Otimização do fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos: Melhores práticas para aumentar a organização

Seja trabalhando em uma desenvolvimento de software empresa ou uma loja de calçados, você não pode fugir da papelada e dos documentos. Desde as políticas da empresa e manuais do funcionário para contratos de serviço e demonstrativos financeiros em média, uma organização lida com centenas de registros como parte de suas operações regulares. 📁

O gerenciamento caótico de documentos é um grande fator de risco para qualquer empresa. Digamos que você perca o controle de contratos importantes -Isso pode levar a problemas regulatórios e preocupações com a segurança, sem mencionar as áreas potencialmente desgastantes, como colaboração e entrega de tarefas.

A solução? Estabelecer um fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos adequado. Ele o salva das garras da desorganização e da ineficiência, determinando a criação, o armazenamento, a recuperação, a distribuição e o descarte de documentos de uma organização. Neste artigo, discutiremos maneiras aprovadas por especialistas para otimizar e estruturar os processos relacionados a documentos.

O que é um fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos?

Um fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos (DMW) representa a forma como você lida com documentos em sua organização. Ele abrange todos os processos e tarefas relacionados a documentos, inclusive o gerenciamento de diferentes versões de documentos, garantindo a conformidade com os órgãos reguladores e fazendo relatórios mais rápidos e sem erros.

Aqui estão alguns exemplos de alguns subprocessos principais em um fluxo de trabalho de documentos:

• Criação: Explica como novos documentos devem ser redigidos e criados
• Edição: Mostra como os documentos existentes devem ser editados, revisados e analisados para garantir a conformidade e evitar erros
• Armazenamento: Descreve como e onde armazenar documentos, seja em formato físico ou digital
• Categorização: Mostra como os documentos devem ser organizados e indexados para facilitar a recuperação e a navegação. Pense em locais de espaço de trabalho, pastas, pastas aninhadas, etc.
• Compartilhamento: Especifica quem pode acessar, editar e compartilhar documentos
• Eliminação: Descreve como manter o controle de documentos redundantes e eliminá-los do sistema de gerenciamento de documentos
• Solicitações e aprovações: Explica os processos de aprovação de documentos em todos os níveis hierárquicos
• Monitoramento: Descreve como manter o controle das revisões e alterações de versões para garantir o máximo de transparência. Também se refere à revisão do desempenho de todo o fluxo de trabalho, identificando ineficiências na recuperação ou no manuseio de documentos e descobrindo maneiras de eliminá-las

Por que é importante otimizar os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos?

Um dos maiores desafios que as organizações enfrentam na era atual é o gerenciamento ineficiente de informações, especialmente quando equipes remotas ou híbridas estão envolvidas. Um cenário típico é partes interessadas no projeto com dificuldades para encontrar a documentação relevante na ponta dos dedos, o que pode provocar falhas de comunicação entre os departamentos ou atrasos no tempo e nos custos.

Otimizar os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos é manter essas ineficiências sob controle. Sua importância em uma empresa se reflete principalmente em sete aspectos:

1. Eficiência aprimorada: Os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos ajudamotimizar fluxos de trabalho gerais e processos de negócios, garantindo que os funcionários estejammais produtivos e não percam tempo procurando documentos
2. Transparência: Ter todos os documentos em um só lugar elimina os silos departamentais e garante que as informações sejam divulgadas aos membros relevantes da equipe
3. **Mais fácilintegração de funcionários: A documentação estruturada garante que os novos membros da equipe possam encontrar as informações de seu interesse e aprender a lidar com diferentes tarefas
4. Padronização de processos: Fluxos de trabalho cuidadosamente planejados ajudam a delinearprocedimentos operacionais padrão (SOPs) para processos e tarefas colaborativas e manterequipes multifuncionais alinhadas
5. Segurança aprimorada: Um fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos bem projetado permite que você controle as permissões de acesso a arquivos e pastas
6. Minimização de erros: Você pode garantir a consistência no manuseio de documentos e automatizar tarefas administrativas repetitivas, reduzindo o risco de erros manuais
7. **Melhoriaprocessos de tomada de decisão: O acesso, em uma solução de gerenciamento de documentos, a documentos essenciais com informações contextuais ajuda os usuários a tomar decisões sábias e baseadas em dados

10 maneiras eficazes de melhorar o fluxo de trabalho de documentos

Melhorar os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos pode, sem dúvida, ajudar sua organização a prosperar, mas a questão é: qual é a maneira ideal de fazer isso?

Para começar, o método tradicional de armazenar arquivos e pastas fisicamente não pode ser usado. No cenário atual, você pode desenvolver um sistema de documentação de qualidade usando software de gerenciamento de documentos (por exemplo, ClickUp ) para organizar e gerenciar registros.

Após uma pesquisa minuciosa, mapeamos as 10 práticas recomendadas que ajudam a criar a estrutura central dos fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos. Também demonstraremos algumas funcionalidades do ClickUp que podem aprimorar o processo! 😍

1. Identifique suas necessidades

A primeira coisa em sua agenda deve ser a análise de sua organização e a identificação de necessidades específicas relacionadas a documentos. Como cada empresa é única, talvez seja necessário se aprofundar e revisar seus processos para entender o que não está funcionando e onde se concentrar.

Considere sua linha de trabalho e os documentos que precisa gerenciar. Por exemplo, se você for um empresa de contabilidade você precisará de um fluxo de trabalho que suporte o alto tráfego de documentos e tenha opções avançadas de categorização para ajudar a recuperar itens rapidamente em caso de disputas.

Por outro lado, se você for um pequena empresa ao vender joias on-line, o fluxo de trabalho do seu sistema de gerenciamento de documentos provavelmente se concentrará no armazenamento de descrições de produtos individuais e na criação e gerenciamento de faturas.

A identificação das necessidades pode ser um processo longo e complexo, mas a funcionalidade do seu fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos depende disso. Comece levando em conta o tamanho da sua equipe e considere quantas pessoas acessarão o fluxo de trabalho e com que frequência.

É sempre uma excelente ideia pedir aos membros da sua equipe que apresentem suas opiniões sobre o que gostariam de ver no fluxo de trabalho e como se sentem em relação ao sistema atual. Você pode aproveitar o customizável Formulários ClickUp para capturar respostas e feedbacks da sua equipe e transformá-los em tarefas acionáveis que se conectam aos seus fluxos de trabalho.

Simplifique as solicitações internas de feedback para coletar as informações exatas necessárias em seus formulários

Depois de reunir as informações necessárias, você pode começar a reinventar seu fluxo de trabalho de documentos para alinhá-lo às necessidades da empresa.

2. Utilize o software de fluxo de trabalho de documentos correto

Um software de gerenciamento de documentos adequado deve ser equipado com opções que o ajudem a otimizar seus fluxos de trabalho e maximizar a eficiência.

Como o ClickUp é um software de primeira classe gerenciamento de tarefas e projetos a plataforma de gerenciamento de tarefas e projetos da Microsoft entende a necessidade de processos simplificados de gerenciamento de documentos. Na ferramenta, você encontrará ClickUp Docs o ClickUp Docs é um pacote atraente que o ajuda a lidar com todas as tarefas relacionadas a documentos em um só lugar.

Com o ClickUp Docs, você pode criar, editar, compartilhar e armazenar todos os documentos relacionados à empresa, desde bases de conhecimento e wikis a contratos e SOPs.

A colaboração é fundamental com o ClickUp 3.0 Docs para que você possa compartilhar, definir permissões ou exportar rapidamente para usuários internos ou externos

Use opções avançadas de edição e estilo para personalizar seus documentos, adicionar marcadores, inserir pastas aninhadas e incorporar tabelas para tornar seus registros tão detalhados quanto necessário.

Um dos melhores aspectos do ClickUp Docs é a capacidade de conectar seus documentos a fluxos de trabalho, o que permite que os responsáveis pelas tarefas tenham informações contextuais suficientes para realizar bem seu trabalho.

Conecte o ClickUp Docs ao seu fluxo de trabalho vinculando tarefas

Preocupado com a segurança? Isso está coberto - o ClickUp permite que você personalize Níveis de hierarquia para pastas e espaços de trabalho, além de definir permissões e configurações de privacidade, o que lhe dá controle total sobre quem pode acessar, editar e compartilhar seus documentos.

3. Aproveite a inteligência artificial (IA) no gerenciamento de documentos

Você e sua equipe não deveriam ter que se esforçar e passar horas criando documentos detalhados. Felizmente, a IA provou ser uma adição inestimável ao espaço de gerenciamento de documentos, permitindo que as equipes classifiquem os documentos e gerem itens de conhecimento mais rapidamente. De fato, a estudo científico recente descobriu que o uso de ferramentas de IA generativas podem:

• Reduzir o tempo de escrita em 40%
• Melhorar a qualidade da produção em 18% IA do ClickUp é um excelente exemplo de como a IA pode transformar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos. A tecnologia generativa dessa plataforma assistente de redação acelera qualquer processo de criação de documentos por meio de prompts personalizáveis e específicos para cada função.

Ajuste seus resultados para alcançar um conteúdo melhor com mais rapidez usando o reprompting no ClickUp AI

O ClickUp AI ajuda você a fazer brainstorming, gerar, aperfeiçoar e resumir conteúdo para diferentes tipos de documentos - tudo otimizado para tom e gramática. Tudo o que você precisa fazer é preencher os campos de intenção, e a ferramenta pode gerar documentos de nível profissional, como resumos de projetos, pautas de reuniões estudos de caso de marketing e cronogramas de projetos com a máxima precisão.

E tem mais: o ClickUp AI permite que você gere itens de ação de seus documentos! Basta selecionar uma parte específica de seu documento, clicar em AI e optar por Gerar item de ação. O ClickUp AI analisará o conteúdo selecionado e criará uma lista de tarefas. ✨

Use a IA do ClickUp para escrever mais rápido e aprimorar seu texto, respostas de e-mail e muito mais

Além do ClickUp AI, a plataforma oferece outro auxílio para a criação de documentos: modelos! Os impressionantes modelos do ClickUp com mais de 1.000 modelos agiliza o processo de criação de documentos, planejadores diários, bases de conhecimento e e-mails. Eles são 100% personalizáveis para que você possa ajustá-los às diretrizes e à linha de trabalho da sua empresa.

4. Centralize seus documentos

Não manter todos os seus documentos centralizados pode ser a raiz do caos e da desorganização, falta de transparência e perda de dados . Um fluxo de trabalho eficiente de gerenciamento de documentos deve garantir que todos, incluindo funcionários, gerentes e clientes, possam acessar arquivos e informações cruciais em um só lugar - e não por meio de e-mails ou tópicos de mensagens.

Se você usar o ClickUp 3.0, poderá explorar Centro de documentos como um excelente centro de armazenamento de todos os documentos relacionados à empresa. Ele apresenta todos os seus documentos por meio de três cartões - Recentes, Favoritos e Criados por mim - seguidos por uma tabela que exibe todos os seus registros. 😎

O ClickUp Docs Hub é seu repositório central de documentos da empresa

5. Garanta que os documentos sejam fáceis de encontrar em um software de gerenciamento de fluxo de trabalho

Você mantém todos os documentos da empresa em um só lugar, mas há outro problema - encontrar um documento específico pode parecer como procurar uma agulha em um palheiro. O baixo valor de recuperação é uma falha importante em qualquer fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos. Isso pode não parecer um grande problema se você acabou de abrir uma empresa com um pequeno grupo de clientes. Mas imagine encontrar um documento que você criou há três ou quatro anos.

Um fluxo de trabalho otimizado de gerenciamento de documentos gira em torno da capacidade de pesquisa. Você deve ser capaz de localizar QUALQUER documento em seu fluxo de trabalho em segundos para garantir eficiência do processo .

Muitas das principais ferramentas de gerenciamento de documentos apresentam recursos de pesquisa fracos, mas você não enfrentará esse problema com o Pesquisa universal Recurso do ClickUp 3.0. Esse recurso permite que você procure praticamente qualquer coisa em seu espaço de trabalho usando palavras-chave básicas. Você também pode pesquisar itens pela hora em que foram atualizados e visualizados pela última vez.

A Pesquisa Universal do ClickUp permite que os usuários encontrem rapidamente tarefas, documentos, arquivos, usuários, bate-papos e painéis em todo o espaço de trabalho e até mesmo em outros aplicativos de trabalho conectados

Não consegue lembrar o nome de um documento? Melhore sua logística de pesquisa no ClickUp criando etiquetas personalizáveis para registros. Por exemplo, se você criou vários documentos com foco em metodologias de aprimoramento de processos você pode marcá-las com process improvement.

O ClickUp também adiciona uma coluna Localizado em nos resultados da pesquisa. Isso permite que você veja onde um determinado documento está armazenado e o encontre com apenas alguns cliques.

6. Automatize seu trabalho

Uma das maneiras mais rápidas de otimizar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos é automatizar tarefas e atividades dentro deles . As automações poupam sua equipe de tarefas repetitivas e propensas a erros, aumentam a eficiência e ajudam-na a manter o foco em atividades de maior valor agregado.

A automação do fluxo de trabalho geralmente requer codificação e pode parecer desafiadora para equipes não técnicas, mas pode ser simples se você estiver usando uma ferramenta poderosa como o ClickUp.

Com mais de 100 aplicativos sem código Automações do ClickUp com o ClickUp Automations, você pode deixar que a plataforma cuide das tarefas de rotina para você. Você controla o que aciona uma automação e o que acontece depois que ela é acionada, tudo por meio de uma interface visual. Isso pode ser útil para gerenciar revisões de documentos e atualizar o status das aprovações. 😍

As automações são usadas para acionar automaticamente os resultados quando uma ação ocorre. Por exemplo, usando a automação "when status changes", aplicamos um modelo a uma tarefa para garantir que nenhuma informação valiosa seja perdida durante as transferências de clientes

7. Integre seu software de gerenciamento de documentos a outras plataformas

Já se foi o tempo em que as organizações podiam confiar totalmente em um único aplicativo ou plataforma. Hoje em dia, você tem um aplicativo separado para tudo, desde a criação de faturas e controle de tempo para agendamento de reuniões com os membros da equipe.

Embora alternar entre dezenas de aplicativos possa ser cansativo, é um mal necessário no local de trabalho moderno. Uma maneira fácil de otimizar os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos e eliminar a necessidade de alternar constantemente entre aplicativos é usar as integrações.

Você ficará feliz em saber que O ClickUp se integra a mais de 1.000 plataformas como Slack, GitHub, Everhour e Zoom. Se não encontrar o aplicativo que deseja integrar na lista, use a API do ClickUp para criar integrações personalizadas e manter as informações de todas as plataformas acessíveis em um único hub de recursos!

8. Mantenha os fluxos de trabalho relacionados a documentos flexíveis

Os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos e projetos estão intimamente ligados. E, como os processos de projeto tendem a mudar muito, você precisa garantir que os fluxos de trabalho de documentos possam acompanhar essa mudança.

É possível manter seus fluxos de trabalho de projeto e de documentos alinhados com o Suíte de gerenciamento de projetos ClickUp o ClickUp é uma suíte de gerenciamento de projetos, com curadoria de recursos que giram em torno de organização meticulosa, colaboração e precisão.

A opção de destaque que oferece total flexibilidade para você e sua equipe é Visualizações do ClickUp . A plataforma oferece mais de 15 exibições que permitem organizar os fluxos de trabalho de documentos como você quiser. Use a visualização List para classificar seus documentos, pule para o gráfico de Gantt para monitorar as necessidades de documentação ao longo de cronogramas variáveis ou aproveite a visualização Activity para monitorar as edições e atualizações recentes dos registros.

As mais de 15 visualizações do ClickUp oferecem às organizações uma solução completa para cada equipe

Deseja saber quanto tempo os membros da sua equipe gastam em tarefas específicas? Use o rastreador de tempo nativo para monitorar e gerenciar o tempo e organizar facilmente as cargas de trabalho.

Com o ClickUp, você pode conversar com os membros da sua equipe em tempo real, atribuir comentários com itens de ação e personalizar notificações para garantir que todas as conversas relacionadas a documentos sejam comunicadas rapidamente. 😍

Outros recursos notáveis que você achará úteis são:

• Definição de prioridades
• Criação dedependências de tarefas (por exemplo, você precisa que o documento A seja concluído antes do início da tarefa B)
• Definição e controle de metas
• Mapas mentais para projetos detalhados de fluxo de trabalho

9. Treine sua equipe

Você identificou suas necessidades, começou a usar uma nova plataforma de gerenciamento de documentos e centralizou seus documentos. Mas o seu trabalho não está concluído até que você tenha atualizado a sua equipe sobre as últimas mudanças!

Se quiser implementar bem os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos, certifique-se de que todos estejam informados sobre as novas práticas.

O ClickUp oferece várias opções de treinamento e gerenciar sua equipe .

Se você reinventou seus processos e quer ajudar sua equipe a entender cada etapa, você pode usar mapas de processos para explicar tudo em detalhes. Os membros da sua equipe podem simplesmente seguir os mapas para concluir as tarefas com sucesso garantido. Crie procedimentos operacionais padrão na forma de módulos de treinamento e convide os membros relevantes da equipe para isso. Se eles tiverem dúvidas, poderão deixar comentários diretamente no documento. ✨

Detecção e edição colaborativas, adição de comentários e incorporação de links no ClickUp Docs

Um problema recorrente em fluxos de trabalho baseados em documentos é o fato de duas ou mais pessoas trabalharem na mesma tarefa, o que leva a um trabalho redundante. Mas com o Detecção colaborativa do ClickUp quando outras pessoas comentam ou editam o mesmo documento que você, você pode ver vários cursores com tags de nome. Isso dá início à colaboração em tempo real e assíncrona e evita a duplicação de documentos.

10. Monitoramento e atualização

Pense nos fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos como plantas que precisam de cuidados constantes para florescer. O que funcionava para sua organização há alguns anos pode ser inútil hoje. É por isso que você deve monitorar a eficiência do seu fluxo de trabalho, reavaliar o desempenho e atualizar conforme necessário. 🌱

ClickUp 3.0 Software de painel Equipe com prioridades e cartões Burndown

Há diferentes maneiras de acompanhar seus fluxos de trabalho no ClickUp. Por exemplo, você pode definir KPIs e acompanhá-los usando Painéis do ClickUp com mais de 50 widgets. Concentre-se em aspectos específicos para identificar gargalos e fazer ajustes à medida que avança.

ClickUp: Seu assistente de fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos

Um sistema de documentação que funcione bem é vital para todas as organizações que desejam permanecer competitivas e eficientes. Ele traz ordem e estrutura para a sua equipe, reduz custos e aprimora a colaboração, portanto, não hesite em explorar as otimizações que sugerimos.

O ClickUp é a sua ferramenta de referência nessa jornada, perfeita para criar, gerenciar, compartilhar e armazenar documentos, automatizar processos e simplificar o trabalho em equipe e a comunicação! Registre-se gratuitamente e veja como ele pode ajudar a reforçar a consistência em toda a empresa em seus fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos! 💗