Ryzyko jest nieuniknione w biznesie. Od dawnych kupców morskich chroniących swoje towary przed piratami po nowoczesne firmy walczące z cyberprzestępcami, strategie ograniczania ryzyka mają fundamentalne znaczenie dla każdego biznesu.
Koszty alternatywne braku strategii ograniczania ryzyka mogą być niezwykle wysokie. KMPG szacunki że duże firmy tracą 1,5% swoich zysków z powodu złych strategii zarządzania ryzykiem.
Organizacje muszą mieć przemyślaną i przyszłościową strategię ograniczania ryzyka, aby zapobiec utracie zysków, reputacji i zgodności z przepisami. W tym wpisie na blogu omawiamy dlaczego i jak to zrobić.
Czym jest ryzyko?
Ryzyko to niepewność lub nieprzewidywalność związana z prowadzeniem biznesu, której wynikiem może być pewnego rodzaju strata. Sama strata nie musi mieć charakteru pieniężnego. Może ona występować w różnych formularzach, takich jak:
Ryzyko finansowe: Organizacje stają w obliczu ryzyka finansowego, gdy są narażone na utratę pieniędzy, jeśli się ono zmaterializuje. Może to być utrata potencjalnej sprzedaży, grzywny / kary od autorów, utrata biznesu na rzecz konkurencji itp.
Ryzyko prawne lub ryzyko braku zgodności: Ryzyko wynikające z nieprzestrzegania standardów regulacyjnych może być bardzo wysokie. Takie ryzyko naraża Business na procesy sądowe lub grzywny.
Ryzyko operacyjne: Kiedy coś, co powinno działać płynnie, nie działa, stwarza to ryzyko operacyjne. Może to być awaria krytycznej maszyny lub awaria środowiska chmury. Może to również zakłócić współpracę w miejscu pracy utrudniając efektywną realizację projektów.
Zagrożenia dla bezpieczeństwa: Bezpieczeństwo ludzi, przestrzeni, aktywów i wydajności organizacji ma kluczowe znaczenie. Zagrożenia mogą pochodzić od klęski żywiołowej, niespodziewanego napastnika lub hakera.
Ryzyko reputacyjne: Gdy czyjeś działania mogą mieć wpływ na reputację firmy, stwarza to ryzyko. Na przykład (nieumyślnie) rasistowska kampania reklamowa lub nieokrzesane zachowanie pracownika może wpłynąć na reputację firmy.
Czym jest ograniczanie ryzyka?
Ograniczanie ryzyka to strategiczny proces mający na celu identyfikację, kontrolę i eliminację potencjalnych zagrożeń, które mogą mieć negatywny wpływ na organizację. Jest to integralna część strategii biznesowej mająca na celu wzmocnienie jej odporności i zdolności reagowania. Oto jak powinien wyglądać dobry proces ograniczania ryzyka.
Identyfikacja
Bądź detektywem i wyczuwaj potencjalne zagrożenia, czy to finansowe, operacyjne, czy logistyczne. Do zrobienia tego należy ustawić systemy. Na przykład ryzyko operacyjne związane z technologią można zidentyfikować poprzez ciągłe monitorowanie i regularną ocenę podatności i testy penetracyjne (VAPT).
Oceń
Po zidentyfikowaniu zagrożeń przeprowadź dokładną ocenę ryzyka i ustal priorytety reakcji. Można to zrobić odpowiadając na dwa ważne pytania:
- Prawdopodobieństwo: Jak prawdopodobne jest zmaterializowanie się tego ryzyka?
- Wpływ: Jak bardzo to ryzyko wpłynie na biznes, jeśli do niego dojdzie?
Oceń każde zidentyfikowane ryzyko na podstawie jego wagi i opracuj plan działania. Wybierz spośród Szablony oceny ryzyka ClickUp aby rozpocząć. Lub rozpocznij własną.
Zminimalizuj zagrożenia bezpieczeństwa dzięki szablonowi analizy bezpieczeństwa pracy ClickUp
Na przykład, luka w bazie danych klientów (która niesie ze sobą ryzyko finansowe, ryzyko utraty reputacji i ryzyko braku zgodności z przepisami) miałaby znacznie wyższy priorytet niż błąd typograficzny w poście w mediach społecznościowych (który niesie ze sobą ryzyko utraty reputacji). Nadaj im odpowiednie priorytety i ustaw oś czasu.
Łagodzenie
W oparciu o priorytety, zajmij się ryzykiem i staw mu czoła. Stwórz plan ograniczania ryzyka (który omówimy szczegółowo w dalszej części tego wpisu).
Monitoruj
Ryzyko nie znika po jego zidentyfikowaniu i ograniczeniu. Business codziennie staje w obliczu nowych zagrożeń ze wszystkich kierunków. Dlatego należy stale monitorować ryzyko i skuteczność planu ograniczania ryzyka. Przeglądaj proces raz na 3-6 miesięcy ze wszystkimi zainteresowanymi stronami.
Możesz pomyśleć: "Ale ja nie jestem firmą z ogromnymi zasobami. Czy to wszystko jest naprawdę konieczne?" Cóż, tak!
Dlaczego ograniczanie ryzyka jest ważne?
Niezależnie od wielkości, lokalizacji, produktów czy przychodów, dobra strategia ograniczania ryzyka chroni organizację i zabezpiecza jej odsetki.
Dobrze wdrożona strategia może ograniczyć ryzyko poprzez
- Umożliwienie proaktywnej identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykiem
- Przewidywanie przyszłych zagrożeń i ułatwianie podejmowania środków zapobiegawczych
- Zapobieganie możliwym do uniknięcia stratom finansowym
- Unikanie gromadzenia zasobów i reagowania, gdy zagrożenie się zmaterializuje
- Oszczędność dodatkowych kosztów zarządzania ryzykiem i środków naprawczych
- Przestrzeń na eksperymenty i innowacje
- Zwiększenie odporności biznesu i wartości dla akcjonariuszy
Aby skutecznie ograniczać ryzyko, potrzebny jest plan. Zobaczmy, jak można go stworzyć.
Czym jest plan ograniczania ryzyka?
Plan ograniczania ryzyka to kompleksowa struktura, która pomaga radzić sobie z wszelkiego rodzaju potencjalnymi zagrożeniami. Jest jak niezawodny parasol w deszczowy dzień, pozwalający tańczyć w deszczu, pozostając suchym!
Zazwyczaj obejmuje on następujące elementy.
Ogólne podejście do zarządzania ryzykiem: Co definiujesz jako ryzyko? Czy będziesz zapobiegawczy czy reaktywny? Czy reakcje będą ofensywne czy defensywne? W jaki sposób będziesz absorbować wpływ ryzyka?
Zidentyfikowane ryzyko: Sporządź listę ryzyk, które spodziewasz się napotkać. Niech będzie ona konkretna i praktyczna. Zamiast listy "zmian w przepisach", zdefiniuj to jako "ustawa o cyfrowej odporności operacyjnej ma wejść w życie w 2024 roku"
Strategia ograniczania ryzyka: Wyraźnie nakreśl, w jaki sposób zajmiesz się każdym potencjalnym ryzykiem. Wizualny cykl pracy nad ograniczaniem ryzyka może pomóc w zaangażowaniu całego zespołu w ten proces. Pomoże im również zapamiętać kroki lub łatwo uzyskać dostęp do przepływu pracy, jeśli będą go potrzebować.
Uwzględnij to, co zrobiłbyś, aby zapobiec wystąpieniu ryzyka i jak zareagowałbyś, gdyby się zmaterializowało.
Tablica ClickUp do wizualizacji procesu ograniczania ryzyka, z komentarzami/notatkami dla każdego kroku
Działania: Określ konkretne działania w celu wdrożenia strategii ograniczania ryzyka.
- Przypisanie obowiązków członkom teamu
- Ustawienie budżetów w celu złagodzenia zidentyfikowanego ryzyka
- Określenie osi czasu dla każdego elementu działania
Monitorowanie i przegląd: Sformułuj regularny proces przeglądu (przynajmniej raz na kwartał), aby ocenić, czy twój plan ograniczania ryzyka działa. Mierz skuteczność w oparciu o wcześniej ustalone wskaźniki, takie jak oszczędności kosztów, zadowolenie klientów itp.
Teraz, gdy już zrozumiałeś tę koncepcję, przyjrzyjmy się praktycznym sposobom tworzenia strategii ograniczania ryzyka.
10 strategii ograniczania ryzyka dla Twojego biznesu
1. Akceptacja nieuniknionego ryzyka
Nie wszystkie rodzaje ryzyka muszą być eliminowane lub nawet ograniczane. Czasami prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka może być zbyt niskie. Lub koszt złagodzenia ryzyka może być wyższy niż jego wpływ. W takich przypadkach należy potwierdzić jego istnienie i pozwolić mu istnieć - jest to strategia zwana akceptacją ryzyka.
Najprostszym przykładem jest ryzyko opuszczenia organizacji przez konkretnego członka zespołu. W większości przypadków jest to nieuniknione, więc ryzyko jest akceptowane. Kiedy tak się stanie, rola zostanie obsadzona.
2. Przenoszenie ryzyka na stronę trzecią
Jak sama nazwa wskazuje, strategia ta przenosi ryzyko z ciebie na inny podmiot. Klasycznym przykładem jest wykupienie ubezpieczenia od kradzieży lub pożaru dla swojego Businessu. W zarządzaniu projektami może to być posiadanie zasobów na ławce lub utrzymywanie wykonawców na rolach.
Organizacje stosują przenoszenie ryzyka jako strategię, gdy wpływ jego materializacji jest wysoki. Podczas wdrażania tej strategii należy pamiętać, że koszty również mogą być wysokie. Na przykład ubezpieczenie to regularna wypłata, niezależnie od tego, czy ryzyko się zmaterializuje, czy nie.
3. Całkowite unikanie ryzykownych sytuacji
Na drugim końcu strategii zarządzania ryzykiem znajduje się unikanie ryzyka. W tym przypadku unika się projektów/działań, które wiążą się z danym ryzykiem. Strategia ta jest stosowana w sytuacjach, w których wpływ ryzyka jest wyjątkowo wysoki.
Wyczyszczone przykłady to powstrzymanie się od zatrudnienia kandydata z kartoteką kryminalną lub ustawienie biura w kraju przechodzącym zawirowania polityczne. W każdym z tych przypadków koszt porażki jest zbyt wysoki, by podjąć ryzyko.
4. Udostępnianie ryzyka w oparciu o tolerancję organizacyjną
W tym przypadku następuje dystrybucja ryzyka na wiele stron. Na przykład firma venture capital inwestuje część inwestycji poszukiwanej przez startup zamiast całej sumy. Decydują, ile zainwestować w oparciu o swoją tolerancję na ryzyko, tj. inwestycję, którą mogą wygodnie stracić.
Kiedy każdy inwestor decyduje o swojej inwestycji w ten sposób, ryzyko jest udostępniane między nimi, przełamując upadek w przypadku jego wystąpienia.
5. Strategiczne zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem, znane również jako buforowanie ryzyka, to tworzenie kopii zapasowych wszystkiego, czego potrzebujesz (ludzi, czasu, towarów) na czas kryzysu. Jeśli przywodzi to na myśl preppersa, to wcale nie musi być takie radykalne.
Firmy regularnie utrzymują systemy odzyskiwania danych po awarii lub kopie zapasowe danych na wypadek awarii. Doskonałym przykładem jest również utrzymywanie zdrowego przepływu gotówki, który pokrywa wynagrodzenia na kilka następnych miesięcy.
Zaprojektowany celowo oprogramowanie do zarządzania ryzykiem może pomóc w opracowaniu odpowiedniego planu działania dla każdego rodzaju ryzyka, jakie może napotkać firma.
6. Dywersyfikacja w celu ochrony przed ryzykiem
Zgodnie z powiedzeniem, nie wkładaj wszystkich jajek do jednego koszyka; dywersyfikacja pozwala na dystrybucję ryzyka lub zależności na wiele opcji, zmniejszając narażenie na ryzyko i jego konsekwencje. Jest to bardzo często stosowana strategia ograniczania ryzyka.
Organizacje regularnie angażują wielu wykonawców do podobnych zadań, aby zdywersyfikować ryzyko zamknięcia któregokolwiek z nich. Inwestorzy venture capital dywersyfikują swoje inwestycje w różne startupy. Konsultanci i freelancerzy współpracują z wieloma klientami, jeśli jeden z nich zmniejszy zatrudnienie lub rozwiąże umowę.
7. Przyjęcie zwinnego podejścia
Praktyka Agile sama w sobie jest skuteczną strategią ograniczania ryzyka. Tradycyjny sposób polegał na poświęcaniu lat i milionów dolarów na zbudowanie produktu przed wprowadzeniem go na rynek, co wiązało się ze znacznym ryzykiem niepowodzenia.
Z drugiej strony, zespoły Agile wprowadzają na rynek minimalny produkt (MVP) i budują go przyrostowo, regularnie biorąc pod uwagę reakcję rynku. Zwiększa to szanse na powodzenie produktu, ponieważ jest on budowany w oparciu o opinie niestandardowych klientów i wydajność produktu. Inne zespoły technologiczne wypuszczają wersje beta dla deweloperów, a później dla publiczności przed pełną premierą.
8. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zadaniami
Ta strategia zarządzania ryzykiem opiera się na narzędziach i procesach eliminujących ryzyko operacyjne. Dobre oprogramowanie do zarządzania zadaniami może pomóc zorganizować całą pracę w sposób hierarchiczny, wzajemnie powiązany i kontekstowy, poprawiając wydajność operacyjną w zespole.
Organizuj swoją pracę, zarządzaj projektami i automatyzuj powtarzające się zadania dzięki ClickUp Oprogramowanie do zarządzania zadaniami ClickUp zostało zaprojektowane właśnie w tym celu. Dzięki ClickUp możesz:
- Organizować zadania i podzadania w projekty, pomagając w efektywnym zarządzaniu wieloma projektami
- Ustalać priorytety pracy w oparciu o czynniki istotne dla biznesu
- Przypisywanie użytkowników do każdego zadania, zapewniając odpowiedzialność
- Dodawanie priorytetów, etykiet i zależności do zadań
- Zapewnienie widoczności każdemu interesariuszowi
- Śledzenie czasu dla każdego zadania w celu zapewnienia wydajności i rentowności
Wbudowane śledzenie czasu do wszystkich zadań w ClickUp
Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, zapewnia przejrzystość wszystkim zaangażowanym stronom. Eliminuje ryzyko nieporozumień, niedotrzymania osi czasu lub poniesienia dodatkowych kosztów. Łączy wszystkie zasoby, eliminując potrzebę niekończących się spotkań i ryzyko bezproduktywnego czasu. 🙌
9. Monitorowanie postępów w trakcie realizacji projektu
Jeśli projekt nie postępuje zgodnie z założeniami, istnieje ryzyko strategiczne, operacyjne i finansowe. Solidny mechanizm monitorowania ryzyka może to złagodzić.
Regularne monitorowanie może w tym pomóc:
- Śledzenie, czy projekt jest na czas
- Ustawienie wyczyszczonych celów projektu
- Identyfikacja luk lub problemów w przypadku opóźnień
- Dokonywanie poprawek, takich jak przydzielanie dodatkowych zasobów lub przesuwanie terminów
- Współpracuj z członkami teamu na temat ich wyników i potrzebnych korekt
Utwórz projekt, aby monitorować i kontrolować postęp swojego projektu przy użyciu tego szablonu Szablon planu monitorowania i kontroli projektu ClickUp pomaga menedżerom zapewnić, że projekty zostaną zakończone na czas, w ramach budżetu i z oczekiwaną jakością.
ClickUp może chronić Cię przed wieloma innymi zagrożeniami operacyjnymi. The Pulpit ClickUp oferuje śledzenie projektów w czasie rzeczywistym. Widok obciążenia pracą pozwala zrozumieć, kto co robi i odpowiednio przydzielić zadania. Widok Widok wykresu Gantta wizualizuje oś czasu, aby pomóc w terminowej realizacji.
Widok wykresu Gantta w ClickUp do monitorowania osi czasu projektu
Możesz zarządzać celami i budżetami w jednym miejscu. Można go również używać jako aplikacja do współpracy aby ułatwić znaczącą, terminową i kontekstową komunikację między członkami Teams.
10. Ustawienie osiągalnych celów
Zmniejszanie ryzyka niepowodzenia zaczyna się od ustawienia się na powodzenie. Ustawienie osiągalnych celów to podstawa. Zbierz zespół i ustaw cele, które wszyscy uważają za osiągalne. Uczyń je widocznymi dla wszystkich członków teamu - możesz użyć kilku z nich aplikacji do śledzenia celów do tego celu.
Uwzględnij czas buforowy i wysiłek, aby uniknąć pośpiechu w ostatniej chwili. Od czasu do czasu przeglądaj swoje cele i dostosuj je, jeśli staną się nieosiągalne.
Śledzenie postępów związanych z celami za pomocą pulpitu celów ClickUp
Nie wiesz od czego zacząć? Mamy dla Ciebie Pulpit celów ClickUp ! Można ustawić cele liczbowe, pieniężne, prawda/fałsz i zakończone zadania. Można również ustawić cele dla każdego sprintu lub czasu. Możesz wspierać współpracy środowisko, w którym każdy członek zespołu dąży do tych samych celów.
Ograniczanie różnych rodzajów ryzyka operacyjnego za pomocą ClickUp
W każdej organizacji ryzyko operacyjne jest nieuniknione. Członkowie Teams będą rezygnować. Opóźnienia w realizacji zadań. Szacowany czas będzie błędny. Ludzie mogą przeoczyć krytyczny punkt w historii użytkownika. Złożone zależności będą wymagały dodatkowego wysiłku.
Tych zagrożeń nie da się uniknąć, ale można je ograniczyć i zarządzać nimi za pomocą dobrego oprogramowania do zarządzania projektami.
Funkcje zarządzania projektami ClickUp zostały zaprojektowane tak, aby rozwiązać wszystkie te problemy i nie tylko. Pomagają one zespołom zarządzającym projektami budować wydajność operacyjną w celu zaoszczędzić czas zwiększając wydajność pracowników. Zobacz, jak możesz ograniczyć ryzyko dzięki ClickUp. Zarejestruj się za darmo już dziś !