Se volete descrivere la giornata di un project manager in meno di 30 secondi, guardate l'episodio di Friends in cui Ross sposta il suo nuovo divano al piano di sopra. Lo conoscete: "Pivot! Pivot! Pivooooooooot!"_
È un po' drammatico. Ma una gestione efficace dei progetti di design richiede un alto livello di flessibilità, oltre a un processo di richiesta dettagliato, tempi chiari e una collaborazione aperta dall'inizio alla fine. Questo perché una corretta piano di progetto è spesso il fattore decisivo per il successo o il fallimento di un progetto di design. 😯
Ma creare il proprio piano d'attacco non è una passeggiata: la gestione di un progetto di design è una delle più difficili da mettere a punto, e richiede un flusso quasi costante di informazioni collaborazione interfunzionale tra clienti, altri reparti, membri del team o tutti questi elementi.
Inoltre, le vostre richieste di progettazione raramente saranno all'interno dello stesso progetto . Un giorno potreste creare un logo e il giorno dopo riprogettare un intero sito web! L'attività di progettazione si estende a quasi tutti gli aspetti di un'azienda, e noi siamo qui per aiutarvi a dare un senso a tutto questo. 🤓
Sia che stiate ottimizzando il vostro attuale processo di gestione dei progetti o che stiate iniziando da zero, questa guida fa al caso vostro. Abbiamo suddiviso gli elementi essenziali della gestione dei progetti di design e riassunto i 10 consigli principali per aiutare i responsabili dei team di design ad avere successo.
Che cos'è la gestione dei progetti di design?
**La gestione dei progetti di design è il processo di gestione dei progetti di design, che prevede la creazione e la delega di compiti, la supervisione delle risorse e l'accompagnamento del progetto fino al suo completamento
Che si tratti di un altro membro della vostra organizzazione o di un cliente, la gestione di un progetto di design inizia con una richiesta, una sorta di mini commissione creativa da parte di altri dipartimenti o aziende.
Da lì, la richiesta viene spesso inserita in un progetto di briefing per guidare i passi successivi del progetto, ed è qui che gestione creativa del progetto entra in gioco.
Lo scopo non è solo quello di consolidare i flussi di lavoro della progettazione grafica o mantenere la squadra in carreggiata -L'obiettivo principale di una corretta gestione del progetto di design è quello di colmare il divario di comunicazione tra i membri del team team di progettazione e il richiedente, sia esso un cliente o uno stakeholder interno.
L'aggiunta di annotazioni o l'assegnazione di commenti ai file di design semplifica la comunicazione e la collaborazione con il team interno, i clienti o le agenzie partner
Inoltre, molte richieste di design richiedono più di una deliverable per progetto, il che porta a più cicli di feedback e a un lavoro di squadra continuo per consegnare le risorse come previsto dal richiedente. Un buon esempio è rappresentato da una campagna pubblicitaria o di marketing composta da più risorse di design realizzate da team creativi responsabili di un diverso deliverable.
Ciò richiede la supervisione da parte del responsabile del progetto di design di molteplici tempistiche, flussi di lavoro e approvazioni per garantire che l'intero progetto venga realizzato in modo ottimale progetto sia completato senza ritardi imprevisti.
Sembra che ci siano troppi cuochi in cucina, vero? Ecco perché il giusto processo di gestione del progetto di design è uno strumento così importante!
Perché la gestione dei progetti di design è importante?
La gestione dei progetti di design può essere a dir poco complicata. Le cose possono diventare complicate perché ogni richiesta è così unica. Molti processi di gestione dei progetti seguono in genere una struttura simile giorno per giorno, salvo qualche piccolo aggiustamento.
Ma nel mondo creativo è probabile che vi destreggiate tra una manciata di progetti di design più piccoli per una singola richiesta o che cambiate regolarmente approccio per soddisfare i clienti di diversi settori.
Esempio di un flusso di lavoro per l'approvazione di un progetto dettagliato costruito all'interno delle Mappe Mentali di ClickUp
In questo caso, è quasi meglio pensare al vostro piano di gestione del progetto di design come ai paraurti di una pista da bowling: mantiene l'intero team sulla giusta rotta, lasciando al contempo un sacco di spazio per l'esplorazione lungo il percorso. 🎳
Avere un processo di progettazione il processo di progettazione è stato definito in modo da dare al team di progettazione un senso di direzione, anche quando la richiesta è un po' vaga. Ma non è solo a vantaggio del team!
Un corretto processo di gestione del progetto dà al cliente la tranquillità necessaria per gettare le basi di un rapporto di lavoro aperto e onesto. Il cliente deve pensare in modo critico a ciò che richiede, a come fornire un feedback costruttivo e a comunicare i concetti che ha già immaginato per il progetto.
In questo modo i responsabili della progettazione ottengono dal cliente tutto ciò di cui ha bisogno fin dall'inizio, in modo che non ci siano sorprese o delusioni lungo il percorso.
Disegnate connessioni e collegate gli oggetti per creare roadmap o flussi di lavoro dalle vostre idee insieme al vostro team in ClickUp Whiteboards
La gestione del progetto è il collante del processo di progettazione
Il responsabile del progetto è sempre impegnato in una linea sottile per rendere felici il team di progettazione e il cliente. Si tratta di assicurarsi che entrambe le parti siano sulla stessa lunghezza d'onda e sentano di poter parlare apertamente. In fondo, state lavorando tutti per lo stesso obiettivo!
Tenete presente che delineare il processo ideale è solo metà della battaglia. Senza il giusto software di gestione dei progetti di design, non potrete trarre gli stessi benefici o avere la capacità di seguire il processo con la stessa efficacia. Strumenti di gestione del progetto sono progettati per snellire i processi e portarli avanti con funzioni che consentono di:
- Gestire il carico di lavoro del team e garantire che i compiti siano distribuiti in modo uniforme
- Tracciare i progressi a livello macro e micro per il beneficio del team e degli stakeholder
- Brainstorming e collaborazione su concetti di design
- Visualizzare e presentare facilmente il lavoro durante le riunioni
- Automatizzare le attività di routine
E molto altro ancora!
Ogni software di gestione dei progetti di design ha la sua nicchia speciale, sia che sia specializzato in specifiche metodologie di gestione dei progetti, sia che si tratti di un software per la gestione dei progetti strumento di web design supporta diversi tecniche di ideazione offre un'ampia gamma di modelli di flusso di lavoro e così via: troverete sicuramente quello più adatto al vostro team, se non ne avete già uno nel vostro stack tecnologico.
Mentre scorrete questa guida, prendete nota delle caratteristiche chiave qui menzionate, che potrebbero essere molto utili per le esigenze e i casi d'uso specifici del vostro team.
Metodologie di gestione dei progetti
Non esistono due progetti uguali, quindi non c'è un approccio unico alla gestione dei progetti di design. La comprensione delle quattro principali metodologie di gestione dei progetti vi aiuterà a gettare basi migliori per il vostro team o per i vostri clienti quando inizierete da zero.
Metodologia a cascata
La metodologia a cascata segue un processo lineare con fasi distinte. Funziona meglio per i progetti con requisiti e aspettative definiti fin dall'inizio, in cui si lavora entro un calendario prestabilito.
Metodologia Agile
La metodologia agile si concentra su cicli iterativi, suddividendo i componenti del progetto in attività più piccole che vengono completate in periodi di tempo gestibili, in genere 4-6 settimane. Questo metodo favorisce la collaborazione tra tutte le parti interessate ed è ideale quando l'ambito di un progetto può cambiare nel tempo.
Metodologia Kanban
La metodologia Kanban si basa sulla visualizzazione del flusso di lavoro, limitando il numero di attività da svolgere in ogni fase per garantire che non si stia assumendo più di quanto si possa gestire. Questo stile funziona bene con i team che si affidano a compiti o file di progettazione che passano attraverso più mani prima di essere completati.
Metodologia Scrum
La metodologia Scrum è una combinazione di approcci agili e a cascata, perfetta per i team con progetti complessi che richiedono check-in più brevi per identificare le priorità tra una scadenza e l'altra. Inoltre, fornisce una maggiore struttura rispetto ai metodi agili tradizionali, pur mantenendo il team abbastanza flessibile da gestire i cambiamenti.
Fasi del flusso di lavoro della gestione dei progetti di design
Per quanto ogni progetto di design possa essere unico, il modo migliore per seguirlo è suddividerlo nelle fasi chiave della gestione del progetto: dal brainstorming al l'esecuzione del progetto . Vi mostreremo. 🤓
Fase 1: Brainstorming
Il vostro progetto di design di solito inizia con una richiesta, da non confondere con una roadmap! La richiesta copre solo le basi del progetto, quindi non è tanto una stella polare quanto un trampolino di lancio per il processo di gestione del progetto. È ciò che pone le basi per il brief di progettazione e da cui scaturisce la creatività del team.
La visualizzazione dei moduli in ClickUp consente di creare sondaggi condivisibili e coinvolgenti per raccogliere richieste di progettazione, nuove idee e feedback Brief creativi scendono nei dettagli della richiesta, delineando i requisiti iniziali del progetto, gli obiettivi e i potenziali ostacoli. Dovrebbe essere incentrato sul chi, cosa, dove, perché e come del progetto, con un focus sulla richiesta e sul suo obiettivo generale.
Una volta pronto il brief di progettazione, il team può iniziare a fare brainstorming sui concetti, a disegnare modelli e a collaborare sui modi per soddisfare la richiesta. Il modo migliore per farlo è in un team sessione di brainstorming utilizzando tecniche collaudate per ispirare la creatività all'interno della struttura stabilita nel brief.
La vostra creatività strumento di gestione del progetto sarà già utile in questo caso, in particolare strumenti visivi come lavagna digitale software per creare wireframe, abbozzare nuovi concetti e collaborare a un progetto mood board insieme al team.
Utilizzate le Lavagne ClickUp per assegnare compiti, etichettare gli assegnatari e tutto ciò che serve per dare il via alla vostra prossima collaborazione
**CONSIGLIO PRO Tenete insieme le vostre idee e agite più velocemente quando fate brainstorming su una lavagna digitale ClickUp! Lavagne in ClickUp sono tanto collaborative quanto creative, con cursori in tempo reale per abbozzare, modificare e presentare concetti al team senza sovrapposizioni, sono la risorsa ideale per catturare le idee in un istante. Inoltre, è possibile accedere a centinaia di modelli specifici per le lavagne, per qualsiasi cosa, da lavagne di visione a piani d'azione per allineare il team su obiettivi immediati, aspettative e altro.
Una volta raccolte le idee migliori, potrebbe essere il momento di condividerle con il cliente. Se utilizzate uno strumento di lavagna collaborativa, potete semplicemente presentare il vostro canvas durante la riunione iniziale per trasmettere i vostri progetti in modo corretto ed efficace.
Il primo incontro è fondamentale. È il modo in cui i project manager possono stabilire le aspettative per la comunicazione continua, per quanto riguarda il tono, la frequenza e i canali tra il team e il cliente.
È anche la prima occasione per il cliente di fornire un feedback e la prima opportunità per il team di applicarlo, due fattori che giocheranno un ruolo critico nel vostro rapporto di lavoro in futuro. Il cliente potrebbe avere già in mente una visione del prodotto finale.
Ora spetta ai responsabili della progettazione utilizzare gli strumenti a loro disposizione (ovvero la richiesta, il brief e le idee iniziali) per individuare quel concetto e dargli vita.
Condividete il vostro brief di progettazione pubblicamente o privatamente tramite un semplice link in ClickUp Docs
Inoltre, è fondamentale che la quantità di lavoro necessaria per completare la richiesta sia in linea con il budget e le aspettative del cliente. Potrebbe essere necessaria una rielaborazione per rendere felici entrambe le parti.
Tuttavia, la definizione di chiari confini professionali fin dall'inizio garantirà che i membri e i clienti rimangano sulla stessa lunghezza d'onda riguardo a ciò che può essere completato con le risorse a disposizione. E quando il team e le parti interessate sono d'accordo, è il momento di fare un piano di progetto!
Fase 2: pianificazione e preparazione del progetto
Una fase di pianificazione accurata prepara il team al successo complessivo del progetto. È qui che si può valutare il concetto di progetto per individuare potenziali colli di bottiglia o contrattempi e prepararsi adeguatamente prima di procedere.
Queste informazioni sono essenziali per costruire il progetto tabella di marcia del progetto e l'eventuale elenco dei compiti! E stiamo parlando di tutti i compiti coinvolti nel progetto, non solo di quelli incentrati sulla sola progettazione. Un elenco dettagliato delle attività più importanti rivelerà informazioni aggiuntive come le dipendenze e informerà le scadenze future.
La vista Timeline di ClickUp offre una visione a volo d'uccello delle risorse e delle attività
Da qui si può iniziare a programmare le riunioni di routine, a valutare le risorse e a stabilire una tabella di marcia approssimativa del progetto . A questo punto, la vostra roadmap sta già prendendo forma e presto sarete pronti a togliere il progetto dalla lavagna!
Con il vostro piano di progetto di alto livello, potete concentrarvi sui dettagli per identificare le tappe del progetto e le scadenze principali e iniziare ad assegnare i compiti per costruire i vostri flussi di lavoro! Una volta assegnati i compiti, fissate le tappe e create le scadenze, sarete pronti a passare alla fase successiva.
CONSIGLIO PRO Se utilizzate le lavagne bianche in ClickUp, potete semplicemente convertire le forme della vostra lavagna in compiti attuabili e iniziare ad agire sul vostro flusso di lavoro in pochi secondi. Caratteristiche come
/Riferimenti/ https://clickup.com/features/multiple-assignees assegnazioni multiple /%href/
, osservatori, commenti assegnati e stati dei compiti personalizzati consentirà di avere maggiore visibilità sull'avanzamento dei compiti fin dall'inizio e di tenere i membri nel giro man mano che il progetto procede.
Fase 3: Mettere in moto il piano
È il momento della parte più eccitante: siete pronti per l'esecuzione! A questo punto, non vedrete l'ora di cominciare e una pianificazione adeguata renderà tutto molto più semplice.
La vostra roadmap è essenzialmente il piano del progetto, ma quando il team agisce su di essa, i punti di vista del progetto come Grafici di Gantt , Schede Kanban e calendari aiutano i manager a controllare le scadenze in tempo reale e da qualsiasi livello. Possono anche aiutarvi ad anticipare eventi significativi del progetto, come le milestone e i prossimi incontri con gli stakeholder!
Utilizzate la vista Diagramma di Gantt in ClickUp per programmare le attività , tenere il passo con l'avanzamento del progetto, gestire le scadenze e gestire i colli di bottiglia.
Assicuratevi di controllare costantemente i clienti e di organizzare un numero sufficiente di riunioni con il team e gli stakeholder esterni per tenere tutti informati su eventuali cambiamenti importanti. I check-in regolari con il team non devono sottrarre tempo alla progettazione, ma un blocco di 10 minuti alla settimana per fare il punto della situazione vi consentirà di essere tranquilli quando dovrete riferire agli stakeholder.
Fase 4: rimanere in carreggiata
Man mano che il progetto procede, avrete almeno una serie di feedback importanti da parte del cliente. Idealmente, i controlli effettuati durante il percorso hanno assicurato che non ci siano grosse sorprese e che le modifiche siano minime! Ma è comunque fondamentale prevedere un tempo sufficiente per le revisioni, per precauzione.
Anche se l'idea del feedback e delle iterazioni multiple può sembrare una zona grigia nel vostro programma, ci sono molti modi per rimanere in carreggiata e in anticipo sulla curva quando la scadenza finale si avvicina:
- Automazione dei compiti per eliminare il lavoro impegnativo dal vostro team
- Tenere a portata di mano una cartella di progettazione condivisa per fare riferimento al lavoro passato, conservare i progetti attuali e, in generale, tenere insieme i lavori più importanti
- Creare un metodo standardizzato per la denominazione e l'esportazione del lavoro, in modo da non perdere tempo nella ricerca delle risorse
CONSIGLIO PRO ClickUp Cruscotti offrono ai manager una visione a volo d'uccello personalizzabile dello stato di salute del progetto, per garantire prestazioni ottimali. È possibile monitorare i progressi verso il completamento del progetto in base al numero di milestone raggiunte, calcolare il tempo impiegato per le attività, esaminare il carico di lavoro del team e molto altro ancora! In questo modo non vi sentirete mai sorpresi dalle scadenze del vostro progetto.
Fase 5: Chiusura del progetto e riflessione
Il progetto si sta concludendo, ma non è ancora finito! Soprattutto quando si tratta di relazioni con i clienti.
In questa fase, si consegna il progetto approvato e si i materiali da consegnare al cliente o agli stakeholder per l'ultima volta, assicurandovi di aver soddisfatto le loro aspettative da cima a fondo. Come project manager, questo è anche il momento di ricontrollare che ogni compito sia contrassegnato come completo e che le copie interne o le risorse siano nominate e categorizzate correttamente.
La fase finale del processo di gestione del progetto può essere utilizzata per ricontattare il cliente e riflettere sull'esperienza complessiva. Sfruttate questa occasione per imparare dagli insuccessi.
c'è stata qualche parte del processo di progettazione che non è andata come previsto?
Questo modello di retrospettiva del progetto valuta il successo o il fallimento complessivo del progetto e identifica i miglioramenti per evitare errori futuri
Prendetevi il tempo necessario per valutare cosa ha funzionato bene e, in parole povere, cosa non ha funzionato. Rendete il processo ancora più semplice per il vostro team di progetto con il modello Modello di retrospettiva del progetto ClickUp . Questo vi aiuterà a evitare di ripetere gli stessi errori e, in definitiva, vi aiuterà a diventare un project manager migliore.
Inoltre, il cliente lo apprezzerà e probabilmente tornerà a rivolgersi al vostro team per altri progetti di design in futuro!
10 consigli per i responsabili dei progetti di design
Abbiamo delineato gli elementi che guidano ogni fase della gestione del progetto, ma i segreti meglio custoditi della gestione dei progetti di design risiedono nei dettagli!
Prima della prossima riunione di avvio, date un'occhiata a questi trucchi del mestiere per rendere i vostri sforzi ancora più efficaci per il team.
1. Continuate a iterare i moduli di richiesta di progettazione
Man mano che accettate un maggior numero di progetti di design, pensate a come sondare le informazioni giuste dai vostri clienti fin dall'inizio. Coprite le nozioni di base, ma siate anche specifici, fate domande e utilizzate il feedback dei clienti precedenti, oltre alla vostra esperienza, per perfezionare il vostro processo di accettazione.
Semplificate le richieste interne per i team di progettazione o IT per raccogliere le informazioni esatte necessarie nei vostri moduli Visualizzazione del modulo in ClickUp renderà il tutto semplice, facile e pronto per la presentazione con un semplice URL da condividere con i clienti. Una volta terminato, il modulo si trasformerà automaticamente in un'attività da svolgere in ClickUp, in modo che il team non perda tempo a rivedere, fare brainstorming e creare la strategia del progetto.
2. Coinvolgete tutto il team
Prima di coinvolgere il cliente, assicuratevi che l'intero team sia collegato e d'accordo con gli asset finali. Chiedete al team di rivedere il progetto finale internamente per esprimere eventuali dubbi dell'ultimo minuto e limare i piccoli dettagli che fanno la differenza per il cliente.
3. Definire obiettivi chiari per il progetto
Indipendentemente dal tipo di obiettivi o aspettative del progetto, nel primo incontro è necessario evitare malintesi e conversazioni imbarazzanti con il cliente. Il modo migliore per farlo è arrivare preparati con note di riunione o gli obiettivi dettagliati del progetto per mantenere la conversazione sul filo del rasoio.
4. Affidatevi agli strumenti di collaborazione
I silos sono la morte di qualsiasi grande progetto di design. Incoraggiate il vostro team a lavorare insieme e a comunicare spesso. Ma abbiamo capito che il problema di solito è che le cose si perdono nelle e-mail.
La vista Chat memorizza tutti i commenti in ClickUp per trovare rapidamente qualsiasi conversazione
Non è necessario che sia così. Strumenti come Vista della chat in ClickUp centralizzerà tutte le conversazioni del progetto e includerà tutti i membri del team senza la pressione degli stakeholder esterni che osservano ogni vostra mossa.
5. Evitare l'eccesso di comunicazione
C'è una linea sottile da rispettare! I manager troppo comunicativi danno subito l'impressione di "micromanagement", anche se hanno buone intenzioni. Gli stati dei compiti personalizzati danno ai manager visibilità sull'avanzamento dei singoli compiti ed eliminano la necessità di check-in giornalieri.
6. I campi personalizzati sono vostri amici
Per evitare di scavare in un insieme di attività per trovare l'aggiornamento desiderato, è possibile inserire più informazioni in ogni sguardo. E se state usando Campi personalizzati in ClickUp è possibile tenere traccia del tempo fatturabile, delle note, delle iterazioni e degli aggiornamenti senza mai lasciare il proprio Elenco.
Trovate numeri precisi all'istante utilizzando formule semplici o avanzate nei campi personalizzati di ClickUp
È anche possibile filtrare e raggruppare le attività in base ai campi personalizzati, in modo da poterle analizzare in pochi secondi e lavorare in modo più efficiente.
7. Essere flessibili
Cercate di concedervi più tempo di quanto pensiate. Questo tempo cuscinetto alleggerirà la mente del team e farà sì che i progetti vengano rispettati, anche quando si presentano sfide inaspettate.
8. Rispettare i limiti del team
Non prenotate riunioni che superino il tempo di concentrazione del vostro team e non cedete a tutte le richieste dell'ultimo minuto dei vostri clienti per una riunione aggiuntiva. Questo aiuterà il vostro team a trovare un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e porterà a un atteggiamento più positivo nei confronti del progetto.
9. Privilegiare la creatività e la struttura
La gestione di un progetto di design è un costante gioco di equilibri! Dando ai vostri designer dei parametri chiari entro cui lavorare, vi assicurerete che incanalino la loro creatività nel modo più produttivo.
10. Ottenere un feedback dal team
Come in una retrospettiva di gruppo, chiedete ai vostri designer cosa è andato bene e cosa ha causato problemi, in modo da poter migliorare la loro esperienza lavorativa. Conoscete le loro competenze, gli stili di lavoro, i canali di comunicazione preferiti e i punti di forza.
Capite a colpo d'occhio chi nel vostro team è sotto o sovraccarico di lavoro, in modo da poter riallocare facilmente le risorse
Non abbiate paura di fare un altro sondaggio: potrebbe sembrare un po' smielato, ma il vostro team lo apprezzerà molto. Il Vista del carico di lavoro in ClickUp vi darà un'idea di chi è sovraccarico di lavoro, di chi ha una larghezza di banda aggiuntiva e di dove si trova il vostro team nel suo carico di lavoro complessivo!
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Il modo migliore per aiutare i responsabili della progettazione ad avere successo in ogni progetto? iniziare con i giusti strumenti di gestione dei progetti creativi!
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