Come migrare da Smartsheet a ClickUp

L'interfaccia del foglio di calcolo di Smartsheet sembra semplice a prima vista, con celle, righe e filtri.

Tuttavia, molti nuovi utenti lamentano la sua curva di apprendimento ripida, che crea attriti nei progetti e riduce l'utilizzo complessivo della piattaforma.

Gli utenti spesso sottolineano che Smartsheet è uno strumento potente una volta superata la curva di apprendimento. Questo va bene per i professionisti dei fogli di calcolo, ma meno per i team impegnati che hanno bisogno di slancio questa settimana.

E poiché i grandi cambiamenti sono rischiosi, vale la pena pianificare attentamente il passaggio. Oracle riferisce che oltre l'80% dei progetti di migrazione dei dati non rispetta le scadenze e compromette i programmi.

Questa guida mostra come migrare da Smartsheet a ClickUp senza interrompere i progetti: esportare in modo pulito, mappare le colonne ai campi personalizzati di ClickUp e importare in una struttura chiara.

Vedremo anche come ricostruire le visualizzazioni su cui fanno affidamento i leader e aggiungere semplici automazioni affinché gli aggiornamenti avvengano in tempo. Alla fine, avrai un unico spazio di lavoro comprensibile a tutto il team.

Perché i team passano da Smartsheet a ClickUp

Oltre ad affrontare una curva di apprendimento ripida per l'automazione e la reportistica, gli utenti segnalano la necessità di gestire più schede per monitorare il proprio lavoro.

Inoltre, l'app mobile è meno avanzata rispetto alla versione desktop e presenta alcune funzionalità mancanti che costringono gli utenti a cambiare spesso strumento.

Il risultato? Una proliferazione del lavoro.

Le persone trascorrono il 60% del loro tempo a condividere link, cercare aggiornamenti e riconciliare i dati dei progetti tra le diverse app, invece di portare avanti il lavoro. Quando questa diventa la norma, i project manager iniziano a cercare un unico posto dove pianificare, discutere e consegnare.

ClickUp risolve questa sfida essendo uno spazio di lavoro AI convergente che combina progetti, conoscenze e chat in un'unica piattaforma.

Considera ClickUp come un centro di controllo per analizzare tutti i flussi di lavoro e prendere decisioni più rapide senza dover passare da uno strumento all'altro o da un'app di terze parti all'altra. Ti aiuta a

⭐ Modello in primo piano

Passa facilmente con il modello di piano di progetto di ClickUp per la migrazione dei dati. Un modello di piano di progetto come questo consente di risparmiare tempo e risorse durante la migrazione!

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Ecco alcuni vantaggi per il tuo team:

• Una buona preparazione porta a prestazioni migliori
• Aiuta a ridurre le possibilità di incontrare problemi imprevisti.
• Migliore comunicazione tra i membri del team
• Identificazione più semplice delle attività e delle attività cardine
• Il risultato di una buona preparazione è un uso più efficiente delle risorse

Lista di controllo pre-migrazione

Prima di trasferire qualsiasi cosa, verifica cosa hai e cosa ti serve effettivamente.

Una rapida verifica del tuo patrimonio Smartsheet previene sorprese durante l'importazione e ti aiuta a mappare in modo simile in ClickUp. Dedica un'ora a questa operazione e risparmierai giorni di lavoro in seguito.

Verifica la configurazione di Smartsheet

Passo dopo passo: come migrare da Smartsheet a ClickUp

Ecco una guida dettagliata su come migrare da Smartsheet a ClickUp e passare dal tuo attuale software di gestione dei progetti (in pochi secondi).

Passaggio 1: esporta i tuoi dati Smartsheet

Nell'app Smartsheet è possibile esportare qualsiasi foglio o report nei seguenti formati:

Dopo aver esportato un foglio o un report, il browser lo salva sul computer. Il file esportato viene archiviato in una cartella in base alle impostazioni del browser.

L'esportazione non include tutti i dati. I raggruppamenti e le righe di riepilogo/riassunto sono esclusi e gli allegati vengono eliminati. Per includere gli allegati, è possibile creare invece un backup del foglio.

Passaggio 2: preparare i dati

Apri l'esportazione in Excel o Fogli Google, normalizza i nomi delle colonne e decidi quali elementi inserire nei campi personalizzati (elenco a discesa, numeri, persone) e quali nella descrizione dell'attività.

È quindi possibile convertire le formule in valori, dividere le celle a selezione multipla in voci distinte e garantire formati di data coerenti per le date di inizio e di scadenza. Successivamente, è possibile sostituire le formule precedenti con un semplice elenco di ID "Dipende da" che è possibile ricreare come dipendenze dopo l'importazione.

Quindi, verifica che gli assegnatari corrispondano agli utenti reali di ClickUp e raccogli gli allegati e i commenti che aggiungerai nuovamente dove necessario. Infine, elimina le righe archiviate in modo che vengano trasferiti solo i dati dei progetti attivi.

Passaggio 3: importare i dati in ClickUp

📽️ Guarda un video: vuoi impostare la tua gerarchia in ClickUp? Dai un'occhiata a questa guida alle best practice per iniziare:

Passaggio 4: ricreare le visualizzazioni

Prima di iniziare con le visualizzazioni, è necessario mappare i dati. La mappatura consiste nell'abbinare le colonne del foglio di calcolo ai campi attività e ai campi personalizzati di ClickUp. L'importatore semplifica questa operazione allineando automaticamente i dati ai campi corretti. Durante l'importazione da Smartsheet a ClickUp, è possibile rivedere questi abbinamenti per garantirne l'accuratezza. Tutti i campi disponibili nella posizione scelta sono accessibili.

1. Griglia → Vista Elenco

Scopo: entrambi mostrano le attività in formato tabella/foglio di calcolo.

Come ricreare:

2. Scheda → Vista Bacheca

Scopo: visualizzare le attività come schede in colonne (Kanban).

Come ricreare:

3. Calendario → Visualizzazione calendario

Scopo: visualizzare attività/eventi in base alla data.

Come ricreare:

4. Vista Gantt → Vista Gantt

Scopo: pianificazione dei progetti, dipendenze, Sequenze

Come ricreare:

5. Report → Dashboard

Questo ti aiuterà con la creazione di reportistica personalizzata, analisi e panoramiche dei progetti.

Come ricreare:

Suggerimenti per una transizione fluida

Passaggio 5: ricreare le dipendenze e le automazioni in ClickUp

1. Ricostruire le dipendenze delle attività

2. Sostituisci le formule di Smartsheet con i campi/le automazioni di ClickUp

È possibile utilizzare i campi personalizzati di ClickUp per aggiungere dati strutturati alle attività di ClickUp (ad esempio, elenchi a discesa, numeri e date). Inoltre, è possibile utilizzare i campi formula di ClickUp per eseguire calcoli, come somme, differenze o manipolazioni di stringhe, in modo simile alle formule di Smartsheet.

Come ricreare:

Nota: non tutte le formule di Smartsheet hanno equivalenti diretti in ClickUp, ma la maggior parte dei calcoli di base e delle manipolazioni di stringhe sono supportati.

3. Imposta le automazioni: creazione di attività, modifiche di stato, assegnazioni, regole relative alle date di scadenza

Le automazioni di ClickUp consentono di automatizzare azioni ripetitive, come la creazione di attività di ClickUp, la modifica degli stati, l'assegnazione degli utenti o l'aggiornamento delle date di scadenza.

Come ricreare:

💡 Suggerimento professionale: puoi anche utilizzare ClickUp Brain per riassumere i thread di commenti in un registro delle modifiche chiaro o in una lista di controllo dei passaggi successivi, in modo che designer e scrittori possano vedere esattamente cosa è cambiato tra le versioni.

Passaggio 6: Ricostruire i moduli (se utilizzati)

Se in precedenza utilizzavi i moduli di Smartsheet per raccogliere dati o richieste, ora è il momento di ricrearli come moduli ClickUp.

Inizia identificando ogni modulo Smartsheet e i campi che contiene. In ClickUp, vai alla sezione pertinente e aggiungi una vista Modulo ClickUp. Puoi trascinare e rilasciare i campi in modo che corrispondano alla struttura originale, inclusi elenchi a discesa, campi di testo, date e altro ancora.

Personalizza l'aspetto del modulo, imposta i campi obbligatori e configura le impostazioni di invio. I moduli ClickUp creano automaticamente attività di ClickUp da ogni invio, semplificando l'inserimento e il monitoraggio dei dati.

Puoi anche effettuare la condivisione dei moduli ClickUp tramite link pubblici o incorporarli nel tuo sito, garantendo una transizione senza intoppi per il tuo team e le parti interessate.

Passaggio 7: configurare ruoli e autorizzazioni

Una volta definiti la struttura e i flussi di lavoro, è essenziale impostare ruoli e autorizzazioni per controllare l'accesso e la collaborazione.

ClickUp consente di assegnare ruoli quali titolare, amministratore, membro e ospite, ciascuno con funzionalità specifiche. Questo controllo granulare garantisce la protezione delle informazioni sensibili, consentendo al contempo alle persone giuste di contribuire.

Configurazione post-migrazione in ClickUp

1. Creare dashboard

Ora che le tue attività sono state inserite, trasforma la reportistica in una visualizzazione dinamica invece che in esportazioni statiche. Con i dashboard di ClickUp, puoi combinare schede per carico di lavoro, burnup/burndown, velocità di sprint, monitoraggio del tempo e stato per assegnatario.

Crea snapshot esecutivi per i progressi e il budget, quindi un dashboard "ops" separato per gli ostacoli, gli elementi scaduti e la durata ciclo. Puoi riprodurre gli stessi rollup che utilizzavi per creare i report in Smartsheet, senza dover gestire più fogli.

2. Sostituisci le formule di Smartsheet con i campi/le automazioni di ClickUp

La maggior parte dei calcoli dei fogli di calcolo diventano struttura più logica in ClickUp. Sposta i rollup numerici (ad esempio, punti storia, costi) nei campi personalizzati Numero o Valuta di ClickUp e visualizza i totali utilizzando le aggregazioni delle schede del dashboard.

Tradurre gli stati basati su formule in automazioni ClickUp: quando una dipendenza è terminata, modificare lo stato in "Pronto" oppure, quando un campo supera una soglia, aggiungere una priorità e un osservatore.

3. Imposta le automazioni: creazione di attività, modifiche di stato, assegnazioni, regole relative alle date di scadenza

Assicurati i successi quotidiani in modo che il tuo team non debba occuparsi della Bacheca. Crea automazioni per:

Aggiungi un ultimo livello di protezioni, campi obbligatori in caso di modifica dello stato, assegnatari predefiniti per l'elenco e attività ricorrenti per le routine settimanali. In questo modo, il tuo nuovo spazio di lavoro rimarrà prevedibile anche man mano che cresci.

Smartsheet Vs. ClickUp: cosa cambierà?

Passare da Smartsheet a ClickUp significa passare da un modello basato sui fogli di calcolo a un'app completa progettata per l'esecuzione connessa. Ecco cosa cambia dal primo giorno e perché i project manager ne percepiscono subito i vantaggi.

Best practice per una migrazione senza intoppi

Considera la migrazione come un progetto breve e ben gestito. Eviterai di dover rifare il lavoro, manterrai lo slancio e aiuterai i project manager ad approdare su ClickUp con fiducia.

Ecco una guida dettagliata su come migrare da Smartsheet a ClickUp:

✅ Inizia in piccolo con un elenco pilota, quindi convalida le mappature e infine scala.

✅ Associa in anticipo le colonne ai campi personalizzati (selezione singola, numero, persone) e documenta ogni scelta con accessibilità condivisa.

✅ Normalizza le date prima dell'importazione in modo che le date di scadenza e di inizio siano coerenti in tutte le visualizzazioni.

✅ Preservare deliberatamente la gerarchia decidendo cosa diventa attività e cosa diventa attività secondaria, e utilizzare le relazioni dove esistevano righe collegate.

✅ Tieni i file vicini al lavoro: sposta gli allegati nelle attività in modo che il contesto viaggi insieme alla risorsa.

✅ Ricrea solo le visualizzazioni utilizzate dagli utenti e archivia il resto per ridurre il rumore fin dal primo giorno.

✅ Sostituisci le formule con automazioni leggere e titolari chiari; verifica i trigger in un ambiente sandbox.

✅ Imposta delle linee guida con campi obbligatori su modifiche di stato, assegnatari predefiniti e convenzioni di denominazione per ogni area di lavoro.

Infine, pianifica un periodo di doppia esecuzione di 10-14 giorni. Mantieni Smartsheet in modalità di sola lettura e acquisisci i feedback in ClickUp documenti.

Problemi comuni durante la migrazione da Smartsheet a ClickUp

Anche con una preparazione accurata, è normale incontrare qualche difficoltà. Ecco alcune soluzioni rapide che puoi applicare immediatamente.

Funzionalità di ClickUp che migliorano i flussi di lavoro di Smartsheet

ClickUp trasforma le griglie statiche in modelli di project management dinamici e hub in cui i dati dei progetti fluiscono attraverso viste, automazioni e IA. Di seguito, mostreremo come ogni funzionalità migliora il modo in cui pianifichi, crei attività, redigi reportistica e apporti miglioramenti continui.

Visualizzazioni multiple di ClickUp per ogni elenco

In ClickUp, ciascuna delle oltre 15 visualizzazioni salva i propri filtri, raggruppamenti e ordinamenti, in modo che gli utenti vedano solo ciò di cui hanno bisogno.

Attività secondarie annidate e relazioni in ClickUp

Trasforma i grandi risultati in una struttura chiara e attuabile. Puoi suddividere il lavoro in attività secondarie e aggiungere attività secondarie annidate (attività secondarie di attività secondarie) per rispecchiare i processi del mondo reale, senza perdere il contesto o la titolarità.

Automazioni avanzate di ClickUp

Le automazioni di ClickUp consentono di sostituire formule instabili con una logica basata sugli eventi che è possibile leggere a colpo d'occhio.

Definisci trigger, condizioni opzionali e azioni specifiche, quindi ripeti senza interrompere il tuo sistema. Utilizza IA Automation Builder per descrivere una regola in un linguaggio semplice e lascia che sia lui a redigere il flusso di lavoro per te.

Documenti ClickUp, attività di ClickUp e dashboard ClickUp

Se stai abbandonando i fogli di lavoro, ClickUp ti offre un unico spazio di lavoro in cui piani, esecuzione e reportistica convivono, così non dovrai più passare da uno strumento per la documentazione a un'app per le attività e a un generatore di report separato. Ecco come funziona nella pratica quotidiana:

ClickUp AI per l'ottimizzazione del flusso di lavoro

Quando si passa dagli aggiornamenti manuali e dalle formule sparse al lavoro assistito dall'IA, si riducono i passaggi di consegne e si prendono decisioni più accurate.

L'IA di ClickUp è stata appositamente progettata per aiutarti ad automatizzare i passaggi di routine, visualizzare i dettagli giusti al momento giusto e adeguare i piani al mutare delle circostanze.

Modelli affidabili di ClickUp

I modelli ClickUp ti consentono di partire subito dopo la migrazione. Scegli un modello per spazi, cartelle, elenchi, documenti o visualizzazioni, quindi personalizza i campi e gli stati in base ai tuoi progetti.

Il centro modelli consente di effettuare ricerche in base al caso d'uso (PMO, creativo, finanziario e altro) e di applicare layout collaudati che includono già visualizzazioni, attività e schemi di reportistica. Quando si importano lavori storici, è possibile inserirli in un'area di lavoro basata su modelli. In questo modo i team si ritrovano in un ambiente familiare: campi standardizzati per la titolarità e le date, dashboard collegate per i rollup di stato e documenti per playbook e procedure operative standard.

Il vantaggio è la velocità e la coerenza. Non è necessario ricostruire la struttura ogni volta che viene avviata una nuova iniziativa e il calendario e la reportistica rimangono allineati tra i team.

Come afferma Jessie Whitman, Senior Director of Events presso Convene:

Il cambiamento più significativo per me con Click Up è stato rappresentato dai modelli personalizzabili e dalla possibilità di garantire la stessa coerenza in tutte le nostre proprietà in qualsiasi regione, in modo che l'esperienza del client sia la stessa indipendentemente dalla posizione Convene in cui si reca.

Analizza le lacune con il modello di analisi delle lacune nella migrazione dei dati di ClickUp.

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Quando si esegue un'analisi delle lacune, è possibile aspettarsi i seguenti vantaggi:

Ruoli e autorizzazioni degli utenti

Il modello di ruolo di ClickUp consente di controllare l'accesso senza rallentare la consegna. A livello di area di lavoro:

Hai bisogno di un controllo più preciso? Applica le autorizzazioni a spazi, cartelle, elenchi, documenti o attività per decidere chi può creare, modificare, eliminare o effettuare la condivisione, in modo che gli utenti esterni vedano solo ciò che il tuo team approva.

Per i lavori regolamentati, utilizza ruoli personalizzati (dipendenti dal piano) per adattare i diritti di creazione/eliminazione, modifica dei campi e condivisione al tuo processo. Il vantaggio è una collaborazione chiara tra le parti interessate e meno momenti di confusione del tipo "chi ha cambiato questo?".

Passa a ClickUp e ottieni fogli di lavoro più intelligenti

Hai visto perché i team superano i fogli di calcolo, come preparare esportazioni pulite e importare con la gerarchia intatta per aiutare tutti a lavorare in modo efficace fin dal primo giorno.

Il vantaggio principale va oltre il semplice trasferimento dei dati del progetto. Riduce il passaggio da uno strumento all'altro, consentendo di effettuare aggiornamenti, conversazioni e decisioni in un unico posto. In questo modo è possibile risparmiare tempo, organizzare su larga scala e mantenere lo slancio man mano che il proprio portfolio cresce.

ClickUp ti offre un percorso chiaro dalla fase pilota al lancio, con la possibilità di adattare il tuo processo man mano che il team matura. Sei pronto a consolidare il lavoro e effettuare il monitoraggio dello stato dove il lavoro viene effettivamente svolto?

✅ Prova ClickUp gratis . Inizia con un progetto e nota la differenza già questa settimana.

Domande frequenti (FAQ)

Non direttamente. Le esportazioni trasferiscono i valori, non le formule. Sostituisci i calcoli del foglio con i campi personalizzati di ClickUp, le aggregazioni dei dashboard di ClickUp e le automazioni di ClickUp (regole if/then) in modo che i calcoli e gli aggiornamenti di stato siano integrati con le attività e i dati del progetto.

I predecessori non vengono migrati automaticamente. Dopo l'importazione, ricostruisci le dipendenze in ClickUp (Blocco/Bloccato da), quindi conferma la tua pianificazione in Gantt o Sequenza. Suggerimento: conserva un foglio di mappatura per ricollegare rapidamente i percorsi critici e le date di scadenza tra le attività correlate.

Esporta in batch da Smartsheet, quindi utilizza l'importatore di fogli di calcolo di ClickUp con una mappatura dei campi salvata. Esegui le importazioni elenco per elenco per preservare la gerarchia, quindi applica un modello per le visualizzazioni e gli stati in modo che ogni Elenco sia pronto per la produzione.

No. Le regole di Smartsheet non vengono trasferite. Ricreale come automazioni ClickUp (trigger → condizione → azione). Inizia con gli elementi essenziali (modifiche di stato, assegnazioni e cambiamenti di data), quindi espandi una volta che la struttura del tuo spazio di lavoro è stabile.

Se desideri un unico posto per la project management, i documenti, la chat e la reportistica, ClickUp riduce il passaggio da uno strumento all'altro e aiuta i project manager a scalare. La modellazione di fogli di calcolo pesanti favorisce Smartsheet. La maggior parte dei PMO beneficia dell'esecuzione unificata, della visibilità e della governance di ClickUp.

L'importazione integrata è inclusa. Il costo è in termini di tempo: pulizia, mappatura dei campi personalizzati e ricostruzione delle dipendenze/automazioni. I servizi professionali opzionali o le ore interne variano in base al numero di fogli, agli utenti e alla complessità del processo.