Como atribuir tarefas aos membros da equipe

Considere o seguinte: você está a apenas duas semanas de um grande lançamento e a pressão é grande. Como fazer malabarismo com bolas em uma apresentação de circo, você precisa descobrir quem está fazendo o quê, especialmente quando sua equipe está espalhada por diferentes departamentos e as solicitações de tarefas estão chegando de todas as direções.

Quando você se dá conta, há três pessoas trabalhando na mesma tarefa e um tempo precioso está escapando por entre seus dedos.

É por isso que ter um sistema estruturado de atribuição de tarefas não é apenas algo bom de se ter - é um salva-vidas. É o seu roteiro para economizar tempo, melhorar a comunicação e aumentar a eficiência da sua equipe.

Portanto, vamos explorar como você pode transformar as atribuições de tarefas em um ingrediente para o sucesso.

Entendendo a atribuição de tarefas

Atribuir tarefas aos membros da equipe, também conhecido como atribuição de tarefas, significa distribuir a carga de trabalho de um projeto ou meta entre os membros da equipe com base em seus conhecimentos, disponibilidade, confiança e funções. Isso garante que as tarefas sejam concluídas com eficiência e dentro do prazo.

Atribuir tarefas não se trata apenas de marcar caixas. Trata-se de organizar seu trabalho em direção a um quadro mais amplo.

Diferenciação entre tarefas e subtarefas

**As tarefas são itens de trabalho autônomos e as subtarefas são componentes subordinados que são mais granulares, mas essenciais para a conclusão da tarefa maior

Vamos entender isso em detalhes com um exemplo.

Para um departamento de marketing, a meta principal para um trimestre pode ser "Lançar uma nova campanha de mídia social. "

Agora, essa tarefa principal precisa ser dividida em subtarefas. A tabela a seguir mostra uma lista de subtarefas:

Ao dividir as tarefas em subtarefas, os membros da equipe podem trabalhar com mais eficiência e garantir que todos os aspectos da meta geral sejam cobertos.

Ao compreender a relação entre os dois, é importante saber que tarefas e subtarefas diferem entre si em diferentes níveis, como hierarquia, escopo, rastreamento, complexidades de propriedade e dependências.

Leia também:_ Como manter o controle das tarefas no trabalho

A relação entre a atribuição de tarefas e a produtividade da equipe

Que tal receber uma meta para aumentar a produtividade da sua equipe em 50%? Parece uma instrução frustrante, certo? Especialmente quando as instruções são claras como a lama e tão realistas quanto esperar que seu gato faça seus impostos.

Mas o problema é o seguinte: quando você atribui bem as tarefas, elas se tornam automaticamente um código de fraude para a produtividade da equipe.

Vamos explicar isso:

• Equilíbrio da carga de trabalho: Não se trata de favoritismo. Distribua as tarefas com base nas habilidades, não apenas na confiabilidade. É claro que a Karen sempre entrega no prazo, mas se ela estiver se afogando em trabalho enquanto os outros ficam girando os polegares, você está pedindo uma cidade esgotada
• Funções claras: Quando todos sabem o que cada um deve fazer, metade do trabalho está feito. Confusão? Não há mais. Responsabilidade? É o máximo
• Senso de propriedade: Quando você delega tarefas claras com as quais cada membro da equipe pode lidar, é possível ver que eles se apropriam delas como um chefe. Há menos confusão e mais motivação
• Adaptabilidade: Atribuições de tarefas eficazes devem levar em conta a mudança de circunstâncias e permitir mudanças rápidas. Isso mantém sua equipe produtiva mesmo quando surgem obstáculos
• Colaboração: Uma boa atribuição de tarefas é como organizar uma grande festa - ela faz com que as pessoas conversem, o que significa que você pode notar visivelmente sua equipe conversando, compartilhando conhecimento e resolvendo problemas em conjunto

Comparação entre alocação de tarefas e delegação

A alocação de tarefas e a delegação são frequentemente usadas de forma intercambiável. Elas podem parecer gêmeas, mas são mais parecidas com primas com personalidades muito diferentes.

Alocação de tarefas

A alocação de tarefas envolve olhar para o quadro geral e encaixar as peças certas, combinando habilidades com tarefas, equilibrando as cargas de trabalho entre as equipes e alinhando as tarefas com as metas do projeto.

Por exemplo, você pode ter várias tarefas para organizar um evento bem-sucedido da empresa, como decidir o local, o serviço de bufê e enviar os convites aos convidados.

Essas tarefas são alocadas a diferentes pessoas de acordo com suas funções e conhecimentos. O coordenador de logística pode lidar com a reserva do local, o gerente de operações pode supervisionar o serviço de bufê e a equipe de marketing pode se encarregar dos convites aos convidados.

Delegação

Delegar significa capacitar os membros da equipe, desenvolver suas habilidades e confiança e liberar seu tempo para objetivos maiores em vez de apenas verificar sua lista de tarefas.

Por exemplo, se você delegar a reserva do local ao coordenador de logística, você confia nele para reservar o local e lidar com as negociações e contratos com o fornecedor. Essa abordagem incentiva um senso de propriedade entre os membros da equipe, pois eles são donos do resultado, não apenas da tarefa.

**Os melhores gerentes de projeto sabem como fazer as duas coisas de forma eficaz. Eles alternam entre alocação e delegação com o mesmo objetivo em mente: criar uma equipe de alto desempenho que supere as metas.

**Leia também Como priorizar seu trabalho

Estratégias e dicas eficazes para atribuir tarefas aos membros da equipe

A atribuição eficaz de tarefas aos membros da equipe é crucial ao gerenciar vários projetos com prazos apertados e equipes espalhadas em diferentes locais.

Embora esse processo possa parecer assustador, Clique emUp , um projeto e ferramenta de gerenciamento de tarefas pode ajudar a colocar ordem no caos. Ela permite planejar, organizar e colaborar em qualquer projeto. Tarefas do ClickUp por exemplo, oferece uma visão geral clara das tarefas, atribuições e progresso, ajudando-o a manter toda a equipe alinhada e os projetos no caminho certo.

Simplifique a atribuição de tarefas e aprimore a colaboração com o ClickUp Tasks

Veja como você pode usá-lo:

• Ao criar uma tarefa, você pode atribuí-la diretamente a um membro específico da equipe. Clique no ícone de adição no canto superior direito da caixa de alguém e a tarefa será automaticamente atribuída a essa pessoa
• Distribua as tarefas uniformemente entre os membros da equipe com base em suas habilidades e conhecimentos. Você pode considerar prazos, prioridades e capacidade individual para otimizar a produtividade

E mais? Cérebro ClickUp fornece avisos para atribuir tarefas aos funcionários de forma estratégica.

Por exemplo:

• Prompt 1: Crie um plano de atribuição de tarefas para um novo projeto, considerando os pontos fortes e a disponibilidade de cada membro da equipe. Inclua uma linha do tempo e as dependências entre as tarefas
• Sugestão 2: Elabore uma estratégia de distribuição de tarefas que equilibre a carga de trabalho com base em habilidades e conhecimentos
• Sugestão 3: Gere um roteiro de alocação de tarefas para projetos complexos, delineando as responsabilidades de cada membro da equipe

Também lido: Como criar um painel de tarefas para gerenciar tarefas

Definir metas e objetivos claros para as tarefas

A definição de metas e objetivos claros é o alvo de uma organização. Isso mantém os membros da sua equipe no caminho certo sem distraí-los e sempre os mantém cientes de suas prioridades.

Para simplificar, você pode definir atribuições de tarefas usando a estrutura de metas SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound). Modelo de metas SMART do ClickUp foi desenvolvido para ajudá-lo a criar e monitorar metas para você e sua equipe.

Faça o download deste modelo

Defina metas para você e sua equipe com o modelo de metas SMART do ClickUp

Com este modelo, você pode:

• Criar status personalizados, como "Crushing It" ou "Off Track", que falam a língua da sua equipe
• Adicionar até 12 campos personalizados diferentes para tornar suas metas super mensuráveis. É como dar a suas metas um boletim de notas!
• Veja o progresso de sua meta em um relance
• Transforme metas grandes e assustadoras em tarefas de tamanho reduzido. De repente, "aumentar a receita em 50%" se torna uma série de etapas factíveis
• Use a visualização de quadro para ver se suas metas são alcançáveis. É como uma visão panorâmica do cenário de seu projeto
• Defina marcos para manter todos no caminho certo e use a automação para acelerar as coisas. É como ter um assistente pessoal para suas metas

Priorização de tarefas com base na importância e na urgência

Nem todas as tarefas são criadas da mesma forma. Talvez você precise trabalhar em uma tarefa porque ela se tornou repentinamente uma prioridade para o CEO (importância) ou porque o prazo está se aproximando (urgência). Modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp ajuda você a visualizar e organizar facilmente as tarefas com base em sua prioridade, status e departamento.

Faça o download deste modelo

Obtenha visibilidade do projeto e veja quem está atribuído a uma determinada tarefa com o modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp

Este modelo organiza suas tarefas com três listas: Itens de ação, ideias e um backlog sinalizado com base na prioridade. Isso significa que você tem uma visão geral clara das principais tarefas em que deve se concentrar na mesma categoria, sem gastar muito tempo.

O modelo Task Assignment do ClickUp tem todas as ferramentas integradas para ajudar as equipes:

• Categorizar tarefas por status, prioridade ou departamento
• Visualizar o progresso da tarefa usando interfaces intuitivas
• Monitorar fluxos de trabalho com base na capacidade da equipe
• Otimizar processos para obter eficiência
• Colaboração perfeita com equipes para agendar, atribuir e concluir tarefas

Leia também:_ O que procurar em um organizador de tarefas para equipes produtivas

Delegar tarefas a membros da equipe com as habilidades e a experiência necessárias

É importante atribuir tarefas que se alinhem com os pontos fortes e as habilidades de cada membro da equipe. Quando delegar tarefas considere não apenas seus conhecimentos, mas também sua disposição e capacidade de executá-las.

**Analise os projetos ou tarefas anteriores em que os membros da equipe se destacaram. Isso lhe dará uma visão das capacidades deles e de como podem contribuir para as novas atribuições.

Dica profissional💡: Embora seja essencial combinar as tarefas com as habilidades, considere a possibilidade de delegar tarefas que possam ajudar os membros da equipe a crescer. Isso pode melhorar o conjunto de habilidades deles e prepará-los para responsabilidades futuras.

Incentivar a contribuição da equipe e promover um senso de propriedade

O gerenciamento de projetos funciona melhor quando os membros da equipe não trabalham em silos. **Todos devem entender as responsabilidades e contribuições uns dos outros. Trata-se de trabalhar juntos em prol de um objetivo compartilhado que é maior do que qualquer tarefa individual.

Dê à sua equipe tarefas que os entusiasmem e nas quais tenham confiança. Isso os ajuda a ter um senso de propriedade e responsabilidade. Seja um líder colaborativo Incentivando-os a se mobilizarem e fornecendo as ferramentas necessárias, como treinamento e recursos. Isso aumenta o moral da equipe e torna todos mais engajados e produtivos.

Comunicação consistente durante o processo de atribuição de tarefas

É necessário manter uma comunicação consistente durante todo o processo de atribuição de tarefas. **Explique os detalhes da tarefa, as expectativas e os prazos; incentive os membros da equipe a fazer perguntas e buscar esclarecimentos

Usar a colaboração assíncrona a seu favor é o caminho a seguir. Integrar as ferramentas de comunicação da equipe ao seu sistema de gerenciamento de trabalho para aumentar a eficiência é a maneira mais fácil.

Para tornar a comunicação eficiente e fácil ao atribuir tarefas, use Comentários do ClickUp Assign .

Crie itens de ação e atribua-os aos membros da equipe com o ClickUp Assign Comments

**Esse recurso permite atribuir comentários instantaneamente aos membros da equipe e reatribuí-los ou resolvê-los diretamente em qualquer fluxo de trabalho de tarefa. Isso garante que toda a comunicação relacionada a uma tarefa permaneça organizada em um só lugar, evitando que detalhes essenciais escapem.

Implementação de acompanhamentos para garantir a conclusão da tarefa

A maioria das tarefas não é única. Um acompanhamento rápido pode servir como um check-in regular para revisar o progresso da tarefa. Outros acompanhamentos podem ser necessários para confirmar que as dependências estão sendo tratadas, garantindo a conclusão em tempo hábil. Lembretes do ClickUp facilitam o acompanhamento. Para definir o que precisa de acompanhamento, basta definir lembretes como itens de ação menores. Você pode delegar lembretes ou crie seu próprio lembrete.

Fique por dentro de seus projetos com o ClickUp Reminders

Os lembretes permitem definir a hora e a data em que você deseja ser lembrado, até mesmo adicionar arquivos relacionados à tarefa, e personalizar como e quando você gostaria de ser notificado, como, por exemplo:

• Na data de vencimento
• 10 minutos antes
• 1 hora antes
• Personalizado..
• Não notificar

Você pode optar por delegar, excluir ou marcar os lembretes como concluídos quando a tarefa de acompanhamento for concluída.

Leia também:_ Reduza os níveis de estresse com o agrupamento de tarefas: um guia para manter-se produtivo e poderoso

Como atribuir tarefas aos membros da equipe

No centro da eficiência gerenciamento de tarefas é uma estrutura sólida que funciona em diferentes equipes, fluxos de trabalho e projetos. Vamos entender como você pode usar o ClickUp para gerenciar com eficácia as atribuições de tarefas entre os membros da equipe.

Percebemos que não tínhamos uma maneira eficaz de monitorar as tarefas e não tínhamos uma visão clara do que a equipe de produtos estava fazendo, por isso começamos a procurar uma nova plataforma. Então, encontramos o ClickUp. A plataforma era a combinação perfeita - nem muito técnica e confusa, nem muito básica. Ela nos deu a flexibilidade de criar, mover e organizar equipes e projetos à sua própria maneira.

Raúl Becerra, Gerente de Produtos, Atrato

Como usar o ClickUp para delegar tarefas - passo a passo Gerenciamento eficiente de tarefas envolve planejamento meticuloso e colaboração contínua - algo difícil de conseguir com planilhas ou notas adesivas.

ClickUp Multiple Assignees (Vários responsáveis) permite que você atribua várias pessoas a tarefas, aprimorando a colaboração e o gerenciamento de tarefas.

Atribua tarefas a um ou vários membros da equipe com o recurso Multiple Assignees do ClickUp

Veja como você pode usar esse recurso:

1. Ativar vários responsáveis:
   • Os administradores ou proprietários de espaços de trabalho podem ativar ou desativar o ClickApp Multiple Assignees no ClickUp
   • Vá para o canto superior direito, clique no menu Quick Action (Ação rápida), selecione ClickApps e encontre "Multiple Assignees" (Vários responsáveis) Ative ou desative-o
   • Você pode escolher quais Spaces devem ativar esse recurso
2. Atribuir várias pessoas:
   • Na exibição Tarefa, clique no responsável atual
   • Selecione os responsáveis adicionais no menu suspenso
   • Para remover responsáveis, passe o mouse sobre o avatar deles e clique no ícone "x"
3. Classificar e filtrar:
   • Com a opção Multiple Assignees (Vários responsáveis) ativada:
   • Classificar tarefas por vários responsáveis nas exibições de Lista e Quadro
   • Filtrar tarefas por vários responsáveis nas exibições de Tarefas

Leia também:_ Como delegar tarefas no trabalho: 10 dicas para delegar com eficácia

Ferramentas e recursos do ClickUp para atribuição de tarefas

Seja fazendo malabarismos com vários projetos ou precisando manter sua equipe no caminho certo, o abrangente agendador de tarefas do ClickUp tem tudo o que você precisa.

Visualize as tarefas de acordo com suas necessidades no ClickUp Views Visualizações do ClickUp oferece mais de 15 exibições personalizáveis para ajudá-lo a visualizar suas tarefas e projetos, facilitando o controle do seu trabalho. Aqui estão as principais visualizações que você pode usar:Visualização de lista

Aumentar o envolvimento dos funcionários e melhorar o moral geral da equipe por meio da atribuição estratégica de tarefas

Aqui estão algumas maneiras pelas quais você pode estar atento para melhorar o envolvimento dos funcionários ao atribuir tarefas aos membros da equipe:

• Alinhe as tarefas com as metas de crescimento pessoal: Converse com os membros da sua equipe sobre as aspirações de carreira deles e atribua tarefas que se alinhem com as metas de desenvolvimento deles
• Rodar projetos desafiadores: Faça isso distribuindo o trabalho entre as equipes, encontrando áreas de interesse que entusiasmem cada membro da equipe e observando como suas metas mudam com o tempo. Isso pode evitar a monopolização de trabalhos interessantes e dá a todos a chance de brilhar
• Implemente o compartilhamento de tarefas ponto a ponto: Tomecolaboração em equipe um degrau acima, incentivando os membros da equipe a delegarem subtarefas uns aos outros. Combine membros experientes da equipe com aqueles que desejam desenvolver novas habilidades. Isso gera confiança, incentiva a colaboração e desenvolve habilidades de liderança em todos os níveis
• Crie oportunidades multifuncionais: Faça um esforço consciente paracolaborar entre departamentos para ampliar as perspectivas, desenvolver empatia e criar uma cultura empresarial mais coesa
• Permitir a criação de tarefas: Torne flexível para os membros da equipeorganizar tarefas de acordo com seu estilo de trabalho ou interesses, dentro do razoável. Essa autonomia pode aumentar significativamente o engajamento
• Atribuição transparente de tarefas: Certifique-se de que as contribuições individuais sejam destacadas ao apresentar projetos concluídos. Esse reconhecimento aumenta o moral e incentiva o envolvimento futuro

Leia também:_ Gerenciamento de projetos vs. gerenciamento de tarefas - qual é a diferença?

Atribua tarefas com eficiência com o ClickUp

A atribuição de tarefas desempenha um papel fundamental no gerenciamento eficaz de projetos e na colaboração da equipe. Você fornece clareza e responsabilidade ao atribuir tarefas, garantindo que cada membro da equipe conheça suas responsabilidades.

A alocação eficiente de tarefas agiliza os fluxos de trabalho, equilibra de forma otimizada as cargas de trabalho e permite o acompanhamento do progresso. Além disso, ela incentiva a colaboração, permitindo que os membros da equipe compartilhem percepções e obtenham melhores resultados.

O ClickUp fornece as ferramentas e os recursos necessários para agilizar esse processo. Com recursos como vários responsáveis, campos personalizados, automação e elementos de colaboração em tempo real, como ferramentas de bate-papo e comentários, é possível atribuir tarefas e garantir a colaboração em sua equipe. Registre-se no ClickUp hoje mesmo!