Para algumas equipes, não é a fase de execução que representa o problema — é a fase de planejamento que pode ser um verdadeiro quebra-cabeças. Pensar nas tarefas e decidir quais delas realizar costuma ser a etapa mais tediosa de qualquer empreendimento, seja ele pessoal ou profissional.
Felizmente, existe a solução perfeita para seus problemas de planejamento: os modelos do Getting Things Done (GTD)! Use-os para facilitar o gerenciamento de tarefas e se concentrar no que realmente importa no final do dia: a ação.
Para ajudá-lo a encontrar a ferramenta de planejamento de tarefas mais adequada, criamos uma lista com os 10 melhores modelos GTD gratuitos. Vamos explorar seus recursos e mostrar como tirar o máximo proveito de cada um deles.
O que é um modelo GTD?
Getting Things Done (GTD) é uma metodologia de gerenciamento de tarefas desenvolvida por David Allen, um renomado especialista em produtividade. O objetivo do GTD é ajudar as pessoas a superar a ansiedade relacionada às tarefas e alcançar seus objetivos por meio de cinco passos simples:
- Registrando tarefas em um único lugar
- Esclarecer e decidir se uma tarefa é exequível ou pode ser colocada em espera
- Organização por categorias
- Refletir, revisar e atualizar
- Envolvimento e conclusão
Uma parte essencial do sistema GTD é uma “ferramenta de coleta”, ou seja, um modelo para reunir tudo. Os modelos GTD são estruturas pré-definidas que permitem reunir, organizar e priorizar tarefas enquanto acompanha o progresso de cada etapa.
Com os modelos GTD, você pode planejar e agir com mais eficiência. Com um roteiro claro à sua frente, fica mais difícil ignorar tarefas críticas ou prazos. Saber o que você precisa fazer permite que você se concentre em alcançar os melhores resultados, seja para o crescimento pessoal ou profissional.
O que torna um modelo GTD bom?
Um modelo adequado do GTD possui as seguintes características:
- Funcionalidade: Oferece suporte a todo o processo GTD — desde o registro de tarefas até o acompanhamento do progresso
- Simplicidade: Apresenta um layout limpo e organizado e é fácil de usar para uma revisão semanal
- Flexibilidade: permite ampliar e adaptar o modelo a diversos cenários
- Acessibilidade: Oferece acesso em vários dispositivos, permitindo que você edite em qualquer lugar
- Integração: Conecta-se perfeitamente a outras ferramentas de produtividade que você usa
Os 10 melhores modelos GTD para produtividade pessoal
Não gaste mais tempo pensando nas tarefas do que executando-as. Use um desses 10 modelos incríveis de GTD e poupe-se do trabalho!
Seja você um praticante experiente do GTD ou um novato no método, esses modelos trazem clareza e controle ao seu fluxo de trabalho diário. Além disso, eles são gratuitos!
1. Modelo Getting Things Done do ClickUp
Se os modelos fossem edifícios, este modelo Getting Things Done do ClickUp seria um arranha-céu! Ele vem com vários níveis de recursos e elementos personalizados, permitindo que você gerencie todos os projetos e tarefas que a vida lhe apresenta.
Pode parecer complicado no início, mas o modelo oferece um guia prático para facilitar a navegação. O mesmo vale para a maioria dos outros modelos desta lista!
Por ser um modelo no nível da pasta, ele contém várias listas e visualizações. Comece registrando e descrevendo todas as suas tarefas na lista Caixa de Entrada. Em seguida, você pode estimar a duração delas, classificá-las de um a cinco com base no nível de esforço necessário e decidir se são passíveis de ação, conforme as instruções de Allen, o criador do método GTD.
O próximo passo é organizar as tarefas em categorias apropriadas. Você pode atribuir um contexto a elas usando tags como trabalho, casa ou uma categoria personalizada. Você também pode classificá-las em outras listas, que incluem:
- Agendado: Contém uma visualização de calendário para suas tarefas com horários reservados
- Lista de Projetos: Ajuda você a dividir e priorizar projetos, ou seja, tarefas complexas
- Referência: Refere-se a materiais que podem ser úteis para tarefas futuras
O modelo oferece quatro opções de automação para economizar seu tempo, como transferir tarefas da Caixa de Entrada para as listas de Agendadas assim que suas datas de vencimento forem alteradas. E o melhor de tudo: você sempre pode personalizá-los para se adequarem ao seu fluxo de trabalho GTD preferido!
2. Modelo de quadro “Getting Things Done” do ClickUp
O modelo de quadro Getting Things Done da ClickUp torna suas tarefas diárias menos intimidadoras, apresentando-as de maneira simples e envolvente.
É um modelo simples, ideal para iniciantes, em formato de lista, com dois modos de visualização. O primeiro é um quadro Kanban que exibe as tarefas como cartões. Com imagens e etiquetas coloridas, ele dá um toque inovador a um processo que, de outra forma, seria monótono.
A outra visualização contém as mesmas informações, mas está disposta no formato tradicional de lista de tarefas.
Usar o modelo é uma experiência de produtividade sem estresse. Seja na visualização Lista ou Quadro, adicione novas tarefas e forneça informações relevantes sobre elas, tais como:
- Estimativas de tempo
- Tags de categorias para diferentes aspectos da vida, como negócios, casa e fitness
- Etiquetas de contexto, como pessoal, computador, ligação e papelada
- Classificações energéticas
- Etiquetas de prioridade
Por padrão, as tarefas são agrupadas por status. Para atualizar o status de uma tarefa, arraste-a e solte-a no campo do grupo designado. Você também pode personalizar os critérios de agrupamento e classificação, bem como qualquer outro elemento do modelo.
3. Modelo de estrutura Getting Things Done do ClickUp
Seja você um veterano ou um novato no GTD, este modelo de estrutura do ClickUp para Getting Things Done é seu bilhete de primeira classe para a Cidade da Produtividade!
Ele oferece inúmeras funcionalidades, mas continua sendo fácil e intuitivo de usar. É um modelo em nível de pasta com quatro listas:
- Ideias: Um lugar onde você pode armazenar tarefas potenciais e abandonadas e deixar referências para mais tarde
- Tarefas: Uma lista de tarefas com níveis de urgência e dependências definidos
- Calendário: uma lista de tarefas agendadas e uma visualização interativa do calendário com as atividades
- Projetos: Uma lista de tarefas futuras com várias etapas
No nível da pasta, você encontra a visualização da Lista de Tarefas principal, que contém todas as tarefas da semana anterior e outras, independentemente da lista à qual pertençam.
O modelo também inclui um fluxograma GTD na visualização Whiteboard. Esse diagrama prático ajuda você a entender todo o processo GTD conforme ele ocorre no ClickUp. Ele compreende uma série de ações e perguntas que você pode fazer a si mesmo para decidir o que fazer com cada tarefa que surgir. Fique à vontade para personalizá-lo de acordo com seu fluxo de trabalho específico.
4. Modelo simples de gerenciamento de tarefas do ClickUp
Às vezes, a solução mais simples é a mais eficaz. O modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp incorpora essa filosofia com seu design minimalista e recursos robustos.
Você pode escolher entre duas visualizações que contêm as mesmas informações: Lista ou Quadro. Se você está acostumado com planilhas, talvez ache a visualização Lista mais prática, enquanto pessoas com perfil visual geralmente preferem a visualização Quadro.
Seja qual for a sua situação, use o modelo para reunir todas as suas tarefas e as informações relacionadas. Atribua tarefas, defina prazos e priorize atribuindo rótulos de urgência.
A simplicidade deste modelo também lhe dá a liberdade de personalizá-lo. Introduza novas listas ou visualizações e adapte o modelo a vários contextos. Por exemplo, você pode fazer um brainstorming usando o Mind Map ou a Visualização de Quadro Branco, ou até mesmo incorporar arquivos do Google Docs e editá-los na plataforma.
5. Modelo de tarefas do ClickUp
Embora não siga inteiramente a metodologia GTD, este modelo de tarefas do ClickUp ainda pode aumentar sua produtividade. Ele oferece um sistema de gerenciamento de tarefas dinâmico e personalizável, adequado para qualquer equipe ou empresa.
Este modelo em nível de lista compreende três visualizações:
- Lista de tarefas
- Calendário semanal
- Calendário mensal
Na visualização em lista, você encontrará uma lista abrangente de todas as atividades. Elas estão organizadas em grupos Diários, Semanais e Mensais, indicando o prazo de conclusão atribuído. Você pode fornecer mais informações nos campos à direita, como status, data de vencimento e prioridade. No campo tipo de tarefa, indique o departamento responsável pela tarefa, como Marketing ou TI.
Nas visualizações do calendário, você pode arrastar as tarefas para agendá-las ou reprogramá-las. Se você já tem um aplicativo de calendário preferido, pode sincronizá-lo para otimizar o fluxo de trabalho.
Embora sejam voltados para negócios, você pode adaptar facilmente esses modelos para uso pessoal. Basta substituir as categorias de tipos de tarefas pelas suas próprias, e pronto!
📮ClickUp Insight: Apenas 12% dos participantes da nossa pesquisa utilizam recursos de IA integrados em pacotes de produtividade. Essa baixa adoção sugere que as implementações atuais podem carecer da integração contextual e perfeita que levaria os usuários a migrar de suas plataformas conversacionais independentes preferidas.
Por exemplo, a IA consegue executar um fluxo de trabalho automatizado com base em um comando de texto simples do usuário? O ClickUp Brain consegue ! A IA está profundamente integrada a todos os aspectos do ClickUp, incluindo, entre outras coisas, resumir conversas no chat, redigir ou revisar textos, extrair informações da área de trabalho, gerar imagens e muito mais! Junte-se aos 40% dos clientes do ClickUp que substituíram mais de três aplicativos pelo nosso aplicativo completo para o trabalho!
6. Modelo de lista de tarefas do ClickUp Calendar
O modelo de lista de tarefas do ClickUp Calendar combina perfeitamente a organização de tarefas e a gestão do tempo. É uma ferramenta GTD indispensável para quem tem dificuldade com prazos e deseja otimizar seu planejamento. ⏰
Como você pode ver na visualização da Lista de Agendas, o modelo foi criado pensando nos gerentes, permitindo que eles organizem o trabalho de seus funcionários. Ainda assim, você pode adaptar o modelo para uso pessoal, substituindo nomes por atividades e fazendo alguns outros ajustes.
Além das tradicionais visualizações de Lista e Calendário, o modelo inclui uma visualização de Formulário de Solicitação de Reunião. Personalize-o e envie-o a outras pessoas, sejam colegas de trabalho ou amigos. O ClickUp criará automaticamente uma tarefa usando as informações fornecidas, economizando tempo e esforço.
Se você planeja usar o modelo para o trabalho, vai gostar de saber que ele vem com controle de tempo integrado. Você pode encontrar essa opção clicando em uma tarefa e abrindo a Bandeja de Tarefas. Na Bandeja, você também pode adicionar dependências, subtarefas e comentários.
7. Modelo de tarefas diárias do ClickUp
Outra ferramenta que você pode usar para acompanhar suas obrigações diárias é o modelo “Tarefas Diárias” do ClickUp. Ele pode ser simples, mas cumpre sua função com excelência. Ele ajuda você a manter o controle das tarefas diárias, garantindo que nada passe despercebido.
Se você nunca usou nenhuma ferramenta de gerenciamento de tarefas antes, este modelo é um excelente ponto de partida.
Trata-se de um modelo no nível da tarefa que revela todas as suas funcionalidades assim que você abre a Bandeja de Tarefas. Ele vem com três categorias de lista de verificação: Pessoal, Trabalho e Escola. Como de costume, você pode personalizá-las, assim como quase todos os outros elementos.
Use o modelo listando todas as tarefas em suas respectivas categorias da lista de verificação. Avalie a carga de trabalho do dia selecionando o nível de dificuldade no menu suspenso ou adicione arquivos e comentários para incluir informações adicionais. Você também pode monitorar o tempo para ter uma ideia de quanto esforço certas tarefas exigem. Tem alguma ideia sobre um tópico específico? Registre-as nos comentários.
À medida que você conclui as tarefas, marque as respectivas caixas de seleção. A barra de progresso será atualizada automaticamente com base no número de tarefas concluídas diariamente. Você pode revisar todas as alterações no registro localizado no lado direito da lista de verificação.
8. Modelo de plano de ação diário do ClickUp
Tem um evento importante chegando? Use o modelo de plano de ação diário do ClickUp para organizar e gerenciar todas as tarefas relacionadas a ele. É uma ferramenta versátil de gerenciamento de projetos que ajuda você a acompanhar todas as suas iniciativas.
Este modelo em formato de lista vem com três visualizações personalizadas:
- Etapas de ação: Uma visualização em lista contendo todas as etapas de um projeto e informações complementares, como departamento responsável, prazos, prioridade e complexidade
- Metas: Uma visualização em quadro das tarefas e subtarefas, organizadas por departamento
- Linha do tempo: Uma visualização horizontal da linha do tempo que exibe a sequência de ações para cada departamento, conforme definido por prazos, dependências e outras informações da visualização em lista
Graças à flexibilidade do ClickUp, você pode adaptar o modelo para acomodar todos os tipos de eventos e projetos.
9. Modelo de lista de tarefas do Excel da Vertex42
Se o Excel é sua ferramenta preferida, você vai adorar este modelo de lista de tarefas do Excel da Vertex42. Ele permite que você reúna, avalie e acompanhe o andamento das tarefas diárias, no estilo de uma planilha!
Comece listando todas as suas tarefas ou projetos na primeira coluna. Nas colunas seguintes, você pode definir as datas de vencimento, atualizar o status, indicar a prioridade e adicionar notas. Você também pode avaliar as tarefas com base no modelo PICK:
- Possível: Fácil, baixo valor
- Implementar: Fácil, alto valor
- Desafio: Difícil, alto valor
- Eliminar: Difícil, baixo valor
Na guia Lista, você pode personalizar as categorias do menu suspenso para as colunas PICK, status e prioridade.
O que destaca este modelo são suas regras de formatação condicional predefinidas. Por exemplo, assim que o status de uma tarefa muda para “concluída”, todas as informações ficam em cinza, tornando-a menos visível entre as tarefas ativas.
10. Modelo básico do Getting Things Done para o Google Sheets, da Template.net
Apesar do nome, este modelo básico do Google Sheets para Getting Things Done, da Template.net, está longe de ser básico! Ele contém tudo o que você precisa para implementar sua estratégia GTD e planejar seus projetos com perfeição.
O modelo vem com várias abas. A principal é “Resumo”, que apresenta um resumo das informações mais importantes e do progresso geral. Você pode usar as outras abas para diferentes categorias de tarefas GTD, tais como:
- Caixa de entrada
- Lista de pendências
- Lista de projetos
- Lista “Um dia/Talvez”
Cada aba possui um layout exclusivo, adaptado à categoria da tarefa. Por exemplo, a aba Caixa de Entrada possui diferentes colunas dedicadas à avaliação de tarefas, o que é crucial para a fase inicial de triagem.
Por ser um documento do Google Sheets, este modelo salva automaticamente seu progresso na nuvem e permite a colaboração em tempo real com colegas de equipe ou amigos.
Os 10 melhores modelos GTD: uma visão geral
Vamos analisar brevemente as vantagens de cada modelo na tabela a seguir:
| Modelo | Para que serve |
| Modelo Getting Things Done do ClickUp | Um modelo GTD clássico repleto de recursos e opções de automação |
| Modelo de quadro “Getting Things Done” do ClickUp | Um modelo GTD mais simples com uma visualização em quadro das tarefas que cativa visualmente |
| Modelo de estrutura do ClickUp para Getting Things Done | Um modelo com todos os elementos GTD de que você precisa, incluindo um fluxograma explicando o processo |
| Modelo simples de gerenciamento de tarefas do ClickUp | Uma ferramenta básica de planejamento que oferece ampla liberdade para personalização |
| Modelo de tarefas do ClickUp | Um modelo de planejamento voltado para negócios com duas visualizações de calendário |
| Modelo de lista de tarefas do ClickUp Calendar | Um modelo ideal para gerenciamento de tempo, acompanhado de um formulário de solicitação de reunião |
| Modelo de tarefas diárias do ClickUp | Um modelo baseado em lista de verificação para o planejamento diário e o acompanhamento do progresso |
| Modelo de Plano de Ação Diário do ClickUp | Um modelo versátil de planejamento de projetos GTD que ajuda você a acompanhar e gerenciar todas as etapas |
| Modelo de lista de tarefas do Excel da Vertex42 | Um modelo de planejamento que permite definir e avaliar tarefas com base no modelo PICK |
| Modelo básico do Getting Things Done para o Google Sheets, por Template.net | Um modelo GTD completo com várias abas, incluindo um resumo do progresso |
Aumente sua produtividade com modelos GTD e o ClickUp
Ser produtivo não é fácil, especialmente no mundo atual, repleto de distrações.
Com a ajuda dos modelos GTD, você pode organizar melhor suas tarefas e desenvolver um foco mais forte em seus objetivos. Eles permitem que você permaneça comprometido com suas metas, mantenha a autodisciplina e alcance maior sucesso tanto na vida pessoal quanto na profissional.