Als je het druk hebt met het managen van meerdere projecten, is het laatste wat je nodig hebt de extra stress van een achterstand op je schema.
Tegenslagen zoals onjuiste toewijzing van middelen, scope creep en andere onverwachte verstoringen kunnen je project vertragen, soms tot in het oneindige.
Dit is precies waarom je moet leren hoe je de voortgang van een project kunt bijhouden.
Door de voortgang van je project gedurende de hele levenscyclus bij te houden, kun je in elke fase weloverwogen beslissingen nemen en projectactiviteiten aanpassen om op koers te blijven.
In deze blog bespreken we enkele best practices en strategieën die je kunt gebruiken om de voortgang van projecten bij te houden.
Uitdagingen bij het bijhouden van de voortgang van een project
Als projectmanager of teamleider heb je misschien te maken gehad met verschillende uitdagingen bij het bijhouden van projecten en het vastleggen van de status van taken vanaf het begin tot het succesvol voltooien van een project. Enkele van de meest voorkomende die we hebben waargenomen zijn:
- Geen duidelijke doelstellingen: Projecten hebben mogelijk geen duidelijk gedefinieerde doelstellingen en resultaten, wat leidt totscope creepwat het weer een uitdaging maakt om de planning van het project bij te houden
- Slechte communicatie: Slechte communicatie tussen belanghebbenden en leden van het team kan verwarring veroorzaken rondprojectresultatendoelstellingen, tijdlijnen en verantwoordelijkheden
- Inconsistente gegevensverzameling: Het ontbreken van een gestructureerd proces voor het verzamelen van gegevens resulteert in onvolledige voortgangsrapportages, waardoor het moeilijk is om de status van het project te beoordelen
- Geen real-time updates: Zonder regelmatige real-time updates kan het moeilijk zijn om problemen proactief te identificeren en aan te pakken
10 manieren om de voortgang van een project bij te houden
Als je de voortgang van een project wilt bijhouden en meten, zijn dit de 10 stappen die je moet volgen.
1. Stel duidelijke doelen en mijlpalen vast
Ga met de leden van het team en belanghebbenden om de tafel zitten om de doelen van het project in detail te bespreken. Verdeel deze doelen in belangrijke mijlpalen, zodat uw team precies weet wat er in elke fase van het project bereikt moet worden.
Instance, als het je doel is om binnen zes maanden een e-commerce website te lanceren, sleutel dan tot het volgende mijlpalen voor projecten zal er als volgt uitzien:
- maand 1: Afronden project scope en samenstellen project team
- maand 2: Voltooien marktonderzoek en documenteren eisen voor de website
- maand 3: websiteontwerp afronden en UX-strategie ontwikkelen
In dit proces fungeren mijlpalen als controlepunten tijdens het project, zodat u de werkelijke voortgang van het project kunt afmeten aan de planning.
Gebruik ClickUp Doelen om duidelijke, traceerbare doelen voor uw project te definiëren. Voeg tijdlijnen en targets toe voor elk doel, zodat u precies weet hoe uw project vordert.
volg je doelen tot de meest essentiële KPI's en krijg automatisch gedetailleerde weergaven van je voortgang_
Lees meer: 10 Beste doelen bijhouden apps voor 2024
2. Duidelijke verantwoordelijkheden toewijzen
Als je niet wilt dat leden van je team de zin 'daar was ik me niet van bewust' gebruiken, moet je een duidelijke verantwoordelijkheid vaststellen voor elke taak op de to do lijst van je project.
Begin met je project op te delen in fases. Voeg taken toe aan elke fase en bespreek ze met belanghebbenden voordat je de lijst met taken afrondt.
- GebruikClickUp's Kanban-bord om verschillende kolommen te maken voor elke fase van het project
- Groepeer overeenkomstige taken onder elke kolom, samen met deadlines en prioriteitsniveaus. U kunt elke Taak over het bord verplaatsen met behulp van de sleep-en neerzet functie
- Wijs deze taken toe aan de juiste leden van het team. Zij ontvangen een notificatie zodra een taak is toegewezen, zodat er geen misplaatste verantwoordelijkheden zijn
in één oogopslag taken en projecten zien en moeiteloos taken slepen, sorteren en filteren met een volledig aanpasbare Kanban-bordweergave_
💡Pro Tip: Maak de geschatte tijd van voltooien door rekening te houden met de verschillende Taken, activiteiten en waarschijnlijke vertragingen. Gebruik dit als een benchmark om realistische tijdlijnen in te stellen en prioriteit te geven aan noodzakelijke taken om het project te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren._
3. Gedetailleerde documentatie bijhouden
Als je tijd hebt besteed aan het voorbereiden en bijwerken van documentatie voor projectmanagement - zoals abonnementen, veranderingslogboeken, risicoregisters en andere documenten - dan is het belangrijk om deze documentatie bij te houden rapporten over de status van projecten -je weet hoe deze details meestal verspreid zijn over e-mails, aantekeningen, chats en eindeloze spreadsheets.
Als kritieke documenten niet zijn gecentraliseerd in een gedeelde ruimte, kan toegang tot deze documenten moeilijk en tijdrovend zijn. Je moet meerdere belanghebbenden om toegang vragen en door meerdere tools zoeken (Word, PowerPoint, MS Teams, Google Documenten, etc.), en misschien kun je nog steeds niet de laatste versies van deze documenten vinden.
Wat als we je vertellen dat je alle projectgerelateerde documenten en informatie kunt samenvoegen in een gecentraliseerde opslagplaats met behulp van ClickUp Documenten ?
Gebruik de ingebouwde opmaakopties om het document netjes te structureren, secties toe te voegen, afbeeldingen te uploaden en video's in te sluiten zodat het voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is. Pluspunten, samenwerkingsdetectie stelt belanghebbenden in staat om het document in realtime te bewerken, zodat de informatie altijd up-to-date is.
Zie Docs als een enkele bron van waarheid die iedereen helpt om vanuit dezelfde informatie te werken, zodat er minder overzicht is en er minder vertraging optreedt.
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash commando's mogelijk, zodat u efficiënter kunt werken
💡 Pro Tip : Overweeg het gebruik van sjablonen voor het bijhouden van de voortgang van projecten _als een voorgedefinieerde blauwdruk om voortgang te overzien, belangrijke informatie centraal te organiseren en kostbare tijd te besparen zonder de integriteit van uw project op te offeren.
4. Plan regelmatige vergaderingen over de status
Tijdens regelmatige vergaderingen van het team kan iedereen de voortgang bespreken en updates geven over de status van hun taken. Het is een manier voor uw teamleden om te weten wat er is bereikt, wat er nog moet gebeuren en hoeveel tijd er nog over is.
Als manager kun je op deze manier rooksignalen herkennen voordat het echte problemen worden en voorkom je vertragingen in de planning. Regelmatige check-ins helpen iedereen in het team beter te coördineren en stimuleren het gezamenlijk oplossen van problemen.
Je zou een dagelijkse vergadering van 15-20 minuten kunnen houden, waarin iedereen updates deelt over wat goed ging, wat fout ging en wat ze vandaag van plan zijn te bereiken.
Aan de andere kant zijn er wekelijkse vergaderingen van 30-60 minuten waarin de langetermijndoelen, uitdagingen voor het project en statusrapporten worden besproken.
💡Pro Tip : Leverage sjablonen projectstatusrapporten_ om de gezondheid en voortgang van uw project te bewaken. Deze sjablonen kunnen worden aangepast aan het type project en de details die je wilt bijhouden, zodat je snel kunt beginnen met het bijhouden van je projectplanning.
5. Implementeer de juiste methoden voor het bijhouden van de voortgang Voortgang van projecten bijhouden zonder te beslissen welke bijhoudmethodes je gaat gebruiken is als het navigeren van een roadtrip zonder GPS.
Gebruik een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve methoden om de voortgang van uw taken en activiteiten efficiënt bij te houden:
- Kwantitatieve methoden omvatten het bijhouden van numerieke gegevens zoals het voltooien van taken, tijdsregistratie, budgetvariantie en doorvoergegevens
- Kwalitatieve methoden zijn onder andere feedback van belanghebbenden, observaties van clients, aantekeningen bij vergaderingen, feedback, enprojectdocumentatie Als je een vooraf gedefinieerd raamwerk wilt voor het bijhouden van de voortgang van een project, gebruik dan de ClickUp Project Tracker Sjabloon .
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Screen-Shot-2023-04-25-at-4.32.39-PM.png Project sjabloon van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-176181380&department=pmo Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Het biedt een uitgebreide structuur met meerdere aangepaste weergaven om u te helpen de verschillende taken in een project bij te houden en tijdlijnen te visualiseren. U krijgt ook een snel overzicht van uw voortgang en kunt taken weergeven per categorie, toegewezen persoon en deadline.
💡 Pro Tip: Gebruik de ClickUp Project tijdsregistratie om de tijd bij te houden die teamleden besteden aan individuele taken en activiteiten. Consolideer deze inzichten in een Urenregistratie om te identificeren welke Taken de bandbreedte van uw team opslokken en hoe deze geoptimaliseerd kunnen worden
verkrijg een overzicht van alle taken die de bandbreedte van uw team in beslag nemen met de ClickUp-taak voor het bijhouden van projecttijden_
6. Agile methodologieën gebruiken
Projectmanagers gebruiken Agile methodologieën om complexe projecten op te delen in kleinere iteraties die Sprints worden genoemd.
In plaats van resultaten aan het einde van het project te leveren, richten Agile methodes zich op het leveren van incrementele waarde aan het einde van elke projectfase of Sprint. Kortere leveringscycli maken het bijhouden van de voortgang en het maken van tijdige aanpassingen veel gemakkelijker.
De top drie voordelen van het gebruik van Technieken voor agile projectmanagement omvatten:
- Het vermogen om te gaan met veranderende prioriteiten
- Verbeterde zichtbaarheid voor belanghebbenden
- Verbeterde business alignment
Twee van de meest gebruikte Agile raamwerken zijn Scrum en Kanban.
Scrum
Het werk is verdeeld in iteraties met tijdboxen, die regelmatige controlepunten zijn om de voortgang te meten. Elke box is ongeveer 1-4 weken lang en een specifieke reeks activiteiten moet binnen deze tijd worden Voltooid.
De ClickUp Agile Scrum Management Sjabloon biedt een aanpasbare werkstroom om uw Agile Scrum ontwikkelingsproces te beheren. U kunt aangepaste statussen gebruiken om verschillende fasen van het project te creëren en te begrijpen hoe een taak vordert in deze fasen.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-264.png ClickUp Agile Scrum Management Sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-48349780&department=engineering-product Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Kanban
Werk wordt gevisualiseerd als verschillende fases in een werkstroom. De fasen kunnen zijn 'Nog te doen', 'In uitvoering' en 'In beoordeling' Limiet het aantal taken onder elke fase om een gestage werkstroom te behouden.
Gebruik de ClickUp Kanban Sjabloon om de werkstroom van je project weer te geven. Met aangepaste velden kun je taken categoriseren op basis van hun fase en details over de taak toevoegen om de zichtbaarheid te verbeteren van wat is voltooid en wat nog in behandeling is.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Kanban-Template.png ClickUp's Kanban sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-102451754&department=pmo Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Lees meer: ClickUp's gids voor agile methodologieën voor softwareontwikkelingsteams
7. Gantt grafieken gebruiken om tijdlijnen te visualiseren
Gantt grafieken worden gebruikt om het begin en einde van een project over een tijdlijn te visualiseren.
Wanneer de tijdlijn van een project meerdere mijlpalen bevat om de voortgang van het project te markeren, samen met taken, deliverables en tijdlijnen, geven gantt-grafieken een duidelijke weergave van de planning van het project, waarbij iedereen kan zien wanneer een taak moet beginnen en wanneer deze voltooid moet zijn.
- Gebruik deClickUp Weergave van het Gantt-diagram om uw taken langs een tijdlijn te organiseren en prioriteiten in te stellen voor elke taak
- Maak taken aan langs de tijdlijn en voeg afhankelijkheid toe zodat u precies weet welke subtaken moeten worden voltooid en hoe lang dat gaat duren
- De tijdlijn delen met uw team zodat iedereen realtime updates ontvangt wanneer een taak is voltooid of wanneer de planning van het project is gewijzigd
volg voortgang, mijlpalen en afhankelijkheden op een gedeelde visuele tijdlijn met uw team via ClickUp's Gantt Chart view_
💡 Pro Tip: Gebruik projecttoezicht om te anticiperen op potentiële risico's, vertragingen en budgetoverschrijdingen en snel actie te ondernemen om deze te corrigeren. Het zorgt ervoor dat het project op schema blijft, waardoor de kans op een succesvol resultaat van hoge kwaliteit toeneemt._
8. Gebruik consistente rapportage
Leden van het team stellen vaak rapporten op met inconsistente of onnauwkeurige gegevens, wat kan leiden tot verkeerd geïnformeerde besluitvorming en het moeilijk maakt om problemen in het project te identificeren tijdlijnen voor projectoplevering .
Vermijd dit door:
- Duidelijke richtlijnen op te stellen voor rapportage
- Benadrukken welke projectgegevens en sleutelprestatie-indicatoren moeten worden bijgehouden, evenals formats, frequentie en informatiebronnen
- Ervoor te zorgen dat dezelfde criteria consequent worden gebruikt om de voortgang te meten, zodat er geen dubbelzinnigheid of verwarring ontstaat
Oplossing? Maak en gebruik gestandaardiseerde sjablonen voor alle rapportages. Informeer je teamleden over het belang van gestandaardiseerde rapportage voor het beter bijhouden van de voortgang.
Instance, ClickUp's sjabloon voor project voortgangsrapportage bevat alles wat u nodig hebt om belanghebbenden en leden van het team op de hoogte te houden van de voortgang van het project.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Project-Progress-Report-Template.png ClickUp Project voortgangsrapportage sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6083780&department=pmo Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Het sjabloon biedt meerdere weergaven om uw werk anders te visualiseren. Met aangepaste weergaven kun je belangrijke details toevoegen om taken gemakkelijk te beheren en bij te houden. Je kunt zelfs realtime notificaties instellen om tijdig updates te krijgen telkens wanneer een actie of taak is Voltooid.
9. Effectieve projectrapportages samenstellen
Een uitgebreid rapport kan een duidelijke weergave geven van de status en de deliverables van het project. Het laat zien hoe de verschillende middelen worden gebruikt en geeft gegevens over cruciale KPI's (sleutel prestatie-indicatoren) van het project. Deze meetgegevens meten de prestaties van een project en houden de verantwoordelijkheden van elk teamlid bij.
Met het ClickUp Dashboard kunt u gedetailleerde rapporten maken over de voortgang van het project, gegevens over verschillende Taken en activiteiten op één plek weergeven en belangrijke zaken bijhouden projectgegevens .
ClickUp's Dashboard is volledig aanpasbaar en u kunt cruciale gegevens prachtig presenteren met grafieken, grafieken of andere visualisatiehulpmiddelen. Voeg interactieve knoppen toe, zoals knoppen en dropdowns, om het gemakkelijker te maken gegevens te filteren en bruikbare inzichten te krijgen in de voortgang van projecten.
krijg een holistische weergave van de status van projecten en resterende Taken in uw team of afdeling met ClickUp Dashboards_
10. Gebruik een tool voor projectmanagement
Als u wilt uitzoeken hoe u de voortgang van een project effectief kunt bijhouden, kunt u het beste een softwareprogramma voor projectmanagement gebruiken.
A hulpmiddel voor projectmanagement biedt een gecentraliseerde bron om alle projectgerelateerde informatie op te slaan en meerdere functies om de samenwerking te verbeteren, taken te automatiseren, projecten bij te houden en taken te beheren.
Bijvoorbeeld, de ClickUp Software voor projectmanagement biedt meerdere robuuste functies die het plannen en prioriteren van uw werk gemakkelijker maken.
Chelsea Benett, Brand Engagement Manager bij Lulu Pers is enthousiast over hoe ClickUp de efficiëntie van hun team heeft gestroomlijnd:
Een platform voor projectmanagement is essentieel voor een marketingteam en we vinden het geweldig dat het ons helpt om verbinding te houden met andere afdelingen. We gebruiken ClickUp letterlijk elke dag, voor alles. Het is erg nuttig geweest voor ons creatieve team en heeft hun werkstroom beter en efficiënter gemaakt.
Chelsea Benett, Brand Engagement Manager bij Lulu Press
Lees hier hoe projectmanagers ClickUp kunnen gebruiken om hun projectworkflow te verbeteren.
- Taken maken en toewijzen aan leden van een team, samen met deadlines, met behulp vanClickUp Taken Werk samen met je teamleden en zorg in een oogwenk voor realtime updates met deClickUp Weergave chatten Brainstorm met teams virtueel op een digitaal canvas met behulp vanClickUp Whiteboards Creëer efficiënte werkstromen voor je team en automatiseer repetitieve taken door te kiezen uit meer dan 100 automatiseringen met behulp vanClickUp Automatiseringen Gebruik ClickUp Dashboards om gedetailleerde projectrapporten op te stellen in elke fase
- Genereer projectupdates, stel aantekeningen van vergaderingen samen en vat documenten samen in een handomdraai met behulp van ClickUp's eigen ClickUp AIClickUp Brein
clickUp AI kan verschillende soorten documenten genereren, zoals projectbeschrijvingen, lesplannen en andere documenten om uw workflow te versnellen
💡Pro Tip: Gebruik sjablonen voor projectmanagement om tijd te besparen en uw project sneller te voltooien. Sluit gewoon de relevante informatie aan op de vooraf gebouwde structuren zodat je teams hun taken snel kunnen beheren._
De eerste stap naar effectief bijhouden van de voortgang van projecten
Effectief project bijhouden is verre van micromanagen. Het is een systematische mix van duidelijke communicatie, gedetailleerde documentatie, gestroomlijnde workflows en effectieve rapportage.
Als projectmanager moet je de juiste werkwijzen toepassen om een duidelijk overzicht te houden van de voortgang van je project en problemen snel op te sporen.
Het kan echter een uitdaging zijn om in een mum van tijd van nul naar één te gaan bij het implementeren van de best practices die we hierboven hebben vermeld. Doe het in plaats daarvan rustig aan door stap voor stap te werk te gaan.
De meest praktische stap is bijvoorbeeld het implementeren van een flexibel hulpmiddel voor projectmanagement zoals ClickUp, dat kan worden aangepast aan de behoeften van je team. U kunt beginnen met experimenteren met basisfuncties zoals ClickUp's dashboards, weergaven, kant-en-klare sjablonen en taken en geleidelijk overgaan op meer geavanceerde functies naarmate u meer vertrouwd raakt met de tool. Meld u vandaag nog aan bij ClickUp en ontdek hoe de krachtige functies van het platform het bijhouden van de voortgang tot een fluitje van een cent maken.