Come creare un flusso di lavoro per la documentazione di prodotto

Siete nel bel mezzo del lancio di un prodotto e tutto procede senza intoppi, fino a quando non iniziano ad arrivare le domande.

I vostri redattori tecnici hanno bisogno di maggiore chiarezza sui flussi di lavoro delle funzionalità/funzione, il vostro team commerciale vuole un documento di abilitazione per spiegare ai clienti i vantaggi del prodotto e il vostro team di marketing occupa la maggior parte del vostro tempo cercando di capire le offerte uniche e i fattori di differenziazione del prodotto.

perché è successo?

Mancanza di un'adeguata documentazione sul prodotto!

La documentazione del prodotto non è solo un manuale o una guida alle istruzioni; è una mappa facile da usare che guida ogni membro del team attraverso il prodotto, dai commerciali al marketing, dal team del supporto clienti allo sviluppo.

Questa guida spiega come creare una documentazione di prodotto che infonda fiducia agli stakeholder e vi dia il controllo del processo di gestione del prodotto.

Che cos'è la documentazione di prodotto?

La documentazione di prodotto si riferisce al materiale scritto e visivo che descrive le funzionalità, le caratteristiche e l'uso di un prodotto.

Si tratta di una base di conoscenza interna con guide passo-passo, procedure operative standard, suggerimenti per la risoluzione dei problemi, guide all'installazione, manuali API, strategie di prodotto, casi d'uso e manuali per gli utenti.

Tipi di documentazione di prodotto

Ecco una semplice panoramica dei tipi di documentazione di prodotto che consentono ai team di essere informati:

1. Documentazione per l'utente

Progettato per gli utenti finali del prodotto, questo documento offre istruzioni di passaggio per l'utilizzo di tutte le funzionalità/funzione. Include passaggi dettagliati sull'esecuzione delle attività, sulla navigazione del prodotto e sulla risoluzione dei problemi più comuni, con screenshot, video e FAQ per semplificare le operazioni più complesse.

2. Base di conoscenza

Questa libreria online di informazioni self-service comprende articoli, FAQ e guide alla risoluzione dei problemi. Fornisce risposte ricercabili ai problemi più comuni, aiuta gli utenti a risolvere i problemi in modo indipendente e alleggerisce il carico di lavoro dei team del supporto.

3. Kit di sviluppo software (SDK)

Un SDK offre agli sviluppatori le risorse, come strumenti, librerie, API e codici campione, per creare o migliorare le applicazioni per un prodotto o una piattaforma specifici. Include istruzioni di integrazione e ambienti di sviluppo, consentendo agli sviluppatori di lavorare in modo efficiente senza partire da zero.

Per saperne di più

10 migliori software di documentazione tecnica

4. Documentazione di funzionalità/funzione

Spiega in modo approfondito le funzionalità/funzione di un prodotto, illustrandone il funzionamento, le modalità di utilizzo e i casi d'uso specifici. Comune nelle aziende B2B, questo documento tecnico evidenzia anche funzionalità avanzate e opzioni di configurazione che non sono immediatamente visibili all'utente medio.

5. Guide alla risoluzione dei problemi

Questa documentazione tecnica elenca gli errori più comuni, le cause e le soluzioni, consentendo ai team del supporto e ai clienti di risolvere rapidamente i problemi senza rivolgersi a livelli di assistenza superiori.

Ad esempio, se gli utenti di un servizio di archiviazione cloud non riescono a caricare i file a causa di problemi di autorizzazione, la documentazione tecnica deve mostrare il messaggio di errore, spiegare la causa e fornire i passaggi per regolare le autorizzazioni.

6. Documentazione di marketing

La documentazione di marketing evidenzia le funzionalità/funzione di un prodotto e i suoi vantaggi/differenziazioni rispetto alla concorrenza. Include brochure, casi di studio, analisi della concorrenza e presentazioni del prodotto per potenziali clienti e team commerciali.

7. Manuale di istruzioni

Sono guide dettagliate e complete per l'assemblaggio, la configurazione o l'utilizzo di un prodotto. Forniscono informazioni complete dalla configurazione alle operazioni avanzate e sono fondamentali per prodotti complessi, come dispositivi hardware, elettrodomestici o software complessi.

8. Note di rilascio

Le note di rilascio del software riepilogano le nuove funzionalità/funzione, le correzioni di bug, i miglioramenti e gli aggiornamenti di un prodotto. Le note di rilascio hanno lo scopo di aiutare i clienti, gli amministratori e gli sviluppatori esistenti a utilizzare le nuove funzionalità/funzione e a conoscere i problemi risolti.

Best Practices nella documentazione di prodotto

Una documentazione scadente può trascinare il vostro prodotto verso il basso. Ecco come renderla chiara, d'impatto e di facile utilizzo:

1. Usare modelli e formati standard

I responsabili di prodotto concordano sul fatto che creare documenti di prodotto da zero richiede molto tempo.

Formati e formati standard modelli di documentazione tecnica offrono una struttura chiara, semplificando la creazione e la manutenzione e rendendo la documentazione più facile da seguire per gli utenti.

I vantaggi sono cancellati:

• Consistenza: L'uso dello stesso format per i filele note di rilascio del software, guide alla risoluzione dei problemi e manuali utente consente agli utenti di trovare rapidamente le informazioni importanti
• Efficienza: Avere un modello standard per i filescrivere la documentazione tecnica aumenta l'efficienza fornendo una struttura predefinita per vari tipi di documenti
• Scalabilità: Quando vengono aggiunte nuove funzionalità, la documentazione può essere facilmente aggiornata utilizzando la stessa struttura

Ad esempio, la struttura Modello di documentazione del progetto ClickUp consente di organizzare ordinatamente tutti i dettagli del progetto in un luogo centralizzato di facile accesso.

Scarica questo modello

Ad istanza, se il vostro software include un processo di approvazione unico a più passaggi:

• Delineare l'ambito del progetto, gli oggetti e le sequenze di completamento - la panoramica del progetto con ClickUp Docs
• Aggiungete al modello di documentazione una sezione dedicata al "Flusso di lavoro di approvazione"
• Monitorare lo stato di avanzamento del progetto utilizzando l'applicazioneVista Gantt e aggiustare le sequenze temporali secondo le necessità

Adattate il modello alle vostre esigenze, personalizzando i titoli, le sezioni e gli stili per riflettere le funzionalità/funzione uniche del vostro prodotto, pur mantenendo gli elementi fondamentali uniformi in tutti i documenti.

Scarica questo modello

Leggi tutto: 10 modelli di ingegneria per gli ingegneri del software e della produttività

2. Scrivere istruzioni chiare e concise

Una documentazione efficace sul prodotto si basa sulla chiarezza. Senza di essa, gli utenti possono faticare a capire come usare il prodotto, generando confusione, errori e una minore usabilità.

Istruzioni chiare e concise riducono la necessità di ulteriore supporto, consentendo agli utenti di risolvere i problemi in modo autonomo.

Ecco come far risaltare la vostra documentazione:

Usare un linguaggio semplice: Evitare il gergo tecnico, a meno che non sia necessario. Se è necessario utilizzarlo, fornire definizioni chiare.

**Esempio

prima:_ Autenticazione tramite il protocollo OAuth2

dopo:_ Accedere in sicurezza utilizzando OAuth2

Siate diretti: Concentratevi sui passaggi da seguire ed eliminate le parole o le spiegazioni superflue.

Esempio:

prima:_ Si consiglia di fare clic sul pulsante "Salva"

dopo:_ Fare clic su "Salva"

Usare la voce attiva: In questo modo le istruzioni sono più dirette e facili da seguire.

Esempio:

Prima: Le impostazioni devono essere configurate dall'utente

dopo:_ Configurare le impostazioni

**Non date mai per scontato che gli utenti conoscano già alcuni termini o passaggi. Spiegate eventuali prerequisiti.

Esempio:

prima:_ Installare il plugin e procedere

dopo:_ Scaricare il plugin da [collegato], quindi fare clic su 'Installa'

Inoltre, suddividete le istruzioni in piccoli passaggi. Utilizzate elenchi numerati per le istruzioni sequenziali e punti elenco per ulteriori dettagli o suggerimenti. Attenetevi a frasi e paragrafi brevi, ciascuno incentrato su una singola idea principale, per aumentare la leggibilità e la comprensione.

Per i termini tecnici, includete un glossario all'inizio o alla fine del documento o usate i tooltip per le definizioni. Illustrate le istruzioni con esempi o scenari per aiutare gli utenti a capire come applicare i passaggi.

**Per semplificare il vostro lavoro, utilizzate i suggerimenti per le definizioni ClickUp Brain /IA, una scrittura IA, per riformulare frasi complesse in un linguaggio più semplice e adatto all'utente. Il controllo ortografico integrato fornisce anche correzioni in tempo reale per le parole sbagliate, rendendo le istruzioni prive di errori e facili da capire, mantenendo un contenuto di alta qualità.

3. Sfruttare gli aiuti visivi

Includete elementi multimediali per scomporre processi complessi o dettagli tecnici in parti più digeribili, rendendoli più facili da capire.

Immagini, screenshot, video e GIF assicurano chiarezza, comprensione e maggiore ritenzione.

Il motivo chiave per cui si aggiunge la documentazione del prodotto è risolvere i problemi dei membri del team o degli utenti finali e aiutarli a ottenere il massimo dal software, e questo è ciò che fanno gli aiuti visivi.

Quando si crea la documentazione di un prodotto, ecco alcuni ausili visivi per i team tecnici per migliorare la chiarezza.

casi di utilizzo di diversi elementi visivi

Non dimenticate di includere un testo alt o una spiegazione testuale accanto alle immagini ai fini dell'accessibilità.

Suggerimento professionale: Utilizzate Lavagne online di ClickUp per raccogliere e organizzare le specifiche tecniche con il team durante il processo di sviluppo del prodotto. Redigete e progettate layout per interfacce utente o sezioni di documentazione direttamente sulla lavagna online e collaborate con i membri del team in tempo reale, consentendo a tutti di contribuire con idee, modifiche e feedback istantanei.

Brainstorming di idee e visualizzazione di flussi di lavoro con ClickUp Whiteboard

Anche le Clip di ClickUp rappresentano una svolta. Ma ne parliamo più avanti.

Ora che avete imparato le best practice, è il momento di dare vita alla vostra documentazione di prodotto con ClickUp.

Come creare un flusso di lavoro per la documentazione del prodotto con ClickUp Il software di gestione dei prodotti di ClickUp è stato progettato per semplificare il modo in cui un team di prodotto crea, gestisce e aggiorna la documentazione nel processo di sviluppo del prodotto.

Ecco come utilizzare ClickUp per creare un buon flusso di lavoro per la documentazione del prodotto:

1. Comprendere l'utente finale

Volete creare un documento di prodotto che sia effettivamente utile all'utente. Iniziate a capire chi utilizzerà il documento, le sue competenze tecniche e i dispositivi su cui consumerà il contenuto.

Inoltre, attingete alle interazioni con i clienti, all'analisi dell'uso del prodotto e ai moduli di feedback per assicurarvi che la documentazione del prodotto sia in linea con i requisiti del pubblico e li risponda.

Quindi, create schemi dettagliati direttamente in Documenti di ClickUp per mappare il contenuto e la struttura di ogni tipo di documento. Utilizzate le intestazioni per organizzare le sezioni, le tabelle per strutturare informazioni complesse e le liste di controllo per le guide passo passo.

Creare una documentazione completa sui prodotti utilizzando le funzionalità/funzione di ClickUp Docs

ClickUp Documenti consente di:

• collaborare facilmente con i commenti in linea, consentendo le discussioni del team direttamente all'interno del documento
• Monitorare le modifiche e tornare alle versioni precedenti quando necessario
• Collegare i documenti collegati per migliorare la navigazione e il contesto all'interno della vostra documentazione di prodotto

È inoltre possibile utilizzare un file modello di documento dei requisiti di prodotto (PRD) per definire i requisiti della produttività. Questo formato strutturato offre a redattori tecnici e sviluppatori una guida chiara per creare una documentazione accurata.

**Per saperne di più 20 modelli gratuiti per la gestione dei prodotti

2. Assegnare ruoli e responsabilità

Assegnate ruoli chiari per la stesura, la revisione e l'aggiornamento di ogni documento per evitare colli di bottiglia e promuovere l'account.

Utilizzare Attività di ClickUp per creare attività per ogni sezione della documentazione e assegnarle a membri specifici del team.

È inoltre possibile utilizzare Campi personalizzati di ClickUp per ricoprire ruoli come "scrittore", "revisore" e "approvatore" all'interno di ogni attività e ottenere una panoramica del loro stato.

Gestire le attività di redazione, revisione e approvazione dei documenti in ClickUp Tasks

3. Redazione e revisione

Una volta che il vostro technical writer condivide la bozza del documento di prodotto in ClickUp Teams, tutti gli stakeholder interessati, come il product manager, il marketer, ecc. possono modificarla, aggiungere commenti e assicurarsi che la roadmap del prodotto contenga tutto ciò di cui un membro del team o un utente avrebbe bisogno.

In questa fase, è possibile utilizzare ClickUp Clip per registrare istruzioni e spiegare visivamente le funzionalità/funzione. È particolarmente utile per documentare funzioni complesse, poiché Clip consente di registrare lo schermo mentre si forniscono commenti.

Registrare feedback audio e video per il team di prodotto con ClickUp Clip

Utilizzo Moduli ClickUp per creare moduli per acquisire feedback dai membri del team, dagli utenti o dagli stakeholder. Il gestore del prodotto può convertire le risposte in attività, assegnarle ai team interessati e monitorare lo stato direttamente da ClickUp.

Raccogliere informazioni in un formato strutturato con i moduli ClickUp

4. Pubblicare e distribuire

Dopo che la documentazione è stata revisionata e finalizzata, pubblicatela e distribuitela a tutte le parti interessate, come utenti, team interni o sviluppatori. ClickUp è un software di base che può ospitare la documentazione del prodotto e renderla facilmente accessibile ai vostri clienti/teams.

Utilizzo Visualizzazione del calendario di ClickUp per monitorare le scadenze e stabilire Sequenze chiare per la pubblicazione dei documenti. Questo garantisce la finalizzazione e la distribuzione tempestiva dei documenti per tenere tutti informati.

Visualizzare le scadenze di pubblicazione dei documenti con la visualizzazione Calendario di ClickUp

5. Interagire e migliorare

La documentazione della produttività ha bisogno di aggiornamenti costanti per rimanere attuale. Quindi, aggiornatela regolarmente in base al feedback degli utenti, alle modifiche della produttività e alle nuove funzionalità/funzioni per mantenerla valida e accurata.

Per discutere gli aggiornamenti della documentazione in tempo reale, utilizzare ClickUp Chattare . Create canali di chat dedicati per argomenti o progetti specifici. Scambiate feedback, risolvete query e coordinate gli aggiornamenti in modo efficiente.

Scambiate idee e discutete rapidamente le esigenze di revisione attraverso i canali dedicati della ClickUp Chat

Utilizzando Email in ClickUp è possibile inviare email automatiche in base a campi personalizzati, invii di moduli o eventi di attività.

Ad esempio, è possibile inviare un'email quando un'attività è contrassegnata come "In revisione" o l'invio di un modulo evidenzia un problema ad alta priorità. In questo modo il team viene aggiornato sulle modifiche critiche.

Informate le parti interessate sugli aggiornamenti urgenti della documentazione con l'email in ClickUp

6. Integrare ClickUp con il vostro stack tecnologico Integrazioni di ClickUp consentono di connettere senza problemi l'account ClickUp con gli strumenti di project management esistenti. Ciò consente di sincronizzare gli aggiornamenti della documentazione con lo stato di sviluppo.

Ad esempio:

• L'integrazione con GitHub e Jira consente di monitorare la documentazione legata a modifiche specifiche del codice o ad aggiornamenti del prodotto
• Con l'integrazione Slack, è possibile condividere gli aggiornamenti o porre domande all'interno del team, favorendo una comunicazione più rapida sulle attività di documentazione

7. Automazioni di attività ripetitive

Non lasciate che le attività di routine intralcino il vostro processo di documentazione. Utilizzate Automazioni di ClickUp per far funzionare le cose senza intoppi, automatizzando attività ripetitive, coerenti e organizzate.

Ecco come i team di prodotto utilizzano ClickUp Automazioni:

• Assegnare automaticamente attività di revisione ai membri del team quando un documento raggiunge lo stato "Bozza completata"
• Inviare promemoria sulle scadenze imminenti per evitare ritardi
• Aggiornare automaticamente gli stati delle attività, ad esempio spostando un documento a "Revisione finale" una volta che tutti i feedback sono stati integrati
• Notificare al team le pubblicazioni o gli aggiornamenti dei documenti, mantenendo tutti nel giro senza follower manuali

Mantenere coerenti i processi di documentazione del prodotto utilizzando le Automazioni di ClickUp

I nostri ingegneri e product manager erano impantanati in aggiornamenti manuali dello stato tra Jira e altri strumenti. Grazie all'attività di ClickUp, abbiamo recuperato ore di tempo sprecato in attività duplicate. Inoltre, abbiamo accelerato i rilasci dei prodotti migliorando il passaggio dei lavori tra QA, redazione tecnica e marketing.

Nick Foster, Direttore della gestione dei prodotti di Lulu Press

Mantenere e aggiornare la documentazione del prodotto

Creare la documentazione del prodotto è solo metà del lavoro. Ecco come mantenerla attuale e rilevante con una manutenzione continua:

1. Stabilire un programma di aggiornamento della documentazione

Programmate revisioni periodiche della documentazione in occasione dei rilasci del prodotto, degli aggiornamenti principali o dei check-in trimestrali. Coinvolgere i team di sviluppo e di supporto per garantire che il contenuto sia tecnicamente accurato e di facile utilizzo per l'utente.

2. Garantire l'accuratezza e la coerenza nel tempo

Utilizzate guide di stile e modelli per mantenere un tono e un formato coerenti. Rivedete e aggiornate regolarmente i vostri documenti per riflettere eventuali cambiamenti nei prodotti o negli standard aziendali.

3. Coinvolgere team interfunzionali

La collaborazione tra product manager, sviluppatori e supporto clienti è essenziale. Le loro opinioni su aggiornamenti, feedback e problemi mantengono la documentazione accurata e aggiornata.

4. Usare il controllo di versione per la documentazione

Utilizzare controllo della versione del documento funzionalità/funzione che aiutano a monitorare gli aggiornamenti, a tornare alle versioni precedenti e a mantenere una chiara cronologia delle modifiche, soprattutto in ambienti collaborativi.

Superare le sfide della documentazione di prodotto

La documentazione del sistema può essere impostata, ma possono ancora sorgere problemi. Ecco come affrontarle e mantenere tutto sotto controllo:

1. Mantenere la documentazione aggiornata

Con l'evoluzione della produttività, anche la documentazione deve essere aggiornata. Trascurare gli aggiornamenti porta a disinformazione, riduzione dell'efficienza ed errori nell'uso o nello sviluppo del prodotto.

Per mantenere aggiornata la documentazione del prodotto:

✅ Impostare intervalli regolari per la revisione e l'aggiornamento della documentazione, ad esempio dopo ogni rilascio del prodotto o trimestralmente

monitorare le modifiche e gli aggiornamenti per garantire che la documentazione rifletta la versione più recente del prodotto

✅ Impostare promemoria automatici o assegnazioni di attività per avvisare i membri del team quando la documentazione deve essere aggiornata

2. Garantire l'accuratezza

Informazioni errate o non aggiornate, come le specifiche tecniche, comportano un elevato volume di ticket di assistenza, una diminuzione della fiducia e un aumento dei costi di supporto.

Per garantire l'accuratezza della documentazione del prodotto

✅ Far revisionare regolarmente la documentazione da esperti in materia (PMI) e correttori di bozze per individuare errori e mantenere l'accuratezza

utilizzare IA per la documentazione per attività come la stesura di manuali per l'utente, SOP, verbali di riunione, reportistica aziendale, proposte commerciali e materiale di marketing

✅ Mantenere un registro delle modifiche e degli aggiornamenti per monitorare l'accuratezza delle informazioni nel tempo registrato

3. Gestione di grandi volumi di documentazione

La gestione di grandi volumi di documentazione può compromettere la coerenza, ritardare il monitoraggio degli aggiornamenti e mettere in crisi l'organizzazione dei documenti.

Per gestire grandi volumi di documentazione sui prodotti:

utilizzare formati strutturati e una chiara categorizzazione per facilitare la navigazione di grandi volumi di documentazione

✅ Implementare un sistema di gestione dei documenti per archiviare e organizzare tutta la documentazione in un unico luogo

utilizzare tag e categorie per ordinare e recuperare facilmente i documenti

4. Gestire le esigenze e i livelli di competenza di utenti diversi

La base di utenti di un prodotto comprende persone con diversi livelli di esperienza, dai principianti che hanno bisogno di una guida passo passo agli utenti avanzati che cercano informazioni tecniche dettagliate. Inoltre, alcuni utenti hanno preferenze diverse per le istruzioni visive o di testo.

Per soddisfare le esigenze di una base di utenti diversi:

✅ Creare una documentazione su misura per i diversi tipi di utente, come i principianti, gli utenti avanzati e gli amministratori

✅ Usare un linguaggio accessibile e ridurre al minimo il gergo tecnico per rendere il documento comprensibile agli utenti con diversi livelli di competenza

✅ Offrire la documentazione in vari formati (testo, video, infografiche) per soddisfare le diverse preferenze di apprendimento

Migliora la tua documentazione di prodotto con ClickUp

La documentazione di prodotto non è solo un aspetto piacevole, ma è essenziale.

Grazie ai modelli, alle funzionalità di gestione delle attività, all'IA writer integrato e agli strumenti di automazione di ClickUp AI, è possibile creare e mantenere in modo efficiente documenti strutturati, d'impatto e di facile utilizzo.

Dall'organizzazione di guide dettagliate per l'utente e kit di sviluppo software alla semplificazione delle revisioni collaborative e all'integrazione dei feedback, il software di gestione dei prodotti di ClickUp garantisce che ogni parte della vostra documentazione sia chiara, aggiornata e utile.

Inoltre, ClickUp offre collaborazione in tempo reale e integrazione con altri strumenti, rendendo più facile l'allineamento della documentazione con gli aggiornamenti del prodotto e le esigenze dell'utente.

In questo modo i team del supporto e dei commerciali sono gratis e gli utenti hanno a disposizione le conoscenze necessarie per ottenere il massimo dal vostro prodotto.

Volete portare la vostra documentazione di prodotto a un livello superiore? Iscriviti a ClickUp oggi.