Vamos preparar o cenário. 🎥
Você é gerente de projetos de uma empresa que está lançando um novo produto - empolgante!
Você passou horas fazendo a curadoria do roteiro de projeto perfeito e meses tentando colocar as ideias da sua equipe em ação.
Você definiu metas SMART, criou planos de contingência e incluiu algum tempo de reserva para o caso de surgirem desafios imprevistos. E, mesmo assim, seu projeto ainda está muito atrasado. 🤯
Então, o que você faz? Surta? Vira a mesa? Liga para seu coach de vida?
não!
Você respira fundo e começa a pensar em maneiras de compensar estrategicamente o tempo que perdeu. 🤓
Acompanhe-nos nesta jornada enquanto exploramos um dos mais populares ferramentas de planejamento para se atualizar no gerenciamento de projetos, quando usá-las e como colocá-las em ação com sucesso!
Netflix/ GIPHY
Olá, meu nome é ______ e meu projeto está atrasado
Ficar para trás em um projeto é extremamente comum e, em algum momento, acontece com todo mundo! E, às vezes, isso está totalmente fora do seu controle.
A falta de materiais, a comunicação deficiente, o esgotamento e as metas indefinidas podem se somar e atrasá-lo mais rápido do que você imagina, mas existem ferramentas que você pode usar como gerente de projeto para colocar sua linha do tempo em dia para cumprir seu prazo final.
É aí que entram em ação as técnicas de compressão de cronograma. Esses são métodos para ajudá-lo a manter-se no caminho certo para concluir o projeto até a data original . 🙌🏼
Além disso, essas técnicas são extremamente versáteis e podem ser aplicadas a todos os tipos de projetos.
Engenheiros de produto, desenvolvedores, designers e gerentes experientes talvez já achem essa técnica bastante comum, mas os profissionais da construção civil, da área médica e do setor imobiliário também obtiveram sucesso na aplicação dessas ferramentas em seus setores! Em especial, a técnica de rastreamento rápido.
O rastreamento rápido no gerenciamento de projetos é uma das ferramentas mais comuns de compressão de cronograma e, embora você não queira necessariamente criar o hábito de usá-lo, o rastreamento rápido não é, de forma alguma, o beijo da morte para o seu projeto linha do tempo do projeto .
Bônus:_ Modelos de plano de contingência_ !
**O que é rastreamento rápido no gerenciamento de projetos?
Estamos muito felizes por você ter perguntado.
O fast-tracking no gerenciamento de projetos é quando as tarefas que foram originalmente planejadas para ocorrer uma após a outra são executadas em paralelo ou parcialmente sobrepostas a outras.
Ou seja, a execução de várias tarefas ao mesmo tempo em um único projeto, sem afetar o escopo do projeto! Assim, você ainda cumprirá o prazo final. 😎
O Fast-tracking só é uma opção se as tarefas sobrepostas não forem dependentes umas das outras e se enquadrarem no caminho crítico -também conhecido como a série de tarefas principais em seu projeto que determina a data de entrega final.
Pense nisso: Marcos ou Sprints em ClickUp !
PeacockTV/ GIPHY Um ponto de partida útil é examinar o roteiro do seu projeto e identificar as tarefas que indicam quando o projeto está indo para a próxima fase. Normalmente, a primeira ou a última tarefa dessas fases são bons indicadores! Isso lhe dará uma ideia de quais tarefas podem causar possíveis bloqueios se forem executadas em conjunto.
Você só pode acelerar as tarefas no caminho crítico porque essas são as tarefas que realmente estão fazendo as coisas avançarem e não dependem de outras tarefas que podem impedi-las de serem concluídas.
Mais sobre o caminho crítico aqui .
**Mas ClickUp, existem outras ferramentas de compactação de agenda?
Sim, sim, existem.
Crashing é outra ferramenta comum de compressão de programação que muitos gerentes de produto podem considerar no momento em que estiverem decidindo se querem acelerar o processo.
A interrupção do projeto é o ato de aplicar recursos adicionais em uma atividade ou tarefa, em vez de ajustar o roteiro original ou as datas de início. Assim como o fast tracking, o crashing não afeta sua data de entrega final quando realizado com sucesso e só pode ser aplicado a tarefas em seu caminho crítico.
Porém, dentre as várias técnicas de compressão de cronograma existentes, uma boa regra geral é tentar usar o rastreamento rápido primeiro, pois não há custo incremental, e você também pode usar o rastreamento rápido simultaneamente com suas outras técnicas.
Um curso intensivo sobre o fracasso do projeto
Se você sabe que tem os meios para alocar materiais e recursos externos ao seu projeto, a quebra pode parecer uma solução mais rápida do que o rastreamento rápido, mas o custo não é o único desafio a ser considerado.
Ao aplicar recursos adicionais a tarefas existentes, você está delegando mais trabalho a mais pessoas, o que pode se transformar em uma situação de "muitos cozinheiros na cozinha" mais rápido do que se pode dizer quidditch.
Warner Bros/ GIPHY Os próximos projetos também podem ser prejudicados por membros adicionais da equipe que são retirados de outras tarefas para trabalhar em um projeto diferente em andamento. Portanto, seu plano de interrupção exige tanta estratégia e intenção quanto um plano de acompanhamento rápido, porque não é que uma ferramenta seja mais eficaz do que a outra, mas você precisa saber qual delas funcionará melhor para a sua situação.
Ainda assim, há muitos benefícios no crashing quando realizado com sucesso - inclusive uma sequência inalterada!
Dê uma olhada realista e objetiva nos custos adicionais dos recursos externos e atenha-se a eles. Isso inclui pessoal e materiais.
Lembre-se de que a redução de custos só funciona para atividades em que o suporte adicional realmente reduzirá a duração da tarefa. Portanto, quando delegar tarefas a membros externos da equipe, certifique-se de que todos os envolvidos saibam exatamente o que estão fazendo para evitar trabalho duplicado, erros e outras armadilhas de produtividade.
Embora a interrupção possa ser usada simultaneamente com o rastreamento rápido, ela pode ser arriscada e dispendiosa. Portanto, sugerimos que você proceda com cautela. 🚧
A desvantagem de usar essas duas técnicas ao mesmo tempo é o aumento do orçamento e a exaustão, pois mais pessoas estão trabalhando, realizando multitarefas e adicionando tarefas de projetos novos para elas.
Além disso, caso o rastreamento rápido falhe, muitos gerentes de projeto recorrem ao fracasso de qualquer forma! Portanto, se o seu projeto estiver atrasado e você for novo nas técnicas de compressão de cronograma, use uma ferramenta de cada vez. 🙂
O momento perfeito para acelerar o controle ⏰
Embora recorrer ao rastreamento rápido do projeto possa parecer um sinal de alerta, na verdade é mais comum do que você imagina.
Seja cauteloso ao decidir com que frequência usar essa técnica, mas há mais motivos para usá-la além de simplesmente ficar para trás em um projeto, portanto, não há motivo para se sentir envergonhado!
Você pode usar o rastreamento rápido no gerenciamento de projetos quando quiser encerrar um projeto para começar a trabalhar em uma nova oportunidade, quando for solicitado por um cliente ou quando um concorrente o pressionar para concluir o projeto - mas esteja ciente dos riscos!
Cada tipo de técnica de compressão de cronograma vem com seu próprio conjunto de riscos e desafios, incluindo o fast tracking. E isso requer um gerente de projeto que saiba muito bem o que está fazendo. 🧐
Os riscos e as recompensas do rastreamento rápido
Felizmente, para acelerar o roteiro do seu projeto, você está usando apenas os recursos que já foram orçados, portanto, há pouco ou nenhum custo adicional para se manter no caminho certo.
Ainda assim, o rastreamento rápido no gerenciamento de projetos pode ser arriscado.
O rastreamento rápido é basicamente uma multitarefa cuidadosamente planejada com riscos maiores. Como qualquer outro esforço multitarefa, as coisas podem facilmente sair um pouco do controle ao lidar com vários prazos ao mesmo tempo.
Com vários itens de ação ocorrendo ao mesmo tempo, há uma chance maior de ter que revisitar tarefas concluídas anteriormente e, possivelmente, retrabalhá-las completamente.
Essa complexidade adicional também pode prejudicar a qualidade e a eficiência do projeto, o que pode retardar o cronograma que o plano de rastreamento rápido deveria acelerar.
E, embora você possa evitar alguns custos adicionais por não usar recursos adicionais, tome cuidado com o esgotamento!
PeacockTV/ GIPHY Você e a equipe terão tarefas adicionadas à sua carga de trabalho mais cedo do que esperavam, e economizar dinheiro pode parecer legal no papel, mas manter seu pessoal feliz e com um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional não tem preço. ✨
No entanto, não deixe que esses riscos o impeçam de optar pelo rastreamento rápido do gerenciamento de projetos! Há maneiras de evitar esses riscos, e você só conseguirá melhorar com essa ferramenta por meio da prática e do planejamento! Como sempre dizemos aqui no ClickUp, progresso em direção à perfeição . 😎
Nossa sugestão: comunique-se, comunique-se e depois comunique-se novamente.
Parece tão simples, mas funciona... e é um pouco mais difícil do que parece.
Um gerente de projeto que conheça o cronograma como a palma da mão e que possa atualizar rapidamente a equipe sobre qualquer alteração - até os mínimos detalhes - pode amenizar qualquer infortúnio de rastreamento rápido que surja em seu caminho.
Especialmente quando a equipe estiver aumentando a carga de trabalho, você deverá certificar-se de que todos saibam o que está acontecendo, quando entrará em vigor, por que o projeto está sendo acelerado e como isso afetará o trabalho deles.
Embora o fast tracking não deva afetar o escopo do seu projeto, ainda haverá vários novos prazos para cada tarefa ao longo do caminho e, quanto mais cedo você conseguir colocar sua equipe em sintonia com essas mudanças, melhor!
Também não custa nada compartilhar os riscos mencionados acima envolvidos no rastreamento rápido para que você (ou seu gerente de projeto) não seja o único a procurar obstáculos específicos antes da data de entrega.
Ok, isso pode ter parecido muito. Mas é só porque queremos ter certeza de que você está preparado e pronto para executar o melhor plano de rastreamento rápido de todos os tempos!
Aqui está uma maneira de fazer isso.
Como acelerar seu projeto
Não é que o rastreamento rápido seja melhor do que todas as outras ferramentas de compressão de cronograma, mas trata-se de saber quais são as ferramentas certas para você! E como colocá-las em ação.
Antes de iniciar qualquer tentativa de acelerar o cronograma de um projeto atrasado, certifique-se de estar preparado com uma software de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a gerenciar todas as partes móveis em um único lugar.
Como o ClickUp !
Baixe o ClickUp e acesse-o em qualquer dispositivo, a qualquer momento
O ClickUp é uma poderosa solução de gerenciamento de trabalho com centenas de ferramentas para agilizar seus processos de gerenciamento de projetos, consolidando suas tarefas , documentos , comunicação e progresso em uma única plataforma.
Ele oferece colaboração e personalização no centro de cada recurso para manter toda a equipe do projeto informada e manter a transparência em todas as etapas do seu projeto.
Além disso, ele se integra a mais de 1.000 outras ferramentas para se alinhar perfeitamente com sua pilha de tecnologia atual e garantir que você não perca tempo quando se trata de economizar tempo em seus projetos! Mesmo aqueles que estão ficando um pouco para trás. 🙌🏼 Sprints no ClickUp podem ajudá-lo a planejar a duração do projeto e as tarefas de forma eficiente em qualquer linha do tempo e a visualizar sua carga de trabalho com mais de 15 visualizações incluindo Gantt , Diretoria e Mapas mentais -uma grande "vitória" para os gerentes de projeto em equipes multifuncionais .
Criar relacionamentos entre tarefas e tarefas de marco na visualização de Gantt no ClickUp
Embora o ClickUp possa abrigar e organizar seus ativos como um profissional, o rastreamento rápido não acontece por si só. É necessário um planejamento tão cuidadoso quanto o seu roteiro de projeto original, e temos as dicas para você começar em cinco etapas simples. 🖐🏼
5 steps to fast tracking
Embora todas as necessidades do projeto sejam diferentes, qualquer tentativa de reformular o cronograma atual exige um pouco de tempo e eficiência para que toda a equipe participe.
O plano de rastreamento rápido que você cria pode ser afetado pelo número de tarefas atrasadas, tarefas dependentes, tempo e por que o projeto está atrasado em primeiro lugar, mas essas cinco etapas o ajudarão a decidir se essa ferramenta é adequada para você e como fazer a bola rolar novamente.
1. Identifique os problemas para identificar suas metas.
Dê uma olhada nos requisitos do seu projeto, nas metas originais, nos objetivos, nas prioridades e nas marcos . Identifique os locais e os motivos que levaram seu projeto a esse ponto e pergunte a si mesmo se o rastreamento rápido poderia resolver o problema ou causar ainda mais problemas.
Na seção Painéis de controle com o Dashboard, você pode determinar facilmente a "saúde" geral do seu projeto com uma visão geral de alto nível do progresso do projeto. Veja o número de marcos do seu projeto, a carga de trabalho atual da sua equipe, o desempenho e a Sprints em questão de segundos.
Obtenha uma visão geral de alto nível do progresso de seu projeto em Dashboards no ClickUp
2. **Examine o cronograma atual de seu projeto
Pergunte a si mesmo:
- Quanto tempo você precisa para se recuperar?
- Quais tarefas estão no caminho crítico?
- Quais tarefas dependem de outras?
- Que impacto essas mudanças terão na carga de trabalho de cada indivíduo?
Antes de ajustar seu cronograma atual, certifique-se de poder responder a cada uma dessas perguntas para evitar problemas adicionais e riscos de rastreamento rápido no futuro!
3. **Procure suas oportunidades de aceleração
Lembre-se, você só pode acelerar as tarefas no caminho crítico. Sobreponha tarefas que não dependam umas das outras e, se ainda não o fez, transforme essas tarefas em marcos no ClickUp!
As tarefas que são transformadas em marcos são separadas das outras tarefas com uma forma de diamante em seu linha do tempo do projeto . A abertura de Milestones também mostrará imediatamente todas as relações e dependências de tarefas que você deve ter em mente.
Outra dica profissional? Visualize o cronograma do seu projeto como um gráfico de Gantt ou um mapa mental para obter uma representação mais visual de como será o seu cronograma compactado.
E já mencionamos que o ClickUp oferece essas duas visualizações e mais de 13 outras ? 👀
4. **Observe seus recursos. Seu plano de aceleração é realista?
Observe a carga de trabalho que a sua equipe poderia ter com o rastreamento rápido e crie sprints para dividir as tarefas restantes em períodos de tempo viáveis.
Isso pode ajudá-lo a ficar em dia com os novos prazos e a monitorar facilmente qual grupo de tarefas será executado em que momento.
Crie, gerencie e personalize seu Sprints no ClickUp ou confira o Centro de modelos para automatizar o processo de gerenciamento de projetos e elimine o trabalho repetitivo!
5. **Monitore seu progresso
O rastreamento rápido exige mais do que um plano sólido ou até mesmo um gerente de projeto sólido - você também precisa de uma plataforma poderosa para manter o controle do trabalho realizado.
Comunique-se com frequência e diretamente com sua equipe em um local acessível. Um sistema de gerenciamento de trabalho completo, como o ClickUp, pode ajudar a simplificar os processos do projeto, eliminando a necessidade de verificar várias guias e programas para enviar mensagens rápidas.
Verifique com frequência o status das tarefas em andamento e também com a equipe! Certifique-se de que seus colegas estão se adaptando bem às novas mudanças e esteja pronto para dar suporte e mudar novamente conforme necessário. Você tem isso. 💪🏼
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Coloque as coisas em alta velocidade
Repita conosco: Ficar para trás é normal e acontece com todo mundo em algum momento.
Apenas tente não fazer disso um hábito. 😉
As ferramentas de compressão de cronograma, como o rastreamento rápido, estão aqui para ajudá-lo a mudar seu planos de projeto para que as coisas sejam feitas dentro do prazo, mesmo que o roteiro dê algumas voltas inesperadas ao longo do caminho.
Portanto, respire fundo algumas vezes, compartilhe seu plano de acompanhamento rápido com a equipe e recorra a soluções de gerenciamento de trabalho como ClickUp para ajustar e gerenciar facilmente os prazos conforme necessário!