¿Le interesa la gestión de la integración de proyectos?
Aunque pueda parecer complicado, la gestión de proyectos consiste simplemente en unir las distintas partes del trabajo de un proyecto.
es como montar muebles de Ikea
pero la gestión de proyectos es mucho más fácil de lo que parece, y no al revés
En este artículo explicaremos qué es la gestión de proyectos y por qué es necesaria, los pasos que la componen y sus ventajas clave.
También destacaremos cómo un herramienta de gestión de proyectos facilita la gestión integrada de proyectos.
En marcha.
¿Qué es la gestión integrada de proyectos?
La gestión de integración de proyectos se refiere a los procesos y actividades que coordinan todos los elementos de su proyecto. Resulta especialmente útil cuando su proyecto implica equipos interfuncionales y se beneficiarían de un enfoque más unificado de la gestión de proyectos.
En otras palabras, la gestión integrada de proyectos (GIP) es todo lo que usted hace para asegurarse de que los elementos y partes de su proyecto funcionen juntos.
algo así como lo que Nick Fury hizo por los Vengadores
En el marco de la GIP, se identifica, define, integra y coordina el conjunto de procesos individuales de una organización, como las divisiones de trabajo, las adquisiciones, los entregables, etcétera.
Y a veces, esto significa hacer concesiones entre cualquier objetivo y grupo de procesos que compiten dentro de su organización.
¿Cuál es el propósito de la gestión integrada de proyectos?
En proyectos convencionales, es bastante habitual que equipos de varios departamentos para trabajar juntos. Y cabe esperar un enfoque bastante coherente e integrado de la gestión de proyectos en todos estos equipos, ya que todos trabajan para alcanzar una meta común.
No
La mayoría de los equipos funcionan en silos creados por ellos mismos.
es como si estuvieran en islas separadas, aisladas por silencio de radio
Sí, una noticia terrible para tu proyecto y tu organización.
Por suerte, esto es precisamente a lo que la gestión de integración de proyectos ayuda a poner fin.
Se acabó trabajar en silos o islas.
Con un enfoque de gestión de proyectos integrado, puede añadir estabilidad y unidad a:
- Gestión de recursos
- Horarios superpuestos
- Comunicación abierta
- Control de costes
- Gestión de la calidad
- Compromiso de las partes interesadas
Veamos cómo puede ajustarlo:
¿Cuáles son los seis procesos de gestión de integración de proyectos?
Hay seis pasos cruciales en la gestión de proyectos de integración:
- Crear una carta de proyecto2. Desarrollar un plan de proyecto3. Gestionar la ejecución de proyectos4. Supervisar el trabajo del proyecto5. Realizar el control de cambios6. Cerrar el proyecto A continuación se explica mejor cada uno de estos procesos de gestión de integración de proyectos:
1. Crear una carta del proyecto
Definir la ficha del proyecto suele ser el primer paso en el camino hacia la integración del proyecto.
Se trata de un documento breve en el que se enumeran los objetivos y las metas del proyecto ámbito de aplicación la información sobre el alcance, los resultados del proyecto, las partes interesadas y el patrocinador del proyecto, así como otros datos necesarios, como el presupuesto y los riesgos.
Se trata de un proceso organizativo fundamental que reconoce formalmente la existencia de un proyecto y autoriza al gestor del proyecto a utilizar los recursos de la empresa para sus actividades. Es la forma más sencilla de conseguir que todos estén de acuerdo sobre el proyecto desde el principio.
Piense que la carta del proyecto es una especie de contrato, vinculante durante todo el ciclo de vida del proyecto.
O como se dice en Juego de Tronos:
a la vista de los Siete, sello estas dos entidades: el proyecto y el gestor del proyecto"
a partir de hoy, y hasta el final del proyecto, os pertenecéis el uno al otro"
Al menos eso es lo que creemos que dijeron.
Para crear una ficha de proyecto, primero hay que conocer bien el:
- Antecedentes del proyecto y detalles del caso de empresa
- Descripción del alcance y la finalidad del proyecto
- Riesgos, hipótesis, limitaciones y dependencias del proyecto
- Entregables
- Requisitos del proyecto
- Criterios de intento correcto del proyecto
- Hitos y cronogramas del proyecto
- Partes interesadas y roles del equipo del proyecto
- Presupuesto del proyecto
Una vez que disponga de todo lo necesario, puede crear una carta de proyecto.
pero, ¿dónde se crea?
Claro, puedes hacerlo por las malas con herramientas como Excel o Word.
O puede tomar la ruta fácil (e inteligente) y crear la carta utilizando ClickUp Documentos .
**Espera, ¿qué es ClickUp?
ClickUp
es uno de los
software de gestión de proyectos mejor valorado del mundo
utilizado por equipos de alto rendimiento para gestionar proyectos con eficacia.
¿Hemos mencionado que también es gratuito?
¡Que bueno!
Cómo crear una carta de proyecto con ClickUp
Utilice ClickUp Documentos para crear documentos internos y externos, wikis, bases de conocimientos y mucho más.
Crear un documento de proyecto con Docs es facilísimo.
Y una vez que haya introducido toda la información necesaria en un documento, podrá hacerlo fácilmente:
- Personalizar su aspecto
- Realizar ediciones de texto enriquecido
- Incrustar URL
- Regular los derechos de acceso
- Anidar páginas para una mejor categorización
- Añadir comentarios para realizar ediciones
Para más información sobre proyectos charters, consulta estos artículos:
- ¿Qué es una Carta de Proyecto? (Guía definitiva)
- Cómo redactar una Carta de Proyecto (con ejemplo)
2. Elaborar un plan de gestión de proyectos
Desarrollar un plan integrado es probablemente el paso más crucial de todos en el proceso de gestión de proyectos.
Sin un plan de gestión de proyectos adecuado, podrías acabar sumido en el caos más absoluto.
Metas poco claras, plazos incumplidos, estimaciones presupuestarias inexactas... la lista es interminable.
En cambio, un plan de proyecto bien elaborado te ayudará a superar los plazos con facilidad. Dará a todos los departamentos de tu proyecto una idea de lo que deben seguir y cómo coordinarse en el trabajo.
**Pero, ¿qué es un plan de gestión de proyectos?
El plan de gestión de proyectos es una lista exhaustiva de todos los procesos y pasos del proyecto que le guiarán hasta completarlo.
piense en él como un plan de planes
Un plan de gestión de proyectos puede incluir cualquier área de conocimiento como a:
- Plan de gestión del alcance
- Plan de mejora de procesos
- Plan de recursos humanos
- Plan de comunicación
- Plan de gestión de la calidad
- Plan de adquisiciones Más información sobre estos planes. En comparación con la carta del proyecto, un plan de proyecto es un documento de proyecto mucho más detallado, ya que abarca todos los aspectos de la ejecución del proyecto.
El plan de gestión de proyectos describe los elementos de la carta del proyecto, como la:
- Metas y objetivos
- Calendario
- Procesos estándar
- Roles y responsabilidades
pero a menos que seas el Dr. Extraño, crear planes dentro de planes dentro de planes por tu cuenta no va a ser fácil
Elaborar un plan de gestión de proyectos es bastante complicado, pero no tiene por qué ser un auténtico suplicio.
Con un software de gestión de proyectos como ClickUp, planificación de proyectos puede convertirse en tu pasatiempo favorito.
Con ClickUp, usted puede:
- Definir y asignartareas,subtareas, ylistas de controllistas de control: crea tareas y subtareas para las distintas partes del proyecto y asigna un miembro del equipo a cada tarea. Divida las tareas en actividades de gestión de proyectos más pequeñas dentro de una lista de control y táchelas a medida que avanza.
- AjustesMetas: ClickUp actualiza automáticamente el porcentaje de progreso general del proyecto cuando se han completado objetivos específicosobjetivos del proyecto y actividades del proyecto. Ajustar las Metas de antemano le ayudará a seguir el progreso del proyecto más adelante.
- ColocarHitoslos hitos: dividen los proyectos en varias fases con hitos que separan cada fase del proyecto. Estos marcadores de progreso pueden utilizarse para señalar los avances significativos realizados por el equipo del proyecto o el final de una fase esencial del mismo.
3. Gestionar la ejecución de proyectos
La ejecución del proyecto es, sin duda, la fase en la que más me apetece arrancarme los pelos. Suele ser la fase más larga y compleja del ciclo de vida del proyecto, en la que se ejecuta el plan perfectamente elaborado.
y la mayoría de los Teams se encuentran invariablemente con esta sensación:_
Una vez que el plan del proyecto esté listo, manténgase proactivo para garantizar que la ejecución del proyecto realmente se desarrolle de acuerdo con el plan. Lleve un seguimiento activo de las cosas para asegurarse de que todos los equipos y departamentos de su proyecto tienen todo lo que necesitan para colaborar eficazmente.
Recuerde que, como gestión de proyectos es quien toma las decisiones durante la fase de ejecución del proyecto.
Y la fase de ejecución del proceso de gestión de integración de proyectos suele implicar:
- Abordar varias tareas y entregables del proyecto
- Gestionar la colaboración del equipo del proyecto
- Garantizar el cumplimiento de los hitos
- Recomendar cambios y acciones preventivas y correctivas
- (elaboración de) informes sobre el estado del proyecto a las partes interesadas pertinentes
- Programar reuniones con el equipo directivo para abordar las actualizaciones y los obstáculos
¿Se siente como un lastre?
no hay problema
Con ClickUp, ejecutar un plan maestro de proyecto nunca ha sido tan fácil:
- Elija entremúltiples vistascomoTablero,Box,Lista,Calendarioy mucho más para gestionar el flujo de trabajo desde distintos ángulos. Por ejemplo, si usted es un usuario deKanban utiliza la vista Tablero para visualizar las tareas en unaTablero Kanbansegún el estado,fecha,prioridad,persona asignadaetc.
- UtiliceVista Carga de trabajopara planificar, visualizar y supervisar la capacidad de su equipo. Esto le ayuda autilizar los recursos perfectamente.
- CrearEstados personalizados para diferentes fases de un proceso o flujo de trabajo definido. Por ejemplo, unDesarrollo ágil de software flujo de trabajo puede tener una fase de "Actualización solicitada" mientras que una agencia de marketing de contenidos puede usar algo como "Ideas de contenido"
¡Sea tan detallista y creativo como desee!
4. Supervisar el trabajo del proyecto
Cuando estás metido hasta el cuello en el trabajo, es fácil perder de vista lo lejos que has llegado o lo mucho que queda por hacer.
Para que la gestión de proyectos sea eficaz, hay que supervisar periódicamente el rendimiento del proyecto y compararlo con un punto de referencia establecido. También es importante supervisar el grado de colaboración de todos y comprobar si los departamentos del proyecto están tan unificados como usted quería.
Hágase preguntas como:
- ¿Estamos cumpliendo el calendario?
- ¿Son todos capaces de colaborar eficazmente?
- ¿Qué tarea está bloqueando el progreso?
- ¿Cuánto tenemos que acelerar para cumplir los plazos?
- ¿Cuál es la división del trabajo en el equipo del proyecto?
Sin la herramienta adecuada, responder a estas preguntas y actuar en consecuencia es imposible.
Pero con la herramienta adecuada, como ClickUp, es pan comido.
Esta herramienta de gestión de proyectos te permite:
- Crear interactivos(diagramas de) Ganttpara seguir el progreso de los proyectos, gestionar los plazos y resolver los cuellos de botella. Más información sobre los (diagramas de) Gantt aquí.
- Visualice la actividad de trabajo de su equipo con la herramientaPulso función
- Utilice la funciónPaneles de controlpara estar al tanto de sus proyectos con varios gráficos comoQuemado,Quemado,VelocidadyAcumulativo gráficos
Estos seguimiento de proyectos estas funciones le ayudarán a identificar rápidamente posibles problemas, avisar al equipo del proyecto y modificar el plan del proyecto en consecuencia.
5. Realice el control de cambios
En cualquier proyecto, tendrá que enfrentarse a incógnitas inesperadas.
Son cosas que escapan al control inmediato del proyecto y pueden hacer descarrilar su progreso.
no te preocupes. Todo forma parte del juego
Sólo necesitas un sistema dentro de tu estrategia de gestión de la integración para hacer frente a cosas como que una parte interesada solicite modificaciones adicionales o que no haya recursos disponibles.
Un proceso integrado de control de cambios que pueda procesar y aprobar cómodamente una solicitud de cambio es esencial. Es una de las formas más inteligentes de garantizar que sus procesos permanezcan unificados y conectados, independientemente de cualquier contratiempo que surja en el proyecto.
pero, ¿cómo hacerlo?
Aunque disponer de un documento en el que conste la solicitud de cambio puede ayudarle, no puede hacer frente a la magnitud y frecuencia de la mayoría de los cambios improvisados que pueden surgir.
Otra posibilidad es enviar correos electrónicos de un lado a otro sobre los cambios aprobados.
Sin embargo, esto no sólo es súper lento, sino que será difícil mantener la responsabilidad del control de cambios integrado.
ClickUp resuelve este dilema en la gestión de cambios a través de su:
- Revisión función que funciona con archivos PDF, PNG, GIF, JPEG, WEBP. Permite centralizar los comentarios y acelerar el proceso de aprobación de una solicitud de cambio y mucho más.Clip función que te permite grabar vídeos (con audio) y compartirlos con tu equipo para obtener sugerencias rápidas sobre aspectos que te gustaría cambiar
6. Cerrada el proyecto
Después de todo tu duro trabajo, tu proyecto por fin está completado, y es hora de decir las palabras mágicas: "¡Cerrar proyecto!"
Pero espera, aún hay cosas que quizá quieras revisar:
- ¿Hasta qué punto fueron correctos los procesos adoptados en el proyecto?
- ¿Seguimos el enfoque correcto de gestión de proyectos?
- ¿Hay algúnmetas del proyecto que no hayamos podido alcanzar?
- ¿Podríamos haber mejorado algunos aspectos del proyecto?
relájate. Tómate un café. Y reflexiona
Ahora tienes que dedicar tiempo a hablar con los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas. Hazles un recorrido por las tareas abordadas y los hitos conseguidos. Es una forma estupenda de obtener opinión unificada sobre lo que puedes mejorar para futuros proyectos.
También tendrás que enviar al cliente los documentos de finalización del proyecto, incluidos los adjuntos importantes, los datos de facturación, los manuales de usuario, etc.
ClickUp es perfecto para todos estos casos de uso:
- Permisos personalizados le permiten invitar a clientes al espacio de su proyecto sin comprometer su privacidad
- Uso compartido público le ayuda a compartir casi cualquier cosa en ClickUp con los demás. Cronograma,Mapa mentaltareas específicas, etc.
- UtilizaChatear para comentar los logros con el equipo del proyecto, planificar fiestas de éxito y mucho más
Ahí lo tienes, los seis pasos para hacer un gran trabajo con la gestión de proyectos de integración.
¿Cuáles son las ventajas de implantar la gestión de proyectos?
Hemos hablado de todo lo relacionado con la gestión integrada de proyectos excepto de una cosa.
¿Qué ventajas tiene?
Las ventajas clave de aplicar la gestión integrada de proyectos son:
- Mejor coordinación: al enumerar todos los procesos y tareas, dividir roles y responsabilidades, supervisar el rendimiento del proyecto, etc., se da a los proyectos un propósito y una dirección
- Ahorro de tiempo: al gestionar de forma proactiva los recursos compartidos y los calendarios que se solapan, la gestión integrada de proyectos puede mejorar la eficiencia del trabajo en los equipos y reducir los tiempos muertos
- Responsabilidad: el director del proyecto, los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas mantienen una comunicación coherente. Esto ayuda a gestionar mejor las expectativas y crea un sentido de la responsabilidad.
Conclusión
Desde la creación de la carta del proyecto hasta su cierre con éxito, la gestión integrada de proyectos ayuda a coordinar eficazmente las distintas partes de un proyecto.
Pero no puedes integrar todas las partes de un proyecto tú solo.
Para una gestión de proyectos integrada con éxito, necesita software gratuito, gratuito/a de gestión de proyectos como ClickUp.
Con toneladas de funciones de plan de capacidad a gestión de proyectos a distancia clickUp puede ayudarle en todos los frentes de la ejecución integrada de proyectos. Consiga ClickUp gratis/a hoy mismo y conéctalo todo al espacio de tu proyecto en un abrir y cerrar de ojos
