¿Tienes curiosidad por saber más sobre la gestión de tareas por correo electrónico?
Imagina lo siguiente:
Estás buscando un correo electrónico antiguo que te envió un compañero hace unos meses. Pasan 10 minutos, luego 20, luego 30...
Ahora parece una eternidad, así que te sumerges en el océano infinito de los correos electrónicos perdidos.
La última vez que lo comprobamos, ¡esa no es forma de realizar las tareas!
Pero no te preocupes, hemos encontrado una solución a este dilema.
En este artículo, analizaremos qué es la gestión de tareas por correo electrónico, sus funciones clave, sus ventajas y la mejor herramienta que puedes utilizar para gestionar tareas desde tu bandeja de entrada.
¿Listo para alejarte de las interminables cadenas de correos electrónicos?
¡Genial, empecemos!
¿Qué es la gestión de tareas por correo electrónico?
La gestión de tareas por correo electrónico consiste en utilizar tu bandeja de entrada para clasificar, organizar y crear tareas. Esto incluye asignar tareas a personas, establecer plazos y gestionar proyectos, todo ello a través de tu correo electrónico.
Pero, por supuesto, los correos electrónicos están organizados sistemáticamente por remitente, asunto y fecha, y no por tarea, prioridad y fecha límite. Los correos electrónicos también están llenos de conversaciones que no son relevantes para la delegación de tareas.
Entonces, ¿por qué utilizarlas?
No nos malinterpretes, el correo electrónico no ha muerto, sobre todo porque los empleados a tiempo completo dedican hasta 2,5 horas al día al trabajo con los correos electrónicos.
De repente, esos 30 minutos que perdiste no parecen tan malos, ¿verdad? 😉
Pero hay una forma de convertir los correos electrónicos en herramientas eficaces para la gestión de tareas: todo lo que necesitas es un software de gestión de proyectos basado en el correo electrónico.
Con una herramienta de gestión de tareas por correo electrónico, puedes programar y planificar múltiples proyectos, asignar tareas y realizar el seguimiento del progreso.
Haz clic aquí para obtener más consejos sobre la programación de tareas.
Funciones que debe tener tu herramienta de gestión de tareas por correo electrónico
Sabemos que quieres que tu equipo sea más fuerte que el Titanic para que no se desmorone así:
Para ayudarte, aquí tienes una lista de las funciones esenciales que debe tener tu herramienta de gestión de tareas por correo electrónico:
1. Integración del correo electrónico
La integración del correo electrónico es una función imprescindible, sobre todo porque, literalmente, no se puede tener una herramienta de gestión de tareas por correo electrónico sin correo electrónico.
Con la integración del correo electrónico, tu equipo puede gestionar documentos dentro y fuera de su bandeja de entrada. También pueden almacenar y compartir correos electrónicos y crear tareas con notificaciones automáticas.
Se acabó ir y venir entre aplicaciones como esta:
2. Creación y delegación de tareas
La creación de tareas es una función clave que te permite planificar y enviar tareas a tu equipo de proyecto mediante el correo electrónico. Las tareas se envían con una fecha límite, una descripción de la tarea y adjuntos.
Una delegación eficaz de tareas también te ayudará con la planificación de la capacidad. De esta manera, podrás aprovechar al máximo lo que tienes disponible.
Después de todo, ¡todos sabemos que Jack y Rose no aprovecharon al máximo la capacidad de esa puerta flotante! 🙄
3. Programación de tareas
Una cosa es enviar tareas y otra muy distinta es gestionar un equipo.
Tu herramienta de gestión de proyectos debe tener funciones de gestión de equipos que garanticen que todos los miembros del equipo tengan tareas diarias.
Si una tarea se retrasa, tu gestor de tareas debería poder reprogramar automáticamente las tareas dependientes. Además, debería incluir un Calendario integrado, duraciones estimadas y herramientas de seguimiento de tareas.
4. Menciones de tareas
Utiliza el todopoderoso símbolo @ para mencionar a un usuario, equipo, tarea o documento y etiquetar a los miembros de tu entorno de trabajo. Las menciones de tareas siempre son visibles y también se envían por correo electrónico.
Esto significa que los miembros de tu equipo nunca se perderán una tarea, pero lo que sí se perderán es la excusa de «no vi la tarea».
5. Comunicación optimizada
El gestor de tareas que elijas debe tener una plataforma central de mensajería instantánea donde los miembros del equipo puedan comunicarse.
De esta manera, tu equipo seguirá disfrutando de todas las ventajas que ofrecen los correos electrónicos, pero ya no tendrá que depender de ellos para una comunicación (lenta).
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La mejor herramienta para la gestión de tareas por correo electrónico: ClickUp
El correo electrónico ocupa el 23 % de la jornada laboral media de un empleado y, de media, los empleados consultan su correo electrónico 36 veces al día. A todos nos ha pasado alguna vez... actualizar nuestro correo electrónico... 36 veces. ⌚
Por lo tanto, no es de extrañar que los gestores de proyectos busquen herramientas de gestión de tareas para aumentar la productividad en el trabajo. Tampoco es de extrañar que seguir las buenas prácticas de marketing por correo electrónico y correo electrónico frío dé resultados reales.
Por suerte, para eso se creó ClickUp.
¿Qué es ClickUp?
ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos líder en el mundo.
Desde ayudarte a gestionar tu equipo remoto hasta mejorar la colaboración del equipo, ClickUp proporciona a los equipos todo lo que necesitan para trabajar de forma productiva.
Hablando de eso, aquí tienes un artículo con algunos consejos para mantener la productividad en el trabajo.
Ahora, volvamos a la gestión de tareas por correo electrónico...
Así es como la gestión de tareas por correo electrónico de ClickUp puede ayudarte:
El sistema de gestión de tareas por correo electrónico de ClickUp anima a los equipos a adoptar un enfoque más holístico de sus tareas para que puedan planificarlas adecuadamente.
¡No querríamos encontrarnos en una situación como la del Titanic, donde no se planificó disponer de suficientes botes salvavidas!
¿Tienes dudas?
Veamos cómo ClickUp puede garantizar el buen funcionamiento de tu equipo:
1. Envía y recibe correos electrónicos directamente desde las tareas.
¿Cuánto tiempo ahorrarías si pudieras enviar o responder correos electrónicos al instante, junto con el trabajo relevante, sin tener que cambiar de pestaña?
¡Con el correo electrónico en ClickUp, puedes hacer precisamente eso!
- Envía y recibe mensajes de correo electrónico directamente desde las tareas de ClickUp.
- Añade adjuntos, formularios, plantillas de respuestas y mucho más.
- Organiza tus conversaciones por correo electrónico como comentarios o comentarios encadenados.
- Configura automatizaciones de correo electrónico basadas en eventos dentro de ClickUp.
Por ejemplo, puedes asignar correos electrónicos a los miembros del equipo, colaborar en envíos y respuestas, y desencadenar automatizaciones basadas en Campos personalizados, eventos de clientes e incluso seguimiento de incidencias. ¡Las posibilidades son casi ilimitadas!
Integrar tus correos electrónicos con ClickUp te ayuda a:
- Ahorra tiempo (se acabó el ir y venir entre pestañas)
- Mantén tus comunicaciones organizadas
- Mantén la visibilidad en todas las conversaciones por correo electrónico.
Para esta función, ClickUp tiene actualmente compatibilidad con Outlook, IMAP, Office 365 y Gmail. Todos los correos electrónicos que envíes desde ClickUp parecerán haber sido enviados directamente desde tu correo electrónico, ¡sin extrañas direcciones de reenvío!
2. Crear tareas por correo electrónico
La herramienta de gestión de tareas por correo electrónico de ClickUp cuenta con una función de asignación de tareas que te permite crear tareas enviando o reenviando correos electrónicos a ClickUp.
Estos son los detalles de las tareas que puedes incluir:
- Nombre de la tarea: el asunto del correo electrónico será el nombre de tu tarea.
- Descripciones de las tareas: el cuerpo del correo electrónico contiene la descripción de la tarea.
- Asignar tareas: utiliza
, en el asunto para añadir varias personas asignadas a tu tarea., - Fecha límite: utiliza
en el asunto para añadir una fecha límite. - Adjuntos: añade imágenes, enlaces y archivos a tu correo electrónico, y aparecerán inmediatamente como adjuntos a la tarea.
3. Añadir comentarios
Puedes enviar correos electrónicos a las tareas de ClickUp y aparecerán como un nuevo comentario para esa tarea, incluyendo todos los adjuntos.
¿Tienes dudas sobre el diseño?
No te preocupes, ClickUp captura el correo electrónico HTML en su totalidad, por lo que tus imágenes y diseños se verán tan espectaculares como el dibujo de Jack de Rose.
4. Responder a las notificaciones
Puedes responder a los correos electrónicos de notificaciones de ClickUp enviando un correo electrónico que se añadirá como un nuevo comentario a la tarea. ¡No es necesario cambiar de aplicación!
5. Automatiza las tareas
Utiliza las reglas de reenvío de correo de ClickUp para crear tareas automáticamente. Además, si guardas tus direcciones de tareas y listas en tu agenda de contactos, podrás añadir tareas a tu lista de tareas sobre la marcha.
También puedes automatizar tus tareas utilizando la función de tareas periódicas de ClickUp. Puedes personalizar la periodicidad de las tareas utilizando un calendario de repetición o un desencadenante de repetición.
6. Programación de tareas
Utiliza los detalles de las tareas de ClickUp para añadir una fecha límite en el asunto, lo que programará automáticamente una fecha límite para esa tarea específica.
También puedes utilizar la función de arrastrar y soltar «Scheduling Time» (Programación de tiempo) para gestionar la agenda de tu equipo de forma diaria, semanal o mensual.
Si un miembro del equipo se retrasa (todos sabemos cómo puede ser la vida a veces), ClickUp cambia automáticamente las fechas límite de todas las tareas dependientes.
Bonus: Alternativas al correo electrónico
7. Integración de Gmail y Microsoft Outlook
ClickUp te permite conectar Gmail y Outlook con tus tareas de ClickUp. De esta forma, cualquier tarea que añadas en ClickUp se sincronizará con tus tareas de Gmail o Outlook.
¿Quieres ahorrar tiempo?
Convierte los correos electrónicos importantes de tu bandeja de entrada de Gmail en tareas de ClickUp añadiéndoles estrellas. ⭐
También puedes sincronizar tus tareas de ClickUp con Google Calendar.
Ahora, si actualizas una tarea en ClickUp, verás el cambio en la aplicación de Google.
¡Hablemos de comodidad!
¡Pero eso no es todo lo que ClickUp tiene para ti! 🎁
Este increíble software de gestión de proyectos también ofrece otras funciones, como:
- Más de 50 automatizaciones de tareas : automatiza las tareas periódicas y optimiza tu flujo de trabajo.
- Vistas personalizables : elige cómo quieres ver un proyecto utilizando vistas como el diagrama de Gantt, la vista Carga de trabajo, el tablero Kanban y muchas más.
- Estado de las tareas: añade actualizaciones al estado de tu proyecto.
- Listas de control: utiliza sencillas listas de tareas pendientes para ver tus logros diarios.
- Dependencias de tareas: ayuda a tu equipo a completar las tareas en el orden correcto.
- Prioridades de las tareas: utiliza indicadores para señalar cuáles son las tareas pendientes que deben realizarse con urgencia.
- Integraciones de terceros: ClickUp se integra con Evernote, Time Doctor y mucho más.
- Paneles ágiles: usa los widgets Sprint en los paneles para obtener una vista general de cualquier proyecto ágil.
- Teclas de acceso rápido y atajos de teclado : utiliza un atajo de teclado para mejorar y optimizar tu experiencia.
Por qué necesitas herramientas de gestión de tareas por correo electrónico
Las herramientas de gestión de tareas por correo electrónico ayudan a los gestores de proyectos y a los equipos a aumentar su productividad en el trabajo.
Con una aplicación de gestión de tareas, tu equipo puede alcanzar fácilmente la bandeja de entrada vacía y tener más tiempo para centrarse en tareas individuales.
Así es como funciona un software de gestión de tareas:
1. Convierte los correos electrónicos en tareas pendientes
Al utilizar una herramienta que se integra con tu cliente de correo electrónico, puedes convertir tu bandeja de entrada en una enorme lista de tareas pendientes.
¡Así que olvídate de descargar una aplicación para tomar notas o una aplicación para tareas pendientes!
Con la gestión de tareas por correo electrónico, puedes crear tareas y añadir detalles de las mismas directamente desde tu correo electrónico.
¡Di adiós a la duplicación de tareas y al cambio entre aplicaciones y páginas!
2. Para enviar menos correos electrónicos y ahorrar tiempo
Con un gestor de tareas, los miembros de tu equipo, los documentos relacionados con el proyecto y las conversaciones se almacenan en una única zona centralizada.
Esto significa que ya no tendrás que enviar una pregunta por correo electrónico a un miembro del equipo solo para recibir una respuesta críptica que te obligue a enviar otro correo electrónico.
Sigue así el tiempo suficiente y, de repente...
Sin embargo, cuando utilizas una aplicación de tareas, tus correos electrónicos contienen todos los detalles sobre la tarea junto con la fecha límite. Y si alguien tiene alguna pregunta, solo tiene que enviar un mensaje en la sala de chat integrada.
¡Voilà!
Respuestas en cuestión de segundos.
3. Aumenta la eficiencia del equipo
Las herramientas de gestión de tareas por correo electrónico proporcionan a los equipos de proyecto descripciones detalladas de las tareas, de modo que los equipos no tengan dudas sobre sus responsabilidades. Además, puedes compartir fácilmente una tarea con un miembro del equipo mediante una mención.
Las aplicaciones de gestión de proyectos también ayudan a los equipos a trabajar de forma colaborativa. Mediante el uso de funciones de seguimiento de tareas y mensajería instantánea, los equipos y los gestores de proyectos tienen una mejor vista del progreso de todos en el proyecto.
4. Centraliza tu flujo de trabajo
¿Qué hay peor que gestionar varias tareas a la vez?
¡Gestiona múltiples tareas en múltiples plataformas!
Aunque a todos nos gusta pensar que somos excelentes multitarea, la verdad es que nos resulta mucho más fácil realizar nuestro trabajo en plataformas centralizadas y unificadas.
Te ayuda a mantener el orden y la organización, y te permite ver todo de un vistazo.
Y eso es precisamente en lo que te ayudará una plataforma de gestión de tareas por correo electrónico. Como podrás gestionar la asignación de la carga de trabajo, las comunicaciones del equipo y la programación de tareas desde la misma interfaz, no tendrás que saltar de una plataforma a otra tratando de entender cómo funcionan las cosas.
Conclusión
La gestión de tareas por correo electrónico permite a los equipos utilizar su bandeja de entrada como plataforma principal de gestión de proyectos. Aunque podrías seguir utilizando tu bandeja de entrada habitual, esta no te ofrece un entorno de trabajo con capacidades colaborativas, salas de chat integradas y automatización de tareas.
ClickUp ofrece a los equipos una amplia variedad de funciones eficaces de gestión de tareas y flujo de trabajo por correo electrónico para ayudarles a alcanzar la máxima productividad.
Con funciones que van desde la programación de tareas hasta la delegación de tareas por correo electrónico, ClickUp tiene todo lo que necesitas para gestionar tareas desde tu bandeja de entrada.
Consigue ClickUp hoy mismo y observa cómo tu bandeja de entrada se transforma en una eficaz herramienta de gestión de tareas, porque recuerda: la vida es demasiado corta para desperdiciarla en interminables y molestas cadenas de correos electrónicos.
Pregúntale a Jack:
