Processen komen tot leven via werkstromen. Maar soms zijn die processen zo ingewikkeld of grootschalig dat het beheer ervan geen fluitje van een cent is.
Andere keren ontbreekt het projectmanagers aan ervaring in het doorzien van een oceaan van Taken. Ze voelen zich verward over wat teams nu weer moeten doen en blokkeren of overhaasten zich in het nemen van de minst gunstige beslissingen.
En daarom is het beheren van processen en projecten cruciaal en tegelijkertijd behoorlijk uitdagend! Gelukkig kun je vertrouwen op werkstroombeheer om absolute chaos te voorkomen.
Deze blog is ons deel van de bijdrage aan uw reis van werkstroom beheer. Je leert wat workflowbeheer is, welke tools je nodig hebt en de sjablonen om je eigen aangepaste workflows te maken.
Aan de slag!
Wat is werkstroombeheer?
Werkstroombeheer is het proces van het creëren en optimaliseren van werkstromen en het helpt bij het coördineren van werk met als uiteindelijk doel het stimuleren van de efficiëntie van teams te vergroten .
Een werkstroom vertegenwoordigt een proces (of een deel van een proces), dat een opeenvolging van taken is. En die taken worden uitgevoerd door een of meer rollen om output te produceren en zo een doel te bereiken, zoals het bereiken van een mijlpaal in een project .
Visueel ziet werkstroombeheer eruit als een diagram of een stroomschema in termen van een projectmanagementmethode. Maar hier is een uittreksel van een beknopte tekstuele beschrijving van een werkstroom:
- Proces:werving van werknemers
- Doel: werknemers werven die aan een specifieke behoefte voldoen
- Taken:Een functieomschrijving maken, talent zoeken,sollicitanten bijhoudeninterviewen
Nadat je werkstromen hebt gemaakt, raden we je aan deze te implementeren met ondersteuning van software voor workflowbeheer . Verschillende soorten software voor projectmanagement help automatisering van werkstromen en ze bijgevolg gemakkelijker beheren.
En dat stelt je in staat om de prestaties van je bedrijfsprocessen te monitoren. Maar begrijp dit niet verkeerd: Werkstroombeheer en beheer van bedrijfsprocessen zijn niet hetzelfde. Dit is het verschil tussen werkstromen en bedrijfsprocessen:
- Werkstroombeheer is een subset van bedrijfsprocesbeheer. Het organiseert het gedrag van mensen door instructies op te stellen die ze moeten volgen om Taken uit te voeren.
- Business procesmanagement is een aanpak op een hoger niveau voor het orkestreren van de activiteiten van een bedrijfbedrijfsprocessen naaroperationele efficiëntie verbeteren.
Soorten werkstroombeheer
Werkstromen behoren tot een van deze categorieën:
Sequentiële werkstromen
Zoals de naam al zegt, is een sequentiële workflow een diagram met een opeenvolging van taken. En het proces gaat van de ene Taak naar de volgende. Het onderscheidende kenmerk van deze werkstroom is echter de afhankelijkheid van taken. Dit betekent dat het proces niet verandert van de ene taak naar de volgende voordat de huidige taak is Voltooid. Er is dus geen heen en weer geschuif.
VOORBEELD VAN DEZE WERKSTROOM Denk aan de productielijn productieprocessen omdat ze het product niet laten terugkeren naar eerdere stations. Het werkt als een eenrichtingsrivier.
Werkstromen met staatsmachines
In tegenstelling tot sequentiële workflows, kunnen toestandsmachine workflows heen en weer werken. Ze draaien rond het concept "toestand" in plaats van "Taak" Met andere woorden, het proces gaat van de ene status naar de andere, niet van de ene Taak naar de volgende. Het zijn gebeurtenisgestuurde processen, wat betekent dat ze naar een toestand gaan wanneer er iets gebeurt, niet noodzakelijkerwijs het voltooien van een taak.
VOORBEELD VAN DEZE WERKSTROOM Denk aan een workflow voor sociale media . Het bevat taken voor het beoordelen van content waarvan de uitkomst kan zijn content verzenden stukken terug naar auteurs voor wijzigingen. Een ander voorbeeld is een agile werkstroom . Bijvoorbeeld, een op Scrum gebaseerde software ontwikkelingsproject vereist acceptatie van het product door de gebruiker op een bepaald moment. En dat kan verhinderen dat het proces op dat moment doorgaat.
Regelgestuurde werkstromen
Net als een sequentieel proces, wordt deze werkstroom gemengd met een reeks regels die de uitvoering van het proces dicteren, et voilà! Je hebt een op regels gebaseerd workflowbeheersysteem gemaakt.
Deze regels zijn "als, dan" voorwaarden, die het potentieel hebben om geautomatiseerde workflows te zijn. Ze drukken alternatieven uit die de werkstroom van het proces configureren. Het proces vordert dus niet alleen op basis van het voltooien van taken, maar ook op basis van het selecteren van alternatieven.
VOORBEELD VAN DEZE WERKSTROOM Zie het als het maken van een gerecht in een foodtruck, waarbij de klant het vlees, de saus en de topping kan kiezen.
Vind er een paar_ voorbeelden van werkstromen in deze blog en kijk welke workflow management tools het beste voor jou kunnen werken!
Waarom is werkstroombeheer belangrijk?
Je weet al dat workflow management de efficiëntie van teams verhoogt. Maar als we de voordelen van het beheren van werkstromen uitsplitsen, zou dit onze lijst zijn:
Gestroomlijnde processen
Door processen te representeren of te modelleren met workflows, kun je ze herkennen:
- Onnodige taken die u moet weggooien
- herhaalbare taken die u moet terugbrengen tot één enkele taak
Anders verspillen ze de tijd en moeite van je team en uiteindelijk ook je productiviteit.
Daarom kun je het je niet veroorloven om onnodig heen en weer te gaan en repetitieve processen te creëren. Werkstroombeheer is het beste wanneer je het proces stroomlijnt of implementeer automatisering van werkstromen .
Minder handmatig werk en menselijke fouten
Met handmatige processen, vooral die in een spreadsheet, wordt alles voortdurend bijgewerkt met veel ruimte voor fouten of dubbele invoer. Goed werkstroombeheer gedijt bij het vermijden van tijdverspillers!
Het beste proces voor workflowbeheer wordt opgelost met geautomatiseerde workflows. In plaats van spreadsheets te gebruiken, blijf je automatisch op de hoogte van de taken van je teams door middel van workflow automatisering triggers om een persoon toe te wijzen, de prioriteit te wijzigen of een opmerking achter te laten - zo voorkom je handmatige processen.
Automatisch resultaten triggeren wanneer een actie plaatsvindt, zoals "wanneer status verandert", een sjabloon wordt toegepast op een taak zodat er geen informatie verloren gaat tijdens handoffs van clients
Betere transparantie en verantwoording
Als er één ding is dat software voor werkstroombeheer met zich meebrengt, dan is het wel een heleboel procesgegevens. En dat is geweldig om de status van de taken van je teams te kennen, zodat je kunt zien wie achterloopt, op schema ligt of wie waaraan gaat werken in je werkstroom.
Met de bovenstaande procesgegevens kan de manager de voortgang van het werk van zijn team controleren. En met die informatie kan de manager mogelijke blokkades in de workflow identificeren.
Omdat elke taak toegewezen personen heeft, stelt je workflow management systeem de projectmanager in staat om elk lid van het team verantwoordelijk te houden voor zijn of haar resultaten.
De ClickUp Werklastweergave geeft inzicht in de metriek van uw project om een stap voor te zijn
Effectieve communicatie
Met zichtbaarheid op ieders werk begrijpen de leden van het team elkaars zorgen beter en sneller. En dat is een enorme stap in de richting van effectieve communicatie en werkstroombeheer.
Bovendien hoeven teamleden zich geen zorgen te maken over wat ze nu weer moeten doen als ze dat kunnen zien in een tool voor projectmanagement. Zorg dat je team niet hoeft te gissen naar de volgende taken of bugs die moeten worden aangepakt. Taakopdrachten staan in het workflow management systeem zodat ze het kunnen controleren.
Teken verbindingen en koppel objecten aan elkaar om roadmaps of workflows te maken van uw ideeën samen met uw team in ClickUp Whiteboards
Eenvoudige schaalbaarheid en hogere beschikbaarheid van resources
Stel u een algemeen onboardingproces voor dat is geautomatiseerd met een workflowbeheersysteem. En telkens wanneer een nieuwe medewerker een inwerktaak voltooit, leidt het systeem hem automatisch naar de volgende taak in het proces.
Stel je eens voor hoe lastig het voor de projectmanager zou zijn om dat bij elke nieuwe aanwinst handmatig te doen. En raad eens hoe het eruit zou zien als het bedrijf elke maand tientallen werknemers in dienst zou nemen. Dat is hoe werkstroombeheer schaalbaarheid ondersteunt.
Bovendien zijn Taken in geautomatiseerde workflows niet volledig afhankelijk van een individu. De projectmanager hoeft bijvoorbeeld niet te vertrouwen op zijn HR-manager om elke werknemer in te werken. In plaats daarvan kan de workflow software voor automatisering doet het werk en maakt personeel en andere middelen vrij voor taken die wel van hun input afhangen.
Gebruik de weergave Gantt Grafiek in ClickUp om taken te plannen de voortgang van projecten bijhouden, deadlines beheren en knelpunten oplossen
Kijk uit_ ClickUp , onze tool voor projectmanagement die uitblinkt in automatisering van de workflow!
2. Taak- en werkstroom sjablonen gebruiken
Stel je eens voor hoe vervelend en inefficiënt het zou zijn om steeds maar weer dezelfde Taak te maken en toe te wijzen. In plaats daarvan moet je een software voor workflowbeheer selecteren waarmee je:
- Een Taak maken vanuit een sjabloon
- Een taak vanuit een sjabloon laden
- Stappen toevoegen aan een taak vanuit een sjabloon
- Een taak opslaan als sjabloon (of je eigen sjablonen voor taken maken)
Maar dat is niet alles wat je moet doen met sjablonen in software voor workflowbeheer. Je moet de mogelijkheid hebben om je eigen sjabloon voor werkstromen te maken. Hier is een voorbeeld van
ClickUp's sjabloon voor processtroom.
Gebruik het ClickUp Whiteboard om Taken op te bouwen, te koppelen, toe te wijzen of opmerkingen achter te laten in uw werkstroom
Het is een sjabloon voor stroomschema's met de grafische elementen die je nodig hebt om elk proces weer te geven. Aan de rechterkant zie je een aanwervingsproces. Aantekening van de werkstromen van het proces van het ene zwemgedeelte naar het andere . Elke swimlane symboliseert een interveniënt en zijn verantwoordelijkheden in het proces.
Sjabloon downloaden
3. Afhankelijkheid van projecten instellen
Software voor werkstroombeheer is niet efficiënt zonder afhankelijkheid van projecten . Taken kunnen bijvoorbeeld afhankelijk zijn van elkaar en van documenten. Zorg ervoor dat het hulpmiddel dat je selecteert op de een of andere manier gerelateerde taken kan koppelen.
Anders kun je bestellingen niet koppelen aan klanten of aan documenten bugrapporten aan gebruikers. Uw software voor werkstroombeheer moet de juiste bestelling tussen de taken definiëren. Afhankelijkheid voor werkstroombeheer omvat:
- Wacht afhankelijkheid: wijst naar de taken die Voltooid moeten zijn voordat de huidige begint
- Blokkerende afhankelijkheden: voor de taken die niet kunnen starten tenzij de huidige taak is voltooid
- Link-to afhankelijkheden: om taken te verbinden die aan elkaar gerelateerd zijn maar niet van elkaar afhankelijk zijn
Afhankelijkheid opnieuw plannen om de impact van wijzigingen in deadlines op taken in de weergave ClickUp-taak in ClickUp te visualiseren
4. Controleer de voortgang met een Gantt grafiek
Om de voortgang van workflow managementsystemen nauwkeurig bij te houden, gaat er niets boven een goede oude Gantt grafiek. Het is een instrument dat uw product abonnement visueel weergeeft in een tijdlijn van een project . En het is zo veelzijdig dat je dit allemaal kunt doen met een Weergave van gantt grafiek binnen uw software voor werkstroombeheer zoals:
- Taken plannen en automatisch opnieuw plannen met slepen en neerzetten
- Taken koppelen via afhankelijkheid
- Sorteren entaken prioriteren* Potentiële knelpunten in de werkstroom markeren
- Voortgangspercentages verkrijgen
5. De planning van Sprints ondersteunen
Maak een gedetailleerde backlog met dit eenvoudige Agile Scrum sjabloon en ga direct aan de slag
Deze laatste tip belicht een sjabloon voor werkstroom dat handig voor je kan zijn. We hebben het over de ClickUp Agile Scrum Management Sjabloon . En software voor werkstroombeheer die zo'n sjabloon bevat, heeft een enorme stap voor op anderen.
Omdat u begint met uw lente abonnement vergaderingen door Sprints te maken aan de hand van een sjabloon is een last van je schouders. Omdat de Gantt grafiek een weergave is van de werkstroom, bevat het bovendien gegevens uit de werkstroom zelf, zoals taken.
Daarom is het belangrijk om de beste software voor workflowbeheer te gebruiken met aangepaste weergaven van Gantt grafieken die gemakkelijk te lezen en te bewerken zijn.
Dit sjabloon downloaden
Bonus sjablonen voor werkstroombeheer
- ClickUp's sjabloon voor mindmaps
- Werkstroom sjablonen
- Sjablonen voor projectroutekaart
- Agile sjablonen voor werkstromen
Laat uw werkstroombeheer voor u werken
Werkstroombeheer is zeer effectief voor je team om waanzinnige productiviteitsniveaus te bereiken. Maar zonder workflowsoftware wordt projectmanagement voor taken, teamresources en huidige beschikbaarheid nog moeilijker.
Als je de juiste tool voor workflowmanagement gebruikt, wordt projectmanagement een stuk eenvoudiger. Gelukkig biedt ClickUp een groot aantal aanpassingen en automatiseringssjablonen om uw workflowbeheer nog eenvoudiger te maken.
Visualiseer taken, projecten en werkstromen op de manier die voor u het beste werkt met ClickUp-taaks 15+ aanpasbare weergaven
Kies uit ClickUp's 15+ aanpasbare weergaven voor werkstroombeheer en gedetailleerde automatiseringsfuncties om...nou ja, processen te automatiseren zodat u het handmatige werk niet hoeft te doen!
Wilt u op de stoel van de bestuurder gaan zitten?
Maak vandaag nog uw werkruimte aan in ClickUp helemaal gratis ! Importeer taken uit andere software voor projectmanagement of werkstroombeheer om een beter idee te krijgen van hoe ClickUp-taak kan worden aangepast aan uw wensen.