Gerenciar várias tarefas e projetos é um desafio, ao mesmo tempo em que você precisa garantir o gerenciamento de recursos, a comunicação eficaz com sua equipe e o cumprimento de prazos.
Usar planilhas é menos eficaz do que costumava ser. Várias pequenas tarefas podem rapidamente se transformar em uma grande bagunça desorganizada. Depender de abordagens tradicionais de gerenciamento de trabalho deixa você se sentindo sobrecarregado e improdutivo.
Além disso, você deve ser flexível o suficiente para se adaptar às mudanças no escopo, nos requisitos ou nas restrições do seu projeto. Ignorar um requisito menor ou perder um prazo pode atrapalhar todo o seu fluxo de trabalho.
É aí que os organizadores de tarefas entram em cena para acabar com o caos. Eles ajudam a dividir sua estrutura de trabalho em componentes gerenciáveis, permitindo que você concilie vários projetos com eficiência.
Os organizadores de tarefas funcionam como um centro de comando, garantindo que você permaneça produtivo e nunca perca prazos.
Nesta publicação, abordaremos os diferentes recursos necessários em um organizador de tarefas para ajudá-lo a escolher o mais adequado às suas necessidades e que permita concluir tarefas com eficiência. ✅
Benefícios de usar um organizador de tarefas
Os gerenciadores de tarefas oferecem muitos benefícios: fluxos de trabalho otimizados, maior produtividade e uma sensação de controle e realização.
No entanto, isso não é tudo. Vamos nos aprofundar em outros benefícios de usar um excelente software de gerenciamento de tarefas:
1. Maior visibilidade das tarefas
O software de gerenciamento de tarefas ajuda a dividir projetos grandes em tarefas menores que você pode concluir em cada etapa do ciclo de vida do projeto. Isso facilita a visualização de todas as tarefas que você precisa concluir e o acompanhamento de cada tarefa a partir de um único painel.
Se, por exemplo, você estiver lançando um novo recurso de produto que exija ativos de conteúdo, é possível criar painéis de tarefas para acompanhar as diferentes tarefas que os membros da equipe precisam concluir.
Os painéis de tarefas oferecem uma visão completa e abrangente de todas as suas tarefas em andamento para que você saiba o que está acontecendo.
Diferentes visualizações, como gráficos e diagramas de Gantt, fornecem informações valiosas sobre planejamento, supervisão e relatórios. Você pode personalizar a visualização para obter informações sobre o andamento do seu projeto.
2. Melhor acompanhamento de tarefas
Os organizadores de tarefas permitem que você acompanhe todas as tarefas em todas as etapas em um só lugar, um passo à frente do acompanhamento com caneta e papel ou planilhas.
Com recursos de pesquisa poderosos, você pode ver as tarefas e quem está trabalhando nelas em tempo real.
Por exemplo, o ClickUp permite que você crie várias visualizações para ajudar a acompanhar cada tarefa e saber seu status:
3. Processos de negócios aprimorados
Ótimos gerenciadores de tarefas visualizam fluxos de trabalho e tarefas para simplificar a identificação de problemas e resolvê-los antes que eles prejudiquem todo o fluxo de trabalho do seu projeto.
No entanto, é normal que ocorram ineficiências acidentais devido a prazos pouco claros e tarefas esquecidas.
A Harvard Business Review relata que um em cada seis projetos de TI tem um atraso de 70% no cronograma.
Os organizadores de tarefas permitem centralizar as tarefas para mantê-lo à frente dos prazos e economizar tempo com recursos aprimorados de gerenciamento de tempo, como rastreamento de tempo ou automação de tarefas que acionam automaticamente determinados eventos assim que uma tarefa é marcada como concluída.
Por exemplo, você pode acompanhar quais tarefas do fluxo de trabalho levam mais tempo do que o necessário e optar por automatizar tarefas recorrentes.
Se algumas tarefas demorarem mais porque o produto final requer mais iterações antes da aprovação, você pode oferecer suporte aos membros da sua equipe para ajudá-los a trabalhar com mais eficiência.
Recursos importantes a serem considerados ao escolher um organizador de tarefas
É hora de falar sobre os principais recursos a serem observados em um gerenciador de tarefas. Vamos começar.
Recurso 1: Capacidade de criar um cronograma
O agendamento de tarefas ajuda os funcionários a visualizar seus objetivos e alocar seu tempo e recursos para realizar suas tarefas com eficiência.
Um cronograma de tarefas detalha quanto tempo cada tarefa levará e quando ela será concluída. Seu organizador de tarefas deve permitir que você crie um cronograma que ajude você e seus funcionários a permanecerem no caminho certo.
O ClickUp Time Management permite que você programe seu tempo e planeje tarefas usando o calendário, o gráfico de Gantt, cronogramas e modos de carga de trabalho. Você também pode ver o cronograma do projeto aqui, criar dependências e reprogramar datas.
Com um melhor planejamento de tarefas, sua equipe concluirá as tarefas dentro do prazo, haverá uma melhor comunicação e, por sua vez, melhores resultados para a equipe.
Recurso 2: Várias visualizações
Várias visualizações detalhando nomes de tarefas, prazos, status e prioridades de todas as tarefas da sua equipe podem ajudar a apresentar uma imagem mais clara do que está acontecendo.
Agrupe, filtre e visualize cada tarefa do seu projeto com várias exibições. Por exemplo, a exibição Equipe ajuda você a ver quais membros estão mais sobrecarregados do que outros. Já a exibição Calendário agrupa suas tarefas de acordo com as datas de vencimento.
O ClickUp Views vem com mais de 15 visualizações totalmente personalizáveis para acomodar praticamente qualquer tarefa da sua equipe. Você pode escolher entre visualizações de tarefas básicas, como lista, quadro e calendário, e visualizações avançadas, como Gantt, tabela, linha do tempo, mapa mental, etc.
Aqui está uma lista de algumas das diferentes visualizações que o ClickUp oferece: 👇
- Exibição em lista — simplesmente lista todas as suas tarefas em uma lista organizada e gerenciável
- Visualização do quadro — permite configurar quadros poderosos com recurso de arrastar e soltar, compartimentados por etapas ou categorias.
- Exibição de calendário — mapeia tarefas por datas
- Exibição Gantt — ideal para acompanhar as dependências das tarefas
- Visualização de atividades — apresenta uma visualização agregada das atividades em um local
- Visualização da linha do tempo — visualize as tarefas de maneira linear
- Visualização da carga de trabalho — ajuda você a ver a carga de trabalho de cada membro da equipe em um momento específico.
- Exibição em tabela — cada linha e coluna tem a mesma altura, ideal para visualizar ou importar informações em massa
- Mapas mentais — crie uma estrutura hierárquica para vincular e agrupar tarefas em uma estrutura em forma de árvore.
- Visualização em mapa — localize suas tarefas em um mapa.
Com a opção de escolher entre várias visualizações, você pode analisar metas e tarefas de forma mais abrangente e garantir que nada passe despercebido.
Recurso 3: Opções de personalização
Seu organizador de tarefas deve permitir que você personalize diferentes elementos das suas tarefas para atender às suas necessidades.
Os recursos de personalização permitem que você ajuste a interface do usuário de acordo com suas preferências pessoais. Por exemplo, você pode incluir categorias e rótulos, codificação por cores e opções de notificação personalizáveis em suas tarefas.
Você também pode criar dependências para cada tarefa, a fim de garantir que todas as tarefas essenciais sejam concluídas em cada etapa do seu projeto.
O ClickUp permite que você configure tarefas totalmente personalizáveis com tipos de tarefas personalizados para clientes ou eventos. Você pode escolher entre várias visualizações e ter tudo o mais que discutimos acima.
💡 Dica profissional: o ClickUp oferece uma incrível personalização com o ClickApps, pequenos aplicativos baseados em funções que você pode ativar ou desativar para controlar itens como automação, vários responsáveis, campos personalizados e muito mais.
Recurso 4: Gerenciamento de arquivos
O gerenciamento de arquivos permite que você tenha o que precisa sem precisar procurar documentos e arquivos em diferentes dispositivos.
Ao escolher um organizador de tarefas, procure um com recursos robustos de gerenciamento de arquivos para ajudá-lo a armazenar e recuperar rapidamente os arquivos necessários.
O organizador de tarefas também deve suportar vários anexos de arquivos e oferecer opções de filtro quando você atribuir tarefas.
A Hierarquia de Projetos do ClickUp permite que você crie Espaços de Trabalho e organize suas pastas dentro de cada espaço.
Você pode anexar arquivos de aplicativos de armazenamento em nuvem, como Dropbox, Google Drive, Box e Microsoft OneDrive/SharePoint.
Você também pode codificar cada pasta com cores e usar a Pesquisa do ClickUp para encontrar seus arquivos armazenados. Seu plano gratuito inclui 100 MB de armazenamento, e todos os planos pagos oferecem armazenamento ilimitado.
Recurso 5: Segurança
Proteger seus dados comerciais cruciais no organizador de tarefas é fundamental. Verifique se o seu organizador de tarefas possui recursos como proteção por senha, rótulos para gerenciar acesso e permissões, funções de usuário e pastas.
O ClickUp opera inteiramente na Amazon Web Services (AWS), com segurança de nível internacional. Ele também obteve a certificação de auditoria para os Princípios de Serviços de Confiança da Service Organization Controls (SOC 2).
Recurso 6: Acessibilidade móvel
Sua solução de gerenciamento de tarefas não deve funcionar apenas na tela do computador.
Procure compatibilidade com iOS e Android, sincronização perfeita entre as versões móvel e desktop e acessibilidade offline no seu organizador de tarefas.
Recurso 7: Recursos de relatórios
Como gerente, não se trata apenas de atribuir tarefas e criar fluxos de trabalho, mas também de manter a equipe no caminho certo e maximizar a produtividade. Relatórios e análises fornecem insights sobre o desempenho da equipe e o acompanhamento do progresso.
Considere recursos de gerenciamento de tarefas, como estatísticas de conclusão de tarefas, dados de controle de tempo e relatórios de tempo de espera das tarefas. Com os recursos de relatórios ativados, sua ferramenta de gerenciamento de tarefas pode enviar atualizações importantes sobre sua equipe.
O ClickUp Dashboards permite que você acompanhe e gerencie o desempenho com dados, listas, cartões e gráficos personalizados. Seu painel diário personalizado facilita a visualização da sua produtividade. Você também pode avaliar as cargas de trabalho da equipe, visões gerais de vendas, etc.
Recurso 8: Monitoramento de tempo
Outro recurso essencial é o controle de tempo, que ajuda a alocar tarefas, maximizar a utilização do tempo e criar um cronograma futuro. Veja por que o controle de tempo é fundamental:
- O controle de tempo com planilhas de horas aumenta a flexibilidade do trabalho e cria um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.
- Gerenciamento de projetos aprimorado com uma distinção clara de quanto tempo cada tarefa levará
- Reduza o tempo gasto com tarefas administrativas, eliminando o registro manual de horas e o preenchimento de planilhas.
O recurso ClickUp Project Time Tracking permite economizar tempo e acompanhá-lo com extensões do Google e integrações com aplicativos como Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify, etc. Ele também fornece relatórios que economizam tempo com relatórios de tempo individuais e de equipe e planilhas.
Recurso 9: Interface amigável
Sua equipe não deve perder tempo navegando ou aprendendo a usar softwares complexos. Escolha uma ferramenta de gerenciamento de tarefas com uma interface amigável e um arranjo organizado de recursos para que você possa começar a trabalhar imediatamente.
Além disso, procure um bom suporte ao cliente e recursos de treinamento. Esses recursos minimizam a curva de aprendizado e ajudam você a aprender rapidamente como usar os recursos avançados do seu organizador de tarefas.
Recurso 10: Recursos de integração
Um bom software de gerenciamento de tarefas deve se integrar perfeitamente a outros aplicativos que você usa.
Por exemplo, as integrações de e-mail ajudam a converter e-mails em tarefas, a integração com calendários ajuda no gerenciamento de prazos e agendamentos, e os aplicativos para anotações permitem que você registre ideias rapidamente.
Suponha que uma parte interessada envie feedback sobre a campanha de marketing por e-mail. Nesse caso, os membros da equipe podem facilmente convertê-lo em uma tarefa dentro da plataforma e alocá-lo aos membros relevantes da equipe.
Com essas integrações, a necessidade de alternar continuamente entre plataformas é eliminada. Não só seu fluxo de trabalho ficará mais suave, como você também poderá economizar mais tempo.
Usando o ClickUp como organizador de tarefas
Agora você sabe que um software básico de gerenciamento de tarefas não é suficiente. Você está procurando uma ferramenta com todos os excelentes recursos que discutimos acima?
Use o ClickUp, o melhor software de gerenciamento de tarefas desenvolvido com um único aplicativo que pode substituir todos os outros.
O ClickUp ajudou imensamente a Lids com a colaboração em equipe e o controle do trabalho. Ele agilizou os fluxos de trabalho, simplificou a administração e melhorou os resultados. A empresa economizou mais de 100 horas entre as equipes com as ferramentas de gerenciamento de projetos do ClickUp.
O ClickUp também ajudou a Cemex a reduzir o tempo de transferência de projetos de horas para segundos e forneceu uma plataforma para colaborar com mais de 50 membros da equipe em um só lugar. A Cemex oferece melhores fluxos de trabalho e entregas de projetos com automação, processos de admissão aprimorados, visibilidade em tempo real e processos otimizados.
O ClickUp Tasks permite planejar, organizar e colaborar em tarefas com personalizações customizáveis para simplificar o gerenciamento de tarefas.
Veja como o ClickUp Tasks, um software gratuito de gerenciamento de tarefas, pode ser benéfico:
- Colaboração: Acelere o trabalho em equipe com recursos de colaboração rápidos que permitem vários responsáveis e threads de comentários. Você também pode adicionar comentários como itens de ação e compartilhar gravações de tela para maior clareza.
- Flexibilidade: visualize as tarefas em várias visualizações e navegue por elas facilmente. Com subtarefas personalizáveis, obtenha todas as informações de que precisa sempre que necessário.
- Tipos de tarefas personalizadas: gerencie qualquer tipo de trabalho com os tipos de tarefas personalizadas do ClickUp, usando diferentes convenções de nomenclatura e definindo tipos de tarefas.
- Modelos personalizados: crie fluxos de trabalho transparentes e economize tempo com a ajuda de modelos. Você também pode criar e reutilizar seus modelos de lista de tarefas posteriormente para economizar tempo.
- Estimativas de tempo: entenda completamente a produtividade da equipe com o rastreador de tempo para ficar à frente de suas metas e identificar lacunas.
- Priorize: concentre-se no que é mais importante com cinco níveis de prioridade, de baixo a urgente. Mantenha a equipe informada sobre quais tarefas devem ser realizadas e quais devem ser adiadas.
- Tags: adicione tags personalizadas para categorizar as tarefas da maneira que desejar e filtrá-las de diferentes projetos e locais.
- Relações e dependências: adicione relações para alternar para tarefas relacionadas mais rapidamente e adicione dependências para determinar uma ordem para diferentes operações dentro de uma tarefa.
- Gravação de tela: minimize o desperdício de tempo em reuniões e longas trocas de e-mails, otimizando a comunicação da equipe com o compartilhamento de gravações de tela.
- Integrações: Conecte-se às suas ferramentas favoritas, como Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Dropbox, Zoom, Toggl, Webhooks, etc.
Este é um destino único para empregar todas as suas habilidades de gerenciamento de tarefas. Salve seus dados importantes, crie planilhas, use o Google Docs e elimine a necessidade de vários aplicativos.
Todos os recursos necessários para gerenciar tarefas com eficiência estão disponíveis neste software simples de gerenciamento de tarefas.
Modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp
O ClickUp não é apenas um software, mas uma ferramenta abrangente com vários recursos, incluindo muitos modelos, para você começar rapidamente.
O modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp oferece um planejador de rotina para manter suas tarefas em dia. Esse modelo permite que você comece em segundos com tarefas personalizáveis.
Crie listas de tarefas poderosas com o ClickUp. Veja como este modelo pode ajudá-lo:
- Defina metas alcançáveis para contribuir para o sucesso a longo prazo.
- Acompanhe o andamento do projeto com precisão e mantenha o controle das tarefas em um só lugar.
- Tarefas personalizáveis para manter sua equipe focada e adiantada em relação aos prazos
- Acompanhamento diário das tarefas com notas e lembretes automatizados para acompanhar o progresso
- Divida as tarefas em pequenas listas de afazeres e mantenha-se motivado enquanto as realiza.
Gerenciamento simples de tarefas com o ClickUp
O modelo simples de gerenciamento de tarefas do ClickUp é outro modelo valioso para simplificar as soluções de gerenciamento de tarefas.
Algumas das principais funcionalidades deste modelo incluem:
- Crie listas de tarefas para o trabalho e divida os projetos em tarefas menores e mais fáceis de gerenciar.
- Priorize, visualize e organize tarefas de maneira consistente e oportuna.
- Uma estrutura clara para adicionar tarefas e rótulos com data de vencimento, prioridade e status de conclusão.
Escolha o melhor software de gerenciamento de tarefas para sua equipe
O organizador de tarefas e o software de gerenciamento de projetos podem facilitar o gerenciamento de tarefas com alocação, programação e controle de tempo. Além disso, com modelos prontos para uso, você pode começar a gerenciar tarefas imediatamente. Economize tempo, obtenha melhor visibilidade e programe tarefas para a equipe com visualizações flexíveis.
Com esses recursos, os organizadores de tarefas podem simplificar muito o seu trabalho e ser gratificantes para sua equipe e a gerência.
Um organizador de tarefas como o ClickUp pode ajudá-lo a colaborar, personalizar, controlar o tempo, gravar a tela, colocar tags e integrar-se a outras ferramentas, tudo em um só lugar. É um software que pode ajudá-lo a gerenciar instantaneamente todos os aspectos do gerenciamento de tarefas.
Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp para começar a usar ferramentas de gerenciamento de tarefas eficientes e eficazes.
Perguntas frequentes
1. Como você organiza o gerenciamento de tarefas?
Organizar o gerenciamento de tarefas pode se tornar simples e eficiente com um organizador de tarefas que permite agendar tarefas, definir prazos, colaborar com sua equipe e economizar tempo.
2. Qual é o trabalho de um gerente de tarefas?
O gerenciador de tarefas ajuda você a distribuir tarefas para a equipe, garantir que ela permaneça no caminho certo, ajudar a equipe a cumprir prazos e monitorar continuamente o desempenho da equipe para identificar lacunas de desempenho.
3. Como você organiza e prioriza as tarefas?
Um organizador de tarefas pode organizar e alocar tarefas com base na disponibilidade e na capacidade dos funcionários. Ele também pode ajudar a priorizar tarefas com tags e rótulos para que os funcionários saibam em quais trabalhar primeiro.