Hoje, todas as equipes profissionais sabem a importância dos dados. Sejam planilhas financeiras, arquivos gráficos vetoriais, documentos colaborativos, apresentações ou qualquer outro tipo de arquivo, os dados são o que permitem que sua equipe realize seu trabalho diariamente. Portanto, faz sentido que a governança de dados esteja no radar da sua equipe em todas as etapas do processo.
Manter os dados da sua equipe seguros e protegidos não precisa ser complicado. Compilamos uma lista de 5 ferramentas e estratégias que toda equipe profissional pode (e deve!) usar para manter suas informações seguras.
Veja o que está na lista:
- Faça backups com antecedência e frequência
- Escolha uma plataforma de armazenamento em nuvem com recursos de apagamento remoto.
- Mantenha-se atualizado sobre o controle de acesso a arquivos e pastas
- As senhas ainda são uma parte importante da segurança dos dados.
- Não deixe nenhum dispositivo sem supervisão.
Fazer backup dos dados da sua equipe em servidores seguros de um provedor de armazenamento em nuvem é uma ótima maneira de se proteger contra a perda de dados.
Faça backups com antecedência e frequência
Quando se trata de manter seus dados seguros, o mundo lá fora é uma loucura. Muita coisa pode dar errado. E se o hardware do seu dispositivo falhar e você perder seus arquivos salvos localmente? E se seus dados forem corrompidos por um vírus? E se o seu dispositivo for roubado ou destruído? Sem um backup dos dados da sua equipe, qualquer uma dessas situações pode significar que seus dados se perderam para sempre.
A maneira mais fácil de evitar a perda de dados é fazer backup dos seus dados na nuvem. Quando você faz backup dos dados na nuvem, uma cópia das suas informações é criada e armazenada no servidor seguro do seu provedor de armazenamento em nuvem.
Obviamente, quanto mais vezes você fizer backup dos seus dados, menos informações perderá em caso de emergência. A frequência com que sua equipe precisa fazer backup dos dados depende de vários fatores, como a natureza do trabalho da sua equipe.
Escolha uma plataforma de armazenamento em nuvem com recursos de apagamento remoto
Se o seu dispositivo for perdido ou roubado, ter um backup atualizado dos seus dados ajudará a sua equipe a continuar trabalhando sem perder o ritmo. No entanto, e se o seu dispositivo cair nas mãos erradas? Quaisquer dados confidenciais com os quais a sua equipe possa ter trabalhado – números de contas, nomes de clientes, entre outros – podem ser comprometidos.
Felizmente, alguns provedores de armazenamento em nuvem oferecem recursos de apagamento remoto como precaução de segurança. Isso significa que, se um dispositivo for perdido ou roubado, você poderá apagar os arquivos associados ao aplicativo do seu provedor de armazenamento em nuvem, mesmo que não tenha o dispositivo em mãos.
Como seus dados já estão armazenados na nuvem, você ainda pode acessá-los de outros dispositivos e não precisa se preocupar com o risco de segurança de pessoas não autorizadas acessarem seus dados.
Se você perder o controle do seu dispositivo, nunca saberá quem pode estar acessando seus dados. A limpeza remota oferece a você o poder de proteger seus dados, independentemente da situação.
Mantenha-se atualizado sobre o controle de acesso a arquivos e pastas
Por falar nisso, também é importante monitorar quem está acessando seus dados e o que estão fazendo com eles. A maioria dos provedores de armazenamento em nuvem facilita o trabalho colaborativo e, portanto, o compartilhamento de acesso a arquivos e pastas, o que coloca você à frente do jogo. Ferramentas de colaboração seguras também concedem diferentes níveis de permissões, dependendo das funções da equipe.
Como regra geral, conceda acesso a arquivos e pastas apenas às pessoas que realmente precisam dele. Embora seja improvável que pessoas de outras equipes façam algo intencionalmente que possa colocar seus dados em risco, limitar o acesso a arquivos e pastas reduz as chances de acidentes acontecerem.
É definitivamente importante ter várias pessoas trabalhando em um projeto, mas também é importante controlar quem tem acesso a quais dados.
As senhas ainda são uma parte importante da segurança dos dados
É o básico da segurança dos dados, mas muitas pessoas ainda não adotam as melhores práticas de senha como um hábito. Com todas as contas pessoais e profissionais que acessamos todos os dias, pode ser difícil lembrar uma senha única para cada uma delas, e a ideia de alterar todas essas senhas únicas a cada seis meses (como a maioria dos especialistas em segurança cibernética recomenda) é francamente intimidante.
Bônus: Aprenda a implementar uma estrutura de gerenciamento de riscos de segurança cibernética
Mas não se preocupe! Existem várias ferramentas seguras para gerenciamento de senhas que podem ajudá-lo a manter tudo em ordem.
Não deixe nenhum dispositivo sem supervisão
Se um dispositivo for perdido ou roubado, ficamos imediatamente preocupados com a segurança dos nossos dados. Afinal, quem sabe quem pode estar acessando nossos dados a partir do dispositivo quando ele está fora de vista?
Mas e quando você deixa o celular que usa para acessar e-mails de trabalho sobre a mesa da cafeteria enquanto vai buscar mais creme? E quando você se afasta do seu laptop ou computador desktop no trabalho sem sair da sua conta?
Não importa onde você esteja ou quanto tempo você acredita que levará para retornar ao seu dispositivo, a melhor prática para manter a segurança dos dados é fazer logout antes de sair ou levar o dispositivo com você, se possível.
Além disso, habilite a autenticação de dois fatores para tornar mais difícil o acesso de terceiros às suas informações.
Usando essas ferramentas simples de segurança de dados e as melhores práticas, sua equipe pode contribuir muito para manter seus dados seguros.
A segurança dos dados é extremamente importante para as equipes profissionais de hoje, mas adotar as melhores práticas de segurança de dados não precisa ser difícil. Essas 5 ferramentas e estratégias são algumas das nossas formas favoritas de manter os dados de qualquer equipe seguros e sua equipe funcionando perfeitamente. Quais precauções de segurança sua equipe toma? Adoraríamos ouvir sua opinião nos comentários!
Esta é uma publicação patrocinada pela Dropbox. Todas as opiniões são minhas. A Dropbox não é afiliada nem endossa quaisquer outros produtos ou serviços mencionados.
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Melissa Pallotti é escritora profissional, especialista em informática e fã de hóquei, e mora em Pittsburgh, Pensilvânia. Você pode se conectar com Melissa no Twitter ou LinkedIn.