda. Essas ferramentas incríveis ajudam você a se manter organizado ao lidar com várias tarefas com prazos e prioridades diferentes.

Passei muito tempo experimentando diferentes aplicativos de gerenciamento de tarefas. Com base na minha experiência e nos testes realizados pela equipe do ClickUp, elaborei uma lista dos melhores aplicativos de lista de tarefas, tanto gratuitos quanto pagos.

Mas antes de passarmos para a lista, vamos dar uma olhada rápida nos recursos indispensáveis em um aplicativo de lista de tarefas.

O que você deve procurar em um aplicativo de lista de tarefas?

Esses recursos essenciais me ajudaram a filtrar as diversas ferramentas disponíveis no mercado e selecionar as melhores para você.

Vamos começar!

Os 10 melhores aplicativos de lista de tarefas

Os melhores aplicativos de lista de tarefas em resumo:

1. ClickUp — o melhor aplicativo de lista de tarefas com IA integrada

O ClickUp é um aplicativo de lista de tarefas completo, com diversos recursos de gerenciamento de projetos, colaboração e análise. Sua integração com IA o diferencia da maioria das ferramentas, oferecendo recursos que economizam tempo, aumentam a eficiência e mantêm você focado em trabalhos significativos que geram impacto.

O ClickUp Tasks é uma solução prática para dividir projetos em partes menores e definir cada ação como uma tarefa separada.

Gerencie tarefas no ClickUp

Posso criar listas de tarefas em qualquer parte do meu Espaço de Trabalho usando as Listas de Tarefas do ClickUp, seja em Tarefas, Documentos ou Notas. A lista de tarefas me ajuda a traçar um processo transparente para mim e para minha equipe, enquanto a lista de tarefas dos Documentos garante que eu possa marcar como concluídas as ações listadas em um documento no ClickUp Docs.

Quando estou trabalhando em uma tarefa e uma ideia surge do nada (ou quando esqueço de fazer compras no mercado essa semana ou da minha temida consulta no dentista), faço uma lista rápida no Bloco de Notas do ClickUp. Não preciso trocar de aba, então meu fluxo de trabalho continua ininterruptamente.

Eu também prefiro criar tarefas no ClickUp Docs porque é super simples. O processo é assim:

Depois de criar as tarefas, eu as atribuo aos membros da equipe e defino prazos. O recurso de edição em tempo real me permite colaborar sem problemas com minha equipe remota.

Para tarefas que não exigem intervenção manual, eu uso o ClickUp Brain. Ele automatiza a criação de tarefas e o planejamento de subtarefas, responde a perguntas sobre Tarefas e Documentos (quando estou com pressa e procuro informações específicas) e resume os detalhes das tarefas.

Para testar o quão intuitiva essa ferramenta de lista de tarefas com IA é, criei uma tarefa chamada “Elaborar um programa de treinamento para funcionários” e adicionei os membros da minha equipe para discutirmos como vamos planejar o programa. Usamos os comentários da tarefa para abordar nossas metas e a abordagem que queremos adotar para o treinamento.

Em poucos dias, o ClickUp Brain começou a recomendar subtarefas personalizadas (após analisar o contexto da tarefa), como identificar as necessidades dos funcionários e as lacunas de competências, entrar em contato com especialistas no assunto para criar módulos de treinamento e definir o cronograma do programa. Ele também é ótimo para ajudar você a priorizar sua lista de tarefas!

Uma verdadeira revolução!

O ClickUp também oferece vários modelos de lista de tarefas prontos para uso e modelos GTD para ajudar você a organizar suas tarefas de forma mais sistemática.

Estes são meus modelos favoritos de lista de tarefas para você começar:

Modelo de tarefas do ClickUp

Baixe este modelo

Este modelo alinha suas ações diárias com suas metas semanais. Use-o para criar uma lista de prioridades com base na importância, urgência ou esforço necessário, organizar projetos com listas, subtarefas e prazos, e acompanhar o progresso usando gráficos de Gantt ou quadros Kanban.

Além de te ajudar a se organizar, o modelo permite que você trabalhe sem estresse, pois oferece visibilidade sobre quais tarefas precisam de atenção imediata e o quanto você está longe de suas metas.

Modelo de lista de tarefas semanal do ClickUp

Baixe este modelo

Use este modelo para definir uma agenda prática para a próxima semana. Organize tarefas semelhantes em categorias, defina lembretes para tarefas com prazo curto e acompanhe o andamento em relação às datas de entrega definidas.

Você pode personalizar o modelo para que ele seja ideal para criar listas de tarefas pessoais e profissionais.

Modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp

Baixe este modelo

Este modelo é o seu planejador de rotina diária para criar hábitos saudáveis e mantê-los em dia. Ele ajuda você a:

À medida que você vai riscando as tarefas da sua lista, ganha um impulso de motivação que o leva a se esforçar ainda mais. Não se esqueça de se parabenizar pelas suas conquistas, sejam elas grandes ou pequenas!

O ClickUp funciona para equipes multifuncionais de todos os tamanhos, desde pequenas empresas até grandes corporações. Ele oferece suporte a mais de 1.000 integrações com outros aplicativos, como GitHub, Slack, HubSpot, Clockify, Calendly e Zendesk. Assim, mesmo que você tenha uma pilha de tecnologias bem extensa, o ClickUp pode se adaptar rapidamente ao seu fluxo de trabalho.

Confira nossas melhores dicas sobre como priorizar tarefas neste vídeo!👇🏽

Principais recursos do ClickUp

Limitações do ClickUp

Preços do ClickUp

Avaliações e comentários sobre o ClickUp

Os usuários adoram a possibilidade de criar tarefas, subtarefas e listas de verificação de forma intuitiva no ClickUp e o classificam como um dos melhores aplicativos de gerenciamento de projetos.

“Gosto de poder criar minha lista de tarefas diárias, registrar ideias para mais tarde e me lembrar do que preciso acompanhar.”

2. Todoist — a lista de tarefas com o melhor design

Criar uma lista de tarefas não é suficiente. Você deve poder colaborar nela com os membros da equipe para manter o ritmo. É aí que o Todoist entra em cena.

Adoro a interface minimalista desse aplicativo de lista de tarefas com design elegante, principalmente porque facilita muito o compartilhamento de tarefas. Além do compartilhamento, o Todoist permite atribuir tarefas aos membros da equipe e adicionar detalhes usando comentários.

Também encontrei a opção de tornar certos projetos privados, caso você queira limitar o acesso a dados confidenciais. É um recurso bem pensado para manter a confidencialidade de planos de produtos, cotações e outros dados internos.

Projetado para impulsionar o trabalho em equipe e a produtividade, o Todlist é um aplicativo inteligente de gerenciamento de tarefas para equipes de pequeno a médio porte.

Principais recursos do Todoist

Limitações do Todoist

Preços do Todoist

Avaliações e comentários sobre o Todoist

A maioria dos usuários prefere o Todoist a outros aplicativos de gerenciamento de tarefas devido à sua simplicidade e aos recursos de colaboração avançados.

O Todoist é fácil de instalar e tem uma abordagem centrada no usuário.

É ideal para criar listas de tarefas bem detalhadas e personalizadas (útil para organizar as diversas etapas de grandes eventos).

Podemos distribuir tarefas facilmente entre os membros da equipe, especialmente quando várias pessoas com diferentes conjuntos de habilidades estão envolvidas em um projeto.

3. TickTick — ideal para manter o foco

Às vezes, olhar para uma longa lista de tarefas pode parecer desanimador. Você tenta dar conta de todas de uma vez. Mas a ciência da alternância de contexto nos mostra que a multitarefa prejudica a produtividade — o segredo para concluir todas as tarefas é se concentrar em uma coisa de cada vez. É nisso que o TickTick ajuda.

Experimentei o timer Pomodoro, que permite reservar pequenos intervalos de tempo para se concentrar em uma tarefa, com base no sistema de produtividade Pomodoro. Embora não seja ideal pausar o timer Pomodoro, o TickTick oferece esse recurso para o caso de surgir algo urgente.

Para mim, produtividade pessoal significa manter o foco em uma única coisa, evitar distrações e realizar um trabalho profundo e produtivo. O TickTick me ajudou nisso.

Também adorei a rapidez com que pude adicionar tarefas usando o recurso de entrada por voz e sincronizar o cronômetro em todos os meus dispositivos. Esse aplicativo de tarefas é ideal para profissionais que querem se manter produtivos, concentrando-se em curtos períodos de trabalho intenso.

No entanto, este funciona melhor para tarefas pessoais. Talvez você precise procurar outra opção para colaborar com sua equipe em listas de tarefas.

Principais recursos do TickTick

Limitações do TickTick

Preços do TickTick

Avaliações e comentários sobre o TickTick

Confira essas alternativas ao TickTick!

4. Any.do — ideal para integração com o WhatsApp

Você está sobrecarregado com tantos aplicativos e procurando algo que se adapte à sua rotina diária? O Any.do pode ser uma boa opção.

Todos nós usamos aplicativos de mensagens com bastante frequência, e o Any.do funciona em conjunto com eles. Ele permite que você configure lembretes diretamente do WhatsApp, mesmo sem abrir o aplicativo do Any.do.

Integrei o Any.do ao WhatsApp, e a experiência foi bastante tranquila. Sempre que adicionava uma tarefa com prazo, recebia um lembrete no WhatsApp. Mas esse recurso está disponível apenas nos planos pagos. Se você não usa o WhatsApp, pode integrar a ferramenta facilmente à Siri e ao Lembrantes da Apple, caso esteja usando um dispositivo da Apple.

Se o seu trabalho envolve muita interação externa com pessoas, como ligações de vendas ou reuniões, pode valer a pena experimentar um aplicativo de produtividade focado em mensagens. No entanto, se você estiver tentando realizar um trabalho de concentração profunda, os aplicativos de mensagens são uma grande fonte de distração. Recorrer a eles para aumentar sua produtividade pode acabar sendo contraproducente.

O Any.do pode ser adequado para pessoas físicas e equipes de pequeno ou médio porte que buscam aplicativos de tarefas simples e práticos. No entanto, equipes maiores e empresas podem precisar de algo mais robusto.

Principais recursos do Any.do

Limitações do Any.do

Preços do Any.do

Avaliações e comentários sobre o Any.do

Confira essas alternativas ao Any.do!

5. Things 3 — o melhor para gerenciamento de tarefas no iOS

Se você prefere trabalhar com dispositivos da Apple, o novíssimo aplicativo Things 3 é exatamente o que você precisa para otimizar o gerenciamento de tarefas.

Adorei o recurso de lembretes, que antes não existia no aplicativo. O analisador de datas em linguagem natural entende a data que você digita e configura os lembretes de acordo com ela. Muito bacana.

Está ocupado demais para digitar? Basta pedir à Siri para definir um lembrete no Things, e pronto. Esse recurso é útil se você costuma lidar com tarefas com prazos apertados — você receberá lembretes em todos os seus dispositivos para não perder nenhum prazo.

A linguagem de design é exatamente o que você esperaria de um aplicativo voltado para usuários da Apple: limpo, elegante, minimalista e, o mais importante, funcional. A visão geral simples do que está por vir hoje, amanhã ou até mesmo na próxima semana é um verdadeiro salva-vidas.

O aplicativo Things 3 é ideal para acompanhar sua lista de tarefas pessoal, seja para compromissos profissionais ou tarefas domésticas.

Os melhores recursos do Things 3

Limitações do Things 3

Preços do Things 3

Avaliações e comentários do Things 3

Confira essas alternativas ao Things 3!

Muitos usuários sentem falta de recursos avançados de gerenciamento de tarefas, como classificação personalizada e visualizações personalizadas, para acompanhar as tarefas no Things.

O principal problema que tive com o Things é que eu queria mais maneiras de definir e diferenciar as tarefas. Eu uso muito códigos de cores e também tags – as tags são ótimas no Things, mas eu gostaria de ter mais formas de separar tarefas e projetos para que fosse fácil ter uma noção do que precisa ser feito de relance. Não quero ter que ler todas as tarefas toda vez que dou uma olhada.

No entanto, a maioria concorda que ele é simples e intuitivo como um aplicativo básico de gerenciamento de tarefas.

Adoro a simplicidade e a estética do Things. É intuitivo e simplesmente funciona. A sincronização é extremamente confiável entre todas as plataformas. Possui os recursos essenciais de que preciso: projetos, áreas, tarefas, notas e tags. Os títulos também são ótimos

6. Google Tasks — ideal para usuários do G-Suite

O Google Tasks é um aplicativo gratuito de lista de tarefas que você pode integrar ao Gmail e ao Google Agenda.

O que mais gostei nessa ferramenta é a opção de criar uma tarefa diretamente do Gmail. Por exemplo, quando um membro da equipe faz uma pergunta ou envia algo para revisão, você pode transformar isso em uma tarefa, e ela aparecerá na sua lista de tarefas — um verdadeiro salva-vidas quando você tem muito o que fazer e pouco tempo para definir tarefas individuais.

Essa pode ser uma opção adequada para pessoas físicas ou empresas que trabalham com o G Suite e não precisam de recursos adicionais. Mas o desafio é que, uma vez criada uma tarefa, as opções de colaboração são limitadas. Talvez você precise voltar ao aplicativo de chat do seu ambiente de trabalho para discutir a tarefa mais a fundo ou enviar um e-mail. A personalização das tarefas para adicionar prioridade, rótulos ou tags ainda é limitada.

Suponha que você já esteja usando a ferramenta, mas esteja procurando recursos avançados e personalizáveis, como gerenciamento de projetos e funcionalidades de colaboração. Nesse caso, você pode integrar seu aplicativo Google Tasks ao ClickUp (com a ajuda do Zapier). Qualquer ação que você realizar em um aplicativo será refletida no outro, tornando seu fluxo de trabalho mais fluido e eficiente.

Principais recursos do Google Tasks

Limitações do Google Tasks

Preços do Google Tasks

Avaliações e comentários do Google Tasks

Confira essas alternativas ao Google Tasks!

7. Microsoft To Do — ideal para usuários do Microsoft 365

O Microsoft To-Do é um dos aplicativos de lista de tarefas mais simples da nossa lista. Apesar dos recursos limitados, ele cumpre o que promete — de graça.

Meu recurso favorito é a aba “Meu Dia”. Ela oferece uma visão geral do meu dia (incluindo tarefas pessoais e profissionais) e sugestões inteligentes para atualizar a lista em qualquer lugar.

Essa ferramenta é ideal para equipes que estão começando a usar um aplicativo de lista de tarefas ou para pequenas e médias empresas que buscam um aplicativo gratuito de gerenciamento de tarefas.

Se você trabalha bastante no ecossistema da Microsoft, pode integrar o To Do às Tarefas do Outlook — facilitando o gerenciamento de todas as suas tarefas em um só lugar.

Principais recursos do Microsoft To-Do

Limitações do Microsoft To-Do

Preços do Microsoft To-Do

Avaliações e comentários sobre o Microsoft To-Do

Um dos favoritos do público, o Microsoft To-Do parece ser um aplicativo de lista de tarefas popular tanto para equipes quanto para pessoas físicas.

O Microsoft To-Do é muito fácil de usar e flexível. Me ajuda a preparar uma programação para o dia com planos, atividades e reuniões. Posso me concentrar nas tarefas que me são atribuídas com um planejamento e uma execução melhores. A integração perfeita com o ecossistema da Microsoft torna o aplicativo acessível. A interface intuitiva, com recursos de sincronização com o calendário, funciona muito bem. As tarefas criadas podem ser facilmente compartilhadas com a equipe. Bom suporte ao cliente.

8. Remember the Milk — ideal por sua interface divertida

Posso até ser fã de ferramentas de gerenciamento de tarefas com aparência profissional, mas não pude deixar de ficar impressionado com o quão fofo esse aplicativo é.

Enquanto explorava seus principais recursos, me deparei com a “Lista Inteligente” — uma função que permite pesquisar tarefas usando critérios específicos. Por exemplo, você pode procurar tarefas com prazo para esta semana, para poder priorizá-las em relação às outras.

Embora seus recursos de colaboração se limitem à atribuição de tarefas a membros da equipe, pessoas físicas e pequenas empresas podem usá-lo para adicionar um toque divertido ao seu fluxo de trabalho diário.

Os melhores recursos do Remember the Milk

Limitações do Remember the Milk

Preços do Remember the Milk

Avaliações e comentários sobre o Remember the Milk

Confira essas alternativas ao Remember the Milk!

9. Habitica — o melhor aplicativo de lista de tarefas com elementos de jogo

Quando riscar itens da sua lista de tarefas parece dar muito trabalho, o Habitica transforma sua lista de tarefas em um jogo. Que maneira fantástica de dar um toque especial e aumentar a produtividade!

Seja para beber mais água, ler mais livros ou dar andamento às tarefas que você vem tendo dificuldade para concluir, você pode definir qualquer hábito ou meta no aplicativo.

Achei o recurso “Recompensas” muito motivador para gerenciar tarefas. Toda vez que eu marcava uma tarefa como concluída, ganhava uma recompensa. Foi ótimo ter um bichinho digital misterioso para me fazer companhia (essa foi minha recompensa por ser superprodutivo, caso você esteja se perguntando)!

Com seu painel altamente gamificado, você também pode se unir a outros Habiticanos para lutar contra monstros em uma batalha épica. Ao vencer, você ganha ouro, que pode ser usado para desbloquear recompensas personalizadas (como pizza no café da manhã, assistir ao episódio mais recente da sua série favorita na Netflix ou qualquer coisa que te faça feliz).

Ele funciona melhor para pessoas físicas e pequenas equipes que gostam do modelo gamificado, mas talvez seja melhor você escolher um aplicativo diferente para gerenciamento avançado de tarefas.

Principais recursos do Habitica

Limitações do Habitica

Preços do Habitica

Avaliações e comentários sobre o Habitica

Confira essas alternativas ao Habitica!

10. Workflowy — Ideal para criar listas de tarefas minimalistas

O Workflowy é um aplicativo de lista de tarefas simples, mas poderoso, projetado para criar listas de tarefas organizadas e sem confusão.

Fiquei imediatamente impressionado com sua interface de usuário organizada. Ela possui uma barra lateral à esquerda para navegar por toda a sua lista de tarefas, o que achei particularmente útil para ter uma visão geral das centenas de tarefas na minha lista. É fácil remover tarefas que não são mais relevantes ou movê-las para cima ou para baixo na lista.

Também adorei a facilidade de fazer anotações em listas com marcadores, transformá-las em tarefas e marcá-las como concluídas. O Workflowy também permite agrupar itens semelhantes usando tags — um pequeno recurso necessário para economizar tempo.

Gerentes de projeto, profissionais de marketing ou quem não gosta de interfaces com muitos elementos visuais vão adorar esse aplicativo para fazer anotações diárias e criar listas de tarefas rápidas.

Principais recursos do Workflowy

Limitações do Workflowy

Preços do Workflowy

Avaliações e comentários sobre o Workflowy

Confira essas alternativas ao Workflowy!

Como escolher o melhor aplicativo de lista de tarefas para gerenciar suas tarefas

A maioria dos aplicativos que incluí nesta lista possui uma interface de usuário simples, o que os torna acessíveis a equipes com diferentes níveis de conhecimento técnico.

Embora todas essas ferramentas sejam boas para criar tarefas e marcá-las como concluídas, pouquíssimas oferecem recursos avançados de lista de tarefas, como acompanhamento visual do progresso, colaboração com equipes grandes, atribuição simultânea de tarefas a vários membros da equipe, relatórios e análises, aplicativos móveis e integração com IA.

As ferramentas mais simples são boas para uso pessoal, mas suas funcionalidades limitadas não serão suficientes para projetos complexos com equipes remotas ou multifuncionais.

Nesses casos, o ClickUp é o vencedor indiscutível. Ele combina a criação e o acompanhamento de tarefas com o gerenciamento de projetos assistido por IA, garantindo que sua equipe permaneça produtiva e eficiente e atue em conjunto como uma única entidade.

Comece a usar o ClickUp hoje mesmo!