Inefficiënte processen zijn de achilleshiel van een organisatie. Ze verminderen niet alleen de productiviteit van je team, maar verspillen ook middelen en veroorzaken knelpunten. Na verloop van tijd kunnen ze leiden tot ontevredenheid bij klanten, gemiste zakelijke kansen en een burn-out bij medewerkers.
Het is veel gemakkelijker om een inefficiëntie aan te wijzen dan om stappen te zetten om deze te verhelpen. Gelukkig hoef je niet met je hoofd tegen de muur te bonken om alles uit te zoeken - sjablonen voor procesverbetering kunnen je helpen! Met hun kant-en-klare secties kunt u een waterdicht plan op maat maken voor veranderingen die waarde toevoegen aan de organisatie en zorgen voor een soepele vaart door de zakelijke wateren. ⛵
In dit artikel analyseren we de acht beste sjablonen voor het organiseren en beheren van procesverbetering .
Wat is een procesverbeteringssjabloon?
Procesverbetering is het analyseren van processen binnen uw organisatie om hun efficiëntie te bepalen en concrete stappen te definiëren voor hun optimalisatie. Het opstellen van een procesverbeteringsplan is echter geen sinecure. Je moet concrete doelen stellen, middelen toewijzen gegevens verzamelen en bepalen wat de beste manier is om verder te gaan.
Sjablonen voor procesverbetering (of sjablonen voor procesprestaties) zijn snelkoppelingen waarmee u sneller de eindstreep haalt. Ze helpen u om elke stap van uw plan tot in detail uit te stippelen en zorgen ervoor dat uw oefeningen om processen in kaart te brengen productief en resultaatgericht zijn. 💪
Deze sjablonen houden u op het juiste spoor en zorgen ervoor dat u de verbeteringsoefening objectief kunt benaderen, elke procedure kunt documenteren en uw plan kunt afstemmen op de bedrijfsdoelstellingen.
Hoe kiest u de juiste sjabloon voor procesverbetering?
U kunt online duizenden sjablonen voor procesverbetering vinden. Helaas bieden ze niet allemaal dezelfde functionaliteit.
U kunt op zoek gaan naar een sjabloon met de volgende kenmerken:
- Aanpasbaarheid: U moet ontwerpelementen kunnen aanpassen om ervoor te zorgen dat ze in lijn zijn met de methodologieën, specifieke procedures en doelen van uw bedrijf. Bovendien moet het mogelijk zijn om visuele elementen zoals grafieken of diagrammen toe te voegen om een stap of punt beter uit te leggen
- Gegevensbeheer: De sjabloon moet u in staat stellen om gemakkelijk relevante gegevens te verzamelen, te organiseren en te delen
- Samenwerkingsopties: Het moetteamsamenwerking door functies zoals bewerken in realtime,opmerkingen achterlatenofdigitale whiteboards *Toegankelijkheidsfuncties: U moet kunnen configureren wie toegang heeft tot de sjabloon op basis van hun rol
- Schaalbaarheid: Het moet robuust genoeg zijn om een groot aantal procesverbeteringsplannen en ideeën van verschillende complexiteit te kunnen schetsen
8 sjablonen voor procesverbeteringsplannen voor een efficiëntieslag
We hebben tientallen sjablonen voor procesverbetering doorgenomen en er acht uitgekozen die gebruiksvriendelijk, functioneel en aanpasbaar zijn. Bekijk ze en vind uw match! 🤓
1. ClickUp Procesverbetering Work Breakdown Structure Sjabloon
Gebruik de kant-en-klare categorieën van het Work Breakdown Structure-sjabloon om op de hoogte te blijven van to-dos voor procesverbetering
De kapitein van het procesverbeteringsschip zijn is zeker niet gemakkelijk. De ClickUp Procesverbetering Work Breakdown Structure Sjabloon maakt het navigeren door complexe projecten en knelpunten een fluitje van een cent. 🚢
Met deze sjabloon kunt u de zwakke punten van uw processen identificeren, het spelplan in detail uiteenzetten, taken toewijzen en de voortgang gemakkelijk bewaken.
De sjabloon biedt drie weergaven waarmee u uw project vanuit verschillende hoeken kunt bekijken en voor maximale transparantie en organisatie kunt zorgen.
Begin met de Activiteitenweergave-een lijst waarin u uw procesverbeteringsoefening opsplitst in eenvoudiger te beheren activiteiten (taken). Stel dat uw focus ligt op het upgraden van de website van uw bedrijf. U maakt dan taken als "Doelen bepalen", "Inhoud bijwerken", "Ontwerp verbeteren" en "Prestaties bewaken"
Wanneer u een taak maakt, kunt u meer details geven met behulp van ClickUp aangepaste velden zoals opdrachtnemer, begin- en einddatum, status, belangrijkste belanghebbenden en projectfase. Het laatste kenmerk is het standaardcriterium voor het groeperen van taken, maar u kunt dit wijzigen door te drukken op de knop "Groeperen op" in de rechterbovenhoek van het scherm.
De tweede weergave die deze sjabloon biedt is de Board-weergave. Deze Kanban-bord verandert de taken die in de vorige weergave zijn opgesomd in kaarten en sorteert ze op status (zoals Niet gestart, In beoordeling of In uitvoering). Gebruik het sleep-en neerzet-ontwerp van ClickUp om de kaarten te verplaatsen en de taakstatus in slechts een paar klikken te wijzigen.
Ten slotte hebt u de Gantt-weergave-een Gantt-diagram dat uw taken op een tijdlijn weergeeft en u helpt om werklasten te plannen zonder overlappingen. Deze sjabloon downloaden
2. ClickUp Proces in kaart brengen sjabloon
De ClickUp Process Mapping-sjabloon is ideaal voor het standaardiseren van bedrijfsactiviteiten voor betere teamsamenwerking
Als u wilt dat uw procesverbeteringsproject slaagt, moet u elke stap haarscherp in kaart brengen om verwarring en misverstanden te voorkomen. De ClickUp sjabloon voor het in kaart brengen van processen helpt u bij het plannen van de tijdlijnen, schema's en werklasten om elk detail te visualiseren en uw team klaar te stomen voor succes.
Op het eerste gezicht is dit taaksjabloon is een eenvoudige takenlijst . Maar de lijst zit boordevol geavanceerde functies om zelfs de meest uitdagende projecten op te splitsen in gemakkelijk te volgen stukken en processen in kaart te brengen als een pro.
De standaard takenlijst bestaat uit 22 subtaken die u helpen het proces te identificeren dat u wilt verbeteren en details te schetsen zoals betrokken teamleden, verantwoordelijkheden en de type proceskaart te gebruiken. Aangezien ClickUp bekend staat om zijn aanpasbaarheid, kunt u elke subtaak bijwerken om ervoor te zorgen dat deze overeenkomt met de procedures en doelen van uw bedrijf.
Klik op een subtaak om meer details te geven: maak kleinere takenlijsten om de activiteiten te schetsen die nodig zijn voor de voltooiing ervan, voeg bestanden met nuttige informatie toe en wijs taken toe aan specifieke teamleden. Met ClickUp kunt u het volgende configureren taakrelaties configureren -zorgen voor de juiste volgorde door te voorkomen dat een taak eerder begint of wordt voltooid dan een bijbehorende taak.
Met de sjabloon kun je ook tijd bijhouden en stel vervaldatums in om de voortgang gemakkelijk te controleren.
Het mooie van de taaksjablonen van ClickUp is hun veelzijdigheid. Wanneer u er een configureert, kunt u deze dupliceren en kopiëren naar andere projecten om tijd te besparen. Kopieer het hele ding of alleen de specifieke onderdelen. ✨ Deze sjabloon downloaden
3. ClickUp Procesaudit en verbetersjabloon
Optimaliseer uw bedrijfsprocessen met kwaliteitscontroles, analyses en veranderingsbeheer met behulp van ClickUp's Process Audit Template
Het is tijd om uw detectivehoed op te zetten en uw processen een grondige controle te geven! Controleer of sommige kunnen profiteren van upgrades en stel het verbeterplan op met de ClickUp procesaudit en verbetersjabloon ! 🕵️
Met de sjabloon kun je een stap terug doen en een onpartijdige blik werpen op je procedures. Analyseren procesefficiënties om zwakke punten in de productiviteit aan het licht te brengen, klantenservice en tevredenheid, budgettering en afstemming op de visie van de belanghebbenden en schets vervolgens een plan om ze te verhelpen.
Dit uitgebreide raamwerk is verdeeld in vier secties:
- Procesanalyse: Helpt bij het identificeren van controlepunten, waarbij de noodzakelijkeprocesdocumentatie en controlerichtlijnen
- CATWOE-analyse: Staat voor Klant, Actor, Transformatie, Wereldbeeld, Eigenaar en Omgeving. Hiermee kunt u stakeholderperspectieven definiëren en ervoor zorgen dat uw processen hierop zijn afgestemd
- Modelconceptie: Hiermee kunt u uw processen conceptualiseren en evalueren om hiaten en problemen te identificeren
- Wijzigingsbeheer: Helpt u de veranderingen te schetsen die leiden tot procesverbetering
Zodra u taken hebt gedefinieerd in elk van de vier secties, gaat u naar de Overzicht-weergave. U ziet al uw taken gegroepeerd op hun respectieve sectie en status (zoals Niet gestart, Te doen, In uitvoering, In beoordeling en Voltooid).
De Board-weergave is een Kanban-bord dat je taken weergeeft als kaarten en ze indeelt volgens hun status. Je kunt de kaarten verplaatsen met slepen en neerzetten om gemakkelijk je workflows te beheren . Deze sjabloon downloaden
4. ClickUp SOP-sjabloon voor voortdurende verbetering
Zeg vaarwel tegen inefficiënte processen met de ClickUp DMAIC Sjabloon
Om een proces ten goede te veranderen, moet u D uw doelen definiëren, M KPI's meten, A gegevens analyseren, I verbeteren door de juiste wijzigingen door te voeren en C de resultaten controleren. De ClickUp DMAIC sjabloon stelt u in staat om precies dat te doen en processen te verbeteren zonder dat het u moeite kost! 🥵
Deze sjabloon is gebaseerd op een ClickUp Whiteboard -een digitaal canvas waarmee u uw ideeën kunt visualiseren, kunt brainstormen met teamleden en strategieën kunt ontwikkelen. Het helpt u om uw creatieve kant te laten zien en uw doel voor ogen te houden - in dit geval het identificeren van inefficiënte processen en het schetsen van stappen om ze te verbeteren.
De sjabloon bestaat uit vijf secties in de vorm van plakbriefjes:
- Definiëren
- Meten
- Analyseren
- Verbeteren
- Controle
De sjabloon geeft je instructies over wat je in elke sectie moet opnemen. In de kolom Definieer zie je bijvoorbeeld de plaatshouder "voeg hier een probleem in". Vervang deze door een schets van het proces dat u wilt verbeteren en relevante details (zoals wat het inefficiënt maakt en de informatie die dit ondersteunt).
Na het definiëren van het probleem in de eerste kolom, gebruik je de tweede om de maatregelen te schetsen die je kunnen helpen om je vooruitgang te meten. In de derde kolom verzamel en analyseer je relevante gegevens om te zien of alles gaat zoals gepland en of je aanpassingen moet maken.
In de vierde kolom (Verbeteren) definieer je concrete oplossingen voor het probleem. Als het inefficiënte proces bijvoorbeeld frequente miscommunicatie tussen teamleden is, kunnen mogelijke oplossingen het gebruik van een samenwerkingsplatform of het opzetten van een nieuwe hiërarchie en rapportagestructuur zijn.
In de vijfde kolom observeer je het succes van de toegepaste oplossing. 😍 Deze sjabloon downloaden
6. ClickUp PDCA proces whiteboard sjabloon
Gebruik het Word-sjabloon voor procesverbeteringsplannen van ProjectManagementDocs om je plannen te schetsen en elk relevant detail te documenteren
Sjablonen met geavanceerde opties en meerdere weergaven kunnen ongelooflijke functionaliteit bieden, maar ze zijn niet voor iedereen geschikt. Als u op zoek bent naar een tool zonder franje die u kan helpen bij het analyseren en processen te beheren problemen te identificeren en adequate maatregelen te implementeren, dan is het Word Procesverbeteringsplan Sjabloon van ProjectManagementDocs misschien iets voor jou.
Dit Word sjabloon verdeelt je plan in vier secties:
- Procesgrenzen
- Procesconfiguratie
- Processtatistieken
- Doelen voorVerbeterde prestaties In de sectie Procesgrenzen identificeert u het begin en het einde van het proces dat u wilt analyseren. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat uw werk direct gericht is op het proces zonder verspilling van bronnen.
De sectie Procesconfiguratie helpt u om het proces dat u wilt verbeteren visueel weer te geven. Zo kunt u inefficiënties lokaliseren en de beste manieren bepalen om ze aan te pakken.
In Process Metrics definieert u criteria om de prestaties te controleren en de voortgang bij te houden.
Het Doel voor Verbeterde Prestaties gedeelte richt zich op doelen en stimuleert voortdurende verbetering. Hier stelt u meetbare en realistische statistieken op die u in de toekomst wilt bereiken. Deze sjabloon downloaden
Sjablonen voor procesverbetering: Uw snelkoppeling naar efficiëntieland
De genoemde sjablonen kunnen u helpen om uw processen om te gooien en ervoor te zorgen dat ze efficiënt en functioneel zijn. Bovendien stimuleren de sjablonen de samenwerking en zorgen ze ervoor dat uw collega's hun steentje bijdragen en actief deelnemen aan elk onderdeel van het proces.
De ClickUp sjablonen die u hier ziet, zijn slechts een deel van de mogelijkheden van het platform indrukwekkende bibliotheek met meer dan 1.000 opties -onderzoek ze gratis!