¿Te preguntas si Jira es una buena herramienta para la gestión de proyectos?
Jira es una herramienta de gestión de proyectos ofrecida por Atlassian que te ayuda a planificar, realizar el seguimiento y gestionar una enorme cantidad de proyectos.
Ahora que lo pienso, Jira es como el Godzilla de las herramientas de gestión de proyectos.
Es gigantesco, supuestamente todopoderoso e invencible, y algo intimidante.
Pero, ¿eso convierte a Jira en la herramienta de gestión de proyectos adecuada para ti?
Eh... eso depende.
En esta publicación, describiremos cómo es la gestión de proyectos con Jira y cómo encaja con la metodología ágil. También descubrirás algunas limitaciones importantes de Jira y cómo puedes superarlas.
¡Empecemos!
¿Qué es Jira?
Jira era un software de gestión de proyectos que inicialmente se centraba en el seguimiento de incidencias, pero que ahora también puede ayudar a las empresas a gestionar la mayor parte de su otro trabajo de proyectos.
Dato curioso:
La palabra Godzilla deriva de la palabra japonesa «Go-jira», lo que convierte a Jira en el auténtico Godzilla de las herramientas de gestión de proyectos.
Las empresas utilizan actualmente el software Jira para:
- Seguimiento de errores, problemas, funciones, tareas, etc.
- Su capacidad para integrarse con múltiples aplicaciones externas como Salesforce, Git, etc.
- Funciones de gestión de proyectos como la creación de flujos de trabajo personalizados, tickets flexibles y gestión de costes.
- Sus tableros Scrum y Kanban
La herramienta de gestión de proyectos Jira intenta satisfacer muchos de estos requisitos de los usuarios, aunque a veces puede resultar un poco abrumadora y contraproducente.
Consulta nuestra reseña de Jira para obtener más información.
¡Nadie dijo que domesticar a Godzilla fuera a ser fácil!
Uso de Jira para la gestión ágil de proyectos de gestión de proyectos
Atlassian Jira se toma muy en serio las prácticas ágiles.
En la metodología ágil, se divide un proyecto o requisito en partes o subtareas más pequeñas y manejables.
A continuación, tu equipo ágil comienza a trabajar en estas tareas de forma colaborativa, completándolas una por una antes de obtener los comentarios de los clientes sobre cada fase.
Verás, Agile se basa en la colaboración y la mejora continuas.
A la hora de gestionar proyectos con el método ágil, la herramienta Jira te ayuda a:
Cada uno de estos pasos generales es fundamental para la gestión de proyectos, y veremos por qué:
1. Configurar un plan de proyecto
Al inicio de cualquier proyecto ágil, primero tendrás que crear tu backlog (serie de tareas) y organizarlas en Sprints.
Las tareas de Jira se denominan «problemas» y se representan mediante tarjetas digitales.
A continuación te explicamos cómo añadir una tarea en el software Jira:
- Crea un problema de Jira desde el panel de control de Jira y selecciona Tarea como tipo de problema.
- Describe los detalles de la tarea o cualquier requisito en la tarjeta.
- Añade cualquier documento o imagen de soporte que sea necesario.
- Asigna los plazos para la finalización de las tareas.
- Divide las tareas de Jira en partes aún más pequeñas si es necesario.
Una vez creada una incidencia o tarea en Jira, puedes añadirla a tu plan de proyecto.
Es como construir una escultura de LEGO.
Los bloques de diferentes colores y figuras se unen para formar el conjunto.
2. Asignar roles y permisos al equipo del proyecto
Una vez creada una tarea, el siguiente paso sería asignarla a alguien. Basándote en tu experiencia, elegirás al miembro del equipo del proyecto más adecuado y le asignarás la tarea.
Pero antes de eso, tendrás que establecer los roles de los miembros del equipo en la herramienta de gestión de proyectos Jira y decidir quién tiene acceso a qué.
3. Realiza el seguimiento del progreso del proyecto
Ahora tienes un plan de proyecto detallado y has asignado a los miembros adecuados del equipo a cada una de tus tareas.
Ahora puedes recostarte en un sillón reclinable y relajarte, ¿verdad? 😴
¿Qué tal si sales a comer algo y ves una nueva película de monstruos?
Por desgracia, eso rara vez ocurre.
Las cosas no siempre salen según el plan y, antes de que te des cuenta, la fecha límite del proyecto es la semana que viene y solo has completado la mitad.
Puedes utilizar estas funciones de la herramienta Jira para estar al día con tus plazos:
- Informes de control de tiempo: después de configurar el control de tiempo en Jira, estos informes proporcionan información en tiempo real sobre cuánto tiempo se ha dedicado a cada proyecto o tarea.
- Gráficos de burnup: una representación visual de lo que ya has logrado.
- Informes con gráficos circulares: un desglose en forma de gráfico circular de las tareas de Jira dentro de un proyecto.
- Informes de antigüedad media: muestra el tiempo medio que ha estado sin resolver un problema de Jira.
- Diagrama de flujo acumulativo: representa los estados de las tareas del proyecto a lo largo del tiempo.
De esta manera, podrás identificar posibles cuellos de botella, buscar oportunidades de mejora y asegurarte de que todos los miembros de tu equipo ágil trabajen a su capacidad óptima.
Bonus: Monday.com Vs. Jira & Jira Vs. Linear
¿Es Jira una buena herramienta para la gestión de proyectos?
Antes de decidirte y elegir Jira como tu software de gestión de proyectos, ten en cuenta estas limitaciones:
Analizaremos más detenidamente cada una de estas limitaciones y exploraremos cómo puedes superar estos inconvenientes de la gestión de tareas con otra herramienta de gestión de proyectos, ClickUp.
1. Complicado de usar
Los usuarios suelen comentar que Atlassian Jira es difícil de configurar y que la interfaz resulta confusa a la hora de gestionar proyectos.
Después de todo, Jira comenzó como una herramienta de seguimiento de errores para un equipo de desarrollo de software, y eso es lo que sigue siendo en esencia.
Aunque se han añadido varias modificaciones y funciones, Jira sigue siendo solo una herramienta de seguimiento de incidencias empaquetada para que parezca un software de gestión de proyectos.
¡Es como ponerse un disfraz de T-Rex y pensar que eres lo suficientemente bueno como para conseguir un cameo en la nueva película de Godzilla!
La herramienta Jira puede resultar muy complicada para los miembros que no forman parte de tu equipo de software, debido a su complicada interfaz de usuario y a la elevada curva de aprendizaje necesaria para dominar sus funcionalidades.
La solución de ClickUp: fácil incorporación, interfaz de usuario intuitiva
ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos n.º 1 del mundo y la alternativa a Jira, ya que sus funciones están diseñadas pensando en el usuario final.
Así es como ClickUp supera la complicada experiencia de usuario de Jira:
- Es fácil de configurar y empezar a utilizar este software de gestión de proyectos.
- La interfaz de usuario intuitiva es muy fácil de usar para los usuarios.
- Los comandos de barra inclinada te ayudan a realizar actividades del proyecto directamente desde tu teclado.
- Jerarquías de tareas sencillas para navegar y organizar rápidamente las actividades de tu equipo.
¡Compara Jira con Trello!
2. Sin funciones de gestión de recursos
Claro, Godzilla se ocupó de sus asuntos por su cuenta.
Pero no puedes.
¡Por eso tienes un equipo con un montón de otros recursos que gestionar!
Por desgracia, gestionar tus recursos es más difícil de lo que debería ser con Jira. Carece de un montón de funciones básicas de gestión de equipos y recursos para mantener a todo el mundo en sintonía, como OKR y funciones de gestión del tiempo.
La solución de ClickUp: un montón de funciones para la gestión de recursos y cargas de trabajo.
Con ClickUp, no tendrás ningún problema para gestionar tus recursos y asegurarte de que todo el mundo esté en sintonía para mantener las cosas optimizadas.
Aquí tienes algunas funciones que te pueden resultar útiles:
- Vista Carga de trabajo: visualiza fácilmente la capacidad de tu equipo para gestionar los recursos de forma eficiente.
- Vista Equipo: ordena las tareas por la persona asignada para ver rápidamente en qué está trabajando cada uno.
- Metas: desglosa tus metas (metas) en objetivos más pequeños (resultados clave) para seguir el enfoque OKR.
- Cronómetro nativo: realiza el seguimiento del tiempo que tú y tu equipo dedicáis a las tareas.
- Widgets de sprint: realiza el seguimiento del progreso de tus proyectos con gráficos de burn up, burndown y velocidad.
3. No se pueden asignar tareas a varias personas asignadas
Un proyecto complejo suele tener un montón de tareas complicadas que requieren que más de una persona realice el trabajo en él.
Desafortunadamente, Jira solo tiene compatibilidad para asignar una tarea a una sola persona, independientemente de lo complicada o exigente que sea dicha tarea.
A veces, simplemente se necesita más de un cerebro trabajando en un problema, y no permitir a los usuarios añadir varias personas asignadas a una tarea no es la opción más inteligente.
Solución de ClickUp: añadir varias personas asignadas
ClickUp entiende que, a veces, una sola persona no es suficiente para completar una tarea.
Por eso ClickUp te permite añadir varias personas asignadas a una tarea que requiere más de una persona. Y si necesitas que participe un grupo numeroso de personas, puedes asignar las tareas a un equipo (grupo de usuarios) en su lugar.
Recuerda, una sola persona no puede derrotar a Godzilla. ¡Para eso necesitas un equipo increíble!
También puedes ordenar y filtrar tus tareas por varias personas asignadas y equipos en las vistas Calendario, Lista o Tablero.
4. No se pueden crear plantillas de tareas
Probablemente trabajarás en varios proyectos en algún momento. Y es probable que algunos de estos proyectos compartan tareas similares.
¿No sería estupendo poder copiar las tareas similares de un proyecto y pegarlas en otro?
Por desgracia, no es tan sencillo.
Jira no tiene capacidades integradas para crear plantillas de tareas y reutilizarlas en otros proyectos.
Para utilizar plantillas de tareas en Jira, tendrás que visitar Atlassian Marketplace y comprar un complemento.
¡Todo ese trabajo extra, solo por una plantilla!
Nosotros pensamos lo mismo.
Solución de ClickUp: plantillas de tareas
Por suerte, ClickUp ofrece una solución inteligente para esto.
Con las plantillas de tareas de ClickUp, reutilizar plantillas es muy fácil. Puedes usarlas para eventos, procesos o cualquier otra cosa que quieras en el futuro.
ClickUp también ofrece un montón de plantillas prediseñadas para que no tengas que preocuparte por crear plantillas desde cero. Solo tienes que elegir una de ellas para empezar.
De esta manera, podrás crear plantillas de tareas potentes y personalizables sin esfuerzo. También podrás realizar la edición, sobrescribir y cargar desde plantillas rápidamente.
5. Sin seguimiento nativo de metas
Cuando realizas un gran trabajo en un montón de tareas, es fácil perder de vista el panorama general.
¿Cómo afecta la tarea en la que estás trabajando al proyecto en su conjunto?
¿Podremos alcanzar el progreso esperado del proyecto antes de la fecha límite establecida?
Establecer metas aporta claridad y orientación a tu equipo y ayuda a conectarlo con el objetivo general.
Sin embargo, Jira no tiene una función de metas integrada.
Y si quieres realizar el seguimiento de tus metas de planificación de sprints, tendrás que adquirir un complemento independiente en Atlassian Marketplace.
Te recuerda un poco al iPhone 12.
Adaptador de corriente no incluido. Se aplican cargos adicionales 😐
Solución de ClickUp: función de metas integrada
ClickUp es consciente de lo importante que es para los equipos establecer y realizar el seguimiento de sus metas y objetivos. Por eso incluye la función Metas. Sin costes adicionales.
Con ClickUp, puedes dividir tus metas en objetivos más pequeños. A medida que completas cada objetivo, ¡te acercas más a alcanzar tus metas!
También tienes control total sobre cuáles son tus objetivos. Pueden ser:
- Números: Realiza un seguimiento de los incrementos y decrementos en los intervalos numéricos.
- Verdadero/Falso: Cuando una tarea está «terminada» o «no terminada»
- Moneda: para estar al día de tu gestión financiera
- Tareas: Realiza el seguimiento de tus tareas o lista de tareas.
6. Sin perfiles
Si eres gestor de proyectos, querrás saber en qué está trabajando tu equipo, si alguien está sobrecargado de trabajo y qué tareas se han completado.
Sin esta información, te resultará difícil capacitar a tu equipo para que trabaje a plena capacidad y cumpla con sus objetivos críticos a tiempo.
Sin embargo, esto no es posible con Jira.
Con Jira, tienes tu tablero Kanban y tu tablero Scrum, que te ofrecen una vista panorámica de las tareas de tu proyecto.
Pero eso es todo.
Obtienes una panorámica de alto nivel, pero nada detallado sobre la carga de trabajo de los miembros de tu equipo.
Claro, hay un informe de carga de trabajo de los usuarios, pero sin información detallada sobre quién realiza más trabajo, cuáles son las tareas completadas recientemente y si hay tareas no programadas en tu backlog.
Solución de ClickUp: perfiles
La función Perfiles de ClickUp es como una ventana a las responsabilidades de las personas. Te ayuda a ti y al equipo a mantener la responsabilidad.
Con los perfiles, puedes:
- Accede a la descripción, rol, ubicación, etc. de una persona.
- Consulta su lista de tareas o sus listas de tareas individuales.
- Echa un vistazo a las actividades que realizaban las personas en el lugar de trabajo.
- Crea recordatorios para los miembros de tu equipo sobre las fechas límite.
- Identifica las tareas que aún no se han programado pero que se han asignado.
- Consulta las tareas más populares entre los usuarios, junto con los porcentajes basados en la actividad de las tareas.
Además, con las funciones Team Insights y de elaboración de informes de ClickUp, podrás analizar si alguien va con retraso en su trabajo, quién está haciendo más trabajo y cuánto tiempo lleva cada tarea.
Además, al utilizar la vista Equipo, podrás saber exactamente en qué están trabajando las personas, qué es terminado, quién necesita más tareas y quién tiene demasiadas tareas.
Y eso no es todo.
Pulse en ClickUp te permite analizar la actividad en tu entorno de trabajo en un día determinado, en función del número de usuarios activos por hora. También obtienes información sobre las tareas que la gente está comentando o viendo en ese momento, para que puedas intervenir y colaborar al instante.
Todas estas funciones se combinan para ofrecerte un acceso sin precedentes al rendimiento de tu equipo, lo que te ayudará a aprovechar este conocimiento para realizar la gestión de proyectos de forma eficiente.
7. Sin función para chatear
La gestión ágil de proyectos se basa en la colaboración continua con los miembros del equipo y las partes interesadas.
Claro, podrías usar el correo electrónico.
Sin embargo, en un entorno tan dinámico, ¿por qué optar por el correo postal cuando puedes utilizar la mensajería instantánea?
Es espontáneo, cómodo y fácil de realizar el seguimiento.
Lamentablemente, Jira no ofrece una función de chat en vivo para colaborar con tu equipo. Para acceder al chat en vivo, deberás adquirir un complemento independiente en Atlassian Marketplace.
La solución de ClickUp: chatear
La vista Chat de ClickUp ofrece compatibilidad para mantener conversaciones rápidas en tiempo real con los miembros de tu equipo u otras partes interesadas.
Y lo mejor es que ni siquiera tienes que salir del entorno de trabajo para chatear. ¡Simplemente puedes elegir mantener conversaciones mientras trabajas!
Pero eso no es todo. También puedes añadir adjuntos, enviar notificaciones, compartir códigos e incluso incluir incrustaciones en tu chat.
Además, cada tarea de ClickUp tiene su propia sección de comentarios. Puedes utilizarla para mantener fácilmente conversaciones relacionadas con la tarea.
Y si algo es demasiado complicado para explicarlo con texto, puedes grabar un vídeo rápido con Clip para demostrar tu punto de vista. Esto te ayudará a evitar malentendidos y facilitará la colaboración entre los miembros de tu equipo.
Pero eso no es todo.
Esto
Incluye muchas otras funciones que te ayudarán a sacar el máximo partido a Jira, como por ejemplo:
- Comentarios asignados : convierte los comentarios en elementos para garantizar que se lleven a cabo.
- Estados personalizados: personaliza los estados para resaltar las diferentes fases de los flujos de trabajo de tus tareas.
- Varias vistas : elige entre vistas como Lista, Equipo, Tablero y Calendario para obtener perspectivas únicas de tu trabajo.
- Automatización: automatiza las acciones repetitivas de tu proyecto configurando combinaciones de desencadenantes y acciones personalizados.
- Tablero ágil : mantente al día con tus plazos utilizando los gráficos de velocidad, burndown, burnup y flujo acumulativo de tu panel ágil.
- Vistas del diagrama de Gantt: programa tareas, gestiona dependencias y supervisa el progreso del proyecto desde un solo lugar.
- Permisos : decide lo que los miembros de tu equipo y los invitados pueden (y no pueden) hacer dentro de ClickUp.
- Tipos de campos personalizados: añade información detallada a tus vistas, como rótulos, casillas de selección, fechas, archivos, etc.
- Aplicaciones móviles : descarga la aplicación ClickUp para Android o iOS y mantén tu productividad dondequiera que vayas.
Deja de permitir que Jira te quite mordiscos a tu productividad 🐲
Sin duda, Jira es una herramienta de gestión de proyectos versátil que te ayuda a gestionar tareas, problemas, errores y funciones.
Sin embargo, dado que fue diseñado originalmente para ayudar a los desarrolladores de software a realizar el seguimiento de las incidencias y problemas, carece de varias funciones fundamentales para la gestión de proyectos.
Afortunadamente, ClickUp puede compensar con creces estos inconvenientes.
Es fácil de usar, tiene compatibilidad con múltiples personas asignadas, puede gestionar metas y te ofrece plantillas de tareas, entre otras fantásticas funciones.
¿Por qué no cambiar de Jira a ClickUp y asegurarte de cumplir siempre con tus plazos?
