Su cliente más importante necesita un anuncio para un nuevo producto, una marca de comercio electrónico va a lanzar una campaña de marca y una importante empresa tecnológica quiere presentar su último concepto.
La agencia bulle con reuniones, lluvias de ideas creativas y seguimiento de plazos.
Gestionar múltiples campañas como esta consiste en mantener a todos organizados. Cuando se superponen múltiples clientes (de diferentes sectores), cronogramas y entregas, es inevitable que se retrasen las aprobaciones.
En esta entrada del blog exploraremos cómo agencias como la suya pueden gestionar múltiples campañas de clientes. Además, veremos cómo ClickUp puede evitar que todas esas campañas se salgan de control. 🫡
⭐ Plantilla con función
La plantilla de informe de estado de múltiples proyectos de ClickUp ayuda a los equipos a gestionar varios proyectos a la vez. Realice un seguimiento del progreso, identifique los riesgos de forma temprana y proporcione a las partes interesadas actualizaciones claras, todo ello desde un panel organizado.
Desde actualizaciones para las partes interesadas hasta controles internos, esta plantilla facilita el seguimiento de todo (y de todos).
Retos comunes a los que se enfrentan las agencias con múltiples campañas
La gestión simultánea de múltiples proyectos plantea diferentes problemas para diferentes clientes. Desde plazos y recursos hasta la coherencia de la marca y la elaboración de informes, las agencias deben lidiar con diversos factores variables.
Estos son algunos de los retos a los que se enfrentan las agencias a la hora de gestionar múltiples campañas de marketing:
Plazos y prioridades que se solapan
Cuando varias campañas requieren atención simultáneamente, la priorización se vuelve fundamental. Instancia, puede que esté preparando el lanzamiento de un producto para un cliente cuando otro cliente solicita cambios creativos de última hora. De repente, dos campañas de alto riesgo compiten por la atención del mismo equipo.
Sin un sistema claro, las agencias corren el riesgo de incumplir los plazos, lo que puede provocar la insatisfacción del cliente y la pérdida potencial de empresa.
🧠 Dato curioso: Las agencias de publicidad se remontan al siglo XIX, y la primera agencia de publicidad moderna fue fundada en 1841 en Filadelfia por Volney B. Palmer. Actuaba como «agente inmobiliario» vendiendo espacio en los periódicos a los anunciantes a cambio de una comisión.
Asignación de recursos entre clientes y equipos
Los recursos son finitos, pero las demandas de los clientes no lo son. Los diseñadores, redactores y estrategas a menudo se ven empujados en múltiples direcciones, lo que puede provocar equipos sobrecargados de trabajo y clientes frustrados.
Su diseñador está dividiendo su tiempo entre la renovación de la marca del cliente A y la campaña social del cliente B, y su estratega está dividiendo su atención entre tres paneles de (elaboración de) informes. ¿Le suena familiar?
Las agencias de marketing exitosas planifican con antelación, comprenden la capacidad de su equipo y distribuyen el trabajo de manera estratégica para que nadie se vea desbordado.
🔍 ¿Sabías que...? En la década de 1920, algunos minoristas utilizaban tarjetas perforadas para realizar el seguimiento de los datos de los clientes y sus patrones de compra. Era una forma de informar sobre promociones con objetivo, precursora del marketing moderno basado en datos.
Mantener una calidad y una voz de marca coherentes
Cada cliente tiene un tono y un estilo únicos, directrices de marca específicas que seguir y sus propias expectativas respecto a usted. Una publicación inconsistente en redes sociales o una plantilla de correo electrónico inadecuada pueden poner en peligro meses de trabajo y confianza.
Las agencias deben asegurarse de que cada campaña se ajuste a la imagen de marca, el tono y los estándares de calidad del cliente.
Brechas de comunicación entre los equipos internos y los clientes
Por un lado, estás persiguiendo a tu propio equipo para que te den novedades. Por otro lado, estás tratando de calmar a los clientes que piden revisiones del último borrador. ¿Te suena como un jueves cualquiera? Es una escena común para los jefes de equipo que gestionan varias cuentas de clientes.
La falta de comunicación o la comunicación deficiente es uno de los principales obstáculos en la gestión de múltiples campañas. Puede dar lugar a malentendidos, retrasos en los plazos y clientes frustrados.
Seguimiento del rendimiento y elaboración de informes de todas las campañas
La sobrecarga de datos es real. Entre métricas personalizadas, formatos y plazos, te ahogas en informes mientras las campañas esperan tu atención.
Por ejemplo, una campaña puede medir la interacción en Instagram, otra los clics en los correos electrónicos y una tercera las impresiones de Google Ads. Consolidar manualmente estas métricas puede llevar horas.
⚙️ Bonificación: Implemente paneles de análisis que integren múltiples plataformas y utilice plantillas estandarizadas de gestión de clientes para simplificar el seguimiento del rendimiento y aclarar el retorno de la inversión.
Estrategias para gestionar múltiples campañas de clientes
Veamos algunas estrategias para gestionar múltiples clientes, centralizar campañas, optimizar los flujos de trabajo creativos y mantener a todas las partes interesadas en la misma página.
También le mostraremos cómo el software de gestión de proyectos de marketing de ClickUp mantiene todo su flujo de trabajo organizado, con visibilidad y bajo control. Además, con ClickUp para la gestión de proyectos de agencias creativas, puede centralizar todas las campañas de los clientes, asignar tareas, realizar un seguimiento de los plazos y colaborar sin problemas.
Se trata de un entorno de trabajo de IA convergente que combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat con IA para ayudarle a trabajar de forma más rápida e inteligente.
Planificación centralizada de campañas
Empiece por crear un hub único para cada campaña de cliente con los resultados esperados, los plazos y las dependencias correlacionados.
Por ejemplo, al planear un lanzamiento multicanal, incluya:
- Fechas clave para las aprobaciones creativas
- Calendarios de gastos en medios de pago
- Plazos de entrega de contenidos para publicaciones en redes sociales, correo electrónico y blogs
- KPI de campaña
Tener toda esta información con visibilidad en un solo lugar evita sorpresas, como darse cuenta de que el seminario web del cliente B coincide con el lanzamiento del producto del cliente A. Anime a su equipo a consultar diariamente el plan maestro del proyecto para mantenerse alineados.
La jerarquía de proyectos de ClickUp es una forma excelente de desglosar las operaciones de una agencia de marketing en:
- Espacios para clientes de alto nivel o departamentos
- Carpetas para agrupar campañas o proyectos relacionados
- Listas para tareas de campañas individuales
Esto facilita ver dónde se sitúa cada campaña en el panorama general, evitando solapamientos y confusiones.
Una vez que haya correlacionado las campañas con esta estructura, la tarea de ClickUp le permite capturar cada parte móvil de una campaña.
Cada tarea se puede asignar a un miembro del equipo, se le puede asignar una fecha límite y se puede enlazar con ClickUp Dependencies para que todos sepan qué es lo que hay que hacer primero.
También puede adjuntar archivos creativos, añadir comentarios e incluso registrar el tiempo directamente en las tareas, lo que garantiza que haya una única fuente de información veraz tanto para la colaboración como para la rendición de cuentas.
Para dar sentido a toda esta información, puede recurrir a ClickUp Brain, el asistente con tecnología de IA de la plataforma, integrado directamente en su entorno de trabajo. Conecta tareas, documentos, personas y conocimientos organizativos.
Su AI Project Manager genera resúmenes de progreso, organiza reuniones de puesta al día y hasta crea listas de tareas basadas en su plan de proyecto.
Por ejemplo, supongamos que está gestionando un lanzamiento multicanal para tres clientes. Solo tiene que pedir al asistente de IA que genere un resumen que incluya el progreso de cada campaña, las tareas que requieren atención y quién es el responsable de cada elemento.
🤩 Indicaciones adicionales
- Genere un resumen del progreso de todas las campañas en curso esta semana
- Cree una lista de tareas para el lanzamiento en redes sociales del cliente A con fechas de vencimiento y dependencias
- Prepare un resumen para la reunión de equipo de hoy con las aprobaciones pendientes y los próximos pasos a seguir
Automatización de tareas y flujos de trabajo
Las tareas repetitivas consumen tiempo sin que nos demos cuenta. La automatización de las aprobaciones, los recordatorios y los seguimientos permite a su equipo centrarse más en el trabajo creativo que realmente marca la diferencia.
Estas son algunas de las funciones que puede automatizar en su software de gestión de tareas:
- Envío de solicitudes de borrador y facturas a los clientes en fechas específicas
- Asignación automática de tareas para el siguiente paso cuando se marca como completada la anterior
- Notificar a los miembros del equipo cuando cambian los plazos
📌 Ejemplo: Cuando se envía un borrador de contenido → se traslada automáticamente a Revisión, se asigna al editor y, una vez aprobado, se notifica al comprador de medios para que programe la distribución.
Las automatizaciones de ClickUp le ayudan en este sentido. Puede configurar reglas como «cuando el estado de una tarea cambie a "En revisión", asignarla al editor» o «cuando se incumpla una fecha de vencimiento, notificarlo al gestor de cuentas»
Estas automatizaciones se ejecutan silenciosamente en segundo plano, lo que garantiza que no se pase nada por alto y que las comprobaciones repetitivas no ralenticen a su equipo.
ventaja de ClickUp: *Más allá de las automatizaciones estándar, los agentes de ClickUp AI pueden actuar de forma autónoma en su nombre. Responden a desencadenantes, publican actualizaciones e incluso se encargan de decisiones rutinarias.
Instancia, puede configurar un agente automático personalizado que, cuando el estado de una tarea pase a «Listo para lanzar», publique automáticamente un resumen en el canal de chat de la campaña.
Asignación de equipos y rols
Tu diseñador está trabajando con tres clientes y nadie sabe quién es el propietario de cada recurso. La confusión está garantizada. 😵💫
Evítelo definiendo claramente los rols de cada campaña. Puede crear un pequeño «gráfico» para cada proyecto de cliente, especificando quién se encarga de:
- Diseño creativo
- Redacción publicitaria
- Gestión de anuncios pagados
- (elaboración de) informes y análisis
Esto evita la duplicación de trabajo y garantiza la responsabilidad. En el caso de equipos más pequeños, asigne propietarios «principales» y «de copia de seguridad» para que siempre haya alguien que se encargue de las tareas críticas.
Una forma práctica de mantener todo claro es utilizar los comentarios de asignación de ClickUp directamente en las tareas.
Por ejemplo, si un borrador de texto necesita ediciones, puede dejar un comentario en la tarea y asignarla al editor. Una vez completada, pueden resolver el comentario, manteniendo el flujo de trabajo ordenado y a todos al tanto de sus responsabilidades.
📮 Información de ClickUp: El 47 % de los participantes en nuestra encuesta nunca ha probado a utilizar la IA para gestionar tareas manuales, pero el 23 % de los que sí lo han hecho afirman que ha reducido significativamente su carga de trabajo.
Este contraste podría ser algo más que una simple brecha tecnológica. Mientras que los primeros en adoptar esta tecnología están obteniendo beneficios cuantificables, es posible que la mayoría esté subestimando el potencial transformador de la IA para reducir la carga cognitiva y recuperar tiempo. 🔥
ClickUp Brain cubre esta necesidad integrando la IA en tu flujo de trabajo. Desde resumir hilos y redactar contenido hasta desglosar proyectos complejos y generar subtareas, nuestra IA puede hacerlo todo. No es necesario cambiar de herramienta ni empezar desde cero.
💫 Resultados reales: STANLEY Security redujo el tiempo dedicado a la elaboración de informes en un 50 % o más gracias a las herramientas de (elaboración de) informes personalizables de ClickUp, lo que permitió a sus equipos centrarse menos en el formato y más en la previsión.
Plantillas y procesos estandarizados
Todas las campañas tienen una estructura similar, si no idéntica: briefing → creatividad → aprobaciones → lanzamiento → (elaboración de) informes. La diferencia entre una campaña fluida y una desorganizada radica en si su equipo sigue un proceso repetible.
Una de las mejores formas de evitar estar en la categoría equivocada es estandarizar los procesos recurrentes mediante plantillas. Por ejemplo, podría utilizar:
- La plantilla del calendario de contenido de ClickUp con franjas horarias preestablecidas para publicar
- La plantilla de gestión de campañas de marketing de ClickUp para el seguimiento de las tareas de objetivo, presupuesto y copia
- La plantilla de seguimiento de campañas de ClickUp con KPI y tipos de gráficos predeterminados/a
Para realizar el seguimiento del progreso en todos los departamentos o iniciativas sin ralentizar el trabajo, utilice la plantilla de informe de estado de múltiples proyectos de ClickUp. Con esta plantilla de priorización, puede centralizar detalles esenciales, como el estado del proyecto, la prioridad, la fase, el presupuesto, la calidad y los plazos, en un único informe dinámico.
Otra excelente opción es la plantilla ClickUp Marketing Agency Template, diseñada para ayudar a los equipos de marketing y a las agencias a planear, ejecutar y realizar un seguimiento de las campañas con facilidad.
La plantilla de campaña de marketing le permite:
- Clasifique el trabajo en categorías como Campañas pagadas, Contratos y Trabajo creativo
- Realice un seguimiento visual del progreso del proyecto utilizando los estados de tareas personalizados de ClickUp, como Borrador, Ejecución y Para revisión
- Organice la información esencial de los clientes con los campos personalizados de ClickUp para Cuenta, Tamaño del contrato y Progreso de la ideación
- Manténgase al tanto de las prioridades mediante indicadores de finalización con código de color, como En camino, En riesgo y Retrasado
Esto es lo que Chelsea Bennett, directora de compromiso con la marca de Lulu Press, opinó sobre ClickUp:
Una plataforma de gestión de proyectos es esencial para un equipo de marketing, y nos encanta que nos ayude a estar conectados con otros departamentos. Usamos ClickUp literalmente todos los días, para todo. Ha sido muy útil para nuestro equipo creativo y ha mejorado su flujo de trabajo y lo ha hecho más eficiente.
Una plataforma de gestión de proyectos es esencial para un equipo de marketing, y nos encanta que nos ayude a estar conectados con otros departamentos. Usamos ClickUp literalmente todos los días, para todo. Ha sido muy útil para nuestro equipo creativo y ha mejorado su flujo de trabajo y lo ha hecho más eficiente.
Aquí tienes un resumen de cómo puedes crear un plan de marketing con tu software gratuito de gestión de proyectos:
Comunicación eficaz con los clientes
Nada descarrila una campaña más rápido que la falta de comunicación, especialmente cuando los clientes se sienten excluidos o abrumados por el exceso de información.
Trate las actualizaciones como si fueran el tráiler de una película: solo la información necesaria para despertar el interés, sin sobrecargar. Estructure su comunicación con prácticas sencillas y repetibles, como:
- Reuniones semanales con agendas claras
- Canales de comentarios preaprobados (documento, comentarios, correos electrónicos)
- Actualizaciones de estado vinculadas directamente a los resultados, no a frases vagas
Con ClickUp Chat, puede hacer el ajuste de espacios de chat dedicados exclusivamente a cada campaña de cliente y hacer trabajo realmente donde está hablando.
Cualquier comentario, nota de cliente o mensaje de chat se puede convertir en una tarea de seguimiento para garantizar que no se pase nada por alto. Además, puede organizar todos los mensajes asignados en un solo lugar, lo que le permite filtrarlos por persona o estado.
¿Necesita discutir las cosas en directo? SyncUps le permite realizar una llamada rápida, hacer uso compartido de su pantalla, asignar comentarios durante la discusión e incluso obtener un resumen generado por IA con elementos a tomar después.
Y cuando esté fuera, IA CatchUp le ofrece lo más destacado de lo que se ha perdido, mientras que IA Answers puede extraer instantáneamente información de todo su entorno de trabajo para responder más rápido que si tuviera que desplazarse por antiguos chats.
ventaja de ClickUp: * ClickUp Brain MAX lleva las funciones de ClickUp Brain un paso más allá. La aplicación de escritorio elimina la proliferación de IA y conecta todas sus herramientas para que no tenga que estar cambiando de pestaña.
Además, le da acceso a modelos de IA premium como ChatGPT, Claude o Gemini en un hub unificado.
Con él a su lado, podrá:
- Obtenga respuestas altamente contextuales en tareas, documentos y aplicaciones conectadas
- Desencadena flujos de trabajo y automatizaciones en múltiples plataformas
- Interactúe por texto o voz para gestionar los proyectos a su manera
- Elija el mejor modelo de IA para cada tarea, desde ChatGPT hasta Claude
Seguimiento del rendimiento en tiempo real
Supervisar campañas de varios clientes puede resultar confuso. Evite el caos haciendo lo siguiente:
- Definición previa de los KPI de marketing para cada campaña
- Ajustes de paneles para comparar campañas
- Revisar las métricas a diario para detectar a tiempo las caídas en el rendimiento
El seguimiento en tiempo real le permite reaccionar antes de que las cosas salgan mal. Puede realizar un seguimiento de las tasas de clics, las conversiones y la interacción por campaña para detectar rápidamente lo que funciona y lo que hay que modificar.
Los paneles de ClickUp le ofrecen un hub central desde el que realizar un seguimiento del rendimiento de todas las campañas de sus clientes en tiempo real. Esto es lo que puede hacer con los paneles:
- *cree widgets personalizados: realice un seguimiento de los KPI exactos que interesan a sus clientes, como las tasas de clics, las conversiones, la interacción o la completación de tareas
- *realice un seguimiento visual de las tareas y las metas: aproveche las barras de progreso, los gráficos circulares y los rastreadores de metas de proyecto para obtener una imagen clara de lo que va por buen camino y lo que requiere atención
- Filtre y agrupe por contexto: Clasifique los datos de sus clientes por campaña, persona asignada o cualquier campo personalizado para profundizar en los detalles o comparar resultados
🚀 Ventaja de ClickUp: Obtenga resúmenes instantáneos del progreso de la campaña, alertas automáticas sobre caídas en el rendimiento e información sobre tareas vencidas con ClickUp Brain. También puede añadir tarjetas de IA a sus paneles para hacerlo todo en un solo lugar.
Buenas prácticas para agencias que gestionan múltiples campañas
Incluso con estrategias sólidas, los pequeños hábitos pueden marcar una gran diferencia. Por eso, aquí tienes algunos consejos aparentemente insignificantes que debes tener en cuenta
- *implemente un calendario maestro de contenido: centralice todos los cronogramas de las campañas, las fechas límite de los contenidos y las fechas clave en un calendario accesible para evitar conflictos de programación
- realice revisiones posteriores a la campaña: *Después de cada campaña, celebre sesiones informativas para analizar qué ha sido trabajo, qué no y cómo se pueden mejorar los procesos para futuros proyectos
- priorice la segmentación de clientes: *Agrupe las necesidades o sectores de los clientes para optimizar el desarrollo de estrategias y la asignación de recursos
- proporcione acceso y transparencia a los clientes: *Ofrezca a los clientes acceso de solo lectura a los cronogramas y el estado de las tareas, habilite los comentarios sobre los resultados y cree paneles con los KPI relevantes
- valor del análisis posterior a la campaña: *Trate las campañas como un proceso de ciclo completo. Compare los resultados, recopile los comentarios del equipo y documente las lecciones aprendidas para replicar los éxitos
- estandarice los formatos de los informes: *Desarrolle plantillas de gestión de proyectos coherentes para los informes de rendimiento y las actualizaciones de los clientes, con el fin de establecer expectativas claras
💡 Consejo profesional: Realice un seguimiento del rendimiento de las campañas utilizando apodos, mascotas o emojis internos para que la gestión de múltiples clientes sea un poco más divertida y memorable. Por ejemplo, la instancia de un lanzamiento de producto para una marca de café se puede llamar «Operación Espresso»
Errores comunes que se deben evitar al gestionar múltiples campañas
El trabajo con varios clientes abre la puerta a errores que ralentizan el progreso o confunden a los equipos. Estos son algunos errores que hay que tener en cuenta:
- No realizar comprobaciones periódicas: Revise con frecuencia el progreso de la campaña, actualice el estado de las tareas y ajuste las prioridades según sea necesario
- tratar todas las campañas por igual: *Personalice las estrategias, los cronogramas y los mensajes para cada cliente con el fin de cumplir sus metas específicas
- Depender únicamente del correo electrónico: Utilice herramientas de comunicación centralizadas para realizar el seguimiento de los mensajes, las aprobaciones y las actualizaciones en un solo lugar
- recopilar datos sin revisarlos: *Analice las métricas de forma sistemática para identificar tendencias, ajustar las campañas y mejorar el rendimiento
- ignorar los comentarios del cliente: *Capture, asigne y resuelva cada comentario con indicación para mantener la alineación y la confianza
- Cambiar los presupuestos sin un plan: planifique los presupuestos con antelación, supervise los gastos y realice ajustes basándose en la información sobre el rendimiento.
📖 Lea también: Las mejores herramientas de IA para marketing que le ayudarán a mantener su productividad.
🧠 Dato curioso: A finales de la década de 1950, a los ejecutivos publicitarios de Nueva York se les apodaba los auténticos «Mad Men». Durante la «revolución creativa» de la década de 1960, las agencias comenzaron a utilizar el humor, la ironía y la narración de historias en sus campañas, alejándose de los anuncios aburridos y repletos de texto. A menudo cobraban el 15 % o más del presupuesto publicitario del cliente como honorarios, lo que significa que ganaban más de decenas de millones de dólares.
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Sincroniza su creatividad (Sink) con ClickUp.
El único bucle en el que quieres quedarte atrapado es el ciclo de ideas creativas que se convierten en resultados. Todo debe funcionar sin problemas entre bastidores.
ClickUp, la app, aplicación todo para el trabajo, es una plataforma única diseñada para agencias creativas.
Centralice todas las campañas en un solo lugar con ClickUp Tareas y automatice los flujos de trabajo repetitivos con ClickUp Automatización. Además, ClickUp Brain le ayuda a resumir las actualizaciones de las campañas, redactar contenido y mantenerse a la vanguardia.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
Las agencias centralizan toda la información del proyecto en una sola plataforma, como ClickUp, con espacios separados para cada cliente. Las tareas, los plazos y los activos se organizan de forma clara, mientras que funciones como las dependencias de tareas, los hitos y los campos personalizados facilitan el seguimiento de varias cuentas a la vez.
Visualice las cargas de trabajo y asigne tareas a los miembros del equipo en función de su experiencia y capacidad. Las herramientas de gestión de recursos ayudan a equilibrar las cargas de trabajo, evitar el agotamiento y garantizar que cada campaña reciba la atención adecuada. Las revisiones periódicas permiten realizar ajustes en función del rendimiento y la disponibilidad.
Sí. ClickUp permite a las agencias crear espacios de trabajo independientes para cada cliente, organizar tareas, establecer plazos, automatizar acciones repetitivas y realizar un seguimiento del progreso. La comunicación integrada y el uso compartido de archivos facilitan la colaboración con los equipos y los clientes.
El software adecuado de gestión de proyectos, los procesos estandarizados, las directrices de marca y los equipos dedicados a los clientes mantienen la coherencia de las campañas. Los controles de calidad periódicos, los ciclos de aprobación y el seguimiento de los hitos garantizan que cada entrega cumpla con los estándares esperados.
Las plantillas de planificación de campañas, los calendarios de contenido, los controladores de presupuesto y los paneles de rendimiento ayudan a optimizar los flujos de trabajo. El uso de las plantillas de ClickUp garantiza la coherencia, facilita la colaboración y ofrece una visibilidad más clara en todas las plataformas de redes sociales y campañas.