Geschatte voltooiingstijd in projectmanagement meten

Wist je dat projecten hun geschatte tijdlijnen gemiddeld met ongeveer 10 procent overschrijden? 27% ?

Dit is een grimmige realiteit die projectmanagers en teamleiders maar al te goed kennen.

Het nauwkeurig voorspellen van de geschatte tijd van voltooiing (ETC) is zowel een wetenschap als een kunst, essentieel voor het optimaliseren van de planning en uitvoering.

Het verkeerd inschatten van ETC kan leiden tot stijgende kosten, gemiste deadlines en een domino-effect op andere Taken.

In deze blog bespreken we het belang van ETC in projectmanagement voor ondernemingen en hoe het beheersen ervan het geheime ingrediënt kan zijn voor een naadloze projectuitvoering, zodat uw team elke keer weer op tijd kan leveren.

**Wat is de geschatte tijd van voltooiing?

In projectmanagement is de geschatte tijd van voltooiing (ETC) de berekende voorspelling van hoe lang het zal duren om een lopend project af te ronden. Door de tijd die nodig is voor individuele taken te analyseren en historische gegevens van eerdere projecten te bekijken, kunnen projectmanagers een schatting maken van de benodigde tijd lead Time die nodig is voor het voltooien van een project met een meer realistische schatting.

Deze praktijk houdt rekening met de volledige work breakdown structure, het kritieke pad en de gedetailleerde taken van het project. Projectmanagers gebruiken vaak verschillende technieken, zoals bottom-up schatten, parametrisch schatten en driepuntsschatten, om tijdsinschattingen beter te begrijpen.

Ze baseren zich ook op projectplanningen, grafieken van PERT en ervaringen uit het verleden met soortgelijke projecten. Het nauwkeurig bijhouden van tijd en het verfijnen van tijdsinschattingsmethoden verbeteren het plannen, budgetteren en toewijzen van middelen. Ze verminderen ook de risico's van mislukte projecten en slechte tijdsinschattingen.

Hoe speelt ETC een rol in de levenscyclus van projectmanagement?

Geschatte tijd van voltooiing (ETC) is cruciaal in elke fase van het projectmanagement levenscyclus van projectmanagement .

Tijdens de planningsfase helpt het projectmanagers om een realistische tijdlijn vast te stellen en middelen op de juiste manier toe te wijzen. Door inzicht te krijgen in de geschatte tijdsinschatting van het project tot voltooiing, kunt u taken prioriteren en leden van het team efficiënt toewijzen.

Gedurende projectuitvoering het bijhouden van ETC ten opzichte van de werkelijke voortgang stelt managers in staat om vertragingen vroegtijdig te signaleren en indien nodig de planning en middelen van het project aan te passen.

Tijdens het afsluiten van een project helpt het vergelijken van ETC met de werkelijke tijd om toekomstige schattingen te verfijnen, wat waardevolle gegevens oplevert voor soortgelijke projecten. Over het geheel genomen speelt nauwkeurige ETC een belangrijke rol bij het op tijd opleveren van projecten, binnen het budget en met een optimaal gebruik van middelen.

ETC vs. ETA in projectmanagement

Estimated Time of Completion (ETC) en Estimated Time of Arrival (ETA) zijn beide belangrijk voor het bijhouden en plannen van projecten. Hier is een vergelijking naast elkaar om hun verschillen te verduidelijken:

ETC-berekeningsmethoden

Er worden verschillende methodes gebruikt om de geschatte tijd van voltooiing (ETC) te bepalen. Deze omvatten:

1. Kritieke pad methode (CPM)

De kritieke pad methode (CPM) identificeert het langste pad van taken in een project, vaak het 'kritisch pad' Deze taken hebben directe gevolgen voor de tijdlijn van het project omdat vertragingen de voltooiingsdatum van het hele project naar achteren schuiven.

Stel je bijvoorbeeld een softwareontwikkelingsproject voor waarbij een applicatie wordt gepland, gecodeerd, getest en uitgerold. Het kritieke pad zou worden bepaald door taken te identificeren die in volgorde moeten gebeuren en geen Slack tijd hebben.

Als de codeertaak in een bepaalde module tien dagen in beslag neemt en rechtstreeks leidt tot het testen, dat nog eens vijf dagen in beslag neemt, dan wordt de gecombineerde duur van 15 dagen het kritieke pad. Als het coderen langer dan tien dagen duurt, zal de totale tijdlijn van het project vertraging oplopen, omdat het testen pas kan beginnen als het coderen voltooid is.

2. Programma-evaluatie en beoordelingstechniek (PERT)

Bij de programma-evaluatie- en beoordelingstechniek (PERT) wordt een netwerkdiagram gemaakt dat de taken van het project en hun afhankelijkheid weergeeft. PERT gebruikt drie schattingen (optimistisch, pessimistisch en meest waarschijnlijk) om de verwachte tijd te berekenen die nodig is om elke taak te voltooien.

Stelt u zich eens voor dat u een productlancering gebeurtenis aan het plannen bent. U identificeert sleutel taken zoals het beveiligen van een locatie, het regelen van marketing materialen en het afwerken van de lijst met gasten. Voor het beveiligen van een locatie kan een PERT-schatting er als volgt uitzien:

• Optimistische tijd: 5 dagen
• Pessimistische tijd: 15 dagen
• Meest waarschijnlijke tijd: 8 dagen

De PERT schatting wordt berekend met de volgende formule: (O + 4M +P) / 6

Met behulp van de PERT formule is de verwachte tijd om de locatie te beveiligen:

• Verwachte tijd = (5 + 4(8) + 15) / 6 = 8,67 dagen

Deze gemiddelde schatting wordt vervolgens toegepast om de totale tijdlijn van het project te berekenen, rekening houdend met andere taken en afhankelijkheid. Met deze aanpak kunt u, als projectmanager, rekening houden met onzekerheden en een nauwkeurigere schatting maken van de voltooiing van het project.

3. Werkstructuur

Een work breakdown structure (WBS) verdeelt een project in kleinere, beheersbare taken en organiseert de werklast van het hele project in duidelijke deliverables.

Dit sjabloon downloaden

Verdeel complexe projecten in beheersbare brokken met het ClickUp sjabloon voor werkverdeling

ClickUp's sjabloon voor projectomvang kunt u taken organiseren met aangepaste statussen, velden en weergaven. Dit zorgt voor een effectieve prioritering van middelen, tijdlijnen en afhankelijkheid. Met deze sjabloon kunt u eenvoudig uw projectscope communiceren met uw interne en externe belanghebbenden en uw doelen en doelstellingen op de voet bijhouden.

3. Doelen bijhouden

Bij het bijhouden van doelen gaat het om de instelling van meetbare doelen en het bewaken van de voortgang om deze doelen te bereiken. Dit proces zorgt ervoor dat het team zich blijft concentreren op de sleutelprioriteiten, wat essentieel is voor nauwkeurige ETC-berekeningen.

De ClickUp Doelen functie kunt u taken rechtstreeks koppelen aan meetbare doelen en uw voortgang naar voltooiing bijhouden. Organiseer doelen in mappen en stel mijlpalen in om uw team gefocust te houden op de belangrijkste doelen.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/clickup-goals.png clickUp doelen functie /%img/

koppel taken aan meetbare doelen en houd de voortgang van je team bij met ClickUp-doelen_

Data en tijdbeheer voor ETC-berekening

Bij datum- en tijdbeheer gaat het om de instelling en prioritering van start- en deadlines voor taken en subtaken. Dit zorgt ervoor dat het team deadlines haalt en een consistente workflow behoudt, wat essentieel is voor nauwkeurige ETC-berekeningen. ClickUp Data en Tijden helpt u bij het prioriteren van dagelijkse taken en subtaken met start- en deadlines, zodat u ze kunt afstemmen op deadlines. Het biedt ook notificaties om uw team te helpen zich te concentreren op hun topprioriteiten.

stel deadlines in met de functies voor vervaldatums van ClickUp en houd uw teams op één lijn_

ETC vs. waardering in projectmanagement

Earned value management (EVM) is een methodologie voor projectmanagement die scope, planning en kosten integreert om de prestaties van een project te beoordelen.

Het biedt kritisch inzicht in geplande versus werkelijke voortgang door de waarde van voltooid werk te vergelijken met de geplande waarde en gemaakte kosten. Sleutel kPI's voor projectmanagement zoals de waarde van het abonnement (PV), verdiende waarde (EV) en werkelijke kosten (AC) worden gebruikt om varianties en indicatoren te berekenen die projectmanagers helpen om gegevensgestuurde beslissingen te nemen.

Hoe ETC meespeelt in de eindwaardering van uw project

Stel u voor dat u een softwareontwikkelingsproject beheert met een totaal budget van $500.000. Uw team is al een aantal maanden aan het werk. Uw team werkt al een paar maanden en u hebt $200.000 uitgegeven om de eerste functies te ontwikkelen, wat 40% van de omvang van het project is. Dit is hoe de ETC- en EVM-metriek een rol spelen bij de waardering van het project:

1. Bereken de verdiende waarde (EV): Het project is 40% Voltooid, dus de verdiende waarde is $200.000 (40% van het totale budget)
2. Bepaal de werkelijke kosten (AC): Het team heeft al $200.000 uitgegeven
3. Vind de index voor kostenprestaties (CPI): De verhouding tussen de verdiende waarde en de werkelijke kosten laat zien hoe efficiënt het team werkt: CPI = EV / AC = $200.000 / $200.000 = 1,0 (wat aangeeft dat het team tot nu toe binnen het budget werkt)
4. Estimate remaining work (ETC): Met 60% van het project over schat het team de extra kosten op $350.000 op basis van de resterende complexiteit en de benodigde middelen
5. Bereken tijdsinschatting bij voltooien (EAC): AC + ETC = $200.000 + $350.000 = $550.000
6. Projectwinstgevendheid en aanpassingen: De EAC van $ 550.000 overschrijdt het oorspronkelijke budget met $ 50.000, wat duidt op potentiële kostenoverschrijdingen

Als u dit gat in een vroeg stadium begrijpt, kunt u de toewijzing van middelen opnieuw evalueren, de tijdlijn van het project aanpassen of de reikwijdte verfijnen om het project weer op schema te krijgen.

Deze proactieve aanpak zorgt ervoor dat de uiteindelijke kosten beter overeenkomen met de verwachtingen, waardoor de winstgevendheid van het project verbetert.

Het belang van nauwkeurigheid in ETC en projectwaardering

Een nauwkeurige geschatte tijd van voltooiing (ETC) is van vitaal belang voor het bepalen van betrouwbare projectwaarderingen, omdat het:

• Helpt bij het nauwkeuriger beoordelen van budgetten en tijdlijnen
• Het vertrouwen van belanghebbenden vergroot door onverwachte kosten en tijdlijnoverschrijdingen te beperken
• Verbetertnivellering van middelen en stelt belanghebbenden tevreden door onderbrekingen tot een minimum te beperken
• Maakt betere projectbeheersing mogelijk, versterkt het risicobeheer en zorgt voor een succesvolle oplevering binnen budget en bereik

Echte toepassingen van ETC

Gedetailleerd tijdmanagement of technieken voor projectschattingen zijn cruciaal voor productiviteit en succesvolle projectoplevering in real-world scenario's.

Dit omvat het gebruik van methodologieën zoals Gantt grafieken, Kanban-borden en de kritieke pad methode (CPM) om inzicht te krijgen in de afhankelijkheid van taken en middelen efficiënt toe te wijzen.

ETC helpt projectmanagers bij het prioriteren van taken, het identificeren van knelpunten en het proactief aanpassen van planningen. Daarnaast zijn er nog andere toepassingen van ETC:

• Resourcetoewijzing: Helpt bij het identificeren van de behoefte aan middelen gedurende het project door de duur van taken in te schatten, ervoor te zorgen dat de leden van het team taken efficiënt toegewezen krijgen en knelpunten te verminderen
• Optimalisatie van de tijdlijn: Begeleidt de aanpassing van tijdlijnen van projecten door kritieke paden en afhankelijkheid te identificeren, waardoor managers taken kunnen prioriteren en vertragingen kunnen voorkomen
• Budgetbeheer: Verbetert budgetprognoses door ETC te koppelen aan kostenramingen, waardoor het risico op overschrijdingen afneemt en financiële middelen beter worden toegewezen
• Communicatie met belanghebbenden: Zorgt voor transparante updates aan belanghebbenden, biedt realistische rapportages over de voortgang en stemt verwachtingen af op de status van het project
• Risicobeperking: Identificeert potentiële vertragingen in een vroeg stadium, waardoor projectmanagers de vooruitziende blik hebben om noodplannen te implementeren en de algehele tijdlijn van het project te handhaven

Hoe nauwkeurige ETC-metingen bijdragen aan projecttijdmanagement

Nauwkeurige ETC-metingen geven projectmanagers inzicht in de toewijzing van middelen en tijdlijnplanning. Door precies te begrijpen hoeveel tijd er nog rest voor elke taak, kunnen teams:

• Vertragingen voorkomen: Potentiële overschrijdingen van de tijdlijn vroegtijdig detecteren en corrigerende maatregelen nemen
• Middelen optimaliseren: De verdeling van werklast aanpassen op basis van de resterende tijd voor taken
• Taken prioriteren: Zich richten op taken met een hoge prioriteit om ervoor te zorgen dat kritieke items als eerste Voltooid worden
• Verwachtingen afstemmen: Stel realistische deadlines op voor belanghebbenden om verwachtingen effectief te managen

Uiteindelijk stroomlijnen nauwkeurige ETC-metingen het projecttijdmanagement, wat leidt tot verbeterde productiviteit, grotere tevredenheid bij belanghebbenden en succesvolle projectresultaten.

Neem de eerste stap met ClickUp en stroomlijn uw ETC-berekeningsproces

Nu u het belang van de geschatte tijd van voltooiing (ETC) begrijpt, is de volgende stap het verfijnen van uw projectmanagement processen. Begin met het toepassen van geavanceerde tijdmanagementtechnieken zoals de kritieke pad methode (CPM) of programma evaluatie- en herzieningstechniek (PERT) om effectief tijdsinschattingen te maken.

Gebruik tools die ETC bijhouden integreren met resourcetoewijzing en tijdlijnbeheer voor betere voorspellingen en risicobeperking.

Overweeg de uitgebreide reeks functies van ClickUp, zoals Gantt grafieken, tijdsregistratie en aanpasbare sjablonen, om tijdlijnen nauwkeurig te voorspellen en projecten op tijd af te leveren.

ClickUp kan uw team helpen om projecten naadloos uit te voeren. Probeer ClickUp gratis uit vandaag.