Le attività ripetitive sono la rovina della vita di ogni lavoratore. Sono una parte essenziale della gestione dei dati e dell'ufficio, ma richiedono molto tempo e spesso sono noiose. Peggio ancora, se non si presta attenzione, possono portare a errori che causano un effetto a catena su altri processi aziendali.
Un tempo non c'era modo di sfuggire a questi processi manuali, ma la tecnologia si è evoluta e ora abbiamo più opzioni a disposizione. Entra in gioco il software di automazione dell'ufficio.
Esploriamo gli strumenti di automazione dell'ufficio e vediamo come possono semplificare i vostri flussi di lavoro. Scoprite poi alcuni dei migliori software di automazione dell'ufficio disponibili oggi sul mercato, in modo da poter scegliere quello giusto per mantenere fiorente la vostra attività aziendale.
Che cos'è un software di automazione d'ufficio?
Il software di automazione d'ufficio si occupa delle attività amministrative ripetitive, senza richiedere alcun intervento umano o richiedendone uno minimo. Questo permette a te e al tuo team di concentrarvi su attività più strategiche o che richiedono specificatamente un tocco umano.
Il software di automazione dell'ufficio è progettato per gestire processi automatizzati attraverso una serie di trigger. Questi attivano azioni specifiche, ad esempio generare un aggiornamento di stato, modificare una data di scadenza o inviare un'email o una notifica di promemoria.
I diversi tipi di strumenti di automazione dell'ufficio hanno un'ampia varietà di applicazioni. Ad esempio:
- Attività di front office come controllo degli accessi, gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e funzioni di assistenza clienti.
- Automazione del back-office, supporto a processi quali gestione delle strutture, gestione dell'inventario, fatturazione e gestione delle retribuzioni.
- Funzioni HR, come il monitoraggio dei candidati, l'inserimento e la formazione
Tra i numerosi vantaggi offerti dalla tecnologia di automazione dell'ufficio figurano una maggiore efficienza dei processi e una maggiore produttività grazie a:
- Maggiore precisione grazie alla riduzione degli errori umani
- Ottimizzazione del flusso di lavoro affinché tutti i tuoi processi funzionino alla perfezione
- Meno tempo sprecato: le macchine non fanno pause pranzo né perdono la concentrazione.
- Il risultato è la riduzione dei costi operativi e l'aumento dei profitti.
- Maggiore soddisfazione dei dipendenti e dei clienti
E questo è solo l'inizio.
Cosa cercare in un software di automazione d'ufficio?
Quando implementi un software di automazione dell'ufficio, probabilmente dovrai riorganizzare alcuni processi aziendali. Per ridurre al minimo questo impatto, scegli il sistema di automazione dell'ufficio che più si avvicina alle tue esigenze.
Ad esempio, di quale di questi avete bisogno?
- Software di mappatura dei processi per pianificare i tuoi processi aziendali
- Un sistema di gestione dei dati che semplifica l'inserimento e lo scambio dei dati
- Software di gestione del flusso di lavoro per ottimizzare i flussi di lavoro dell'ufficio e ridurre i colli di bottiglia
- Software di gestione delle attività per mantenere i membri del tuo team sulla strada giusta, semplificando il project management.
- Strumenti che ti aiutano a delegare il lavoro e a tenere sotto controllo lo stato, senza microgestione.
- Canali di comunicazione che aiutano il tuo team a collaborare e a effettuare la condivisione di informazioni
- Software di automazione del marketing per mantenere i clienti nel tuo funnel commerciale
- Implementazione low-code, quindi non è necessario un team IT per iniziare.
- Archiviazione sicura dello spazio di archiviazione per proteggere tutte le informazioni relative ai clienti e alle attività aziendali.
- Reportistica approfondita che ti dice cosa funziona e cosa no.
Il miglior software di automazione per l'ufficio vi offrirà la giusta combinazione di strumenti. Dovrete comunque condurre analisi regolari del flusso di lavoro per verificare che tutte le operazioni dell'ufficio procedano secondo i piani, ma se partite da una base solida e automatizzata, sarete già un passo avanti.
I 10 migliori software di automazione d'ufficio da utilizzare
Ora che sapete cosa è possibile fare con una soluzione di automazione del flusso di lavoro, preparatevi a scoprire alcune delle migliori opzioni disponibili oggi sul mercato.
1. ClickUp
ClickUp è uno strumento di project management all-in-one che ti aiuta a tenere sotto controllo ogni aspetto della tua attività. Con una forte attenzione al miglioramento dell'efficienza e della produttività, questo software di automazione dell'ufficio è progettato per semplificare il tuo flusso di lavoro in tutti i modi possibili.
Scegli tra oltre 100 automazioni ClickUp predefinite, o personalizzale, per gestire le attività di routine dell'ufficio. Ad esempio, crea rapidamente nuove attività e assegnale automaticamente ai membri del team appropriati, con commenti allegati.
Le attività ricorrenti verranno ripetute automaticamente, senza che sia necessario alcun intervento da parte tua. Oppure imposta trigger o condizioni per avviare azioni, come la modifica di stati, date di scadenza o priorità, o la riassegnazione delle attività in base alle necessità.
Approfitta dell'ampia gamma di modelli disponibili per ogni esigenza aziendale, dal modello ClickUp per la gestione degli spazi ufficio al modello ClickUp per l'inserimento dei nuovi dipendenti o al modello ClickUp per l'help desk.
Tieni sotto controllo tutto utilizzando i dashboard di ClickUp. Puoi personalizzarli per visualizzare le metriche in tempo reale e le informazioni approfondite necessarie per prendere decisioni efficaci.
Le migliori funzionalità/funzioni di ClickUp:
- Inizia subito con questa soluzione di automazione dell'ufficio senza codice.
- Utilizza ClickUp Mindmaps o ClickUp Lavagna online per progettare i tuoi flussi di lavoro prima di automatizzarli.
- Automatizza le notifiche di promemoria in modo che tutti sappiano cosa fare e quando farlo.
- Sfrutta gli strumenti di IA integrati in ClickUp per semplificare processi come la scrittura e la modifica di testi, il riassunto delle note delle riunioni e la formattazione dei contenuti.
- Riunisci tutto in un unico flusso di lavoro condiviso grazie alle integrazioni con una serie di applicazioni di terze parti, tra cui Outlook, Trello, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot e molte altre.
- Utilizza gli strumenti integrati per il miglioramento dei processi, come la documentazione dei processi, i flussi di lavoro visivi e la reportistica dettagliata, per ottimizzare continuamente ogni aspetto della tua attività aziendale.
Limiti di ClickUp:
- Sebbene ClickUp sia estremamente intuitivo per gli utenti, offre così tante opzioni che potrebbe volerci un po' di tempo per comprenderle tutte.
- L'app mobile non è ancora all'altezza della versione desktop, ma ci sta arrivando.
Prezzi di ClickUp:
- Free Forever
- Illimitato: 7 $ al mese per utente
- Aziendale: 12 $ al mese per utente
- Enterprise: contattateci per conoscere i prezzi
- ClickUp AI è disponibile per l'acquisto su tutti i piani a pagamento al prezzo di 7 $ al mese per ogni membro dell'area di lavoro e ospite interno.
Valutazioni e recensioni di ClickUp:
- G2: 4,7/5 (oltre 8.900 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 3.800 recensioni)
2. BetterCloud
BetterCloud è un software di automazione dell'ufficio senza codice che gestisce gli ambienti online e li protegge dalle vulnerabilità di sicurezza. È progettato per migliorare la produttività e l'efficienza dei team IT, utilizzando l'automazione per semplificare le operazioni quotidiane.
Utilizza i flussi di lavoro preconfigurati per automatizzare le attività IT tipiche, come l'onboarding degli utenti e la gestione delle licenze. Ciò consente di risparmiare tempo e migliorare la precisione, poiché richiede un intervento manuale minore. ✅
Gli strumenti di valutazione e reportistica offrono informazioni dettagliate sull'utilizzo della piattaforma basata su cloud e segnalano potenziali minacce alla sicurezza per ulteriori azioni.
Le migliori funzionalità/funzioni di BetterCloud:
- Risparmia denaro consolidando automaticamente le ridondanze, come le licenze in eccesso.
- Automatizza i processi del ciclo di vita degli utenti con l'onboarding e l'offboarding al momento giusto.
- Garantite la sicurezza e la conformità dei dati aziendali grazie alle funzionalità di scansione automatica dei file, backup e ripristino.
- Integrazione con oltre 70 app SaaS, come Google Workspace, Salesforce, Asana e ClickUp.
Limiti di BetterCloud:
- È necessario un periodo iniziale di apprendimento per familiarizzare con la piattaforma BetterCloud.
- Alcuni utenti ritengono che i flussi di lavoro potrebbero essere più personalizzabili in base alle loro esigenze specifiche.
Prezzi BetterCloud:
- Contattateci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni di BetterCloud:
- G2: 4,4/5 (oltre 340 recensioni)
- Capterra: 4/5 (27 recensioni)
3. Workable
Workable è uno strumento di automazione dell'ufficio pensato per i reclutatori. Automatizza il processo di ricerca di nuovi membri del personale, il loro inserimento e la loro gestione, consentendo di risparmiare tempo e ridurre i costi.
Utilizza gli strumenti drag-and-drop di Workable per creare rapidamente una pagina dedicata alle opportunità di carriera e attirare candidati di alto livello. Quindi, utilizza i modelli predefiniti di descrizione del lavoro per creare le descrizioni dei ruoli. Gli strumenti di IA creano il tuo elenco di candidati cercando online candidati passivi che potrebbero essere interessati a nuovi ruoli, nonché candidati che hanno già presentato la propria candidatura in precedenza.
Automatizza la pianificazione dei colloqui, quindi valuta i candidati raccogliendo i feedback dal team di reclutamento tramite la piattaforma, rendendo più facile individuare la persona giusta per il lavoro.
Le migliori funzionalità/funzioni di Workable:
- Pubblica rapidamente e facilmente le offerte di lavoro su oltre 200 siti, oltre che sui tuoi canali social media.
- Raccogli i profili e i recapiti dei candidati dai social media come LinkedIn e Twitter.
- Compila automaticamente i profili dei candidati utilizzando l'analisi dei curriculum.
- Utilizza test di valutazione automatizzati per verificare che i candidati siano qualificati per il ruolo.
- Chiedi ai nuovi assunti di firmare elettronicamente i documenti, quindi archivialo in modo sicuro nel sistema.
Limiti praticabili:
- È necessario pagare un extra per funzionalità premium come valutazioni, invio di testi tramite la piattaforma e videointerviste.
- A volte i dati dei candidati non si uniscono perfettamente con altre applicazioni e devono essere inseriti manualmente.
Prezzi accessibili:
- Starter: 149 $ al mese per un massimo di 50 dipendenti
- Standard: a partire da 299 $ al mese per un massimo di 20 dipendenti
- Premier: a partire da 599 $ al mese per un massimo di 20 dipendenti
Valutazioni e recensioni di Workable:
- G2: 4,6/5 (oltre 400 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 430 recensioni)
4. Brevo
Questo software di automazione dell'ufficio è una piattaforma CRM che semplifica il ciclo di vendita e aiuta a guidare i clienti attraverso il tuo processo di vendita. Scegli tra la piattaforma di marketing, la piattaforma commerciale, lo strumento di email transazionale e lo strumento di conversazione, oppure ottieni tutti questi strumenti insieme in BrevoPlus.
Imposta messaggi automatici che vengono inviati al momento giusto. Ad esempio, un'email di benvenuto al momento della registrazione, un promemoria quando un cliente ha abbandonato il carrello o un check-in quando non lo vedi da un po' di tempo.
Automatizza la segmentazione per identificare gli interessi, i comportamenti e altre caratteristiche dei clienti, in modo da poter personalizzare i contenuti e costruire relazioni migliori. Quindi utilizza la cronologia degli acquisti di un cliente per consigliare vendite incrociate e vendite aggiuntive e aumentare i tuoi profitti.
Le migliori funzionalità di Brevo:
- Organizza campagne di marketing tramite email, SMS, WhatsApp o chat.
- Invia fino a 300 email al giorno con il piano Free.
- Se non vuoi sottoscrivere un piano mensile, acquista crediti prepagati per inviare email, SMS e messaggi WhatsApp tramite il piano pay-as-you-go.
- Utilizza il lead scoring per identificare i tuoi migliori lead, in modo da poterti concentrare sulla chiusura della vendita.
- Integrazione con oltre 150 altri strumenti digitali come Salesforce, Zendesk, Zapier, Shopify e WooCommerce.
Limiti di Brevo:
- Brevo è ottimo per l'email marketing e i Messaggi, ma non offre funzionalità di marketing tramite social media.
- I modelli integrati sono piuttosto limitati e alcuni non sono così accattivanti come potrebbero essere.
Prezzi Brevo:
- Gratis: gratis
- Starter: A partire da 25 $ al mese per casella di posta condivisa
- Aziendale: a partire da 65 $ al mese per casella di posta condivisa
- BrevoPlus: Contattateci per informazioni sui prezzi
Valutazioni e recensioni di Brevo:
- G2: 4,5/5 (oltre 600 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 1.700 recensioni)
5. Xero
Xero è un software di contabilità che ti aiuta a gestire tutto, dalla creazione automatica delle fatture e la richiesta di rimborso delle spese al pagamento delle bollette, alla gestione del flusso di cassa e alla generazione di report. C'è una sincronizzazione con la tua banca, in modo che tutte le tue informazioni finanziarie siano riconciliate e facilmente accessibili a colpo d'occhio.
Il software di monitoraggio dei progetti ti aiuta a vedere esattamente a che punto sei in un progetto, dal preventivo al pagamento. Puoi anche pagare il tuo team, archiviare i registri delle retribuzioni ed eseguire la reportistica sui salari.
Questo strumento di automazione dell'ufficio è progettato principalmente per privati e piccole imprese, ma offre anche un pacchetto premium per le aziende di grandi dimensioni.
Le migliori funzionalità/funzioni di Xero:
- Accetta pagamenti dai tuoi clienti con carta di debito o di credito, direttamente dalla loro fattura.
- Importa in modo sicuro le transazioni giornaliere dal tuo account bancario al tuo sistema Xero.
- Utilizza l'app Xero basata sulla cloud per controllare i tuoi dati, anche quando sei in viaggio.
- Invita il tuo team finanziario (o un amico esperto di finanza) a collaborare con te in tempo reale mentre lavori sui tuoi account.
Limiti di Xero:
- Le piccole imprese potrebbero trovare anche il pacchetto Xero Starter un po' costoso per il loro budget.
- Poiché è basato su cloud, per accedervi è necessaria una connessione Internet affidabile, il che potrebbe rappresentare un problema per le aziende situate in posizioni più remote.
Prezzi di Xero:
- Starter: 25 $ al mese
- Standard: 40 $ al mese
- Premium: 54 $ al mese
Valutazioni e recensioni di Xero:
- G2: 4,3/5 (oltre 580 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 2.700 recensioni)
6. Approvvigionamento elettronico
e-Procure è progettato per semplificare e automatizzare le operazioni di acquisto e vendita delle aziende B2B. Basato su una rete blockchain sicura, questo software di automazione d'ufficio mette in contatto acquirenti e fornitori di tutto il mondo e li aiuta a fare affari.
I venditori possono creare un catalogo intelligente di prodotti o servizi sul sistema, oppure generare e inviare preventivi, offerte o proposte. Gli acquirenti possono trovare nuovi fornitori a livello globale e quindi gestire il processo di approvvigionamento tramite la piattaforma. Una volta concluso l'accordo, il processo di pagamento è sicuro e rigorosamente controllato.
Le migliori funzionalità/funzioni di e-Procure:
- Comunicate attraverso la piattaforma, negoziate e gestite i contratti, pagate o ricevete pagamenti.
- Conduci o partecipa ad aste elettroniche dal vivo sulla piattaforma e-Procure.
- Genera report per analizzare e ottenere informazioni dettagliate sulle tue vendite commerciali B2B.
- Quando hai bisogno di consigli, rivolgiti a esperti affidabili in diversi settori aziendali e di approvvigionamento.
Limiti dell'e-Procure:
- L'elaborazione di tutti i passaggi di una transazione e la gestione delle varie approvazioni richieste possono richiedere molto tempo.
- L'azienda non ha ancora abbastanza valutazioni per giudicare la loro efficacia.
Prezzi e-Procure:
- Free
Valutazioni e recensioni di e-Procure:
- G2: 4,8/5 (2 recensioni)
- Capterra: 5/5 (1 recensione)
7. Coupa
Questo strumento di automazione dell'ufficio vi aiuta a gestire le spese aziendali, risparmiare denaro e ridurre i rischi. Il suo obiettivo è rendere le organizzazioni di medie e grandi dimensioni più sostenibili e redditizie, in modo che siano ben posizionate per crescere.
Coupa collabora con diversi partner selezionati per offrire ai propri clienti servizi che ottimizzano la spesa aziendale, ad esempio soluzioni tecnologiche, sistemi di pagamento o servizi di consulenza gestionale.
Le migliori funzionalità/funzioni di Coupa:
- Integra la pianificazione delle risorse aziendali con Coupa per automatizzare i processi manuali e migliorare il controllo finanziario.
- Chiedi ai tuoi fornitori di utilizzare le fatture elettroniche, quindi pagali automaticamente e addebita l'importo sull'account spese corretto, riducendo il tempo dedicato all'elaborazione delle fatture.
- Elimina i pagamenti duplicati o fraudolenti delle fatture con Spend Guard.
- Semplificate il vostro processo di approvvigionamento e monitoratelo in tempo reale per aumentare la vostra spesa preapprovata.
Limiti di Coupa:
- Le integrazioni non sempre procedono senza intoppi come dovrebbero e la risoluzione di eventuali problemi può richiedere un po' di tempo.
- Alcuni utenti, in particolare le piccole imprese, ritengono che i prezzi di Coupa siano un po' troppo alti per il loro budget.
Prezzi Coupa:
- Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni di Coupa:
- G2: 4,2/5 (oltre 350 recensioni)
- Capterra: 4,2/5 (oltre 80 recensioni)
8. UiPath
UiPath utilizza l'automazione robotica dei processi e l'intelligenza artificiale per automatizzare i processi e fornirti informazioni dettagliate su tutte le aree della tua attività aziendale.
Crea app low-code o automazioni semplicemente registrando le tue azioni sullo schermo e poi riproducendole. Usa i robot per estrarre dati da documenti di ogni tipo e poi elaborarli, così dovrai solo convalidarli o gestire le eccezioni, risparmiando tempo e denaro e riducendo gli errori.
Visualizza tutto in un unico posto in modo da poterlo monitorare e gestire, e quindi migliorare i processi dove necessario.
Le migliori funzionalità/funzioni di UiPath:
- Sfrutta oltre 25 modelli di machine learning predefiniti per diversi casi d'uso.
- Istruisci i tuoi robot affinché ti avvisino tramite il Centro operativo quando hanno bisogno dell'intervento umano.
- Utilizza UiPath con i tuoi documenti e fogli di calcolo Microsoft Office, Gmail e File Manager.
- Integrazione con SAP e Citrix per una maggiore produttività a livello aziendale.
Limiti di UiPath:
- Alcuni utenti vorrebbero vedere più opzioni di integrazione di terze parti per questo software di automazione dell'ufficio.
- L'automazione basata sulle immagini potrebbe essere migliorata.
Prezzi UiPath:
- Gratis: gratis
- Pro: a partire da 420 $ al mese
- Enterprise: contattateci per informazioni sui prezzi
Valutazioni e recensioni di UiPath:
- G2: 4,6/5 (18 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 700 recensioni)
9. Envoy
Envoy è una soluzione per l'ambiente di lavoro che aiuta a ottimizzare le aree di lavoro ibride e a gestire i visitatori.
Questo strumento di automazione dell'ufficio consente ai dipendenti ibridi di prenotare la scrivania che desiderano in base al tipo di lavoro che intendono svolgere quel giorno, a seconda che il loro obiettivo principale sia concentrarsi o collaborare. Possono anche prenotare sale riunioni e ricevere un promemoria prima dell'inizio della riunione.
Controlla i visitatori prima del loro arrivo, poi chiedi loro di registrarsi digitalmente, accettando eventuali accordi di non divulgazione o rinunce durante il processo. Il sistema stampa un badge per i visitatori e i dipendenti ospitanti vengono automaticamente avvisati in modo che possano accompagnare i loro ospiti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Envoy:
- Gestisci le prenotazioni delle scrivanie e delle sale per il tuo personale, ottenendo una visione chiara dell'utilizzo dello spazio.
- Imposta criteri di accesso per proteggere il tuo personale e il tuo capitale intellettuale.
- Effettua il monitoraggio della posta e delle consegne con una registrazione chiara e una distribuzione sicura.
- Scopri chi è presente nell'edificio in qualsiasi momento grazie ad analisi e reportistica dettagliata.
Limiti di Envoy:
- Alcuni visitatori potrebbero non sentirsi a proprio agio con la procedura di check-in digitale.
- L'ideale sarebbe investire in un dispositivo come un iPad per la reception: uno smartphone è un po' troppo piccolo.
Prezzi di Envoy:
- Standard: 3 $ al mese per utente
- Premium: 5 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni di Envoy:
- G2: 4,6/5 (oltre 490 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (oltre 400 recensioni)
10. Zapier
Zapier è ben noto per l'automazione delle connessioni ad app di terze parti e l'ottimizzazione dei flussi di lavoro.
Automatizza le attività manuali ripetitive collegando due o più app e specificando i trigger e le azioni conseguenti, ad esempio aggiornando i dati di contatto di un cliente sul tuo CRM quando compila un modulo di modifica dei dati o inviando un'email di benvenuto quando si registra sul tuo sito.
Occupati delle attività amministrative di routine relative ai progetti e invia aggiornamenti sulle attività e sui progetti. Collabora tra i vari team, ad esempio tra vendite e marketing o tra l'helpdesk e il reparto IT, con passaggi automatizzati. E poi adatta tutto man mano che la tua attività cresce.
Le migliori funzionalità/funzioni di Zapier:
- Utilizza lo strumento drag-and-drop per creare il tuo flusso di lavoro automatizzato.
- Scegli tra migliaia di servizi web per collegare quelli di cui hai bisogno su diverse piattaforme.
- Archivia i tuoi dati in tabelle progettate per l'automazione e consolida gli aggiornamenti da qualsiasi app in connessione.
- Incoraggiate la collaborazione e controllate chi ha accesso a cosa con una varietà di opzioni di condivisione e autorizzazione.
Limiti di Zapier:
- Se ci sono problemi con le app di terze parti durante la connessione, il sistema potrebbe andare temporaneamente in tilt.
- La versione gratis ha un limite di 100 attività al mese con automazioni in un unico passaggio, il che potrebbe non essere sufficiente per le aziende più grandi.
Prezzi di Zapier:
- Gratis: gratis
- Starter: 19,99 $ al mese per utente
- Professional: 49 $ al mese per utente
- Team: 69 $ al mese per un numero illimitato di utenti
- Azienda: Contattare per informazioni sui prezzi
Valutazioni e recensioni di Zapier:
- G2: 4,5/5 (oltre 1.100 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 2.700 recensioni)
Risparmia tempo e denaro con il miglior software di automazione d'ufficio
Gli strumenti di automazione dell'ufficio gestiscono per voi le attività ripetitive che richiedono molto tempo, semplificando i flussi di lavoro e liberandovi per attività più importanti. Riducono al minimo gli errori umani, migliorano l'efficienza e la produttività e contribuiscono alla soddisfazione sia dei vostri clienti che del vostro personale, il che si traduce in un aumento dei vostri profitti.
Il miglior software di automazione d'ufficio per la tua azienda ti offrirà gli strumenti necessari per collegare i vari processi specifici della tua azienda. Ti fornirà inoltre informazioni utili per aiutarti a mettere a punto gli aspetti necessari.
Sebbene esistano molte soluzioni di automazione dell'ufficio, una delle migliori è ClickUp. ClickUp è uno strumento completo che ti aiuta a gestire meglio ogni aspetto della tua attività, semplificando e ottimizzando tutti i processi dell'ufficio. ✨
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