Sei nel bel mezzo del lancio di un prodotto e tutto sta procedendo senza intoppi, finché non iniziano ad arrivare le domande.
I tuoi redattori tecnici hanno bisogno di maggiore chiarezza sui flussi di lavoro delle funzionalità/funzioni, il tuo team commerciale desidera un documento di supporto per spiegare i vantaggi del prodotto ai clienti e il tuo team di marketing impiega la maggior parte del tempo a cercare di comprendere le caratteristiche uniche e i fattori di differenziazione del prodotto.
Perché è successo?
Mancanza di una documentazione adeguata sui prodotti!
La documentazione di prodotto non è solo un manuale o una guida pratica, ma una mappa intuitiva che guida ogni membro del team attraverso il tuo prodotto, dal reparto commerciale e marketing ai team di supporto clienti e sviluppo.
Questa guida illustra come creare una documentazione di prodotto che infonda fiducia tra le parti interessate e ti dia il controllo sul processo di gestione dei prodotti.
Che cos'è la documentazione di prodotto?
La documentazione di prodotto si riferisce ai materiali scritti e visivi che descrivono le funzionalità/funzioni, l'utilizzo e le caratteristiche di un prodotto.
Si tratta di una base di conoscenze interna con guide dettagliate, procedure operative standard, suggerimenti per la risoluzione dei problemi, guide all'installazione, manuali API, strategie di prodotto, casi d'uso e manuali utente.
Tipi di documentazione di prodotto
Ecco una semplice panoramica dei tipi di documentazione di prodotto che mantengono informati i tuoi team:
1. Documentazione utente
Progettato per gli utenti finali del prodotto, questo documento offre istruzioni dettagliate per l'utilizzo di tutte le funzionalità/funzioni. Include passaggi dettagliati sull'esecuzione delle attività, la navigazione nel prodotto e la risoluzione dei problemi più comuni, con screenshot, video e domande frequenti per semplificare le operazioni complesse.
2. Base di conoscenza
Questa libreria online di informazioni self-service include articoli, domande frequenti e guide alla risoluzione dei problemi. Fornisce risposte ricercabili a problemi comuni, aiuta gli utenti a risolvere i problemi in modo indipendente e alleggerisce il carico di lavoro dei team del supporto.
3. Kit di sviluppo software (SDK)
Un SDK offre agli sviluppatori le risorse necessarie, quali strumenti, librerie, API e codice di esempio, per creare o migliorare applicazioni per un prodotto o una piattaforma specifici. Include istruzioni di integrazione e ambienti di sviluppo, consentendo agli sviluppatori di lavorare in modo efficiente senza dover partire da zero.
Per saperne di più: I 10 migliori software di documentazione tecnica
4. Documentazione delle funzionalità/funzioni
Spiega in modo approfondito le funzionalità/funzioni di un prodotto, descrivendone il funzionamento, le modalità d'uso e casi d'uso specifici. Comune nelle aziende aziendali, questo documento tecnico evidenzia anche funzionalità avanzate e opzioni di configurazione che non hanno una visibilità immediata per l'utente medio.
5. Guide alla risoluzione dei problemi
Questa documentazione tecnica presenta un elenco degli errori più comuni, delle loro cause e delle soluzioni, consentendo ai team del supporto e ai clienti di risolvere rapidamente i problemi senza ricorrere a livelli di supporto superiori.
Ad esempio, se gli utenti di un servizio di archiviazione cloud riscontrano errori nel caricamento dei file a causa di problemi di autorizzazione, la documentazione tecnica dovrebbe mostrare il messaggio di errore, spiegarne la causa e fornire i passaggi necessari per modificare le autorizzazioni.
6. Documentazione di marketing
La documentazione di marketing mette in evidenza le funzionalità/funzioni, i vantaggi e i punti di forza/differenziali di un prodotto rispetto alla concorrenza. Comprende brochure, casi di studio, analisi della concorrenza e presentazioni dei prodotti per potenziali clienti e team commerciali.
7. Manuale di istruzioni
Queste guide dettagliate e complete trattano l'assemblaggio, la configurazione o l'utilizzo di un prodotto. Forniscono informazioni complete, dalla configurazione alle operazioni avanzate, e sono fondamentali per prodotti complessi, come dispositivi hardware, elettrodomestici o software complessi.
8. Note di rilascio
Le note di rilascio del software riepilogano le nuove funzionalità, le correzioni di bug, i miglioramenti e gli aggiornamenti di un prodotto. Le note di rilascio hanno lo scopo di aiutare i clienti esistenti, gli amministratori e gli sviluppatori a utilizzare le nuove funzionalità e a prendere coscienza dei problemi risolti.
Best practice nella documentazione dei prodotti
Una documentazione scadente può compromettere il tuo prodotto. Ecco come renderla chiara, efficace e intuitiva per gli utenti:
1. Utilizza modelli e formati standard
I product manager concordano sul fatto che creare documenti relativi ai prodotti da zero richiede molto tempo.
I formati standard e i modelli di documentazione tecnica offrono una struttura chiara, semplificando la creazione e la manutenzione e rendendo la documentazione più facile da seguire per gli utenti.
I vantaggi sono evidenti:
- Coerenza: l'utilizzo dello stesso formato per le note di rilascio del software, le guide alla risoluzione dei problemi e i manuali utente consente agli utenti di trovare rapidamente le informazioni importanti.
- Efficienza: disporre di un modello standard per la redazione della documentazione tecnica aumenta l'efficienza fornendo una struttura predefinita per vari tipi di documenti.
- Scalabilità: man mano che vengono aggiunte nuove funzionalità/funzioni, la documentazione può essere facilmente aggiornata utilizzando la stessa struttura.
Ad esempio, il modello di documentazione di progetto ClickUp mantiene tutti i dettagli del tuo progetto ben organizzati in un unico posto centralizzato per un facile accesso.
Ad esempio, se il tuo software include un processo di approvazione con più passaggi unico nel suo genere:
- Delinea l'ambito del progetto, gli obiettivi e le tempistiche di completamento: la panoramica del progetto utilizzando ClickUp Docs.
- Aggiungi una sezione dedicata al "Flusso di lavoro di approvazione" al tuo modello di documentazione.
- Monitora lo stato di avanzamento del progetto utilizzando la vista Diagramma di Gantt e modifica le sequenze in base alle necessità.
Adatta il modello alle tue esigenze, personalizzando titoli, sezioni e stili in modo da riflettere le funzionalità uniche del tuo prodotto, mantenendo al contempo gli elementi fondamentali uniformi in tutti i documenti.
Per saperne di più: 10 modelli di ingegneria per ingegneri software e di prodotto
2. Scrivi istruzioni chiare e concise
Una documentazione efficace dei prodotti si basa sulla chiarezza. Senza di essa, gli utenti potrebbero avere difficoltà a comprendere come utilizzare il prodotto, con conseguente confusione, errori e diminuzione dell'usabilità.
Istruzioni chiare e concise riducono la necessità di ulteriore supporto, consentendo agli utenti di risolvere i problemi in modo autonomo.
Ecco come far risaltare la tua documentazione:
Usa un linguaggio semplice: evita il gergo tecnico, a meno che non sia necessario. Se devi usarlo, fornisci definizioni chiare.
Esempio:
Prima: Autenticazione tramite il protocollo OAuth2
Dopo: Accedi con sicurezza utilizzando OAuth2
Sii diretto: concentrati sui passaggi concreti ed elimina parole o spiegazioni superflue.
Esempio:
Prima: Si consiglia di fare clic sul pulsante "Salva".
Dopo: Fai clic su "Salva".
Usa la voce attiva: rende le istruzioni più dirette e facili da seguire.
Esempio:
Prima: Le impostazioni devono essere configurate dall'utente.
Dopo: Configura le impostazioni
Evita le supposizioni: non dare mai per scontato che gli utenti conoscano già determinati termini o passaggi. Spiega eventuali prerequisiti.
Esempio:
Prima: installa il plugin e procedi
Dopo: Scarica il plugin dal link collegato, quindi fai clic su "Installa".
Inoltre, suddividi le istruzioni in piccoli passaggi. Utilizza elenchi numerati per le istruzioni sequenziali e elenchi puntati per ulteriori dettagli o suggerimenti. Utilizza frasi e paragrafi brevi, ciascuno incentrato su un'unica idea principale, per migliorare la leggibilità e la comprensione.
Per i termini tecnici, inserisci un glossario all'inizio o alla fine del documento oppure utilizza i suggerimenti per le definizioni. Illustra le istruzioni con esempi o scenari per aiutare gli utenti a comprendere come applicare i passaggi.
💡Suggerimento professionale: per semplificare il tuo lavoro, utilizza ClickUp Brain, uno scrittore IA, per riformulare frasi complesse in un linguaggio più semplice e intuitivo. Il controllo ortografico integrato fornisce anche correzioni in tempo reale per le parole errate, rendendo le tue istruzioni prive di errori e facili da comprendere, pur mantenendo contenuti di alta qualità.
3. Sfrutta gli ausili visivi
Includi elementi multimediali per suddividere processi complessi o dettagli tecnici in parti più facilmente comprensibili, rendendoli più semplici da capire.
Immagini, screenshot, video e GIF garantiscono chiarezza, comprensione e maggiore memorizzazione.
Il motivo principale per cui aggiungi la documentazione dei prodotti è risolvere i problemi dei membri del tuo team o degli utenti finali e aiutarli a ottenere il massimo dal software, ed è proprio questo il ruolo degli ausili visivi.
Quando crei la documentazione dei prodotti, ecco alcuni ausili visivi per i team tecnici per migliorare la chiarezza.
| Tipo di elemento visivo | Caso d'uso ottimale | Esempio |
| Screenshot | Per mostrare sezioni specifiche di un'interfaccia utente e guidare visivamente gli utenti | Uno screenshot che mostra esattamente dove cliccare in un menu delle impostazioni |
| Diagrammi | Per spiegare flussi di lavoro complessi o processi di sistema difficili da descrivere a parole | Un diagramma di flusso che illustra come i dati fluiscono attraverso un sistema CRM |
| Screenshot annotati | Per evidenziare parti specifiche di una schermata, con annotazioni che mostrano esattamente su cosa concentrarsi | Screenshot di una dashboard con frecce ed etichette che indicano ciascuna funzionalità/funzione |
| Infografiche | Per presentare grandi quantità di informazioni in un formato visivo di facile lettura | Un'infografica che riepiloga le differenze tra i piani tariffari |
| Video e GIF | Per dimostrazioni visive passo passo o funzionalità/funzioni interattive | Una GIF che mostra come trascinare e rilasciare gli elementi in un task manager per le attività |
Non dimenticare di includere un testo alternativo o una spiegazione testuale accanto alle immagini per motivi di accessibilità.
💡Suggerimento professionale: utilizza le lavagne online ClickUp per raccogliere e organizzare le specifiche tecniche con il tuo team durante il processo di sviluppo del prodotto. Crea bozze e progetta layout per interfacce utente o sezioni di documentazione direttamente sulla lavagna e collabora con i membri del team in tempo reale, consentendo a tutti di contribuire con idee, apportare modifiche e fornire feedback istantaneamente.
Anche i ClickUp Clip sono una vera rivoluzione in questo campo. Ma ne parleremo più avanti.
Ora che hai imparato le best practice, è il momento di dare vita alla documentazione dei tuoi prodotti utilizzando ClickUp.
Come creare un flusso di lavoro per la documentazione dei prodotti utilizzando ClickUp
Il software di gestione dei prodotti ClickUp è progettato per semplificare il modo in cui un team di prodotto crea, gestisce e aggiorna la documentazione nel processo di sviluppo del prodotto.
Ecco come puoi utilizzare ClickUp per creare un buon flusso di lavoro per la documentazione dei prodotti:
1. Comprendere l'utente finale
Vuoi creare un documento di prodotto che sia davvero utile per l'utente. Inizia cercando di capire chi utilizzerà il documento, il loro livello di competenza tecnica e i dispositivi su cui consumeranno questi contenuti.
Inoltre, ricava informazioni utili dalle interazioni con i clienti, dall'analisi dell'utilizzo dei prodotti e dai moduli di feedback per garantire che la documentazione dei tuoi prodotti sia in linea con le esigenze del pubblico e risponda alle sue esigenze.
Quindi, crea schemi dettagliati direttamente in ClickUp Docs per mappare il contenuto e la struttura di ogni tipo di documento. Utilizza le intestazioni per organizzare le sezioni, le tabelle per strutturare le informazioni complesse e le liste di controllo per le guide passo passo.
ClickUp Docs ti consente di:
- Collabora facilmente con i commenti in linea, che consentono al team di discutere direttamente all'interno del documento.
- Effettua il monitoraggio delle modifiche e torna alle versioni precedenti quando necessario.
- Collega i documenti collegati per migliorare la navigazione e il contesto all'interno della documentazione dei tuoi prodotti.
Puoi anche utilizzare un modello di documento dei requisiti di prodotto (PRD) per definire i requisiti di prodotto. Questo formato strutturato fornisce ai redattori tecnici e agli sviluppatori una guida chiara per la creazione di una documentazione accurata.
Per saperne di più: 20 modelli gratis per la gestione dei prodotti
2. Assegna ruoli e responsabilità
Assegna ruoli chiari per la stesura, la revisione e l'aggiornamento di ogni documento per evitare colli di bottiglia e promuovere la responsabilità.
Utilizza le attività di ClickUp per creare attività per ogni sezione della documentazione e assegnarle a membri specifici del team.
Puoi anche utilizzare i campi personalizzati di ClickUp per assegnare ruoli quali "Autore", "Revisore" e "Approvatore" all'interno di ciascuna attività di ClickUp e ottenere una panoramica dello stato dei relativi ruoli.
3. Bozza e revisione
Una volta che il tuo redattore tecnico ha condiviso la bozza del documento di prodotto in ClickUp Docs, tutte le parti interessate, come il product manager, il marketer, ecc., possono effettuare delle modifiche, aggiungere commenti e assicurarsi che la roadmap del prodotto contenga tutto ciò di cui un membro del team di prodotto o un utente potrebbe aver bisogno.
In questa fase, puoi utilizzare ClickUp Clips per registrare istruzioni e spiegare le funzionalità in modo visivo. Ciò è particolarmente utile per documentare funzionalità complesse, poiché Clips ti consente di registrare lo schermo mentre fornisci commenti.
Utilizza ClickUp Forms per creare moduli per raccogliere feedback dai membri del team, dagli utenti o dalle parti interessate. Il product manager può convertire le risposte in attività, assegnarle ai team competenti e effettuare il monitoraggio direttamente da ClickUp.
4. Pubblica e effettua la distribuzione
Dopo che la documentazione è stata revisionata e finalizzata, pubblicala e distribuiscila a tutte le parti interessate, come utenti, team interni o sviluppatori. ClickUp funge anche da software di knowledge base in grado di ospitare la documentazione dei prodotti e renderla facilmente accessibile ai tuoi clienti/team.
Utilizza la vista calendario di ClickUp per monitorare le scadenze e impostare tempistiche chiare per la pubblicazione dei documenti. Ciò garantisce il completamento e la distribuzione tempestivi, in modo che tutti siano sempre informati.
5. Ripeti e migliora
La documentazione dei prodotti necessita di aggiornamenti costanti per rimanere pertinente. Pertanto, aggiornatela regolarmente sulla base dei feedback degli utenti, delle modifiche ai prodotti e delle nuove funzionalità/funzioni, in modo da mantenerla valida e accurata.
Per discutere in tempo reale degli aggiornamenti della documentazione, utilizza ClickUp Chat. Crea canali di chat dedicati per argomenti o progetti specifici. Scambia feedback, risolvi query e coordina gli aggiornamenti in modo efficiente.
Utilizzando la funzione Email in ClickUp, puoi anche inviare email automatiche basate su campi personalizzati, invio di moduli o eventi relativi alle attività.
Ad esempio, invia un'email quando un'attività viene contrassegnata come "In revisione" o quando l'invio di un modulo evidenzia un problema di alta priorità. In questo modo il tuo team sarà sempre aggiornato sui cambiamenti critici.
6. Integra ClickUp con il tuo stack tecnologico
Le integrazioni ClickUp ti consentono di collegare facilmente il tuo account ClickUp con i tuoi strumenti di project management esistenti. Ciò ti aiuta a sincronizzare gli aggiornamenti della documentazione con lo stato di avanzamento dello sviluppo.
Ad esempio:
- L'integrazione tra GitHub e Jira ti consente di effettuare il monitoraggio della documentazione legata a specifiche modifiche al codice o aggiornamenti dei prodotti.
- Con l'integrazione Slack, puoi effettuare la condivisione di aggiornamenti o porre domande all'interno del tuo team, favorendo una comunicazione più rapida sulle attività di documentazione.
7. Automatizza le attività ripetitive
Non lasciare che le attività di routine rallentino il processo di documentazione. Utilizza ClickUp Automazioni per garantire il corretto funzionamento automatizzando le attività ripetitive, costanti e organizzate.
Ecco come i team di prodotto utilizzano le automazioni di ClickUp:
- Assegna automaticamente le attività di revisione ai membri del team quando un documento raggiunge lo stato "Bozza completata".
- Invia promemoria delle date di scadenza imminenti per evitare ritardi.
- Aggiorna automaticamente lo stato delle attività, ad esempio spostando un documento alla fase di "Revisione finale" una volta integrati tutti i feedback.
- Informa il tuo team delle pubblicazioni o degli aggiornamenti dei documenti, tenendo tutti aggiornati senza follow-up manuali.
I nostri ingegneri e product manager erano oberati dal lavoro manuale di aggiornamento dello stato tra Jira e altri strumenti. Con ClickUp, abbiamo recuperato ore di tempo sprecato in attività duplicate. Ancora meglio, abbiamo accelerato il rilascio dei prodotti migliorando il passaggio di consegne tra QA, redazione tecnica e marketing.
I nostri ingegneri e product manager erano oberati dal lavoro manuale di aggiornamento dello stato tra Jira e altri strumenti. Con ClickUp, abbiamo recuperato ore di tempo sprecato in attività duplicate. Ancora meglio, abbiamo accelerato il rilascio dei prodotti migliorando il passaggio di consegne tra QA, redazione tecnica e marketing.
Manutenzione e aggiornamento della documentazione dei prodotti
La creazione della documentazione di prodotto è solo metà del lavoro. Ecco come mantenerla aggiornata e pertinente con una manutenzione continua:
1. Stabilisci un programma di aggiornamento della documentazione
Pianifica revisioni regolari della documentazione in occasione del rilascio di nuovi prodotti, aggiornamenti importanti o controlli trimestrali. Coinvolgi i team di sviluppo e del supporto per garantire che i contenuti siano tecnicamente accurati e di facile utilizzo.
2. Garantite accuratezza e coerenza nel tempo
Utilizza guide di stile e modelli per mantenere un tono e un formato coerenti. Rivedi e aggiorna regolarmente i tuoi documenti per riflettere eventuali modifiche agli standard dei prodotti o dell'azienda.
3. Coinvolgi team interfunzionali
La collaborazione tra product manager, sviluppatori e supporto clienti è fondamentale. Le loro opinioni su aggiornamenti, feedback e problemi consentono di mantenere la documentazione accurata e aggiornata.
4. Utilizza il controllo delle versioni per la documentazione
Utilizza le funzionalità di controllo delle versioni dei documenti per monitorare gli aggiornamenti, ripristinare le versioni precedenti e mantenere una cronologia chiara delle modifiche, soprattutto in ambienti collaborativi.
Superare le sfide della documentazione dei prodotti
La documentazione del tuo sistema potrebbe essere già configurata, ma potrebbero comunque sorgere delle difficoltà. Ecco come affrontarle e mantenere tutto sotto controllo:
1. Mantenere aggiornata la documentazione
Man mano che i prodotti evolvono, anche la documentazione deve evolversi. Trascurare gli aggiornamenti porta a informazioni errate, diminuzione dell'efficienza ed errori nell'uso o nello sviluppo dei prodotti.
Per mantenere aggiornata la documentazione dei tuoi prodotti:
✅ Stabilisci intervalli regolari per la revisione e l'aggiornamento della documentazione, ad esempio dopo ogni rilascio di prodotto o trimestralmente.
✅ Tieni traccia delle modifiche e degli aggiornamenti per garantire che la documentazione rifletta la versione più recente del prodotto.
✅ Imposta promemoria automatici o assegnazioni di attività per avvisare i membri del team quando la documentazione deve essere aggiornata.
2. Garantire l'accuratezza
Informazioni errate o obsolete, come le specifiche tecniche, comportano un elevato volume di richieste di supporto, una diminuzione della fiducia e un aumento dei costi di supporto.
Per garantire l'accuratezza della documentazione dei tuoi prodotti
✅ Fai revisionare regolarmente la documentazione da esperti in materia (SME) e correttori di bozze per individuare eventuali errori e garantire la massima accuratezza.
✅ Utilizza l'IA per attività di documentazione quali la redazione di manuali utente, procedure operative standard, verbali di riunioni, relazioni aziendali, proposte commerciali e materiale di marketing.
✅ Tieni un registro delle modifiche e degli aggiornamenti per effettuare il monitoraggio dell'accuratezza delle informazioni nel tempo.
3. Gestione di grandi volumi di documentazione
La gestione di grandi volumi di documentazione può compromettere la coerenza, ritardare il monitoraggio degli aggiornamenti e creare disordine nell'organizzazione dei documenti.
Per gestire grandi volumi di documentazione relativa ai prodotti:
✅ Utilizza formati strutturati e una chiara categorizzazione per facilitare la navigazione in grandi volumi di documentazione.
✅ Implementa un sistema di gestione dei documenti per archiviare e organizzare tutta la documentazione in un unico posto.
✅ Utilizza tag e categorie per ordinare e recuperare facilmente i documenti
4. Gestire le diverse esigenze degli utenti e i diversi livelli di competenza
La base di utenti di un prodotto comprende persone con diversi livelli di esperienza, dai principianti che necessitano di una guida passo passo agli utenti avanzati che cercano informazioni tecniche dettagliate. Inoltre, alcuni utenti hanno preferenze diverse per quanto riguarda le istruzioni visive o di testo.
Per soddisfare le esigenze di una base di utenti diversificata:
✅ Crea una documentazione su misura per diversi tipi di utenti, come principianti, utenti avanzati e amministratori.
✅ Utilizza un linguaggio accessibile e riduci al minimo il gergo tecnico per rendere il documento comprensibile agli utenti con diversi livelli di competenza.
✅ Offri documentazione in vari formati (testo, video, infografiche) per soddisfare le diverse preferenze di apprendimento.
Migliora la documentazione dei tuoi prodotti con ClickUp
La documentazione dei prodotti non è solo un optional, ma è essenziale.
Con i modelli, le funzionalità di gestione delle attività, lo scrittore AI integrato e gli strumenti di automazione di ClickUp, puoi creare e mantenere in modo efficiente documenti strutturati, efficaci e di facile utilizzo.
Dall'organizzazione di guide utente dettagliate e kit di sviluppo software alla semplificazione delle revisioni collaborative e all'integrazione dei feedback, il software di gestione dei prodotti ClickUp garantisce che ogni parte della tua documentazione sia chiara, aggiornata e utile.
Inoltre, ClickUp offre collaborazione in tempo reale e integrazione con altri strumenti, il che rende più facile allineare la documentazione agli aggiornamenti dei prodotti e alle esigenze degli utenti.
Ciò consentirà ai tuoi team di supporto e commerciali di dedicarsi ad altre attività e fornirà agli utenti le conoscenze necessarie per ottenere il massimo dal tuo prodotto.
Vuoi portare la documentazione dei tuoi prodotti a un livello superiore? Iscriviti oggi stesso a ClickUp.