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Se volete descrivere la giornata tipo di un project manager di design in meno di 30 secondi, guardate l'episodio di Friends in cui Ross porta il suo nuovo divano al piano di sopra. Sapete quale intendo: "*Gira! Gira! Giraaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
È un po' esagerato. Ma un efficace project management per i progetti di design richiede davvero un alto livello di flessibilità, oltre a un processo di richiesta dettagliato, tempistiche chiare e una collaborazione aperta dall'inizio alla fine. Questo perché un adeguato piano di progetto è spesso il fattore decisivo per il successo o il fallimento di un progetto di design. 😯
Ma creare il proprio piano d'azione non è affatto facile: il project management dei progetti di design è una delle attività più complesse da definire, poiché richiede una collaborazione interfunzionale quasi costante tra clienti, altri reparti, membri del team o tutti questi soggetti.
Inoltre, le tue richieste di progettazione raramente rientreranno nello stesso ambito del progetto. Un giorno potresti trovarti a creare un logo e il giorno dopo a riprogettare un intero sito web! Questo settore tocca quasi ogni aspetto dell'ambito aziendale e noi siamo qui per aiutarti a capirne il funzionamento. 🤓
Che tu stia ottimizzando il tuo attuale processo di project management o partendo da zero, questa guida fa al caso tuo. Abbiamo analizzato gli elementi essenziali della gestione dei progetti di design e riassunto i 10 consigli principali per aiutare i responsabili dei team di progettazione ad avere successo.
Che cos'è il project management dei progetti di design?
Il project management dei progetti di design è il processo che consiste nel gestire i progetti di design, creare e delegare attività, supervisionare le risorse e seguire un progetto fino al suo completamento.
Che si tratti di un altro membro della tua organizzazione o di un client, il project management dei progetti di design inizia con una richiesta, una sorta di mini commissione creativa da parte di altri reparti o aziende.
Da lì, la richiesta viene spesso inserita in un brief di progettazione per guidare i passaggi successivi del progetto, ed è qui che entra in gioco il project management creativo.
Lo scopo non è solo quello di consolidare i flussi di lavoro della progettazione grafica o mantenere il team sulla strada giusta: l'obiettivo principale di un corretto project management per i progetti di design è colmare il divario comunicativo tra il team di progettazione e il richiedente, che si tratti di un client o di uno stakeholder interno.
Inoltre, molte richieste di progettazione richiedono più di un risultato per progetto, il che comporta diversi cicli di feedback e un lavoro di squadra continuo per fornire le risorse in linea con le aspettative del richiedente. Un buon esempio è una campagna pubblicitaria o di marketing composta da più risorse di progettazione realizzate da team creativi, ciascuno dei quali è responsabile di un risultato diverso.
Ciò richiede la supervisione da parte del responsabile del progetto di design di più sequenze, flussi di lavoro e approvazioni per garantire che il progetto complessivo venga completato senza ritardi imprevisti.
Sembra quasi che ci siano troppi cuochi in cucina, vero? Ecco perché il giusto processo di project management per i progetti di design è uno strumento così importante!
Perché il project management dei progetti di design è importante?
A dir poco, la gestione dei progetti di design può essere complicata. Le cose possono diventare rapidamente difficili perché ogni richiesta è unica. Molti processi di project management seguono tipicamente una struttura simile giorno dopo giorno, salvo qualche piccola modifica.
Ma nel mondo creativo, probabilmente dovrai destreggiarti tra una manciata di progetti di design più piccoli per ogni singola richiesta o modificare regolarmente il tuo approccio per soddisfare i clienti di diversi settori.
In questo caso, è quasi meglio pensare al tuo piano di project management per i progetti di design come ai paracolpi di una pista da bowling: mantiene l'intero team sulla strada giusta, lasciando ampio spazio all'esplorazione lungo il percorso. 🎳
Avere un processo di progettazione in atto dà al tuo team di progettazione un senso di direzione, anche quando la richiesta è un po' vaga. Ma non è solo a vantaggio del team!
Un processo di project management adeguato offre tranquillità al client, gettando le basi per una relazione di lavoro aperta e onesta. Lo porterà a riflettere criticamente su ciò che richiede, su come fornire un feedback costruttivo e a comunicare i concetti che ha già immaginato per il progetto.
Questo aiuta i responsabili della progettazione a ottenere tutto ciò di cui hanno bisogno dal client sin dall'inizio, in modo che non ci siano sorprese o delusioni lungo il percorso.
Il project management è il collante del processo di progettazione
Il responsabile del progetto deve sempre mantenere un delicato equilibrio per soddisfare sia il team di progettazione che il client. È fondamentale assicurarsi che entrambe le parti siano sulla stessa lunghezza d'onda e sentano di poter comunicare apertamente. Dopotutto, state tutti lavorando per raggiungere lo stesso obiettivo!
Ricorda che definire il processo ideale è solo metà dell'opera. Senza il giusto software di project management per i progetti di design, non potrai ottenere gli stessi vantaggi né avere la possibilità di portare a termine il lavoro in modo altrettanto efficace. Gli strumenti di project management sono progettati per semplificare i processi e migliorarli grazie a funzionalità/funzioni che consentono di:
- Gestisci il carico di lavoro del tuo team e assicurati che le attività siano distribuite in modo uniforme.
- Monitora lo stato a livello macro e micro a vantaggio del team e delle parti interessate.
- Brainstorming e collaborazione sui concetti di progettazione
- Visualizza e presenta facilmente il lavoro durante le riunioni
- Automatizza le attività di routine
E molto altro ancora!
Ogni software di project management per il design ha una sua nicchia specifica: può essere specializzato in metodologie di project management specifiche, essere uno strumento di web design, supportare diverse tecniche di ideazione, offrire un'ampia gamma di modelli di flusso di lavoro e così via. Se non ne avete già uno nel vostro stack tecnologico, troverete sicuramente quello più adatto al vostro team.
Mentre sfogli questa guida, prendi nota mentalmente delle funzionalità chiave qui menzionate che potrebbero essere utili per le esigenze specifiche e i casi d'uso del tuo team.
Metodologie di project management per i progetti di design
Non esistono due progetti uguali, quindi non esiste un approccio unico valido per tutti al project management dei progetti di design. Comprendere le quattro principali metodologie di project management ti aiuterà a gettare basi più solide per il tuo team o i tuoi clienti quando parti da zero.
Metodologia Waterfall
La metodologia a cascata segue un processo lineare con fasi distinte. Funziona al meglio per progetti con requisiti e aspettative definiti fin dall'inizio, in cui si lavora entro una Sequenza prestabilita.
Metodologia agile
La metodologia agile si concentra su cicli iterativi, suddividendo i componenti del progetto in attività più piccole che vengono completate in periodi di tempo gestibili, in genere 4-6 settimane. Questo metodo promuove la collaborazione tra tutte le parti interessate ed è ideale quando l'ambito di un progetto può cambiare nel tempo.
Metodologia Kanban
La metodologia Kanban si basa sulla visualizzazione del flusso di lavoro, limitando il numero di attività su cui si lavora in ogni fase per garantire che non si assuma più di quanto si possa gestire. Questo stile funziona bene con i team che si affidano ad attività o file di progettazione che passano attraverso più mani prima di essere completati.
Metodologia Scrum
La metodologia Scrum è una combinazione degli approcci waterfall e agile, perfetta per i team con progetti complessi che richiedono controlli più frequenti per identificare le priorità tra una scadenza e l'altra. Fornisce inoltre una struttura più solida rispetto ai metodi agile tradizionali, mantenendo il team sufficientemente flessibile da gestire i cambiamenti.
Fasi del flusso di lavoro nella project management per i progetti di design
Per quanto ogni progetto di design possa essere unico, il modo migliore per affrontarlo è suddividerlo nelle fasi chiave del project management, dal brainstorming all'esecuzione del progetto. Te lo mostreremo. 🤓
Fase 1: Brainstorming
Il tuo progetto di design inizia solitamente con una richiesta, da non confondere con una roadmap! La richiesta copre solo gli aspetti fondamentali del progetto, quindi non è tanto un punto di riferimento quanto piuttosto un trampolino di lancio per il processo di project management. È ciò che getta le basi per il brief di progettazione e da cui nasce la creatività del team.
I brief creativi approfondiscono i dettagli della richiesta, delineando i requisiti iniziali del progetto, gli obiettivi e i potenziali ostacoli. Dovrebbero concentrarsi sui chi, cosa, dove, perché e come del tuo progetto, con particolare attenzione alla richiesta e al suo obiettivo generale.
Una volta pronto il brief di progettazione, il team può iniziare a raccogliere idee, disegnare bozzetti e collaborare per trovare il modo di soddisfare la richiesta. Il modo migliore per farlo è attraverso una sessione di brainstorming di gruppo, utilizzando tecniche collaudate per stimolare la creatività all'interno della struttura definita nel brief.
Il tuo strumento di project management per progetti creativi ti tornerà utile in questo caso, in particolare gli strumenti visivi come il software per lavagne online per creare wireframe, abbozzare nuovi concetti e collaborare con il team alla creazione di moodboard.
CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTAMetti insieme le tue idee e mettile in pratica più rapidamente grazie al brainstorming sulla lavagna online di ClickUp! Le lavagne online di ClickUp sono tanto collaborative quanto creative, con cursori live per disegnare, effettuare modifiche e presentare concetti al team senza sovrapposizioni: sono la risorsa ideale per catturare le tue idee in un istante. Inoltre, accedi a centinaia di modelli specifici per lavagne online per tutto, dai vision board ai piani d'azione, per allineare il team su obiettivi immediati, aspettative e altro ancora.
Una volta raccolte le idee migliori, potrebbe essere il momento della condivisione con il client. Se utilizzi uno strumento di lavagna online collaborativa, puoi semplicemente presentare la tua tela durante la riunione iniziale per comunicare i tuoi progetti in modo corretto ed efficace.
La prima riunione è fondamentale. È in questa occasione che i project manager possono definire le aspettative in merito alla comunicazione continua, per quanto riguarda il tono, la frequenza e i canali tra il team e il client.
È anche la prima occasione per il cliente di fornire un feedback e per il team di applicarlo: due fattori che avranno un ruolo fondamentale nella vostra relazione di lavoro futura. Il cliente potrebbe già avere in mente un'idea del prodotto finale.
Ora spetta ai responsabili del design utilizzare gli strumenti a loro disposizione (ovvero la richiesta, il brief e le idee iniziali) per definire con precisione il concetto e dargli vita.
Inoltre, è fondamentale che la quantità di lavoro necessaria per completare la richiesta sia in linea con il budget e le aspettative del client. Ciò potrebbe richiedere alcune modifiche per soddisfare entrambe le parti.
Tuttavia, stabilire fin dall'inizio dei confini professionali chiari garantirà che i membri e i clienti rimangano sulla stessa lunghezza d'onda riguardo a ciò che può essere completato con le risorse a disposizione. E quando il tuo team e le parti interessate sono d'accordo, è il momento di elaborare un piano di progetto!
Fase 2: Pianificazione e preparazione del progetto
Una fase di pianificazione accurata prepara il tuo team all'esito positivo del progetto. È qui che puoi valutare il tuo concetto di progettazione per individuare potenziali ostacoli o contrattempi e prepararti adeguatamente prima di procedere.
Queste informazioni sono fondamentali per costruire la roadmap del tuo progetto di design e l'elenco delle attività da svolgere! E stiamo parlando di tutte le attività coinvolte nel progetto, non solo di quelle incentrate esclusivamente sul design. Un elenco dettagliato delle attività più importanti rivelerà ulteriori informazioni, come le dipendenze tra le attività, e ti consentirà di stabilire le scadenze future.
Da lì, puoi iniziare a programmare eventuali riunioni di routine, valutare le tue risorse e stabilire una Sequenza approssimativa per il progetto. A questo punto, la tua tabella di marcia sta già prendendo forma e presto sarai pronto a portare il tuo progetto fuori dalla lavagna online!
Con un piano di progetto di alto livello, puoi concentrarti sui dettagli per identificare le attività cardine del progetto e le date di scadenza principali, e iniziare ad assegnare le attività per costruire i tuoi flussi di lavoro! Una volta assegnate le attività, stabilite le attività cardine e fissate le date di scadenza, sarai pronto per passare alla fase successiva.
CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTA Se utilizzi le lavagne online in ClickUp, puoi semplicemente convertire le forme della tua lavagna in attività concrete e iniziare ad agire sul tuo flusso di lavoro in pochi secondi. Funzionalità come più assegnatari, osservatori, commenti assegnati e stati delle attività personalizzati renderanno più visibile la visibilità dello stato di avanzamento delle attività fin dall'inizio e terranno i membri informati man mano che il progetto procede.
Fase 3: Metti in atto il tuo piano
È arrivato il momento più emozionante: sei pronto per passare all'azione! A questo punto, non vedrai l'ora di iniziare. Un piano adeguato renderà tutto molto più semplice.
La tua roadmap è essenzialmente il progetto del progetto, ma mentre il team lo realizza, le visualizzazioni del progetto come i diagrammi di Gantt, le lavagne Kanban e i calendari aiuteranno i manager a supervisionare le tempistiche in tempo reale e da qualsiasi livello. Possono anche aiutarti ad anticipare eventi significativi del progetto come le attività cardine e le prossime riunioni con gli stakeholder!
Assicurati di tenerti costantemente in contatto con i tuoi clienti e di organizzare riunioni sufficienti con il team e gli stakeholder esterni per tenere tutti informati su eventuali cambiamenti importanti. I controlli regolari con il team non dovrebbero sottrarre tempo prezioso alla progettazione, ma un blocco settimanale di 10 minuti per fare il punto della situazione ti darà la tranquillità necessaria durante la reportistica agli stakeholder.
Fase 4: Rimanere in carreggiata durante il monitoraggio
Man mano che il progetto avanza, riceverai almeno un feedback importante dal client. Idealmente, i controlli effettuati lungo il percorso dovrebbero aver garantito che non ci siano grandi sorprese e che le modifiche siano minime! Tuttavia, è comunque fondamentale prevedere tempo sufficiente per eventuali revisioni, per precauzione.
Sebbene l'idea di feedback e iterazioni multiple possa sembrare un po' un'area grigia nella tua pianificazione, ci sono tantissimi modi per rimanere in carreggiata e stare al passo con i tempi man mano che la scadenza finale si avvicina, come ad esempio:
- Automazioni delle attività per eliminare il lavoro superfluo dal carico di lavoro del tuo team
- Tieni a portata di mano una cartella di progettazione condivisa per consultare i lavori precedenti, conservare i progetti attuali e, in generale, tenere insieme i tuoi lavori importanti.
- Creare un metodo standardizzato per denominare ed esportare il proprio lavoro, in modo da non perdere mai tempo a cercare le risorse.
CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTA Le dashboard di ClickUp offrono ai manager una panoramica personalizzabile dello stato di salute dei loro progetti per garantire prestazioni ottimali. Puoi monitorare i progressi verso il completamento in base al numero di attività cardine raggiunte, calcolare il tempo dedicato alle attività, esaminare il carico di lavoro del tuo team e molto altro ancora! In questo modo non avrai mai sorprese con la pianificazione del tuo progetto.
Fase 5: Chiusura del progetto e riflessione
Il progetto sta volgendo al termine, ma è tutt'altro che finito! Soprattutto per quanto riguarda le relazioni con i clienti.
In questa fase, consegni per l'ultima volta i risultati approvati al client o alle parti interessate e ti assicuri di aver soddisfatto le loro aspettative in tutto e per tutto. In qualità di project manager, questo è anche il momento di ricontrollare che ogni attività sia contrassegnata come completata e che le copie interne o le tue risorse siano correttamente denominate e classificate.
La fase finale del processo di project management può essere utilizzata per ricontattare il client e riflettere sull'esperienza complessiva. Sfruttate questa opportunità per imparare dagli errori commessi.
C'è stata qualche parte del processo di progettazione che non è andata come nel piano?
Prenditi il tempo necessario per riflettere su ciò che ha funzionato bene e, in poche parole, su ciò che non ha funzionato. Rendi il processo ancora più semplice per il tuo team di progetto con il modello di retrospettiva di progetto ClickUp. Questo ti aiuterà a evitare di ripetere gli stessi errori e, in definitiva, ti aiuterà a diventare un project manager migliore.
Inoltre, il tuo client lo apprezzerà e probabilmente tornerà dal tuo team per altri progetti di design in futuro!
10 consigli per i project manager di progettazione
Abbiamo quindi delineato gli elementi che guidano ogni fase del project management, ma i segreti meglio custoditi del project management di design risiedono nei dettagli!
Prima della tua prossima riunione iniziale, dai un'occhiata a questi trucchi collaudati per rendere il tuo lavoro richiesto ancora più efficace per il team.
1. Continua a modificare i moduli di richiesta di progettazione
Man mano che affronti nuovi progetti di design, pensa a come ottenere le informazioni giuste dai tuoi clienti fin dall'inizio. Copri le basi, ma entra anche nei dettagli, fai domande e utilizza il feedback dei clienti precedenti oltre alla tua esperienza per perfezionare il tuo processo di acquisizione.
La visualizzazione dei moduli in ClickUp renderà tutto questo semplice, facile e pronto per la presentazione con un semplice URL da condividere con i clienti. Una volta completati, i moduli si trasformeranno automaticamente in attività eseguibili in ClickUp, così il team non perderà tempo a rivedere, discutere e creare la strategia del progetto.
2. Coinvolgi tutto il team
Prima di coinvolgere il client, assicurati che tutto il team sia in connessione e d'accordo sui risultati finali. Chiedi al team di rivedere internamente il progetto finale per esprimere eventuali preoccupazioni dell'ultimo minuto e appianare i piccoli dettagli che fanno la differenza per il cliente.
3. Definisci obiettivi di progetto chiari
Indipendentemente dal tipo di obiettivi o aspettative del progetto, nella prima riunione è necessario evitare malintesi e conversazioni imbarazzanti con il client. Il modo migliore per farlo è arrivare preparati con note sulla riunione o obiettivi dettagliati del progetto per mantenere la conversazione sulla strada giusta.
4. Affidati ai tuoi strumenti di collaborazione
I silos sono la rovina di qualsiasi grande progetto di design. Incoraggia il tuo team a lavorare insieme e a comunicare spesso. Ma lo capiamo: il problema di solito è che le cose si perdono nelle email.
Non deve essere per forza così. Strumenti come la vista Chat in ClickUp centralizzeranno tutte le conversazioni relative al progetto e includeranno tutti i membri del team senza la pressione di stakeholder esterni che osservano ogni vostra mossa.
5. Evita un'eccessiva comunicazione
Il confine è sottile, ma è importante non oltrepassarlo! I manager eccessivamente comunicativi danno subito l'impressione di essere dei "micro-manager", anche se le loro intenzioni sono buone. Gli stati personalizzati delle attività consentono ai manager di avere visibilità sullo stato di avanzamento delle singole attività ed eliminano la necessità di controlli quotidiani.
6. I campi personalizzati sono tuoi alleati
Ottieni più informazioni a colpo d'occhio per evitare di dover setacciare una miriade di attività alla ricerca dell'aggiornamento che ti serve. E se utilizzi i campi personalizzati in ClickUp, puoi persino tenere traccia del tempo fatturabile, delle note, delle iterazioni e degli aggiornamenti senza mai uscire dal tuo Elenco.
Puoi anche filtrare e raggruppare le attività in base ai tuoi campi personalizzati per esaminarle in pochi secondi e lavorare in modo più efficiente su tutta la linea.
7. Sii flessibile
Cerca di concederti più tempo di quanto pensi. Questo margine di tempo rassicurerà il team e consentirà di rispettare le scadenze dei progetti, anche quando sorgono imprevisti.
8. Rispetta i confini del tuo team
Non fissare riunioni durante le ore di lavoro del tuo team e non cedere alle richieste dell'ultimo minuto dei tuoi clienti per organizzare riunioni aggiuntive. Questo aiuterà anche il tuo team a trovare un sano equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e porterà ad un atteggiamento più positivo nei confronti del progetto.
9. Dai priorità alla creatività e alla struttura
La gestione dei progetti di design è un continuo esercizio di equilibrio! Fornire ai tuoi designer parametri chiari entro cui lavorare garantirà che incanalino la loro creatività nel modo più produttivo possibile.
10. Ottieni feedback dal team
Come in una retrospettiva di team, chiedi ai tuoi designer cosa ha funzionato bene e cosa ha causato problemi, in modo da poter migliorare la loro esperienza lavorativa. Impara a conoscere le loro competenze, i loro stili di lavoro, i canali di comunicazione preferiti e i loro punti di forza.
Non aver paura di fare un altro sondaggio: potrebbe sembrare un po' banale, ma il tuo team lo apprezzerà molto. La vista Carico di lavoro in ClickUp ti darà un'idea di chi è sovraccarico di lavoro, chi ha risorse aggiuntive e qual è il carico di lavoro complessivo del tuo team!
Software per il project management dei progetti di design
Il modo migliore per aiutare i responsabili della progettazione ad avere successo in ogni progetto? Inizia con gli strumenti giusti per il project management creativo!
ClickUp è l'unico strumento di project management abbastanza potente da riunire tutto il tuo lavoro in un'unica piattaforma collaborativa e dinamica. Con migliaia di modelli personalizzabili, centinaia di funzionalità/funzioni software per la gestione dei progetti e oltre 1.000 integrazioni, è l'ideale per qualsiasi team di progettazione in qualsiasi fase del processo di project management.
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