Benvenuto nel mondo dell'automazione dei flussi di lavoro, dove il tuo assistente IA non dorme, non dimentica e non giudica il tuo calendario caotico.
Buone notizie: ChatGPT può essere quell'assistente e un prompt ben congegnato può trasformarlo nel tuo motore di produttività dietro le quinte. Che tu sia un fondatore solitario, un gestore del team o semplicemente qualcuno che cerca di domare il caos della tua giornata lavorativa, questo elenco di prompt è la tua scorciatoia per lavorare in modo più intelligente.
In questa guida troverai i migliori prompt per automatizzare i flussi di lavoro in ChatGPT. Inoltre, vedremo come ClickUp diventa il tuo strumento di riferimento per l'automazione dei flussi di lavoro basata sull'IA. Immergiamoci nell'argomento e iniziamo a esternalizzare le attività manuali.
Che cos'è l'automazione dei flussi di lavoro e in che modo ChatGPT può aiutarti?
L'automazione dei flussi di lavoro è il processo che consiste nel sostituire i passaggi manuali e ripetitivi dei processi aziendali con routine basate sulla tecnologia che consentono di risparmiare tempo e migliorare la produttività.
Per i liberi professionisti e i piccoli team, questo spesso significa attività come redigere email per i client, riepilogare note, generare idee per il blog o compilare moduli.
Ecco come ChatGPT ti aiuta con l'automazione del flusso di lavoro. Puoi chiedergli di scrivere un'email di follow-up, riepilogare un'intervista, fare brainstorming sul contenuto, tradurre un messaggio o ordinare le informazioni digitando un semplice prompt. Un altro modo per utilizzare l'automazione del flusso di lavoro con l'IA è tramite la connessione di ChatGPT ai tuoi strumenti di produttività.
Esempio, utilizzando Zapier, puoi impostare un flusso di lavoro in cui una nuova voce nel modulo viene automaticamente riepilogata da ChatGPT e aggiunta come attività di ClickUp.
📖 Leggi anche: Come funziona ChatGPT? Ottieni il massimo da ChatGPT
Perché affidarsi all'automazione dei flussi di lavoro con ChatGPT?
Se ti senti sommerso da una montagna di attività ripetitive, come copiare dati da un foglio all'altro, smistare infinite email o scrivere la stessa risposta per la decima volta oggi, utilizzare ChatGPT per l'automazione delle attività è una mossa intelligente:
Ecco perché:
- Risparmia ore di lavoro con l'automazione dell'inserimento delle voci, dello smistamento delle email e delle comunicazioni ripetitive.
- Garantisci la precisione lasciando che sia l'IA a gestire i dettagli, con meno errori di copia-incollare.
- Scala i processi all'istante, gestendo carichi di lavoro più grandi senza assumere personale aggiuntivo.
- Rispondi a potenziali clienti, client e team in tempo reale utilizzando l'IA sempre attiva.
- Personalizza rapidamente le automazioni, modificando i passaggi in base alle modifiche dei progetti o delle esigenze.
Non scherziamo quando diciamo che con i prompt giusti e un po' di creatività, ChatGPT può trasformare il tuo flusso di lavoro quotidiano da un'attività che richiede molto tempo a un sistema che funziona in modo autonomo.
Come utilizzare ChatGPT in modo efficace per l'automazione dei flussi di lavoro?
Ecco una guida passo-passo per integrare ChatGPT nel tuo flusso di lavoro:
Passaggio n. 1: identifica i trigger dell'automazione
Elenca gli eventi esatti che dovrebbero attivare automaticamente ChatGPT, come "è stato inviato un nuovo brief creativo", "un potenziale cliente ha compilato un modulo" o "lo stato di un'attività è cambiato in revisione". Questi trigger diventano la voce per la tua automazione.
Passaggio n. 2: crea prompt riutilizzabili in anticipo
Invece di digitare ogni volta i prompt di ChatGPT, salva modelli di prompt strutturati.
Ad esempio, quando viene inviato un nuovo brief creativo, genera un riepilogo del progetto con obiettivi, pubblico di destinazione e Sequenza in forma di elenco puntato.
In questo modo, il sistema sa sempre cosa eseguire senza bisogno di copiare e incollare manualmente.
💡 Suggerimento professionale: ecco un trucco per ChatGPT. Collega i prompt in modo che l'output di uno diventi l'input per il successivo, creando flussi di lavoro in più passaggi senza intervento manuale.
Passaggio n. 3: effettua la connessione di ChatGPT con gli strumenti di automazione
ChatGPT non funziona da solo. È necessario un software di automazione per integrarlo e consentirgli di reagire agli eventi del mondo reale senza input manuali.
Ecco come funziona il lavoro:
- Scegli la tua automazione: seleziona una piattaforma come Zapier, Make o ClickUp Automations come motore che rileva i trigger e trasmette le informazioni a ChatGPT.
- Configura il trigger: imposta un'azione come origine dell'evento. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un "Nuovo invio di modulo in ClickUp". Ogni volta che qualcuno compila un modulo Creative Brief, l'automazione acquisisce immediatamente quell'input e lo trasferisce al flusso di lavoro. Scegliere il trigger giusto garantisce che il flusso di lavoro inizi esattamente nel momento in cui ne hai bisogno, senza alcun intervento manuale.
- Definisci l'azione per ChatGPT: invia automaticamente i dettagli inviati all'API ChatGPT. Crea un modello di prompt che inserisca quei campi del modulo e chieda a ChatGPT di produrre il brief creativo.
- Cattura il risultato: la risposta viene reimmessa direttamente nel tuo flusso di lavoro, ad esempio creando un nuovo documento ClickUp o aggiungendo un commento all'attività.
In questo modo, creerai essenzialmente un agente IA con ChatGPT che lavora per te!
Passaggio 4: crea automazioni concatenate
Un singolo passaggio di automazione è utile, ma concatenandoli trasformerai i tuoi brief da documenti statici a flussi di lavoro dinamici.
Ecco cosa puoi fare:
- Prima azione: ChatGPT genera automaticamente il brief creativo
- Seconda azione: una piattaforma come Zapier o ClickUp pubblica automaticamente il brief sul tuo canale di chat per la revisione, o lo carica automaticamente come documento in ClickUp.
- Terza azione: una volta esaminata (magari contrassegnata come "Approvata"), un'altra regola aggiorna lo stato dell'attività, la assegna al membro del team appropriato o trigger la fase successiva del progetto.
In sostanza, stai costruendo una catena logica a domino in cui ogni azione generata dall'IA o manuale imposta automaticamente il passaggio successivo.
Passaggio n. 5: monitorare e perfezionare continuamente
Controlla regolarmente i risultati per individuare eventuali errori o migliorare il tono. Aggiorna i modelli di prompt e le regole di automazione man mano che i tuoi progetti evolvono. Una volta raggiunta la stabilità, puoi passare a casi d'uso avanzati come reportistica automatizzata, riepiloghi delle campagne o aggiornamenti personalizzati per i client.
💡 Suggerimento professionale: prova i prompt con casi limite per scoprire eventuali difetti nascosti prima di implementare l'automazione su larga scala.
Oltre 25 prompt per automatizzare i flussi di lavoro in ChatGPT
Di seguito abbiamo raggruppato oltre 25 prompt pronti all'uso per vari processi aziendali, in modo che tu possa inserirli direttamente in ChatGPT e iniziare ad automatizzare le attività con l'IA. 🤖
Individuazione e pianificazione delle attività
1. Identificazione delle attività ripetitive
Prompt: Agisci come consulente di automazione. Analizza i flussi di lavoro quotidiani di un team di marketing e individua le attività ripetitive che possono essere automatizzate. Presentale in una tabella con le attività, il tempo impiegato, il potenziale di automazione e gli strumenti suggeriti.
2. Libreria di casi d'uso dell'automazione
Prompt: Sono [descrivi in dettaglio il problema che stai affrontando con il contesto di riferimento]. Crea un elenco di 5 casi d'uso pratici dell'automazione per [settore o reparto, ad esempio "reparti HR in aziende di medie dimensioni"]. Per ogni caso d'uso, descrivi il flusso di lavoro, i vantaggi dell'automazione e suggerisci strumenti o piattaforme adeguati. Vorrei che [descrivi in dettaglio come desideri il risultato con esempi].
3. Lista di controllo per la preparazione all'automazione
Prompt: Agisci come un analista di sistemi. Crea una lista di controllo per valutare se un processo è pronto per l'automazione. Includi criteri come ripetibilità, regole, formato dei dati e gestione delle eccezioni.
🎥 Guarda: Come utilizzare l'IA integrata nel tuo spazio di lavoro
Selezione e integrazione degli strumenti
4. Scegliere lo strumento di automazione giusto
Prompt: Agisci come consulente tecnologico. Consiglia la migliore piattaforma di automazione per gestire [attività]. Confronta Zapier, Make, ClickUp Automations o API in un grafico dei pro e dei contro con i relativi costi.
5. Progetto di integrazione per un team e un caso d'uso specifici
Prompt: Utilizzo [Strumento A] per il CRM e [Strumento B] per l'email marketing. Progetta un flusso di lavoro di automazione per la sincronizzazione dei contatti tra i due. Elenco le API necessarie, i passaggi e le considerazioni relative alla sicurezza.
6. Orchestrazione multi-strumento
Prompt: Agisci come un architetto del flusso di lavoro. Crea un piano di integrazione in cui ClickUp, Slack e Google Drive lavorano insieme per [processo]. Mappa i trigger e le azioni esatti tra gli strumenti.
Creazione di flussi di lavoro
7. Creazione di flussi di lavoro di automazione personalizzati
Prompt: Assumi il ruolo di uno specialista dell'automazione. Progetta un flusso di lavoro per automatizzare attività come [Inserisci attività]. Includi passaggi dettagliati per l'impostazione dell'automazione utilizzando strumenti come [Inserisci strumento] e integrandoli con piattaforme come [Inserisci piattaforme, ad esempio Excel, Fogli Google o Trello].
8. Regole di flusso di lavoro a condizione
Prompt: Agisci come un motore di regole. Crea una logica condizionale per un'automazione che indirizzi le nuove attività in modo diverso a seconda della priorità e del reparto. Presenta come un diagramma di flusso IF → THEN.
9. Modello di documentazione del flusso di lavoro
Prompt: Agisci come un ingegnere di processo. Genera un modello di documentazione per i flussi di lavoro di automazione con le seguenti sezioni: Panoramica, Trigger, Azione, Strumenti, Gestione delle eccezioni e Proprietario.
🔍 Lo sapevi? I sistemi automatizzati di riscossione dei pedaggi, come E-ZPass, sono stati introdotti per la prima volta alla fine degli anni '80. Prima di allora, gli automobilisti dovevano attendere in lunghe code per pagare in contanti, rendendo l'automazione stradale una delle prime tecnologie di convenienza mainstream.
Automazione dei dati e della reportistica
10. Automazioni della raccolta dati e della reportistica
Prompt: Agisci come un esperto di automazione dei dati. Fornisci un piano dettagliato per automatizzare la raccolta dei dati, l'organizzazione e la generazione di reportistica per [inserisci lo scopo, ad esempio monitoraggio delle vendite, monitoraggio delle prestazioni]. Includi indicazioni sull'uso di strumenti come Google Apps Script, Power Query o API.
📮 ClickUp Insight: Il 62% dei nostri intervistati si affida a strumenti di IA conversazionale come ChatGPT e Claude. La loro interfaccia chatbot familiare e le loro capacità versatili, come generare contenuto, analizzare dati e altro ancora, potrebbero essere il motivo per cui sono così popolari in diversi ruoli e settori.
Tuttavia, se un utente deve passare a un'altra scheda per porre una domanda all'IA ogni volta, i costi associati all'attivare/disattivare e al passaggio da una scheda all'altra si accumulano nel tempo.
Non con ClickUp Brain, però. È integrato nel tuo area di lavoro, sa a cosa stai lavorando, è in grado di comprendere i prompt in testo normale e ti fornisce risposte altamente pertinenti alle tue attività! Ottieni un miglioramento doppio della produttività con ClickUp!
11. Progettazione dell'automazione del dashboard
Prompt: Agisci come un analista aziendale. Crea un flusso di lavoro di automazione che aggiorni un dashboard in [Strumento, ad es. Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] con dati in tempo reale provenienti da [fonti]. Descrivi i trigger, le trasformazioni dei dati e la frequenza di aggiornamento.
12. Flusso di lavoro per la garanzia della qualità dei dati
Prompt: Progetta un flusso di lavoro automatizzato che verifichi la presenza di errori nei dati in entrata prima della reportistica. Includi passaggi per il rilevamento dei duplicati, i controlli di formattare e le notifiche quando vengono rilevati dei problemi.
Comunicazione e collaborazione
13. Automazione del flusso di lavoro delle email
Prompt: crea un flusso di lavoro in cui le richieste dei nuovi clienti generano automaticamente un'attività in ClickUp, redigi una bozza di risposta in Gmail tramite ChatGPT e inviala per l'approvazione a un manager in Slack.
⚙️ Bonus: il modello di automazione email ClickUp automatizza i tuoi flussi di lavoro email attivando email in base allo stato delle attività, alle date di scadenza o alle azioni dei clienti. Puoi impostare sequenze, promemoria e follow-up in modo che le campagne vengano eseguite automaticamente, riducendo il lavoro manuale e mantenendo ogni messaggio in linea con i tempi e gli obiettivi previsti.
14. Notifiche Slack
Prompt: Progetta un'automazione che pubblichi ogni giorno alle 17:00 un riepilogo/riassunto di tutte le attività di ClickUp spostate in 'Completato'. Includi il nome dell'attività, l'assegnatario e l'ora di completamento.
15. Notifiche multipiattaforma
Prompt: Progetta un'automazione che pubblichi gli aggiornamenti da [Strumento A, ad es. ClickUp] in [Strumento B, ad es. Slack] in un riassunto giornaliero strutturato. Includi campi come lo stato dell'attività, l'assegnatario e la data di scadenza.
🚀 Vantaggio di ClickUp: non sempre hai tempo per digitare un prompt. ClickUp Brain MAX supporta la funzione "Talk to testo", che ti consente di dettare prompt o idee mentre ti sposti da una riunione all'altra.
Esempio, un responsabile di progetto può fare una richiesta veloce come "riepiloga la riunione tecnica di ieri ed evidenzia gli ostacoli", e Brain MAX produrrà un riepilogo scritto con connessione all'elenco delle attività corrette.
Automazioni basate su script e codice
16. Generazione di script personalizzati
Prompt: Scrivi uno script Python per scaricare automaticamente gli allegati da Gmail e salvarli su Google Drive. Includi commenti per l'implementazione.
17. Automazioni basate su webhook
Prompt: Genera uno script webhook che si attiva quando [inserisci evento, ad es. invio di un nuovo modulo] si verifica in [strumento]. Lo script deve richiamare ChatGPT per riepilogare l'evento e pubblicarlo in [strumento di destinazione]. Includi le istruzioni di implementazione.
18. Flusso di lavoro di integrazione API
Prompt: Agisci come un esperto di API. Scrivi le chiamate API necessarie per la sincronizzazione [tipo di dati] tra [Strumento A] e [Strumento B]. Fornisci i passaggi di autenticazione, gli esempi di endpoint e le strategie di gestione degli errori.
🚀 Vantaggio di ClickUp: quando raccogli le risposte ai sondaggi tramite i moduli ClickUp, ogni invio diventa un'attività nel tuo spazio di lavoro. Ciò significa che i dati sono già strutturati e pronti per essere esplorati.
Puoi quindi chiedere a ClickUp Brain di esaminare le risposte, evidenziare i temi ricorrenti e identificare le citazioni chiave. Ad esempio, se più clienti fanno menzione di difficoltà durante l'onboarding, l'IA può segnalare questa tendenza e aiutarti ad assegnare immediatamente un'attività di follow-up al team di onboarding.
ROI e ottimizzazione
19. Calcolo del ROI per l'automazione
Prompt: Sono [descrivi in dettaglio il problema che stai affrontando con il contesto di riferimento]. Aiutami a stimare il ritorno sull'investimento (ROI) per l'automazione di [descrivi il processo, ad esempio "inserimento dei dati delle fatture"]. Elenco i fattori da considerare, fornisci un modello di calcolo di esempio e spiega come interpretare i risultati. Vorrei che [descrivi in dettaglio come desideri ottenere il risultato con degli esempi].
20. Previsione del risparmio di tempo
Prompt: crea un modello di proiezione del risparmio di tempo per automatizzare la qualificazione dei lead. Condivisione del risultato in un grafico di previsione su 12 mesi.
21. Scenari di impatto dell'automazione
Prompt: Genera tre scenari (conservativo, realistico, aggressivo) che mostrano l'impatto dell'automazione delle attività di onboarding dei clienti sulla produttività del team.
Risoluzione dei problemi e scalabilità
22. Risoluzione dei problemi di errore
Prompt: Sto riscontrando un [errore] nel mio flusso di lavoro Zapier. Analizza le possibili cause, elenca i passaggi diagnostici e suggerisci le soluzioni in un formato lista di controllo.
🧠 Curiosità: il primo autoresponder per email è stato creato nel 1971 per ARPANET, la prima rete Internet. Inviava semplici avvisi di "assenza dall'ufficio" per spiegare i ritardi nelle risposte alle email.
23. Piano della resilienza
Prompt: Agisci come un ingegnere dell'affidabilità. Suggerisci strategie di failover se un passaggio dell'automazione fallisce (ad esempio, timeout API). Genera un output sotto forma di albero decisionale.
24. Scalare i flussi di lavoro di automazione
Prompt: Sono [menzione l'attuale configurazione dell'automazione]. Suggerisci una roadmap per estendere questo flusso di lavoro a più reparti. Includi la mappatura delle dipendenze, il consolidamento degli strumenti e le considerazioni relative alla governance.
Prompt specifici per settore/caso d'uso
25. Automazione del flusso di lavoro delle risorse umane
Prompt: Sono [menzione del contesto del team HR]. Suggerisci cinque flussi di lavoro di automazione per le risorse umane che coprano reclutamento, inserimento, gestione delle retribuzioni e conformità. Fornisci dettagli sugli strumenti e sui passaggi da implementare.
📖 Leggi anche: Come utilizzare ChatGPT-4o nel lavoro
26. Automazione del flusso di lavoro di marketing
Prompt: Agisci come consulente di automazione del marketing. Progetta cinque flussi di lavoro di automazione per brief creativi, approvazioni di risorse, reportistica delle campagne e aggiornamenti degli stakeholder. Genera un output sotto forma di libreria di casi d'uso.
🚀 Vantaggio di ClickUp: i team del supporto spesso impiegano ore a rispondere alle stesse domande, come quelle relative alla reimpostazione delle password o alla fatturazione. L'agente automatico predefinito di ClickUp estrae passaggi accurati dai tuoi documenti di assistenza e risponde direttamente al cliente.
Ad esempio, quando diversi clienti richiedono aggiornamenti sui propri dati di pagamento, l'agente fornisce immediatamente le istruzioni, consentendo al tuo team di concentrarsi sulla risoluzione di problemi che richiedono un tocco personale.
Utilizzo dei progetti ChatGPT per l'automazione dei flussi di lavoro a lungo termine
I progetti ChatGPT sono ambienti di lavoro digitali intelligenti, affidabili per qualsiasi attività complessa o di lunga durata.
Raccogli tutte le tue chat, i file di riferimento e le istruzioni specifiche del progetto in una cartella, in modo che lo strumento di collaborazione /IA possa modulo su cosa stai lavorando e rimanere in tema.
Offre anche Deep Research, che ti consente di eseguire indagini web-enabled a più passaggi, e Voice Mode, che ti permette di fare brainstorming a mani libere o porre domande su un PDF toccando l'icona del microfono.
Best practice per ottimizzare l'automazione di ChatGPT
Ecco alcune best practice per ottimizzare l'automazione di ChatGPT:
- Prepara un piano di riserva per quando le cose vanno male. Assicurati che ci sia qualcuno pronto a intervenire o crea delle semplici risposte del tipo "Ti ricontatterò" che ti consentano di guadagnare tempo per risolvere i problemi.
- Crea un documento con la voce del marchio contenente 5-10 frasi di campione che mostrano come comunica la tua azienda, quindi incollare questo in ogni prompt di automazione del flusso di lavoro. In questo modo le tue risposte sembreranno scritte dal tuo team.
- Organizza sessioni di formazione regolari in cui fornisci a ChatGPT le tue migliori risposte scritte da esseri umani a richieste simili, aiutandolo ad apprendere il tuo stile preferito e a migliorare nel tempo.
- Usa i prompt con vincoli dicendo a ChatGPT cosa NON fare oltre a cosa da fare. Dì "non usare gergo tecnico, non fare menzione dei concorrenti, non fare promesse sui tempi di consegna" per definire confini più chiari.
- Implementa il metodo della papera di gomma chiedendo a ChatGPT di spiegare il suo ragionamento prima di fornire il risultato finale, quindi utilizza solo la risposta finale. In questo modo è possibile individuare gli errori logici prima che raggiungano i tuoi clienti.
🔍 Lo sapevi? Gli antichi greci crearono alcuni dei primi dispositivi automatizzati. Nel I secolo d.C., Erone di Alessandria progettò una macchina a vapore, spesso considerata il primo esempio documentato di dispositivo programmabile.
⚙️ Bonus: lasciati ispirare da questi esempi di flusso di lavoro per dare al tuo team la libertà di portare a termine i grandi progetti.
Esistono limiti all'automazione dei flussi di lavoro con i prompt di ChatGPT?
Sebbene ChatGPT sia in grado di automatizzare molte attività basate sul testo, le sue capacità hanno dei limiti.
Questi limiti implicano che le aziende devono progettare flussi di lavoro con misure di sicurezza e supervisione umana, e persino prendere in considerazione alternative a ChatGPT per esigenze specifiche:
- Affidabilità dei risultati: produce risposte imprevedibili o incoerenti che richiedono una convalida prima dell'uso.
- Ragionamento complesso: difficoltà con la logica in più passaggi o attività specifiche che richiedono calcoli precisi.
- Accuratezza delle informazioni: genera dettagli plausibili ma errati (chiamati allucinazioni), con il rischio di disinformazione.
- Dipendenza dalla qualità dei prompt: richiede prompt dettagliati e ben strutturati per mantenere accuratezza e pertinenza.
🧠 Curiosità: il primo robot industriale si chiamava Unimate e iniziò il lavoro in uno stabilimento della General Motors nel 1961. Il suo compito? Spostare pezzi di metallo pressofuso incandescenti. All'inizio la gente ne era così spaventata che costrinse l'azienda a tenerlo dietro una gabbia di sicurezza.
Integrazione di ChatGPT con le app di produttività
I flussi di lavoro moderni spesso combinano software di automazione delle attività con l'IA. Se utilizzato in modo intelligente, ChatGPT può adattarsi perfettamente a questa configurazione. Analizziamolo con due metodi efficaci. ⚒️
1. Utilizzo di Zapier (o piattaforme iPaaS simili)
Zapier crea la connessione tra ChatGPT e oltre 8.000 app, triggerando azioni basate sull'IA in base a eventi che si verificano altrove.
Ad esempio, quando arriva una nuova risposta al modulo Google, puoi trigger ChatGPT per redigere una bozza di email, quindi salvarla come bozza in Gmail.
I liberi professionisti hanno anche sviluppato automazioni intelligenti per project management, come ad esempio quando un messaggio in arrivo viene trasmesso tramite ChatGPT, che lo classifica (presenza, cancellazione o domanda) e aggiorna Airtable di conseguenza, il tutto tramite Zapier.
2. Sincronizzazione con software di project management come ClickUp
ClickUp si integra con Zapier per consentire ai contenuti generati da ChatGPT di essere inseriti senza soluzione di continuità come elementi utilizzabili nel tuo spazio di lavoro. Puoi trigger la creazione di attività dai prompt, segnalare commenti inappropriati o riepilogare/riassumere automaticamente gli aggiornamenti delle attività utilizzando l'intelligenza artificiale.
Ecco come trasformare le intuizioni dell'IA in flussi di lavoro PM strutturati:
- Inserisci un prompt in ChatGPT all'interno di ClickUp Brain (tramite Zapier) per generare una lista da fare o un piano di campagna.
- Crea automaticamente attività corrispondenti in ClickUp, ciascuna con titoli, descrizioni e assegnazioni.
- Usa ChatGPT per riepilogare/riassumere gli aggiornamenti e pubblicarli nei commenti delle attività o nei documenti per maggiore chiarezza.
📌 Esempio: supponiamo che un blogger aggiunga delle idee a un foglio Google Sheet.
Uno Zap monitora le nuove righe e, tramite Zapier, trigger ChatGPT per perfezionare il concetto in una bozza di blog. Quindi, crea un'attività di ClickUp con campi mappati come titolo, autore e data di scadenza. In questo modo, si passa direttamente dal brainstorming delle idee al lavoro gestito e assegnato.
Come ClickUp consente un'automazione più intelligente dei flussi di lavoro
I team spesso perdono ore ogni settimana in attività che non fanno avanzare i progetti: riscrivere gli stessi prompt, cercare il contesto tra le varie app o impostare manualmente l'assegnazione delle attività.
Il risultato è solitamente un'esecuzione più lenta e colleghi frustrati.
ClickUp, uno spazio di lavoro AI convergente, fa davvero la differenza combinando modelli di project management, automazione e AI per semplificare l'intero flusso di lavoro.
Inoltre, gli utenti di ClickUp AI hanno pieno accesso agli ultimi modelli di IA premium, tra cui ChatGPT, Gemini e Claude!
Vediamo più da vicino come. 💁
Passa direttamente dal piano all'esecuzione
Le intuizioni hanno poco valore se rimangono bloccate nel piano. Le automazioni di ClickUp mantengono il lavoro in movimento attivando il passaggio successivo senza alcuno sforzo manuale.
Ad esempio, quando un team di prodotto copia un piano di implementazione delle funzionalità da ChatGPT in un'attività di ClickUp, Automazioni può assegnare immediatamente gli ingegneri, creare attività di test e avvisare il reparto QA una volta completata l'attività cardine di sviluppo.
Ecco come configurare questo software di automazione dei flussi di lavoro e massimizzarne il potenziale:
Utilizza modelli di automazione predefiniti
ClickUp offre oltre 100 modelli predefiniti per l'automazione dei flussi di lavoro, progettati per gestire i flussi di lavoro più comuni, così non dovrai partire da zero.
Per applicare un esempio di automazione predefinito:
- Apri lo spazio, la cartella o l'elenco in cui desideri aggiungere l'automazione.
- Vai su Automazioni → Sfoglia
- Seleziona un modello pertinente al tuo flusso di lavoro
- Personalizza i trigger e le azioni se necessario (ad esempio, assegna un membro specifico del team, aggiorna un campo personalizzato).
- Attiva l'automazione con un solo clic.
2. Crea automazioni personalizzate
Per i flussi di lavoro che richiedono maggiore flessibilità, IA Automation Builder ti consente di creare automazioni personalizzate utilizzando prompt in inglese semplice:
- Descrivi semplicemente il tuo flusso di lavoro: ad esempio, "Quando viene inviato un nuovo brief creativo, assegnalo al responsabile marketing, avvisa il canale Slack #creative e sposta l'attività in 'In revisione'".
- ClickUp Brain traduce istantaneamente tutto questo in un'automazione funzionante con trigger e azioni.
- Puoi effettuare la modifica e perfezionare l'automazione prima della pubblicazione, assicurandoti che soddisfi esattamente le tue esigenze.
📣 La voce dei clienti: Jodi Salice di United Way Suncoast in condivisione:
Non riesco a trovare parole sufficienti per descriverne i vantaggi. Tra automazione, modelli e tutti i diversi tipi di monitoraggio e visualizzare, con ClickUp non puoi proprio sbagliare.
Non riesco a trovare parole sufficienti per descriverne i vantaggi. Tra automazione, modelli e tutti i diversi tipi di monitoraggio e visualizzare, con ClickUp non puoi proprio sbagliare. *
3. Implementa agenti IA predefiniti e personalizzati
Gli agenti AI di ClickUp sono agenti AI in grado di eseguire autonomamente azioni complesse e articolate in più passaggi, prendere decisioni e interagire con il tuo spazio di lavoro utilizzando il linguaggio naturale e il contesto.
Se passi ore a raccogliere aggiornamenti per gli stakeholder, puoi utilizzare Weekly Report Agent per gestire questa attività al posto tuo. Questo strumento raccoglie attività, stato e scadenze in un riepilogo chiaro e lo pubblica automaticamente.
Oppure, quando i check-in quotidiani iniziano a intaccare il tempo di produttività, Daily Standup Agent crea rapidi riassunti dello stato, delle priorità e degli ostacoli, in modo che il tuo team ottenga la chiarezza di uno standup senza dover dedicare 30 minuti a una riunione.
Se il tuo team pone costantemente le stesse domande, come "Chi è responsabile di questa attività?" o "Quando è prevista la scadenza?", interviene l'Auto-Answers Agent, che estrae i dati direttamente da ClickUp, in modo che le risposte siano immediate e accurate senza che nessuno debba cercare altrove.
Puoi anche utilizzare l'IA per la produttività per progettare agenti automatici personalizzati ClickUp.
Esempio, trasforma appunti di riunioni disordinati in riepiloghi di attività attuabili, inoltra automaticamente gli invii di modulo al titolare corretto o persino concatena più azioni insieme, come generare un breve riepilogo creativo e inviarlo direttamente a Slack e email per l'approvazione.
🎥 Guarda: Come configurare il tuo primo agente IA?
⚙️ Bonus: puoi anche provare il modello ChatGPT di ClickUp per il content marketing e la creazione. Archiviato direttamente in ClickUp Documenti, è ricco di prompt pronti all'uso per la creazione di blog, post sui social media o testi pubblicitari.
Trova le risposte senza uscire dalla tua area di lavoro.
Anche con risorse documentate, i team spesso faticano a ricostruire il contesto.
ClickUp Brain risolve questo problema attraverso una connessione ad attività, documenti, chat e app integrate, in modo che le risposte arrivino istantaneamente.
Supponiamo che un responsabile marketing stia preparando un rapporto mensile sulle prestazioni. Può chiedere al task manager IA quali campagne hanno generato il maggior coinvolgimento nell'ultimo mese e ottenere un riepilogo/riassunto collegato alle attività, alle sintesi delle campagne e alle risorse creative.
Il manager risparmia ore di revisione manuale e può presentare approfondimenti supportati da riferimenti diretti al lavoro del team.
Usa l'IA avanzata quando il lavoro lo richiede
I riassunti rapidi sono utili, ma alcune situazioni richiedono un livello di analisi più approfondito.
ClickUp Brain MAX crea un ambiente desktop dedicato a questo scopo, attraverso la connessione dei dati dell'area di lavoro, degli strumenti esterni e diversi modelli di IA come GPT, Claude o Gemini. Ciò significa che non dovrai più passare da uno strumento di IA all'altro. Con Brain Max, eviterai completamente la proliferazione dell'IA. Ecco come:
Ad esempio, un direttore delle risorse umane che si prepara per le valutazioni annuali può chiedere a Brain MAX di analizzare le note sulle prestazioni dei dipendenti, le attività completate e il feedback dei colleghi.
Il sistema produce un rapporto dettagliato che evidenzia i punti di forza, le aree di miglioramento e i risultati degni di nota di ciascun membro del team. Grazie al consolidamento di queste informazioni, il direttore delle risorse umane può eseguire valutazioni in modo più efficiente e fornire un feedback significativo supportato dai dati.
🎥 Guarda: Sfrutta il potenziale illimitato di Brain MAX
Tieni i prompt pronti all'uso
Riutilizzare le informazioni spesso sembra più difficile che crearle da zero. Un team potrebbe avere un ottimo prompt ChatGPT per riepilogare/riassumere il feedback dei client, ma se rimane nella nota di qualcuno, nessun altro ne trae vantaggio.
ClickUp Doc risolve questo problema consentendo ai team di archiviare modelli di prompt riutilizzabili in modo che tutti possano trovarli.
Ad esempio, un team del supporto clienti può creare un documento contenente prompt riutilizzabili per redigere risposte ai ticket, riepilogare i feedback dei clienti e segnalare i problemi.
Quando si presenta una giornata particolarmente intensa, gli agenti aprono il Doc, selezionano un prompt collaudato e producono risposte accurate in linea con gli standard del team. Nel corso del tempo, il Doc si evolve in una base di conoscenze che i nuovi agenti possono utilizzare fin dal primo giorno, riducendo significativamente i tempi di formazione.
Dal chatterare all'azione con ClickUp
In fin dei conti, ChatGPT è uno strumento brillante per stimolare idee creative, redigere contenuto o rispondere a domande al volo.
Ma quando si tratta di automazione dei flussi di lavoro e di riunire attività, documenti, comunicazioni e reportistica sotto lo stesso tetto, ClickUp è il leader indiscusso.
Perché passare da uno strumento all'altro quando ClickUp riunisce intelligenza artificiale, project management e automazione in un unico posto? Con ClickUp Brain e ClickUp Automazioni, ottieni risposte e le trasformi in azioni, senza lasciare il tuo spazio di lavoro.
Inizia oggi stesso ad automatizzare con ClickUp!
Domande frequenti
Quanto è sicura l'automazione dei flussi di lavoro aziendali con ChatGPT?
ChatGPT facilita l'elaborazione sicura dei dati secondo gli standard di OpenAI, ma la sicurezza dipende dalla tua implementazione quando integri l'IA nei tuoi flussi di lavoro. Utilizza sempre connessioni API sicure, limita l'accesso tramite autenticazione ed evita la condivisione di informazioni sensibili o di identificazione personale direttamente con l'IA.
2. Quali competenze sono necessarie per implementare questi prompt di automazione di ChatGPT?
Non è necessario essere esperti di programmazione, ma è utile avere familiarità con la scrittura di prompt di base e comprendere i passaggi chiave del tuo flusso di lavoro. La conoscenza degli strumenti che stai integrando (come ClickUp, Zapier o API) e una certa esperienza con le piattaforme di automazione possono accelerare la configurazione.
3. Quanto tempo posso risparmiare con l'automazione del flusso di lavoro di ChatGPT?
Il risparmio di tempo varia a seconda della complessità dell'attività, ma molti utenti riferiscono di aver ridotto di ore il tempo dedicato ad attività ripetitive come la stesura di contenuti, la sintesi dei dati e gli aggiornamenti di stato.
4. ChatGPT è in grado di automatizzare processi decisionali complessi?
ChatGPT eccelle nella generazione di suggerimenti e nell'analisi di input basati sul testo, ma non è progettato per sostituire completamente il giudizio umano nelle decisioni complesse. Per decisioni complesse o ad alto rischio, è meglio utilizzarlo come strumento di supporto abbinato all'automazione basata su regole e alla supervisione umana.