Le attività ripetitive sono la rovina della vita di ogni lavoratore. Sono una parte essenziale della gestione dei dati e dell’amministrazione d’ufficio, ma richiedono molto tempo e spesso sono noiose. Ma soprattutto, se non si presta attenzione, possono portare a errori che causano un effetto a catena su altri processi aziendali.
Un tempo non c'era modo di sfuggire a questi processi manuali, ma la tecnologia si è evoluta e ora abbiamo più opzioni a disposizione. Ecco che entra in gioco il software di automazione d'ufficio.
Scopriamo insieme gli strumenti di automazione d’ufficio e come possono ottimizzare i tuoi flussi di lavoro. Scopri poi in anteprima alcuni dei migliori software di automazione d’ufficio disponibili oggi sul mercato, in modo da poter scegliere quello giusto per far prosperare la tua attività.
Che cos’è un software di automazione d’ufficio?
Il software di automazione d'ufficio si occupa delle attività amministrative ripetitive, senza richiedere alcun intervento umano, o comunque in misura minima. Ciò consente a te e al tuo team di concentrarvi su attività più strategiche o che richiedono specificatamente un tocco umano.
I software di automazione d'ufficio sono progettati per gestire processi automatizzati attraverso una serie di trigger. Questi attivano azioni specifiche, ad esempio per generare un aggiornamento di stato, modificare una data di scadenza o inviare un'email o una notifica di promemoria.
I diversi tipi di strumenti di automazione d'ufficio hanno una vasta gamma di applicazioni. Ad esempio:
- Attività di front-office quali il controllo degli accessi, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e le funzioni di assistenza clienti
- Automazione del back-office, supporto per processi quali la gestione delle strutture, la gestione dell’inventario, la fatturazione e le buste paga
- Funzioni HR, come il monitoraggio delle candidature, l’inserimento dei nuovi assunti e la formazione
Tra i numerosi vantaggi offerti dalla tecnologia di automazione d'ufficio figurano una maggiore efficienza dei processi e una maggiore produttività grazie a:
- Maggiore precisione grazie alla riduzione degli errori umani
- Ottimizzazione del flusso di lavoro affinché tutti i tuoi processi funzionino come un orologio
- Meno tempo sprecato: le macchine non fanno pause pranzo né perdono la concentrazione
- Riduci i costi operativi come risultato di un aumento dei profitti
- Maggiore soddisfazione dei dipendenti e dei clienti
E questo è solo l'inizio.
Cosa bisogna cercare in un software di automazione d'ufficio?
Quando si implementa un software di automazione d’ufficio, probabilmente sarà necessario riorganizzare alcuni processi aziendali. Per ridurre al minimo questo impatto, scegliete il sistema di automazione d’ufficio che meglio si adatta alle vostre esigenze.
Ad esempio, quale di questi ti serve?
- Software di mappatura dei processi per pianificare i tuoi processi aziendali
- Un sistema di gestione dei dati che semplifica l'inserimento e lo scambio dei dati
- Software di gestione dei flussi di lavoro per ottimizzare i processi aziendali e ridurre i colli di bottiglia
- Un software di gestione delle attività per mantenere i membri del tuo team sulla strada giusta, semplificando il project management
- Strumenti che ti aiutano a delegare il lavoro e a tenere sotto stretto controllo lo stato dei progressi, senza ricorrere al micro-management
- Canali di comunicazione che aiutano il tuo team a collaborare e a effettuare la condivisione di informazioni
- Software di automazione del marketing per guidare i clienti lungo il tuo funnel di vendita
- Implementazione low-code, quindi non è necessario un team IT per iniziare
- Spazio di archiviazione sicuro per garantire la protezione di tutte le informazioni relative ai clienti e alle attività aziendali
- Reportistica approfondita che ti indica cosa funziona e cosa no
La migliore soluzione software per l’automazione d’ufficio ti offrirà la giusta combinazione di strumenti. Dovrai comunque condurre analisi periodiche dei flussi di lavoro per verificare che tutte le operazioni d’ufficio procedano secondo i piani, ma se parti da una solida base automatizzata, sei già un passo avanti.
I 10 migliori software di automazione d'ufficio da utilizzare
Ora che sai cosa è possibile fare con una soluzione di automazione dei flussi di lavoro, preparati a scoprire alcune delle migliori opzioni disponibili oggi sul mercato.
1. ClickUp
ClickUp è uno strumento di project management "tutto in uno" che ti aiuta a tenere sotto controllo ogni aspetto della tua attività. Con un'attenzione particolare al miglioramento dell'efficienza e della produttività, questo software di automazione d'ufficio è progettato per ottimizzare il tuo flusso di lavoro in tutti i modi possibili.
Scegli tra oltre 100 automazioni predefinite di ClickUp — oppure personalizzale — per gestire le attività di routine della gestione d'ufficio. Ad esempio, crea rapidamente nuove attività e poi assegnale automaticamente ai membri del team giusti, con commenti allegati.
Le attività ricorrenti si ripeteranno automaticamente, senza che tu debba intervenire. Oppure imposta trigger o condizioni per attivare determinate azioni, come la modifica di stati, date di scadenza o priorità, oppure la riassegnazione delle attività secondo necessità.
Approfitta dell’ampia gamma di modelli disponibili per ogni esigenza aziendale, dal modello ClickUp per la gestione degli spazi d’ufficio al modello ClickUp per l’inserimento dei nuovi dipendenti, fino al modello ClickUp per l’help desk.
Tieni sotto controllo tutto grazie ai dashboard di ClickUp. Puoi personalizzarli per visualizzare le metriche in tempo reale e le analisi approfondite di cui hai bisogno per prendere decisioni efficaci.
Le migliori funzionalità/funzioni di ClickUp:
- Inizia subito con questa soluzione di automazione d'ufficio senza codice
- Utilizza le mappe mentali di ClickUp o la lavagna online di ClickUp per progettare i tuoi flussi di lavoro prima di effettuare le automazioni
- Automatizza le notifiche di promemoria in modo che tutti sappiano cosa fare e quando
- Sfrutta gli strumenti di IA integrati in ClickUp per semplificare processi quali la redazione e la modifica di testi, la riepilogazione degli appunti delle riunioni e la formattazione dei contenuti al posto tuo
- Raggruppa tutto in un unico flusso di lavoro condiviso grazie alle integrazioni con una vasta gamma di applicazioni di terze parti, tra cui Outlook, Trello, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot e molte altre
- Utilizza gli strumenti integrati per il miglioramento dei processi, come la documentazione dei processi, i flussi di lavoro visivi e la reportistica dettagliata, per ottimizzare continuamente ogni aspetto della tua attività aziendale
Limiti di ClickUp:
- Sebbene ClickUp sia estremamente intuitivo per gli utenti, le opzioni disponibili sono talmente tante che potrebbe volerci un po’ di tempo per comprenderle tutte
- L'app mobile non è ancora all'altezza della versione desktop, ma ci sta arrivando
Prezzi di ClickUp:
Valutazioni e recensioni su ClickUp:
- G2: 4,7/5 (oltre 8.900 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 3.800 recensioni)
2. BetterCloud
BetterCloud è un software di automazione d'ufficio "no-code" che gestisce gli ambienti online e li protegge dalle vulnerabilità di sicurezza. È progettato per migliorare la produttività e l'efficienza dei team IT, utilizzando l'automazione per semplificare le operazioni quotidiane.
Utilizza i flussi di lavoro preconfigurati per automatizzare le attività IT tipiche, come l’onboarding degli utenti e la gestione delle licenze. Ciò consente sia di risparmiare tempo sia di migliorare la precisione, grazie alla riduzione degli interventi manuali. ✅
Gli strumenti di valutazione e reportistica offrono una panoramica su come viene utilizzata la piattaforma basata su cloud e segnalano potenziali minacce alla sicurezza per consentire di intervenire tempestivamente.
Le migliori funzionalità/funzioni di BetterCloud:
- Risparmia denaro eliminando automaticamente le ridondanze, come le licenze in eccesso
- Automatizza i processi relativi al ciclo di vita degli utenti, gestendo l’inserimento e la cessazione del rapporto di lavoro nei momenti opportuni
- Garantisci la sicurezza e la conformità dei dati aziendali grazie alle funzionalità di scansione automatica dei file, backup e ripristino
- Integrazione con oltre 70 app SaaS, come Google Workspace, Salesforce, Asana e ClickUp
Limiti di BetterCloud:
- Per acquisire dimestichezza con la piattaforma BetterCloud è necessario un periodo iniziale di apprendimento
- Alcuni utenti ritengono che i flussi di lavoro potrebbero essere più personalizzabili in base alle loro esigenze specifiche
Prezzi di BetterCloud:
- Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni su BetterCloud:
- G2: 4,4/5 (oltre 340 recensioni)
- Capterra: 4/5 (27 recensioni)
3. Workable
Workable è uno strumento di automazione d’ufficio pensato per i reclutatori. Automatizza il processo di ricerca di nuovi membri dell’azienda, il loro inserimento in azienda e la successiva gestione, consentendo di risparmiare tempo e ridurre i costi.
Utilizza gli strumenti "drag-and-drop" di Workable per creare rapidamente una pagina dedicata alle opportunità di lavoro e attirare candidati di alto livello. Utilizza poi i modelli predefiniti di descrizione del lavoro per redigere le descrizioni dei ruoli. Gli strumenti di IA ampliano il tuo elenco di candidati cercando online sia i candidati passivi che potrebbero essere interessati a nuove opportunità, sia quelli che hanno già presentato la propria candidatura in passato.
Automatizza la pianificazione dei colloqui, quindi valuta i candidati raccogliendo i feedback del team di selezione tramite la piattaforma, in modo da individuare facilmente la persona giusta per il ruolo.
Le migliori funzionalità/funzioni di Workable:
- Pubblica annunci di lavoro in modo semplice e veloce su oltre 200 siti, oltre che sui tuoi canali social
- Raccogli i profili e i recapiti dei candidati dai social media come LinkedIn e Twitter
- Compila automaticamente i profili dei candidati grazie all’analisi automatica dei curriculum
- Utilizza test di valutazione automatizzati per verificare che i candidati siano qualificati per il ruolo
- Chiedi ai nuovi assunti di firmare elettronicamente i documenti, per poi archiviarli in modo sicuro nel sistema
Limiti di Workable:
- È necessario pagare un supplemento per funzionalità premium quali valutazioni, invio di testi tramite la piattaforma e colloqui video
- A volte i dati dei candidati non si uniscono senza problemi da altre applicazioni e devono essere inseriti manualmente
Prezzi accessibili:
- Piano Starter: 149 $ al mese per un massimo di 50 dipendenti
- Standard: A partire da 299 $ al mese per un massimo di 20 dipendenti
- Premier: A partire da 599 $ al mese per un massimo di 20 dipendenti
Valutazioni e recensioni su Workable:
- G2: 4,6/5 (oltre 400 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 430 recensioni)
4. Brevo
Questo software di automazione d’ufficio è una piattaforma CRM che semplifica il ciclo di vendita e aiuta a guidare i clienti lungo il percorso di vendita. Scegli tra la piattaforma di marketing, quella commerciale, lo strumento per le email di transazione e lo strumento per le conversazioni, oppure ottieni tutti questi strumenti insieme in BrevoPlus.
Imposta messaggi automatici da inviare al momento giusto. Ad esempio, un’email di benvenuto al momento della registrazione, un promemoria quando un cliente ha abbandonato il carrello o un messaggio di richiamo quando non lo vedi da un po’ di tempo.
Automatizza la segmentazione per identificare gli interessi, il comportamento e altre caratteristiche dei clienti, in modo da poter personalizzare i contenuti e instaurare relazioni migliori. Utilizza poi la cronologia degli acquisti dei clienti per proporre vendite incrociate e up-selling e aumentare così i tuoi profitti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Brevo:
- Organizza campagne di marketing tramite email, SMS, WhatsApp o chat
- Invia fino a 300 email al giorno con il piano Free
- Se non vuoi sottoscrivere un abbonamento mensile, acquista crediti prepagati per inviare email, SMS e messaggi WhatsApp tramite il piano a consumo.
- Utilizza il lead scoring per identificare i tuoi migliori potenziali clienti, in modo da poterti concentrare sulla chiusura della vendita
- Integra il software con oltre 150 altri strumenti digitali come Salesforce, Zendesk, Zapier, Shopify e WooCommerce
Limiti di Brevo:
- Brevo è ottimo per l’email marketing e i messaggi, ma non offre servizi di marketing tramite i social media
- I modelli integrati sono piuttosto limitati e alcuni non sono così accattivanti come potrebbero essere
Prezzi di Brevo:
- Gratis: Gratis
- Pacchetto Starter: A partire da 25 $ al mese per ogni casella di posta in condivisione
- Aziendale: A partire da 65 $ al mese per ogni casella di posta condivisa
- BrevoPlus: Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni su Brevo:
- G2: 4,5/5 (oltre 600 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 1.700 recensioni)
5. Xero
Xero è un software di contabilità che ti aiuta a gestire tutto, dalla creazione automatica delle fatture e dalla rendicontazione delle spese al pagamento delle fatture, alla gestione del flusso di cassa e alla generazione di report. C’è una sincronizzazione con il tuo conto bancario, così tutte le tue informazioni finanziarie vengono riconciliate e sono facilmente accessibili a colpo d’occhio.
Un software di monitoraggio dei progetti ti aiuta a capire esattamente a che punto sei in un progetto, dalla preparazione del preventivo all'incasso del pagamento. Puoi anche pagare il tuo team, archiviare i registri delle retribuzioni e generare report sulla reportistica dei libri paga.
Questo strumento di automazione d'ufficio è progettato principalmente per privati e piccole imprese, ma offre anche un pacchetto premium per le aziende di maggiori dimensioni.
Le migliori funzionalità/funzioni di Xero:
- Accetta i pagamenti dei tuoi clienti tramite carta di debito o di credito, direttamente dalla fattura
- Importa in modo sicuro le transazioni giornaliere dal tuo account bancario nel sistema Xero
- Utilizza l’app Xero basata sul cloud per controllare i tuoi dati, anche quando sei in viaggio
- Invita il tuo team finanziario (o un amico disponibile ed esperto di finanza) a collaborare con te in tempo reale mentre ti occupi degli account
Limiti di Xero:
- Per le piccole imprese, anche il pacchetto Xero Starter potrebbe risultare un po’ costoso rispetto al loro budget
- Trattandosi di un servizio basato sul cloud, per accedervi è necessaria una connessione Internet affidabile, il che potrebbe rappresentare un problema per le aziende situate in posizioni più remote
Prezzi di Xero:
- Pacchetto Starter: 25 $ al mese
- Standard: 40 $ al mese
- Premium: 54 $ al mese
Valutazioni e recensioni su Xero:
- G2: 4,3/5 (oltre 580 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 2.700 recensioni)
6. e-Procure
e-Procure è progettato per semplificare e automatizzare le attività di acquisto e vendita delle aziende B2B. Basato su una rete blockchain sicura, questo software di automazione d'ufficio mette in contatto acquirenti e fornitori in tutto il mondo e li aiuta a fare affari.
I venditori possono creare un catalogo intelligente di prodotti o servizi sul sistema, oppure generare e inviare preventivi, offerte o proposte. Gli acquirenti possono trovare nuovi fornitori a livello globale e gestire il processo di approvvigionamento tramite la piattaforma. Una volta concluso l’affare, il processo di pagamento è sicuro e rigorosamente controllato.
Le migliori funzionalità/funzioni di e-Procure:
- Comunicate tramite la piattaforma, negoziate e gestite i contratti, effettuate pagamenti o ricevete pagamenti
- Organizza o partecipa ad aste online in tempo reale sulla piattaforma e-Procure
- Genera report per analizzare le tue vendite commerciali B2B e ottenere informazioni approfondite
- Quando hai bisogno di consulenza, rivolgiti a esperti affidabili in diversi settori aziendali e degli appalti
Limiti di e-Procure:
- L'elaborazione di tutti i passaggi di una transazione e la gestione delle varie approvazioni richieste possono richiedere un po' di tempo
- L'azienda non ha ancora ricevuto un numero sufficiente di valutazioni per poterne giudicare l'efficacia
Prezzi di e-Procure:
- Free
Valutazioni e recensioni su e-Procure:
- G2: 4,8/5 (2 recensioni)
- Capterra: 5/5 (1 recensione)
7. Coupa
Questo strumento di automazione d'ufficio ti aiuta a gestire le spese aziendali, a risparmiare denaro e a ridurre i rischi. Il suo obiettivo è rendere le organizzazioni di medie e grandi dimensioni più sostenibili e redditizie, in modo che siano ben posizionate per crescere.
Coupa collabora con diversi partner selezionati per offrire ai propri clienti servizi che ottimizzano la spesa aziendale, ad esempio soluzioni tecnologiche, sistemi di pagamento o servizi di consulenza gestionale.
Le migliori funzionalità/funzioni di Coupa:
- Integra il tuo sistema di pianificazione delle risorse aziendali con Coupa per automatizzare i processi manuali e migliorare il controllo finanziario
- Incoraggia i tuoi fornitori a utilizzare la fatturazione elettronica, per poi effettuare automaticamente i pagamenti e addebitare le spese sull’account di spesa corretto, riducendo così il tempo dedicato all’elaborazione delle fatture
- Elimina i pagamenti di fatture duplicate o fraudolente con Spend Guard
- Ottimizza il processo di approvvigionamento e effettua il monitoraggio in tempo reale per aumentare la spesa preapprovata
Limiti di Coupa:
- Le integrazioni non sempre procedono senza intoppi come dovrebbero, e la risoluzione di eventuali problemi può richiedere un po’ di tempo
- Alcuni utenti, in particolare le piccole imprese, ritengono che i prezzi di Coupa siano un po’ troppo elevati per il loro budget
Prezzi di Coupa:
- Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni su Coupa:
- G2: 4,2/5 (oltre 350 recensioni)
- Capterra: 4,2/5 (oltre 80 recensioni)
8. UiPath
UiPath utilizza l'automazione robotica dei processi e l'intelligenza artificiale per automatizzare i processi e fornirti una visione d'insieme di tutte le aree della tua attività aziendale.
Crea app low-code o automazioni semplicemente registrando le tue azioni sullo schermo e poi riproducendole. Utilizza i robot per estrarre dati da documenti di ogni tipo e poi elaborarli, così dovrai solo convalidarli o gestire le eccezioni, risparmiando tempo e denaro e riducendo gli errori.
Visualizza tutto in un unico posto per poterlo monitorare e gestire, e poi migliorare i processi dove necessario.
Le migliori funzionalità/funzioni di UiPath:
- Approfitta di oltre 25 modelli di machine learning predefiniti per diversi casi d'uso
- Insegnate ai vostri robot a avvisarvi tramite l’Action Center quando hanno bisogno dell’intervento umano
- Utilizza UiPath con i tuoi documenti e fogli di calcolo di Microsoft Office, Gmail e File Manager
- Integra il software con SAP e Citrix per aumentare la produttività aziendale
Limiti di UiPath:
- Alcuni utenti vorrebbero vedere più opzioni di integrazione con applicazioni di terze parti per questo software di automazione d'ufficio
- L'automazione basata sulle immagini potrebbe essere migliorata
Prezzi di UiPath:
- Gratis: Gratis
- Pro: A partire da 420 $ al mese
- Enterprise: Contattateci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni su UiPath:
- G2: 4,6/5 (18 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 700 recensioni)
9. Envoy
Envoy è una soluzione per l'ambiente di lavoro che aiuta a ottimizzare le aree di lavoro ibride e a gestire i visitatori.
Questo strumento di automazione d'ufficio consente ai dipendenti in modalità ibrida di prenotare la postazione che preferiscono in base al tipo di lavoro che intendono svolgere quel giorno, a seconda che il loro obiettivo principale sia concentrarsi o collaborare. Possono inoltre prenotare sale riunioni e ricevere un promemoria prima dell'inizio di una riunione.
Verifica i visitatori prima del loro arrivo, poi fai in modo che si registrino digitalmente, accettando eventuali accordi di riservatezza o liberatorie durante la procedura. Il sistema stampa un badge per il visitatore e i dipendenti che li accolgono vengono automaticamente avvisati in modo da poter accompagnare i propri ospiti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Envoy:
- Gestisci le prenotazioni delle postazioni di lavoro e delle sale per il tuo personale, ottenendo una visione chiara dell’utilizzo degli spazi
- Imposta criteri di accesso per proteggere il tuo personale e il tuo capitale intellettuale
- Effettua il monitoraggio della corrispondenza e delle consegne grazie a una registrazione chiara dei dati e a una distribuzione sicura con misure di sicurezza
- Scopri chi si trova nell’edificio in qualsiasi momento grazie ad analisi e reportistica dettagliata
Limiti di Envoy:
- Alcuni visitatori potrebbero non sentirsi a proprio agio con la procedura di check-in digitale
- L’ideale sarebbe investire in un dispositivo come un iPad per la reception: uno smartphone è un po’ troppo piccolo
Prezzi di Envoy:
- Standard: 3 $ al mese per utente
- Premium: 5 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni su Envoy:
- G2: 4,6/5 (oltre 490 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (oltre 400 recensioni)
10. Zapier
Zapier è ben noto per l'automazione delle connessioni con app di terze parti e per l'ottimizzazione dei flussi di lavoro.
Automatizza le attività manuali ripetitive collegando due o più app e specificando i trigger e le azioni conseguenti, ad esempio aggiornando i dati di contatto di un cliente nel tuo CRM quando compila un modulo di modifica dei dati o inviando un’email di benvenuto quando si registra sul tuo sito.
Gestisci le attività amministrative di routine relative ai progetti e invia aggiornamenti su attività e progetti. Collabora tra i vari team — ad esempio, tra vendite e marketing, oppure tra l’helpdesk e il reparto IT — grazie ai passaggi di consegne automatizzati. E poi adatta il tutto man mano che la tua azienda cresce.
Le migliori funzionalità/funzioni di Zapier:
- Utilizza lo strumento "trascina e rilascia" per creare il tuo flusso di lavoro automatizzato
- Scegli tra migliaia di servizi web per collegare quelli di cui hai bisogno su diverse piattaforme
- Archivia i tuoi dati in tabelle progettate per l’automazione e consolida gli aggiornamenti provenienti da qualsiasi app collegata
- Incoraggia la collaborazione e gestisci gli accessi grazie a una vasta gamma di opzioni di condivisione e autorizzazione
Limiti di Zapier:
- In caso di problemi con le app di terze parti durante la connessione, il sistema potrebbe subire un'interruzione temporanea
- La versione gratuita ha un limite di 100 attività al mese con automazioni in un unico passaggio, il che potrebbe non essere sufficiente per le aziende più grandi
Prezzi di Zapier:
- Gratis: Gratis
- Pacchetto Starter: 19,99 $ al mese per utente
- Professional: 49 $ al mese per utente
- Team: 69 $ al mese per un numero illimitato di utenti
- Azienda: Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni su Zapier:
- G2: 4,5/5 (oltre 1.100 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 2.700 recensioni)
Risparmia tempo e denaro con il miglior software per l'automazione d'ufficio
Gli strumenti di automazione d'ufficio gestiscono per te le attività ripetitive che richiedono molto tempo, ottimizzando i flussi di lavoro e liberandoti per dedicarti a compiti più importanti. Riducono al minimo gli errori umani, migliorano l'efficienza e la produttività e contribuiscono alla soddisfazione sia dei tuoi clienti che del tuo personale, il che si traduce in un aumento dei tuoi profitti.
Il miglior software di automazione d'ufficio per la tua azienda ti offrirà gli strumenti necessari per collegare tra loro i vari processi specifici della tua azienda. Ti fornirà inoltre approfondimenti utili per aiutarti a perfezionare le procedure dove necessario.
Sebbene esistano numerose soluzioni di automazione d’ufficio, una delle migliori è ClickUp. ClickUp è una piattaforma completa che ti aiuta a gestire al meglio ogni aspetto della tua attività, semplificando e ottimizzando tutti i tuoi processi d’ufficio. ✨
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