Witaj w świecie automatyzacji cyklu pracy, gdzie Twój asystent AI nie śpi, nie zapomina i nie ocenia Twojego chaotycznego kalendarza.
Dobra wiadomość: ChatGPT może być tym asystentem, a dobrze skonstruowana podpowiedź może zmienić go w potężne narzędzie zwiększające wydajność. Niezależnie od tego, czy jesteś samodzielnym założycielem, kierownikiem zespołu, czy po prostu próbujesz opanować chaos dnia pracy, ta lista podpowiedzi jest skrótem do mądrzejszego pracy.
W tym przewodniku znajdziesz najlepsze polecenia do automatyzacji przepływu pracy w ChatGPT. Ponadto zobaczymy, jak ClickUp stanie się Twoim podstawowym narzędziem do automatyzacji przepływu pracy opartej na sztucznej inteligencji. Zacznijmy więc i zlecajmy na zewnątrz zadania wykonywane ręcznie.
Czym jest automatyzacja cyklu pracy i jak może w tym pomóc ChatGPT?
Automatyzacja cyklu pracy to proces zastępowania ręcznych, powtarzalnych kroków w procesach biznesowych rutynowymi krokami opartymi na technologii, które pozwalają zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność.
Dla freelancerów i małych zespołów często oznacza to takie zadania, jak tworzenie szkiców wiadomości e-mail do klientów, podsumowywanie notatek, generowanie pomysłów na bloga lub wypełnianie formularzy.
Oto, w jaki sposób ChatGPT pomaga w automatyzacji przepływu pracy. Możesz poprosić go o napisanie wiadomości e-mail z podsumowaniem, streszczenie wywiadu, burzę mózgów na temat zawartości, przetłumaczenie wiadomości lub posortowanie informacji, wpisując proste podpowiedź. Innym sposobem wykorzystania automatyzacji przepływu pracy opartej na sztucznej inteligencji jest połączenie ChatGPT z narzędziami zwiększającymi wydajność.
Na przykład, korzystając z Zapier, możesz skonfigurować cykl pracy, w którym nowe dane wprowadzone do formularza są automatycznie podsumowywane przez ChatGPT i dodawane jako zadanie ClickUp.
📖 Przeczytaj również: Jak działa ChatGPT? Wykorzystaj w pełni możliwości ChatGPT
Dlaczego warto zautomatyzować cykle pracy za pomocą ChatGPT?
Jeśli czujesz się przytłoczony górą powtarzalnych zadań — kopiowaniem danych między arkuszami, przeglądaniem niekończących się wiadomości e-mail lub pisaniem tej samej odpowiedzi po raz dziesiąty dzisiaj — użycie ChatGPT do automatyzacji zadań jest mądrym posunięciem:
Oto dlaczego:
- Zaoszczędź czas dzięki automatyzacji wprowadzania danych, sortowania e-mail i powtarzalnej komunikacji.
- Zapewnij dokładność, pozwalając AI zająć się szczegółami, co pozwoli ograniczyć liczbę błędów związanych z kopiowaniem i wklejaniem
- Natychmiastowo skaluj procesy, zarządzając większym obciążeniem pracą bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.
- Odpowiadaj na zapytania potencjalnych klientów, klientów i zespołów w czasie rzeczywistym, korzystając z zawsze dostępnej sztucznej inteligencji.
- Szybko dostosowuj automatyzacje, modyfikując kroki w miarę zmian projektów lub potrzeb.
Nie żartujemy, mówiąc, że dzięki odpowiednim podpowiedziom i odrobinie kreatywności ChatGPT może zmienić codzienny cykl pracy z czasochłonnego zadania w samoczynnie działający system.
Jak efektywnie wykorzystać ChatGPT do automatyzacji cyklu pracy?
Oto przewodnik krok po kroku dotyczący integracji ChatGPT z Twoim przepływem pracy:
Krok 1: Zidentyfikuj wyzwalacze automatyzacji
Lista dokładnych wydarzeń, które powinny automatycznie uruchamiać ChatGPT, np. „złożono nowy brief kreatywny”, „potencjalny klient wypełnił formularz” lub „status zadania zmienił się na „do przeglądu”. Te wyzwalacze staną się punktem wyjścia dla automatyzacji.
Krok 2: Wstępnie skonstruowane podpowiedzi wielokrotnego użytku
Zamiast za każdym razem wpisywać podpowiedzi ChatGPT, zapisz ustrukturyzowane szablony podpowiedzi.
Na przykład, gdy zostanie przesłany nowy brief kreatywny, wygeneruj podsumowanie projektu zawierające cele, grupę docelową i harmonogram w punktach.
W ten sposób system zawsze wie, co ma wykonać, bez konieczności kopiowania i wklejania przez człowieka.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Oto trik dotyczący ChatGPT. Połącz podpowiedzi, aby wynik jednego stał się wejściem dla następnego, tworząc wieloetapowe cykle pracy bez ręcznej interwencji.
Krok 3: Połączenie ChatGPT z narzędziami do automatyzacji
ChatGPT nie działa samodzielnie. Potrzebujesz oprogramowania do automatyzacji, które połączy wszystkie elementy i pozwoli mu reagować na rzeczywiste wydarzenia bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Oto jak to działa:
- Wybierz automatyzację: Wybierz platformę taką jak Zapier, Make lub ClickUp Automations jako silnik, który wykrywa wyzwalacze i przekazuje informacje do ChatGPT.
- Skonfiguruj wyzwalacz: Ustaw akcję jako źródło zdarzenia. Może to być na przykład „Nowe przesłane formularza w ClickUp”. Za każdym razem, gdy ktoś wypełnia formularz Creative Brief, automatyzacja natychmiast pobiera te dane i przekazuje je do przepływu pracy. Wybór odpowiedniego wyzwalacza gwarantuje, że przepływ pracy rozpocznie się dokładnie w momencie, w którym jest to potrzebne, bez konieczności ręcznej interwencji.
- Zdefiniuj działanie dla ChatGPT: Automatycznie wysyłaj przesłane dane do API ChatGPT. Stwórz szablon podpowiedzi, który wypełnia te pola formularza i prosi ChatGPT o stworzenie briefu kreatywnego.
- Przechwytuj wyniki: odpowiedź trafia bezpośrednio z powrotem do Twojego przepływu pracy, na przykład poprzez utworzenie nowego dokumentu ClickUp lub dodanie komentarza do zadania.
W ten sposób tworzysz agenta AI w ChatGPT, który pracuje dla Ciebie!
Krok 4: Twórz łańcuchy automatyzacji
Pojedynczy zautomatyzowany krok jest dobry, ale połączenie ich w łańcuch przekształca Twoje briefy ze statycznych dokumentów w żywe cykle pracy.
Oto, co możesz zrobić:
- Pierwsze działanie: ChatGPT automatycznie generuje brief kreatywny.
- Drugie działanie: Platforma taka jak Zapier lub ClickUp automatycznie publikuje to podsumowanie na Twoim kanale czatu w celu przeglądu lub automatycznie przesyła je jako dokument do ClickUp.
- Trzecie działanie: Po sprawdzeniu (być może oznaczonym tagiem „Zatwierdzone”) kolejna reguła aktualizuje status zadania, przypisuje je odpowiedniemu członkowi zespołu lub uruchamia kolejny etap projektu.
Zasadniczo budujesz łańcuch logiczny, w którym każda akcja wygenerowana przez sztuczną inteligencję lub wykonana ręcznie automatycznie ustawia następny krok.
Krok 5: Monitoruj i nieustannie udoskonalaj
Regularnie sprawdzaj wyniki, aby wykrywać błędy lub poprawiać ton wypowiedzi. Aktualizuj szablony poleceń i reguły automatyzacji w miarę rozwoju projektów. Gdy system osiągnie stabilność, możesz przejść do zaawansowanych zastosowań, takich jak automatyczne raportowanie, podsumowania kampanii lub spersonalizowane aktualizacje dla klientów.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: przetestuj polecenia w skrajnych przypadkach, aby wykryć ukryte błędy przed wdrożeniem automatyzacji na dużą skalę.
Ponad 25 podpowiedzi do automatyzacji cyklu pracy w ChatGPT
Poniżej zebraliśmy ponad 25 gotowych do użycia poleceń dla różnych procesów biznesowych, które możesz bezpośrednio podłączyć do ChatGPT i zacząć automatyzować zadania za pomocą AI. 🤖
Wykrywanie zadań i planowanie
1. Identyfikowanie powtarzalnych zadań
Podpowiedź: Wciel się w rolę konsultanta ds. automatyzacji. Przeanalizuj codzienne cykle pracy zespołu marketingowego i wskaż powtarzalne zadania, które można zautomatyzować. Przedstaw je w tabeli zawierającej zadania, czas poświęcony na ich wykonanie, potencjał automatyzacji i sugerowane narzędzia.
2. Biblioteka przykładów zastosowań automatyzacji
Podpowiedź: Jestem [opisz szczegółowo problem, z którym się borykasz, podając kontekst]. Stwórz listę 5 praktycznych zastosowań automatyzacji dla [branży lub działu, np. „działów HR w średnich przedsiębiorstwach”]. Dla każdego zastosowania opisz cykl pracy, korzyści płynące z automatyzacji i zaproponuj odpowiednie narzędzia lub platformy. Chcę, abyś [opisał szczegółowo, jak ma wyglądać wynik, podając przykłady].
3. Lista kontrolna gotowości do automatyzacji
Podpowiedź: Działaj jak analityk systemowy. Stwórz listę kontrolną, żeby sprawdzić, czy proces jest gotowy do automatyzacji. Uwzględnij takie kryteria, jak powtarzalność, zasady, format danych i obsługa wyjątków.
🎥 Obejrzyj: Jak korzystać ze sztucznej inteligencji zintegrowanej z Twoim obszarem roboczym
Wybór narzędzi i integracja
4. Wybór odpowiedniego narzędzia do automatyzacji
Podpowiedź: Działaj jako doradca technologiczny. Poleć najlepszą platformę do automatyzacji obsługi [zadania]. Porównaj Zapier, Make, ClickUp Automations lub API w tabeli zalet i wad wraz z kosztami.
5. Plan integracji dla konkretnego zespołu i przypadku użycia
Podpowiedź: Używam [narzędzia A] do CRM i [narzędzia B] do marketingu e-mailowego. Zaprojektuj cykl pracy automatyzacji, aby zsynchronizować kontakty między nimi. Podaj listę wymaganych API, kroków i kwestie związane z bezpieczeństwem.
6. Koordynacja wielu narzędzi
Podpowiedź: Działaj jak architekt przepływu pracy. Stwórz plan integracji, w którym ClickUp, Slack i Google Drive współpracują ze sobą w celu [procesu]. Zaplanuj dokładne wyzwalacze i działania w różnych narzędziach.
Data powstania cyklu pracy
7. Tworzenie niestandardowych cykli pracy automatyzacji
Podpowiedź: Wciel się w rolę specjalisty ds. automatyzacji. Zaprojektuj cykl pracy, aby zautomatyzować zadania takie jak [wstaw zadanie]. Uwzględnij szczegółowe kroki ustawienia automatyzacji przy użyciu narzędzi takich jak [wstaw narzędzie] i zintegruj je z platformami takimi jak [wstaw platformy, np. Excel, Arkusze Google lub Trello].
📖 Przeczytaj również: Jak wykorzystać ChatGPT do zwiększenia wydajności zarządzania projektami
8. Warunkowe reguły przepływu pracy
Podpowiedź: Działaj jak silnik reguł. Stwórz logikę warunkową dla automatyzacji, która kieruje nowe zadania w różny sposób w zależności od priorytetu i działu. Przedstaw to jako schemat blokowy IF → THEN.
9. Szablon dokumentacji cyklu pracy
Podpowiedź: Działaj jak inżynier procesowy. Stwórz szablon dokumentacji dla cykli pracy automatyzacji z sekcjami: Przegląd, Wyzwalacz, Działanie, Narzędzia, Obsługa wyjątków i Właściciel.
🔍 Czy wiesz, że... Zautomatyzowane systemy poboru opłat, takie jak E-ZPass, zostały po raz pierwszy wprowadzone pod koniec lat 80. XX wieku. Wcześniej kierowcy musieli czekać w długich kolejkach do kas, co sprawiło, że automatyzacja ruchu drogowego stała się jedną z pierwszych popularnych technologii zwiększających wygodę użytkowania.
Automatyzacja danych i raportowania
10. Automatyzacja gromadzenia danych i raportowania
Podpowiedź: Działaj jako ekspert ds. automatyzacji danych. Przedstaw plan krok po kroku, aby zautomatyzować gromadzenie danych, organizację i raportowanie dla [wpisz cel, np. śledzenie sprzedaży, monitorowanie wydajności]. Dołącz wskazówki dotyczące korzystania z narzędzi takich jak Google Apps Script, Power Query lub API.
📮 ClickUp Insight: 62% naszych respondentów korzysta z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, takich jak ChatGPT i Claude. Ich znany interfejs chatbota i wszechstronne możliwości — generowanie zawartości, analiza danych i wiele innych — mogą być powodem, dla którego są one tak popularne w różnych rolach i branżach.
Jeśli jednak użytkownik musi za każdym razem przełączać się do innej zakładki, aby zadać pytanie AI, związane z tym koszty przełączania i zmiany kontekstu z czasem się sumują.
Nie z ClickUp Brain. Znajduje się on bezpośrednio w Twoim obszarze roboczym, wie, nad czym pracujesz, rozumie proste podpowiedzi w zwykłym tekście i udziela odpowiedzi, które są bardzo istotne dla Twoich zadań! Zwiększ swoją wydajność dwukrotnie dzięki ClickUp!
11. Projekt automatyzacji pulpitu nawigacyjnego
Podpowiedź: Działaj jako analityk biznesowy. Stwórz cykl pracy automatyzacji, który aktualizuje pulpit w [narzędziu, np. Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] za pomocą danych w czasie rzeczywistym z [źródeł]. Opisz wyzwalacze, transformacje danych i częstotliwość aktualizacji.
12. Cykl pracy związany z zapewnieniem jakości danych
Podpowiedź: Zaprojektuj zautomatyzowany przepływ pracy, który sprawdza przychodzące dane pod kątem błędów przed raportowaniem. Uwzględnij kroki dotyczące wykrywania duplikatów, sprawdzania format i powiadomień w przypadku wykrycia problemów.
Komunikacja i współpraca
13. Automatyzacja cyklu pracy w e-mail
Podpowiedź: Stwórz cykl pracy, w którym nowe zapytania klientów automatycznie generują zadanie ClickUp, przygotuj odpowiedź w Gmailu za pomocą ChatGPT i wyślij ją do zatwierdzenia menedżerowi w Slacku.
⚙️ Bonus: Szablon automatyzacji poczty elektronicznej ClickUp automatyzuje przepływ pracy związany z pocztą elektroniczną, wyzwalając wiadomości e-mail na podstawie statusu zadania, terminów lub działań klientów. Możesz skonfigurować sekwencje, przypomnienia i działania następcze, aby kampanie były realizowane automatycznie, co zmniejsza nakład pracy ręcznej, a jednocześnie zapewnia terminowość i cel każdej wiadomości.
14. Powiadomienia Slack
Wskazówka: Zaprojektuj automatyzację, która codziennie o godz. 17:00 publikuje podsumowanie wszystkich zadań ClickUp przeniesionych do statusu „Zakończone”. Uwzględnij nazwę zadania, osobę przypisaną i czas wykonania.
15. Powiadomienia międzyplatformowe
Wskazówka: Zaprojektuj automatyzację, która publikuje aktualizacje z [narzędzia A, np. ClickUp] w [narzędziu B, np. Slack] w formie uporządkowanego codziennego podsumowania. Uwzględnij pola takie jak status zadania, osoba przypisana i termin wykonania.
🚀 Zaleta ClickUp: Nie zawsze masz czas na wpisywanie podpowiedzi. ClickUp Brain MAX oferuje wsparcie dla funk cji Talk to tekst, dzięki czemu możesz dyktować podpowiedzi lub pomysły podczas przemieszczania się między spotkaniami.
Na przykład kierownik projektu może szybko wysłać prośbę typu „podsumuj wczorajsze spotkanie inżynierów i zaznacz przeszkody”, a Brain MAX stworzy pisemne podsumowanie z połączeniem z odpowiednią listą zadań.
Automatyzacje oparte na skryptach i kodzie
16. Generowanie niestandardowych skryptów
Podpowiedź: Napisz skrypt w języku Python, aby automatycznie pobierać załączniki z Gmaila i zapisywać je w Google Drive. Dodaj komentarze dotyczące wdrożenia.
17. Automatyzacje oparte na webhookach
Podpowiedź: Wygeneruj skrypt webhook, który pełni rolę wyzwalacza, gdy w [narzędziu] wystąpi [wydarzenie, np. przesłane nowego formularza]. Skrypt powinien wywołać ChatGPT w celu podsumowania wydarzenia i opublikowania go w [narzędziu celem]. Dołącz instrukcje wdrożenia.
18. Cykl pracy integracji API
Podpowiedź: Zachowuj się jak ekspert API. Napisz wywołania API wymagane do synchronizacji [typu danych] między [narzędziem A] a [narzędziem B]. Podaj kroki uwierzytelniania, przykłady punktów końcowych i strategie obsługi błędów.
🚀 Zaleta ClickUp: Kiedy zbierasz odpowiedzi z ankiet za pomocą formularzy ClickUp, każda przesłana odpowiedź staje się zadaniem w Twoim obszarze roboczym. Oznacza to, że dane są już uporządkowane i gotowe do analizy.
Następnie możesz poprosić ClickUp Brain o przejrzenie odpowiedzi, zaznaczenie powtarzających się tematów i zidentyfikowanie kluczowych cytatów. W instancji, jeśli wielu klientów wspomina o trudnościach podczas wdrażania, AI może zaznaczyć ten trend i pomóc Ci natychmiast przypisać zadanie do wykonania zespołowi ds. wdrażania.
Zwrot z inwestycji i optymalizacja
19. Obliczanie zwrotu z inwestycji w automatyzację
Podpowiedź: Mam [wzmiankę o problemie, z którym się borykam, podając kontekst]. Pomóż mi oszacować zwrot z inwestycji (ROI) w automatyzację [opisz proces, np. „wprowadzanie danych z faktur”]. Wymień czynniki, które należy wziąć pod uwagę, podaj próbkę szablonu obliczeniowego i wyjaśnij, jak interpretować wyniki. Chcę, abyś [opisz szczegółowo, jak chcesz otrzymać wynik, podając przykłady].
20. Prognoza oszczędności czasu
Podpowiedź: Stwórz model prognozowania oszczędności czasu w celu automatyzacji kwalifikacji potencjalnych klientów. Udostępnij wyniki w postaci wykresu prognozy na 12 miesięcy.
21. Scenariusze wpływu automatyzacji
Podpowiedź: Wygeneruj trzy scenariusze (konserwatywny, realistyczny, agresywny) pokazujące wpływ automatyzacji zadań związanych z wdrażaniem klientów na wydajność zespołu.
Rozwiązywanie problemów i skalowanie
22. Rozwiązywanie problemów związanych z błędami
Podpowiedź: Napotkałem [błąd] w moim przepływie pracy Zapier. Przeanalizuj możliwe przyczyny, wymień kroki diagnostyczne i zaproponuj rozwiązania w formie listy kontrolnej.
🧠 Ciekawostka: Pierwszy autoresponder e-mailowy został stworzony w 1971 roku dla ARPANET, wczesnej wersji internetu. Wysyłał proste powiadomienia o nieobecności w biurze, aby wyjaśnić opóźnienia w odpowiadaniu na wiadomości e-mail.
23. Planowanie odporności
Podpowiedź: Działaj jako inżynier ds. niezawodności. Zaproponuj strategie przełączania awaryjnego w przypadku niepowodzenia kroku automatyzacji (np. przekroczenie limitu czasu API). Wynik przedstaw w formie drzewa decyzyjnego.
24. Skalowanie cykli pracy związanych z automatyzacją
Podpowiedź: Jestem [wzmianka o aktualnych ustawieniach automatyzacji]. Zaproponuj plan działania, aby skalować ten przepływ pracy w wielu działach. Uwzględnij mapowanie zależności, konsolidację narzędzi i kwestie związane z zarządzaniem.
Podpowiedzi dotyczące konkretnych branż/przypadków użycia
25. Automatyzacja cyklu pracy w dziale kadr
Podpowiedź: Jestem [wzmianka o kontekście zespołu HR]. Zaproponuj pięć cykli pracy z automatyzacją dla działu HR, obejmujących rekrutację, wdrażanie nowych pracowników, płace i zgodność z przepisami. Podaj szczegóły dotyczące narzędzi i kroków niezbędnych do wdrożenia.
📖 Przeczytaj również: Jak korzystać z ChatGPT-4o w pracy
26. Automatyzacja cyklu pracy w marketingu
Podpowiedź: Działaj jako konsultant ds. automatyzacji marketingu. Zaprojektuj pięć cykli pracy związanych z automatyzacją dla briefów kreatywnych, zatwierdzania zasobów, raportowania kampanii i aktualizacji dla interesariuszy. Wynik przedstaw w formie biblioteki przypadków użycia.
🚀 Zaleta ClickUp: Zespoły wsparcia często spędzają wiele godzin na odpowiadaniu na te same pytania, takie jak resetowanie hasła lub zapytania dotyczące rozliczeń. Wbudowany agent autopilota ClickUp pobiera dokładne kroki z dokumentacji pomocy technicznej i odpowiada bezpośrednio klientowi.
Na przykład, gdy kilku klientów prosi o aktualizację danych dotyczących płatności, agent natychmiast przekazuje instrukcje, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na rozwiązywaniu problemów wymagających osobistego podejścia.
📖 Przeczytaj również: ChatGPT vs. ClickUp: które narzędzie generatywnej sztucznej inteligencji jest najlepsze?
Wykorzystanie projektów ChatGPT do długoterminowej automatyzacji przepływu pracy
Projekty ChatGPT to inteligentne cyfrowe pracownie, niezawodne w przypadku wszelkich złożonych lub długotrwałych zadań.
Zbierz wszystkie czaty, pliki referencyjne i instrukcje dotyczące konkretnych projektów w jednym folderze, aby narzędzie do współpracy oparte na sztucznej inteligencji mogło formularz, nad czym pracujesz, i pozostać przy temacie.
Oferuje również funkcję Deep Research, która pozwala przeprowadzać badania w Internecie o wielu krokach, oraz tryb głosowy, który umożliwia swobodną burzę mózgów lub zadawanie pytań dotyczących PDF poprzez dotknięcie ikony mikrofonu.
Najlepsze praktyki dotyczące optymalizacji automatyzacji ChatGPT
Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących optymalizacji automatyzacji ChatGPT:
- Przygotuj plan awaryjny na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. Zapewnij sobie wsparcie osoby, która będzie gotowa wkroczyć do akcji, lub stwórz proste odpowiedzi typu „Skontaktuję się z Tobą”, które dadzą Ci czas na rozwiązanie problemów.
- Utwórz dokument zawierający 5–10 próbkowych zdań pokazujących styl komunikacji Twojej firmy, a następnie wklej go do każdej podpowiedzi automatyzacji cyklu pracy. Dzięki temu Twoje odpowiedzi będą brzmiały tak, jakby zostały napisane przez Twój zespół.
- Zaplanuj regularne sesje szkoleniowe, podczas których będziesz podawać ChatGPT najlepsze odpowiedzi napisane przez ludzi na podobne zapytania, pomagając mu nauczyć się preferowanego stylu i z czasem doskonalić swoje umiejętności.
- Używaj poleceń z ograniczeniami, mówiąc ChatGPT, czego NIE ma robić, a nie tylko co ma robić. Powiedz „nie używaj żargonu, nie składaj obietnic dotyczących terminów dostaw”, aby jasno określić granice.
- Wprowadź metodę gumowej kaczki, prosząc ChatGPT o wyjaśnienie swojego rozumowania przed podaniem ostatecznego wyniku, a następnie używaj tylko ostatecznej odpowiedzi. Pozwoli to wychwycić błędy logiczne, zanim dotrą one do klientów.
🔍 Czy wiesz, że... Starożytni Grecy stworzyli jedne z najwcześniejszych urządzeń automatycznych. Hero z Aleksandrii zaprojektował w I wieku n.e. maszynę napędzaną parą, często uważaną za pierwszy odnotowany przykład urządzenia programowalnego.
⚙️ Bonus: Zainspiruj się tymi przykładami cyklu pracy, aby dać swoim pracownikom swobodę realizacji dużych projektów.
Czy istnieją jakieś limitacje dotyczące automatyzacji cyklu pracy za pomocą podpowiedzi ChatGPT?
Chociaż ChatGPT może zautomatyzować wiele zadań związanych z tekstem, jego możliwości mają swoje ograniczenia.
Ograniczenia te oznaczają, że firmy muszą projektować cykle pracy z zabezpieczeniami i nadzorem człowieka, a nawet rozważać alternatywy dla ChatGPT w przypadku specjalistycznych potrzeb:
- Wiarygodność wyników: generuje nieprzewidywalne lub niespójne odpowiedzi, które przed użyciem wymagają weryfikacji.
- Złożone rozumowanie: trudności z logiką o wielu krokach lub konkretnymi zadaniami wymagającymi precyzyjnych obliczeń.
- Dokładność informacji: generuje wiarygodne, ale nieprawidłowe szczegóły (zwane halucynacjami), co stwarza ryzyko dezinformacji.
- Zależność od jakości podpowiedzi: Wymaga szczegółowych, dobrze skonstruowanych podpowiedzi, aby zachować dokładność i trafność.
🧠 Ciekawostka: Pierwszy robot przemysłowy nosił nazwę Unimate i rozpoczął pracę w fabryce General Motors w 1961 roku. Jakie były jego zadania? Przenoszenie gorących odlewów metalowych. Ludzie byli początkowo tak przerażeni tym robotem, że zmusili firmę do umieszczenia go za kratami bezpieczeństwa.
Integracja ChatGPT z aplikacjami zwiększającymi wydajność
Nowoczesne cykle pracy często łączą oprogramowanie do automatyzacji zadań ze sztuczną inteligencją. Przy inteligentnym wykorzystaniu ChatGPT może idealnie pasować do tych ustawień. Przyjrzyjmy się dwóm skutecznym metodom. ⚒️
1. Korzystanie z Zapier (lub podobnych platform iPaaS)
Zapier łączy ChatGPT z ponad 8000 aplikacji, jako wyzwalacz służą wydarzenia mające miejsce w innych miejscach, uruchamiając działania oparte na AI.
Na przykład, gdy pojawi się nowa odpowiedź w formularzu Google, możesz użyć wyzwalacza ChatGPT, aby utworzył e-mail, a następnie zapisać go jako wersję roboczą w Gmailu.
Freelancerzy opracowali również inteligentne automatyzacje zarządzania projektami, takie jak przekazywanie przychodzących wiadomości przez ChatGPT, który następnie kategoryzuje je (obecność, odwołanie lub pytanie) i odpowiednio aktualizuje Airtable, a wszystko to za pośrednictwem Zapier.
📖 Przeczytaj również: Zarządzanie cyklem pracy: narzędzia, korzyści i najlepsze praktyki
2. Synchronizacja z oprogramowaniem do zarządzania projektami, takim jak ClickUp
ClickUp integruje się z Zapier, aby zawartość generowana przez ChatGPT płynnie trafiała do Twojego obszaru roboczego jako elementy, które można wykorzystać w praktyce. Możesz korzystać z wyzwalaczy do tworzenia zadań na podstawie podpowiedzi, oznaczać nieodpowiednie komentarze lub automatycznie podsumowywać aktualizacje zadań za pomocą sztucznej inteligencji.
Oto jak przekształcić spostrzeżenia AI w ustrukturyzowane cykle pracy PM:
- Wprowadź podpowiedź ChatGPT w ClickUp Brain (za pośrednictwem Zapier), aby wygenerować listę zadań do zrobienia lub plan kampanii.
- Automatycznie twórz pasujące zadania w ClickUp, każde z tytułem, opisem i przypisanymi osobami.
- Użyj ChatGPT, aby podsumować aktualizacje i opublikować je w komentarzach do zadań lub w Dokumentach, aby zapewnić przejrzystość.
📌 Przykład: Załóżmy, że bloger dodaje pomysły do Arkuszy Google.
Zap monitoruje nowe wiersze i za pośrednictwem Zapier wyzwala ChatGPT, aby dopracować koncepcję do postaci szkicu bloga. Następnie tworzy zadanie ClickUp z mapowanymi polami, takimi jak tytuł, autor i termin. W ten sposób przechodzisz bezpośrednio od burzy mózgów do zarządzanej, przydzielonej pracy.
Jak ClickUp umożliwia inteligentniejszą automatyzację przepływu pracy
Teams często tracą wiele godzin tygodniowo na zadania, które nie przyczyniają się do postępów w realizacji projektów: przepisywanie tych samych podpowiedzi, wyszukiwanie kontekstu w różnych aplikacjach lub ręczne ustawienie zadań.
Wynik jest zazwyczaj wolniejsze wykonywanie zadań i sfrustrowani współpracownicy.
ClickUp, zintegrowany obszar roboczy oparty na AI, naprawdę zmienia sytuację, łącząc szablony zarządzania projektami, automatyzację i AI w celu usprawnienia całego cyklu pracy.
Ponadto użytkownicy ClickUp AI otrzymują pełny dostęp do najnowszych modeli AI premium, w tym ChatGPT, Gemini i Claude!
Przyjrzyjmy się bliżej, jak to zrobić. 💁
Przejdź bezpośrednio od planowania do realizacji.
Wnioski mają niewielką wartość, jeśli pozostają w fazie planowania. Automatyzacje ClickUp zapewniają ciągłość pracy, uruchamiając kolejny krok bez konieczności wykonywania manualnego wysiłku.
Na przykład, gdy zespół produktowy kopiuje plan wdrożenia funkcji z ChatGPT do zadania ClickUp, automatyzacja może natychmiast przydzielić inżynierów, utworzyć zadania testowe i powiadomić dział kontroli jakości po zakończonych kolejnych etapach rozwoju.
Oto jak skonfigurować to oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy i maksymalnie wykorzystać jego potencjał:
Korzystaj z gotowych szablonów automatyzacji
ClickUp oferuje ponad 100 gotowych szablonów automatyzacji przepływu pracy, zaprojektowanych z myślą o typowych przepływach pracy, dzięki czemu nie musisz zaczynać od zera.
Aby zastosować gotowy przykład automatyzacji:
- Otwórz przestrzeń, folder lub listę, do której chcesz dodać automatyzację.
- Przejdź do automatyzacje → Przeglądaj
- Wybierz szablon odpowiedni dla Twojego przepływu pracy.
- W razie potrzeby dostosuj wyzwalacze i działania (np. przypisz konkretnego członka zespołu, zaktualizuj pole niestandardowe).
- Aktywuj automatyzację jednym kliknięciem.
2. Twórz niestandardowe automatyzacje
W przypadku cykli pracy wymagających większej elastyczności narzędzie AI Automation Builder umożliwia tworzenie niestandardowych automatyzacji przy użyciu prostych podpowiedzi w języku angielskim:
- Wystarczy opisać swój cykl pracy: np. „Gdy zostanie przesłany nowy brief kreatywny, przypisz go kierownikowi marketingu, powiadom kanał Slack #creative i przenieś zadanie do sekcji „W trakcie przeglądu””.
- ClickUp Brain natychmiast przekształca to w działającą automatyzację z wyzwalaczami i akcjami.
- Przed opublikowaniem możesz edytować i dostosować automatyzację, aby spełniała Twoje dokładne wymagania.
📣 Głos klienta: Jodi Salice z United Way Suncoast udostępnia swoją opinię:
Nie mogę się nachwalić tego rozwiązania. Dzięki automatyzacji, szablonom i różnorodnym funkcjom śledzenia i widoków, ClickUp po prostu nie ma żadnych wad.
Nie mogę się nachwalić tego rozwiązania. Dzięki automatyzacji, szablonom i różnorodnym funkcjom śledzenia i widoków, ClickUp po prostu nie ma żadnych wad.
3. Wdrażaj gotowe i niestandardowe agenty AI
Agenci AI ClickUp to agenci AI, którzy mogą samodzielnie wykonywać złożone, wieloetapowe czynności, podejmować decyzje i wchodzić w interakcje z Twoim obszarem roboczym, używając naturalnego języka i kontekstu.
Jeśli spędzasz godziny na zbieraniu aktualnych informacji dla interesariuszy, możesz skorzystać z funkcji Weekly Report Agent, która zajmie się tym za Ciebie. Funkcja ta gromadzi zadania, postępy i terminy w przejrzystym podsumowaniu i automatycznie je publikuje.
A gdy codzienne spotkania zaczynają pochłaniać czas, który można poświęcić na wydajność, Daily Standup Agent tworzy krótkie podsumowania postępów, priorytetów i przeszkód, dzięki czemu Twój zespół uzyskuje jasny obraz sytuacji bez konieczności spędzania 30 minut na spotkaniu.
Jeśli Twój zespół ciągle zadaje te same pytania, takie jak „Kto jest odpowiedzialny za to zadanie?” lub „Kiedy jest termin wykonania?”, Auto-Answers Agent wykonuje krok, pobierając dane bezpośrednio z ClickUp, dzięki czemu odpowiedzi są natychmiastowe i dokładne, bez konieczności szukania informacji.
Możesz również wykorzystać AI do zwiększenia wydajności, projektując niestandardowe agenty autopilota ClickUp.
Na przykład zamień nieuporządkowane notatki ze spotkań na praktyczne podsumowania zadań, automatycznie kieruj przesłane formularze do właściwego właściciela, a nawet łącz ze sobą wiele działań, takich jak generowanie kreatywnego streszczenia i wysyłanie go bezpośrednio do Slacka i e-mail w celu zatwierdzenia.
🎥 Obejrzyj: Jak ustawić swojego pierwszego agenta AI?
⚙️ Bonus: Możesz również wypróbować szablon ClickUp ChatGPT Prompts for Content Marketing and Data Powstania Template. Znajduje się on w ClickUp Dokumentach i zawiera gotowe do użycia podpowiedzi dotyczące tworzenia blogów, postów w mediach społecznościowych lub tekstów reklamowych.
Znajduj odpowiedzi bez opuszczania swojego obszaru roboczego.
Nawet jeśli zasoby są udokumentowane, zespoły często mają trudności z połączeniem wszystkich elementów w spójną całość.
ClickUp Brain rozwiązuje ten problem, łącząc się z zadaniami, dokumentami, czatami i zintegrowanymi aplikacjami, dzięki czemu odpowiedzi pojawiają się natychmiast.
Załóżmy, że kierownik ds. marketingu przygotowuje miesięczny raport wyników. Może zapytać menedżera zadań AI, które kampanie wygenerowały największe zaangażowanie w ciągu ostatniego miesiąca, i uzyskać podsumowanie połączone z zadaniami, opisami kampanii i zasobami kreatywnymi.
Menedżer oszczędza godziny ręcznego przeglądania i może przedstawić spostrzeżenia poparte bezpośrednimi odniesieniami do pracy zespołu.
Korzystaj z zaawansowanej AI, gdy praca wymaga więcej.
Szybkie podsumowania są pomocne, ale niektóre sytuacje wymagają głębszej analizy.
ClickUp Brain MAX tworzy dedykowane środowisko pulpitu, łącząc dane obszaru roboczego, narzędzia zewnętrzne i wiele modeli sztucznej inteligencji, takich jak GPT, Claude lub Gemini. Oznacza to, że nie musisz już przechodzić między różnymi narzędziami AI. Dzięki Brain Max całkowicie unikniesz rozrostu AI. Oto jak to zrobić:
Na przykład dyrektor HR przygotowujący się do corocznych ocen może poprosić Brain MAX o analizę notatek dotyczących wyników pracowników, zakończonych zadań i opinii współpracowników.
System generuje szczegółowy raport, w którym podkreślone są mocne strony każdego członka zespołu, obszary wymagające poprawy oraz godne uwagi osiągnięcia. Dzięki zebraniu tych informacji dyrektor HR może przeprowadzać oceny bardziej efektywnie i udzielać konstruktywnych informacji zwrotnych popartych danymi.
🎥 Obejrzyj: Wykorzystaj nieograniczony potencjał Brain MAX
Przygotuj podpowiedzi do użycia
Ponowne wykorzystanie informacji często wydaje się trudniejsze niż tworzenie ich od podstaw. Zespół może mieć świetną odpowiedź ChatGPT do podsumowywania opinii klientów, ale jeśli znajduje się ona w notatce jednej osoby, nikt inny nie może z niej skorzystać.
ClickUp Dokuments rozwiązuje ten problem, umożliwiając zespołom przechowywanie szablonów poleceń wielokrotnego użytku w miejscu dostępnym dla wszystkich.
Na przykład zespół wsparcia może stworzyć dokument zawierający wielokrotnego użytku podpowiedzi do tworzenia odpowiedzi na zgłoszenia, podsumowywania opinii klientów i eskalowania problemów.
W dni, w których napływa duża liczba zgłoszeń, agenci otwierają dokument, wybierają sprawdzoną podpowiedź i tworzą trafne odpowiedzi zgodne ze standardami zespołu. Z czasem dokument ten przekształca się w bazę wiedzy, z której nowi agenci mogą korzystać już od pierwszego dnia, co znacznie skraca czas szkolenia.
Od czatu do działania dzięki ClickUp
Ostatecznie ChatGPT to doskonałe narzędzie do generowania kreatywnych pomysłów, tworzenia zawartości lub udzielania odpowiedzi na pytania w locie.
Jednak jeśli chodzi o automatyzację przepływu pracy i skupienie zadań, dokumentów, komunikacji i raportowania w jednym miejscu, ClickUp zajmuje pozycję lidera.
Po co przełączać się między narzędziami, skoro ClickUp łączy sztuczną inteligencję, zarządzanie projektami i automatyzację w jednym miejscu? Dzięki ClickUp Brain i ClickUp Automations otrzymujesz odpowiedzi i przekształcasz je w działania, nie opuszczając swojego obszaru roboczego.
Zacznij automatyzację już dziś dzięki ClickUp!
Często zadawane pytania
Jak bezpieczne jest używanie ChatGPT do automatyzacji przepływu pracy w firmie?
ChatGPT ułatwia bezpieczne przetwarzanie danych zgodnie ze standardami OpenAI, ale bezpieczeństwo zależy od zależności wdrożenia sztucznej inteligencji w cyklu pracy. Zawsze korzystaj z bezpiecznych połączeń API, ogranicz dostęp poprzez uwierzytelnianie i unikaj udostępniania wrażliwych lub umożliwiających identyfikację danych bezpośrednio sztucznej inteligencji.
2. Jakie umiejętności są potrzebne do wdrożenia tych poleceń automatyzacji ChatGPT?
Nie musisz być ekspertem w dziedzinie kodowania, ale pomocna jest znajomość podstaw pisania poleceń i zrozumienie kluczowych kroków przepływu pracy. Znajomość integrowanych narzędzi (takich jak ClickUp, Zapier lub API) oraz pewne doświadczenie w zakresie platform automatyzacji mogą przyspieszyć ustawienia.
3. Ile czasu mogę zaoszczędzić dzięki automatyzacji cyklu pracy w ChatGPT?
Oszczędność czasu zależy od złożoności zadania, ale wielu użytkowników raportuje, że udało im się skrócić czas wykonywania powtarzalnych zadań, takich jak tworzenie zawartości, podsumowywanie danych i aktualizowanie statusów.
4. Czy ChatGPT może zautomatyzować złożone procesy decyzyjne?
ChatGPT doskonale radzi sobie z generowaniem sugestii i analizowaniem danych tekstowych, ale nie jest przeznaczony do całkowitego zastąpienia ludzkiej oceny w przypadku złożonych decyzji. W przypadku decyzji o wysokiej stawce lub złożonych decyzji najlepiej jest używać go jako narzędzia wspierającego w połączeniu z automatyzacją opartą na regułach i nadzorem człowieka.