Tanto si es usted comercializador, vendedor o gerente, el seguimiento y análisis de datos específicos puede ayudarle a hacer crecer su empresa SaaS más rápidamente.
Sin embargo, en un mar de diferentes KPI y métricas que esperan ser medidos, es crucial identificar aquellos que mejor se alinean con los objetivos de su proyecto y ayudan a optimizar su estrategia de empresa de manera eficaz.
Elegir los KPI adecuados para el seguimiento es especialmente importante para las empresas SaaS, ya que operan en sectores muy competitivos y su crecimiento y éxito dependen de las tasas de adquisición y retención de clientes.
Algunos de los KPI de SaaS más importantes revelan el éxito de sus campañas de marketing y le ayudan a identificar áreas de mejora. Aunque es eficaz, el seguimiento de los KPI de SaaS solo para los esfuerzos de ventas y marketing no es suficiente para garantizar que su empresa siga creciendo. ?
En este artículo, revelaremos los 10 KPI esenciales de SaaS que hay que realizar su seguimiento en 2024 y exploraremos los retos comunes a los que puede enfrentarse al realizar el seguimiento. También le presentaremos herramientas que le ayudarán a supervisar todos los KPI de SaaS sin problemas.
Comprender los KPI y las métricas SaaS
Aunque puedan parecer similares, los KPI y las métricas SaaS no se refieren a lo mismo.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) de SaaS son métricas de alto nivel que proporcionan una panorámica del estado general de la empresa. Se trata de las métricas cuantificables más importantes que permiten realizar el seguimiento del progreso de una empresa en relación con sus objetivos.
Por lo general, estos KPI evalúan áreas como el crecimiento de los ingresos, el estado de los clientes nuevos y existentes, los visitantes del sitio web, etc. Suelen ser utilizados por ejecutivos y gerentes de SaaS, así como por el equipo de éxito del cliente de una empresa, para tomar decisiones basadas en datos.
Por otra parte, «métricas» es un término genérico que incluye los KPI y otras herramientas para medir el progreso y el rendimiento. En otras palabras, no todas las métricas son KPI de SaaS. Se utilizan a mayor escala por parte de los miembros de los equipos de marketing y ventas, los gestores de productos y los equipos de soporte al cliente para optimizar diferentes áreas de negocio.
¿Cómo funciona un modelo de negocio SaaS y cómo afecta al seguimiento de los KPI?
Las empresas de software como servicio (SaaS) operan con un modelo de negocio específico: proporcionan a los usuarios acceso a su software a cambio de una cuota mensual o anual. Los clientes pueden seguir utilizando el software mientras continúen pagando por él. Además, normalmente pueden cancelar su suscripción cuando lo deseen, ya que no suelen estar sujetos a ningún contrato.
El uso de un modelo de negocio tan específico significa que las empresas SaaS tienen formas distintas de medir el rendimiento. Esto se debe a que el éxito de estas empresas depende del número de suscripciones y usuarios mensuales: cuantos más usuarios, más ingresos se generan. ?
En definitiva, para una empresa SaaS, el objetivo principal es mantener altos los ingresos mensuales recurrentes. Por lo tanto, si quieres que tu empresa prospere, debes centrarte en la retención de clientes como uno de los KPI principales. También es importante realizar el seguimiento de los usuarios activos mensuales, el coste de adquisición de clientes, el valor del ciclo de vida del cliente y otros KPI esenciales que se analizan en la siguiente sección.
Consejo profesional: ¿Desea comenzar a realizar el seguimiento de sus métricas de ventas e ingresos SaaS de inmediato? Aproveche la plantilla de KPI de ventas de ClickUp para supervisar los KPI y mejorar los procesos en todas las fases de su embudo de ventas desde una sola ventana. ?
10 métricas KPI esenciales de SaaS que debe seguir
Hay docenas de métricas importantes, pero el seguimiento de todas ellas no es necesario ni productivo. En su lugar, debe centrarse en las más importantes para optimizar el crecimiento de la empresa.
Veamos los KPI esenciales de SaaS que su empresa necesita realizar el seguimiento.
1. Tasa de abandono
Dado que las empresas SaaS dependen de los suscriptores, medir la tasa de abandono de clientes es el primer paso obvio. Este KPI le muestra el número de suscriptores perdidos en un periodo de tiempo específico.
Cuando su empresa depende de la retención de clientes y su tasa de abandono es alta, significa que muchos clientes no están satisfechos con su software. Sin embargo, es de esperar una tasa de abandono más alta si su software no es una solución permanente para los usuarios.
Un aumento en la tasa de abandono puede deberse a las tendencias del mercado, la competencia o los precios. Por lo tanto, si su empresa SaaS experimenta una tasa de abandono superior a la media, debería reexaminar sus funciones y estrategias de precios.
A continuación te explicamos cómo calcular la tasa de abandono:
Clientes perdidos ÷ Total de clientes al inicio del periodo) x 100
2. Tasa de pérdida de ingresos
Hacer un seguimiento de la tasa de pérdida de ingresos es incluso más importante que hacer un seguimiento de la tasa de pérdida de clientes. Refleja los ingresos perdidos a lo largo del tiempo debido a suscripciones canceladas o rebajadas.
El seguimiento trimestral o mensual de este KPI puede ayudarle a comprender mejor el comportamiento de los clientes y a tomar las medidas necesarias para reducir la tasa de abandono.
A continuación te explicamos cómo calcular la tasa de pérdida de ingresos:
Ingresos recurrentes perdidos durante el periodo ÷ Ingresos recurrentes al inicio del periodo) x 100
3. Ingresos mensuales recurrentes
Los ingresos mensuales recurrentes (MRR) son el valor total que su empresa SaaS genera a partir de los suscriptores activos en un mes. Los MRR realizan el seguimiento de las ventas adicionales, las nuevas ventas, las renovaciones y la pérdida de clientes, lo que le ayuda a llevar un registro de su flujo de ingresos mensuales. También muestran cómo crece su negocio y pueden ayudarle a tomar decisiones en áreas como la asignación de recursos y el desarrollo de productos.
A continuación te explicamos cómo calcular el MRR:
La fórmula para calcular el MRR puede variar en función del tipo de MRR que esté realizando el seguimiento. La forma más sencilla de calcular el MMR es:
MRR = (número de clientes) x (ingresos correspondientes de los mismos)
Si tienes 10 clientes que te pagan 10 $ al mes, tu MRR es 10 x 10 = 100 $ para ese mes.
Las empresas con diferentes tamaños de operaciones y planes pueden realizar los cálculos utilizando la siguiente fórmula.
MRR = (número de clientes) x (ingresos mensuales medios por cliente)
4. Clientes potenciales cualificados por el producto
Los clientes potenciales cualificados por el producto (PQL) miden el número de clientes que han utilizado su producto en una versión de prueba gratuita y han alcanzado unos desencadenantes predefinidos que indican que pueden convertirse en clientes de pago.
Mientras que los clientes potenciales cualificados por marketing (MQL) se basan en acciones específicas, como hacer clic en un enlace recibido por correo electrónico, los PQL reflejan el comportamiento del cliente: proporcionan información sobre el impacto de determinadas funciones del software en el cliente durante el periodo de prueba.
Esta información le permite mejorar las funciones que más parecen gustar a los clientes actuales y promocionarlas más en su versión de prueba gratuita.
A continuación te explicamos cómo calcular la tasa de conversión de PQL a pago:
Número total de PQL convertidos en pagos ÷ PQL totales x 100
5. Tasa de conversión de clientes
La tasa de conversión de clientes (CCR) le informa sobre el compromiso de los clientes con su producto al revelar el número de clientes potenciales que se convirtieron en clientes de pago.
Un CCR bajo indica que los clientes potenciales han perdido interés en su producto. Puede identificar por qué pierde a sus clientes actuales examinando detenidamente el proceso del embudo de ventas SaaS. Para la mayoría de las empresas SaaS, la pérdida suele producirse durante la versión de prueba gratuita.
También puede tener un CCR bajo si el equipo de ventas sigue perfilando a los clientes equivocados. Si ese es el caso, analizar su CCR puede llevarle a una posible solución a este problema. Además, realizar el seguimiento de su tasa de conversión personalizada puede ayudarle a medir el rendimiento de múltiples campañas de marketing para ver cuál es la más exitosa.
A continuación te explicamos cómo calcular el CCR:
Conversiones totales ÷ Visitantes totales del sitio web
6. Coste de adquisición de clientes
Medir el coste de adquisición de clientes (CAC) es esencial para evitar problemas de gasto excesivo. Los principales factores que contribuyen al CAC son los costes de investigación, marketing y personal, que pueden acumularse si se realiza un esfuerzo adicional para adquirir nuevos clientes.
Ten en cuenta que el CAC solo tiene en cuenta el coste de adquirir un cliente al conseguir que compre tu servicio. Esto no incluye el coste de producción del software.
Analizar este KPI puede ayudarte a comprender dónde va tu dinero y qué puedes hacer para ahorrarlo, especialmente si estás desperdiciando demasiado de los ingresos de tu empresa en vías poco rentables. La meta es ganar más dinero del que te cuesta adquirir un cliente.
A continuación te explicamos cómo calcular el CAC:
(Coste de ventas + Coste de marketing) ÷ Nuevos clientes adquiridos
7. Tasa de retención de clientes
Uno de los KPI más importantes para las empresas SaaS es la tasa de retención de clientes (CRR), que muestra cuántos usuarios activos hay en un periodo de tiempo determinado. Una CRR alta significa que los clientes siguen utilizando su servicio, lo que se traduce en un aumento de los ingresos. ?
Si tiene un CRR bajo, las razones más comunes pueden ser:
- Problemas técnicos
- Falta de funciones
- Soporte al cliente deficiente
- No responder a los comentarios de los clientes
A continuación te explicamos cómo calcular el CRR:
[(Clientes al final del periodo – Clientes adquiridos durante el periodo) ÷ Clientes al inicio del periodo] x 100
Analizar su CRR puede ayudarle a identificar problemas, si los hay, y a encontrar una solución adecuada para retener a los clientes existentes.
Por ejemplo, si enlazas un CRR débil con la mala cultura de gestión de tickets de tu empresa SaaS, puedes empezar a tomar pasos para mejorar el servicio de atención al cliente. Si eres usuario de ClickUp, puedes acceder fácilmente a la plantilla de gestión del servicio de atención al cliente de ClickUp para gestionar las resoluciones de principio a fin e implementar esfuerzos más proactivos para lograr la satisfacción del cliente. ?
8. Valor del ciclo de vida del cliente
El valor del ciclo de vida del cliente (CLV) estima los ingresos totales que recibirá de cada cliente mientras esté suscrito a sus servicios. Es uno de los KPI más importantes para el éxito de los clientes, ya que conocer la rentabilidad de sus clientes actuales puede ayudarle a tomar decisiones estratégicas en cuanto a funciones, marketing y precios.
Mientras realiza el seguimiento del CLV, también debe prestar atención al CAC o al coste de adquisición de clientes para asegurarse de que conseguir nuevos clientes no resulte más costoso que su valor medio de por vida. Lo ideal es que ninguna empresa gaste más dinero en conseguir nuevos clientes de lo que gana con ellos.
A continuación te explicamos cómo calcular el valor del ciclo de vida del cliente:
Valor del cliente x Vida media del cliente
Consejo adicional: visualice la experiencia del cliente con su producto en todos los puntos de contacto con la plantilla de mapa de recorrido del cliente de ClickUp. Mida fácilmente la satisfacción del cliente realizando un seguimiento del conocimiento, la consideración y la conversión en una pizarra interactiva e identifique más rápidamente las áreas de posible fricción.
9. Ingresos medios por usuario
Medir los ingresos medios por usuario muestra cuánto gasta cada usuario en tus servicios cada mes. El seguimiento de este KPI de SaaS puede ayudarte a determinar la cantidad de dinero que ganas con cada usuario para que puedas invertir mejor tus ganancias.
Dado que la mayoría de las empresas SaaS incluyen niveles de suscripción y complementos en su oferta, suele haber diferencias en el gasto de los usuarios. Aun así, este KPI puede ayudarte a comprender qué es lo que los usuarios pagan con más frecuencia y por qué.
A continuación te explicamos cómo calcular el ARPU:
Ingresos totales ÷ Número total de usuarios
Calcular esta métrica será más fácil si utiliza la plantilla de informe diario de ventas de ClickUp para obtener visibilidad en tiempo real de la actividad y las tendencias de los clientes, lo que le permitirá realizar estimaciones de ingresos más precisas.
10. Puntuación neta de promotores
Basarse en la puntuación neta de promotores (NPS) le informa de cuántos clientes están satisfechos con su servicio. Se trata de un KPI crucial que hay que medir, ya que revela el rendimiento de su empresa SaaS. Si la puntuación no es favorable, le permite identificar las áreas que deben mejorarse y realizar los ajustes necesarios.
El formato NPS requiere preguntar a sus clientes qué probabilidad hay de que recomienden su empresa, producto o servicio a un amigo o compañero de trabajo. A continuación, los encuestados proporcionan una puntuación del 0 (ninguna probabilidad) al 10 (probabilidad muy alta).
Aquellos que responden con una puntuación de 9 o 10 se consideran promotores o clientes fieles que pueden recomendar su servicio a otras personas. Los que dan una puntuación de 0 a 6 se consideran relativamente insatisfechos con el servicio y es poco probable que lo recomienden o sigan utilizando sus servicios.
A continuación te explicamos cómo calcular el Net Promoter Score:
El porcentaje de promotores – El porcentaje de detractores
El rol de los KPI de SaaS en la planificación estratégica
Los KPI son cruciales para la planificación estratégica, ya que convierten las visiones y las metas abstractas en metas alcanzables e ingresos recurrentes. Le ayudan a identificar los factores que más influyen en el éxito de su empresa, a medir el rendimiento en esas áreas y a comparar los valores con los puntos de referencia del sector.
Además, los KPI también contribuyen a la planificación estratégica al:
- Hacer que el proceso de planificación se base más en los datos
- Parámetros de seguimiento para verificar la eficacia de la planificación estratégica
- Identifique los retos y las oportunidades para poder ajustar su plan.
- Fomentar la colaboración interfuncional animando a los equipos a trabajar por metas comunes.
- Le ayudamos a priorizar los elementos que generan ingresos en su estrategia de marketing para obtener mejores resultados.
- Fomentar la transparencia cuantificando el rendimiento de la empresa para las partes interesadas.
- Revelamos los factores de éxito de la empresa SaaS para que puedas diseñar tu plan de éxito futuro en consecuencia.
Ahora puede utilizar plantillas de planificación estratégica para crear su hoja de ruta empresarial SaaS sin tener que empezar desde cero. Empiece a planificar inmediatamente con la plantilla de hoja de ruta estratégica de ClickUp para trazar y visualizar metas y objetivos a largo plazo, así como para determinar las métricas SaaS adecuadas para medir el progreso.
La importancia de los KPI del balance general para el crecimiento del SaaS
Además del rendimiento, realizar el seguimiento de la salud financiera de su empresa es esencial para que su empresa crezca y tenga un flujo de ingresos mensual asegurado. La forma más fácil de evaluar la salud de su empresa SaaS en un momento específico es utilizar los balances. Estos proporcionan información sobre la salud del negocio, el potencial de crecimiento y los factores de riesgo.
Existen numerosos KPI de balance que puede seguir para comprender mejor la salud, la eficiencia y la liquidez de su empresa.
Estos son cinco de los KPI más importantes del balance general para las empresas SaaS:
- Ratio actual: compara los activos actuales de su empresa con sus pasivos actuales.
- Ratio rápido: mide la liquidez de la empresa y su capacidad para pagar las deudas a corto plazo utilizando activos líquidos.
- Ratio deuda-capital: muestra cuánta deuda está utilizando para financiar los activos de la empresa comparando la deuda total de su empresa con el capital social de sus accionistas.
- Ratio de capital: calcula qué parte de los activos de la empresa se financia con el capital del propietario.
- Ratio de cobertura de intereses: mide si su empresa puede pagar los gastos por intereses de la deuda pendiente en función de los ingresos que genera.
Retos del seguimiento de los KPI y cómo superarlos
Exploremos algunos retos comunes del seguimiento de los KPI y aprendamos a superarlos.
Elegir los KPI SaaS adecuados para el crecimiento de los ingresos
Debido al elevado número de KPI que se pueden seguir, a muchas empresas les resulta difícil decidir cuáles elegir y acaban pidiendo a un consultor que los seleccione por ellas.
Sin embargo, elegir los KPI adecuados requiere un profundo conocimiento de sus prácticas empresariales y mucha experimentación. Debe tener en cuenta cuestiones como:
- ¿En qué fase se encuentra su empresa SaaS?
- ¿Tiene un KPI el potencial de revelar las tendencias que busca?
- ¿Qué KPI se ajustan más a sus metas empresariales actuales?
Elegir el software adecuado
Elegir la mejor herramienta de inteligencia empresarial (BI) para recopilar, analizar y mostrar los KPI no es fácil, ya que hay una amplia gama de software entre la que elegir. Lo ideal es que la herramienta que elijas tenga:
- Paneles intuitivos para una fácil visualización de los datos.
- Funciones de análisis avanzadas
- Herramientas de IA para acelerar el análisis de datos
- La capacidad de integrarse con otras herramientas de análisis que utilizan sus equipos.
Además de las herramientas de BI, puede aprovechar las sólidas capacidades de seguimiento de KPI que ofrece ClickUp. Esta solución integral de gestión de proyectos le ayuda a realizar un seguimiento, organizar y realizar el uso compartido de datos en una única plataforma.
Recopilación de datos
Localizar y recopilar los datos que necesita para calcular un indicador clave de rendimiento específico puede resultar complicado, especialmente si tiene que extraer los datos de múltiples fuentes de datos. Y es una pesadilla totalmente diferente si tiene que hacerlo manualmente. En este caso, tendrá que dedicar tiempo y esfuerzo a encontrar una forma de almacenar los datos de manera que sean fácilmente accesibles.
Las plataformas de gestión de documentos en línea como ClickUp Docs son una excelente solución para este problema, ya que proporcionan una ubicación centralizada para guardar sus datos e informes. Importe datos de otras herramientas de análisis que utilice y realice el uso compartido de todo con su equipo a través de sencillos enlaces.
Si estás recopilando datos computacionales, utiliza la vista Tabla de ClickUp para organizar tus datos en columnas estilo hoja de cálculo. Puedes añadir fórmulas avanzadas a tus datos utilizando Campos personalizados y calcular los KPI que necesites.
Cómo realizar el seguimiento de las métricas y los KPI más importantes de SaaS
El seguimiento de los KPI de SaaS puede ser sencillo siempre que cuentes con la ayuda de herramientas SaaS fáciles de usar. ClickUp es una solución ideal para supervisar y organizar todos tus KPI esenciales y comprobar si cumplen tus expectativas de rendimiento. ⭐
Utilizar ClickUp Metas es la forma más fácil de realizar el seguimiento de tus KPI de SaaS y su progreso. Puedes desglosar todos tus objetivos en metas más pequeñas que representen tus objetivos empresariales.
A medida que completas cada objetivo, te acercas más a alcanzar tu meta, y tu progreso se actualiza en tiempo real. ⏳
¿Lo mejor de todo? Puede personalizar sus métricas para medir objetivos únicos como:
- Números: Para cifras numéricas como puntuaciones y porcentajes.
- Verdadero/falso: Para realizar el seguimiento de la tasa de finalización en términos de terminado/no terminado.
- Moneda: Para métricas como la tasa de abandono y los beneficios.
- Tareas: Supervisar el rendimiento en función de la finalización de tareas.
Para empezar a realizar el seguimiento de tus KPI, aprovecha la plantilla de KPI de ClickUp. Esta plantilla ofrece una vista Lista de resumen de todos tus KPI clasificados por progreso, para que puedas ver cuáles son:
- En el buen camino
- Fuera de pista
- En riesgo
- Completada
Visualice el progreso abriendo una vista Tablero Kanban de arrastrar y soltar y obtenga una mejor idea de los plazos de los KPI a través de la vista de Cronograma.
También puede utilizar los paneles de ClickUp como centro de comandos de sus KPI. Son personalizables y ofrecen una vista general de todos sus KPI. Incluya tarjetas personalizadas (o informes) que supervisen sus métricas en el estilo que prefiera, ya sea un gráfico de líneas, barras o gráficos circulares. ?
Realice el seguimiento de los KPI de SaaS como un profesional con ClickUp.
El seguimiento adecuado de los KPI y el crecimiento de la empresa SaaS van de la mano: medir y analizar los KPI revela el rendimiento de su empresa y le ayuda a orientar sus decisiones en la dirección correcta.
Ten en cuenta que es fundamental realizar un seguimiento continuo y ajustar tus KPI si quieres que tu empresa siga creciendo en un mercado en constante evolución.
Para que el seguimiento de tus KPI sea pan comido, regístrate hoy mismo en ClickUp de forma gratuita. Aprovecha sus prácticas plantillas de KPI para empezar rápidamente, realizar un seguimiento sencillo de tus metas, visualizar el progreso de los KPI y utilizar sus funciones CRM nativas para ayudar a que tu empresa prospere. ?
Resumir preguntas frecuentes
1. ¿Qué es un KPI en SaaS?
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) permiten realizar un seguimiento del rendimiento de una empresa en relación con sus objetivos. Tanto para las empresas SaaS B2C como para las B2B, los KPI ayudan a realizar un seguimiento de la cuota de mercado de la empresa o a destacar las áreas que deben mejorarse. Dado que el éxito de un negocio SaaS depende de sus suscriptores y de los ingresos futuros que estos generen, los KPI más importantes de SaaS suelen tener parámetros relacionados con los clientes.
2. ¿Cuáles son las métricas SaaS más comunes?
Las métricas SaaS más comunes incluyen la tasa de abandono de clientes e ingresos, los ingresos recurrentes mensuales y anuales, la tasa de conversión y retención de clientes, el coste de adquisición de clientes y el valor de por vida, los ingresos medios por usuario y la puntuación neta de promotores.
3. ¿Cómo se mide el éxito de los productos SaaS?
Los KPI que mide y analiza pueden indicarle el éxito de su empresa en diversas áreas. Por ejemplo, una alta tasa de retención de clientes (CRR) indica un gran número de suscriptores activos, lo que probablemente significa que sus ingresos también son elevados.