Przekroczenie budżetu to powszechny problem. Często wiąże się to również z opóźnieniami w realizacji projektu. Razem stanowią one oznaki niepowodzenia projektu.
Niestety, tylko 43% projektów jest zabezpieczonych przed tym powszechnym problemem. Zastanawiasz się, dlaczego? Dzieje się tak, ponieważ w większości projektów brakuje funkcjonalnych i dobrze ugruntowanych mechanizmów kontroli projektów.
Na szczęście zarządzanie projektami nie jest fizyką jądrową. Czytaj dalej, ponieważ w tym artykule wyjaśnimy, na czym polega ta dziedzina, i przedstawimy praktyczne wskazówki dotyczące jej wdrożenia!
Czym jest zarządzanie projektami?
Kontrola projektów to systemy i procesy służące do zarządzania zakresem, kosztami, ośmią czasu, jakością, zasobami i ryzykiem projektu. Narzędzia te stanowią podstawę efektywnego zarządzania projektami i zapewniają wsparcie dla procesu podejmowania decyzji w całym cyklu życia projektu.
Wykorzystanie procesów kontroli projektów pozwala zapewnić realizację projektów zgodnie z planem poprzez wczesne wykrywanie potencjalnych problemów i podejmowanie niezbędnych działań naprawczych. Umożliwia to również menedżerom mierzenie wyników w odniesieniu do wyznaczonych celów oraz szybkie podejmowanie działań naprawczych w razie potrzeby.
Kontrola projektów a zarządzanie projektami: jaka jest różnica?
Często zakłada się, że kontrola projektu i zarządzanie projektami oznaczają to samo i odnoszą się do podobnych elementów projektu, co jednak nie jest prawdą. Zanim przejdziemy dalej, wyjaśnijmy tę kwestię.
Zarządzanie projektami to zbiór wiedzy, umiejętności i technik służących do osiągnięcia powodzenia w realizacji projektu. Obejmuje ono zarządzanie sześcioma podstawowymi ograniczeniami projektowymi, przedstawionymi poniżej.
Z drugiej strony kontrola projektów stanowi podzbiór zarządzania projektami, który zajmuje się nadzorowaniem dwóch z tych ograniczeń: kosztów projektu i czasu. Zasadniczo kontrola projektów to część zarządzania projektami, która pomaga analizować i optymalizować dane projektowe, aby zapewnić realizację projektu na czas i w ramach ustalonego budżetu.
Mówiąc prościej, kontroler projektu doradza kierownikowi w problemach związanych z czasem i harmonogramami. Następnie kierownik decyduje, czy wdrożyć te sugestie, czy nie.
Pomyśl o kierowniku projektu jak o kapitanie statku, a o kontrolerze projektu jak o oficerze nawigacyjnym, który informuje, jak daleko lub jak blisko statek znajduje się od miejsca docelowego. Ta rola sugeruje również najszybszą trasę do celu, pozostawiając kapitanowi decyzję, czy skorzystać z jej sugestii, czy też ją zignorować.
Znaczenie kontroli projektów w zarządzaniu projektami
Kontrola projektów gwarantuje, że wszystko przebiega zgodnie z planem i mieści się w zakresie projektu, od początkowego etapu planowania aż po jego zamknięcie.
Jako podstawa zarządzania projektami, kontrola projektów pomaga w tworzeniu planu projektu. W ramach planu projektu kontrola odpowiada za proponowanie optymalnych harmonogramów, planowanie wydatków, alokację zasobów itp.
W miarę jak projekt wkracza w fazę realizacji, system kontroli projektów informuje kierownika projektu o tym, jak projekt radzi sobie pod względem wykorzystania budżetu i terminowości. Pomaga to w tworzeniu i śledzeniu wskaźników KPI związanych z kosztami i harmonogramem.
Kontrola projektów pozwala również udzielać prognoz dotyczących kierunku, w jakim zmierza projekt pod względem budżetu i czasu. A jeśli pojawią się jakiekolwiek odchylenia, identyfikuje te problemy i proponuje praktyczne sposoby ich rozwiązania.
Dzięki systemowi kontroli projektów masz również większą szansę na wyeliminowanie przekroczeń kosztów w całym cyklu życia projektu. Raport firmy PWC wykazał, że brak odpowiedniego systemu kontroli projektów jest jedną z głównych przyczyn przekroczeń kosztów.
Mając to na uwadze, rzućmy okiem na niektóre czynniki, które mają wpływ na zarządzanie projektami.
4 czynniki wpływające na zarządzanie projektami
Oto cztery czynniki, które mogą wpływać na zarządzanie projektami.
1. Zakres projektu
Zakres projektu to dokument określający wszystko, co jest niezbędne do powodzenia projektu. Dokument ten określa interesariuszy projektu, wyrównanie zasobów, terminy, wyniki oraz limity związane z projektem.
Oto przykład.
Na przykład, jeśli Twoim projektem jest stworzenie cyfrowej karty wizytowej, musisz określić oprogramowanie, umiejętności, oś czasu i inne związane z tym czynniki. To wszystko będzie stanowiło zakres projektu.
Brak jasno określonego zakresu projektu utrudnia dostosowanie się do harmonogramu lub szacunków kosztów. Jednak gdy pracujesz w oparciu o jasno określony zakres, łatwiej jest monitorować status projektu. Dzięki temu możesz z łatwością sprawdzić, czy zostanie on zakończony w wyznaczonym terminie i w ramach budżetu.
Zapoznaj się z tymi szablonami wniosków budżetowych!
2. Ryzyko i wyzwania
Kontrola projektów wiąże się z wieloma zagrożeniami i wyzwaniami. Zazwyczaj dzielimy te zagrożenia na dwie główne kategorie.
Pierwszym z nich są ryzyka finansowe, w tym nieoczekiwany wzrost kosztów materiałów, większe niż przewidywano zapotrzebowanie na siłę roboczą itp. Te ryzyka mogą znacząco wpłynąć na możliwość dokładnego monitorowania projektów lub sporządzania prognoz finansowych.
Inne rodzaje ryzyka projektowego to te, które mogą opóźnić realizację projektu poza ustalony okres. Niektóre z tych zagrożeń to kradzież materiałów, niewykryte błędy lub nagły spadek populacji pracowników.
Zasadniczo nieprzewidziane skutki tych ryzyk mogą znacząco wpłynąć na przebieg projektu, a w niektórych przypadkach uniemożliwić dotrzymanie osi czasu i celów budżetowych projektu.
Podejmując proaktywne działania w celu zidentyfikowania tych zagrożeń w ramach kontroli projektów oraz opracowując skuteczne strategie zarządzania ryzykiem, możesz im zapobiegać lub skutecznie nimi zarządzać, zapewniając stabilność na wszystkich frontach.
Zobacz też: Szablony zakresu projektu
3. Koszt projektu
Zrozumienie kosztów związanych z projektem stanowi podstawę kontroli projektów. Ogólnie rzecz biorąc, w każdym projekcie występują dwa rodzaje kosztów: bezpośrednie i pośrednie.
- Koszty bezpośrednie mają połączenie z konkretnymi produktami. Obejmują one koszty materiałów, stałych nakładów pracy itp.
- Koszty pośrednie to koszty związane z ogólnym prowadzeniem projektu. Obejmują one koszty kontroli jakości oraz opłaty za media.
Bez zrozumienia tych kosztów ustalenie budżetu projektu jest niemożliwe.
Ponadto nie będziesz w stanie śledzić rzeczywistej sytuacji finansowej projektu ani sporządzać trafnych prognoz. W związku z tym projekt będzie narażony na przekroczenie budżetu, co będzie oznaczać niepowodzenie procesu kontroli projektu.
4. Terminy realizacji projektów
Termin realizacji projektu to ustalona data i godzina zakończenia projektu. Według czasopisma „Journal of Consumer Research” termin ten decyduje o znaczeniu projektu i postrzeganej pilności jego realizacji.
Brak terminu oznacza, że nie ma kryteriów zakończenia projektu. W związku z tym analiza danych dotyczących czasu związanych ze statusem realizacji projektu może stanowić wyzwanie.
Bez ustalonych terminów nie da się zaplanować poszczególnych zadań w projekcie. Poza tym nie będziesz w stanie ustalić priorytetów zadań ani kontrolować innych ograniczeń związanych z czasem w swoim cyklu pracy.
Skoro już znasz cztery główne czynniki wpływające na kontrolę projektów, odpowiedzmy na pytanie: jak właściwie uwzględnić te czynniki i wdrożyć je w planie zarządzania projektami?
Nie martw się. Zajmiemy się tym.
Jak wdrożyć system kontroli projektów w całym zespole
Istnieje pięć sposobów wdrażania kontroli projektów. Dzięki nim możesz lepiej monitorować swój projekt i zapewnić terminową realizację zadań bez przekraczania ustalonego budżetu.
1. Zasoby
Zasoby to czynniki, które zapewniają powodzenie każdego projektu. Obejmują one środki finansowe, czas, członków zespołu oraz narzędzia do zarządzania projektami, takie jak ClickUp i Tara AI.
W zarządzaniu projektami to, jak dobrze zarządzasz tymi zasobami, decyduje o tym, jak skutecznie możesz kontrolować koszty, materiały i czas realizacji projektu.
Na etapie inicjacji projektu szacowanie kosztów i szczegółowe planowanie zasobów mogą pomóc w rozpoczęciu projektu bez przekraczania budżetu. Procesy te pozwalają ustalić, jakie zasoby są dostępne i jak je optymalnie wykorzystać.
Ponadto w miarę postępów projektu musisz mieć jasne wyobrażenie o tym, jak śledzić te zasoby. Przeprowadź oszacowanie odchyleń kosztów, aby monitorować, jak efektywnie wykorzystujesz swoje zasoby finansowe. Oszacowanie to pomoże Ci określić aktualną sytuację finansową projektu.
Oczywiście chcesz również mieć pewność, że zespół projektowy pracuje efektywnie. Dlatego niezbędne jest zarządzanie obciążeniem pracą i dbanie o to, by nikt nie był przeciążony.
Korzystając z narzędzia do zarządzania zespołem, takiego jak ClickUp, możesz sprawdzić obciążenie pracą swojego zespołu i zidentyfikować konkretnych członków, którzy są przeciążeni pracą lub nie wykorzystują w pełni swojego potencjału.
Dzięki tej wiedzy lepiej zrozumiesz, jak skutecznie delegować zadania i zarządzać zasobami ludzkimi.
2. Harmonogram projektu
Regularne śledzenie i analizowanie harmonogramów projektów pomaga zorientować się, czy postępy są zgodne z ustaloną oszą czasu. Dane te można uzyskać z narzędzia do zarządzania projektami lub planowania sprintów, jeśli projekt jest realizowany w ramach iteracyjnych sprintów.
Oto przykład kalendarza projektu związanego z wydaniem w widoku Kalendarz w ClickUp.
Jak pokazano powyżej, uzyskasz jasny wgląd w terminy, zadania i inne kluczowe obszary. Ponadto te informacje ułatwiają ustalenie kluczowych wskaźników wydajności i kamieni milowych, które pozwolą ocenić postępy w realizacji projektu.
Pamiętaj, aby na bieżąco informować interesariuszy o postępach w projekcie. Jeśli projekt odbiega od pierwotnego planu, możesz bez trudu zidentyfikować przyczyny i zaproponować odpowiednie rozwiązania.
Wiesz już, jak śledzić harmonogramy projektów. Ale jak stworzyć skuteczne harmonogramy? W tym pomogą Ci wykresy Gantta. Wykresy te pozwalają definiować harmonogramy, śledzić zależności i ustalać priorytety zadań, jak pokazano poniżej.
Gdy włączysz te spostrzeżenia do swojego cyklu pracy, możesz zacząć pisać list pożegnalny do niedotrzymanych terminów.
3. Analiza ryzyka
Analiza ryzyka jest niezbędna do zidentyfikowania wąskich gardeł i zagrożeń, które mogą zakłócić termin realizacji i budżet projektu.
Aby właściwie przeanalizować ryzyko, musisz zidentyfikować najczęstsze rodzaje ryzyka związane z Twoim projektem, co możesz łatwo zrobić za pomocą analizy SWOT. Jak było wspomniane w poprzedniej sekcji, większość rodzajów ryzyka dotyczy zazwyczaj kwestii finansowych i realizacji projektu. Przykładami są opóźnienia w harmonogramach, opóźnienia w komunikacji, naruszenia bezpieczeństwa danych itp.
Po ich zidentyfikowaniu skorzystaj z narzędzia do zarządzania ryzykiem, takiego jak ClickUp, aby sklasyfikować i ustalić priorytety tych zagrożeń.
ClickUp oferuje setki funkcji, które pomogą Ci stworzyć rejestr ryzyka, aby łatwo śledzić wszelkie potencjalne zagrożenia i stosować środki zapobiegawcze, zanim jeszcze do nich dojdzie.
Oto przykład:
A jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda dobry rejestr ryzyka, skorzystaj z szablonu folderu rejestru ryzyka od ClickUp, który pomoże Ci go skonfigurować!
Po ustaleniu priorytetów tych ryzyk za pomocą rejestru ryzyk łatwiej jest nimi odpowiednio zarządzać.
4. Zmiana procesu kontroli
Czasami interesariusze mają tendencję do dodawania dodatkowych elementów do projektu lub przesuwania terminów. To właśnie jest rozszerzanie zakresu. Rozszerzanie zakresu może mieć na wyniku opóźnienia w osiach czasu i przekroczenie kosztów.
Na szczęście istnieje sposób na zapobieganie rozszerzaniu zakresu projektu — proces kontroli zmian.
Proces kontroli zmian to proaktywne działanie, które przygotowuje Cię na potencjalne zmiany zakresu projektu. Dzięki temu procesowi możesz ocenić zmiany i ustalić, czy są one konieczne, czy nie.
W razie potrzeby możesz jeszcze bardziej zawęzić zakres, określając elementy, na które możesz sobie pozwolić bez wpływu na zakres projektu lub oś czasu realizacji.
Ponadto, jeśli zmiany te nie wpłyną na oś czasu ani zakres projektu, możesz włączyć szablon planu zarządzania zmianami do swojego cyklu pracy. Dzięki temu z łatwością zaplanujesz, monitorujesz i wdrożysz te zmiany.
Dzięki procesowi kontroli zmian możesz na bieżąco informować członków zespołu o każdej zmianie. Dzięki temu czują się zaangażowani i dobrze poinformowani, co pozwala im skutecznie radzić sobie z wprowadzanymi zmianami.
5. Monitoruj wyniki
Monitorowanie wyników pomaga zarządzać powodzeniem projektu. Aby monitorować wyniki, musisz wdrożyć wskaźniki KPI zgodne z zasadą SMART. Zakres tych wskaźników obejmuje zarówno zwrot z inwestycji (ROI) i zafakturowane godziny, jak i terminowość realizacji oraz śledzenie wydatków w odniesieniu do scenariusza bazowego.
Wskaźniki KPI typu SMART spełniają poniższe kryteria.
Nie musisz czekać na zakończenie projektu, aby stwierdzić, czy osiągnął on powodzenie, czy nie. Te wskaźniki projektowe stanowią skuteczne narzędzie kontroli projektu, które pomaga mierzyć postępy i sprawdzać, czy nadal jesteś na właściwej drodze.
Czy zarządzanie kontrolą projektów powinno opierać się na strukturze podziału pracy?
Aby efektywnie korzystać z struktury podziału pracy (WBS), musisz wprowadzić nadrzędny cel, który chcesz osiągnąć. Załóżmy, że chcesz stworzyć kurs. To jest nadrzędny cel. Następnie podziel ten projekt na łatwe do zarządzania części i etapy, takie jak tworzenie koncepcji, pisanie, korekta, publikacja itp.
Wszystko, co znajduje się w Twoim WBS, musi zawierać wyłącznie elementy niezbędne do osiągnięcia celu. Nie potrzebujesz zbędnych ani niepowiązanych zadań.
Następnie wprowadź te zadania do schematu WBS na różnych poziomach, od kont kontrolnych po pakiety prac, jak pokazano poniżej.
W ClickUp możesz stworzyć własną strukturę podziału pracy od podstaw lub po prostu skorzystać z poniższego szablonu struktury podziału pracy ClickUp, aby stworzyć coś podobnego.
Dzięki tej strukturze możesz z łatwością monitorować swoje zadania i sprawdzać, w jakim stopniu jesteś na dobrej drodze do terminowej realizacji i optymalnego wykorzystania budżetu.
Zarządzaj kontrolą projektów dzięki ClickUp!
Kontrola projektów jest niezbędna do zarządzania projektami i zapewnienia terminowej realizacji. Przynosi ona również takie korzyści, jak optymalna alokacja zasobów, zapobieganie przekroczeniom budżetu, wysoka jakość wyników oraz optymalne planowanie harmonogramu.
Musisz jednak wziąć pod uwagę takie czynniki, jak terminy realizacji, koszty, zakres i ryzyko, aby nie doprowadzić do fiaska kontroli projektu.
Dobre praktyki w zakresie kontroli projektów obejmują zarządzanie zasobami, śledzenie i analizowanie harmonogramów projektów oraz przeprowadzanie spójnej analizy ryzyka. Ponadto monitoruj wyniki za pomocą wskaźników KPI i zwracaj uwagę na proces kontroli zmian, aby zapobiegać rozszerzaniu zakresu projektu. Na koniec zintegruj strukturę podziału pracy z cyklem pracy.
Skorzystaj z tego kompleksowego przewodnika po zarządzaniu projektami i wykorzystaj narzędzia takie jak ClickUp oraz Tara A I, które pomogą Ci konsekwentnie realizować projekty na czas i w ramach budżetu.
Autor gościnny:
Tam Pham jest kierownikiem ds. operacji biznesowych w firmie Tara AI. Tara to platforma do realizacji produktów, zaprojektowana, by pomagać zespołom inżynierów w uzyskiwaniu wglądu w proces rozwoju, poprawianiu wydajności i przewidywalnej realizacji projektów.