Heb je ooit zo'n vervelend moment gehad waarop je je realiseert dat je veel te veel tijd besteedt aan het kopiëren van gegevens tussen systemen en het formatteren van cellen in werkbladen in plaats van aan strategieën en innovatie? Nou, je bent niet de enige.
Zo'n 60% van de organisaties rapporteert dat hun teams vijf uur per week aan handmatige taken en repetitieve processen - dat is ongeveer 1,5 maand per jaar! En velen van hen zijn kenniswerkers met de middelen om taken te automatiseren; stel je eens voor wat een aderlating deze repetitieve taken zouden zijn voor andere teams.
Het goede nieuws is dat je deze kostbare tijd kunt terugwinnen door routinematige en repetitieve taken te automatiseren. Dit maakt tijd vrij voor de meer uitdagende aspecten van je werk en verhoogt de efficiëntie.
Om je hierbij te helpen, vind je hier onze snelle en eenvoudige gids in 5 stappen voor het automatiseren van repetitieve taken.
Taak automatisering begrijpen
automatiseringsrecepten instellen in ClickUp om taken te automatiseren_
Taak automatisering maakt gebruik van technologie om taken te stroomlijnen en voltooien met minimale of geen menselijke tussenkomst. Dit omvat het gebruik van software, platforms en tools om:
- Menselijke acties te repliceren die zo eenvoudig kunnen zijn als het kopiëren van gegevens tot zo complex als het uitvoeren van acties op basis van voorwaardelijke logica
- Een Taak uit te voeren door een vooraf gedefinieerde reeks stappen en instructies te volgen
- Te reageren op specifieke situaties of gebeurtenissen en daaropvolgende acties te triggeren
Het doel is om taken te delegeren naar geschikte digitale oplossingen voor meer nauwkeurigheid, productiviteit en efficiëntie. In de volgende paragrafen worden de voordelen in detail besproken.
**Waarom zou u repetitieve taken automatiseren? Werkstroom automatisering biedt individuen en bedrijven op de volgende manieren voordelen:
- Bespaart tijd en moeite door alledaagse processen aan te pakken. Deze tijd kan gebruikt worden voor creatievere, innovatieve of strategische doeleinden
- Elimineert repetitief of overbodig werk en stroomlijnt werkstromen, waardoor mensen productiever kunnen zijn, taken sneller kunnen voltooien en betere resultaten kunnen leveren
- Minimaliseert menselijke fouten door het volgen van vooraf gedefinieerde regels voor nauwkeurige bedrijfsprocessen
- Vestigt een merk op basis van consistentie en betrouwbaarheid, omdat geautomatiseerde processen uniforme resultaten opleveren
- Verhoogt het moreel en de werktevredenheid van werknemers omdat ze niet langer bezig zijn met saaie of vervelende Taken
- Verlaagt de kosten door de arbeidskosten te verlagen die gepaard gaan met handmatige Taken. Het levert ook kostenbesparingen op door het verminderen van kostbare fouten die een piek in de operationele kosten kunnen veroorzaken
- Handhaaft schaalbaarheid, waardoor bedrijven hun werklast of capaciteit kunnen verhogen zonder veel extra personeel in te zetten. Dit stelt bedrijven in staat om te blijven voldoen aan fluctuerende eisen en variërende groeicijfers
- Teams kunnen gegevens in realtime verzamelen, bijhouden en bijwerken, wat leidt tot gefundeerde besluitvorming en betere resultaten
- Stimuleert klanttevredenheid door het leveren van een soepele klantervaring
- Maakt echt potentieel vrij door personeel vrij te maken voor zwaardere of complexere taken, zoals het opbouwen van relaties met klanten en productinnovatie
- Garandeert de veiligheid en integriteit van gegevens, omdat invoer en verwerking van gegevens geen handmatige inspanning vergen
Hoe automatiseer je repetitieve taken: 5 stappen gids
Zoals beloofd, volgt hier onze stap-voor-stap handleiding voor het automatiseren van repetitieve taken:
Stap 1: Identificeer de terugkerende Taak
Eerst en vooral moet u de repetitieve taken identificeren die tijd en moeite kosten.
Dit is hoe u dat kunt doen:
- Maak een lijst met taken. Hierop moeten al je taken staan, met hun prioriteit, frequentie en doel
- Gebruik een hulpmiddel voor tijdsregistratie om de tijd te berekenen die nodig is om elke taak te voltooien
- Overleg met experts of werk samen met je team om alle details met betrekking tot repetitieve taken te verzamelen
Repetitieve taken zijn taken die vaak voorkomen, veel tijd in beslag nemen en fouten kunnen veroorzaken. Je kunt echter ook andere taken ontdekken die geschikt zijn voor automatisering. Dit kunnen zijn:
- taken die gebaseerd zijn op regels en goed gedefinieerde regels of logica volgen. Bijvoorbeeld,automatisering van e-mail om autoresponders te sturen naar inkomende e-mails
- Taken die kunnen worden geautomatiseerd met behulp van bestaande software met ingebouwde functies voor automatisering. Zoals hoe jeexcel kunt automatiseren om berekeningen uit te voeren
- Taken die veel tijd in beslag nemen, maar minimaal menselijk toezicht vereisen. Voorbeeld,DevOps automatisering systemen controleren op foutmeldingen en incidenten markeren
- Taken voor het invoeren en manipuleren van gegevens waarbij je gegevens moet verzamelen, beheren, organiseren, bijwerken en gebruiken om vergaderingen te houden. U kunt bijvoorbeeld eentool voor verkoopautomatisering in combinatie met een CRM om de verkoopervaring te personaliseren
Identificeer dergelijke taken systematisch terwijl u zich voorbereidt op de volgende fase - geef prioriteit aan targetgebieden die de grootste voordelen van automatisering zullen opleveren.
Stap 2: Meet het automatiseringspotentieel
U hebt misschien een lange lijst met taken die geschikt zijn voor automatisering, maar laten we ons concentreren op de repetitieve taken.
In deze fase meet je het potentieel om repetitieve taken te automatiseren. Om dit te berekenen, moet je de volgende parameters analyseren:
Hoe beoordeel je de geschiktheid van Taken voor automatisering | Taken die typisch geschikt zijn voor automatisering op basis van parameters | | | --------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Lange taken | Taken die vaak voorkomen | Voorspelbare en regelgebaseerde taken met een lagere complexiteit | Taken die veel handwerk vereisen | Gemiddeld foutenpercentage, vooral door handmatig werk | Taken die vatbaarder zijn voor fouten | | Taken met een hoge prioriteit en grote impact
Een dergelijke analyse volgt een strategische aanpak bij het automatiseren van repetitieve taken. U kunt een gewogen formule gebruiken om een lijst op basis van prioriteit op te stellen voor uw inspanningen op het gebied van automatisering van taken.
Stap 3: Verken automatiseringsoplossingen
Nu u uw lijst met routinetaken hebt, is het tijd om de juiste tool voor taakautomatisering te selecteren.
Hiervoor moet u onderzoek doen naar de software voor automatisering van werkstromen markt om oplossingen te vinden om repetitieve taken te automatiseren.
Hier lees je hoe je dit kunt aanpakken:
- Breng duidelijk je behoeften in kaart en breng de bijbehorende vereisten in kaart van de automatiseringstools. Segregeer uw vereisten in behoeften, wensen en toekomstige abonnementen om u te concentreren op terugkerende taken met een hoge prioriteit
- Bepaal de doelen van het automatiseringstool. Idealiter specificeer je deze doelen aan de hand van SMART parameters om de impact van automatisering op de bedrijfsresultaten uit te drukken en te kwantificeren
- Als je eenmaal een basisidee hebt, zoek dan online naar populaire automatiseringstools die aansluiten bij je behoeften. Verken je opties door officiële websites, branchespecifieke forums, discussieplatforms, enz. te bezoeken.
- Zet de mogelijke oplossingen op een shortlist en vergelijk en evalueer de functies van de tools. Houd rekening met factoren zoals kosten, schaalbaarheid, integratiemogelijkheden, gebruiksgemak, compatibiliteit met bestaande technologie, enz.
- Nu je een kleiner aantal opties hebt, moet je gebruikersbeoordelingen, getuigenissen van klanten en casestudy's nauwkeurig bestuderen om een realistisch beeld te krijgen van wat je kunt verwachten van de tool voor automatisering van taken. Maak aantekeningen van eventuele lacunes of tekortkomingen om te begrijpen hoe deze van invloed zijn op je doelen op het gebied van Taak Automatisering
- Op dit punt heb je ongeveer twee tot drie opties beschikbaar. Neem contact op met de leveranciers en meld je aan voor productdemo's, gratis proefversies en productdoorloopsessies om een eerstehands idee te krijgen van de mogelijkheden van elke automatiseringstool
- Na de proefversie en de testfase selecteer je de automatiseringstool die past bij de behoeften, het budget en de capaciteiten van je team. Je wilt een schaalbare oplossing die geschikt is voor langetermijndoelen, zelfs als daar een kleine prijskaartje aan hangt. Daarom is een tool metAI-gestuurde automatisering van de werkstroom het beter zou doen dan een tool zonder deze functie
Stap 4: Taken automatiseren
Nu dat software voor automatisering van taken deel uitmaakt van de technische stapel, is het tijd om taken te automatiseren.
Zo automatiseer je Taken met perfectie:
- Begin met het opstellen van een gedetailleerd stappenplan voor het implementatieplan. Maak een lijst van de verschillende taken die je gaat automatiseren en wijs hiervoor een passende tijdlijn toe. Je kunt zelfs op kleine schaal beginnen met het automatiseren van taken en daarna uitbreiden
- Bepaal vervolgens duidelijke doelen voor het automatiseren van taken. Identificeer de KPI's en metrics die je gaat gebruiken om de prestaties van geautomatiseerde taken te evalueren en voer deze in de automatiseringstool in
- Kickstart je pilot workflow automatisering project, idealiter een eenvoudig project met noemenswaardige voordelen. Dit is een geweldige manier om automatisering van workflows te testen in een gecontroleerde omgeving voordat je verder gaat met complexere workflows
- Beoordeel de prestaties en de impact van deze eerste fase van automatisering van taken. Verfijn de geautomatiseerde processen op basis van feedback, eerste resultaten en prestatiecijfers. Werkstromen afstemmen, instellingen optimaliseren en bugs oplossen om een soepele werking te orkestreren
- Wanneer de iteratie- en verbeteringsfasen van het automatiseren van routinetaken voorbij zijn, ga dan voor volledige uitrol door geleidelijk uit te breiden naar andere taken, workflows en afdelingen. Door dit gefaseerd te doen, zorg je voor bedrijfscontinuïteit en minimale verstoringen
Continue training en ondersteuning moeten de fase van de automatisering begeleiden. Je moet je personeel ook bewust maken van de voordelen en best practices van automatisering van taken.
Stap 5: Meet de impact van automatisering
De laatste fase draait om het meten van de impact van je inspanningen op het gebied van automatisering. Weet je nog hoe je KPI's en metrieken moest definiëren om dit uit te zoeken? Je KPI's kunnen de bespaarde tijd, productiviteit, kostenbesparingen of foutreductie meten. Hoe dan ook, hier moet je deze bijhouden om de algehele effectiviteit, prestaties en voordelen te beoordelen.
Nog te doen:
- Gegevens vastleggen in de fase voorafgaand aan automatisering. Waarden meten zoals de tijd die nodig is om een Taak te voltooien, de gemiddelde foutmarge, enzovoort
- Gebruik de automatiseringssoftware om inzicht te krijgen in bedrijfsprocessen en -activiteiten na het automatiseren van processen. Verzamel vergelijkbare gegevens
- Meet de variantie om de verbetering en impact op werkstromen te kwantificeren. Stel deze in als ijkpunten voor toekomstige metingen
Raadpleeg daarnaast alle belanghebbenden en verzamel feedback van hen. Hun inzichten kunnen enkele niet-tastbare aspecten van automatisering van taken aan het licht brengen die gegevens misschien over het hoofd zien, zoals een betere moraal of samenwerking tussen teams.
Plan periodieke evaluaties en monitor de prestaties voor voortdurende optimalisatie.
Voorbeelden uit de echte wereld van automatisering van repetitieve taken
Hier zijn er een paar voorbeelden van automatisering van bedrijfsprocessen gebaseerd op de vijf stappen die hierboven zijn beschreven:
Marketing: Simplificeren van kalenders voor sociale media
- Taken identificeren: Het plannen van sociale-mediaposts op verschillende platforms is tijdrovend
- Evalueer potentieel: De Taak is frequent, omvat het volgen van vooraf gedefinieerde posting schema's en processen, en vereist minimaal toezicht
- Verken oplossingen: Tools zoals Hootsuite of Buffer kunnen helpen bij het automatiseren van de planning van sociale media
- Automatiseren: Maak een kalender voor content, ontwerp marketingmateriaal, maak posts en gebruik de tool om het publiceren volgens schema te automatiseren
- Maak impact: Houd de toegenomen efficiëntie, consistentie van publicaties en betrokkenheid bij met behulp van analyses
Financiën: De nauwkeurigheid van facturen verbeteren
- Taken identificeren: Factuurgegevens handmatig invoeren kost tijd en moeite en is foutgevoelig
- Evalueer potentieel: De Taak is frequent, gebaseerd op regels en kwetsbaar voor menselijke fouten
- Verken oplossingen: OCR kan gegevens uit facturen extraheren en automatisch accountsystemen vullen
- Automatiseren: Integreer OCR-software in de boekhouding en stel regels op voor gegevensextractie en validatie
- Belasting meten: Vermindering van verwerkingstijd, vermindering van fouten en verbeterde nauwkeurigheid in financiële administratie bijhouden
Klantenservice: Meer doen met dezelfde middelen
- Taken identificeren: Het beantwoorden van veelgestelde vragen (FAQ) neemt te veel tijd in beslag van een medewerker van de klantenservice
- Evalueer potentieel: Het beantwoorden van FAQ's is repetitief, volgt een voorspelbaar patroon en omvat geen complexe probleemoplossing
- Verken oplossingen: Chatbots kunnen worden getraind om FAQ's te beantwoorden en complexe problemen te escaleren naar live agents
- Automatiseren: Ontwerp een chatbot met werkstromen en antwoordbomen om veelvoorkomende vragen te beantwoorden en integreer de chatbot in het klantenserviceplatform
- Meten van impact: Houd statistieken bij zoals NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score), FRT (First Response Time), herhaalde query's, enz.
Ook lezen:_ Automatie Voorbeelden
Redenen om ClickUp te gebruiken voor automatisering van taken
Of u nu op zoek bent naar automatisering van Taken of naar volwaardige automatisering van projectmanagement clickUp is hoe dan ook een uitstekende optie.
Om echt te begrijpen hoe u ClickUp kunt gebruiken om taken te automatiseren, moet u de volgende functies in overweging nemen:
ClickUp Automatiseringen
maak een lijst met automatiseringen en beheer ze effectief met ClickUp_ ClickUp Automatiseringen stelt gebruikers in staat om aangepaste regels te maken of te kiezen uit een bibliotheek van pre-built automatisering recepten om terugkerende taken te automatiseren. U kunt bijvoorbeeld een automatisering instellen om taken automatisch toe te wijzen aan een gekwalificeerd lid van het team zodra een taak is aangemaakt.
Op dezelfde manier kun je automatisering instellen om de prioriteiten van taken bij te werken op basis van vooraf gedefinieerde criteria of notificaties te sturen na het voltooien van een taak. Dergelijke automatisering op basis van triggers werkt als een digitale assistent en zorgt ervoor dat je op de hoogte blijft van alle activiteiten.
ClickUp Brain
taken zoals het genereren van projectgerelateerde documentatie automatiseren met ClickUp Brain_ ClickUp Brein is een krachtig hulpmiddel dat de technische barrières voor het gebruik van technologie zoals AI verlaagt. Deze AI-assistent accepteert commando's in natuurlijke taal en vertaalt ze in aangepaste automatiseringsregels! Dit betekent dat u elke Taak of Werkstroom kunt automatiseren door simpelweg de gewenste Werkstroom te beschrijven in gewone, eenvoudige taal, terwijl ClickUp Brain al het werk voor u doet.
Het instellen van automatisering is zo eenvoudig als u tegen Brain zegt: "Wanneer een taak is gemarkeerd als met hoge prioriteit, wijs deze dan toe aan Jane en stel een deadline in voor de volgende dag." ClickUp Brain zal dan de automatisering instellen. Op dezelfde manier kan het taken automatiseren zoals het opstellen van productvereisten, e-mails opstellen, aantekeningen van vergaderingen samenvatten en nog veel meer! Dit maakt automatisering functies toegankelijk voor alle leden van het team, ongeacht hun technische expertise.
ClickUp Formulieren
voorwaardelijke logica in ClickUp Formulieren instellen om gegevensverzameling te automatiseren_ ClickUp Formulier Weergave maakt een einde aan het tijdrovende handmatig vastleggen van gegevens. Gebruik het om gedetailleerde aangepaste online formulieren te maken die gegevens vastleggen en direct omzetten in Taken. Het voordeel is tweeledig.
Ten eerste hoeft u geen speciale resource opzij te zetten voor de invoer van gegevens.
Ten tweede garandeert het de nauwkeurigheid van gegevens zonder afhaakpunten of handmatige tussenkomst. De gebruikersvriendelijke, nauwkeurige en bruikbare formulieren die hieruit voortvloeien, zijn bijzonder nuttig voor zakelijke activiteiten zoals lead capturing, onboarding van clients en service requests.
ClickUp terugkerende taken
periodiciteit instellen voor terugkerende taken met de functie Terugkerende taken_
Gebruik ClickUp terugkerende taken om terugkerende taken te automatiseren - zo eenvoudig is het. Plan Taken die dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks worden herhaald. Of het nu gaat om het genereren van rapporten, facturatie of opvolging, pas de patronen voor herhaling aan met opties zoals 'om de week' of 'op de laatste dag van de maand' om uw werkstroom af te stemmen op een periodieke Taak. In combinatie met ClickUp Automatiseringen zorgt deze functie ervoor dat er niets wordt gemist, zodat u en uw team zich kunnen richten op activiteiten op een hoger niveau.
ClickUp sjablonen
Met een rijke bibliotheek van aangepaste sjablonen voor automatisering kunt u workflows optimaliseren, productiviteit verhogen en tijd besparen. Deze kant-en-klare oplossingen zijn een geweldig startpunt voor het automatiseren van veelvoorkomende workflows.
Hier zijn er een paar die u kunt gebruiken om aan de slag te gaan:
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-321.png Automatiseer uitgaande e-mail met het sjabloon voor automatisering van e-mails van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-338ytvq&department=other Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
ClickUp sjabloon voor automatisering van e-mail Verwijder het handmatige werk van e-mailmarketing en verstuur gepersonaliseerde e-mails op basis van aangepaste velden of triggers voor taken. Stelt u zich eens voor dat u automatisch een welkomstmail verstuurt naar een pas geregistreerde client of een inwerkmailpakket naar een nieuwe werknemer! Zo kun je de juiste e-mails op het juiste moment versturen en teamtijd vrijmaken voor andere Taken. U kunt taken maken voor elke geautomatiseerde e-mail en regels instellen in ClickUp-taak om de trigger te definiëren.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/Automation-Project-Proposal-Template.png Maak winnende projectvoorstellen met het sjabloon voor projectvoorstellen voor automatisering van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-338ytvq&department=other Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
ClickUp sjabloon voor automatisering van projectvoorstellen Stroomlijn het proces van het opstellen van projectvoorstellen. Met deze sjabloon kunt u taken automatiseren zoals het toewijzen van activiteiten voor het aanmaken van voorstellen aan teamleden, het verzenden van herinneringen en notificaties voor deadlines en het raadplegen van belanghebbenden wanneer het voorstel is voltooid. De weergave Projectvoorstel biedt je een uitgebreid overzicht van alle voorstellen
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/ClickUp-Employee-Performance-KPI-Tracking-Template.png Houd alle KPI's voor automatisering in de gaten met het sjabloon voor het bijhouden van KPI's voor automatisering van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-338ytvq&department=other Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
ClickUp Automatisering KPI sjabloon bijhouden Automatiseer niet alleen repetitieve taken; meet de impact van deze actie. Gebruik dit sjabloon om de doeltreffendheid van uw automatisering te testen. Het biedt een kader voor het meten van cruciale KPI's die je kunt bijhouden om te beoordelen of de geautomatiseerde workflows hun potentieel waarmaken. Het bevat aangepaste velden zoals Afdeling, Target Waarde, Variantie, enz. Visualiseer de tijdlijn en mijlpalen van uw automatiseringsinitiatieven met de Timeline View en houd de voortgang van individuele taken bij met de Progress View.
Niet herhalen, maar automatiseren met ClickUp
Uit alles wat we tot nu toe hebben besproken, blijkt duidelijk dat automatisering niet langer een luxe of een 'nice-to-have' functie is. Je moet repetitieve taken maximaal automatiseren om een nieuw niveau van efficiëntie, productiviteit en gebruik van middelen te bereiken. Hopelijk schetst onze eenvoudige gids met 5 stappen een duidelijk stappenplan voor het implementeren van automatisering.
Een AI-oplossing voor projectmanagement zoals ClickUp AI kan uw dagelijkse processen transformeren met de kracht van intelligente automatisering. Meld u gratis aan op ClickUp om uw business potentieel te maximaliseren!