Lisa, een marketingdirecteur bij een middelgroot bureau, vertrouwde op een mix van spreadsheets, e-mails en apps om campagnes te beheren. het resultaat?
Gemiste deadlines, dubbel werk en eindeloze "wat is de status" vragen. Nadat ze op Smartsheet was overgestapt, hoefde haar team 60% minder vergaderingen te houden over de status en werden projecten 40% sneller opgeleverd.
Het zit zo: Hoe gebruik je Smartsheet voor projectmanagement hoeft geen raketwetenschap te zijn. In deze gids laten we u zien hoe u Smartsheet praktisch kunt gebruiken.
60-seconden samenvatting
Stroomlijn uw projecten met Smartsheet
- Gebruik kant-en-klare sjablonen om snel projecten aan te maken
- Gebruik flexibele abonnementen met verschillende weergaven (Gantt, Board, enz.)
- Automatiseer terugkerende taken en workflows
- In realtime samenwerken met opmerkingen, tags en teamdiscussies
- Tijdsregistratie en effectief beheer van resources
- Analytische functies gebruiken om gegevensgestuurde beslissingen te nemen
- Opdrachten en relaties tussen taken bijhouden
- Integreren met tools zoals Zapier, Slack en meer
Smartsheet gebruiken voor projectmanagement
De beste tools voor projectmanagement doen meer dan alleen taken bijhouden. Ze passen zich aan uw unieke projectbehoeften aan, automatiseren taken, ondersteunen tijdsregistratie, maken het mogelijk om team communicatie en bieden opmerkelijke rapportage en analyses.
👀 Did You Know? Smartsheet is oorspronkelijk ontworpen om een spreadsheet na te bootsen, maar is uitgegroeid tot een krachtige tool voor projectmanagement met automatiseringsmogelijkheden.
Lees hier hoe u Smartsheet voor u kunt laten werken.
Biedt kant-en-klare sjablonen voor de installatie van projecten
Als u de installatiefase wilt overslaan, kunt u de kant-en-klare sjablonen van Smartsheet gebruiken die zijn ontworpen voor verschillende projecten, waaronder marketingcampagnes, bouwprojecten, productlanceringen en meer.
via Smartsheet Sjablonen bieden een startpunt voor projectmanagement met alle essentiële projectelementen al op een rijtje, zodat u velden kunt aanpassen als dat nodig is.
Bovendien kunt u ze gebruiken om uw workflows te automatiseren. Deze functies helpen u tijd te besparen en aan de slag te gaan met taken zonder dat u uren bezig bent met het vanaf nul opbouwen van een project abonnement.
Flexibele abonnementen op projecten
Smartsheet biedt een flexibele werkruimte die een projectmanager kan aanpassen aan elk project.
Met de rasterweergave, ganttweergave, kaartweergave (vergelijkbaar met een Kanban-bord) en kalenderweergave kunt u met Smartsheet uw project vanuit verschillende perspectieven bekijken, zodat u uw werkstroom eenvoudig kunt aanpassen naarmate uw project zich ontwikkelt.
Als eigenaar of beheerder van het werkblad kunt u een Gantt grafiek maken in Smartsheet om de afhankelijkheid van taken en tijdlijnen te beheren. U kunt de weergave van de tijdlijn ook aanpassen aan uw project abonnementen - per kwartaal, maand, week of dag.
🧠 Fun feit: De Gantt grafiek, een populair hulpmiddel voor projectmanagement, werd meer dan 100 jaar geleden uitgevonden en is nog steeds een van de meest effectieve manieren om tijdlijnen bij te houden.
Automatisering van repetitieve taken en werkstromen
Wanneer u meerdere bewegende delen van een project beheert, hebt u alle hulp nodig die u kunt krijgen om taken af te handelen, herinneringen te sturen en statussen automatisch bij te werken.
Smartsheet helpt u aangepaste workflows te maken die triggeren op basis van specifieke acties. Bijvoorbeeld het versturen van notificaties wanneer taken zijn Voltooid of het bijwerken van een project sheet wanneer deadlines naderen.
Deze automatismen maken het eenvoudig om projecten te beheren met minimale handmatige tussenkomst, zodat u zich kunt richten op taken van een hoger niveau.
Zorgt voor real-time samenwerking en communicatie
Smartsheet elimineert de noodzaak voor aparte communicatiekanalen door het voor meerdere teamleden mogelijk te maken om commentaar te geven op taken, aantekeningen toe te voegen en anderen te taggen, direct binnen projecten.
via Smartsheet De kolom met de lijst met contactpersonen in Smartsheet maakt het gemakkelijk om specifieke leden van het team individuele Taken toe te wijzen en op de hoogte te stellen, zodat alle relevante discussies en beslissingen op één plaats blijven.
De integratie van Smartsheet met tools zoals Slack zorgt ervoor dat team updates en communicatie over projecten op dezelfde plaats blijven.
Maakt tijdsregistratie en resourcebeheer mogelijk
Herinnert u zich Sarah nog van marketing? U kunt dergelijke miscommunicaties voorkomen en de efficiëntie verbeteren door tijdsregistratie zodat projecten op schema blijven. Smartsheet biedt een ingebouwde middelenbeheer sectie die je helpt de beschikbaarheid van je team bij te houden en burn-out te voorkomen.
via Smartsheet Het activiteitenlogboek registreert de bijdragen van elk lid van het team, waardoor het gemakkelijk is om de werklast te controleren en ervoor te zorgen dat de taken gelijkmatig verdeeld zijn.
De sectie Resource Management helpt ook bij het toewijzen van taken en het in balans brengen van de werklast, zodat het potentieel van het team niet wordt over- of onderbenut.
Maakt uitgebreide rapportage en gegevensgestuurde beslissingen mogelijk
De functies van Smartsheet voor rapportage en analyse helpen projectmanagers om inzicht te krijgen in projecten en hun werkprocessen de voortgang van projecten effectief bijhouden om weloverwogen, gegevensgestuurde beslissingen te nemen.
via Smartsheet Met de rapportagehulpmiddelen van het platform kunt u gegevens over meerdere bladen verzamelen om sleutelgegevens bij te houden, zoals start- en einddata, voltooiingspercentages van taken, gebruik van middelen en projectkosten om een uitgebreid projectrapport te maken .
De dashboards voor projectmanagement bieden een weergave op hoog niveau, terwijl u met gedetailleerde rapportages kunt inzoomen op details, zodat u zowel het grote geheel als alle details in de gaten kunt houden.
Taken en relaties bijhouden is mogelijk
Een van de sleutelelementen van Smartsheet is de hiërarchische structuur. U kunt bovenliggende en onderliggende rijen maken om individuele taken binnen een groter project te organiseren.
De functie Taakrelaties helpt bij het definiëren van afhankelijkheid, dus als een taak wordt uitgesteld, worden gerelateerde taken automatisch bijgewerkt om de nieuwe tijdlijn weer te geven.
Deze structuur helpt om complexe projecten op te splitsen in beheersbare componenten, waardoor het voor projectmanagers gemakkelijker wordt om verschillende taken tegelijk te overzien.
Integraties met andere tools mogelijk
U kunt Smartsheet gebruiken om uw bestaande tools te integreren. Moet u werken met Microsoft Excel? U kunt gegevens eenvoudig synchroniseren met CData Connect Cloud of Zapier. Hoewel er geen directe Google Spreadsheets integratie is, overbrugt Zapier die kloof effectief.
Als je Microsoft Teams gebruikt, kun je met de integratie je projectsheets koppelen aan Teams-kanalen, zodat iedereen op dezelfde pagina blijft zonder van tool te hoeven wisselen. Verbindingen zoals DocuSign, Jira, Slack, Tableau en anderen maken van Smartsheet een centraal commandocentrum voor al je projectgegevens.
Deze integraties elimineren informatiesilo's en helpen teams om betere, datagestuurde beslissingen te nemen.
Uitdagingen en limieten van Smartsheet voor projectmanagement
Hoewel Smartsheet een krachtig hulpmiddel is en voor velen perfect geschikt, heeft het ook een aantal uitdagingen waar u rekening mee moet houden.
Gebrek aan essentiële functies voor samenwerking en rapportage
Hoewel Smartsheet uw team laat samenwerken, mist het een aantal cruciale samenwerkingsspieren. De Gantt grafieken helpen bij het bijhouden van de voortgang van projecten, maar vereisen veel handmatige invoer.
U kunt standaard voortgangsrapportages maken, maar projectmanagers en teams die op zoek zijn naar gespecialiseerde analyses zoals Velocity- of Burndown-grafieken willen misschien aanvullende tools onderzoeken.
Beperkte functies voor tijdsregistratie
Smartsheet is uitstekend in het tonen van start- en einddata van projecten, maar als het aankomt op het bijhouden van de uren die daadwerkelijk aan elke taak zijn besteed? Dat is waar het lastig wordt. Projectmanagers moeten mogelijk externe hulpmiddelen of handmatige methoden gebruiken om de tijd die aan Taken is besteed nauwkeurig bij te houden.
Deze afhankelijkheid van applicaties van derden maakt de werkstroom complexer en kan leiden tot inconsistenties in de tijdrapportage. Dit is niet bepaald ideaal wanneer je probeert uit te zoeken of je je middelen en tijd efficiënt gebruikt.
Hoge prijzen
Dit is het probleem met de impact van Smartsheet op de portemonnee. Het is geen gratis tool voor projectmanagement.
De abonnementen beginnen bij $9 per gebruiker per maand voor het Pro Plan voor een team van maximaal 10 gebruikers. Het Business-abonnement daarentegen gaat tot $32 per gebruiker per maand. Snelle vergelijking: zelfs de meest eenvoudige installatie kost je $96 per maand omdat je minstens drie gebruikers nodig hebt.
Er is ook een Enterprise-abonnement voor aangepaste offertes. Als het aantal leden van je team toeneemt of als je extra functies nodig hebt om meerdere projecten te beheren, kun je interessante budgetberekeningen doen.
Dit prijsmodel kan een uitdaging vormen voor kleinere teams of organisaties met een beperkt budget.
Beperkte automatisering van Taken
Hoewel Smartsheet u helpt om projectmanagement automatiseren voor repetitieve taken laten de opties voor automatisering van de werkstroom je misschien meer wensen over.
Natuurlijk kun je aangepaste basisworkflows instellen met vooraf gebouwde sjablonen, maar als je projecten beheert en geavanceerde automatiseringsreeksen nodig hebt, moet je meer werk doen dan je zou willen.
Voor teams die echt tijd willen besparen op workflows, kan deze limiet betekenen dat ze efficiëntieverbeteringen mislopen.
Minimale aanpassing van sjablonen
De kant-en-klare sjablonen voor projectmanagement op Smartsheet zijn handig voor verschillende projectbehoeften, maar hun aanpassingsmogelijkheden zijn limiet vergeleken met andere tools voor projectmanagement.
Teams met unieke werkstromen moeten hun processen aanpassen aan het raamwerk van Smartsheet in plaats van andersom. Hoewel dit efficiënt is voor veelvoorkomende projectscenario's, kan deze standaardisatie problemen opleveren voor teams die zeer gespecialiseerde projectstructuren nodig hebben.
Integratie-uitdagingen
De integratie van Smartsheet met geïntegreerde Microsoft Teams en vergelijkbare platforms is veelbelovend, maar er zijn grenzen.
Hoewel het effectief omgaat met veelgebruikte zakelijke tools, zijn teams die gespecialiseerde software gebruiken vaak afhankelijk van connectoren van derden zoals Zapier. Dit zorgt voor een extra laag complexiteit bij het centraliseren van gegevens uit verschillende databronnen voor datagestuurde beslissingen.
Gezien deze beperkingen is het niet meer dan logisch om je af te vragen: "Is er een Smartsheet alternatief dat een totaaloplossing biedt?' Laten we eens onderzoeken wat ClickUp -een alles-in-één platform voor projectmanagement, kennisbeheer, chatten en AI-gebaseerde functies.
Hoe ClickUp gebruiken voor projectmanagement ClickUp voor projectmanagement is ontworpen om teams dichter bij elkaar te brengen door middel van verbonden workflows, realtime dashboards en uitgebreide documentatie.
Met ClickUp hebben projectmanagers toegang tot verbeterde functies voor projectmanagement, samenwerkingstools en AI-functies die u helpen processen te vereenvoudigen.
Snelle installatie van projecten
Als we Smartsheet en ClickUp met elkaar vergelijken, draait ClickUp het script om wat betreft de beperkingen voor aanpassingen.
U krijgt een speeltuin van mogelijkheden vanaf het moment dat u een project start. Maak aangepaste ruimtes, stel hiërarchieën voor projecten in en kies uit kant-en-klare sjablonen om direct aan de slag te gaan.
Wat deze sjablonen uniek maakt, is dat ze volledig aanpasbaar zijn aan uw behoeften in plaats van andersom.
Een van de opvallendste functies van ClickUp zijn de aanpasbare weergaven van projecten. U kunt kiezen uit 15+ weergaven, waaronder Gantt View (Ganttweergave), List View (Lijstweergave), Table View (Tabelweergave), Kanban View (Kanban-weergave) en meer, om uw werk het beste te visualiseren op de manier die bij uw team past.
Bijvoorbeeld, de Weergave van de Gantt Grafiek hiermee kunt u tijdlijnen en afhankelijkheid visueel in kaart brengen, terwijl de kaartweergave een eenvoudige manier biedt om taken en hun statussen in één oogopslag te zien.
Geef alle tijdlijnen van je projecten in één keer weer met ClickUp Gantt View
Plus, ClickUp Dashboard Weergave integreert al uw sleutelelementen, statistieken en KPI's op één plaats, zodat u een overzicht op hoog niveau krijgt van de gezondheid van uw project.
Creëer en werk samen aan projecten in realtime met ClickUp Docs
De ingebouwde functies van het platform voor het maken van aantekeningen en ClickUp Documenten kunt u alle projectdocumentatie op één plaats bewaren, terwijl ClickUp Doelen helpen u de voortgang ten opzichte van belangrijkere doelstellingen bij te houden. Het is alsof u een routekaart voor een project hebt die laat zien waar u naartoe gaat.
Ook lezen: Hoe projectdocumentatie schrijven: Voorbeelden en sjablonen
Naadloos Taakbeheer
In tegenstelling tot basis hulpmiddelen voor taakbeheer met ClickUp-taak kunt u rijke taakomgevingen maken met aangepaste statussen, prioriteiten en afhankelijkheid.
Wilt u subtaken? Meerdere toegewezen personen? Tijdsregistratie op de plaats waar het werk gebeurt? Klaar, klaar en nog eens klaar! Bovendien helpt het AI-aangedreven aanmaken van taken je om complexe projecten automatisch op te splitsen, zodat je niet meer hoeft te denken 'waar moet ik beginnen?
💡Pro Tip: Verdeel uw project in kleinere, beheersbare taken om de voortgang gemakkelijker bij te houden en stress te verminderen.
Slimmere samenwerkingen
Uw projectcommunicatie krijgt een serieuze upgrade wanneer u ClickUp gebruikt. In plaats van in uw inbox voor e-mail te leven, brengen de samenwerkingstools van ClickUp gesprekken daar waar het werk gebeurt.
Moet u brainstormen? Spring in ClickUp Whiteboards uw virtuele canvas in realtime. Wilt u uw vereisten documenteren? Maak en deel documenten met Click Up Docs zonder het platform te verlaten.
Visualiseer en brainstorm ideeën als een team met ClickUp Whiteboards
U kunt ook ClickUp's Redactie functie om markeringen te markeren, PDF's te annoteren en nog veel meer.
Met ClickUp Brein kunt u zelfs belangrijke informatie direct opslaan en opvragen. Het is alsof je een virtueel kantoor voor je team hebt, voltooid met elk hulpmiddel dat je nodig hebt om effectief te werken.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-28.gif ClickUp Brain: Hoe Smartsheet gebruiken voor projectmanagement /$$$img/
Lange threads of documenten samenvatten met ClickUp Brain
Het beste deel? Het past zijn inzichten aan door te leren van uw taken, documenten en teamspecifieke werkstromen. Dit betekent dat uw team gepersonaliseerde AI-aanbevelingen krijgt die relevant zijn voor uw doelen. Het enige wat u hoeft te doen is vragen wat u nodig hebt!
💡Pro Tip: Beoordeel de voortgang van je werk door de samenwerking binnen je team regelmatig te evalueren. Moedig open communicatie aan om potentiële uitdagingen vroegtijdig te identificeren en aan te pakken.
Efficiënt projecten bijhouden
ClickUp laat u niet alleen de basis zien van het bijhouden van de voortgang. Het biedt u uitgebreide tools voor het bijhouden en rapporteren van projecten.
Verbeterde werkstroom met AI-gestuurde automatisering houdt de zaken in beweging door routinetaken automatisch af te handelen, terwijl real-time rapportage u knelpunten laat zien voordat het problemen worden.
Blijf op de hoogte van al uw projecten met ClickUp Dashboards
In tegenstelling tot Smartsheets, ClickUp Dashboards breng al uw projecten, hun statussen en alles wat u moet weten over een lopend project op één plaats. Met 50+ beschikbare widgets om uw dashboard samen te stellen, wordt het bijhouden van de voortgang van projecten een stuk eenvoudiger.
Dit is wat een gebruiker van ClickUp zegt:
Met ClickUp zijn we het spel een stap voor gegaan en hebben we dashboards gemaakt waar onze clients in realtime toegang tot hebben en de prestaties, bezetting en projecten kunnen volgen. Hierdoor voelen clients zich verbonden met hun teams, vooral omdat ze zich in verschillende landen en soms zelfs op verschillende continenten bevinden
Dayana Mileva, Account Director bij Pontica Solutions
Je wordt voortdurend op de hoogte gehouden met realtime rapportages over welke taken op een bepaalde dag door je team zijn voltooid, en ClickUp mijlpalen gaat een stap verder door u mijlpalen aan uw reis te laten toevoegen.
💡Pro Tip: Vier kleine overwinningen onderweg-het erkennen van mijlpalen kan teams motiveren en het moreel hoog houden.
Krachtige integraties
Terwijl Smartsheet u misschien laat hoppen tussen verschillende tools, biedt ClickUp's integratie-ecosysteem u 1000+ integraties met tools zoals Google Drive, Microsoft Outlook en Slack.
Bovendien vermindert het handwerk aanzienlijk met CRM-integraties, tools voor projectmanagement en andere bedrijfsapplicaties, waardoor fouten worden geëlimineerd en u een kristalheldere weergave van uw bedrijfsprestaties krijgt.
ClickUp is duidelijk de best beschikbare alternatief voor Smartsheets !
Wil je je nog niet toewijzen aan een tool?
Probeer de gratis ClickUp sjabloon voor projectmanagement .
De belangrijkste functies van deze sjabloon:
- Zet projecten op in enkele minuten met volledig aanpasbare vooraf gebouwde werkstromen en weergaven
- Volg de voortgang met statusupdates en realtime dashboards die je met één muisklik kunt bijhouden
- Ingebouwde documenten en opmerkingen zorgen ervoor dat het hele team op dezelfde pagina blijft met real-time communicatie
- Dashboards en tools voor bijhouden bieden directe voortgangsupdates voor betere besluitvorming
- Past zich gemakkelijk aan als uw team groeit en de complexiteit van het project toeneemt
Klaar om ClickUp uw weg naar project succes te vinden?
Welke moet je kiezen als het gaat om Smartsheet vs ClickUp ? De keuze hangt af van de vereisten van je team.
Als je waarde hecht aan de spreadsheet-achtige vertrouwdheid en ongecompliceerde structuur van Smartsheet, dan is Smartsheet misschien perfect voor jou. Maar als flexibiliteit, samenwerking en AI-gestuurde efficiëntie onontbeerlijk zijn, dan is de alles-in-één veelzijdigheid van ClickUp moeilijk te verslaan. Voor kleine teams of complexe projecten, ClickUp's aanpasbare platform groeit met je mee.
Vergeet niet dat de juiste tool uw team in staat stelt om hun beste werk te doen. Dus verken, experimenteer en geef uw team vandaag nog een efficiënte werkstroom. Wilt u uw reis met ClickUp beginnen?
Meld u aan voor een gratis ClickUp account nu!