Quindi sei passato al digitale. Ottimo.
Hai abbandonato le pile di carta e hai trasferito tutto online, magari su Documenti Google, unità di condivisione o Notion, per creare flussi di lavoro più snelli.
Sembra moderno, vero?
Tranne che il tuo team continua a dedicare più di 30 minuti al giorno alla ricerca delle informazioni giuste.
Trovi cinque versioni dello stesso file, ciascuna sottoposta a una modifica da una persona diversa.
La presentazione per il client di cui hai bisogno è sepolta in una cartella casuale che non riesci a ricordare.
Metà delle note dell'ultima riunione del team si trova nel taccuino di qualcuno. L'altra metà? Nessuno sa dove sia finita.
Digitale o meno, se le tue conoscenze sono sparse ovunque, la tua produttività non va da nessuna parte. Ogni minuto perso nella ricerca di informazioni consuma silenziosamente il tempo e l'energia preziosi del tuo team.
Vediamo quali sono i costi nascosti della documentazione dispersa e cosa puoi fare per affrontarli.
⭐ Modello in primo piano
Cerchi un modo più semplice per il monitoraggio e la gestione delle richieste di progetto? Utilizza il modello gratuito di richiesta e approvazione di progetto di ClickUp per esaminare le nuove richieste, creare progetti per le richieste approvate, assegnare attività e monitorare lo stato dei progressi in tempo reale!
I costi nascosti della documentazione dispersa
Documentazione dispersa significa che le informazioni del tuo team sono sparse in troppi posti, come unità condivise, thread di email, chat, note personali, documenti cartacei, ecc. Di conseguenza, non c'è struttura, né un'unica fonte di verità.
Ecco quanto costa la documentazione dispersa al tuo team o alla tua azienda:
Riduzione dell'efficienza del team
La produttività e l'efficienza dei dipendenti subiscono un duro colpo quando i documenti sono sparsi ovunque. Il tuo team impiega più tempo a attivare/disattivare le piattaforme per trovare le informazioni che a utilizzarle effettivamente.
Ogni minuto perso a causa di questo cambio di contesto cancella la concentrazione e lo slancio del tuo team.
✅ Verifica dei fatti: IDC stima che i knowledge worker trascorrano circa il 16% del loro tempo solo alla ricerca di file. Quel che è peggio è che, nonostante tutto il lavoro richiesto, riescono a trovare ciò di cui hanno bisogno solo nel 56% dei casi.
Ma cosa succede quando qualcuno non riesce ancora a trovare ciò che sta cercando? Chiede aiuto a un collega. Anche se sembra un lavoro di squadra da sogno, in realtà è un enorme killer della produttività sotto mentite spoglie:
- Chi fa la richiesta deve fermarsi e aspettare. La sua attività rimane completamente in sospeso.
- La persona che risponde viene strappata dal suo lavoro intenso
Tuttavia, questo non è nulla in confronto a quando una persona chiave lascia il team.
Tutte le conoscenze istituzionali non documentate che possiedono - i piccoli consigli su come funziona effettivamente un processo, dove si trova la versione più recente o a chi rivolgersi per informazioni specifiche - escono dalla porta insieme a loro.
📮 ClickUp Insight: Non riesci a trovare la risposta? Basta chiedere a un collega, ma a quale costo? Quasi la metà dei dipendenti interrompe regolarmente i colleghi per chiedere informazioni. E ogni volta che lo fanno? Ci vogliono fino a 23 minuti per ritrovare la concentrazione. Si tratta di ore di produttività perse ogni settimana.
È qui che hai bisogno di un cervello centralizzato per la tua organizzazione. Un collega alimentato dall'IA, noto anche come ClickUp Brain, può fornirti tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto: risposte, approfondimenti, file, contesto, qualsiasi cosa!
Aumento degli errori e delle incomprensioni
La mancanza di una documentazione condivisa e centralizzata può spingere il tuo team a lavorare con informazioni errate o incomplete.
Quali sono i costi reali di questi errori? Le persone smettono di considerare la documentazione come una fonte attendibile e cercano di evitarne l'uso.
Immagina questo:
📌 Esempio 1: Un rappresentante commerciale ha due versioni dello stesso modello di prezzo sul proprio desktop. Sebbene sembrino identiche, una presenta uno sconto aggiornato e l'altra no. Il rappresentante commerciale invia al client il modello di prezzo sbagliato. Quando finalmente qualcuno si accorge dell'errore, il preventivo è già stato inviato e non c'è più molto da fare.
Uno scarso controllo delle versioni nella project management non è l'unico fattore che causa incongruenze. Quando dettagli importanti rimangono intrappolati in spazi privati (o silos), la situazione è altrettanto grave perché aggiunge attrito ai tuoi processi.
Ecco come:
📌 Esempio 2: Immagina che il tuo team di prodotto discuta e finalizzi un aggiornamento minore delle funzionalità nel proprio canale Slack privato. Si sono dimenticati di aggiornare il documento ufficiale delle specifiche tecniche.
Il team di sviluppo continua a sviluppare la funzionalità/funzione sulla base dei vecchi requisiti. Ti ritrovi con un lavoro superfluo che avrebbe potuto essere evitato con una corretta gestione dei documenti.
Difficoltà nell'inserimento di nuovi membri nel team
Se i tuoi nuovi assunti sono costretti a passare da documenti Word casuali a link a vecchie chat o vecchie email, stai impedendo loro di dare la massima capacità.
L'unico modo che rimane a un nuovo assunto per imparare il mestiere è chiedere costantemente ai propri colleghi. Ciò significa che i membri più esperti del team devono dedicare molto tempo al trasferimento manuale e individuale delle conoscenze.
✅ Verifica dei fatti: il 42% dei nuovi assunti afferma che le informazioni di cui ha bisogno sul lavoro sono troppo sparse su piattaforme diverse. Ciò significa che quasi la metà dei nuovi membri del tuo team trascorre le prime settimane cercando di capire dove si trovano le informazioni invece di metterle in pratica.
Maggiore responsabilità e tracciabilità
È impossibile ricordare e effettuare il monitoraggio di chi è responsabile della gestione della documentazione quando questa è distribuita su numerosi strumenti. Tutti danno per scontato che qualcun altro si occuperà degli aggiornamenti, il che inevitabilmente significa che nessuno lo fa.
Considera questo scenario classico:
📌 Esempio: qualcuno crea una documentazione di processo per un progetto. Tre mesi dopo, un altro membro del team la scarica, apporta alcune rapide modifiche e carica la versione "più recente" in una cartella o piattaforma completamente diversa.
Ora ci sono due versioni contrastanti e nessuno sa quale delle due il team segua ufficialmente.
Ciò che alimenta ulteriormente questo disordine è la mancanza di contesto.
Anche se la cronologia di un documento mostra chi ha apportato una modifica, il documento stesso è spesso scollegato dalle conversazioni interne. Non è possibile risalire a chi ha suggerito la modifica, quando è stata suggerita o perché. Questo crea un enorme divario di conoscenza.
🧠 Curiosità: il termine " context switching " deriva in realtà dal mondo dei computer. In origine, era usato per descrivere il modo in cui un sistema operativo gestisce più programmi contemporaneamente. Decenni dopo, abbiamo preso in prestito la stessa espressione per descrivere il modo in cui gli esseri umani passano da un'attività all'altra e da un documento all'altro. L'ironia? A differenza delle CPU, il nostro cervello non è progettato per gestire il carico senza costi diretti per la nostra produttività.
Opportunità perse e decisioni ritardate
Dato che sei costantemente impegnato a cercare informazioni invece di utilizzarle, agisci in ritardo o non agisci affatto.
Aggiungete questo problema a un ambiente aziendale in rapida evoluzione, dove il margine di manovra è già minimo. Pensate a quei momenti critici e di forte pressione:
- Un sistema importante smette improvvisamente di funzionare
- Un concorrente chiave ha lanciato inaspettatamente una nuova funzionalità del prodotto
- A client has proposed an important and urgent agreement
Se le informazioni necessarie per risolvere un bug, rispondere ai cambiamenti del mercato o valutare rapidamente un accordo sono disperse, la tua azienda perde slancio e vantaggio competitivo.
Quando il tuo team avrà un quadro completo della situazione o avrà individuato la posizione del documento mancante, sarà troppo tardi per mitigare il rischio.
👀 Lo sapevate? Il 74% delle aziende ha registrato un aumento di 10 volte delle decisioni quotidiane negli ultimi tre anni. A causa del sovraccarico di dati, l'85% delle persone riferisce un impatto negativo sul processo decisionale sotto forma di opportunità mancate e ansia decisionale.
Rischi di conformità
Una cattiva gestione dei documenti può rendere incredibilmente difficile mantenere la conformità normativa.
Pensaci. Se le tue politiche di gestione dei dati dei clienti o di controllo degli accessi sono sparse su più strumenti, come può il tuo team garantire che ogni sistema rimanga allineato agli standard più recenti?
La risposta breve è: non possono.
✅ Verifica dei fatti: anche la migliore infrastruttura di conformità si basa su un unico elemento: dati organizzati. Tuttavia, una ricerca dimostra che il 63% delle aziende ritiene che le proprie informazioni siano troppo disordinate, complesse e sparse per poter essere utilizzate in modo efficace, aumentando così i rischi di non conformità.
📚 Per saperne di più: Come sfruttare la ricerca come servizio per ottenere risultati migliori
Come mitigare i costi nascosti della documentazione dispersa
Per risolvere il problema della documentazione dispersa occorre innanzitutto cambiare mentalità: i tuoi documenti sono una risorsa aziendale fondamentale.
Non è necessario un anno intero di revisione per vedere risultati visibili. Alcuni passaggi mirati possono portare chiarezza e ripristinare la fiducia del tuo team nel tuo sistema di documentazione:
Passaggio 1: Verifica della documentazione esistente
Inizia con un elenco di tutti i luoghi in cui sono attualmente archiviati i tuoi documenti. Potrebbe trattarsi di Google Drive, SharePoint, Confluence, GitHub, Slack, unità locali del team, desktop dei singoli dipendenti, catene di email, ecc.
📝 Nota: non provare a spostare o correggere alcun file in questo momento. Fai un inventario di ogni posizione utilizzata per archiviare o effettuare la condivisione di documenti.
Per ogni posizione, identifica la documentazione più essenziale, ovvero i file assolutamente fondamentali per le operazioni quotidiane, la sicurezza o la conformità. Ciò significa le guide dei processi principali, la documentazione dei progetti, i file delle politiche, ecc.
Ora, valuta lo stato di ogni documento chiave ponendoti queste domande:
- Quando è stato aggiornato l'ultima volta?
- Chi l'ha scritta o effettuata la modifica?
- È ancora rilevante?
- Esistono copie o versioni diverse di questo documento?
Al termine di questa verifica, avrai un'idea chiara di ciò che deve essere risolto immediatamente e di come farlo.
📚 Per saperne di più: Le principali metriche di documentazione da monitorare per migliorare la qualità
🚀 Vantaggio di ClickUp: Stai andando a una riunione di team per discutere delle lacune nella documentazione e pianificare i prossimi passi? Usa ClickUp AI Notetaker.
L'IA ascolta e prende note complete per l'intero team, così puoi partecipare attivamente alla discussione e assicurarti che vengano prese le giuste decisioni in materia di documentazione.
Al termine della chiamata, l'IA fornisce immediatamente una trascrizione completa e genera riassunti intelligenti, inclusi chi ha detto cosa e un elenco di azioni da intraprendere. Non dovrai più passare un'ora a decifrare appunti scritti in fretta. Ma è qui che la cosa si fa davvero interessante: puoi selezionare qualsiasi azione dal riassunto generato dall'IA e convertirla immediatamente in un'attività di ClickUp completamente tracciata!
Passaggio 2: Standardizzare la struttura della documentazione
Crea un processo standard per la documentazione delle informazioni in modo che ogni persona nella tua azienda crei documenti esattamente allo stesso modo, sia che si tratti delle politiche aziendali o del processo di produzione dei contenuti.
Ecco cosa devi fare:
- Stabilisci requisiti non negoziabili per ogni documento: ogni documento dovrebbe includere elementi chiave nella parte superiore, come un'introduzione/riepilogo/riassunto chiaro, la data dell'ultimo aggiornamento, il titolare (nessuna condivisione della responsabilità!) e un'etichetta dello stato attuale.
- Definisci una convenzione di denominazione dei file coerente: stabilisci un formato obbligatorio per i nomi dei documenti (ad esempio, usa i trattini invece degli spazi; inizia sempre con il codice del progetto e la data).
- Rendi obbligatorio il controllo delle versioni: per eliminare gli incubi legati al controllo delle versioni, stabilisci una politica rigorosa che imponga ai team di lavorare sui documenti all'interno del sistema centrale.
- Stabilisci una guida di stile e delle linee guida di formattazione: includerà come utilizzare correttamente i titoli, quali stili di font applicare e quando utilizzare i punti elenco.
Creare manualmente modelli per ogni tipo di documento (brief di progetto, procedura operativa standard, note di riunione) richiede molto tempo. Per velocizzare le operazioni, ClickUp offre modelli predefiniti facili da personalizzare e condividere.
Diamo rapidamente un'occhiata ad alcuni modelli offerti da ClickUp:
1. Modello di documentazione del progetto
Per standardizzare il modo in cui documentate i dettagli dei vostri progetti tra diversi team e regioni, il modello di documentazione di progetto di ClickUp viene in vostro soccorso.
Utilizzando questo modello, potrai:
- Collega tutti i documenti relativi al tuo progetto in un unico posto
- Fornisci al team una panoramica del progetto, che includa l'ambito, gli obiettivi e le tempistiche del progetto stesso.
- Stabilisci attività cardine e obiettivi tracciabili per il tuo progetto
- Suddividi il progetto in attività più piccole e assegnale ai membri del team competenti.
- Monitora in tempo reale lo stato di avanzamento del tuo progetto e documenta i risultati.
È un modo semplice per mettere ordine e dare visibilità alla documentazione dei tuoi progetti.
2. Modello di documento sui processi aziendali
Quando ogni membro del team segue il proprio metodo di documentazione dei processi aziendali, mantenere la coerenza diventa una sfida.
Il modello di documento sui processi aziendali di ClickUp offre un modo unico ed efficiente per creare, organizzare e aggiornare i processi della tua azienda.
Utilizzando questo modello, potrai:
- Elenca tutti i processi che devi documentare
- Organizza e classifica tutti i documenti relativi a ciascun processo che stai documentando. Ad esempio, manuali di formazione, guide procedurali, ecc.
- Documenta ogni processo in dettaglio semplicemente compilando gli spazi vuoti o personalizzando il nostro modello come desideri.
- Rivedi il documento man mano che i tuoi processi cambiano.
💡 Suggerimento professionale: utilizza il modello di processo e procedura di ClickUp per documentare e effettuare il monitoraggio in dettaglio delle procedure di ogni processo aziendale. È dotato di funzionalità e visualizzazioni personalizzate che ti aiutano a organizzare tutti i dettagli procedurali nel modo più ordinato possibile.
Passaggio 3: centralizza e collega tutta la documentazione
Centralizzare la documentazione non significa riversare tutto in un'unica cartella gigante.
Piuttosto, ti consigliamo di creare un sistema di gestione del ciclo di vita dei documenti in cui i membri del team con le autorizzazioni necessarie possano effettuare il monitoraggio e accedere ai documenti.
Come si ottiene questo risultato?
- Scegli un'area di lavoro centrale: decidi dove il tuo team archivierà e gestirà la documentazione. Questa area di lavoro dovrebbe essere facilmente accessibile a tutti e altamente interconnessa con i tuoi strumenti, progetti e processi principali esistenti.
- Migrazione dei documenti: sposta i file dalle email, chat, unità disco ecc. sparse e organizzali in modo ordinato nel tuo nuovo spazio centrale. Durante la migrazione, assicurati di eliminare i duplicati o archiviare i fogli di calcolo/documenti obsoleti.
- Utilizza strutture di cartelle gerarchiche: raggruppa i documenti in modo logico. La struttura dovrebbe essere così intuitiva che un addetto al marketing possa trovare rapidamente la documentazione relativa ai prodotti in pochi secondi, senza dover rovistare nell'intera area di lavoro.
- Collega i documenti a quelli correlati: ad esempio, collega il tuo piano di campagna di marketing al tuo calendario dei contenuti, quindi collega entrambi al rapporto sulle prestazioni.
- Collega i documenti al tuo flusso di lavoro quotidiano: ad esempio, se il tuo piano di progetto delinea i risultati chiave, aggiungi un collegamento all'attività specifica o all'intero tracker delle attività in cui tali risultati vengono eseguiti. Ciò consente a chiunque di passare direttamente dal piano allo stato di avanzamento senza perdere ore di tempo.
ClickUp, l'app completa per il lavoro, offre uno spazio di lavoro unificato in cui tutti i tuoi documenti, le tue attività e le tue comunicazioni possono coesistere. Utilizzando la nostra piattaforma, puoi centralizzare le conoscenze in un unico hub accessibile e ridurre la dispersione del lavoro.
Ecco una panoramica di come ClickUp risolve le inefficienze nascoste della documentazione dispersa:
Crea il tuo hub di conoscenza con ClickUp Docs
Centralizzare i documenti è solo l'inizio; devi anche integrarli nel tuo lavoro quotidiano. Altrimenti, finirai per perdere tempo a cercare informazioni che avrebbero dovuto essere proprio davanti ai tuoi occhi.
Con ClickUp Docs, puoi creare un numero illimitato di piani di progetto, wiki, basi di conoscenza, procedure operative standard, roadmap e altro ancora, e collegarli alle attività all'interno di ClickUp Tasks per una gestione dei progetti più intelligente e contestualizzata.
Grazie a pagine e sottopagine nidificate e a una ricca formattazione con titoli, tabelle, banner, colonne e contenuti multimediali incorporati, puoi creare un'architettura di documentazione a più livelli.
Più utenti possono effettuare delle modifiche a un documento contemporaneamente, ma puoi anche controllare chi può visualizzarlo, commentarlo o effettuarne delle modifiche. Ogni modifica viene salvata istantaneamente e puoi rivedere la cronologia dettagliata delle versioni che mostra chi ha apportato quali modifiche e quando.
Hub documenti ti offre una piattaforma centralizzata dove puoi cercare, ordinare, filtrare e organizzare i tuoi documenti in cartelle/elenchi.
Trova qualsiasi cosa all'istante con la ricerca Enterprise di ClickUp.
La più grande frustrazione causata da una documentazione scadente è la ricerca di file al di fuori della tua piattaforma principale.
Entra: Ricerca Enterprise di ClickUp.
Ti consente di accedere istantaneamente a tutto il tuo lavoro su diversi strumenti e app (sì, anche al di fuori di ClickUp). Digita la tua query nella ricerca ClickUp e accedi a tutti i tuoi file in pochi secondi.
Ecco cosa puoi fare:
- Recupera le informazioni rilevanti indipendentemente da dove sono archiviate nei tuoi sistemi con la barra di ricerca universale e interna.
- Filtra i risultati in base ad attributi quali progetto, assegnatario, stato, priorità, ecc. per ottenere i risultati più pertinenti. Il nostro motore di ricerca cognitivo sfrutta l'IA contestuale per comprendere il significato della tua query.
- Utilizza l'accesso basato su autorizzazioni e gli audit trail per garantire che le informazioni sensibili abbiano una visibilità limitata agli utenti autorizzati.
⭐ Bonus: hai bisogno di una risposta rapida a qualcosa, ma sei nel bel mezzo di un'attività che richiede molta concentrazione? Con Talk-to-Text di ClickUp Brain MAX, non è necessario digitare una query dettagliata nel motore di ricerca! Pronuncia la tua domanda o il tuo comando ad alta voce e trova le informazioni senza interrompere il tuo flusso di lavoro.
Crea e gestisci i documenti in modo intelligente con ClickUp Brain.
ClickUp Brain (l'assistente IA integrato) semplifica la scoperta delle conoscenze utilizzando la connessione con l'IA.
Inseriscilo in un'attività o in un documento e potrà riassumere un progetto, scrivere la prima bozza o trasformare i tuoi appunti di riunione in un piano d'azione. L'IA ha tutto il contesto del tuo lavoro e risponde alle tue domande attingendo informazioni dai documenti della tua azienda, come le politiche sul lavoro da casa, ecc. Perfetto per inserire i nuovi assunti e familiarizzarli con il tuo spazio di lavoro!
Passaggio 4: Forma il tuo team e promuovi l'adozione
Devi formare il tuo team sul nuovo standard di documentazione. È qui che devi mostrare loro come utilizzarlo e spiegare perché è importante per l'azienda.
Da fare:
- Utilizza materiali di inserimento come brevi video, guide interne o sessioni di approfondimento per spiegare il nuovo flusso di lavoro di gestione dei documenti.
- Fornisci una formazione mirata ai diversi team in modo che il team finanziario sappia esattamente come creare le note spese, mentre il team di marketing impari a creare e archiviare le risorse delle nuove campagne per poterle riutilizzare.
- Incoraggia il tuo team a controllare la documentazione prima di interrompere un collega. Questo cambia immediatamente la cultura aziendale, che non si basa più sulle conoscenze individuali.
- Controlla regolarmente con il tuo team per vedere come funziona il nuovo sistema. Le persone lo stanno utilizzando correttamente? Li aiuta a trovare le informazioni più rapidamente? Se sì, festeggia l’esito positivo! Riconosci il lavoro richiesto dai membri del team che seguono costantemente i nuovi standard. Un piccolo riconoscimento contribuisce notevolmente a rafforzare i comportamenti positivi.
⭐ Bonus: trasforma la tua documentazione in un sistema autonomo con ClickUp Agents.
Monitorano le tue aree di lavoro, individuano le lacune e intervengono automaticamente, senza bisogno di controlli manuali. Ecco come puoi utilizzarli:
- Mantieni la documentazione aggiornata: gli agenti possono avvisarti quando un documento non viene aggiornato da mesi o quando le attività collegate non sono in sincronia con il piano.
- Applica gli standard di processo: attiva dei promemoria se qualcuno crea un documento senza un titolare, un'etichetta di stato o una convenzione di denominazione adeguata.
- Automatizza la conservazione delle conoscenze: gli agenti possono riassumere le nuove informazioni, aggiornare i documenti di riferimento e mantenere la coerenza man mano che il lavoro evolve.
- Assistenza all'inserimento: quando un nuovo dipendente entra a far parte dell'azienda, gli agenti possono effettuare automaticamente la condivisione di documenti essenziali, politiche e procedure operative standard.
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Esempi reali di documentazione centralizzata che porta a risultati concreti
Di seguito sono riportati due esempi di aziende che hanno ottenuto un esito positivo nel affrontare il problema dei costi legati alla scarsa qualità della documentazione e hanno ottenuto enormi guadagni in termini di efficienza:
1. Finastra
Finastra, un gigante leader nel settore fintech, ha dovuto affrontare il caos interno nel suo team di marketing globale composto da oltre 120 dipendenti. I piani critici di go-to-market (GTM) erano sparsi tra MS Teams, SharePoint e le unità locali dei laptop.
Il risultato? Le campagne di marketing lanciate erano incoerenti e il team ha sprecato innumerevoli ore in riunioni per aggiornare manualmente la dirigenza sui propri piani GTM.
Soluzione: con ClickUp, Finastra ha riunito tutto in un unico spazio di lavoro connesso:
- Ogni unità aziendale (ad es. prestiti, pagamenti) segue ora una struttura di cartelle coerente per organizzare le informazioni.
- Utilizzano modelli standardizzati per un'acquisizione coerente dei dati in tutte le unità aziendali e in tutte le regioni.
- Con ClickUp Views, il team può filtrare i piani GTM per area geografica o linea di business in pochi secondi. Può anche generare viste specifiche per gli stakeholder invece di creare manualmente diapositive di presentazione.
- Le notifiche push automatiche mantengono tutti i team sincronizzati con le ultime modifiche
Risultato: il passaggio da un controllo dei documenti inadeguato a una zona di lavoro unificata e strutturata ha portato a risultati eccezionali per Finastra. L'azienda ha ottenuto un aumento del 30% nell'efficacia della collaborazione e un incremento del 40% nell'efficienza GTM!
⚒️ Trucco veloce: trasforma la tua documentazione in informazioni utili con i dashboard di ClickUp.
Centralizzare la documentazione è solo metà della vittoria. Il tuo team ha anche bisogno di un modo veloce per interpretare quelle informazioni, e le dashboard di ClickUp ti aiutano a farlo.
Crea un dashboard che estrae automaticamente i dati dai tuoi documenti, attività e progetti. Puoi:
- Tieni traccia dello stato della documentazione (aggiornata, obsoleta, titolari mancanti)
- Visualizza i piani GTM, le sequenze delle campagne e i rischi dei progetti in tempo reale.
- Monitora il carico di lavoro, gli ostacoli e le attività tra i team a colpo d'occhio
- Crea viste specifiche per ruolo per marketing, commerciale, prodotti o supporto
2. Tapestry
Tapestry, la società principale di marchi di lusso come Coach e Kate Spade, gestisce oltre 1.400 negozi e 18.000 dipendenti in tutto il mondo. La sua struttura espansiva e multiconinentale rendeva impossibile la condivisione efficace delle informazioni tra i marchi e le regioni.
Soluzione: utilizzando l'IA generativa, Tapestry ha creato una soluzione di gestione delle conoscenze centralizzata a livello di azienda. La soluzione, un chatbot, è stata realizzata e implementata in soli quattro mesi e ha visto un'adozione immediata.
Risultato: una significativa riduzione del tempo impiegato dai dipendenti nella ricerca di risposte. La soluzione ha anche liberato il personale esperto dal dover rispondere a domande ripetitive e ha dato maggiore autonomia ai nuovi assunti, fornendo loro un accesso rapido e affidabile alle conoscenze di cui avevano bisogno.
📮 ClickUp Insight: Il 43% delle persone tiene aperte le schede perché teme di perdere qualcosa di importante e il 30% di queste andrebbe nel panico se tutte le schede scomparissero.
Questo rivela l'illusione del controllo: ci affidiamo alle schede come rete di sicurezza, dando un falso senso di sicurezza. ⚖️
ClickUp Enterprise Search ti consente di assumere il controllo della tua area di lavoro rendendo ogni file, nota e integrazione ricercabile da un unico hub centrale. Ora puoi chiudere le schede con sicurezza, sapendo che ciò che conta è sempre a portata di mano.
📚 Per saperne di più: Come utilizzare l'IA per la documentazione
Semplifica la documentazione e la ricerca con ClickUp
Il vero costo di una documentazione scadente non è solo il tempo sprecato, ma anche il fatto che frena attivamente lo slancio della tua attività aziendale.
La buona notizia: ClickUp ti aiuta a creare un potente sistema di gestione dei documenti che crea una connessione diretta tra la conoscenza e l'azione. Come condivide un recensore di G2,
ClickUp centralizza tutto il nostro lavoro (attività, documenti, chat e obiettivi) in un unico posto. La flessibilità è impareggiabile: viste personalizzate, automazioni e integrazioni rendono facile adattare i flussi di lavoro alle esigenze di ogni team. Apprezzo in particolare il modo in cui ClickUp bilancia la profondità (funzionalità potenti come dipendenze e dashboard) con l'usabilità. Ha reso il monitoraggio dei progetti, la collaborazione tra i team e la comunicazione più fluida e molto più trasparente.
ClickUp centralizza tutto il nostro lavoro (attività, documenti, chat e obiettivi) in un unico posto. La flessibilità è impareggiabile: viste personalizzate, automazioni e integrazioni rendono facile adattare i flussi di lavoro alle esigenze di ogni team. Apprezzo in particolare il modo in cui ClickUp bilancia la profondità (funzionalità potenti come dipendenze e dashboard) con l'usabilità. Ha reso il monitoraggio dei progetti, la collaborazione tra i team e la comunicazione più fluida e molto più trasparente.
Con ClickUp Docs, ClickUp Brain ed Enterprise Search, puoi creare un'area di lavoro in cui i team non devono affannarsi alla ricerca di documenti o risposte, ma possono ottenerli semplicemente parlando con l'IA.
La parte migliore? Configurare questa area di lavoro non richiede molto tempo! È estremamente intuitivo e facile da usare. I nostri clienti ci dicono costantemente quanto sia facile centralizzare i loro documenti, automatizzare flussi di lavoro complessi e consolidare tutte le loro informazioni sotto lo stesso tetto.
Allora, cosa aspetti? Iscriviti oggi stesso a ClickUp!
Domande frequenti (FAQ)
Quando i documenti sono sparsi su più strumenti, i dipendenti impiegano più tempo a trovare le informazioni. Passano continuamente da una scheda/app all'altra, il che distrae la loro attenzione e rende più difficile ritrovare la concentrazione. Centralizzando la documentazione, riduci questo passaggio da un contesto all'altro ed eviti la confusione causata da informazioni obsolete o contrastanti. Ciò aumenta direttamente il morale e la produttività del tuo team.
ClickUp riunisce tutti i documenti in un unico spazio di lavoro connesso. Con ClickUp Docs, i team possono creare e conservare la documentazione critica parallelamente al loro lavoro quotidiano. La potente funzione di ricerca e la scoperta di conoscenze assistita dall'IA mantengono l'intero spazio di lavoro in stato di sincronizzazione per un accesso facile e immediato. Il tuo spazio di lavoro diventa un sistema organizzato e ricercabile di cui tutto il tuo team può fidarsi.
La documentazione dispersa può facilmente portare a duplicazione del lavoro, informazioni incoerenti o obsolete, diminuzione della produttività del team e riduzione della responsabilità. Lavorare con documentazione dispersa può persino esporvi al rischio di sanzioni normative a causa di audit falliti.
I modelli standardizzati garantiscono ordine e prevedibilità nell'utilizzo dei documenti da parte del tuo team. Poiché tutti seguono la stessa struttura dei documenti, le informazioni rimangono coerenti e facili da usare. Con i dashboard già pronti, puoi evitare di creare presentazioni che richiedono molto tempo e comunicare direttamente le informazioni critiche agli stakeholder in tempo reale.