Hai creato il documento, inviato gli aggiornamenti e creato i playbook.
Ma quando qualcuno ha bisogno di quelle informazioni, cosa succede? 💭
La barra di ricerca è una delle funzionalità/funzioni più utilizzate in qualsiasi area di lavoro digitale, ma quando non funziona bene, le persone se ne accorgono.
In questo post del blog analizzeremo cos'è la ricerca interna, perché spesso non è all'altezza delle aspettative e come puoi farla funzionare senza intoppi per il tuo team. Daremo anche un'occhiata a come ClickUp rende possibile tutto questo. 🌐
Che cos'è la ricerca interna?
La ricerca interna è una tecnologia specializzata che consente agli utenti di trovare informazioni all'interno dell'ecosistema digitale della propria organizzazione. Questa funzione consente una connessione tra i dipendenti e i documenti, i file e le risorse archiviati sulle piattaforme aziendali senza accedere alla rete Internet pubblica.
Funziona esclusivamente su dati organizzativi privati, creando un sistema di recupero delle informazioni con sicurezza e su misura per i contenuti specifici della tua azienda.
I moderni motori di ricerca interni indicizzano le informazioni provenienti da basi di conoscenza, motori di ricerca intranet, unità condivise, canali di comunicazione e strumenti di project management. La funzione di ricerca elabora le query per trovare i contenuti pertinenti in tutti questi repository integrati.
In questo modo, i membri del team potranno accedere alle informazioni indipendentemente dalla loro posizione nello spazio di lavoro digitale.
🧠 Curiosità: Il primo vero motore di ricerca interno era un catalogo di schede. Le biblioteche lo hanno utilizzato per secoli per aiutare le persone a trovare libri in base ad argomenti, autori o persino parole chiave oscure.
Perché la ricerca interna è fondamentale
Oltre il 60% del tempo di un team è dedicato alla ricerca di contesti: sfogliare schede, scavare tra strumenti e chiedere in giro per ottenere link. Si tratta di un enorme spreco di produttività che spesso passa inosservato.
Ecco cosa rende possibile un motore di ricerca interno migliore:
- Accesso più rapido alle informazioni: I team perdono meno tempo nel monitoraggio dei documenti, dei messaggi o delle decisioni
- Meno domande ripetitive: Le persone possono trovare le risposte da sole invece di chiedere agli altri
- Uso più intelligente del lavoro esistente: le campagne, le specifiche e le risorse passate sono più facili da riutilizzare
- Onboarding più agevole: i nuovi assunti si ambientano più rapidamente quando possono cercare e trovare autonomamente il contesto
- Maggiore allineamento tra i team: tutti operano sulla base delle stesse informazioni aggiornate
- Maggiore visibilità per i leader: le lacune nei flussi di lavoro o nelle risorse di gestione della documentazione diventano più facili da individuare
⭐ Funzionalità/funzione del modello
Rendi la ricerca interna semplicissima con il modello Knowledge Base di ClickUp. Organizza le informazioni del team, collega le risorse chiave e struttura il contenuto in wiki, così le risposte saranno sempre a portata di clic.
Funzionalità/funzione di uno strumento di ricerca interno efficace
Cosa rende un motore di ricerca interno davvero potente? Queste funzionalità/funzioni chiave trasformano il modo in cui il tuo team trova le informazioni:
🔑 Tutto in un unico posto
Una buona funzionalità di ricerca crea un unico punto di riferimento per tutte le conoscenze della tua azienda. Digiti una volta la tua query e ottieni risultati da ogni fonte: documenti, conversazioni, ticket e progetti vengono visualizzati tutti insieme.
📌 Esempio: cercando "politica di rimborso" vengono visualizzate le linee guida ufficiali dalla tua knowledge base insieme alle conversazioni pertinenti del servizio clienti e agli aggiornamenti esecutivi sulle modifiche alla politica.
🔑 Comprende le domande reali
La ricerca intelligente capisce cosa intendi, non solo ciò che digiti. Il sistema interpreta le domande in linguaggio naturale e le query di conversazione senza richiedere corrispondenze esatte delle parole chiave.
📌 Esempio: chiedi "Come posso richiedere un permesso?" e il sistema troverà i moduli e le politiche HR corretti senza richiedere corrispondenze esatte delle parole chiave. Il motore di ricerca interno comprende l'intento, sia che qualcuno chieda informazioni su ferie, permessi o giorni di riposo.
📮 Approfondimento ClickUp: il 30% dei nostri intervistati si affida a strumenti di IA per la ricerca e la raccolta di informazioni. Ma esiste un'IA che ti aiuta a trovare quel file smarrito al lavoro o quell'importante thread di Slack che hai dimenticato di salvare?
Sì! La ricerca connessa basata sull'IA di ClickUp è in grado di cercare istantaneamente in tutti i contenuti del tuo spazio di lavoro, comprese le app di terze parti integrate, fornendo approfondimenti, risorse e risposte. Risparmia fino a 5 ore alla settimana con la ricerca avanzata di ClickUp!
🔑 Mostra ciò che è importante per te
Il tuo ruolo dovrebbe dare forma al tuo risultato.
L'esperienza di ricerca si adatta in base al tuo reparto, ai tuoi progetti e ai modelli di ricerca precedenti per dare priorità a ciò che è più rilevante per te.
📌 Esempio: quando gli ingegneri cercano "autenticazione", vedono prima la documentazione tecnica, mentre il reparto commerciale vede nelle prime posizioni dei risultati le spiegazioni rivolte ai client relative alla stessa funzionalità/funzione.
Ad esempio, Brain MAX, l'app desktop autonoma di ClickUp, fornisce risposte altamente pertinenti e personalizzate in base al tuo ruolo specifico. Che tu sia un project manager, uno sviluppatore o un creativo, ti aiuta integrandosi profondamente con il tuo intero spazio di lavoro. Con la funzione di conversione da voce a testo, puoi semplicemente esprimere le tue idee, domande o attività e Brain MAX le comprende immediatamente e agisce di conseguenza. Non dovrai più destreggiarti tra più strumenti o cercare informazioni: tutto ciò di cui hai bisogno è riunito in un unico posto, rendendo il tuo flusso di lavoro più intelligente, veloce e personalizzato che mai.
🔑 Restringe facilmente il campo di ricerca
Semplici filtri ti aiutano a individuare esattamente ciò di cui hai bisogno senza dover imparare complessi operatori di ricerca o linguaggi tecnici di query.
📌 Esempio: Cerchi risorse di progettazione recenti? Filtra rapidamente le query di ricerca per tipo di file, data di creazione e reparto per trovare immediatamente i materiali necessari per la tua presentazione.
🔑 Fa la connessione tra idee correlate
Un motore di ricerca basato sull'IA comprende le relazioni tra i concetti, riconoscendo i sinonimi e le connessioni tra gli argomenti senza richiedere corrispondenze esatte dei termini. Ciò migliora la cosiddetta ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO), rendendo le informazioni più facilmente reperibili, anche quando gli utenti effettuano ricerche con termini diversi.
📌 Esempio: Cercando "onboarding" si ottengono risultati relativi all'orientamento dei nuovi assunti, alla configurazione dei dipendenti e alle procedure del primo giorno, anche se queste frasi specifiche non erano incluse nella ricerca nella tua knowledge base.
Sfide comuni nella ricerca interna
Anche quando esiste un motore di ricerca interno, spesso non soddisfa le reali esigenze dei team. Prima di risolvere il problema, è necessario capire cosa non funziona.
Ecco i problemi più comuni che i team devono affrontare. ⚠️
- Rilevanza dei risultati: la ricerca interna al sito mostra troppi elementi non pertinenti, costringendo gli utenti a scorrere o indovinare quali potrebbero essere utili
- copertura dei contenuti: *Aree chiave come descrizioni delle attività, commenti o allegati vengono spesso tralasciate durante l'indice
- Esperienza di filtraggio: i filtri risultano macchinosi, confusi o troppo limitati per aiutare a restringere i risultati della ricerca
- Attualità dei contenuti: Le pagine obsolete o i documenti vecchi vengono visualizzati per primi, mentre gli aggiornamenti recenti e pertinenti vengono nascosti
- Approfondimenti sulla ricerca: I team non possono vedere ciò che le persone cercano ma non riescono a trovare, quindi le lacune nei contenuti rimangono nascoste
🔍 Lo sapevi? Paul Otlet, un visionario belga dei primi del Novecento, ha cercato di catalogare tutto il sapere umano in un progetto chiamato Mundaneum. Ha immaginato delle schede consultabili alimentate da telegrafi, come una sorta di Google cartaceo per le istituzioni.
Come ClickUp risolve i punti critici della ricerca interna
Il lavoro oggi è compromesso.
I nostri progetti, le nostre conoscenze e le nostre comunicazioni sono sparsi su strumenti scollegati tra loro che rallentano il nostro lavoro.
ClickUp risolve questo problema con l'app Tutto per il lavoro che combina progetti, conoscenze e chat in un unico posto, il tutto alimentato dall'IA che ti aiuta a lavorare in modo più veloce e intelligente.
Ecco come gestisce la ricerca interna. 👀
🕵️ Puoi effettuare ricerche tra attività, documenti, commenti e altro ancora
La ricerca aziendale basata sull'intelligenza artificiale di ClickUp va oltre la semplice corrispondenza superficiale. Esegue la scansione delle descrizioni delle attività, dei campi personalizzati, delle attività secondarie, dei documenti, dei commenti, degli allegati: tutto, compresi i dati strutturati e non strutturati.
Otterrai risultati completi e ricchi di contesto che riflettono il lavoro reale in tutti gli spazi e le cartelle.
Supponiamo che un responsabile delle operazioni di fatturato stia cercando di individuare le regole aggiornate di instradamento dei lead dell'ultimo trimestre. Digita "aggiornamento punteggio lead" e Connected Search visualizza immediatamente il documento creato nella cartella RevOps, l'attività originale dall'elenco OKR del secondo trimestre e il thread in cui il reparto vendite e marketing ha definito i nuovi criteri.
🧰 Puoi restringere i risultati all'istante
I filtri di ClickUp ti aiutano a fare ordine.
Affina i risultati con i filtri avanzati di ClickUp Enterprise Search
Puoi ottenere risultati di ricerca pertinenti in base al tipo di attività, alla posizione, all'assegnatario, alla data di scadenza, al tag o persino a campi personalizzati specifici come "Team" o "Nome cliente".
Esempio, un direttore creativo che lavora al rinnovamento del marchio di un client desidera solo le attività di progettazione aperte assegnate al team visivo, contrassegnate con il tag "Acme Rebrand" e con scadenza entro questo mese.
Applicano filtri per lo stato delle attività, il team e la data di scadenza, quindi ottengono un elenco preciso pronto per essere esaminato con un solo clic.
🧠 Curiosità: prima dell'avvento dei motori di ricerca digitali o esterni, i monaci medievali creavano i florilegia, raccolte di citazioni scritte a mano. Raggruppavano le citazioni tratte dai testi religiosi per tema, in modo da poterle consultare facilmente durante i sermoni.
🪄 Ricevi suggerimenti intelligenti quando ne hai bisogno
ClickUp Brain, l'assistente AI integrato, comprende il contesto alla base della tua domanda e non si limita solo ai termini di ricerca.
Puoi digitare prompt in linguaggio naturale come "Dov'è la versione finale del sito web?" e ottenere una risposta che attinge da attività, commenti, documenti e Sequenza.
Supponiamo che un content strategist voglia vedere cosa è cambiato durante l'ultimo lancio del blog. Chiede "Cosa è cambiato nel lancio degli aggiornamenti di aprile?" e l'IA connessa risponde con un riepilogo/riassunto del thread delle attività, le modifiche ai documenti pertinenti e gli aggiornamenti della lista di controllo collegata.
🦾 Puoi ottenere risposte immediate con gli agenti automatici IA
Gli agenti automatici con intelligenza artificiale di ClickUp aiutano il tuo team a trovare rapidamente le risposte. Imposta gli agenti nei canali di chat o negli elenchi per rispondere automaticamente alle domande utilizzando le attività, i documenti e i commenti del tuo spazio di lavoro.
Esempio, quando qualcuno chiede "Dov'è l'ultima lista di controllo di onboarding?" l'agente risponde immediatamente con il documento o l'attività giusta, senza bisogno di effettuare ricerche. Sei tu a controllare quali fonti di conoscenza utilizza l'agente, quindi le risposte sono sempre accurate e aggiornate.
📚 Puoi trasformare rapidamente i risultati di ricerca in conoscenze
Organizza le conoscenze riutilizzabili in ClickUp Doc
ClickUp Docs consente al tuo team di organizzare approfondimenti, procedure operative standard e documenti di processo in un unico posto. Puoi collegare i documenti alle attività correlate, inserirli nei wiki e visualizzarli tramite la ricerca e l'intelligenza artificiale.
È anche facile applicare un modello di knowledge base in modo da poter iniziare subito a documentare.
Supponiamo che un PM junior trovi una vecchia lista di controllo relativa al lancio di una funzionalità/funzione di esito positivo che è ancora rilevante.
Lo convertono in un documento ClickUp, lo collegano all'attuale attività di pianificazione dello sprint e lo aggiungono al wiki del team di prodotto sotto "Best practice di lancio". Ora chiunque può riutilizzarlo senza duplicare il lavoro o chiedere in giro.
Come ha condiviso Victoria Berryman, Marketing Operations Manager presso Seequent:
Avere la documentazione dei processi e la gestione delle attività del nostro team in un unico posto ci aiuta a risparmiare tempo nella ricerca delle informazioni. Ci fornisce inoltre un'unica fonte di verità per le informazioni.
Avere la documentazione dei processi e la gestione delle attività del nostro team in un unico posto ci aiuta a risparmiare tempo nella ricerca delle informazioni. Ci fornisce inoltre un'unica fonte di verità per le informazioni.
🔗 Puoi importare i risultati dai tuoi strumenti aggiunti ai preferiti
Effettua ricerche tra diversi strumenti utilizzando le integrazioni ClickUp
Le integrazioni di ClickUp creano la connessione tra il tuo spazio di lavoro e app come Google Drive, Slack, GitHub, Figma e altre, estendendo la tua ricerca a diversi strumenti.
Esempio, un responsabile del controllo qualità desidera esaminare gli ultimi rapporti sui bug archiviati in GitHub. Invece di passare da una piattaforma all'altra, cerca "bug critici - app mobile" all'interno di ClickUp e visualizza i problemi GitHub in sincronia con le attività interne correlate e le note di test.
Una sola ricerca, contesto completo.
🔍 Lo sapevi? Una ricerca IDC mostra che nelle grandi aziende con 500 o più dipendenti, solo il 45% dei dipendenti utilizza attivamente i sistemi di gestione delle conoscenze. Ciò significa che la maggior parte dei dipendenti non utilizza questi strumenti.
Best practice per migliorare la ricerca interna
Un buon motore di ricerca interno richiede abitudini coerenti da parte di tutto il tuo team per mantenere le informazioni ricercabili, strutturate e aggiornate.
Ecco su cosa concentrarti. 👇
📂 Ripulisci la struttura dei tuoi contenuti
Organizza le informazioni in modo logico prima di aspettarti che la ricerca faccia miracoli. Rimuovi i documenti duplicati, standardizza le convenzioni di denominazione e stabilisci gerarchie di cartelle chiare.
📌 Esempio: Mantieni un'unica versione autorevole di ogni documento normativo in una posizione designata con una chiara titolarità. Ciò elimina la confusione che si crea quando più reparti creano le proprie varianti.
🧠 Curiosità: Vannevar Bush aveva previsto la ricerca tramite link ipertestuali già nel 1945. Nel suo saggio As We May Think, descriveva il Memex, una scrivania che avrebbe permesso alle persone di navigare tra le conoscenze attraverso percorsi, un'idea che ha ispirato la moderna ricerca nei PDF e nel web.
📂 Crea metadati significativi
Arricchisci i tuoi contenuti con tag descrittivi, categorie e attributi che aiutano i motori di ricerca a comprendere il contenuto di ogni elemento. In questo modo, l'organizzazione di file e cartelle diventa intenzionale.
📌 Esempio: Tag la documentazione dei prodotti con nomi, funzionalità/funzione e casi d'uso pertinenti, in modo che ricerche come "come esportare i dati" creino una connessione tra gli utenti e il tutorial giusto.
📂 Monitora le analisi di ricerca
Presta attenzione a ciò che le persone cercano e alle query che restituiscono risultati insoddisfacenti. Questi modelli rivelano lacune informative e discrepanze terminologiche.
📌 Esempio: Se i tuoi dati di ricerca mostrano frequenti ricerche per "politica WFH" che non restituiscono risultati perché i tuoi documenti ufficiali utilizzano "linee guida per il lavoro da remoto", puoi aggiungere sinonimi o aggiornare la terminologia.
📂 Raccogli il feedback degli utenti
Chiedi regolarmente al tuo team quali sono le loro esperienze di ricerca interna e quali informazioni hanno difficoltà a trovare nel software di ricerca dell'azienda. Utilizza i loro suggerimenti per identificare le lacune, ottimizzare gli algoritmi di ricerca e migliorare la pertinenza dei risultati.
📌 Esempio: un rapido sondaggio trimestrale che chiede "Cosa non sei riuscito a trovare il mese scorso?" identifica i contenuti di alto valore che necessitano di una migliore indicizzazione o creazione.
🔍 Lo sapevi? Il sistema decimale Dewey, creato nel 1876, è stato uno dei primi sistemi di ricerca standardizzati. Ha raggruppato le conoscenze umane in categorie in modo che le biblioteche di tutto il mondo potessero "parlare la stessa lingua di ricerca"
Dov'è Waldo? Non in ClickUp
Il lavoro non si ferma solo perché non riesci a trovare quello che cerchi. Ma più tempo perdi a scavare tra documenti sparsi, attività sepolte e strumenti scollegati, più lo stato si blocca.
Non dovresti aver bisogno di abilità investigative per rispondere a una semplice domanda come "Dov'è quel file?" o "Qual è il stato?"
ClickUp riunisce tutto in un unico posto e lo rende facile da trovare. Attività, commenti, documenti, note delle riunioni: tutto è ricercabile, con connessione e proprio dove ti serve. Puoi utilizzare i filtri per restringere i risultati e affidarti a potenti funzionalità di ricerca per individuare rapidamente informazioni specifiche.
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Domande frequenti
1. Che cos'è una ricerca interna?
Una ricerca interna consiste nella ricerca di informazioni all'interno di un determinato sito web, organizzazione o sistema. Ad esempio, l'utilizzo della barra di ricerca di un sito web per trovare articoli o documenti memorizzati su quel sito è considerata una ricerca interna.
2. Che cos'è la ricerca interna ed esterna?
La ricerca interna è il processo di ricerca di informazioni all'interno di un particolare sistema, organizzazione o sito web. La ricerca esterna, invece, comporta la ricerca di informazioni da fonti esterne all'organizzazione o al sistema, come motori di ricerca, altri siti web o database esterni.
3. Qual è l'esempio di ricerca interna?
Un esempio di ricerca interna è l'utilizzo della funzione di ricerca su un sito di e-commerce per trovare un prodotto specifico o la ricerca di un documento normativo nella rete intranet della tua azienda.
4. Qual è la differenza tra informazioni interne ed esterne?
Le informazioni interne sono dati o conoscenze generati e archiviati all'interno di un'organizzazione, come la reportistica interna, i registri dei dipendenti o le politiche aziendali. Le informazioni esterne provengono da fonti esterne, come i rapporti di ricerche di mercato, articoli di giornale o informazioni provenienti dalla concorrenza.