De spreadsheet-interface van Smartsheet ziet er op het eerste gezicht eenvoudig uit, met cellen, rijen en filters.
Maar veel nieuwkomers klagen over de steile leercurve, wat voor wrijving zorgt in projecten en het algehele gebruik van het platform vermindert.
Gebruikers merken vaak op dat Smartsheet krachtig is zodra je de leercurve hebt doorlopen. Dat is prima voor spreadsheetprofessionals, maar minder geschikt voor drukke teams die deze week al vaart moeten maken.
En omdat grote migraties risico's met zich meebrengen, loont het de moeite om de overstap zorgvuldig te plannen. Oracle meldt dat bij meer dan 80% van de datamigratieprojecten deadlines worden gemist en planningen in de war raken.
In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je van Smartsheet naar ClickUp kunt migreren zonder dat projecten stilvallen: exporteer op een overzichtelijke manier, breng kolommen in kaart met aangepaste velden in ClickUp en importeer de gegevens in een duidelijke structuur.
We zullen ook ingaan op hoe je de weergaven kunt herstructureren waarop leidinggevenden vertrouwen en eenvoudige automatiseringen kunt toevoegen, zodat updates op tijd plaatsvinden. Aan het einde beschik je over één werkruimte die het hele team begrijpt.
Waarom teams overstappen van Smartsheet naar ClickUp
Naast de steile leercurve op het gebied van automatisering en rapportage, vermelden gebruikers ook het beheer van meerdere tabbladen om hun werk bij te houden.
Ze merken ook dat de mobiele app achterblijft bij de desktop-versie en dat er functies ontbreken, waardoor ze vaak van tool moeten wisselen.
Het resultaat? Een wildgroei aan taken bij het werk.
Mensen besteden 60% van hun tijd aan het delen van links, het zoeken naar updates en het afstemmen van projectgegevens tussen verschillende apps, in plaats van daadwerkelijk vooruitgang te boeken met hun werk. Wanneer dat de norm is, gaan projectmanagers op zoek naar één plek om te plannen, te overleggen en resultaten te leveren.
ClickUp lost dit probleem op door een geïntegreerde AI-werkruimte te bieden die projecten, kennis en chat op één platform combineert.
Zie ClickUp als een controlecentrum waarmee je alle werkstroomen kunt analyseren en sneller beslissingen kunt nemen zonder te hoeven schakelen tussen verschillende tools of apps van derden. Het helpt je
- Van gesprek naar actie: Zet elke aantekening, chat of verslag van een vergadering met één klik om in een taak
- Houd de context bij de plek waar het werk plaatsvindt: maak relevante chatthreads vast aan taken en projecten, zodat beslissingen, bestanden en vervolgstappen bij elkaar blijven
- Vind alles snel: gebruik Enterprise Search om antwoorden te vinden in documenten, taken en geïntegreerde apps, en sla de rondleiding door tabbladen over
- Krijg in één oogopslag inzicht in de situatie van je team: Teams Hub laat zien wat klaar is, wie het te druk heeft en waar aanpassingen nodig zijn, zodat je met vertrouwen kunt plannen
⭐ Aanbevolen sjabloon
Maak de overstap eenvoudig met ClickUp’s projectplansjabloon voor gegevensmigratie. Een dergelijk projectplansjabloon bespaart je tijd en middelen tijdens je migratie!
Hier zijn enkele voordelen voor je team:
- Een goede voorbereiding leidt tot betere prestaties
- Helpt de kans op onvoorziene problemen te verkleinen
- Betere communicatie tussen teamleden
- Taaken en mijlpalen gemakkelijker herkennen
- Een goede voorbereiding heeft als resultaat een efficiënter gebruik van middelen
🧠 Leuk weetje: Vandaag de dag gebruiken meer dan 3 miljoen teams ClickUp om sneller te werken dankzij gecentraliseerde kennis, efficiënte werkstroomen en een chatfunctie die je helpt je te concentreren en ruis vervangt door momentum.
Checklist vóór de migratie
Controleer, voordat je iets verplaatst, wat je hebt en wat je daadwerkelijk nodig hebt.
Een snelle controle van je Smartsheet-omgeving voorkomt verrassingen tijdens het importeren en helpt je om alles op dezelfde manier in ClickUp in kaart te brengen. Besteed hier een uurtje aan, en je bespaart later dagen.
Controleer je Smartsheet-installatie
- Lijst van items: Actieve projecten, eigenaren en degenen die elk blad nog steeds gebruiken
- Aantekening bij kolommen: Dit worden 'aangepaste velden' in ClickUp (enkele selectie, nummers, personen)
- Bepaal de belangrijkste data: (startdatum, deadlines en werkelijke data) en de regels die daarop van toepassing zijn
- Relaties vastleggen: voorgangers, gekoppelde rijen en eventuele verwijzingen tussen werkbladen
- Content die moet worden overgezet: Beschrijvingen, opmerkingen en bijlagen
- Schermafbeeldingen van belangrijke weergaven en filters: deze heb je nodig als referentie om ze na het importeren opnieuw in te stellen
- Automatiseringen vastleggen: De veelvoorkomende triggers waarop u vertrouwt en de gebeurtenissen die deze activeren
- Controleer de toestemmingen: Doe dit per werkblad en werkruimte, zodat de juiste gebruikers na de verhuizing toegang blijven houden
- Bepaal wat je uit Smartsheet wilt archiveren en wat je wilt exporteren: migreer alleen wat actueel en waardevol is
Stap voor stap: hoe je van Smartsheet naar ClickUp migreert
Hier volgt een stapsgewijze uitleg over hoe je van Smartsheet naar ClickUp kunt migreren en (binnen enkele seconden) kunt overstappen van je huidige projectmanagementsoftware.
Stap 1: Exporteer je Smartsheet-gegevens
In de Smartsheet-app kun je elk blad of rapport exporteren naar de volgende formaten:
- Microsoft Excel
- Afbeelding (PNG) (alleen gantt-grafiek)
- Google Spreadsheets
- Microsoft Project (alleen gantt-grafiek als XML)
Nadat je een blad of rapport hebt geëxporteerd, slaat je browser het op je computer op. Het geëxporteerde bestand wordt opgeslagen in een map die is gebaseerd op je browserinstellingen.
Je export bevat niet alles. Groeperingen en samenvattingsrijen worden weggelaten en bijlagen gaan verloren. Om bijlagen mee te nemen, kun je in plaats daarvan een back-up van het blad maken.
📖 Lees ook: Hoe gebruik je Smartsheet voor projectmanagement?
Stap 2: Bereid je gegevens voor
Open je exportbestand in Excel of Google Spreadsheets, standaardiseer de kolomnamen en bepaal welke items in de aangepaste velden (keuzelijsten, nummers, personen) moeten worden geplaatst en welke in de beschrijving van de taak.
Vervolgens kunt u formules omzetten in waarden, cellen met meerdere selecties opsplitsen in afzonderlijke vermeldingen en zorgen voor consistente datumformaten voor start- en deadline-datums. Daarna kunt u formules voor voorgangers vervangen door een eenvoudige 'Afhankelijk van'-ID-lijst, die u na het importeren opnieuw kunt instellen als afhankelijkheden.
Controleer vervolgens of de toegewezen personen overeenkomen met echte ClickUp-gebruikers en verzamel bijlagen en opmerkingen die je waar nodig opnieuw wilt toevoegen. Verwijder ten slotte gearchiveerde rijen, zodat alleen actieve projectgegevens worden overgezet.
📮ClickUp Insight: Meer dan 60% van de respondenten in onze enquête besteedt dagelijks meer dan een uur aan typen, en 36,75% heeft regelmatig last van ongemak of pijn in de handen. Typmoeheid is niet alleen een vervelend neveneffect van de manier waarop we werken. Het is een killer van de productiviteit. Maar het is eenvoudig op te lossen. De ‘Talk-to-Text’-functie van ClickUp Brain GPT is jouw snelkoppeling naar een gezondere werkdag. Dicteer updates, bedenk ideeën of maak aantekeningen van vergaderingen zonder je handen te gebruiken, en gun je polsen (en je concentratie) even rust.
📖 Lees ook: De beste tools voor projectmanagement
Stap 3: Gegevens importeren in ClickUp
- Gebruik de Spreadsheets Importer : Upload je Excel-/CSV-/XML-/JSON-/TSV-/TXT-bestand en breng kolommen in kaart met ClickUp-taakvelden of aangepaste velden. Kies de bestemming: ClickUp-ruimte → ClickUp-map → ClickUp-lijst. Bevestig vervolgens dat elke rij een taak zal aanmaken met een toegewezen persoon, status en deadline. Bekijk een voorbeeld van je projectgegevens, corrigeer eventuele afwijkingen en voer de import uit.
- Behoud de hiërarchie (bovenliggende taken + subtaken): Om de structuur over te brengen, voeg je een kolom met het pad toe (bijvoorbeeld Mapnaam/Pad) met waarden zoals [TaakA, SubtaakA]. De importeerfunctie koppelt de subtaken van het eerste niveau aan hun bovenliggende taak, zodat je hiërarchie tijdens de migratie behouden blijft. Controleer na het importeren steekproefsgewijs de relaties en zet eventuele extra niveaus indien nodig om in geneste taken of afhankelijkheden
📽️ Bekijk een video: Wil je je hiërarchie in ClickUp instellen? Bekijk dan deze gids met best practices om aan de slag te gaan:
- Klik in de linkerbovenhoek op je werkruimte-avatar en selecteer Instellingen
- Selecteer Importeren / Exporteren in de zijbalk 'Alle instellingen'
- Als je werkruimte geen import- of exportgeschiedenis heeft, wordt de pagina 'Selecteer importbron' geopend. Selecteer in het gedeelte 'Importeren vanuit apps' de optie 'Spreadsheet'.
- Selecteer op de pagina 'Importbestemming' in de vervolgkeuzelijst Locatie selecteren een ruimte
- Als je van plan bent gegevens uit aangepaste velden te importeren, moet het type aangepast veld in de Space aanwezig zijn
- Er wordt een lijst met de titel Spreadsheet importeren aangemaakt in de door jou geselecteerde ruimte
- Selecteer je datumformat in de vervolgkeuzelijst Jaar-Maand-Dag
- Wanneer de spreadsheet-importer wordt geopend, kunt u een spreadsheet slepen en neerzetten of uploaden. U kunt gegevens ook handmatig invoeren
- Na een succesvolle upload wordt de pagina 'Velden toewijzen' geopend
Stap 4: Weergaven opnieuw aanmaken
Voordat je aan de slag gaat met de weergaven, moet je de gegevens in kaart brengen. In kaart brengen betekent dat je de kolommen in je spreadsheetprogramma koppelt aan de ClickUp-taakvelden en aangepaste velden. De importfunctie vereenvoudigt dit door je gegevens automatisch aan de juiste velden te koppelen. Tijdens het importeren van Smartsheet naar ClickUp controleer je deze koppelingen om de nauwkeurigheid te waarborgen. Alle velden die beschikbaar zijn op de door jou gekozen locatie zijn toegankelijk.
💡 Pro-tip: Om dit naadloos te laten verlopen, moet je ervoor zorgen dat het e-mailadres van elk teamlid in Smartsheet identiek is aan hun e-mailadres in ClickUp. Als de e-mailadressen niet overeenkomen, kunnen toewijzingen mogelijk worden geïmporteerd als niet-toegewezen items.
1. Raster → Lijstweergave
Doel: Beide tonen taken in een tabel- of spreadsheetformat
Zo doe je dat:
- Ga in ClickUp naar je ruimte, map of lijst
- Gebruik de weergavebalk bovenaan en klik op ‘+ Weergave’
- Selecteer 'Lijstweergave'
- Pas kolommen aan zodat ze overeenkomen met je Smartsheet-raster (velden toevoegen/verwijderen, kolommen herschikken)
- Gebruik filters en groeperingen om je Smartsheet-layout na te bootsen
- Sla de weergave op en stel deze indien nodig in als standaard
2. Kaart → Bordweergave
Doel: Taaken visualiseren als kaarten in kolommen (Kanban)
Zo doe je dat:
- Klik in je ClickUp-locatie op ‘+ Weergave’ en uitvoer ‘Bordweergave ’
- Kies ervoor om kaarten te groeperen op status, toegewezen persoon, prioriteit of aangepast veld
- Sleep genomen tussen kolommen om de status of groepering van de taken bij te werken
- Pas kaartvelden aan om belangrijke informatie uit je Smartsheet-kaarten weer te geven
3. Kalender → Kalenderweergave
Doel: Taaken/gebeurtenissen per datum visualiseren
Zo doe je dat:
- Klik op ‘+ Weergave’ en uitvoer ‘Kalenderweergave’
- Kies het datumveld dat je wilt weergeven (startdatum, deadline, enz.)
- Pas geen periode aan (dag, week, maand)
- Filter taken om alleen relevante items weer te geven
- Taak om de datums rechtstreeks in de kalender te wijzigen
4. Gantt → Gantt-weergave
Doel: Projectplanning, afhankelijkheden, tijdlijnen
Zo doe je dat:
- Klik op ‘+ Weergave’ en uitvoer ‘ Gantt-weergave’.
- Zorg ervoor dat taken een startdatum en deadline hebben.
- Stel indien nodig afhankelijkheden tussen taken in.
- Pas geen tijdlijn, Zoom en filters aan, zodat deze overeenkomen met je Smartsheet-gantt-diagram.
- Exporteer als PDF als je statische momentopnames wilt delen.
5. Rapporten → Dashboards
Dit helpt je bij het opstellen van aangepaste rapportages, analyses en projectoverzichten.
Zo doe je dat:
- Ga naar het gedeelte 'Dashboards ' in ClickUp
- Klik op ‘+ Nieuw dashboard’
- Voeg widgets toe (takenlijst, cirkeldiagram, staafdiagram, tijdsregistratie, enz.) om je Smartsheet-rapporten na te bootsen
- Configureer elke widget om gegevens op te halen uit de relevante ruimtes, mappen of lijsten
- Deel of exporteer je ClickUp-dashboard naar behoefte
Tips voor een soepele overgang
- Zorg ervoor dat al je gegevens (taken, datums, aangepaste velden) in ClickUp zijn geïmporteerd voordat je weergaven opnieuw aanmaakt
- Gebruik de sjablonen en aangepaste velden van ClickUp om de structuur van Smartsheet na te bootsen
- Pas geen toestemmingen en instellingen voor delen voor elke weergave naar behoefte aan
Stap 5: Maak afhankelijkheden en automatiseringen opnieuw aan in ClickUp
1. Taakafhankelijkheden opnieuw instellen
- Open een ClickUp-taak die een afhankelijkheid vereist
- Zoek het gedeelte 'Relaties ' of 'Afhankelijkheid ' in de zijbalk van ClickUp-taken
- Klik op 'Toevoegen' en kies of deze ClickUp-taak een andere ClickUp-taak 'blokkeert' of 'afwacht'.
- Selecteer de relevante ClickUp-taken om te koppelen
- Herhaal dit voor alle afhankelijkheden uit je Smartsheet-project
- Schakel voor automatische planning de ClickApp ‘Reschedule Dependencies’ in, zodat wijzigingen in de datum automatisch worden doorgevoerd in de afhankelijke ClickUp-taken.
2. Smartsheet-formules vervangen door ClickUp-velden/automatiseringen
Je kunt ClickUp-aangepaste velden gebruiken om gestructureerde gegevens toe te voegen aan ClickUp-taken (bijv. keuzelijsten, nummers en datums). Daarnaast kun je ClickUp-formulevelden gebruiken om berekeningen uit te voeren, zoals sommen, verschillen of reeksen, vergelijkbaar met Smartsheet-formules.
Hoe je dit kunt namaken:
- Breng alle Smartsheet-formules die je gebruikt in kaart
- Voeg in ClickUp een aangepast veld van het juiste type toe aan je ruimte, map of lijst
- Voeg voor berekeningen een ClickUp-formuleveld toe en stel je formule samen met behulp van de beschikbare velden en functies
- Test van de formule om te controleren of deze overeenkomt met de logica van Smartsheet
Aantekening: Niet alle Smartsheet-formules hebben een directe tegenhanger in ClickUp, maar de meeste basisberekeningen en bewerkingen met reeksen worden ondersteund.
3. Automatiseringen instellen: Taaken aanmaken, statuswijzigingen, toewijzingen, regels voor deadlines
Met ClickUp-automatiseringen kun je repetitieve handelingen automatiseren, zoals het aanmaken van ClickUp-taken, het wijzigen van statussen, het toewijzen van gebruikers of het bijwerken van deadlines.
Hoe je dit kunt namaken:
- Ga naar de map of lijst waar je automatiseringen wilt toevoegen
- Klik op de knop 'Automatisering' (bliksemschichtpictogram)
- Kies een trigger (bijv. ‘Wanneer een ClickUp-taak wordt aangemaakt’, ‘Wanneer de status van een ClickUp-taak verandert’, ‘Wanneer de deadline is bereikt’)
- Voeg indien nodig voorwaarden toe (bijv. alleen voor bepaalde ClickUp-taken of toegewezen personen)
- Selecteer acties, zoals: Een nieuwe ClickUp-taak aanmaken De status van een taak wijzigen Een ClickUp-taak aan een gebruiker toewijzen De deadline bijwerken Een opmerking toevoegen of een notificatie versturen
- Maak een nieuwe ClickUp-taak aan
- De status van een taak wijzigen
- Een ClickUp-taak toewijzen aan een gebruiker
- Deadline bijwerken
- Voeg een opmerking toe of stuur een notificatie
- Sla de automatisering op en test deze om te controleren of deze naar behoren werkt. U kunt meerdere acties aan elkaar koppelen en complexe werkstroom-instellingen instellen die aansluiten bij uw Smartsheet-automatiseringen
- Maak een nieuwe ClickUp-taak aan
- De status van een taak wijzigen
- Een ClickUp-taak toewijzen aan een gebruiker
- Deadline bijwerken
- Voeg een opmerking toe of stuur een notificatie
💡 Pro-tip: Je kunt ook ClickUp Brain gebruiken om commentaarthreads samen te vatten in een overzichtelijk wijzigingslogboek of een checklist met volgende stappen, zodat ontwerpers en schrijvers precies kunnen zien wat er tussen de versies is veranderd.
Stap 6: Formulieren opnieuw aanmaken (indien gebruikt)
Als je voorheen formulieren in Smartsheet gebruikte om gegevens of verzoeken te verzamelen, is dit het moment om ze opnieuw aan te maken als ClickUp-formulieren.
Begin met het identificeren van elk Smartsheet-formulier en de velden die het bevat. Ga in ClickUp naar de relevante sectie en voeg een ClickUp-formulierweergave toe. Je kunt velden verslepen om ze aan te passen aan je oorspronkelijke structuur, inclusief keuzelijsten, tekstvelden, datums en meer.
Pas het uiterlijk van het formulier aan, stel verplichte velden in en configureer de instellingen voor het indienen. ClickUp Forms maakt automatisch ClickUp-taken aan op basis van elke inzending, waardoor de verwerking en het bijhouden worden gestroomlijnd.
Je kunt ClickUp-formulieren ook delen via openbare links of ze insluiten op je website, zodat je team en belanghebbenden naadloos kunnen overstappen.
Stap 7: Rollen en toestemmingen configureren
Nu je structuur en werkstroom zijn opgezet, is het essentieel om rollen en toestemmingen in te stellen om de toegang en samenwerking te beheren.
Met ClickUp kun je rollen toewijzen, zoals eigenaar, beheerder, lid en gast, elk met specifieke bevoegdheden. Deze gedetailleerde controle zorgt ervoor dat gevoelige informatie beschermd blijft, terwijl de juiste mensen in staat worden gesteld om bij te dragen.
Installatie na de migratie in ClickUp
1. Dashboards maken
Nu je taken zijn ingevoerd, kun je rapportages omzetten in een dynamische weergave in plaats van statische exports. Met ClickUp-dashboards kun je kaarten combineren voor werklast, burn-up/burn-down, sprintvelocity, tijdsregistratie en status per toegewezen persoon.
Maak overzichten voor het management over voortgang en budget, en vervolgens een apart 'ops'-dashboard voor knelpunten, achterstallige items en cyclustijd. Je kunt dezelfde samenvattingen maken die je vroeger in Smartsheet-rapporten gebruikte, zonder dat je met meerdere werkbladen hoeft te jongleren.
📖 Lees ook: Gratis spreadsheetsjablonen in Excel en ClickUp
2. Vervang Smartsheet-formules door ClickUp-velden/automatiseringen
De meeste berekeningen uit spreadsheets worden in ClickUp omgezet in structuur en logica. Verplaats numerieke totalen (bijv. story points, kosten) naar de aangepaste velden Getal of Valuta in ClickUp en toon de totalen met behulp van aggregaties op dashboardkaarten.
Zet op formules gebaseerde statussen om in ClickUp-automatiseringen: wanneer een afhankelijkheid is voltooid, wijzig de status dan in 'Klaar', of wanneer een veld een drempelwaarde overschrijdt, voeg dan een prioriteit en een volger toe.
3. Stel automatiseringen in: het aanmaken van taken, wijzigingen in status, toewijzingen en regels voor deadlines
Zorg dat je de dagelijkse successen vastlegt, zodat je team niet voortdurend het bord in de gaten hoeft te houden. Maak automatiseringen om:
- Maak een checklist voor subtaaken aan wanneer een taak de status ‘In beoordeling’ krijgt
- Automatisch toewijzen aan de juiste gebruikers wanneer de status verandert in “Klaar voor ontwerp/QA”
- Leid inkomende verzoeken uit formulieren naar de juiste lijst met SLA's
- Geef eigenaren een seintje als een taak in gevaar is of vertraging oploopt
Voeg een laatste laag aan beveiligingen toe, zoals verplichte velden bij statuswijzigingen, standaardtoegewezen personen per lijst en terugkerende taken voor wekelijkse rituelen. Zo blijft je nieuwe werkruimte voorspelbaar terwijl je opschaalt.
Smartsheet versus ClickUp: wat gaat er veranderen?
Door over te stappen van Smartsheet naar ClickUp ga je van een model waarin spreadsheets centraal staan naar een alles-in-één-app die is gebouwd voor geïntegreerde uitvoering. Dit is wat er vanaf dag één verandert, en waarom projectmanagers al snel het verschil merken.
- Sheets → Lijsten met meerdere weergaveoptiesSheets worden gestructureerde lijsten waarin je taken kunt aanmaken, waarna je kunt schakelen tussen lijst, bord, gantt-diagram, kalender en tijdlijn. Dit alles zonder projectgegevens te dupliceren
- Formules → Automatiseringen + berekeningenClickUp-automatiseringen vervangen handmatige formules door 'als/dan'-regels en veldlogica. Je kunt gebruikmaken van automatisch bijgewerkte deadlines, prioriteiten en toegewezen personen, terwijl je cijfers samenvoegt op ClickUp-dashboards voor realtime statistieken in plaats van herberekeningen.
- Reacties → Gesprekken in threadvorm ClickUp Chat zet aantekeningen in rijen om in een gesprek in threadvorm. @vermelding van gebruikers, afsluiting van threads en houding van beslissingen gekoppeld aan het werk. Nooit meer zoeken in verschillende chat-apps of spreadsheets
- Rapporten → Universele dashboardsClickUp-dashboards vervangen het exporteren van rapporten door realtime kaarten (status per eigenaar, werklast, tijdsregistratie, burndown). Filter op ruimte/map/lijst of aangepaste ClickUp-velden om in één oogopslag de status van je portfolio te zien
- Bijlagen → Georganiseerde opslagruimte op taakniveauClickUp-taakbestanden staan bij het werk zelf: bekijk een voorbeeld, beheer versies en maak bijlagen vast op taak-, lijst- of documentniveau. Geen verspreide links meer over verschillende tabbladen
- Samenwerking → Documenten, whiteboards en chat binnen ClickUpMet ClickUp Docs stel je samen specificaties, SOP's en briefings op met realtime bewerkingsmogelijkheden, slash-commando's en het insluiten van taken. Vervolgens zet je de belangrijkste punten met één klik om in concrete actiepunten. Met ClickUp Whiteboards kun je werkstroomstromen, afhankelijkheden en roadmaps visueel in kaart brengen, taken aan vormen koppelen en brainstormresultaten gekoppeld houden aan de oplevering. Ideeën, feedback en uitvoering blijven met elkaar verbonden in één werkruimte
Best practices voor een soepele migratie
Beschouw de migratie als een kort, goed georganiseerd project. Zo voorkom je dubbel werk, behoud je het momentum en help je projectmanagers om met vertrouwen de overstap naar ClickUp te maken.
Hier volgt een beknopte handleiding voor het migreren van Smartsheet naar ClickUp:
✅ Begin klein met eerst één proeflijst, controleer vervolgens de koppelingen en breid daarna uit
✅ Breng kolommen vooraf in kaart met aangepaste velden (enkele selectie, nummer, personen) en documenteer elke selectie zodat deze voor iedereen toegankelijk is
✅ Normaliseer datums vóór het importeren, zodat deadlines en startdatums in alle weergaven consistent worden weergegeven
✅ Behoud de hiërarchie bewust door te bepalen wat taken en wat subtaaken worden, en gebruik relaties waar gekoppelde rijen bestonden
✅ Houd bestanden dicht bij het werk: verplaats bijlagen naar taken, zodat de context mee gaat met het bestand
✅ Maak alleen de weergaven opnieuw aan die mensen gebruiken, en archiveer de rest om vanaf dag één rommel te voorkomen
✅ Vervang formules door eenvoudige automatiseringen en wijs eigenaren aan; controleer triggers in een testomgeving
✅ Stel richtlijnen vast met verplichte velden voor statuswijzigingen, standaardtoegewezen personen en naamgevingsconventies per werkruimte
Plan ten slotte een periode van 10–14 dagen in waarin beide systemen naast elkaar draaien. Zet Smartsheet op alleen-lezen en leg feedback vast in ClickUp-documenten.
Veelvoorkomende problemen bij het migreren van Smartsheet naar ClickUp
Zelfs met een gedegen voorbereiding zijn een paar kleine haperingen normaal. Hier zijn enkele snelle oplossingen die je meteen kunt toepassen.
- Dubbele taken: De meeste duplicaten ontstaan wanneer een export twee keer wordt geïmporteerd. Groepeer in de lijstweergave op taaknaam om duplicaten te herkennen en gebruik vervolgens de werkbalk voor bulkacties om ze in één keer te verwijderen.
- Ontbrekende aangepaste velden: Als een veld niet is overgezet, is dat meestal een toewijzingsprobleem. Open de importeerfunctie opnieuw, wijs de Smartsheet-kolommen opnieuw toe aan ClickUp-velden en importeer alleen het betreffende werkblad opnieuw. Sla de gecorrigeerde toewijzing op als sjabloon voor toekomstige importen.
- Fouten bij het toewijzen van gebruikers: Niet-toegewezen items duiden er doorgaans op dat het Smartsheet-e-mailadres niet overeenkomt met het ClickUp-account. Controleer of de e-mailadressen exact overeenkomen en wijs de items vervolgens in één keer toe aan de juiste gebruikers. Een handige tip is om tijdens de overgang een opzoeklijst van e-mailadressen naar gebruikers bij te houden in een hulpblad.
- Verbroken afhankelijkheden: Voorafgaande taken uit Smartsheet worden niet automatisch overgezet. Maak ze opnieuw aan met ClickUp-relaties of -afhankelijkheden en controleer vervolgens de planning in de gantt-weergave. Voeg bij het opnieuw opzetten van koppelingen een korte toelichting toe in de taakbeschrijving om de afhankelijkheid uit te leggen en verwarring te voorkomen.
- Verloren structuur: Als taken op de verkeerde locatie terecht zijn gekomen, sleep ze dan naar de juiste map of lijst en pas vervolgens de target-locatie van je importprogramma aan vóór de volgende uitvoering, zodat je hiërarchie intact blijft
👀 Wist je dat? Tijdens het hele importproces worden je gegevens beschermd met end-to-end-versleuteling. Mocht je aanhoudende problemen ondervinden, dan staat ons ondersteuningsteam altijd klaar om je te helpen. Voor accounts van ondernemingen bieden we bovendien speciale migratiespecialisten aan.
ClickUp-functies die je Smartsheet-werkstroom verbeteren
ClickUp verandert statische tabellen in dynamische sjablonen en hubs voor projectmanagement, waar projectgegevens worden gedeeld tussen verschillende weergaven, automatiseringen en AI. Hieronder laten we zien hoe elke functie de manier waarop je plant, taken aanmaakt, voor rapportage zorgt en continu verbetert, naar een hoger niveau tilt.
Meerdere ClickUp-weergaven per lijst
In ClickUp worden voor elk van de meer dan 15 weergaven de eigen filters, groeperingen en sorteervolgordes opgeslagen, zodat gebruikers precies zien wat ze nodig hebben.
- Lijstweergave en bordweergave om taken en overdrachten in het dagelijkse projectmanagement te beheren
- Gantt-weergave en tijdlijnweergave om afhankelijkheden in kaart te brengen en je planning op orde te houden met versleepbare deadlines
- Kalenderweergave om capaciteit en terugkerende werkzaamheden te plannen zonder de lijst te verlaten
- Tabelweergave om velden en projectgegevens in een raster te controleren wanneer dat nodig is
- Werklastweergave om taken in evenwicht te brengen voordat er knelpunten ontstaan
Geneste subtaaken en relaties in ClickUp
Zet grote opdrachten om in een duidelijke, bruikbare structuur. Je kunt het werk opsplitsen in subtaaken en geneste subtaaken (subtaaken van subtaaken) toevoegen om processen uit de praktijk na te bootsen, zonder dat de context of eigendom verloren gaat.
- Maak subtakens (en nest ze dieper) via de werkbalk van een taak, en wijs vervolgens op elk niveau eigenaren, deadlines en details toe om de uitvoering nauwkeurig te houden
- Vouw de hiërarchie in of uit om de status per bovenliggend project te bekijken, tijd bij elkaar op te tellen en hiaten op te sporen voordat ze tot vertragingen leiden
- Gebruik relaties om gerelateerd werk aan elkaar te koppelen: koppel taken aan andere taken (of items op een hoger niveau), zodat beoordelaars van het ene item naar het andere kunnen springen zonder te hoeven zoeken
- Voeg eenvoudige afhankelijkheden toe (Blokkeert/Geblokkeerd door) om kritieke paden weer te geven en het systeem betrouwbaar te houden wanneer planningen verschuiven
Geavanceerde ClickUp-automatiseringen
Met ClickUp-automatiseringen kun je kwetsbare formules vervangen door gebeurtenisgestuurde logica die je in één oogopslag kunt begrijpen.
Definieer triggers, optionele voorwaarden en specifieke acties, en herhaal dit proces zonder je systeem te verstoren. Gebruik de AI-automatisering om een regel in gewoon Engels te beschrijven en laat het de werkstroom voor je opstellen.
- Start acties op basis van statuswijzigingen, veldupdates, toegewezen personen of tijdgebonden gebeurtenissen; voeg voorwaarden toe (Business+) zodat regels alleen worden geactiveerd wanneer dat zinvol is
- Coördineer het versturen van e-mails, pas sjablonen toe, creëer afhankelijkheden en plaats updates, waarbij je werk en externe verbindingen synchroniseerd blijven met integraties en webhooks (Slack, GitHub, HubSpot, Twilio en meer)
- Versnel de installatie met meer dan 100 sjablonen, dynamische toewijzingen en project snelkoppelingen, en pas vervolgens alles aan vanuit één weergave 'Automatiseringen beheren' met auditlogboeken en gebruiksstatistieken
🧠 Leuk weetje: In 1771 zorgde Richard Arkwright voor een revolutie in de textielindustrie door de eerste volledig geautomatiseerde, door water aangedreven spinnerij uit te vinden – bekend als de ‘ waterframe’.
ClickUp-documenten, ClickUp-taaken en ClickUp-dashboards
Als je Smartsheet achter je laat, biedt ClickUp je één werkruimte waar planning, uitvoering en rapportage daadwerkelijk samenkomen, zodat je niet hoeft te schakelen tussen een documententool, een takenapp en een aparte rapportage-tool. Zo werkt dat in de praktijk:
- ClickUp Docs → Documentatie: Stel briefings en SOP's op, voer de bewerking samen in realtime uit en zet tekst rechtstreeks vanuit het document om in traceerbare taken. Voeg werkstroomwidgets toe om statussen of toegewezen personen bij te werken zonder de pagina te verlaten, organiseer alles in Docs Hub en deel veilig met gasten of via openbare links. Dit maakt een einde aan de 'kopiëren-plakken'-cyclus tussen planning en uitvoering.
- ClickUp-taaken → Uitvoering: Centraliseer het werk met statussen, toegewezen personen, deadlines en verschillende weergaven (lijst, bord, gantt-diagram, kalender). Taaken zijn gekoppeld aan het brondocument en sluiten aan op vervolgwerkzaamheden, zodat bijlagen, opmerkingen en context mee gaan met het werk in plaats van verloren te gaan in e-mails
- ClickUp-dashboards → Zichtbaarheid: Maak live dashboards vanuit hetzelfde ecosysteem van taken en documenten, en combineer kaarten voor werklast, snelheid en tijdlijn om de planning en resultaten van je project bij te houden. Omdat deze dashboards zijn gebaseerd op echte taakgegevens, hoef je geen grafieken opnieuw te maken in een aparte tool
ClickUp AI voor werkstroomoptimalisatie
Wanneer je overstapt van handmatige updates en versnipperde formules naar AI-ondersteund werk, zijn er minder overdrachten en worden er nauwkeurigere beslissingen genomen.
De AI van ClickUp is speciaal ontwikkeld om je te helpen routinematige stappen te automatiseren, de juiste details op het juiste moment naar voren te halen en plannen aan te passen aan veranderende omstandigheden.
- ClickUp Brain als je beslissingspartner: Via ClickUp Brain krijg je verbinding met de meeste van onze AI-functies. Het is geïntegreerd in ClickUp om vragen te beantwoorden, acties uit te voeren en te zoeken in je werkruimte. Het vat ook lange commentaarreeksen samen tot actiepunten die je direct kunt uitvoeren
- Verbind het werk, niet alleen de tools: Het omvat taken, documenten, mensen en meer. Dit vermindert het schakelen tussen apps en houdt de verbindingen tussen onderdelen intact terwijl je projecten zich ontwikkelen
- AI-agenten (Super Agents & Autopilot Agents): Super Agents zijn door AI aangestuurde teamgenoten die meerstapswerkstroomprocessen kunnen uitvoeren en op een mensachtige manier met je werkruimte communiceren. Autopilot Agents handelen op basis van gedefinieerde triggers en voorwaarden, waardoor acties in Spaces, mappen, lijsten en chats worden geautomatiseerd
- Super Agents zijn door AI aangestuurde teamgenoten die meerstapwerkstroomen kunnen uitvoeren en op een mensachtige manier met je werkruimte communiceren
- Autopilot-agents handelen op basis van gedefinieerde triggers en voorwaarden, waardoor acties in ruimtes, mappen, lijsten en chats worden geautomatiseerd
- AI-kaarten: Deze kunnen worden toegevoegd aan dashboards en Overzichten om rapporten, stand-ups en samenvattingen te genereren op basis van de context van het werk van je team. Ze helpen bij de automatisering van rapportages en bieden inzichten direct binnen je werkruimte.
- Enterprise Search : Stel één keer een vraag en krijg betrouwbare antwoorden uit taken, documenten, chats en gekoppelde apps – met volledige context. Dankzij de diepgaande, organisatiebrede zoekfunctie bespaar je tijd bij het zoeken en vind je precies het bestand, bericht of de taak die je nodig hebt, precies op het moment dat je die nodig hebt
- AI Notetaker & vergaderingen: Neemt automatisch deel aan Zoom-, Google Meet- of Teams-vergaderingen, neemt gesprekken op en transcribeert deze, en stelt privédocumenten op met samenvattingen, belangrijke punten en vervolgstappen. Actiepunten komen automatisch in je werkruimte terecht zonder dat je handmatig aantekeningen hoeft te maken. Ondersteunt opname op meerdere platforms en doorzoekbare transcripties voor snelle opvolging
- Super Agents zijn door AI aangestuurde teamgenoten die meerstapwerkstroomen kunnen uitvoeren en op een mensachtige manier met je werkruimte communiceren
- Autopilot-agents handelen op basis van gedefinieerde triggers en voorwaarden, waardoor acties in ruimtes, mappen, lijsten en chats worden geautomatiseerd
Krachtige sjablonen van ClickUp
Met ClickUp-sjablonen kun je na de migratie meteen aan de slag. Kies een sjabloon voor Spaces, mappen, lijsten, documenten of weergaven en pas vervolgens de velden en statussen aan je projecten aan.
In het Template Center kun je bladeren op gebruiksscenario (PMO, Creatief, Financiën en meer) en beproefde lay-outs toepassen die al weergaven, taken en rapportagesjablonen bevatten. Wanneer je historisch werk importeert, kun je dit in een werkruimte op basis van een sjabloon plaatsen. Op deze manier komen teams terecht in een vertrouwde omgeving: gestandaardiseerde velden voor eigenheid en datums, dashboards die zijn ingesteld voor statusoverzichten, en Docs voor draaiboeken en SOP's.
Het voordeel is snelheid en consistentie. Je hoeft de structuur niet telkens opnieuw op te bouwen wanneer er een nieuw initiatief van start gaat, en je planning en rapportage blijven in alle teams op elkaar afgestemd.
Zoals Jessie Whitman, Senior Director of Beurzen bij Convene, het verwoordt:
Wat voor mij het grootste verschil heeft gemaakt bij ClickUp, zijn de aanpasbare sjablonen en de mogelijkheid om die consistentie door te voeren in al onze vestigingen, in welke regio dan ook, zodat de ervaring van de client altijd hetzelfde is, ongeacht naar welke Convene-locatie ze gaan.
Wat voor mij het grootste verschil heeft gemaakt bij ClickUp, zijn de aanpasbare sjablonen en de mogelijkheid om die consistentie door te voeren in al onze vestigingen, in welke regio dan ook, zodat de klantervaring altijd hetzelfde is, ongeacht naar welke Convene-locatie ze gaan.
Analyseer hiaten met de sjabloon voor gegevensmigratie-hiatanalyse van ClickUp
Bij het uitvoeren van een gap-analyse kunt u de volgende voordelen verwachten:
- Beperk gegevensverlies tot een minimum en zorg voor een naadloze overdracht door discrepanties of hiaten in het huidige en het target-systeem op te sporen
- Stroomlijn het gegevensmigratieproces door een uitgebreid plan en een tijdlijn op te stellen
- Bespaar tijd en middelen door mogelijke problemen aan te pakken voordat ze zich voordoen
- Verbeter de kwaliteit en integriteit van gegevens door inconsistenties in gegevens te identificeren en op te lossen
- Verhoog de tevredenheid van de gebruikers door te zorgen voor een naadloze overgang en continue toegang tot essentiële functies en gegevens
Gebruikersrollen en toestemmingen
Met het rolmodel van ClickUp kun je de toegang beheren zonder de levering te vertragen. Op werkruimteniveau:
- Je wijst eigenaren en beheerders aan om kaders vast te stellen
- Terwijl leden de dagelijkse projecten en taken afhandelen
- Gasten werken alleen mee aan datgene waarvoor ze zijn uitgenodigd
Wilt u meer controle? Stel toestemmingen in op ruimte-, map-, lijst-, document- of taakniveau om te bepalen wie er mag aanmaken, bewerken, verwijderen of delen, zodat externe gebruikers alleen zien wat uw team goedkeurt.
Gebruik voor gereguleerd werk (planafhankelijke) aangepaste rollen om rechten voor het aanmaken/verwijderen, de bewerking van velden en het delen af te stemmen op uw proces. Het voordeel is een overzichtelijke samenwerking tussen belanghebbenden en minder momenten waarop men zich afvraagt: “Wie heeft dit gewijzigd?”.
Maak de overstap en werk slimmer met ClickUp
Je hebt gezien waarom teams spreadsheets ontgroeien, hoe je nette exportbestanden kunt voorbereiden en hoe je deze met behoud van de hiërarchie kunt importeren, zodat iedereen vanaf dag één effectief kan werken aan het werk.
Het grote voordeel gaat verder dan alleen het verplaatsen van projectgegevens. Het vermindert het wisselen tussen verschillende tools, zodat updates, gesprekken en beslissingen op één plek plaatsvinden. Zo bespaar je tijd, organiseer je op grote schaal en behoud je het momentum terwijl je portfolio groeit.
ClickUp biedt je een duidelijk traject van pilot tot uitrol, met ruimte om je proces aan te passen naarmate het team zich verder ontwikkelt. Klaar om je werk te consolideren en de voortgang te bijhouden op de plek waar het werk daadwerkelijk plaatsvindt?
✅ Probeer ClickUp gratis . Begin met één project en ervaar deze week al het verschil.
Veelgestelde vragen (FAQ's)
Niet rechtstreeks. Bij het exporteren worden waarden meegenomen, geen formules. Vervang de berekeningen in de werkbladen door aangepaste velden in ClickUp, aggregaties in ClickUp-dashboards en ClickUp-automatiseringen (als/dan-regels), zodat berekeningen en statusupdates direct bij je taken en projectgegevens worden bijgehouden.
Voorgangers worden niet automatisch gemigreerd. Bouw na het importeren de afhankelijkheden opnieuw op in ClickUp (Blokkeert/Geblokkeerd door) en bevestig vervolgens je planning in Gantt of tijdlijn. Tip: houd een koppelingsblad bij om kritieke paden en deadlines tussen gerelateerde taken snel opnieuw te koppelen.
Exporteer in batches vanuit Smartsheet en gebruik vervolgens de Spreadsheets Importer van ClickUp met een opgeslagen veldtoewijzing. Voer de import lijst voor lijst uit om de hiërarchie te behouden, en pas vervolgens een sjabloon toe voor weergaven en statussen, zodat elke lijst in een productieklaar staat terechtkomt.
Nee. Smartsheet-regels worden niet overgezet. Maak ze opnieuw aan als ClickUp-automatiseringen (trigger → voorwaarde → actie). Begin met de basis: statuswijzigingen, toewijzingen en datumwijzigingen, en breid dit uit zodra de structuur van je werkruimte stabiel is.
Als u één plek wilt voor projectmanagement, documenten, chat en rapportage, zorgt ClickUp ervoor dat u niet meer tussen verschillende tools hoeft te schakelen en helpt het projectmanagers om op te schalen. Voor uitgebreide spreadsheetmodellen is Smartsheet de betere keuze. De meeste PMO's profiteren van de geïntegreerde uitvoering, zichtbaarheid en governance van ClickUp.
De ingebouwde importfunctie is inbegrepen. Het kost u alleen wat tijd: opschonen, aangepaste velden toewijzen en afhankelijkheden/automatiseringen opnieuw opzetten. Optionele professionele diensten of interne uren variëren afhankelijk van het aantal bladen, het aantal gebruikers en de complexiteit van het proces.