Les distractions et les interruptions sont le fléau de tout travailleur qui souhaite atteindre une haute niveau de productivité, du moins selon les statistiques.
En moyenne, un employé est interrompu toutes les 11 minutes. C'est très regrettable, car la plupart des gens n'atteignent leur pic de productivité que pendant 2 heures et 53 minutes par jour. Imaginez l'impact que cela peut avoir sur la quantité et la qualité de votre travail. 🤔
Voici une révélation : vous pouvez mettre fin au bombardement constant d'interruptions et retrouver votre productivité grâce à une méthode qui aligne vos tâches, maximise votre efficacité et réduit votre stress. Il s'agit du regroupement des tâches, qui consiste à achever des tâches similaires en même temps. Cette méthode est connue pour mettre fin au multitâche inconsidéré et ramener la logique dans vos plans quotidiens.
Mais quel est le secret de son efficacité ? Découvrons-le !
Qu'est-ce que le regroupement des tâches ?
Le regroupement des tâches est une méthode qui consiste à organiser le travail en regroupant des tâches similaires afin de les traiter en une seule fois. Cette approche peut considérablement améliorer votre productivité en réduisant le temps passé à changer de contexte, c'est-à-dire à passer d'une tâche à une autre sans rapport ou différente tout au long de la journée.
L'impact du regroupement des tâches est plus évident lorsque vous devez gérer diverses responsabilités telles que la communication avec les clients, les réunions d'équipe, les tâches administratives et les séances de brainstorming . Le regroupement des tâches devient alors une source de soulagement, car vous disposez d'un flux de travail concentré plutôt que dispersé.
Comment fonctionne le regroupement des tâches ?
Imaginez un responsable du marketing du contenu qui doit :
- Recherchez les sujets tendance
- Rédiger des articles de blog
- Créer des publications sur les réseaux sociaux
- Répondre aux e-mails
- Participez à des réunions stratégiques
S'ils passent d'une tâche à l'autre tout au long de la journée, leur cerveau doit constamment s'adapter, ce qui entraîne une perte d'efficacité. Ils peuvent plutôt utiliser le regroupement des tâches comme suit :
- Matin (9 h - 11 h) : création de contenu Rédigez des articles de blog et des brouillons de contenu pour les réseaux sociaux.
- Rédigez des articles de blog et du contenu pour les réseaux sociaux
- Midi (11 h 30 - 12 h 30) : communication Répondez aux e-mails et aux Messages.
- Répondez aux e-mails et aux messages
- Après-midi (14 h – 15 h 30) : Recherche et planification Explorez les tendances du secteur, analysez la concurrence et planifiez votre stratégie de contenu.
- Explorez les tendances du secteur, analysez vos concurrents et planifiez votre stratégie de contenu.
- Fin d'après-midi (16 h - 17 h) : réunions et collaboration Participez aux réunions d'équipe, examinez les commentaires et coordonnez-vous avec les parties prenantes.
- Participez aux réunions d'équipe, examinez les commentaires et coordonnez-vous avec les parties prenantes.
- Rédigez des articles de blog et du contenu pour les réseaux sociaux
- Répondez aux e-mails et aux messages
- Explorez les tendances du secteur, analysez vos concurrents et planifiez votre stratégie de contenu.
- Participez aux réunions d'équipe, examinez les commentaires et coordonnez-vous avec les parties prenantes.
En regroupant les tâches similaires, le responsable marketing minimise les changements mentaux et entre dans un état de flux, ce qui augmente sa productivité.
Si vous établissez un parallèle entre le regroupement des tâches et le blocage de temps, vous êtes sur la bonne voie. Cependant, les nuances entre ces deux techniques de gestion du temps apparaissent clairement lorsque l'on examine des exemples spécifiques et des applications pratiques.
Regroupement des tâches ou blocage de temps ?
Le regroupement des tâches et le blocage de temps sont deux méthodes judicieuses pour améliorer la productivité, mais leurs fonctions sont différentes :
- Regroupement des tâches : cette technique consiste à regrouper les tâches connexes et à les accomplir toutes en même temps. L'objectif est de réduire les distractions et de maintenir une ligne de pensée unique afin d'augmenter la productivité.
- Le blocage de temps: cette approche consiste à allouer des périodes spécifiques de votre journée à certaines tâches ou certains types de travail. L'objectif est de vous assurer que les tâches ayant la plus grande priorité ont toujours leur place dans votre emploi du temps.
| Fonctionnalité | Regroupement des tâches | Le blocage de temps |
| Définition | Regroupez les tâches similaires et achevez-les en une seule session. | Allouer des plages horaires spécifiques à différents types de tâches dans votre emploi du temps |
| Objectif | Réduisez les changements de contexte en traitant les tâches connexes en une seule fois. | Structurer la journée en réservant des plages horaires spécifiques à différentes tâches |
| Concentration | Similitude des tâches (par exemple, répondre à tous les e-mails en même temps) | Gestion du temps (par exemple, prévoir de 14 h à 15 h pour le travail intensif) |
| Flexibilité | Plus flexible : les tâches peuvent être achevées à tout moment au sein du lot. | Plus structurée, les tâches doivent être terminées dans les délais impartis. |
| Exemple | Un spécialiste du marketing regroupe les tâches de création de contenu (rédaction d'articles de blog, de publications sur les réseaux sociaux et de newsletters) en une seule session. | Un spécialiste du marketing réserve la plage horaire de 9 h à 10 h 30 pour la rédaction, celle de 10 h 30 à 11 h pour les réunions et celle de 11 h à 12 h pour répondre aux e-mails. |
| Idéal pour | Gérer efficacement les tâches répétitives ou similaires | Structurer une journée ou une semaine de travail complète pour une meilleure gestion du temps |
Ces deux techniques peuvent être utilisées conjointement pour obtenir un planning équilibré et un travail approfondi. Vous pouvez regrouper les tâches similaires, puis réserver du temps dans votre planning pour les accomplir. De cette manière, vous optimisez votre concentration et vous vous assurez que les tâches essentielles ne sont pas négligées.
💡 Conseil de pro : ClickUp propose des outils pour mettre en œuvre ces deux stratégies de productivité dans votre flux de travail. Que vous souhaitiez attribuer des codes couleur et regrouper des tâches similaires ou créer un bloc de temps pour des tâches spécifiques, vous pouvez utiliser plusieurs chronomètres simultanément et mieux suivre votre journée grâce à cette application de productivité tout-en-un !
Avantages du regroupement des tâches
Si vous n'êtes pas très enthousiaste à l'idée de regrouper vos tâches, ces quatre avantages vous feront changer d'avis. 😏
1. Concentration accrue
L'un des avantages les plus évidents du regroupement des tâches est l'amélioration des capacités cognitives au fil du temps. Plus vous utilisez cette méthode, plus votre cerveau devient habile à faire abstraction des bruits extérieurs et à se concentrer sur la tâche qui vous occupe.
Selon le regretté neuroscientifique Clifford Nass, le cerveau humain est programmé pour résister à l'appel sirène du multitâche. Si vous sentez que votre concentration et votre créativité diminuent, adoptez sans hésiter la puissance du monotâche. 🤗
2. Meilleure gestion du temps
Il est souvent difficile de gérer efficacement son temps, surtout si vous changez fréquemment de contexte. Mais grâce au regroupement des tâches, vous trouverez beaucoup plus facile de gérer votre emploi du temps. Regrouper les tâches connexes permet de réduire le temps perdu à passer d'une tâche à l'autre. ⏰
Le regroupement des tâches permet de structurer clairement votre journée, de sorte que vous ne vous demandez jamais quelle tâche accomplir ensuite : vous avez un plan défini et vous vous y tenez.
Cette meilleure gestion du temps vous libère des heures que vous pouvez consacrer à des tâches plus innovantes ou même à des moments de détente.
3. Réduction de la procrastination et de l'indécision
La procrastination, sabotageur silencieux de la productivité, prospère dans l'ombre de l'indécision et des délais manqués.
En regroupant les tâches par lots, vous rationalisez votre routine et minimisez le nombre de décisions à prendre. C'est une aubaine pour la gestion de grands projets, où les responsables se sentent souvent épuisés par la fatigue décisionnelle.
4. Réduction du stress
Le regroupement des tâches permet de maîtriser le chaos du travail moderne et offre de l'assistance aux personnes souffrant d'un manque d'énergie et d'un niveau de stress élevé. Si vous souffrez physiquement et mentalement au travail, vous trouverez un répit dans l'harmonie structurée de cette méthode. 😌
De plus, transformer une liste de tâches écrasante en lots de tâches gérables renforce la confiance en soi. La satisfaction d'achever des tâches devient une source de motivation naturelle, vous permettant de respecter vos délais et d'améliorer votre expérience de travail globale.
À lire également : Comment attribuer des tâches aux membres de votre équipe
Comment regrouper les tâches : 5 étapes pour concevoir un flux de travail concentré
Maintenant que vous maîtrisez l'essence du regroupement des tâches et que vous comprenez clairement ses avantages remarquables, la prochaine étape consiste à le mettre en pratique.
Nous avons compilé les cinq étapes standard du processus de regroupement des tâches. Nous allons également vous montrer comment mettre en œuvre chacune de ces étapes à l'aide de ClickUp.
Étape 1 : Créez une liste complète de choses à faire
Grâce au regroupement des tâches, vous pouvez établir un planning flexible couvrant tout, des tâches importantes et exigeantes au travail quotidien de moindre valeur. Mais voici le hic : vous devez d'abord créer votre liste de tâches. ✅
Notez donc toutes vos tâches à faire sur votre liste, en veillant à ne pas oublier les plus petites.
Les tâches ClickUp sont disponibles dans tous les forfaits ClickUp pour vous faciliter la tâche. Voici comment créer une liste de tâches principale sur la plateforme :
- Accédez à la barre latérale de votre environnement de travail ClickUp et passez votre souris sur l'espace ou le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre liste.
- Cliquez sur le signe plus
- Choisissez liste parmi les options
- Donnez un nom à votre liste
- Cliquez sur « Créer une liste ».
Et voilà, vous avez une nouvelle liste prête à être mise en œuvre !
Le moyen le plus rapide de créer une liste efficace est d'utiliser le modèle de liste de tâches quotidiennes ClickUp. Conçu pour être simple, il vous fournit tous les outils nécessaires pour identifier rapidement les tâches à faire. Grâce à ses intégrations et notifications intégrées, vous ne manquerez plus rien. 🎼
Étape 2 : Catégorisez et triez les tâches connexes
Après avoir créé votre liste de tâches à faire, il est temps de vous plonger dans le cœur du regroupement des tâches en classant et en triant vos tâches. 🫀
La première étape consiste à regrouper les tâches similaires. Il peut s'agir de tâches simples ou complexes qui :
- Exigez les mêmes ressources
- Faites partie du même projet
- Avoir un processus de livraison ou une nature similaire
Par exemple, regroupez toutes vos tâches liées aux e-mails afin d'éviter les interruptions constantes, ou classez les tâches liées au brainstorming dans une seule catégorie. Vous pouvez également les organiser efficacement sous forme de listes.
Le regroupement des tâches fonctionne mieux lorsque vous pouvez consulter vos lots en un seul endroit. La vue Liste de ClickUp est un outil pratique pour suivre vos tâches regroupées. Elle vous permet de trier votre liste en fonction des critères suivants :
- Date de début: Préparez-vous pour les tâches à venir
- Date d'échéance: affichez les délais clairement
- Estimations de durée: évaluez les tâches en fonction de leur importance.
- Durée enregistrée: identifiez les tâches qui vous prennent le plus de temps
- Responsables: triez par nombre ou par nom des personnes assignées.
- Champs personnalisés: créez des champs de tâches uniques pour les valeurs, les budgets, les numéros de contact, etc.
À ce stade, vous pouvez également identifier les tâches répétitives qui peuvent être automatisées avec ClickUp Automations.
Étape 3 : Définissez les priorités des tâches
Vous pouvez trier les lots de tâches en fonction de leur priorité ou du moment de la journée où votre niveau de productivité est le plus élevé.
La solution ? Quatre indicateurs de couleur dans ClickUp Task Priorities: c'est tout ce dont vous avez besoin pour communiquer sans effort les niveaux d'urgence et d'importance des tâches à votre équipe ou à vous-même. Regroupez vos tâches en fonction des étiquettes suivantes :
- Urgent : identifiez les tâches à forte valeur ajoutée qui sont les plus critiques pour votre travail ou votre projet. Il s'agit des tâches de haute priorité qui requièrent votre attention immédiate 🔴.
- Élevé : pensez aux tâches qui, bien qu'elles ne soient pas urgentes, restent importantes pour vos objectifs à long terme et doivent donc être terminées le plus tôt possible 🟡.
- Normal : réservez du temps dans votre journée de travail pour d'autres tâches de priorité normale, mais ne les traitez pas immédiatement. Faites-le à votre convenance 🔵
- Faible : les tâches de faible valeur ne sont ni urgentes ni particulièrement importantes et peuvent être effectuées pendant votre temps libre ou déléguées ⚪
Prenez le contrôle en plaçant les éléments de travail à haute priorité dans votre barre des tâches, afin qu'ils soient toujours à portée de main lorsque vous en avez besoin.
Étape 4 : Réservez du temps
Souvent, après avoir défini vos priorités, il est essentiel de réserver des plages horaires spécifiques dans votre Calendrier pour traiter plusieurs lots de tâches au cours d'une semaine ou d'un mois et de fixer des dates d'échéance réalistes afin d'éviter de manquer les délais. Oui, nous revenons sur le time blocking, et oui, ClickUp peut vous aider dans ce domaine.
Utilisez la sélection de modèles gratuits de gestion des tâches et de blocage de temps proposés par la plateforme pour planifier vos activités quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.
Par exemple, le modèle de planning 24 heures ClickUp est idéal pour bloquer du temps chaque jour. Ce modèle vous aide à :
- Optimisez votre utilisation du temps pour améliorer votre productivité
- Restez concentré et organisé grâce à un emploi du temps quotidien clair.
- Créez-vous une charge de travail équilibrée tout au long de la journée.
Pour commencer à bloquer du temps sur ClickUp, ajoutez les heures de début et d'échéance des tâches jusqu'à la dernière minute. Cela signifie que vous pouvez ajouter ces tâches à la vue Calendrier et les voir apparaître dans vos écrans d'accueil et de notification.
Vous souhaitez commencer une tâche à une date et une heure précises ? Rien de plus simple ! Vous pouvez la saisir comme lors d’une discussion informelle : Monday à 17 h.
Si votre travail est très sensible au facteur temps, nous vous recommandons d'utiliser le modèle ClickUp Deadlines pour organiser, hiérarchiser et visualiser les échéances avec plus de contrôle.
Étape 5 : Effectuez le suivi des tâches similaires
Nous avons déjà mentionné la vue Calendrier, mais ce n'est qu'une façon parmi d'autres de suivre vos tâches. Vous pouvez profiter d'autres vues sur ClickUp, telles que :
- Vue Gantt: imaginez-la comme une carte de projet. Vous pouvez planifier, gérer les ressources et repérer les jalons et les obstacles.
- Échéancier chronologique: considérez-le comme votre calendrier de tâches, avec une disposition claire pour regrouper les tâches similaires.
Vous avez des flux de tâches complexes ? La configuration des dépendances entre tâches dans ClickUp garantit que les tâches, grandes ou petites, sont effectuées dans le bon ordre.
À la fin de chaque lot, prenez le temps de passer en revue le travail que vous avez suivi. Cela vous permettra d'évaluer votre efficacité et d'apporter les ajustements nécessaires pour les lots futurs.
À lire également : Comment gérer vos tâches personnelles et booster votre productivité
Quand le regroupement des tâches n'est-il pas idéal ?
Le regroupement des tâches peut ne pas fonctionner dans les situations suivantes :
- Lorsque les tâches sont urgentes : les tâches urgentes (par exemple, répondre aux urgences des clients) ne peuvent pas attendre une session de regroupement.
- Si votre travail nécessite de fréquents changements de contexte : certains rôles (par exemple, le service client) exigent de répondre à plusieurs types de requêtes tout au long de la journée.
- Pour les travaux hautement créatifs ou non structurés : si l'inspiration vous vient de manière imprévisible (par exemple, pour les écrivains ou les designers), le regroupement peut sembler restrictif.
- Si une collaboration en temps réel est nécessaire : certaines tâches nécessitent une communication continue avec les membres de l'équipe, ce qui rend difficile leur regroupement séparément.
- Lorsque votre niveau d'énergie n'est pas au rendez-vous : si vous planifiez un travail exigeant à un moment où votre énergie est faible, cela peut nuire à votre efficacité.
À lire également : Compétences en gestion des tâches : comment gérer les tâches pour votre équipe et vous-même
12 conseils pour une routine efficace de regroupement des tâches
La cohérence est essentielle dans la gestion des tâches. Même si cela peut sembler difficile au début, respectez cette routine et elle deviendra bientôt une seconde nature. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti du regroupement des tâches :
- Définissez des plages horaires spécifiques : le regroupement des tâches nécessite en soi une planification intensive. En fixant des horaires pour créer une routine, vous éviterez de procrastiner.
- Commencez modestement et soyez constant : commencez par un ou deux lots de tâches par jour avant de procéder à la validation complète d’une routine structurée.
- Adaptez vos tâches à votre niveau d'énergie : planifiez les tâches exigeantes ou créatives lorsque vous êtes au maximum de votre énergie, et les tâches répétitives pendant les périodes de faible énergie.
- Regroupez les tâches similaires : identifiez les tâches qui nécessitent le même type de réflexion ou de flux de travail (par exemple, répondre à des e-mails, rédiger des rapports, planifier des réunions).
- Donnez la priorité aux tâches à fort impact : concentrez-vous sur le regroupement des tâches qui demandent beaucoup de temps ou d'énergie mentale afin d'optimiser votre efficacité.
- Fixez des limites de temps pour chaque regroupement : évitez de surcharger un seul regroupement ; utilisez des contraintes de temps (par exemple, 60 à 90 minutes) pour rester concentré.
- Limitez les distractions : minimisez les interruptions et les distractions pendant vos sessions de regroupement. Désactivez les notifications inutiles et créez un environnement de travail propice à la concentration, où peu de choses peuvent vous ralentir.
- Faites des pauses : prévoyez de courtes pauses entre les sessions de regroupement. Cela vous aidera à vous recentrer et à éviter le surmenage.
- Utilisez des rappels : effectuez une estimation de durée pour l'ensemble des tâches d'un lot et définissez des rappels et des échéances pour rester sur la bonne voie.
- Réfléchissez et adaptez-vous : évaluez régulièrement votre routine de regroupement des tâches. Si certaines tâches ou certains moments ne fonctionnent pas bien, soyez prêt à adapter et à affiner votre approche.
- Restez flexible : si une urgence survient, reprogrammez vos lots plutôt que d'abandonner cette pratique.
- Utilisez un outil de gestion des tâches : organisez vos tâches dans des applications telles que ClickUp pour effectuer le suivi de vos lots de manière efficace.
À lire également : Les meilleures applications de chronomètre Pomodoro pour booster votre concentration et votre productivité
Regroupez vos tâches avec ClickUp
La vie est trop courte pour perdre du temps avec des processus et des flux de travail inefficaces. Grâce au regroupement des tâches et à d'autres astuces similaires, vous pouvez accomplir davantage dans le même laps de temps. Les outils gratuits de gestion des tâches tels que ClickUp vous facilitent grandement la vie au quotidien.
De plus, dans ClickUp, toutes les tâches sont liées contextuellement à leurs documents, chats et tableaux blancs associés. Grâce à la gestion des tâches, à la communication et à la documentation réunies dans une plateforme intégrée alimentée par l'IA, vous n'avez plus à vous soucier de jongler entre une douzaine d'écrans pendant que vous travaillez.
ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail qui vous aide à tout accomplir. Après tout, le temps est votre atout le plus précieux. Ne le gaspillez pas, regroupez vos tâches ! ✊