Gerenciar várias tarefas e projetos é um desafio e, ao mesmo tempo, garantir o gerenciamento de recursos, a comunicação eficaz com a sua equipe e o cumprimento dos prazos.
O uso de planilhas é menos eficaz do que costumava ser. Várias tarefas pequenas podem rapidamente se transformar em uma bagunça enorme e desorganizada. Confiar em abordagens tradicionais de gerenciamento de trabalho faz com que você se sinta sobrecarregado e improdutivo.
Além disso, você deve ser flexível o suficiente para se adaptar às mudanças no escopo, nos requisitos ou nas restrições do seu projeto. Deixar de lado um requisito menor ou perder um prazo pode atrapalhar todo o seu fluxo de trabalho.
É nesse ponto que os organizadores de tarefas entram em cena para desvendar o caos. Eles ajudam a dividir sua estrutura de trabalho em componentes gerenciáveis, permitindo que você faça malabarismos com vários projetos de forma eficiente.
Os organizadores de tarefas funcionam como um centro de comando, garantindo que você permaneça produtivo e nunca perca os prazos.
Nesta publicação, abordaremos os diferentes recursos necessários em um organizador de tarefas para ajudá-lo a escolher o que melhor se adapta às suas necessidades e permite que você conclua as tarefas com eficiência. ✅
Benefícios de usar um organizador de tarefas
Os gerenciadores de tarefas trazem muitos benefícios - fluxos de trabalho simplificados, melhor produtividade e uma sensação de controle e realização.
Entretanto, isso não é tudo. Vamos nos aprofundar em outros benefícios do uso de um excelente software de gerenciamento de tarefas:
1. Visibilidade aprimorada das tarefas
O software de gerenciamento de tarefas ajuda a dividir grandes projetos em tarefas menores que podem ser concluídas em cada estágio do ciclo de vida do projeto. Isso facilita a visualização de todas as tarefas que você precisa concluir e o acompanhamento de cada tarefa em um único painel.
Se, por exemplo, você estiver lançando um novo recurso de produto que exija ativos de conteúdo, poderá criar painéis de tarefas para acompanhar as diferentes tarefas que os membros da equipe precisam concluir.
Os painéis de tarefas oferecem uma visão completa, em 360 graus, de todas as tarefas em andamento para que você saiba o que está acontecendo.
Diferentes exibições, como gráficos e diagramas de Gantt, fornecem informações valiosas sobre planejamento, supervisão e relatórios. Você pode personalizar a visualização para obter informações sobre o andamento do projeto.
2. Melhor controle de tarefas
Os organizadores de tarefas permitem que você acompanhe todas as tarefas em todos os estágios em um só lugar, um passo à frente do acompanhamento com caneta e papel ou planilha.
Com recursos avançados de pesquisa, você pode ver as tarefas e quem está trabalhando nelas em tempo real.
Por exemplo, o ClickUp permite criar várias exibições para ajudá-lo a acompanhar cada tarefa e saber seu status:
Use o ClickUp Task Views para acompanhar o progresso de suas tarefas e ver quanto trabalho você concluiu
3. Processos de negócios aprimorados
Os excelentes gerenciadores de tarefas visualizam fluxos de trabalho e tarefas para simplificar a identificação de problemas e resolvê-los antes que eles afetem todo o fluxo de trabalho do projeto.
No entanto, ineficiências acidentais devido a cronogramas pouco claros e tarefas esquecidas são esperadas.
A Harvard Business Review informa que um em cada seis projetos de TI tem um excedente de cronograma de 70% .
Os organizadores de tarefas permitem centralizar as tarefas para mantê-lo à frente dos cronogramas e economizar tempo com recursos aprimorados de gerenciamento de tempo, como rastreamento de tempo ou automação de tarefas que acionam automaticamente determinados eventos quando uma tarefa é marcada como concluída.
Por exemplo, você pode monitorar quais tarefas do fluxo de trabalho demoram mais do que o necessário e optar por automatizar tarefas recorrentes.
Se algumas tarefas demoram mais porque o produto final exige mais iterações antes da aprovação, você pode oferecer aos membros da equipe suporte para ajudá-los a trabalhar com mais eficiência.
Principais recursos a serem considerados na escolha de um organizador de tarefas
Chegou a hora de falar sobre os principais recursos que você deve procurar em um gerenciador de tarefas. Vamos começar.
Recurso 1: Capacidade de criar uma agenda Programação de tarefas ajuda os funcionários a visualizar suas metas e alocar seu tempo e recursos para realizar suas tarefas com eficiência.
Um cronograma de tarefas detalha quanto tempo cada tarefa levará e quando terminará. Seu organizador de tarefas deve permitir que você crie um cronograma que ajude você e seus funcionários a se manterem no caminho certo. Gerenciamento de tempo do ClickUp permite agendar seu tempo e planejar tarefas usando o calendário, o gráfico de Gantt, as linhas do tempo e os modos de carga de trabalho. Você também pode ver a linha do tempo do projeto aqui, criar dependências e reagendar datas.
Acompanhe seus projetos e tarefas em tempo real com o ClickUp's Time Management
Com uma melhor programação de tarefas, sua equipe concluirá as tarefas no prazo, haverá melhor comunicação e, por sua vez, melhores resultados para a equipe.
Recurso 2: Várias visualizações
Várias visualizações que detalham os nomes das tarefas, os prazos, os status e as prioridades de todas as tarefas da sua equipe podem ajudar a apresentar uma visão mais clara do que está acontecendo.
Agrupe, filtre e veja cada tarefa em seu projeto com várias visualizações. Por exemplo, uma visualização de equipe ajuda a ver quais membros estão mais sobrecarregados do que outros. Uma visualização de calendário, por outro lado, agrupa as tarefas de acordo com suas datas de vencimento. Visualizações do ClickUp vem com mais de 15 visualizações totalmente personalizáveis para acomodar praticamente todas as tarefas da sua equipe. Você pode escolher entre as visualizações de tarefas principais, como lista, quadro e calendário, e visualizações avançadas, como Gantt, tabela, linha do tempo, mapa mental etc.
Aqui está uma lista de algumas das diferentes visualizações que o ClickUp oferece: 👇
- Visualização de lista - simplesmente lista todas as suas tarefas em uma lista organizada e gerenciável
- Board View (Visualização de quadro) - permite que você configure quadros poderosos de arrastar e soltar compartimentados por etapas ou categorias
- Calendar View - mapeia as tarefas por datas
- Gantt View - ideal para rastrear dependências de tarefas
- Exibição de atividade - apresenta uma visão agregada das atividades em um local
- Visualização de linha do tempo - visualiza as tarefas de forma linear
- Workload View - ajuda a ver a carga de trabalho de cada membro da equipe em um momento específico.
- Table View - cada linha e coluna tem a mesma altura, ideal para visualizar ou importar informações em massa
- Mapas mentais - crie uma estrutura hierárquica para vincular e agrupar tarefas em uma estrutura semelhante a uma árvore
- Visualização de mapa - localize suas tarefas em um mapa.
Com a opção de escolher entre várias visualizações, você pode examinar metas e tarefas de forma mais abrangente e garantir que nada passe despercebido.
Visualize o fluxo de trabalho da sua equipe usando as visualizações do ClickUp
Feature 3: Opções de personalização
Seu organizador de tarefas deve permitir que você personalize diferentes elementos de suas tarefas para atender às suas necessidades.
Os recursos de personalização permitem ajustar a interface do usuário para atender às suas preferências pessoais. Por exemplo, você pode incluir categorias e rótulos, codificação por cores e opções de notificação personalizáveis em suas tarefas.
Também é possível criar dependências de tarefas para cada tarefa a fim de garantir que você conclua todas as tarefas críticas em cada estágio do projeto.
O ClickUp permite que você configure tarefas totalmente personalizáveis com tipos de tarefas personalizadas para clientes ou eventos. Você pode escolher entre várias exibições e ter tudo o que discutimos acima.
Dica profissional: O ClickUp oferece uma incrível capacidade de personalização com ClickApps os ClickApps são pequenos aplicativos baseados em funções que você pode ativar ou desativar para controlar itens como automação, vários responsáveis, campos personalizados e muito mais.
Recurso 4: Gerenciamento de arquivos
O gerenciamento de arquivos permite que você tenha o que precisa sem precisar procurar documentos e arquivos em diferentes dispositivos.
Ao escolher um organizador de tarefas, procure um com recursos robustos de gerenciamento de arquivos para ajudá-lo a armazenar e recuperar rapidamente os arquivos necessários.
O organizador de tarefas também deve suportar vários anexos de arquivos e oferecer opções de filtro quando você atribuir tarefas. Hierarquia de projetos do ClickUp permite que você crie espaços de trabalho e organize suas pastas em cada espaço.
Mantenha os arquivos organizados e recupere-os mais rapidamente usando os recursos de hierarquia de projetos do ClickUp
Você pode anexar arquivos de anexos de aplicativos de armazenamento em nuvem como Dropbox, Google Drive, Box e Microsoft OneDrive/SharePoint.
Você também pode codificar por cores cada pasta e usar Pesquisa ClickUp para localizar seus arquivos armazenados. Seu plano gratuito inclui 100 MB de armazenamento, e todos os planos pagos oferecem armazenamento ilimitado.
Característica 5: Segurança
Proteger seus dados comerciais cruciais no organizador de tarefas é fundamental. Verifique se o organizador de tarefas tem recursos como proteção por senha, etiquetas para gerenciar o acesso e as permissões, funções de usuário e pastas.
O ClickUp opera inteiramente no Amazon Web Services (AWS), com segurança de classe mundial . Também obteve a certificação de auditoria para os Princípios de Serviços Confiáveis do SOC 2 (Service Organization Controls).
Característica 6: Acessibilidade móvel
Sua solução de gerenciamento de tarefas não deve funcionar apenas na tela do computador.
Procure compatibilidade com iOS e Android, sincronização perfeita entre as versões para celular e desktop e acessibilidade off-line em seu organizador de tarefas.
Feature 7: Reporting capabilities
Como gerente, não se trata apenas de atribuição de tarefas e criação de fluxo de trabalho; trata-se também de manter a equipe no caminho certo e maximizar a produtividade. Os relatórios e as análises fornecem percepções sobre o desempenho da equipe e o acompanhamento do progresso.
Considere os recursos de gerenciamento de tarefas, como estatísticas de conclusão de tarefas, dados de controle de tempo e relatórios de envelhecimento de tarefas. Com os recursos de relatório ativados, a ferramenta de gerenciamento de tarefas pode enviar atualizações importantes sobre a equipe. Dashboards do ClickUp permite que você acompanhe e gerencie o desempenho com dados, listas, cartões e gráficos personalizados. Seu painel diário personalizado facilita a visualização de sua produtividade. Você também pode avaliar as cargas de trabalho da equipe e as visões gerais de vendas, etc.
O ClickUp Dashboards oferece opções de personalização que permitem acompanhar e gerenciar o trabalho da sua equipe
Recurso 8: Controle de tempo
Outro recurso essencial é o controle de tempo para ajudá-lo a alocar tarefas, maximizar a utilização do tempo e criar uma linha do tempo futura. Veja por que o controle de tempo é essencial:
- O controle de tempo com planilhas de horas aumenta a flexibilidade do trabalho e cria um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional
- Gerenciamento de projetos aprimorado com uma distinção clara de qual tarefa consumirá quanto tempo
- Redução do tempo no trabalho administrativo, eliminando o registro manual de horas e o preenchimento de planilhas Rastreamento de tempo do projeto ClickUp o recurso ClickUp Project Time Tracking permite que você economize tempo e o acompanhe com extensões do Google e integrações com aplicativos como Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify etc. Ele também fornece relatórios que economizam tempo com planilhas e relatórios de tempo individuais e de equipe.
Acompanhe facilmente o tempo, defina estimativas e adicione notas com o ClickUp Project Time Tracking
Característica 9: Interface amigável ao usuário
Sua equipe não deve perder tempo navegando ou aprendendo softwares complexos. Escolha uma ferramenta de gerenciamento de tarefas com uma interface fácil de usar e uma disposição organizada dos recursos para que possa trabalhar imediatamente.
Além disso, procure um bom suporte ao cliente e recursos de treinamento. Esses recursos minimizam a curva de aprendizado e ajudam você a aprender rapidamente a usar os recursos avançados do seu organizador de tarefas.
Recurso 10: Recursos de integração
Um bom software de gerenciamento de tarefas deve se integrar perfeitamente a outros aplicativos que você usa.
Por exemplo, as integrações de e-mail ajudam a converter e-mails em tarefas, a integração de calendários ajuda no gerenciamento de prazos e agendamentos e os aplicativos de anotações permitem que você capture ideias rapidamente.
Suponha que uma parte interessada envie feedback sobre a campanha de marketing por e-mail. Nesse caso, os membros da equipe podem facilmente convertê-lo em uma tarefa dentro da plataforma e alocá-lo para os membros relevantes da equipe.
Com essas integrações, a necessidade de alternar continuamente entre plataformas é eliminada. Além de facilitar o fluxo de trabalho, você também poderá economizar mais tempo.
Usando o ClickUp como um organizador de tarefas
Agora você sabe que um software básico de gerenciamento de tarefas não é suficiente. Você está procurando uma ferramenta com todos os excelentes recursos que discutimos acima?
Use o ClickUp, o melhor software de gerenciamento de tarefas criado com um aplicativo que pode substituir todos os outros. O ClickUp ajudou imensamente a Lids com a colaboração da equipe e a manter o controle do trabalho. Ele agilizou os fluxos de trabalho, simplificou a administração e melhorou os resultados. A empresa economizou mais de 100 horas entre as equipes com as ferramentas de gerenciamento de projetos do ClickUp. O ClickUp também ajudou a Cemex a reduzir as transferências de projetos de horas para segundos e forneceu uma plataforma para colaborar com mais de 50 membros da equipe em um só lugar. A Cemex oferece melhores fluxos de trabalho e entregas de projetos com automação, processos de admissão aprimorados, visibilidade em tempo real e processos simplificados. Tarefas do ClickUp permite planejar, organizar e colaborar em tarefas com personalizações customizáveis para simplificar o gerenciamento de tarefas.
Gerencie facilmente todas as atividades relacionadas a projetos em uma única plataforma com o ClickUp Tasks
Veja como o ClickUp Tasks, um software gratuito de gerenciamento de tarefas, se mostra vantajoso:
- Colaboração: Acelere o trabalho em equipe com recursos de colaboração rápidos que permitem vários responsáveis e tópicos de comentários. Também é possível adicionar comentários como itens de ação e compartilhar gravações de tela para maior esclarecimento
- Flexibilidade: Visualize as tarefas em vários modos de exibição e navegue por elas com facilidade. Com subtarefas personalizáveis, obtenha todas as informações de que você precisa sempre que quiser
- Tipos de tarefas personalizadas: Gerencie qualquer tipo de trabalho com os tipos de tarefas personalizadas do ClickUp, usando diferentes convenções de nomenclatura e definindo tipos de tarefas
- Modelos personalizados: Crie fluxos de trabalho transparentes e economize tempo com a ajuda de modelos. Você também pode criar e reutilizar seus modelos de lista de tarefas posteriormente para economizar tempo.
- Estimativas de tempo: Entenda completamente a produtividade da equipe com o rastreador de tempo para ficar à frente de suas metas e identificar lacunas
- Priorizar: Concentre-se no que é mais importante com cinco níveis de prioridade, de baixa a urgente. Mantenha a equipe informada sobre as tarefas em que deve trabalhar e as que devem ser feitas mais tarde.
- Tags: Adicione tags personalizadas para categorizar as tarefas da maneira que desejar e filtrá-las de diferentes projetos e locais
- Relacionamentos e dependências: Adicione relacionamentos para alternar para tarefas relacionadas mais rapidamente e adicione dependências para determinar uma ordem para diferentes operações em uma tarefa
- Gravação de tela: Minimize o desperdício de tempo em reuniões e longas conversas por e-mail, aumentando a comunicação da equipe com o compartilhamento de gravação de tela
- Integrações: Conecte-se com suas ferramentas favoritas, como Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Dropbox, Zoom, Toggl, Webhooks, etc
Este é um destino único para empregar todas as suas habilidades de gerenciamento de tarefas . Salve seus dados importantes, crie planilhas, use o Google Docs e elimine a necessidade de vários aplicativos.
Todos os recursos de que você precisa para gerenciar tarefas com eficiência estão disponíveis com esse software simples de gerenciamento de tarefas.
Modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp
O ClickUp não é apenas um software, mas uma ferramenta extensa com vários recursos, incluindo muitos modelos, para que você comece a trabalhar rapidamente. Modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp fornece um rastreador de planejamento de rotina para colocar suas tarefas em dia. Esse modelo permite que você comece a trabalhar em segundos com tarefas personalizáveis.
Crie listas de tarefas poderosas com o ClickUp. Veja como esse modelo pode ajudá-lo:
- Estabelecer metas alcançáveis para contribuir para o sucesso em longo prazo
- Acompanhar o progresso do projeto com precisão e manter o acompanhamento das tarefas em um só lugar
- Tarefas personalizáveis para manter sua equipe focada e à frente dos prazos
- Acompanhamento diário de tarefas com notas e lembretes automatizados para monitorar o progresso
- Divida as tarefas em pequenas listas de afazeres e mantenha-se motivado durante a realização das tarefas
Gerenciamento de tarefas simples do ClickUp Modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp é outro modelo valioso para simplificar as soluções de gerenciamento de tarefas.
Alguns dos principais recursos desse modelo incluem:
- Criar listas de tarefas para o trabalho e dividir os projetos em tarefas menores e mais gerenciáveis
- Priorizar, visualizar e organizar tarefas de maneira consistente e oportuna
- Uma estrutura clara para adicionar tarefas e rótulos com data de vencimento, prioridade e status de conclusão
Escolha o melhor software de gerenciamento de tarefas para sua equipe
O organizador de tarefas e o software de gerenciamento de projetos podem facilitar muito o gerenciamento de tarefas com alocação, programação e controle de tempo. Além disso, com modelos prontos para uso, você pode começar a gerenciar tarefas imediatamente. Economize tempo, obtenha melhor visibilidade e programe tarefas para a equipe com visualizações flexíveis.
Com esses recursos, os organizadores de tarefas podem simplificar muito o seu trabalho e ser gratificantes para a sua equipe e para a gerência.
Um organizador de tarefas como o ClickUp pode ajudá-lo a colaborar, personalizar, controlar o tempo, registrar a tela, colocar tags e integrar-se a outras ferramentas, tudo em um só lugar. É um software que pode ajudá-lo a gerenciar instantaneamente todos os aspectos do gerenciamento de tarefas. Registre-se no ClickUp hoje mesmo para adotar ferramentas de gerenciamento de tarefas eficientes e eficazes.
FAQs
**1. Como você organiza o gerenciamento de tarefas?
A organização do gerenciamento de tarefas pode se tornar simples e eficiente com um organizador de tarefas que permite agendar tarefas, definir prazos, colaborar com sua equipe e economizar tempo.
**2. Qual é o trabalho de um gerente de tarefas?
O gerente de tarefas ajuda você a alocar tarefas para a equipe, garantir que a equipe permaneça no caminho certo, ajudar a equipe a cumprir prazos e monitorar continuamente o desempenho da equipe para identificar lacunas de desempenho.
**3. Como você organiza e prioriza as tarefas?
Um organizador de tarefas pode organizar e alocar tarefas com base na disponibilidade e na largura de banda dos funcionários. Ele também pode ajudar a priorizar tarefas com tags e rótulos para que os funcionários saibam em quais devem trabalhar primeiro.