Wist je dat, volgens de Oxford Engels Woordenboek deprioritization werd voor het eerst geïntroduceerd als zelfstandig naamwoord in de jaren 1970? Grappig genoeg zien we dit woord vaak over het hoofd. In plaats daarvan hebben we de neiging om ons te concentreren op prioritization, in de overtuiging dat het maken van prioriteit nog te doen lijsten is de ultieme sleutel tot topproductiviteit.
Maar in een wereld waar professionals worstelen met een overweldigende werklast, is er een waarheid waar we niet omheen kunnen: je kunt niet echt prioriteiten stellen aan al die "belangrijke" taken zonder deprioritering van taken die niet helemaal voldoen.
In dit artikel gaan we dieper in op 10 technieken om je werklast effectief te deprioriteren. Ze zullen je helpen om je welzijn te verbeteren, doelen bereiken met minimale inspanning en uiteindelijk je algehele productiviteit verhogen . Laten we beginnen! 🤸
Wat is Deprioriteren?
Deprioriteren is een actief proces van reorganiseren en verwijderen van je taken uit je agenda. Taken worden herschikt, toegewezen of weggegooid zodat ze overeenkomen met je huidige doelen en prioriteiten. 🚩
Wanneer je taken deprioriteert, evalueer je opnieuw je geplande, gestarte of bewerkte taken en beslis je of ze op dit moment prioriteit hebben. Als het antwoord nee is, is het tijd om uw prioriteiten te verschuiven .
Terwijl prioritering je onmiddellijke tijdsinvesteringen stuurt, bepaalt deprioritering welke Taken je kunt uitstellen voor later.
Voordelen van deprioriteren
Het beheersen van de kunst van het deprioriteren biedt talloze voordelen en dient als hoeksteen voor het verbeteren van productiviteit. De belangrijkste voordelen zijn
- Gebeterde focus: Door je doelstellingen te beperken, kun je je duidelijker richten op wat echt belangrijk is, waardoor je minder wordt afgeleid en je minder tijd kwijt bent aan je werkconcentratie verbeteren *Verhoogde productiviteit: Vol vertrouwentaken prioriteren zorgt voor efficiëntere tijd entoewijzing van middelenwat resulteert in een beter gebruik van energie
- Verminderde stress: Het creëren van een beter hanteerbare lijst met taken kan stress verminderen door overweldigende werklasten te elimineren en een evenwichtigere aanpak van verantwoordelijkheden mogelijk te maken
- Gevoel van prestatie: Het regelmatig voltooien van doelen met prioriteiten bevordert het gevoel van voltooiing,waardoor de motivatie toeneemt en vertrouwen
- Verbeterde balans tussen werk en privéleven: Vermijden van overbelasting en overwerktheidvoorkomt burn-out en bevordert het algehele welzijn
Hoe deprioritering gebruiken om productiviteit te verbeteren
Voel je je bedolven onder een stapel taken en weet je niet welke je eerst moet aanpakken en welke je opzij moet schuiven? Deprioritering is je ridder op het witte paard!
Maar wat denk je? Er is meer dan één manier om je productiviteit op te voeren met deze methode. Zet je schrap voor 10 baanbrekende technieken om deprioritering toe te passen om je motivatie te verhogen en slimmer te werken. En als bonus introduceren we een aantal geweldige hulpmiddelen om je weg te verlichten op deze epische reis! 🕯️
1. Gebruik een hulpmiddel voor Taakbeheer Verhoogde productiviteit van werknemers en
efficiënt beheer van taken gaan hand in hand. Sterk Taakbeheer betekent afscheid nemen van motivatieproblemen, burn-out en de stress van het sorteren van prioriteiten en doelen. Daarom is een robuust tool voor taakbeheer is een absolute must! 🙌
Voer in ClickUp -uw go-to taakbeheer en productiviteitstool waarmee je doelen kunt instellen, prioriteiten kunt stellen en taken kunt bijhouden op één platform! ClickUp-taak zijn het vlaggenschip van het platform voor zowel samenwerking in teams en persoonlijk Taak Meesterschap en biedt handige functies zoals:
- Vier urgentieniveaus
- Nog te doen lijsten
- Sjablonen die tijd blokkeren
- Mijlpalen bijhouden voor meer motivatie
- Kleurcodering voor betere organisatie
- Flexibele instelling van doelen
Vergroot de duidelijkheid van uw projecten met aanpasbare taaktypen en verbeter de organisatie van uw projectmanagement inspanningen
Zit u met grote projecten? Verdeel ze in hapklare brokken met subtaken! Wil je een heleboel taken in één keer bewerken? De ClickUp Werkbalk voor bulkacties steunt u.
Voor de bezige bijen, ClickApps biedt meer dan 35 opties om werkstromen op maat te maken zonder te coderen. En alsof dat nog niet genoeg is, ClickUp Automatiseringen komen tevoorschijn om het drukke werk weg te zappen. Kies uit meer dan 100 kant-en-klare opties of stel uw eigen regels voor automatisering op.
Voor een snellere installatie van de werkstroom en het prioriteren van taken kun je de ClickUp sjabloon voor eenvoudig taakbeheer . Het zorgt voor efficiënt bijhouden van dagelijkse taken en doelen door middel van een eenvoudige lijst. 🥅
Snel weergave en beheer van actieve en inactieve automatiseringen in ruimtes met updates en beschrijvingen van gebruikers
2. Maak een "niet te doen" lijst
Prioriteiten stellen kan de essentie zijn van succesvolle uitvoering van projecten maar deprioriteren is net zo belangrijk. Daarom kan het maken van een "niet te doen" lijst wonderen doen voor je productiviteit!
Stel dat je aan een persoonlijk project wilt werken, maar het niet meteen de aandacht kunt geven die het verdient. Dan kan het levensreddend zijn om het als een "volgende maand"-taak op te schrijven op je takenlijst. 🦸♂️
ClickUp is als het Zwitserse zakmes van Online lijsten Nog te doen ! Het helpt je om multifunctionele lijsten te maken die je overal moeiteloos kunt beheren: op je desktop, telefoon of browser. Zo weet je altijd wat er op de agenda staat en wat je kunt uitstellen.
Je kunt deze lijsten precies aanpassen aan jouw wensen! Zet eenvoudige lijsten om in uitvoerbare abonnementen en personaliseer ze met:
- Formatteren
- Kleuren
- Taken koppelen
- Toegewezen personen
Organiseer en deprioriteer dagelijkse taken gemakkelijk met het sjabloon ClickUp Dagelijkse Taken Te Doen
U hoeft niet eens helemaal opnieuw te beginnen! De ClickUp sjabloon voor dagelijkse takenlijsten stroomlijnt het proces en maakt het toevoegen en organiseren van taken snel en eenvoudig. Met verschillende opties om taken te ordenen, prioriteiten in te stellen en werkstromen organiseren is het een echte tijdsbesparing.
3. Prioriteit niveaus instellen
Voor een effectieve deprioritering is het cruciaal om onderscheid te maken tussen taken die de meeste en de minste waarde hebben voor uw organisatie. Zo kunt u minder belangrijke taken opzij zetten voor later en u concentreren op de taken die een onmiddellijke impact hebben. 🎯
In ClickUp wordt urgentie benadrukt door een prioriteitssysteem met vier niveaus ontworpen om uw besluitvormingsproces vorm te geven:
- Urgent: Onmiddellijke aandacht nodig
- Hoog: Vitale taken die snel Voltooid moeten worden
- Normaal: Kan even wachten, maar belangrijk voor strategische abonnementen en onderzoek
- Laag: Taken met een lagere prioriteit of minder tijdgevoelig
Stel snel de prioriteit van een taak in binnen een taak om te communiceren wat als eerste aandacht nodig heeft
Toewijzen Taak prioriteit tags is een fluitje van een cent: klik op het vlagpictogram en kies het urgentieniveau uit het vervolgkeuzemenu. Het systeem met kleurcodes zorgt voor snelle herkenning: rode vlaggen geven urgente taken aan, terwijl lichtgrijs aangeeft welke taken minder belangrijk zijn, rijp voor deprioritering. 🏳️
Als u uw aandacht wilt richten op dringende zaken, kunt u taken met een hoge prioriteit opbergen in uw Systeemvak Taken voor gemakkelijke toegang.
4. Limiet je werkuren
Heb je ooit je dag overladen met te veel prioriteiten, waardoor je buiten adem bent tegen het einde van de dag? Daar zijn twee redenen voor: slecht tijdbeheer en nalaten om prioriteiten te deprioriteren. ⏳ ClickUp Project tijdsregistratie functies komen te hulp! Met de gratis extensie voor Chrome kunt u uw tijd moeiteloos bijhouden vanaf uw desktop, mobiele telefoon of browser. Start en stop tijd op verschillende apparaten en schakel naadloos tussen Taken met behulp van de globale timer. Voeg eenvoudig tijd toe met terugwerkende kracht of maak invoer aan op datumbereik met handmatige tijdsregistratie.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Time-Tracking-1-1400x934.png ClickUp tijdsregistratie /%img/
Houd de tijd bij in uw ClickUp account met een gratis extensie voor Chrome en krijg overzichten van uw tijdsindeling
Krijg een gedetailleerde weergave van uw bijgehouden tijd per dag, week, maand of elk aangepast bereik met behulp van uitgebreide urenstaten. Bekijk de tijdtotalen gegroepeerd per datum en krijg toegang tot individuele Taken en tijd invoer voor een grondige analyse van uw tijdsbesteding.
Mis nooit een tel met ClickUp Herinneringen ! Ontvang notificaties via e-mail, desktop of mobiel om bovenop uw taken te blijven. Herinneringen aanpassen met:
- Foto's
- Spraakmemo's
- Locaties in kaart brengen
Maak gebruik van integraties met tools zoals Google en Outlook kalenders, Zoom, Alexa en Microsoft Teams om je notificaties naadloos te synchroniseren tussen platforms.
5. Bepaal elke week opnieuw de prioriteiten
Om ervoor te zorgen dat je lopende taken de aandacht krijgen die ze verdienen, is het van vitaal belang om de prioriteiten regelmatig opnieuw te evalueren. Je kunt dit dagelijks doen, aan het begin of het einde van je dag. Of zet de toon voor de komende week met een vrijdagmiddagoverzicht en pas daarna elke dag de prioriteiten aan. 🌞
Gebruik deze ClickUp-matrix met prioriteiten om kritieke taken te identificeren op basis van urgentie, impact en belang
Een duidelijke en georganiseerde beoordeling van prioriteiten is de eerste stap in het scheiden van minder urgente taken van taken met een hoge prioriteit. Gelukkig is de ClickUp Matrix sjabloon voor prioriteiten biedt u een 2×2 matrix met Urgency en Importance variabelen voor naadloze prioritering.
Voeg gewoon namen van taken toe aan kleurgecodeerde aantekeningen in de respectieve cellen om prioriteiten te stellen of prioriteiten te deprioriteren met behulp van deze categorieën:
- Hoog belang, hoge urgentie: Nog te doen
- Laag belang, hoge urgentie: Nog te doen
- Hoog belang, lage urgentie: Nog te doen
- Laag belang, lage urgentie: Nog te doen
6. Subtaken deprioriteren
Ben je verscheurd tussen het opstellen van een uitgebreide financiële analyse of een overzicht van de belangrijkste financiële punten? Of misschien overweegt u een totale vernieuwing van een software-interface versus het verfijnen van een bepaald onderdeel om de gebruikerservaring te verbeteren?
Deprioriteren betekent niet altijd het opgeven van een hele taak, het gaat om het reorganiseren van specifieke onderdelen binnen een taak of project. Op deze manier behoud je wat het belangrijkst is en laat je de rest los. 👋
Een gemakkelijke manier om dit aan te pakken is door checklists en subtaken voor taken te maken. Zo kun je essentiële taken prioriteren en subtaken die niet direct waarde toevoegen aan je bedrijf deprioriteren.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Task-View-Checklist.png Taak weergave checklist /$$$img/
Checklists maken met geneste subtaken voor eenvoudig prioriteren en deprioriteren in ClickUp
Gebruik ClickUp-taak Checklists naar dit proces soepeler laten verlopen . Je checklistitems kunnen subitems hebben die je gemakkelijk kunt organiseren door ze te slepen. Zo blijven de taken met de hoogste prioriteit bovenaan staan, terwijl de taken die je wilt deprioriteren onderaan komen te staan. Bovendien kun je taken toewijzen, hun prioriteit instellen en deadlines en houd de voortgang bij met aangepaste velden.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Weekly-Checklist-Template.png ClickUp Wekelijkse Checklist Sjabloon /%img/
Bekijk uw week in één oogopslag en stel prioriteiten aan uw dagelijkse taken in de ClickUp-taak sjabloon
Als het maken van een checklist vanaf nul ontmoedigend voelt, probeer dan de ClickUp Wekelijkse Checklist Sjabloon . Het is perfect voor beginners en organiseert je dagelijkse Taken gebaseerd op aangepaste statussen. Je ziet gemakkelijk welke Taken dat zijn:
- Geannuleerd
- Voltooid
- In uitvoering
- Nog te doen
Je kunt deze statussen zelfs aanpassen, zoals het toevoegen van een status "Nog te doen" voor eenvoudigere deprioritering. Bovendien kun je prioriteitsniveaus, deadlines en zelfs je humeur bijhouden om een burn-out te voorkomen. 🔥
7. Visualiseer je beschikbaarheid
Wanneer meerdere projecten beheren we voegen vaak taken toe zonder hun prioriteit te controleren. Dit resulteert in het aanpakken van tien taken die hadden kunnen wachten en het missen van belangrijkere taken. Je beschikbaarheid visualiseren is de sleutel. 🔑
Gebruik de ClickUp Werklastweergave om de werklast van elk teamlid voor de door jou gekozen periode te bekijken. Dit helpt bij het opsporen van overbelaste leden, waardoor een betere personeelsplanning en een beter deel van de middelen mogelijk zijn.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Workload-on-a-Timeline-View.png Werklastweergave op een tijdlijn /$$$img/
Gebruik de werklastweergave samen met tijdlijnen om uw planning moeiteloos te visualiseren in ClickUp
Ondertussen is de Weergave kalender vereenvoudigt planning van taken met functies zoals:
- Drag-and-drop voor eenvoudige organisatie
- Aangepaste velden om uw planning per dag, week of maand aan te passen
- Tags met kleurcodering om de voortgang bij te houden en conflicten tussen prioriteiten te voorkomen ⚔️
Gebruik de Tijdlijn weergave voor een snel overzicht van taken op één regel of de Gantt grafiek voor gedetailleerde planningen voor projecten en teams. Beide bieden verschillende perspectieven om de tijd te beheersen, taken efficiënt te beheren en ervoor te zorgen dat taken met een hoge prioriteit worden uitgevoerd.
8. Afleidingen elimineren
Door deprioritering in uw routine op te nemen, moet u proactief met uw tijd en werklast omgaan. Daarom is tijd blokkeren de perfecte oplossing een schema maken in je kalender voor de taken die er het meest toe doen. Op die manier laat je je team zien wanneer je beschikbaar bent en voorkom je dat je agenda te vol en overweldigend wordt. 😩
Tijd blokkeren verdeelt je dag in beheersbare "blokken" van tijd, elk gewijd aan een specifieke Taak. In tegenstelling tot een eenvoudige takenlijst, wijst tijd blokkeren specifieke tijdsbestekken toe voor wanneer je bepaalde taken moet voltooien.
Gelukkig heeft ClickUp een schat aan sjablonen die tijd blokkeren en functies om je deprioritering te verbeteren.
Begin met het instellen van je lijst met taken -sorteer je dagelijkse Taken in drie categorieën: To-Do, In uitvoering en Complete. Je kunt deadlines en toegewezen personen overslaan als de lijst alleen voor jou is.
Voeg meer kolommen toe aan uw taken bijhouden gebaseerd op factoren zoals:
- Het tijdstip van de dag - ochtend, middag, avond
- De hoeveelheid tijd die elke Taak vergt
- Wanneer je het abonnement neemt om het Klaar te krijgen
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/451f3ad5-1000.png ClickUp schema blokkerings sjabloon /%img/
De ClickUp Blokkeringen plannen Sjabloon helpt u uw planning te organiseren door Taken op uw drukste dagen te deprioriteren
Het gebruik van kant-en-klare sjablonen voor dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse bloktijden kan een wereld van verschil maken en je veel tijd besparen. Bekijk de ClickUp sjabloon voor het blokkeren van roosters , ontworpen voor het beheren van kalenders en het deprioriteren van taken.
Het verdeelt Taken netjes in categorieën voor Persoonlijk, Werk, Zelfzorg en Vergaderingen, waardoor organisatie een fluitje van een cent wordt. Bovendien kun je het aanpassen met aangepaste velden om informatie consistent te houden.
Met het sjabloon kun je aangeven hoe druk je het hebt door je beschikbaarheidsstatus in te stellen als:
- Free: Je bent beschikbaar om de Taak te doen
- Deeltelijk Bezet: Je bent iets aan het doen, maar je bent beschikbaar voor gesprekken/chats
- Druk: Je bent niet beschikbaar
Hierdoor krijg je een beter inzicht in je eigen schema en kun je taken annuleren of delegeren in periodes waarin je al genoeg op je bordje hebt. 🍽️
9. Communiceer met je team
Als je moeilijk kunt beslissen welke taken je moet deprioriteren om werk met een hoge prioriteit mogelijk te maken, heeft je team misschien waardevolle inzichten. Als meerdere mensen samenwerken, zijn de mogelijkheden bijna eindeloos.
ClickUp neemt effectieve samenwerking super serieus en biedt een geconsolideerd platform dat is uitgerust met alle noodzakelijke hulpmiddelen voor naadloze teamcommunicatie !
Stel je een scenario voor waarbij al je Taken plots even dringend zijn tijdens je wekelijkse herevaluatie. ClickUp Whiteboards stappen in, zodat je je digitale canvas kunt delen met het hele team voor gezamenlijk brainstormen . 🧠
Creatief samenwerken met het hele team met behulp van interactieve Whiteboards in ClickUp
De flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden van deze tool maken het in kaart brengen van mogelijke oplossingen tot een plezierige ervaring! U kunt problemen creatief oplossen met grafieken, grafieken en vormen met kleurcodering en ideeën delen met behulp van plakbriefjes, opmerkingen, documenten, mediabestanden en koppelingen.
Direct hulp nodig? ClickUp Documenten steunt u met real-time samenwerking functies! Teams kunnen gezamenlijk documenten bewerken, items aan acties toewijzen, leden taggen in opmerkingen en tekst snel omzetten in uitvoerbare taken, zodat de organisatie soepel en efficiënt verloopt.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Assigned-Comments-in-ClickUp-Docs.png Toegewezen opmerkingen in ClickUp Documenten /$$$img/
Gebruik Docs voor realtime gezamenlijke bewerking, commentaar en taggen in ClickUp
ClickUp dient als een alles-in-één platform, zodat u niet hoeft te schakelen tussen dashboards voor projectmanagement en messaging apps. De Weergave chatten maakt directe communicatie mogelijk en onderhoudt taakspecifieke discussies in een thread, zodat iedereen verbonden en betrokken blijft. 💬
10. Denk aan het grotere geheel
Een stap terug doen en een panoramische weergave van je project krijgen kan licht werpen op tijdbeheer en productiviteit en helpt je effectiever prioriteiten te deprioriteren.
Ga naar ClickUp Dashboards -een uitgebreide weergave van uw hele project! Duik in de werklast van uw team, via scrumpunten of toegewezen Taken. Het is uw hub voor discussies over:
- Prioriteren en deprioriteren
- Bijhouden van voortgang
- Evaluatie van teamprestaties
Krijg een 360-graden overzicht van je project met behulp van Dashboards om de voortgang te beoordelen in ClickUp
Maak uw keuze uit meer dan 50 kaarten om uw droom Dashboard te ontwerpen. Visualiseer uw voortgang in de stijl van uw voorkeur - gebruik taart-, lijn- of staafdiagrammen.
Bijhouden van teamprestaties ten opzichte van een ingesteld target en projecties vergelijken met Burnup en Burndown grafieken. Deel het dashboard binnen je werkruimte of toon het op volledig scherm op kantoor voor teamdiscussies over de prioriteiten van je taken. 🖥️
Beheers de kunst van het deprioriteren met ClickUp
Vergeet bij het opstellen van uw wekelijkse lijst met taken niet de kracht van deprioritering naast het instellen van prioriteiten. Deze 10 effectieve deprioriteringstechnieken kunnen je werkprestaties verbeteren behoud uw motivatie en geef prioriteit aan uw welzijn! Gratis aan de slag met ClickUp en krijg toegang tot een reeks deprioriteringstools! Met 1.000+ vooraf ontworpen sjablonen taken lijsten, deadline bijhouden en naadloze samenwerking tussen teams, is succes slechts een klik verwijderd. 🏆