¿Quiere crear un plan de proyecto para su equipo?
No busque más
No importa lo complejo que sea su proyecto, ¡nosotros nos encargamos!
En este artículo te ayudaremos a elaborar un plan de proyecto completo para mejorar la colaboración en equipo. Le explicaremos paso a paso lo que tiene que hacer. También obtendrá algunas plantillas de planes de proyecto útiles para empezar con un plan de proyecto modelo de inmediato.
Pongámonos en marcha..
¿Qué es un plan de proyecto?
Un plan de proyecto describe los pasos necesarios para completar un proyecto. Identifica el alcance, los entregables, las metas y los plazos del proyecto.
Sin un plan de proyecto, no tendrá las cosas claras:
- De qué trata el proyecto.
- Cuáles son losobjetivos del proyecto del proyecto.
- Cuáles son los resultados del proyecto.
- Cronograma del proyecto.
- Quién trabajará en cada proyecto y en qué capacidad.
- Qué recursos se necesitan para completar el proyecto.
Un plan de proyecto bien elaborado le ahorrará mucho tiempo y dinero. Es la forma más fiable de cumplir sus metas del proyecto dentro de los plazos.
Componentes clave para el éxito de un plan de proyecto
1. Presupuesto
Un buen plan de proyecto siempre incluye un presupuesto . Es una forma sencilla de seguir el proceso de gastos y mantener la rentabilidad del proyecto.
2. Tareas de trabajo detalladas
Su plan de proyecto debe incluir un desglose del trabajo de cada tarea y subtarea asociada al proyecto.
3. Calendario del proyecto
Un plan de proyecto debe incluir un calendario para que el proyecto se desarrolle sin problemas. Debe correlacionar el cronograma del proyecto para asegurarse de que cumple los plazos.
4. Gestión de recursos
El plan del proyecto debe hacer balance de los recursos de que dispone para gestionarlos con eficacia. Estos recursos pueden ser mano de obra, software, hardware o tiempo.
5. Sistemas de comunicación
El plan del proyecto debe comunicar claramente sus objetivos y expectativas. Además, debe haber programas y sistemas para que el equipo del proyecto pueda comunicarse fácilmente.
6. Alcance del proyecto
Un plan de proyecto de éxito describe claramente su alcance. Define cuáles son sus metas y qué entra dentro de su ámbito. Esto le ayuda a evitar ampliación del alcance
- que puede ralentizar drásticamente su progreso.
7. Resultados del proyecto
Un gestor de proyectos puede utilizar planes de proyecto para detallar las metas, hitos del proyecto y entregables asociados a cada fase del proyecto.
Cómo hacer un plan de proyecto impresionante
Planificar un proyecto con éxito no es difícil, pero puede llevarle mucho tiempo si no tiene claro cómo enfocar el proceso de planificación. Para ahorrarle tiempo, hemos dividido el proceso de planificación en nueve sencillos pasos que puede seguir fácilmente.
Paso 1: Investigar
Antes de crear un plan de proyecto, hay que repasar toda la información disponible. Hay que entender qué quiere el cliente (interno o externo) y qué quiere conseguir.
Revisa a fondo todos los documentos importantes y las comunicaciones relacionadas con el proyecto. Puede tratarse de conversaciones mantenidas con el cliente, ideas anotadas, datos preliminares recopilados... Todo.
Utilizar una wiki o una herramienta de gestión de documentos como ClickUp docs es la forma más sencilla de mantener toda esta información en un espacio organizado.
Sólo cuando conozcas a fondo en qué vas a trabajar podrás elaborar un plan de proyecto modelo.
Paso 2: Hazte las preguntas adecuadas
Una vez que tengas toda la información, es hora de empezar a trabajar en el plan del proyecto. Antes de empezar un proyecto, siempre es importante sentirse cómodo con él.
Hazte las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los requisitos del cliente para este proyecto?
- ¿Necesito algo más del cliente y los interesados en el proyecto?
- ¿Hemos trabajado con unestructura de desglose del trabajo como ésta?
- ¿Cuáles son los obstáculos obvios para el progreso de este proyecto?
- ¿Tengo suficientes personas para trabajar en este proyecto?
- ¿Qué otrosretos durante el proyecto?
Responder a estas preguntas desde el principio reduce las posibilidades de que surjan problemas inesperados. Ya ha terminado su diligencia debida y está preparado para empezar a trabajar en su proyecto.
Paso 3: Colabora con tu equipo
La mayoría de los gestores de proyectos no incluyen a su equipo en toda la fase de planificación del proyecto. el equipo es responsable de **_ejecutar _el plan, no de diseñarlo, ¿no?
Esto da lugar a problemas importantes en su estructura de desglose del trabajo.
Como nunca has tenido en cuenta la opinión de tu equipo, pueden tener problemas con ciertas metas, entregables o hitos del proyecto. Ahora te encuentras con un plan de proyecto que no se ajusta a las capacidades o aspiraciones de tu equipo. Puedes volver a empezar y diseñar un nuevo plan o seguir con el plan actual, que seguramente sobrepasará los plazos o no cumplirá tus expectativas.
Ninguna de las dos opciones es ideal.
Los gestores de proyectos pueden evitar este dilema incorporando a su equipo al proceso de planificación del proyecto desde el principio. Por ejemplo, podrían programar un reunión inicial . Es un paso sencillo que puede reducir enormemente las posibilidades de que el proyecto supere los presupuestos y las fechas de finalización.
Paso 4: Fijar Metas, Entregables y Prioridades
Una vez reunido el equipo, puede empezar a definir el alcance del proyecto. El alcance del proyecto incluye las metas, las prioridades y los entregables del proyecto.
Veamos cada uno de estos elementos.
A) Metas
El primer paso en este proceso es decidir las metas del proyecto. Aparte de las metas principales del proyecto, como completarlo y lanzarlo, también hay que hacer un seguimiento de las metas más pequeñas. Entre ellos pueden figurar las metas del proyecto relacionadas con:
- Dominio del software
- Productividad
- Trabajo en equipo y colaboración
- Autogestión
Recuerde que estas metas más pequeñas son vitales en el gran esquema de las cosas y desempeñarán un rol enorme en el intento correcto de su proyecto. Como su equipo tiene una idea clara de lo que tiene que hacer, puede ponerse manos a la obra de inmediato.
B) Resultados
Toda meta fijada por un gestor de proyectos debe ir acompañada de un producto final. Es importante definir claramente estos entregables para el equipo antes de que empiece el proyecto. Así tendrán una idea concreta de lo que se espera de ellos y de cómo pueden progresar.
Los entregables de un proyecto no tienen por qué ser únicamente elementos tangibles, como informes y archivos. Por ejemplo, cuando se trabaja con software, el desarrollo de un esquema de colores podría considerarse un entregable.
Lo único que tiene que hacer un entregable es mostrar pruebas del progreso de un proyecto a lo largo de una fase. Una vez que los tenga listos, su equipo podrá realizar sus tareas de trabajo sin problemas.
C) Prioridades
El ajuste de prioridades para los objetivos de su proyecto es otra parte importante del proceso de planificación del proyecto. Adjuntar prioridades a las metas ayuda al equipo a comprender qué tareas son importantes en un momento determinado.
Por ejemplo, asegurarse de que una formulario de registro es capturar los datos en su CRM es más importante que averiguar la combinación de colores perfecta del formulario.
Paso 5: Delegar
si realmente quieres crecer como empresario, tienes que aprender a delegar"
- Richard Branson, empresario británico
Es comprensible que un gestor de proyectos tenga la tentación de supervisar todos los procesos de trabajo. Quiere que progrese sin problemas y evitar contratiempos, ¿verdad?
El problema es que todo se ralentiza. Al hacer que todo pase por ti, estás creando enormes cuellos de botella en el flujo de trabajo de tu equipo. Delegar es una parte esencial de la planificación de proyectos. Tienes que confiar en tu equipo para que haga las cosas terminadas o nunca progresarás como empresa.
Incluir al equipo en el proceso de planificación puede ser de gran ayuda. Al conocer sus capacidades, estarán en mejor posición para saber si pueden gestionar una tarea. Esto hará que el proceso de delegación sea un esfuerzo de colaboración en el que nadie muerda más de lo que puede masticar.
Paso 6: Programar el plan del proyecto en un diagrama de Gantt
Una vez decididas las metas, los entregables y el personal, puede empezar a trazar el cronograma del proyecto en un diagrama de Gantt.
Piense en (diagramas de) Gantt ¿están anticuados?
En realidad, han evolucionado bastante Si utiliza los gráficos de (diagrama de) Gantt de ClickUp, descubrirá lo atractivos que pueden llegar a ser
Es una forma estupenda de ofrecer a su equipo una visión general de lo que está por venir. Su (diagrama de) Gantt contendrá cada tarea, persona asignada y fecha límite. Todo lo que su equipo necesita es un vistazo, y sabrán lo que está por venir.
Los gráficos de Gantt son especialmente útiles para trazar hitos, que pueden servir de puntos de control para el equipo. También es una gran herramienta para hacer un balance de las dependencias de las tareas y gestiona las prioridades de tus tareas. En caso de que se quede sin tiempo, siempre puede calcular la ruta crítica de un proyecto para identificar la forma más rápida de terminar las cosas.
Para obtener más información sobre qué es una ruta crítica y cómo se calcula en ClickUp, haga clic en aquí .
Paso 7: Aceptar que las cosas se salgan de lo previsto
Aunque no puede prepararse para lo inesperado, sí puede minimizar el daño que puede causar al progreso de su proyecto.
Deja siempre algo de margen en el calendario del proyecto para hacer frente a los contratiempos. Ningún proyecto va a salir exactamente según lo planeado, pero eso no tiene por qué ser malo. Si tratas estos giros como un proceso de aprendizaje y te adaptas, todo irá bien.
Paso 8: Mantén la comunicación con tu equipo
Es importante mantener siempre una línea de comunicación directa con el equipo durante el proyecto. Esto les proporciona un canal para comunicar cualquier actualización o contratiempo del proyecto. Así podrá hacer fácilmente balance del estado del proyecto y recomendar nuevas medidas.
Los canales de comunicación también ayudan a tu equipo a colaborar entre sí. A menudo, las tareas de un proyecto implican a varias personas, que tendrán que trabajar juntas para que todo esté terminado. Disponer de un canal de comunicación sólido que pueda gestionar imágenes, vídeos y archivos como los comentarios de ClickUp es una forma estupenda de mantener a tu equipo trabajando en equipo de forma excelente.
Paso 9: Realice una revisión y un análisis posteriores al proyecto
Es importante que los gestores de proyectos realicen una revisión posterior al proyecto. Esto le ayudará a evaluar la eficacia del plan del proyecto y a resolver cualquier problema que haya surgido.
Haz que tu equipo participe y que exprese lo que les gustó y lo que no les gustó de la configuración del proyecto. Se trata de una valiosa información que te ayudará a elaborar un plan más adaptado al equipo en el futuro.
Cómo puede ayudar ClickUp a planificar proyectos
La planificación de un proyecto puede ser un proceso complejo, ClickUp puede ayudarle a agilizarlo. Tiene todo lo que puede pedirle a un software de gestión de proyectos:
- Tareas y subtareas
- Listas de control
- Gráficos de Gantt
- Estados personalizados
- Notificaciones personalizadas
- Múltiples vistas - Kanban, Lista, Calendario, etc.
- Toneladas de integraciones
y eso es sólo arañar la superficie
A continuación le mostramos cómo ClickUp puede ayudarle a ejecutar su plan de gestión de proyectos con facilidad:
Requisito nº 1 de la planificación de proyectos: crear un espacio ordenado para el proyecto
Uno de los elementos clave de la planificación de proyectos es la creación de un espacio de proyecto limpio y ordenado. Su equipo necesita disponer de un espacio bien definido para organizarse y trabajar juntos en las actividades del proyecto. Cada proyecto necesita un espacio que incluya:
- Descripciones detalladas de las tareas
- Subtareas
- Listas de control
- Personas asignadas
Solución ClickUp: Jerarquía de proyectos organizada
ClickUp ofrece a su equipo un espacio estructurado para organizar todas sus actividades relacionadas con los proyectos. La estructura de ClickUp es la siguiente: Lugar de trabajo > Espacios > Carpetas > Listas > Tareas > Subtareas.
A continuación le mostramos cada uno de estos niveles:
Lugar de trabajo: Esta es la jerarquía de nivel superior en la que divides tu empresa en equipos individuales.
Espacios: Son lugares dedicados a subgrupos concretos de tu equipo como " gestión de productos "o "pruebas"
Carpetas: Aquí es donde se almacenan las listas relacionadas con el proyecto
Listas: Aquí es donde se listan todos sus proyectos individuales.
Tareas: Aquí es donde tiene lugar la mayor parte del trabajo. Cada tarea tiene sus propias subtareas, descripciones detalladas del proyecto, comentarios y mucho más.
Subtareas: Cada tarea puede dividirse en subtareas independientes.
Listas de control: Puedes incrustar una lista de control o de tareas pendientes dentro de las tareas o subtareas de trabajo. Por ejemplo, puedes tener una lista de control de calidad para las pruebas de software.
Requisito nº 2 de la planificación del proyecto: recopilar información detallada del proyecto
Un plan de proyecto modelo permite a su equipo acceder a toda la información relacionada con el proyecto. Esto es vital porque pueden hacer balance de con qué están trabajando y ayudarle a elaborar un plan estratégico para abordar un proyecto.
Solución ClickUp: ClickUp Docs
ClickUp Docs es una herramienta wiki integrada para su empresa. Puede utilizarla como base de conocimientos para almacenar información importante de la empresa y documentos relacionados con los proyectos. Como estos documentos se almacenan junto a sus correspondientes proyectos, su equipo no tendrá problemas para acceder a ellos.
Estas son algunas de las funciones de Docs que te resultarán útiles:
- Los documentos de ClickUp pueden ser tan detallados como desee. Tiene acceso a opciones de formato de texto enriquecido para crear un documento de plan de proyecto que refleje con precisión la tarea que tiene entre manos.
- Puede anidar páginas dentro de los documentos para clasificar fácilmente la información.
- Puedes personalizar los derechos de acceso a cada documento para garantizar que sólo determinadas personas tengan derechos de edición y vista.
- Incluso puedes permitir que Google indexe tu documento para que aparezca en las búsquedas web.
Con ClickUp Docs, no tendrá ningún problema en crear un cuerpo de información detallado para que su equipo pueda consultarlo.
Requisito de planificación de proyectos #3: Ideación colaborativa
Es importante incluir a su equipo en la fase de planificación del proyecto. Al incluir sus aportaciones en las estrategias de planificación, podrá elaborar un plan de gestión de proyectos que se ajuste a sus capacidades.
Solución ClickUp: Mapas mentales integrados
Los mapas mentales de ClickUp le permiten incluir a su equipo en la fase de planificación del proyecto. Les resultará fácil plasmar sus ideas y trazar el plan que mejor se adapte a ellos y al proyecto.
Como los mapas mentales de ClickUp están integrados, es muy fácil correlacionar estas ideas en el espacio de su proyecto y empezar a trabajar en ellas
Requisito de planificación del proyecto #4: Prioridades y dependencias
Su proyecto herramienta de gestión debe compatibilizar las prioridades de las tareas . Esto ayuda a su equipo a abordar primero las tareas más importantes y quitarlas de en medio.
Otra tarea importante es asegurarse de que el equipo realiza las tareas en el orden correcto. Una buena forma de hacerlo es bloquear las tareas que se van a realizar hasta que se hayan completado las anteriores.
Solución ClickUp: Potentes prioridades y dependencias
ClickUp viene equipado con prioridades de tareas y dependencias para garantizar que su proyecto siempre progrese sin problemas. A continuación le mostramos cada una de las funciones: Prioridades ClickUp le permite añadir prioridades a cada tarea para notificar a su equipo qué es lo que hay que terminar primero. Estas prioridades también vienen equipadas con un práctico sistema de códigos de color para facilitar su identificación:
- Rojo: Urgente
- Amarillo: Alta prioridad
- Azul: Prioridad normal
- Gris: Prioridad baja
Como este código de colores es estándar en todo ClickUp, su equipo no tendrá ningún problema para identificar las tareas prioritarias independientemente del proyecto en el que estén trabajando. También tienen la posibilidad de filtrar y ordenar las tareas por prioridad para que les resulte más fácil abordarlas.
#
Dependencias
ClickUp le ofrece un montón de dependencias diferentes para asegurarse de que su equipo intenta las actividades en el orden correcto. Aquí puede ver lo que ClickUp le ofrece:
Dependencia de espera: Esto notifica a su equipo de proyecto que no deben comenzar esta tarea hasta que se haya completado una anterior.
Bloqueo de dependencia: Impide que se inicie una tarea hasta que se complete otra anterior.
Advertencia de dependencia: ClickUp advertirá a los usuarios que no cierren una tarea cuando esté esperando a que se complete otra.
Desbloqueo de Notificaciones: Su equipo de proyecto recibirá notificaciones una vez desbloqueada una tarea para que puedan empezar a trabajar en ella.
Con las dependencias de ClickUp, no tendrá que preocuparse de informar manualmente a su equipo del orden correcto de las tareas. ClickUp lo hace automáticamente por usted
Requisito de planificación de proyectos #5: Delegación
Tendrá que delegar tareas en distintos miembros del equipo para asegurarse de que la carga de trabajo se distribuye uniformemente. Su software de gestión de proyectos debe ofrecerle una forma eficaz de distribuir las tareas y notificar a los miembros del equipo lo que tienen que hacer.
Si no lo tiene, tendrá que realizar este proceso manualmente, lo que puede resultar poco práctico, sobre todo cuando se trabaja con proyectos complejos.
Solución ClickUp: **Comentarios asignados La función de comentarios asignados de ClickUp hace que sea increíblemente fácil asignar una tarea a un miembro del equipo. Todo lo que tiene que hacer es asignar un comentario a una persona y se convertirá en una tarea.
ClickUp también les enviará una notificación al respecto para que no se les pase por alto. También tienen la posibilidad de marcar un comentario como resuelto cuando hayan terminado. Esto elimina la necesidad de hacer un seguimiento para ver si lo han completado o no.
Requisito de planificación del proyecto #6: Programación mediante diagrama de) Gantt
La programación del proyecto en un diagrama de Gantt es una parte muy importante del proceso de planificación. Ofrece al equipo del proyecto una visión general de lo que está ocurriendo y le permite realizar cambios rápidos en la programación. Sin un diagrama de Gantt, le resultará difícil ver el "panorama general" y no podrá planificar sus tareas con la misma eficacia.
Solución ClickUp:
**Gráficos de Gantt incorporados
ClickUp incorpora potentes gráficos de Gantt para trazar fácilmente el progreso de su equipo en un proyecto. Los gráficos de Gantt de ClickUp pueden:
- Reajustar automáticamente las dependencias de sus tareas cuando reprograma elementos.
- Calcular el porcentaje de progreso de su proyecto en función de las tareas completadas/total de tareas.
- Comparar el progreso previsto con el progreso actual del proyecto.
- Calcular su ruta crítica para identificar las tareas a las que debe dar prioridad.
Requisito de planificación del proyecto #7: Comunicación
La comunicación es un componente esencial de cualquier plan de gestión de proyectos. Debe comunicarse con su equipo para mantenerse al día del progreso de su proyecto. Un canal de comunicación eficaz también puede aliviar cualquier preocupación que su equipo pueda tener sobre un proyecto. Si tienen dudas, pueden expresarlas fácilmente.
Solución ClickUp: Potentes comentarios
Las tareas de ClickUp vienen con secciones de comentarios incorporadas que permiten a su equipo hablar fácilmente entre sí durante un proyecto. Esto es lo que puede hacer con los comentarios de ClickUp:
- Su equipo puede añadir imágenes, enlaces y archivos a sus comentarios para que les resulte más fácil expresarse.
- ClickUp también admite el etiquetado en los comentarios, lo que permite notificar directamente algo a un miembro del equipo.
- Como hay secciones de comentarios separadas para cada tarea, las conversaciones están perfectamente organizadas.
- ClickUp también puede integrarse con una herramienta de mensajería como Slack para garantizar que las conversaciones de su equipo se añadan al espacio de su proyecto.
Plantillas de planificación de proyectos
Una plantilla de plan de proyecto es una excelente manera de comenzar su proceso de planificación de inmediato. Sólo tiene que copiar la información de su proyecto en una plantilla de plan de proyecto y listo
Una vez empiece a utilizar ClickUp tendrá acceso a todas estas plantillas para planificar su proyecto de inmediato.
Plantilla de gestión de proyectos Utilizar plantilla 
Hoja de ruta - plantilla de vista Gantt
#
Plantilla de hoja de ruta del proyecto Utilizar plantilla
Hoja de Ruta - Plantilla vista Tablero
#
Gestión de proyectos - plantilla de vista Gantt
Conclusión
Intentar planificar un proyecto no es la tarea más fácil del mundo. Sin embargo, tampoco tiene por qué ser ciencia espacial.
Con una buena herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, tendrá todo lo que necesita para ejecutar un plan de proyecto eficaz
Por qué no inscribirse en ClickUp y experiméntalo por ti mismo?