Het fiasco van de eerste week is echt.
Nieuwe medewerkers wachten op laptops, telefoons en toegang tot app terwijl ze zich verdiepen in het beleid en de tools, managers hebben moeite om hen op te leiden en HR rent rond om alle losse eindjes aan elkaar te knopen. 🏃🏻💨
Tegelijkertijd investeren organisaties tot 62% van hun tijd en geld in onboarding. Dit toont alleen maar aan dat het inzetten van middelen niet de oplossing is.
U hebt een uniform systeem nodig dat iedereen op dezelfde pagina brengt en alle onboardingcommunicatie georganiseerd houdt.
Klinkt onwerkelijk, toch? Maar dat is precies wat ClickUp nog te doen heeft.
In deze blogpost laten we je zien hoe je ClickUp SyncUps kunt gebruiken voor onboarding. We bekijken ook hoe ClickUp verder gaat dan video-gesprekken om taken, documenten en teams in één werkruimte in verbinding te brengen. 🧑💻
Waarom is het synchroniseren van onboarding cruciaal voor nieuwe medewerkers?
De eerste week van een nieuwe medewerker zet de toon voor alles wat daarna komt.
Te midden van schermen, schema's en verspreide gezichten is een onboarding-synchronisatie een fundamenteel contactpunt waar nieuwe medewerkers zich beginnen te voelen ondersteund en op de hoogte.
Bovendien blijkt uit onderzoek dat systematische check-ins en vroegtijdige ondersteuning door het management nieuwe medewerkers helpen om zich sneller aan te passen, waardoor hun productiviteit, werktevredenheid en retentie toenemen. Medewerkers die zich tijdens de onboarding 'gezien en ondersteund' voelen, zijn op de lange termijn meer betrokken, met 87% die rapporteert over sterkere sociale verbindingen dankzij vroege interacties met het team.
Hier zijn enkele van de sleutelvoordelen van live onboarding-check-ins met behulp van trainingssoftware:
- Bouw een bedrijfscultuur op: laat in realtime normen, waarden, informele rituelen en teamdynamiek zien.
- Verduidelijk verwachtingen: Neem de objectieven van de rol, prestatiemaatstaven en eerste prioriteiten door.
- Behandel vragen in een vroeg stadium: pak onzekerheden of misverstanden aan voordat ze groter worden.
- Monitor de voortgang van het team: krijg realtime updates over hoe de nieuwe medewerker zich aanpast.
- Versterk de verbinding: stimuleer het opbouwen van relaties tussen HR, teamleiders en collega's.
🔍 Wist u dat? Uit een PubMed-onderzoek is gebleken dat gestructureerde onboardingprogramma's het leven van jonge professionals die aan het werk gaan een stuk gemakkelijker maken. Degenen die een goede onboarding hebben doorlopen, voelden zich sneller thuis en hadden meer zelfvertrouwen dan degenen die alles zelf moesten uitzoeken.
Veelvoorkomende uitdagingen bij het synchroniseren van onboarding
Zelfs goedbedoeld synchroniseren kan op obstakels stuiten. Hier zijn er een paar:
- Het afstemmen van kalenders tussen HR, de hiring manager, mentoren en nieuwe medewerkers kan een hele klus zijn als er meerdere tijdzones bij betrokken zijn.
- Overbelasting van informatie tijdens het eerste synchroniseren (beleid, tools, werkstroom, teamintroducties) zonder een gefaseerd of gestructureerd plan kan nieuwe medewerkers in verwarring brengen.
- Het verlies van context tussen HR en managers kan tot verwarring leiden als beide partijen overlappende of inconsistente onderwerpen behandelen, zoals verwachtingen, feedback of doel.
- Het omgaan met technische en logistieke problemen, zoals vertraagde hardware, slechte verbinding of ontbrekende toegangsgegevens, kan de onboarding vanaf dag één verstoren.
- Het stimuleren van betrokkenheid bij het synchroniseren op afstand kan moeilijk zijn wanneer nieuwe medewerkers aarzelen om hun camera in te schakelen of vragen te stellen.
📮 ClickUp Insight: Ongeveer 41% van de professionals geeft de voorkeur aan instant messaging voor teamcommunicatie. Hoewel dit een snelle en efficiënte manier van communiceren is, worden berichten vaak verspreid over meerdere kanalen, threads of directe berichten, waardoor het moeilijker wordt om informatie later terug te vinden.
Met een geïntegreerde oplossing zoals ClickUp Chat kunnen uw chat-threads worden in kaart gebracht bij specifieke projecten en taken, waardoor uw gesprekken in context blijven en direct beschikbaar zijn.
Wat zijn ClickUp SyncUps en wat zijn de voordelen voor HR-teams?
ClickUp SyncUps is een ingebouwde functie voor video- en audiovergaderingen binnen uw ClickUp-werkruimte. Deze functie is ontworpen om onboarding sneller, collaboratiever en contextrijker te maken.
En het is perfect voor bedrijven die de onboarding willen verkorten, zodat nieuwkomers sneller een bijdrage kunnen leveren.
Met al die snelle synchronisaties gecentraliseerd binnen hetzelfde platform, helpt ClickUp SyncUps bij het creëren van een meer verbinding, efficiënte en transparante onboarding-ervaring. Hier is hoe:
- Centraliseer alle onboardingcommunicatie: organiseer live onboardingsessies rechtstreeks in ClickUp en houd berichten, documenten en onboardingtaken bij elkaar in één werkruimte.
- Vereenvoudig planning en toegang: start SyncUps rechtstreeks vanuit ClickUp chat- kanalen of DM's en koppel ze aan kalender-gebeurtenissen voor eenvoudige planning.
- Verbeter realtime samenwerking: laat nieuwe medewerkers vragen stellen, schermen delen en communiceren met HR, managers en collega's zonder tussen verschillende tools te hoeven schakelen.
- Leg context vast en bewaar deze: neem gesprekken op en genereer automatisch transcripties, zodat belangrijke discussies, verwachtingen en volgende stappen nooit verloren gaan.
- Blijf overal verbonden: Houd HR-teams en nieuwe medewerkers betrokken met mobiele ondersteuning en een minispeler wanneer ze op afstand werken of ClickUp-taak doorlopen.
Ontdek hoe ClickUp uw onboarding-werkstroom kan versnellen:
🧠 Leuk weetje: HR werd al vrij vroeg formeel. De National Cash Register Company (NCR) krijgt vaak krediet voor de eerste organisatie met een speciale personeelsafdeling, rond 1901. Zij hielden zich bezig met veiligheid, klachten, training van leidinggevenden, enz.
Hoe u ClickUp SyncUps kunt gebruiken voor het onboardingproces van werknemers
ClickUp SyncUps maakt van de onboarding van werknemers een naadloze, interactieve ervaring. Zo verwelkom je nieuwe medewerkers met SyncUps:
Stap 1: Start onboarding-synchronisaties sneller
Begin met het plannen van uw onboarding-sessie op de plek waar u werkt.
Om SyncUps direct te starten vanuit elk chatkanaal:
Open het gewenste chatkanaal en klik op het SyncUps-pictogram in de rechterbovenhoek.
2. Er verschijnt automatisch een bericht in het kanaal zodat anderen kunnen deelnemen.
Om SyncUps te starten voor één-op-één onboarding-chatten:
1. Open de onboarding-Taak die is gekoppeld aan een kanaal of een direct bericht met uw teamlid.
2. Klik op het SyncUps-pictogram
3. Een kanaalbericht waarschuwt het team/de persoon met een beltoon om direct deel te nemen.
🚀 Voordeel van ClickUp: Houd alle onboarding-gesprekken in verbinding in ClickUp Chat.
Hier eindigen gesprekken niet met een vaag 'Ik kom er nog op terug', omdat je berichten kunt omzetten in taken, mensen kunt uitnodigen voor SyncUps en actiestappen kunt toewijzen. Bovendien kunnen HR-teams en nieuwe medewerkers dankzij mobiele chat-toegang ook onderweg op één lijn blijven.
Stap 2: Nodig nieuwe medewerkers en HR-teamleden uit
Zodra uw SyncUps live is, kunt u met een paar klikken deelnemers uitnodigen:
1. Gebruik de knop Mensen uitnodigen in de minispeler of de modus Volledig scherm om deelnemers toe te voegen.
2. Zoek en selecteer leden (of de nieuwe medewerker) die u wilt uitnodigen. Zij ontvangen een pop-up met een bel en kunnen deelnemen of weigeren.
3. U kunt ook de oproepkoppeling kopiëren (via het menu '...') en deze plakken in kalender-uitnodigingen of chat-threads.
Zodra je nieuwe medewerkers en je HR-team hebt uitgenodigd voor een SyncUp, is de volgende stap ervoor te zorgen dat ze volledig voorbereid zijn voor hun eerste werkdag.
Met de ClickUp-sjabloon voor de introductie van nieuwe medewerkers kunt u alle stappen organiseren die uw nieuwe teamlid tijdens de eerste paar weken moet voltooien. De sjabloon is ontwikkeld voor HR-teams die een duidelijk, collaboratief systeem willen om introductietaken in verschillende afdelingen te beheren.
Deze gratis HR-sjabloon biedt u flexibiliteit bij het monitoren van de voortgang van de onboarding. De checklist voor nieuwe medewerkers geeft bijvoorbeeld een lijst met alle taken gegroepeerd per onboardingfase, zoals Vóór dag 1, Dag 1, Week 1 en Week 2, met essentiële zaken zoals het invullen van papierwerk, het installeren van apparatuur, functiespecifieke training en HR-introducties.
🔍 Wist u dat? Onderzoek toont aan dat de mate waarin een bedrijf iemand warm welkom heet – niet alleen via bedrijfsdocumenten, maar ook door vriendelijke managers en collega's – een sterke invloed heeft op het welzijn en de kans op ontslag vermindert.
Stap 3: Deel uw scherm om nieuwe medewerkers te begeleiden
Scherm delen is ideaal voor demo's, of je nu het HR-beleid doorneemt, uitlegt hoe je PTO registreert of de ClickUp-werkruimte van het bedrijf introduceert.
Om uw scherm te delen tijdens een SyncUp, klikt u op het schermpictogram onderaan het gesprek en kiest u ervoor om een tabblad, venster of het hele scherm te delen.
⚡️ Sjabloonarchief: Zorg ervoor dat uw nieuwe medewerkers zich vanaf dag één ondersteund voelen met het ClickUp-sjabloon voor het inwerken van nieuwe medewerkers. U kunt eenvoudig taken organiseren, trainingen plannen en elke stap afvinken terwijl u bezig bent.
Stap 4: Leg automatisch aantekeningen vast met transcripties en samenvattingen
Houd uw onboardinggesprekken met medewerkers nauwkeurig en toegankelijk met de opnamfuncties van SyncUp. Het elimineert handmatig aantekeningen maken en zorgt ervoor dat onboardinggesprekken worden gedocumenteerd, doorzoekbaar en deelbaar zijn.
Zo genereert u transcripties en samenvattingen:
Start of neem deel aan uw SyncUps vanuit Chatten of een Taak.
2. Klik op het pictogram voor het opnemen om de sessie vast te leggen.
3. Tijdens de vergadering wordt een opname-indicator weergegeven, zodat deelnemers weten dat de sessie wordt opgenomen.
4. Ga na de vergadering naar het tabblad SyncUps in de Clips Hub om toegang te krijgen tot uw opgenomen sessie.
5. Selecteer Transcript in de rechterzijbalk voor de weergave van een tijdgestempeld verslag van alles wat is besproken.
6. Klik op Samenvatten om direct een door AI gegenereerde samenvatting te maken met de sleutel-items, actiepunten en volgende stappen.
🚀 Voordeel van ClickUp: Heb je ooit een belangrijke update gemist die verstopt zat in onboardingberichten? ClickUp Brain staat voor je klaar. AI-samenvattingen halen de belangrijkste punten uit onboardingdocumenten of SyncUps, terwijl automatisch gegenereerde checklists en actiepunten nieuwe medewerkers helpen om georganiseerd te blijven.
Als een nieuwe marketingmedewerker bijvoorbeeld op het chatplatform vraagt: 'Waar kan ik onze merkrichtlijnen vinden?', kan ClickUp Brain direct het juiste document vinden, de belangrijkste punten samenvatten en zelfs een vervolgtaak aanmaken, zoals 'Bekijk de merkrichtlijnen voor de ontwerptraining'.
💡 Pro-tip: Gebruik de ClickUp 30-60-90 dagenplansjabloon om nieuwe medewerkers of pas gepromoveerde teamleden een duidelijk stappenplan voor succes te geven. Stel doelen en mijlpalen vast voor elke fase (30, 60 en 90 dagen) en documenteer vanaf dag één de voortgang en actiepunten.
Stap 5: Maak taken direct aan SyncUps verbonden
Maak verbindingen tussen taken en uw onboarding SyncUps zonder chat te verlaten. Zo doet u dat:
Ga in een kanaal of direct bericht SyncUps met de muis naar het actieve SyncUps-bericht in chat en klik op het pictogram drie puntjes … .
2. Klik op Relatie toevoegen en selecteer een taak.
3. Om verbinding taken in weergave, bij te werken of te beheren zonder chat te verlaten, klikt u op het nummer boven het SyncUps-bericht in uw kanaal of direct message.
ClickUp-taken bevinden zich in uw werkruimte en zijn volledig geïntegreerd met uw projectmanagementtools en HR-werkstroom.
Voeg details toe zoals deadlines, aantekeningen en toegewezen personen, zodat iedereen weet wat de volgende stap is en wie verantwoordelijk is. Gebruik ClickUp aangepaste statussen , zoals Not Started, In uitvoering en Voltooid, om de voortgang van de onboarding bij te houden zonder voortdurend follow-upberichten te versturen.
Zodra er ClickUp-taken zijn gekoppeld aan de follow-ups van uw SyncUps-discussie, kunt u onboarding een stap verder brengen met de ClickUp Onboarding Checklist Template.
Deze sjabloon bevat uitgebreide checklists voor elke rol, waarin alle essentiële taken aan bod komen, van papierwerk en IT-installatie tot productkennisopleiding en teamintroducties. Bovendien kunt u hiermee:
- Blijf elke onboarding-taak bij met statussen zoals Niet gestart, In uitvoering, Voltooid of Input nodig.
- Sla belangrijke gegevens op, zoals functietitel, afdeling, werk e-mailadres, officiële startdatum en meer.
- Schakel tussen Lijst, Gantt, Werkbelasting en Kalenderweergaven om tijdlijnen effectief te beheren.
Hoe kan een HR-manager de voortgang van de onboarding van nieuwe medewerkers bijhouden in ClickUp?
HR-managers moeten zichtbaarheid hebben in alles, van het verzenden van documenten en IT-installatie tot het voltooien van trainingen en check-ins in de eerste week.
Het Human Resource Management Platform van ClickUp is de alles-in-één app voor werk, die projectmanagement, kennisbeheer en chatten combineert – allemaal aangedreven door AI om u te helpen sneller en slimmer te werken.
Met de projectmanagementtools van ClickUp kunnen HR-managers teamoverschrijdende projecten coördineren, doorlopende trainingsprogramma's beheren en de prestaties van medewerkers bijhouden, terwijl taken, communicatie en inzichten gecentraliseerd blijven.
Krijg realtime inzicht in de voortgang van de onboarding
Gebruik ClickUp Dashboard om een weergave te krijgen van hoe de onboarding binnen uw organisatie verloopt. Ze bieden realtime zichtbaarheid in de voortgang van de onboarding, waardoor u niet meer elke nieuwe medewerker afzonderlijk hoeft te benaderen.
U kunt uw dashboard aangepast met verschillende kaarten, zoals takenlijsten, cirkeldiagrammen, staafdiagrammen of rekenkaarten om HR-KPI's bij te houden. U kunt bijvoorbeeld een cirkeldiagram toevoegen om te zien hoeveel onboarding-taken zijn voltooid en hoeveel nog in uitvoering zijn, of een staafdiagram om de voortgang per afdeling of manager bij te houden.
Als u een slimmere voorsprong wilt, voeg dan ClickUp AI Cards toe aan uw dashboard:
- AI Project Update Card voor een statusupdate op hoog niveau, met voltooide taken, lopende items en achterstallig werk.
- AI Executive Summary Card voor een samengevat overzicht van de gezondheid van alle afdelingen, met aandacht voor risico's of belemmeringen.
- AI Brain Card om een aangepaste prompt te schrijven (bijv. 'Toon mij leads met >3 dagen geen contactpunt en lage betrokkenheid') en een samenvatting te krijgen samen met suggesties voor de volgende stap.
Bekijk deze video voor meer informatie over AI-aangedreven dashboard:
Maak een einde aan handmatige follow-ups
U kunt ook ClickUp-terugkerende taken instellen om regelmatige check-ins te triggeren (bijv. wekelijkse synchronisatie, 90-dagenevaluatie).
Met ClickUp kunt u aangepaste herhalingen aanpassen (dagelijks, wekelijks, maandelijks, 'dagen na voltooiing', enz.) en kiezen of u een nieuwe taak wilt genereren of de bestaande taak opnieuw wilt openen. Dit zorgt ervoor dat consistente follow-ups niet worden vergeten als de onboarding zich uitstrekt tot het eerste (en tweede) kwartaal.
📖 Lees ook: Hoe ons onboarding-team ClickUp gebruikt
Voorbeelden van gebruikssituaties voor HR-teams
Hier leest u hoe HR-teams ClickUp kunnen gebruiken voor meer dan alleen het bijhouden van nieuwe medewerkers.
Opleiding en ontwikkeling van medewerkers
Het bijhouden van de voortgang van het leerproces en het beheren van trainingsmiddelen verloopt naadloos wanneer alles op één plek staat. Met ClickUp Docs kunnen HR-teams onboardinghandleidingen, beleidsupdates en content voor vaardigheidsontwikkeling centraliseren in een gestructureerd, gemakkelijk te navigeren format.
U kunt rich text toevoegen, video's insluiten of links naar trainingscertificaten als bijlage toevoegen, waardoor het voor werknemers eenvoudig is om de training te volgen en voor HR om de content up-to-date te houden.
🤩 Bonus: Heb je ooit een slimme assistent gewenst die je HR-documentatie voor je kan zoeken, schrijven en ordenen? Welnu, je wens is vervuld!
ClickUp Brain MAX helpt je bij het vinden van beleid, onboardinggidsen of trainingsdocumenten in ClickUp en in je gekoppelde apps zoals Google Drive of SharePoint, allemaal vanuit één zoekbalk.
Moet u aantekeningen maken tijdens een vergadering of een beleid bijwerken? Spreek het gewoon hardop met ClickUp Talk to Text, en Brain MAX zal het voor u transcriberen en bijwerken.
Prestatiebeheer
Prestatiebeoordelingen, het bijhouden van doelen en het verzamelen van feedback hoeven niet in aparte tools te gebeuren. Met ClickUp Weergaven kunnen teams beoordelingscycli visualiseren, prestatiedoelen filteren of werknemers groeperen op basis van voortgang en afdeling, allemaal binnen één werkruimte.
U kunt bijvoorbeeld ClickUp List View toevoegen voor het verzenden van prestaties, ClickUp Board View voor beoordelingsfasen en ClickUp Calendar View om maandelijkse evaluatiecycles in kaart te brengen.
Dit geeft managers en HR direct zichtbaarheid in wie er feedback nodig heeft, wie er midden in een beoordeling zit en welke doelen nog in uitvoering zijn.
🧠 Leuk weetje: In het midden van de 20e eeuw was de naam 'personeelsafdeling' gebruikelijk. Maar in 1948 werd de American Society for Personnel Administration opgericht (later SHRM). Dat betekende een verschuiving naar het erkennen van HR als een beroep, en niet alleen als administratief werk.
Werving en aanwerving
Wervingswerkstroom kunnen net zo naadloos werkstroom in ClickUp.
Met ClickUp Email Projectmanagement kunnen recruiters vanuit het platform communiceren met kandidaten, updates versturen, sollicitatiegesprekken plannen of documenten opvolgen zonder over te schakelen naar een externe inbox.
Bovendien vereenvoudigt automatisering in ClickUp repetitieve outreach. Recruiters kunnen triggers instellen om automatisch e-mails te versturen wanneer een kandidaat naar een nieuwe fase gaat, een formulier indient of een taak voltooit.
Wanneer de status van een kandidaat, bijvoorbeeld, verandert in Interview gepland, kan ClickUp automatisch een bevestigingse-mail sturen met de details van het interview en de hiring manager in cc zetten. Elke e-mail verschijnt in de taak van de kandidaat, zodat het hele wervingsteam op de hoogte blijft van elke interactie.
💡 Pro-tip: Voorkom lastige writer's blocks met ClickUp Brain. Nu kun je snel e-mailcontent genereren, nauwkeurige onderwerpen bedenken en ideeën ordenen zonder helemaal opnieuw te beginnen.
Betrokkenheid van medewerkers en enquêtes
Feedback verzamelen en betrokkenheid meten wordt moeiteloos met ClickUp Formulieren.
HR-teams kunnen aanpasbare formulieren maken om enquêteresultaten, feedback van collega's of input over initiatieven voor betrokkenheid te verzamelen, die allemaal rechtstreeks worden ingevoerd in gestructureerde ClickUp-taken.
Dit is wat Sam Morgan, directeur Web Operations bij The Nine, wilde delen over ClickUp:
ClickUp heeft voor ons team een enorme verandering teweeggebracht. De ondersteuning die ze ons tijdens onze onboarding hebben geboden, was geweldig! Het heeft ons ontzettend veel tijd bespaard, ons de gegevens gegeven om onze middelen effectiever in te zetten en ervoor gezorgd dat onze projecten op een tijdlijn bleven, terwijl onze klanten op de hoogte bleven.
ClickUp heeft voor ons team een enorme verandering teweeggebracht. De ondersteuning die ze ons tijdens onze onboarding hebben geboden, was geweldig! Het heeft ons ontzettend veel tijd bespaard, ons de gegevens gegeven om onze middelen effectiever in te zetten en ervoor gezorgd dat onze projecten op tijdlijn bleven, terwijl onze klanten op de hoogte bleven.
🧠 Leuk weetje: Robert Owen was een van de eerste denkers die zich in de 19e eeuw bezighield met het verbeteren van de werkvoorwaarden van werknemers. Hij bouwde fatsoenlijke woningen voor arbeiders, verzette zich tegen kinderarbeid en drong aan op betere werkvoorwaarden. Zijn filosofie was van invloed op wat later HR zou worden.
Welkom aan boord met SyncUps in ClickUp
Een soepele onboarding is de sleutel om nieuwe medewerkers snel op gang te helpen en hen vanaf dag één te ondersteunen. Maar taken, trainingen en follow-ups raken gemakkelijk verspreid over e-mails, chats en spreadsheets.
Met een tool als ClickUp blijft alles overzichtelijk op één plek.
Met ClickUp SyncUps kunnen HR-teams onboarding-sessies plannen, de voortgang bijhouden met taken en checklist, notulen van vergaderingen vastleggen en delen, en actiepunten rechtstreeks koppelen aan werkstroom.
Dit maakt onboarding efficiënter, vermindert verwarring en helpt nieuwe medewerkers sneller een bijdrage te leveren.
Meld u vandaag nog gratis aan bij ClickUp!
Veelgestelde vragen (FAQ's)
Ja, nieuwe medewerkers kunnen deelnemen aan SyncUps zonder een volledig ClickUp-account. Ze kunnen als gast deelnemen aan kanalen of directe berichten waar SyncUps worden geïnitieerd.
ClickUp SyncUps vergemakkelijkt realtime samenwerking tijdens onboarding door HR en managers in staat te stellen live check-ins uit te voeren, schermen te delen en vragen direct te beantwoorden, allemaal binnen het ClickUp-platform.
ClickUp SyncUps overbrugt de afstand door face-to-face interacties mogelijk te maken, waardoor onboarding op afstand boeiender en effectiever wordt. Het ondersteunt het delen van schermen, het koppelen van taken en directe feedback, zodat nieuwe medewerkers zich verbonden en ondersteund voelen.
Nee, ClickUp SyncUps worden niet automatisch opgenomen. De host moet de opname handmatig starten door tijdens de vergadering op het opnamepictogram te klikken.
Ja, HR kan door AI gegenereerde samenvattingen van ClickUp SyncUps-sessies gebruiken om onboardingdocumenten bij te werken, zodat alle discussies en beslissingen nauwkeurig worden weergegeven in de officiële documenten.
Ja, ClickUp SyncUps voor onboarding is ontworpen met het oog op veiligheid. Het biedt functies zoals versleutelde communicatie en op rollen gebaseerde toegangscontroles om ervoor te zorgen dat HR-gerelateerde discussies vertrouwelijk en veilig blijven.