¿Qué es la gestión de tareas por correo electrónico?
Imagina esto:
Estás buscando un viejo correo electrónico que te envió tu colega hace unos meses. pasan 10 minutos, luego 20, luego 30...
Ahora te parece una eternidad, así que te sumerges en el interminable océano de la vida correos electrónicos perdidos .
La última vez que lo comprobamos, esa no es forma de tener tareas terminadas ¡!
Pero no te preocupes, hemos encontrado una solución a este dilema.
En este artículo, echaremos un vistazo a lo que es la gestión de tareas por correo electrónico, sus funciones clave, sus ventajas y las mejor herramienta que puedes utilizar para gestionar tareas desde tu bandeja de entrada.
¿Preparado para navegar lejos de las interminables cadenas de correo electrónico?
Genial, ¡empecemos!
¿Qué es la gestión de tareas por correo electrónico?
Correo electrónico gestión de tareas consiste en utilizar la bandeja de entrada para clasificar, organizar y crear tareas. Esto incluye la asignación de tareas a personas, el ajuste de plazos y la gestión de proyectos a través del correo electrónico.
Pero, por supuesto, los correos electrónicos se organizan sistemáticamente por remitente, asunto y fecha, y no por tarea, prioridad y plazo. Los correos electrónicos también están llenos de conversaciones que no son relevantes para la delegación de tareas.
entonces, ¿por qué utilizarlos?
No nos malinterprete, el correo electrónico no está muerto, sobre todo porque los empleados a tiempo completo pasan hasta 2.5 horas trabajando con el correo electrónico de un día.
de repente esos 30 minutos que has perdido no parecen tan malos, ¿eh?
Pero hay una forma de que los correos electrónicos se conviertan en eficientes herramientas de gestión de tareas todo lo que necesita es un correo electrónico basado en software de gestión de proyectos .
Con una herramienta de gestión de tareas por correo electrónico, puede planificar y programar varios proyectos, asignar tareas y hacer un seguimiento del progreso. Haz clic aquí **para más consejos sobre la programación de tareas
Funciones que debe tener su herramienta de gestión de tareas por correo electrónico
Sabemos que quieres que tu equipo sea más fuerte que el Titanic para que no se desmorone de esta manera:
Para ayudarte, aquí tienes una lista de las funciones esenciales que debe tener tu herramienta de gestión de tareas de correo electrónico:
1. Integración del correo electrónico
La integración del correo electrónico es una función imprescindible, sobre todo porque literalmente no se puede tener una herramienta de gestión de tareas por correo electrónico sin correos electrónicos.
Con la integración del correo electrónico, tu equipo puede gestionar documentos dentro y fuera de su bandeja de entrada. También pueden almacenar y compartir correos electrónicos y crear tareas con notificaciones automáticas.
Se acabaron las idas y venidas entre aplicaciones:
2. Creación y delegación de tareas
La creación de tareas es una función clave que le permite planificar y enviar tareas a su equipo de proyecto utilizando su correo electrónico. Las tareas se envían con fecha límite, descripción y adjuntos.
La delegación eficaz de tareas también le ayudará con planificar la capacidad . De este modo, podrá aprovechar al máximo los recursos disponibles.
Después de todo, ¡todos sabemos que Jack y Rose no utilizaron esa puerta flotante al máximo de su capacidad! 🙄
3. Programación de tareas
Una cosa es enviar tareas y otra gestionar un equipo.
Su herramienta de gestión de proyectos debe tener funciones de gestión de equipos que garanticen que cada miembro del equipo tiene tareas diarias.
Si una tarea se retrasa, el gestor de tareas debe ser capaz de reprogramar automáticamente las tareas dependientes. Además, debe contar con un calendario integrado, estimaciones de duración y herramientas de seguimiento de tareas.
4. Menciones de tareas
Utiliza el todopoderoso símbolo @ para mencionar a un usuario, equipo, tarea o documento para etiquetar a los miembros de tu espacio de trabajo. Las menciones de tareas siempre están visibles y también se envían por correo electrónico.
Esto significa que los miembros de tu equipo nunca se perderán una tarea, pero lo que sí se perderán es la excusa de "No he visto la tarea _"
5. Comunicación optimizada
El gestor de tareas que elijas debe disponer de una plataforma central de mensajería instantánea en la que los miembros del equipo puedan comunicarse.
De este modo, tu equipo puede seguir disfrutando de todas las ventajas del correo electrónico, pero sin tener que depender de él para comunicarse (lentamente).
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La mejor herramienta de gestión de tareas de correo electrónico: ClickUp
El correo electrónico ocupa el 23% de la jornada laboral de un empleado medio y, de media, los empleados consultan su correo electrónico 36 veces al día. Es decir, todos hemos estado ahí... actualizando nuestros correos electrónicos... 36 veces.⌚
Así que no es de extrañar que los gestores de proyectos busquen herramientas de gestión de tareas para aumentar la productividad en el trabajo. Y tampoco es de extrañar que la adhesión al marketing por correo electrónico y al correo electrónico en frío las buenas prácticas generan resultados reales.
Por suerte, ClickUp se creó para eso.
¿Qué es ClickUp?
ClickUp
es el
herramienta de gestión de proyectos líder en el mundo.
Desde ayudarle a gestionar su equipo a distancia hasta mejorar la colaboración en equipo, ClickUp proporciona a los equipos todo lo que necesitan para trabajar de forma productiva.
Hablando de eso, aquí tienes un artículo sobre algunos consejos para ser productivo en el trabajo Ahora, de vuelta a la gestión de tareas por correo electrónico...
Así es como la gestión de tareas por correo electrónico de ClickUp puede ayudar:
El sistema de gestión de tareas de ClickUp por correo electrónico anima a los equipos a adoptar un enfoque más holístico de sus tareas para que puedan planificar en consecuencia.
No nos gustaría que ocurriera como en el Titanic, donde no planificaron tener suficientes botes salvavidas
¿Confundido?
Veamos cómo ClickUp puede garantizar que su equipo navegue sin problemas:
1. Envíe y reciba correos electrónicos directamente desde las tareas
¿Cuánto tiempo ahorraría si pudiera enviar o responder correos electrónicos de forma instantánea junto con su trabajo, sin tener que cambiar de pestaña?
Con Correo electrónico en ClickUp pendiente, ¡puede hacer exactamente eso!
- Envíe y reciba mensajes de correo electrónico directamente desde las tareas de ClickUp
- Añada archivos adjuntos, Formularios respuestas con plantillas, etc
- Organice sus conversaciones por correo electrónico como Comentarios o Comentarios en hilos
- Configure Automatizaciones de correo electrónico basadas en eventos dentro de ClickUp
Por ejemplo, puede asignar correos electrónicos a los miembros del equipo, colaborar en los envíos y las respuestas, y desencadenar automatizaciones basadas en Campos personalizados, eventos de clientes e incluso seguimiento de errores. Las posibilidades son casi ilimitadas
La integración de su correo electrónico con ClickUp le ayuda:
- Ahorrar tiempo (no más pestañas de un lado a otro)
- Mantener las comunicaciones organizadas
- Mantener la visibilidad de las conversaciones por correo electrónico
Para esta función, ClickUp actualmente es compatible con Outlook, IMAP, Office 365 y Gmail. Todos los correos electrónicos que envíes desde ClickUp parecerán enviados directamente desde tu correo electrónico, ¡sin extrañas direcciones de reenvío!
2. Crear tareas por correo electrónico
La herramienta de gestión de tareas por correo electrónico de ClickUp cuenta con una función de
Asignar tarea
función que le permite
crear tareas
enviando o reenviando correos electrónicos a ClickUp.
Estos son los detalles de la tarea que puede incluir:
- Nombre de la tarea: el asunto del correo electrónico será el nombre de la tarea
- Descripción de la tarea: el cuerpo del correo electrónico contendrá la descripción de la tarea
- Asignación de tareas:
utilice
, , en la línea de asunto para añadir varias personas asignadas a su tarea - Fecha límite:
utilice
en la línea de asunto para añadir una fecha límite - Adjuntos: añada imágenes, enlaces y archivos a su correo electrónico, e inmediatamente aparecerán como adjuntos a la tarea
3. Añadir comentarios
Usted puede enviar correos electrónicos a las tareas de ClickUp, y aparecerá como una nueva
Comentario
para esa tarea, incluidos todos los adjuntos.
¿Qué le parece el diseño?
No se preocupe, ClickUp captura el correo electrónico HTML en su totalidad, por lo que sus imágenes y diseños tendrán un aspecto tan espectacular como el dibujo de Jack de Rose.
4. Responder a las notificaciones
Puede responder a los correos electrónicos de notificación de ClickUp enviando un correo electrónico que se añadirá como un nuevo comentario a la tarea. Sin necesidad de cambiar de app
5. Automatización de tareas
Utilice las reglas de reenvío de correo de ClickUp para crear tareas automáticamente por usted. Y, si guarda su tarea y
Lista
direcciones a su libreta de contactos, ¡puede añadir tareas a su lista de tareas sobre la marcha!
También puede automatizar sus tareas mediante la aplicación de ClickUp
Función de tareas periódicas
. Puede personalizar la repetición / periodicidad de las tareas utilizando un calendario de repetición o un desencadenante de repetición.
6. Programación de tareas
Utilice los detalles de la tarea de ClickUp para añadir una fecha límite en la línea de asunto que programará automáticamente una fecha límite para esa tarea específica.
También puede utilizar la función de arrastrar y soltar
Función de programación horaria
para gestionar el horario de su equipo diaria, semanal o mensualmente.
Si un miembro del equipo se retrasa (todos sabemos cómo puede ser la vida a veces), ClickUp cambia automáticamente las fechas límite de todas las tareas dependientes.
Ventajas
*Alternativas de correo electrónico*
7. Integración de Gmail y Microsoft Outlook
ClickUp te permite la conexión (a internet)
Gmail
y
Outlook
con tus tareas de ClickUp. De esta forma, cualquier tarea que añadas en ClickUp se sincronizará en tus tareas de Gmail o Outlook.
¿Quieres ahorrar tiempo?
Convierte los correos electrónicos importantes de tu bandeja de entrada de Gmail en tareas de ClickUp añadiéndoles estrellas. ⭐
También puedes sincronizar tus tareas de ClickUp con
Calendario de Google
.
Ahora, si actualizas una tarea en ClickUp, verás el cambio en la aplicación de Google.
¡Qué práctico!
Pero esto no es todo lo que ClickUp tiene para ti 🎁
Este impresionante software de gestión de proyectos también ofrece otras funciones como:
- 50+ Automatizaciones de tareas : automatiza tareas periódicas y agiliza tu flujo de trabajo
- Vistas personalizables : elija cómo desea ver un proyecto utilizando vistas como Gráfico de Gantt , Carga de trabajo , Tablero Kanban y muchos más
- Estados de las tareas: añada actualizaciones al estado de su proyecto
- Listas de control de tareas: utilizar simple listas de tareas pendientes para ver tus logros diarios
- Dependencias de tareas: ayude a su equipo a completar las tareas en el orden correcto
- Prioridades de tareas: utilice banderas para indicar qué tareas deben terminarse urgentemente
- Integraciones de terceros: ClickUp se integra con Evernote , Time Doctor y más
- Paneles de control ágiles: utilice Widgets Sprint en Paneles de control para obtener una vista general de cualquier proyecto Agile
- Atajos de teclado y teclas de acceso rápido : utilice un atajo de teclado para mejorar y agilizar su experiencia
Por qué necesita herramientas de gestión de tareas por correo electrónico
Las herramientas de gestión de tareas por correo electrónico ayudan a los equipos y gestores de proyectos a aumentar sus productividad del correo electrónico en el trabajo.
Con una app de gestión de tareas, su equipo puede alcanzar
bandeja de entrada cero
con facilidad y tener más tiempo para centrarse en tareas individuales.
He aquí cómo lo hace un software de gestión de tareas:
1. Convierte los correos electrónicos en tareas pendientes
Si utilizas una herramienta que se integre con tu cliente de correo electrónico, puedes convertir tu bandeja de entrada en un gigante
lista de pendientes
.
Así que olvídate de descargar un app, aplicación para tomar notas o una ¡app de pendientes! Con la gestión de tareas por correo electrónico, puedes crear tareas y añadir detalles de las mismas directamente desde tu correo electrónico.
Despídete de duplicar tareas y de cambiar entre apps y páginas
2. Para enviar menos correos electrónicos y ahorrar tiempo
Con un gestor de tareas, los miembros de su equipo, los documentos relacionados con el proyecto y las conversaciones se almacenan en un área central.
Esto significa que ya no tendrás que enviar por correo electrónico una pregunta a un miembro del equipo sólo para recibir una respuesta críptica que te obligue a enviar otro correo electrónico.
Si sigues así el tiempo suficiente, de repente..
Sin embargo, cuando utilizas una app de tareas, tus correos electrónicos contienen todos los detalles de la tarea junto con la fecha límite. Y si alguien tiene una pregunta, sólo tiene que enviar un mensaje en el apartado chat integrado. ¡Voilà!
Respuestas en cuestión de segundos.
3. Aumenta la eficacia del equipo
Las herramientas de gestión de tareas por correo electrónico proporcionan a los equipos de proyecto descripciones detalladas de las tareas para que los equipos no se confundan sobre sus responsabilidades. Además, puede compartir una tarea con un miembro del equipo de forma sencilla mediante
mención
los.
Las apps de gestión de proyectos también ayudan a los equipos a trabajar en colaboración. Gracias a las funciones de seguimiento de tareas y a la mensajería instantánea, los equipos y los gestores de proyectos tienen una mejor vista del progreso de cada proyecto.
4. Centraliza tu flujo de trabajo
¿Qué es peor que gestionar varias tareas a la vez?
Gestionar varias tareas en varias plataformas
Aunque a todos nos gusta considerarnos grandes multitareas, lo cierto es que estamos mucho mejor preparados para trabajar en plataformas centralizadas y unificadas.
Mantiene las cosas ordenadas, organizadas y te ayuda a darles sentido con solo un vistazo.
Y eso es exactamente lo que una plataforma de gestión de tareas de correo electrónico le ayudará a hacer. Al poder gestionar las asignaciones de carga de trabajo, las comunicaciones entre equipos y la programación de tareas desde la misma interfaz, no tendrás que ir saltando de una plataforma a otra, ¡intentando dar sentido a las cosas!
Conclusión
La gestión de tareas por correo electrónico permite a los equipos utilizar su bandeja de entrada como plataforma principal de gestión de proyectos. Aunque podrías quedarte con tu bandeja de entrada habitual, no te proporciona un espacio de trabajo con capacidades de colaboración, salas de chat integradas y automatización de tareas.
ClickUp ofrece a los equipos una amplia variedad de funciones eficaces de gestión de tareas y flujo de trabajo por correo electrónico para ayudarles a ser lo más productivos posible.
Con funciones que van desde la programación de tareas hasta el correo electrónico delegación de tareas clickUp tiene todo lo que necesita para gestionar tareas desde su bandeja de entrada de correo electrónico. Consiga ClickUp hoy mismo y vea cómo su bandeja de entrada se transforma en una eficaz herramienta de gestión de tareas, porque recuerde, la vida es demasiado corta para desperdiciarla en interminables y molestas cadenas de correo electrónico.
Pregúntale a Jack:
