A análise de tarefas é parte integrante do dever de um gerente de projeto. Você começa com um grande conjunto de tarefas sobrepostas de diferentes níveis de prioridade e que exigem diferentes conjuntos de habilidades. Atribuir essas tarefas a todos os departamentos pode ser uma tarefa árdua, especialmente se o seu objetivo for tornar suas operações diárias eficientes.
Para aproveitar a atribuição e a responsabilidade adequadas do fluxo de trabalho, os gerentes de projeto precisam dominar as categorias e os tipos de tarefas. Elas o ajudam a dividir os resultados em tarefas e subtarefas e a alocar o trabalho aos membros da equipe com base em suas habilidades ou nos prazos do projeto.
Neste artigo, vamos nos aprofundar nas categorias de tarefas e nos tipos e mostraremos como organizar e tornar seu trabalho um sucesso!
Bônus: Vamos detalhar o processo de adição de um novo tipo ou categoria de tarefa no ClickUp uma solução completa de gerenciamento de projetos.
Tipos de tarefas vs. categorias de tarefas explicadas
As pessoas costumam usar categorias de tarefas e tipos de tarefas de forma intercambiável, mas eles não são a mesma coisa. Tecnicamente, uma categoria de tarefa é um conjunto universal que abrange vários tipos de tarefas.
Em outras palavras, um tipo de tarefa descreve as características de uma tarefa em um nível micro, enquanto a categoria de tarefa é o conceito macro. Por exemplo, você pode criar uma categoria de tarefa chamada Criação de equipe. Em seguida, você pode adicionar outros tipos de tarefas a essa categoria - por exemplo, Encontrar um local, Pedir comida, Enviar convites e Alocar um orçamento.
A categoria descreve a natureza da tarefa, e todas as tarefas dentro dela se inscrevem nessa natureza, garantindo que não haja nenhuma confusão. Por exemplo, "Alocar um orçamento" pode ser uma tarefa super aleatória se você não souber o contexto, que é formação de equipe no nosso exemplo.
Tanto os tipos de tarefas quanto as categorias são personalizáveis.
Muitos gerentes de projeto têm categorias de tarefas que representam equipes, como Design, Engenharia, Marketing, e Vendas. Os tipos de tarefas dentro de cada categoria podem representar as responsabilidades de cada equipe. Por exemplo, a categoria Vendas pode ter tipos de tarefas como Comunicação, Previsão, Metas e Criação de planos
Você pode classificar ainda mais os tipos de tarefas por prioridade, prazo, status ou outro critério que faça sentido para o seu projeto. A ideia é tornar tudo facilmente pesquisável.
Dica: A maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos permite que você adicione tags para identificar tipos e categorias de tarefas. Por exemplo, se estiver usando o ClickUp, você pode criar, editar e excluir tags de tarefas para organizar seu trabalho - tudo perfeitamente acessível por meio de Pesquisa universal .
A Pesquisa Universal do ClickUp permite que os usuários encontrem rapidamente tarefas, documentos, arquivos, usuários, bate-papos e painéis em todo o espaço de trabalho e até mesmo em outros aplicativos de trabalho conectados
Importância do gerenciamento de tipos de tarefas e categorias de tarefas
Classificar suas tarefas em tipos e categorias pode não fazer muito sentido se você estiver trabalhando em algo de pequena escala. Mas, à medida que seu projeto cresce, o número de tarefas se multiplica rapidamente, e esse tipo de desorganização é a receita para o fracasso.
Além de apoiar a escalabilidade, o gerenciamento eficiente de tarefas é benéfico para:
- Atribuição e controle mais rápidos de tarefas
- Estabelecer a responsabilidade
- Definir prioridades
Os tipos e as categorias de tarefas são essenciais para qualquer estrutura analítica de trabalho (WBS) eficiente. Eles o ajudam a desconstruir o projeto e a dividi-lo em subtarefas menores e mais fáceis de gerenciar, classificadas por tipo e categoria. Em seguida, é possível organizar as sequências e os relacionamentos das tarefas para garantir uma ordem coerente do fluxo de trabalho e minimizar os mal-entendidos da equipe.
Se você for uma equipe de desenvolvimento de software que usa a metodologia do ciclo de vida de desenvolvimento do sistema (SDLC), os tipos e as categorias de tarefas são obrigatórios. Essas classificações ajudam a agrupar o fluxo de tarefas em sete fases antes, durante e depois do lançamento:
- Planejamento
- Análise
- Projeto
- Desenvolvimento
- Testes
- Implementação
- Manutenção
Essas fases são suas categorias de tarefas, e você configurará diferentes tipos de tarefas em cada uma delas. Dessa forma, você criará uma hierarquia de tarefas exclusiva e uma visão geral abrangente que lhe dará o máximo controle sobre seus projetos.
Entretanto, classificar suas tarefas em tipos e categorias é importante não apenas no SDLC, mas em qualquer metodologia de gerenciamento de projetos que você escolher. Isso o ajuda a ver o panorama geral e a ampliar os detalhes, a encontrar o que está procurando com apenas alguns cliques e a otimizar os recursos para evitar desperdícios.
Dica profissional: Está preparando um fluxo de tarefas hierárquico? Use o Modelo de estrutura analítica de trabalho do ClickUp para economizar tempo. Ele vem com seções predefinidas para organizar tarefas, alinhar os membros da equipe e acompanhar o progresso.
Entendendo a classificação de tarefas no gerenciamento de projetos
Vamos entrar em detalhes para explicar a função e a importância da classificação de tarefas no gerenciamento de projetos:
Organização eficiente
Nadar em pilhas de tarefas não classificadas pode drenar a sua energia e a de seus colegas de equipe e gerar confusão e perda de tempo. Ao classificar suas tarefas em tipos e categorias, você se transformará em um profissional da organização e garantirá que poderá encontrar tarefas específicas com apenas alguns cliques.
Alocação de recursos direta ao ponto
Uma das maiores vantagens de organizar as tarefas em tipos e categorias é entender sua natureza. Ao agrupar tarefas semelhantes, você poderá propriamente alocar seus recursos evite atrasos e garanta que suas equipes não pisem nos pés umas das outras.
À medida que você se tornar mais hábil na classificação de tarefas, perceberá que pode estimar facilmente a duração, a prioridade e o orçamento de uma tarefa, maximizando, assim, o potencial de sucesso dos planos do seu projeto.
Bônus: Aprimore suas habilidades de classificação de tarefas com recursos visuais! Use o Modelo de alocação de recursos do ClickUp para visualizar a disponibilidade de recursos e obter o máximo de benefícios de seu pessoal, materiais e orçamento.
Use o modelo de alocação de recursos do ClickUp para controlar os materiais, a mão de obra e outros itens da organização para cada projeto.
Relações transparentes de tarefas
A classificação de tarefas permite criar e gerenciar relacionamentos de tarefas para garantir que suas equipes trabalhem de acordo com um cronograma definido.
Vamos dar uma olhada em um exemplo: digamos que suas categorias de tarefas sejam Vendas, Desenvolvimento, e Marketing. Na categoria Marketing, você tem tipos de tarefas como Projetar um site para o cliente X e Otimizar um site para o cliente X. Obviamente, não é possível otimizar um site que não existe, portanto, certifique-se de que sua equipe lide primeiro com o tipo de tarefa Conceber um site para o cliente X.
Outra maneira pela qual os tipos e categorias de tarefas podem ajudá-lo a planejar com antecedência e gerenciar os riscos simultaneamente é a priorização. Você pode criar tipos e categorias com base na prioridade e orientar a sua equipe para que as tarefas desafiadoras e de alta prioridade sejam concluídas antes de abordar outras tarefas.
Padronização de processos
Compreender adequadamente os tipos e as categorias de tarefas ajuda a identificar o que se encaixa ou não em um fluxo de trabalho padrão para a sua equipe. Esse conhecimento ajuda a padronizar todos os processos e a garantir que todos os membros da equipe saibam exatamente o que fazer e em que ordem.
Em longo prazo, padronização de processos economiza tempo, minimiza erros e simplifica a integração e o treinamento dos funcionários, portanto, é algo que você deve aproveitar.
Agora você pode identificar os processos que precisam ser padronizados com a função Modelo de POP do ClickUp . Este modelo de documento permite que você defina os tipos de tarefas e a sequência de etapas para melhorar a colaboração e promover a uniformidade dos processos em toda a empresa.
4 Práticas recomendadas para organizar tipos e categorias de tarefas
Quando se trata de organizar categorias e tipos de tarefas, não existe uma abordagem única para todos. No entanto, temos algumas dicas e práticas recomendadas que podem ajudá-lo, especialmente se você for novo na classificação de tarefas.
1. Pesquise seu projeto
A regra geral para a classificação de tarefas é conhecer um projeto em profundidade antes de dividi-lo em tarefas, tipos e categorias. Se você não entender a essência do projeto, classificar as tarefas em tipos e categorias não ajudará em nada; na verdade, isso pode atrasá-lo e causar confusão em toda a linha.
Explore e anote suas escopo do projeto o escopo, os prazos, os requisitos e as metas do projeto para identificar os tipos de tarefas e as categorias corretas que parecem úteis nesse contexto. Em seguida, considere o critério que você usará para a classificação. Algumas opções são urgência, importância, equipe, tempo, custo e abordagem.
Bônus: Use o Modelo de quadro branco do escopo do projeto ClickUp para resumir tarefas e atividades, aumentar a colaboração e obter clareza sobre os tipos de tarefas, marcos, cronogramas e entregáveis do seu projeto.
2. Consulte sua(s) equipe(s)
Uma atitude exigente não o levará longe com sua equipe. Sim, você quer que a classificação das tarefas trabalhe para você, mas também deve considerar a dinâmica da equipe, estilos de trabalho habilidades individuais e responsabilidades. Uma solução inteligente nesse caso é fazer um brainstorming com os chefes de departamento para criar tipos e categorias de tarefas funcionais e lógicas que complementem o projeto.
3. Esteja aberto a reclassificações
À medida que seus projetos se expandem, você precisará reconsiderar sua organização de tipos e categorias de tarefas para refletir as mudanças na complexidade e na escala do trabalho. Os ajustes e atualizações regulares o ajudarão a identificar novas categorias de tarefas que devem ser abordadas separadamente para maior eficiência.
4. Encontre uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas de qualidade
Você pode ter as melhores iniciativas de classificação de tarefas, mas elas não valem muito se você não tiver as ferramentas para transformá-las em realidade. Se quiser criar categorias e tipos de tarefas que ajudarão você e sua equipe a se manterem no rumo certo, você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos de qualidade plataforma de gerenciamento de tarefas de qualidade como o ClickUp.
O ClickUp é uma plataforma gerenciamento de projetos e tarefas ferramenta com funcionalidades que não só o ajudarão a classificar as tarefas, mas também agilizar a colaboração e a comunicação para manter as equipes enxutas e eficientes.
Vejamos as opções que fazem do ClickUp uma excelente escolha:
ClickUp Tasks para definir uma categoria ou tipo de tarefa e definir fluxos de trabalho
Use o ClickUp Tasks para dividir tarefas complexas em ações menores e de tamanho reduzido Tarefas do ClickUp é um conjunto de recursos que permite criar, organizar, gerenciar e agrupar suas tarefas .
Vamos começar com a criação de tarefas - com apenas alguns cliques, você pode criar tarefas e subtarefas para organizar seu trabalho. O ClickUp permite que você selecione tipos de tarefas para gerenciar com facilidade diferentes requisitos do projeto. Algumas opções padrão são Task (Tarefa), Milestone (Marco), Feature (Recurso), Defect (Defeito) e Customer (Cliente).
Você pode escolher um ícone para cada tipo para facilitar a identificação e torná-lo visualmente mais atraente. Se não encontrar o que está procurando nos tipos de tarefas disponíveis, você sempre pode personalizar o seu próprio . 🪄
Para personalizar, use Tipos de tarefas personalizadas do ClickUp para representar diferentes tipos de trabalho relacionados a categorias como itens de inventário, clientes, eventos ou sua equipe. Criar um tipo de tarefa personalizada é fácil - você:
- Vá para as configurações do Workspace
- Pressione Create Task Type (Criar tipo de tarefa)
- Defina os campos Icon, Singular & Plural Name e Description
- Clique na caixa de seleção Create Task Type (Criar tipo de tarefa)
Certifique-se de que cada nome de tipo de tarefa personalizada seja distinto para facilitar a navegação e a organização.
Aumente a clareza em seus projetos com tipos de tarefas personalizáveis e melhore a organização em seus esforços de gerenciamento de tarefas
Nota: Somente os administradores podem criar, atribuir, editar e excluir tipos de tarefas. Além disso, lembre-se de que os tipos de tarefas personalizadas estão disponíveis apenas para usuários no ClickUp 3.0.
Aproveite os campos personalizados e as prioridades de tarefas do ClickUp
A próxima opção que é crucial para a classificação de tarefas é Campos personalizados do ClickUp . De certa forma, essas podem ser suas categorias de tarefas - elas fornecem mais informações sobre cada tarefa e adicionam contexto ao quadro geral.
Use os campos personalizados para fornecer mais detalhes sobre suas tarefas
Você tem 15+ opções de campos personalizados para escolher. Por exemplo, use o campo personalizado Date para adicionar datas importantes a uma tarefa específica. Ou use o campo personalizado Money para fornecer informações como orçamento, despesas ou preços. Com o People Custom Field, é possível conectar membros da equipe a tarefas específicas para facilitar a navegação e reduzir a confusão. O campo personalizado Progress ajuda você a a manter o controle de cada tarefa e identificar problemas logo no início.
Outra opção que facilita a classificação de tarefas é Prioridades de tarefas do ClickUp . Com ele, você pode planejar facilmente sua próxima ação e garantir que sua equipe saiba o que fazer em seguida. Você tem quatro sinalizadores de prioridade para escolher:
- Bandeira vermelha: Urgente; a pessoa (ou pessoas) responsável por isso deve fazer isso AGORA
- Bandeira amarela: Alta prioridade; faça isso logo
- **Bandeira azul: Normal; faça quando tiver tempo
- Bandeira cinza: Baixa; faça-o por último
Defina níveis de prioridade para seu trabalho com o ClickUp Task Priorities
E tem mais! Se os seus projetos envolvem várias tarefas que se repetem em intervalos específicos, você não precisa criá-las do zero todas as vezes. Em vez disso, defina tarefas recorrentes em poucos cliques e deixe que o ClickUp o lembre delas automaticamente.
Outra opção que economiza tempo é o Automações do ClickUp . Defina gatilhos e ações e permita que o ClickUp gerencie tarefas repetitivas enquanto sua equipe se concentra em categorias de tarefas que exigem mais conhecimento.
Visualizações ClickUp para visualizar um tipo ou categoria de tarefa específica
Alterne entre as visualizações do ClickUp para ver tarefas e projetos de diferentes perspectivas
Uma abordagem multidimensional para a classificação de tarefas pode revelar novas percepções e ajudá-lo a ajustar seu jogo, aumentar a eficiência e simplificar os fluxos de trabalho. A versão do ClickUp de uma abordagem multidimensional é Visualizações do ClickUp -elas permitem que você observe tarefas e projetos de diferentes ângulos.
A plataforma oferece 15+ visualizações, e você pode alterná-las como quiser, dependendo do que deseja focar. Se quiser ter uma visão geral de suas tarefas e filtrá-las sem esforço, use a visualização Visualização de lista . A Visualização da diretoria é um quadro Kanban que ajuda a ampliar o progresso do seu projeto e classificar as tarefas com base em um critério específico, como status, prioridade ou responsável.
Uma das visualizações mais avançadas é a Gráfico de Gantt . Ele permite monitorar e ajustar cronogramas e tarefas para refletir novos desenvolvimentos, criar dependências e acompanhar de perto o andamento do projeto. Outro visualização avançada é a Workload . Com ela, você pode analisar a capacidade da sua equipe para diferentes funções ou categorias.
ClickUp Whiteboards para fazer brainstorming de nomes de categorias de tarefas (ou qualquer outra coisa, na verdade!)
Ilustre suas ideias, esboce estratégias e faça um brainstorming eficaz com os quadros brancos ClickUp
Já mencionamos que a organização de tipos e categorias de tarefas é um esporte de equipe. Para isso, você precisa de uma ferramenta que estimule a colaboração e a comunicação. Quadros brancos ClickUp é exatamente isso: ele permite que você e sua equipe façam brainstorming, criem estratégias e transformem ideias em realidade em uma tela digital infinita.
Essa tela lhe dá a liberdade de expressar seu lado criativo e colaborar com sua equipe por meio de texto, desenhos, formas, comentários, notas adesivas e anexos. Peça a opinião dos membros da sua equipe sobre a classificação de tarefas, crie um nome de categoria e crie hierarquias de projeto . Todas as atualizações do Whiteboard acontecem em tempo real, por isso ele é perfeito para equipes híbridas e remotas.
Como cada participante recebe um cursor com seu nome, você pode acompanhar facilmente quem está fazendo o quê.
Coordene as ideias de sua equipe em um só lugar usando os quadros brancos do ClickUp
Além disso, você pode criar tarefas diretamente no Whiteboard e fornecer mais contexto, vinculando-as a arquivos ou outras tarefas.
Modelos de lista de tarefas do ClickUp fáceis de usar
Você não precisa organizar suas tarefas do zero e perder tempo - por que não usar Modelos de lista de tarefas do ClickUp ? Esses documentos de estrutura pré-construídos oferecem uma base sólida para listar, organizar, priorizar e monitorar a conclusão de tarefas e atividades.
Os modelos oferecem clareza e capacidade de personalização - você pode ajustar cada elemento para alinhar-se ao escopo e aos requisitos do seu projeto e ao estilo de trabalho da sua equipe.
Os modelos de lista de tarefas não são os únicos na coleção do ClickUp. A plataforma oferece uma biblioteca de modelos com mais de 1.000 opções foco em áreas como marketing , finanças e contabilidade e uso pessoal . Encontre seu favorito, faça alguns ajustes e aproveite seu atalho para o sucesso! 💪
ClickUp Brain para criar um repositório interativo de tarefas atribuídas e concluídas
O ClickUp Brain pode responder a perguntas sobre tarefas, documentos e projetos em poucos segundos
ClickUp tarefa mesclada e gerenciamento de projetos com IA para criar um assistente de trabalho revolucionário Cérebro ClickUp . 🧠
Esta é uma das primeiras redes neurais do mundo que aprende tudo sobre sua empresa, projetos e tarefas e atua como um assistente interativo para você e sua equipe.
Seu os membros da equipe podem usar o ClickUp Brain e seu AI Knowledge Manager para obter respostas às perguntas relacionadas a documentos, projetos e tarefas, como o que deve ser feito em seguida ou quais são as tarefas mais urgentes.
Além de responder a perguntas, o ClickUp Brain pode ser um bom assistente de gerente de projeto. O recurso AI Project Manager pode escrever resumos de projetos, obter atualizações da equipe e criar automações, tudo em poucos segundos.
O ClickUp Brain também é um ávido escritor de IA que pode gerar todos os tipos de documentos, verificar a ortografia e a gramática e escrever respostas às mensagens com foco no público.
Crie e gerencie categorias e tipos de tarefas com o ClickUp
A classificação inteligente de tarefas é uma habilidade vital para os gerentes de projeto que desejam liderar uma equipe bem-sucedida e entregar projetos de qualidade dentro do prazo. Mas a habilidade pura não é suficiente - você precisa de uma ferramenta que a suporte.
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