Menedżerowie operacyjni są jak dyrygenci orkiestry. Tak jak dyrygent koordynuje wszystkich instrumentalistów i zapewnia harmonijny występ muzyczny, tak kierownik operacyjny nadzoruje i koordynuje zadania i zasoby, aby utrzymać biznes w synchronizacji.
Niezależnie od tego, czy chodzi o rewizję procesów w celu usunięcia nadmiarowości i uczynienia cykli pracy opłacalnymi, czy też zarządzanie szybkimi programami zapewniania jakości, menedżer operacyjny wykracza poza to, aby utrzymać światło w firmie. 💡
Aby zrozumieć złożoność tej pozycji, sprawdź nasze spojrzenie na dzień z życia kierownika operacyjnego. Oprócz codziennych obowiązków, zbadamy różne aspekty tej ważnej roli, w tym:
- Pożądane kwalifikacje
- Narzędzia i techniki używane przez kierowników operacyjnych
Zrozumienie roli menedżera operacyjnego
Menedżer operacyjny nosi wiele kapeluszy w organizacji. Są oni zaangażowani w wiele istotnych procesów i procedur - od
i wydajne
do zapewnienia jakości. Zazwyczaj komunikują się oni z innymi działami i działami w firmie, ale mogą także sporadycznie kontaktować się z klientami.
Ze względu na dynamiczny charakter pracy, muszą oni posiadać silną wiedzę techniczną i biznesową oraz pewność siebie, aby podejmować kluczowe decyzje na bieżąco. Muszą również posiadać szeroki zakres umiejętności miękkich, takich jak
i komunikacja.
W kolejnych sekcjach omówimy trzy główne funkcje kierownika operacyjnego:
1. Planowanie i ustalanie priorytetów w celu zwiększenia wydajności
Kierownik operacyjny musi najpierw dokładnie zrozumieć ogólne cele biznesowe organizacji. Jego zadaniem jest dostosowanie wysokopoziomowych celów firmy do celów zespołów operacyjnych poprzez budowanie skutecznego
.
Podczas procesu strategicznego menedżer operacyjny koncentruje się na:
- Planowaniu operacji: Menedżer operacyjny definiuje działania, które organizacja lub konkretne Teams muszą podjąć i ustawia dla nich terminy. Plany te będą podstawą działań menedżera operacyjnego planowanie obciążenia i strategii zarządzania ryzykiem
- Priorytetyzacja: Menedżer operacyjny konsultuje się z innymi menedżerami wyższego szczebla, aby zdecydować, które działania powinny zostać przesunięte wyżej na liście do zrobienia przez zespół.
Priorytetyzacja kilku celów na raz zapobiega problemom z jakością w przyszłości - Decydowanie o wskaźnikach wydajności: Kierownik operacyjny musi poświęcić czas na określenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI), które będą oznaczać powodzenie operacji i przyczynią się do poprawy kondycji firmy w sprawozdaniach finansowych
2. Projektowanie i monitorowanie procesów oraz zarządzanie programami zapewniania jakości
Biorąc pod uwagę cele firmy, przepisy prawa i standardy branżowe, kierownik operacyjny opracowuje zasady i cykle pracy dla całej organizacji. Musi aktualizować te zasady i ulepszać procesy w miarę napływu nowych informacji.
Kierownik operacyjny musi koordynować działania z innymi działami zaangażowanymi w dostarczanie produktów i usług. Może to obejmować prowadzenie
programy sprawdzające wydajność produkcji, opłacalność bieżącej logistyki i optymalną alokację zasobów ludzkich (HR).
Jeśli wydajność operacyjna nie jest zadowalająca, menedżer może przeprojektować lub
aby uczynić je opłacalnymi i osiągnąć korzystne wyniki.
Menedżer operacyjny nadzoruje również operacje w miarę ich rozwoju, zarówno na miejscu, jak i na polu. Ponadto monitoruje budżety, przeprowadzając analizę kosztów i korzyści w celu oceny wpływu finansowego decyzji operacyjnych. 💵
Pro tip: Free
Szablon analizy kosztów i korzyści ClickUp
umożliwia menedżerom operacyjnym szybką ocenę opłacalności dostępnych procesów przed zainwestowaniem w jeden z nich. Dzięki prostemu, oznaczonemu kolorami szablonowi upraszcza podejmowanie złożonych decyzji.
ClickUp's
Szablon analizy kosztów i korzyści
pomaga menedżerom operacyjnym podejmować odpowiedzialne finansowo decyzje
3. Zarządzanie pracownikami
Świetny menedżer operacyjny często współpracuje z menedżerem HR do zrobienia następujących rzeczy:
- Śledzenie harmonogramów pracowników
- Wdrażanie nowych pracowników
- Efektywnie planować pracę zgodnie z ustawieniem umiejętności i dostępnością pracowników
- Dokumentowanie najlepszych praktyk i standardowe procedury operacyjne (SOP)
- Opracowywanie skutecznych programów szkoleniowych w celu poprawy wydajności teamów produkcyjnych
- Wdrażanie nowych systemów obecności pracowników i śledzenia czasu pracy
- Pisanie podręczników procesów w celu poprawy wydajności i produktywności zespołów
- Wdrażanie środków bezpieczeństwa w fabrykach i pomieszczeniach biurowych
Pro tip: Aby ocenić obciążenie zespołu i efektywnie dystrybuować zadania, menedżerowie mogą korzystać z następujących narzędzi
Szablon harmonogramu dla pracowników ClickUp
.
Bez względu na wielkość zespołu, szablon harmonogramu pracowników ClickUp ułatwia koordynację obciążeń pracą
Szablon pełni funkcję różnych widoków, takich jak Tablica i Kalendarz, umożliwiając menedżerom ocenę pracy pod różnymi kątami. Mogą oni również śledzić postępy w realizacji kamieni milowych specyficznych dla danego projektu.
Typowy dzień z życia menedżera operacyjnego
Dla kierownika operacyjnego każdy dzień jest wyjątkowy. Poniżej opisaliśmy, jak wygląda ich przeciętny dzień.
Rano
Zazwyczaj kierownik operacyjny jest jedną z pierwszych osób, które przychodzą do biura. Pozwala im to oczyścić głowę, aby mogli stawić czoła wyzwaniom dnia. Najpierw upewnia się, że wszystko jest w porządku, aby rozpocząć procesy operacyjne. 🌄
Aby zobaczyć, co czeka nas w ciągu dnia i opracować skuteczne plany, kierownik operacyjny przegląda swoje
listę do zrobienia
i kalendarz. Sprawdzają również swoją skrzynkę odbiorczą e-mail, aby sprawdzić, czy jakieś problemy wymagają pilnego rozwiązania.
Wskazówka dla profesjonalistów: Menedżerowie operacyjni o wysokiej wydajności zazwyczaj korzystają z rozwiązań do zarządzania zadaniami, takich jak
aby utrzymać porządek w formie cyfrowej. Instancja,
to funkcja wybierana przez wielu menedżerów, ponieważ upraszcza złożone zadania i ułatwia zarządzanie nimi.
Listy kontrolne zadań ClickUp zwiększają wydajność, umożliwiając dzielenie trudnych zadań na mniejsze części
Codzienne rozwiązywanie problemów (z przykładami)
Większość dnia menedżera operacyjnego poświęcona jest rozwiązywaniu pojawiających się problemów. 🚨
Na przykład, dostawca informuje, że spóźni się z dostawą surowców z powodu warunków pogodowych. W takim przypadku kierownik operacyjny ocenia istniejące zapasy, ustala priorytety produkcji najpilniejszych produktów i informuje niestandardowych klientów o potencjalnych opóźnieniach. Może również skontaktować się z alternatywnymi dostawcami, aby zminimalizować zakłócenia.
W przypadku nagłej awarii sprzętu, kierownik operacyjny wzywa lub zbiera Teams do natychmiastowej naprawy. Jeśli szybka naprawa nie jest możliwa, kierownik ustala, jak zakończyć wszystkie prace przy użyciu dostępnych maszyn i zapobiec opóźnieniom w produkcji.
Inny stresujący scenariusz rozwiązywania problemów pojawia się, gdy kluczowy pracownik musi wziąć nieoczekiwane zwolnienie lekarskie na czas nieokreślony. W tym przypadku kierownik operacyjny ma za zadanie znaleźć tymczasowe zastępstwo.
Tak więc, przez cały dzień, kierownik operacyjny musi być gotowy do radzenia sobie z tymi nieoczekiwanymi problemami, a w tym celu, ich
gra powinna być na najwyższym poziomie.
Pro tip: W obliczu trudnej decyzji, menedżerowie operacyjni mogą zwrócić się do
Szablon matrycy ryzyka wartości ClickUp
. Szablon pozwala na stworzenie listy wszystkich rozwiązań problemu, przypisanie wartości i oceny ryzyka oraz wizualizację miejsca każdej opcji w matrycy Tablicy. Gdy pojawi się optymalne rozwiązanie, menedżer może
nadać mu priorytety w Obszarze roboczym
aby zespół mógł jak najszybciej rozpocząć nad nim pracę.
Spotkania
Menedżerowie operacyjni zazwyczaj biorą udział lub prowadzą wiele spotkań i rozmów w ciągu dnia, np. z:
- Innymi menedżerami: Zazwyczaj menedżer operacyjny organizuje cotygodniowe spotkania ze wszystkimi menedżerami i kierownikami działów. Podczas tego spotkania podsumowują oni poprzednie działania tydzień pracy i planują następny. Jest to okazja do wyciągnięcia problemów na światło dzienne i przejrzenia raportowania
- Klienci: Klienci, zwłaszcza nowi, mają zwykle wiele pytań i wątpliwości. Kierownik operacyjny odpowiada na niektóre z nich, wyjaśniając, w jaki sposób firma wykona zadanie, do którego została zatrudniona
- Kierownictwo wyższego szczebla: Kierownik ds. operacyjnych zgłasza problemy związane z procesami lub jakością do kierownictwa wyższego szczebla, takiego jak dyrektor generalny (CEO) i dyrektor generalny (GM), w celu uzyskania terminowych rozwiązań
Pro tip: Posiadanie jasnego
i trzymanie się go zapewnia, że rozmowy te są efektywne i owocne. Dzięki ClickUp menedżerowie mogą tworzyć szablony agendy dla różnych przypadków użycia, aby przyspieszyć przygotowania do przyszłych spotkań.
Szablon agendy spotkania ClickUp
Koniec dnia
Menedżer operacyjny musi pozostać do końca dnia w przypadku nagłych wypadków w ostatniej chwili. Zwykle kończy dzień, ponownie sprawdzając skrzynkę odbiorczą, planując spotkania i przygotowując zadania na następny dzień. 🌇
Jak branża może wpływać na codzienną pracę kierownika operacyjnego
Codzienne obowiązki kierownika operacyjnego różnią się w zależności od branży, w której pracuje. Sprawdź cztery przykłady specyficzne dla branży i odpowiednie obowiązki:
- Budownictwo: Zarządzanie zamówieniami materiałów na place budowy, śledzenie wykorzystania zasobów, zapewnienie konserwacji sprzętu, wysyłanie sprzętu i pracowników budowlanych, monitorowanie cen dostawców, zarządzanie budżetem projektu
- Technologia informacyjna (IT): Monitorowanie, utrzymywanie i optymalizacja infrastruktury sieciowej, nadzorowanie operacji bezpieczeństwa i transferu danych, zarządzanie aktualizacjami sprzętu i oprogramowania, analizowanie wydajności systemu i proponowanie ulepszeń, rozwiązywanie istotnych trudności technicznych
- Opieka zdrowotna: Zamawianie i śledzenie zapasów (sprzętu medycznego i materiałów eksploatacyjnych), prowadzenie dokumentacji pacjentów, ustanawianie zasad i procedur obowiązujących w placówce, zapewnianie zgodności z przepisami, opracowywanie strategii mających na celu optymalizację doświadczeń pacjentów
- Handel detaliczny: Budowanie i utrzymywanie relacji z klientami, zarządzanie zapasami, monitorowanie zamówień, wysyłek, generowanie sprzedaży, rozpatrywanie skarg i sugestii klientów
Umiejętności i wymagania dla kierownika operacyjnego
Biorąc pod uwagę wszechstronność i znaczenie zarządzania operacjami, kandydaci muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje i umiejętności, aby móc ubiegać się o tę rolę. Dowiedz się, jakie są te umiejętności w poniższych sekcjach.
Wymagania techniczne
Rekruterzy mogą poszukiwać następujących umiejętności podczas zatrudniania kierowników operacyjnych:
- Wykształcenie: Zazwyczaj tytuł licencjata lub wyższy w zakresie zarządzania operacjami, Business Administration lub pokrewnego pola. Stopień ten wskazuje na wiedzę teoretyczną danej osoby
- Udokumentowane doświadczenie zawodowe: Doświadczenie w zarządzaniu operacjami jest idealne, ale doświadczenie w innych rolach kierowniczych również się sprawdzi
- Umiejętności: Niektóre z najbardziej poszukiwanych to biegłość w analizie danych, zarządzaniu budżetem i zarządzaniu projektamimetodologie takie jak agile iLean Six Sigma. Pożądane jest doświadczenie z odpowiednim oprogramowaniem biznesowym i zarządzającym
- Certyfikaty: Choć nie zawsze konieczne, certyfikaty świadczą o chęci menedżera do dalszego rozwijania swoich umiejętności. Ważnecertyfikaty dla menedżerów operacyjnych zawierać:
- Certyfikacja menedżerów (CMC)
- Profesjonalne zarządzanie projektami (PMP)
- Certyfikowany nadzór i zarządzanie bezpieczeństwem (CSM)
- Certyfikowany księgowy zarządzania (CMA)
- Umiejętności specyficzne dla branży: Znajomość i doświadczenie w konkretnej branży może zwiększyć szanse menedżera na odniesienie sukcesu w tej roli
Znajomość Businessu i administracji
Kierownik operacyjny powinien posiadać umiejętności analityczne, aby zrozumieć
i rozpoznać, co należy zrobić, aby firma działała i rozwijała się. Powinni również być w stanie myśleć strategicznie, oceniać ryzyko i możliwości oraz posiadać podstawowe umiejętności poruszania się po sprawozdaniach finansowych.
Umiejętności zarządzania czasem i operacjami
Menedżer operacyjny musi być zorganizowany, ponieważ musi żonglować wieloma zadaniami i zasobami. Jego zadaniem jest tworzenie harmonogramów przy jednoczesnym uwzględnianiu
i dostępność pracowników.
Menedżerowie operacyjni często korzystają z wykresów Gantta (
) do tworzenia i śledzenia osi czasu projektów.
Szablon osi czasu Gantta firmy ClickUp zapewnia skuteczny i atrakcyjny sposób wizualizacji harmonogramu zadań dla dowolnego projektu
Umiejętności interpersonalne i komunikacyjne
Menedżerowie operacyjni wchodzą w interakcje z niemal wszystkimi stronami zaangażowanymi w biznes. Obejmuje to pracowników, innych menedżerów, kadrę kierowniczą, dystrybutorów i klientów. Dlatego muszą być uprzejmi i utrzymywać silne relacje. Powinni być w stanie skutecznie dzielić się pomysłami w dowolnym medium.
Umiejętności zarządzania i coachingu
Zarządzając personelem, kierownik operacyjny jest odpowiedzialny za szkolenie pracowników, pomaganie im w rozwijaniu ich umiejętności proceduralnych oraz
.
Narzędzia i techniki wykorzystywane przez menedżerów operacyjnych w codziennych zadaniach
Poniższe wskazówki mogą pomóc menedżerom operacyjnym stać się wyjątkowymi w swojej pracy.
1. Wykorzystanie możliwości oprogramowania i automatyzacji
Po dogłębnym zrozumieniu wszystkich procesów operacyjnych, zacznij wprowadzać technologie. Pozwoli to tobie i twojemu zespołowi na bardziej wydajną pracę, automatyzację niektórych przyziemnych zadań i zapobiegnie przestojom związanym z opóźnieniami administratora. Niektóre z popularnych programów używanych przez menedżerów operacyjnych obejmują:
- Narzędzia do zarządzania projektami
- Systemy komunikacji
- Narzędzia pomocy technicznej
- Rozwiązania do zarządzania procesami biznesowymi
Dzięki kompleksowej platformie, takiej jak ClickUp, możesz mieć wszystkie te rozwiązania
narzędzia do zarządzania operacjami
pod tym samym dachem. 😍
ClickUp może być hubem dla całej wiedzy, planowania i śledzenia postępów w pracy. Użyj
i jego natywny
możliwości zarządzania projektami
do planowania i przydzielania zadań. Podziel je na podzadania lub listy kontrolne i określ zależności, aby stworzyć płynny przepływ pracy w całym zespole.
Wizualizuj wszystkie nadchodzące prace w jednym z
Ponad 15 konfigurowalnych widoków ClickUp
-klasyczny
i
są ulubionymi wśród menedżerów operacyjnych!
Wizualizuj wszystkie nadchodzące prace i planuj zadania z łatwością za pomocą ClickUp
To nie wszystko - usprawnij obsługę klienta i zbieraj informacje zwrotne za pomocą
Konfigurowalny widok formularza ClickUp
. Platforma automatycznie przekształci odpowiedzi w zadania, aby zaoszczędzić czas, który poświęciłbyś na ich ręczne przetwarzanie.
Aby komunikować się z Teams lub pojedynczymi osobami w celu szybkiego rozwiązywania problemów, użyj funkcji
lub etykiety w komentarzach do zadań. A jeśli chcesz przeprowadzić burzę mózgów i stworzyć mapę procesów w bardziej wizualnym ustawieniu, użyj opcji
i
które zapewniają wsparcie dla współpracy w czasie rzeczywistym.
Wspólna burza mózgów i kreatywność z pomocą tablic ClickUp
Bonus czytaj: Najlepszy
szablony do zarządzania projektami
dla teamów operacyjnych!
2. Dane są Twoim najlepszym przyjacielem
Jeśli nie mierzysz wydajności, trudno jest określić powodzenie swoich działań. Dane pozwalają być obiektywnym i śledzić stopniowy postęp. To także klucz do identyfikacji wąskich gardeł, zanim przerodzą się one w poważne problemy.
Potrzebny jest również skuteczny sposób na uporządkowanie wszystkich danych, tak aby były one dostępne na wyciągnięcie ręki. Enter
, menedżer dokumentów i redaktor platformy z bogatymi funkcjami formatu. Jest on wyposażony w
który może
- Przetwarzać żądania danych dla zadań i procesów w obszarze roboczym ClickUp
- Burza mózgów dla teamów operacyjnych (z ponad 100 podpowiedziami)
- Generować oś czasu projektów i przewodniki po procesach
- Podsumowywać notatki ze spotkań
Organizuj i podsumowuj swoje badania z pomocą ClickUp Docs i AI
3. Nie bój się analizować konkurencji
Powinieneś przyjrzeć się operacjom i wskaźnikom, z których korzystają firmy i menedżerowie, na których patrzysz. Zastanów się, jak możesz wdrożyć je do swojego cyklu pracy. Uważaj jednak, aby nie przesadzić. Niektóre taktyki mogą nie działać w twojej konkretnej niszy.
Czytanie bonusowe: Sprawdź dzisiejszy top
narzędzia do analizy konkurencji
.
4. Nadzoruj, ale nie mikrozarządzaj
Wielu menedżerów operacyjnych utrudnia sobie pracę poprzez mikrozarządzanie WSZYSTKIMI pracownikami - to nie zadziała.
Celem jest, aby pracownicy pracowali niezależnie, bez konieczności ciągłego nadzoru. Chociaż powinieneś nadzorować pracę, aby zapewnić, że codzienne operacje przebiegają sprawnie, ważne jest, aby zainwestować w
i zaufaj swojemu teamowi. W ten sposób możesz skupić się na ważniejszych zadaniach - usprawnianiu cyklu pracy i wydajności.
ClickUp umożliwia śledzenie postępów z daleka, gdy praca zostanie zakończona. Możesz
i mierzalne cele. Przeglądaj ponad 50 kart raportowania i układaj je według własnych upodobań
. W ten sposób można uzyskać szybki przegląd procesów w zespole lub całej firmie w czasie rzeczywistym.
Zbuduj pulpit ClickUp Dashboard, abyś mógł szybko ocenić postęp każdej operacji i wydajność zespołu
5. Równowaga między wydajnością i jakością
W świecie operacji ani wydajność, ani jakość nie powinny ucierpieć. Chociaż nie zawsze jest możliwe osiągnięcie obu tych celów w pełni, ważne jest, aby strategia operacyjna była silna w obu aspektach. Stałe dążenie do tej równowagi zwiększy rentowność i zrównoważony rozwój firmy, zapewniając jej pozycję lidera na rynku. ⚖️
Planuj i prowadź biznes efektywnie z ClickUp
W tym spojrzeniu na codzienne życie kierownika operacyjnego dowiedziałeś się o konkretnych obowiązkach i wyzwaniach związanych z tą rolą. Chociaż praca ta jest złożona, przy odpowiednim podejściu, umiejętnościach i motywacji, każdy kierownik operacyjny może napędzać wydajność i innowacje z doskonałymi wynikami.
Posiadanie narzędzia do wsparcia tych procesów może pomóc w szybszym osiągnięciu celu.
już dziś i skorzystaj z jednego z wielu
i funkcje pozwalające pracować mądrzej - nie ciężej! 😉