¿Tienes curiosidad por saber qué es la gestión de la integración de proyectos?
Aunque pueda parecer complicado, la gestión de la integración de proyectos consiste simplemente en unir las distintas partes del trabajo de su proyecto.
Es como montar muebles de Ikea.
Excepto que la gestión de la integración de proyectos es mucho más fácil de lo que parece, no al revés.
En este artículo, abordaremos qué es la gestión de la integración de proyectos, por qué la necesita, los pasos que conlleva y sus ventajas clave.
También destacaremos cómo una herramienta de gestión de proyectos facilita la gestión integrada de proyectos.
Empecemos.
¿Qué es la gestión de la integración de proyectos?
La gestión de la integración de proyectos se refiere a los procesos y actividades que coordinan todos los elementos de su proyecto. Es especialmente útil cuando su proyecto involucra equipos multifuncionales y se beneficiaría de un enfoque más unificado de la gestión de proyectos.
En otras palabras, la gestión de proyectos integrada (IPM) es todo lo que haces para asegurarte de que las partes y los componentes de tu proyecto funcionen juntos.
¡Algo parecido a lo que hizo Nick Fury con los Vengadores!
Con la IPM, se identifican, definen, integran y coordinan los procesos individuales de una organización, como las divisiones de trabajo, las adquisiciones, los entregables, etc.
Y, en ocasiones, esto implica encontrar un equilibrio entre los objetivos y los grupos de procesos que compiten entre sí dentro de su organización.
¿Cuál es el objetivo de la gestión de proyectos integrada?
En los proyectos convencionales, es bastante habitual que equipos de distintos departamentos trabajen juntos. Y es de esperar que estos equipos adopten un enfoque bastante coherente e integrado de la gestión de proyectos, ya que todos trabajan para alcanzar una meta común.
¡No!
La mayoría de los equipos funcionan en silos creados por ellos mismos.
Es como si estuvieran en islas separadas, aisladas por el silencio radiofónico.
Sí, son malas noticias para tu proyecto y tu organización.
Afortunadamente, esto es precisamente lo que la gestión de proyectos ayuda a evitar.
Se acabó el trabajo en silos o islas.
Con un enfoque de gestión de proyectos integrada, puede añadir estabilidad y unidad a:
- Gestión de recursos
- Calendarios superpuestos
- Comunicación abierta
- Control de costes
- Gestión de la calidad
- Participación de las partes interesadas
Veamos cómo puede realizar el ajuste:
¿Cuáles son los seis procesos de gestión de proyectos?
Hay seis pasos cruciales en la gestión de la integración de proyectos:
A continuación, se ofrece una descripción más detallada de cada uno de estos procesos de gestión de la integración de proyectos:
1. Crear un acta constitutiva del proyecto
Definir el manifiesto del proyecto suele ser el primer paso en el proceso de integración de proyectos.
Un estatuto es un documento breve que hace una lista del alcance, de los resultados del proyecto, de la información sobre las partes interesadas y los patrocinadores del proyecto, y de otros datos necesarios, como el presupuesto y los riesgos.
Se trata de un activo organizativo fundamental que reconoce formalmente la existencia de un proyecto y autoriza al gestor del proyecto a utilizar los recursos de la empresa para las actividades del proyecto. Es la forma más fácil de conseguir que todos estén en sintonía con el proyecto desde el principio.
Piense en el acta de constitución del proyecto como una especie de contrato, vinculante durante todo el ciclo de vida del proyecto.
O, como se dice en Juego de Tronos:
«Ante la presencia de los Siete, por la presente uno estas dos entidades: el proyecto y el gestor de proyectos.
Desde hoy, hasta el final del proyecto, pertenecéis el uno al otro. »
Al menos eso es lo que creemos que dijeron.
Para crear un manifiesto del proyecto, primero debe tener suficientes conocimientos sobre:
- Antecedentes del proyecto y detalles del caso de negocio de la empresa
- Descripción del alcance y el propósito del proyecto
- Riesgos, supuestos, limitaciones y dependencias de los proyectos.
- Entregables
- Requisitos del proyecto
- Criterios de éxito de los proyectos
- Hitos y cronogramas del proyecto
- Partes interesadas relevantes y roles del equipo del proyecto
- Presupuesto del proyecto
Una vez que disponga de todo lo necesario, puede crear un acta de constitución del proyecto.
Pero, ¿dónde se crea uno?
Por supuesto, puede hacerlo de la manera más difícil con herramientas como Excel o Word.
O puede optar por la vía fácil (e inteligente) y crear el estatuto utilizando ClickUp Docs.
Espera, ¿qué es ClickUp?
ClickUp es uno de los programas de gestión de proyectos mejor valorados del mundo, utilizado por equipos de alto rendimiento para gestionar proyectos de forma eficaz.
¿Hemos hecho mención de que además es gratis?
¡Cha-ching!
Cómo crear un acta constitutiva de proyecto con ClickUp
Utiliza ClickUp Docs para crear documentos internos y externos, wikis, bases de conocimiento y mucho más.
Crear un documento de inicio de proyecto con Docs es muy fácil.
Y una vez que haya introducido toda la información necesaria en un documento, podrá fácilmente:
- Personaliza su apariencia
- Realizar edición de texto enriquecido
- Incrustar URL
- Regule los derechos de acceso
- Anida páginas para una mejor categorización.
- Añade comentarios para realizar ediciones.
Para obtener más información sobre los estatutos de proyectos, consulte estos artículos:
2. Desarrollar un plan de gestión de proyectos
Desarrollar un plan integrado es probablemente el paso más crucial de todos en el proceso de gestión de proyectos.
Sin un plan de gestión de proyectos adecuado, podrías acabar en un caos absoluto.
Metas poco claras, plazos incumplidos, estimaciones presupuestarias inexactas... La lista es interminable.
Por otro lado, un plan de proyecto bien elaborado le ayudará a cumplir sus plazos con facilidad. Proporcionará a todos los departamentos del proyecto una idea de lo que deben seguir y cómo coordinarse entre sí en el trabajo.
Pero, ¿qué es un plan de gestión de proyectos?
El plan de gestión de proyectos es una lista exhaustiva de todos los procesos y pasos del proyecto que le guiarán hasta su finalización.
Piense en ello como un plan para planes.
Un plan de gestión de proyectos puede incluir cualquier área de conocimiento, como:
- Plan de gestión del alcance
- Plan de mejora de procesos
- Plan de recursos humanos
- Plan de comunicación
- Plan de gestión de la calidad
- Plan de adquisiciones
Más información sobre estos planes.
En comparación con el acta constitutiva del proyecto, un plan de proyecto es un documento mucho más detallado, ya que abarca todos los aspectos de la ejecución del proyecto.
El plan de gestión de proyectos describe los elementos de su carta de proyecto, tales como:
- Metas y objetivos
- Calendario
- Procesos estándar
- Roles y responsabilidades
Pero, a menos que seas el Dr. Strange, crear planes dentro de planes dentro de planes por tu cuenta no va a ser fácil.
Elaborar un plan de gestión de proyectos es bastante complicado, pero no tiene por qué ser estresante.
Con un software de gestión de proyectos como ClickUp, la planificación de proyectos podría convertirse en tu pasatiempo favorito.
Con ClickUp, puedes:
- Defina y asigne tareas , subtareas y listas de control: cree tareas y subtareas para las diferentes partes del proyecto y asigne un miembro del equipo a cada tarea. Divida las tareas en actividades de gestión de proyectos más pequeñas dentro de una lista de control y táchelas a medida que las vaya completando.
- Establece metas: ClickUp actualiza automáticamente el porcentaje de progreso general del proyecto cuando completas objetivos y actividades específicos del proyecto. Establecer metas por adelantado te ayudará a realizar el seguimiento del progreso del proyecto más adelante.
- Establezca hitos: divida los proyectos en varias fases con hitos que separen cada fase del proyecto. Estos marcadores de progreso se pueden utilizar para señalar los avances significativos realizados por su equipo de proyecto o el final de una fase esencial del mismo.
3. Gestionar la ejecución de proyectos
La ejecución del proyecto es, sin duda, la fase en la que más ganas tienes de tirarte de los pelos. A menudo es la fase más larga y compleja del ciclo de vida del proyecto, en la que se ejecuta el plan perfectamente elaborado.
Y la mayoría de los equipos invariablemente se sienten así:
Una vez que su plan de proyecto esté listo, manténgase proactivo para asegurarse de que la ejecución del proyecto realmente se desarrolle según lo previsto. Realice un seguimiento activo para asegurarse de que todos los equipos y departamentos del proyecto tengan todo lo que necesitan para colaborar de manera eficaz.
Recuerde que, como gestor de proyectos, usted es quien toma las decisiones durante la fase de ejecución del proyecto.
Y la fase de ejecución del proceso de gestión de la integración de proyectos suele implicar:
- Afrontar varias tareas y entregables de proyectos
- Gestión de la colaboración del equipo del proyecto
- Garantizar el cumplimiento de los hitos
- Recomendar cambios junto con medidas preventivas y correctivas.
- (Elaboración de) informes sobre el estado del proyecto para las partes interesadas pertinentes
- Programar reuniones con el equipo directivo para abordar las actualizaciones y los obstáculos.
¿Le parece una tarea tediosa?
¡No hay problema!
Con ClickUp, ejecutar un plan maestro de proyectos nunca ha sido tan fácil:
- Elige entre múltiples vistas, como Tablero, Box, Lista, Calendario y más, para gestionar el flujo de trabajo desde diferentes ángulos. Por ejemplo, si eres fan de Kanban, utiliza la vista Tablero para visualizar las tareas en un tablero Kanban, según el estado, la fecha, la prioridad, la persona asignada, etc.
- Utilice la Vista de carga de trabajo para planificar, visualizar y supervisar la capacidad de su equipo. Esto le ayudará a utilizar los recursos de forma óptima.
- Cree estados personalizados para las diferentes fases de un proceso o flujo de trabajo definido. Por ejemplo, un flujo de trabajo de desarrollo de software ágil puede tener una fase «Actualización solicitada», mientras que una agencia de marketing de contenidos puede utilizar algo como «Ideas de contenido».
¡Sé tan detallista y creativo como quieras!
4. Supervisar el trabajo del proyecto
Cuando estás sumergido en el trabajo, es fácil perder de vista lo lejos que has llegado o lo mucho que queda por hacer.
Para una gestión eficaz de proyectos, debe supervisar regularmente el rendimiento del proyecto y compararlo con una línea de base establecida. También es importante supervisar cómo está funcionando el trabajo en equipo y si los departamentos del proyecto están tan unificados como usted desea.
Hágase preguntas como:
- ¿Estamos cumpliendo con el calendario previsto?
- ¿Todos son capaces de colaborar de manera eficaz?
- ¿Qué tarea está bloqueando el progreso?
- ¿Cuánto más rápido tenemos que ir para cumplir los plazos?
- ¿Cuál es la división del trabajo entre los miembros del equipo del proyecto?
Sin la herramienta adecuada, es imposible responder a estas preguntas y actuar en consecuencia.
Pero con la herramienta adecuada, como ClickUp, es pan comido.
Esta herramienta de gestión de proyectos le permite:
- Cree diagramas de Gantt interactivos para seguir el progreso del proyecto, gestionar los plazos y resolver los cuellos de botella. Más información sobre los diagramas de Gantt aquí.
- Visualiza la actividad de trabajo de tu equipo con la función Pulse.
- Utilice la función Paneles de control para estar al tanto de sus proyectos con diversos gráficos, como gráficos de burnup, burndown, velocidad y acumulativos.
Estas funciones de supervisión de proyectos le ayudan a identificar rápidamente posibles problemas, avisar a su equipo de proyecto y modificar el plan del proyecto en consecuencia.
5. Realizar el control de cambios
En cualquier proyecto, tendrás que lidiar con incógnitas inesperadas.
Se trata de aspectos que escapan al control inmediato del proyecto y que pueden entorpecer el progreso del proyecto.
No te preocupes. Todo forma parte del juego.
Solo necesita un sistema dentro de su estrategia de gestión de la integración para abordar cuestiones como las solicitudes de modificaciones adicionales por parte de las partes interesadas y la falta de disponibilidad de recursos.
Es esencial contar con un proceso integrado de control de cambios que permita procesar y aprobar cómodamente las solicitudes de cambio. Es una de las formas más inteligentes de garantizar que sus procesos sigan estando unificados y conectados, independientemente de los contratiempos que puedan surgir en el proyecto.
Pero, ¿cómo se hace eso?
Aunque disponer de un documento en el que se indique la solicitud de cambio puede ser útil, no es suficiente para gestionar la magnitud y la frecuencia de la mayoría de los cambios improvisados que pueden surgir.
Como alternativa, puede simplemente enviar correos electrónicos de ida y vuelta sobre los cambios aprobados.
Sin embargo, esto no solo es muy lento, sino que también será difícil mantener la responsabilidad del control integrado de los cambios.
ClickUp resuelve este dilema en la gestión del cambio a través de:
- Función de revisión que funciona con archivos PDF, PNG, GIF, JPEG y WEBP. Le permite centralizar los comentarios y acelerar el proceso de aprobación de una solicitud de cambio, entre otras cosas.
- Clip : función que te permite grabar vídeos (con audio) y realizar un uso compartido con tu equipo para obtener sugerencias rápidas sobre los aspectos que te gustaría cambiar.
6. Cerrar el proyecto
Después de todo tu arduo trabajo, tu proyecto finalmente está completado y es hora de decir las palabras mágicas: «¡Cerrar proyecto!».
Pero espera, aún hay cosas que quizá quieras revisar:
- ¿Qué éxito tuvieron los procesos adoptados en el proyecto?
- ¿Hemos seguido el enfoque adecuado de gestión de proyectos?
- ¿Hay alguna meta del proyecto que no hayamos podido alcanzar?
- ¿Podríamos haber mejorado algunos aspectos del proyecto?
Relájese. Tómese una taza de café. Y reflexione.
Ahora, debe dedicar tiempo a hablar con los miembros de su equipo de proyecto y las partes interesadas pertinentes. Realice una visita a las tareas abordadas y a los hitos alcanzados. Es una forma estupenda de obtener comentarios unificados sobre lo que puede mejorar en futuros proyectos.
También deberá enviar a su cliente los documentos de finalización del proyecto, incluidos los adjuntos importantes, los datos de facturación, los manuales de usuario, etc.
ClickUp es perfecto para todos estos casos de uso:
- Los permisos personalizados te permiten invitar a clientes a tu espacio de proyecto sin comprometer la privacidad.
- Usos compartidos te ayuda a compartir casi cualquier cosa en ClickUp con otras personas. Cronograma, mapa mental, tareas específicas... lo que se te ocurra.
- Utiliza la vista Chat para comentar los logros con tu equipo de proyecto, planear fiestas para celebrar los éxitos y mucho más.
Ahí lo tienes, los seis pasos para hacer un gran trabajo con la gestión de la integración de proyectos.
¿Cuáles son las ventajas de implementar la gestión de la integración de proyectos?
Hemos hablado de todo lo relacionado con la gestión de proyectos, excepto de una cosa.
¿Qué ventajas tiene para usted?
Las claves para implementar la gestión de proyectos son:
- Mejor coordinación: lista de todos los procesos y tareas, división de roles y responsabilidades, supervisión del rendimiento del proyecto, etc., da a los proyectos un propósito y una dirección.
- Ahorro de tiempo: al gestionar de forma proactiva los recursos utilizados de forma compartida y los calendarios superpuestos, la gestión de la integración de proyectos puede mejorar la eficiencia del trabajo dentro de los equipos y reducir el tiempo de inactividad.
- Responsabilidad: el gestor del proyecto, los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas relevantes mantienen una comunicación constante. Esto ayuda a gestionar mejor las expectativas y crea un sentido de responsabilidad.
Conclusión
Desde la creación de un acta constitutiva del proyecto hasta su cierre satisfactorio, la gestión de proyectos le ayuda a coordinar las diferentes partes de un proyecto de manera eficiente.
Pero no puedes integrar todas las partes de un proyecto por tu cuenta.
Para una gestión de integración de proyectos satisfactoria, necesita un software de gestión de proyectos gratuito como ClickUp.
Con un montón de funciones, desde la planificación de la capacidad hasta la gestión remota de proyectos, ClickUp puede ayudarte en todos los frentes de la ejecución integrada de proyectos.
¡Consigue ClickUp gratis hoy mismo y conecta todo lo que hay en tu espacio de proyectos en un abrir y cerrar de ojos!
