Te has quedado corto de personal, te has pasado de presupuesto y te preocupa cumplir los plazos a mitad de proyecto? 👀
Si es así, le alegrará saber que hay una forma de reducir las posibilidades de que vuelva a ocurrir. Entre en el plan de capacidad.
También conocida como planificación de la demanda o previsión de la demanda, la planificación de la capacidad es un elemento fundamental de la gestión de proyectos. Bien terminada, puede ahorrarle mucho tiempo, energía y gastos a lo largo de todo el proyecto.
En esta guía definiremos distintos tipos de estrategias de planificación de la capacidad y le ofreceremos un proceso para empezar, con ejemplos y plantillas que le facilitarán el camino. Aplique estos principios a su próximo proyecto y verá cómo fluye con mayor facilidad
¿Qué es la planificación de la capacidad?
La meta de la planificación de la capacidad es estimar sus necesidades de recursos para completar un proyecto concreto en un plazo determinado.
La planificación eficaz de la capacidad tiene en cuenta:
- Cuánto trabajo hay que terminar y cuánto tiempo puede llevar
- Los conocimientos y habilidades necesarios para realizar ese trabajo
- Los miembros del equipo disponibles para trabajar en el proyecto
- El tiempo que los equipos pueden dedicarle
- Los materiales, equipos o programas informáticos necesarios
- Los límites del presupuesto del proyecto
La planificación de la capacidad es esencialmente una ecuación de oferta frente a demanda. En otras palabras, ¿dispondrá de los recursos que necesita cuando los necesita? ⚖️
Si no es así, tendrá que planificar cómo conseguirlos en el momento adecuado. Por ejemplo, quizá necesite aumentar su plantilla o pedir prestados recursos a otro departamento para que le ayuden temporalmente. Por otro lado, si le sobra capacidad, puede redirigirla a otras iniciativas.
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La planificación de la capacidad de los recursos es sólo el primer paso del proceso de planificación gestión de recursos . Una vez terminado el plan, tendrá que asignar esos recursos a la parte concreta del proyecto en la que son más adecuados.
A continuación, supervisará la evolución del proyecto utilización de recursos para comprobar si sus estimaciones eran correctas. Si esos recursos están siendo sobreutilizados o infrautilizados, o sus necesidades de capacidad cambian, puede realizar rápidamente los ajustes necesarios para mejorar la asignación de recursos.
Ventajas de planificar la capacidad
Cuando se planifica bien la capacidad, todo el proyecto se beneficia de múltiples maneras:
- Mejora de la gestión de la cadena de suministro: Una buena planificación de los recursos le garantiza que no tendrá que enfrentarse a la escasez de materias primas o equipos. Tendrá lo que necesita para continuar con la producción de acuerdo con el plan del proyecto
- Equipos más productivos: Una planificación bien meditada de la capacidad de la plantilla hace quegestión de la carga de trabajo fácil. Usted conoce la capacidad y las habilidades de su equipo, por lo que puede asegurarse de que todo el mundo está trabajando a su nivel óptimo, lo que resulta en altos niveles de satisfacción del equipo y mucho menos agotamiento
- Menos ineficiencias en los procesos: Borradasdependencias del proyecto y una buena planificación de recursos le ayudan a asignar suficientes recursos a los lugares adecuados. Así se evitan los cuellos de botella que hacen perder tiempo y reducen su capacidad de producción
- Reducción de las roturas de stock: Con una buena planificación de la capacidad de los productos, siempre podrá ofrecer a los clientes lo que quieren cuando lo quieren, asegurándose de que gastan su dinero en usted y no en la competencia
- Mejora de la toma de decisiones: Cuando tiene una claraplan de gestión de requisitos y una buena gestión de la capacidad, podrá tomar decisiones con conocimiento de causa en cada paso del proceso, incluso cuando las cosas cambien o desee ampliar la capacidad
- Procesos reutilizables: Una vez que haya probado una estrategia de planificación de la capacidad y sepa que funciona, puede reutilizar ese plan como plantilla para futuros proyectos, de modo que no tenga que empezar de cero cada vez
- Mayor rentabilidad: Con todos sus procesos optimizados y buenos índices de utilización de sus recursos, los costes se reducen, mejorando su cuenta de resultados
- **Cuando las cosas funcionan bien y los beneficios aumentan, es probable que las partes interesadas estén satisfechas
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Como probablemente haya deducido, planificar correctamente la capacidad no es cuestión de conjeturas. Requiere datos reales y planificación de escenarios -además de un poco de instinto. Afortunadamente, existen estrategias de planificación de la capacidad de eficacia probada que ofrecen compatibilidad con un amplio intervalo de productos herramientas de planificación de la capacidad .
Estrategias de planificación de la capacidad
Hay varias maneras de abordar el plan de capacidad. Cada método tiene sus pros y sus contras y se adapta a distintos tipos de empresa y perfiles de riesgo. Veamos qué ofrecen.
Estrategia de retraso
La planificación de la capacidad con retraso es la más conservadora de las estrategias. Su objetivo es satisfacer la demanda real en un periodo determinado, y no más.
La ventaja de esta estrategia en tiempo real es que no se malgastan recursos porque sólo se paga por lo que se necesita. Sin embargo, si la demanda de los clientes cambia -por ejemplo, si tiene un restaurante y se produce una afluencia repentina de clientes-, es probable que se produzca un retraso antes de que pueda aumentar su capacidad para satisfacer esa demanda.
Los clientes no suelen ser conocidos por su paciencia, así que pueden irse a la competencia en lugar de esperar a que usted se ponga al día. Por tanto, puede perder dinero a corto plazo y posiblemente a largo plazo si les gusta lo que ofrece la competencia.
Suelen utilizar esta estrategia las empresas que venden productos o servicios de gran valor o las que saben que la fidelidad de sus clientes está asegurada.
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Estrategia de liderazgo
La planificación de la capacidad de liderazgo es mucho más previsora. Aquí, usted planifica sus requisitos de capacidad basándose en la demanda futura proyectada para un periodo determinado. Esto le ayudará a aprovechar los picos de ventas que se produzcan, por ejemplo, en determinadas vacaciones o épocas del año. 📊
Sin embargo, también conlleva muchos más riesgos. Si la previsión de demanda para ese periodo resulta ser demasiado optimista, puede acabar con un exceso de existencias que no puede vender o con miembros del personal sentados sin hacer nada, pero que le cuestan dinero.
Muchas empresas minoristas utilizan esta estrategia para planificar periodos estacionales de gran demanda, como las vacaciones.
Vea en qué está trabajando su equipo, qué ha conseguido y cuál es su capacidad
Match strategy
La planificación de la capacidad se sitúa entre estos dos extremos. Su objetivo es encontrar un término medio mediante un estrecho seguimiento de las fluctuaciones del mercado y la planificación periódica de la capacidad. También implica la planificación de contingencias en torno a los recursos disponibles, para saber exactamente qué hacer en caso de que cambien las cosas.
Por ejemplo, si aumenta la demanda, puede aumentar su capacidad sólo ligeramente al principio, pero disponer de otros recursos en caso necesario. Así podrá aprovechar las oportunidades sin tener que confirmar los recursos con demasiada antelación.
Esta estrategia no es tan arriesgada como la del retraso y sigue permitiendo la escalabilidad. Por esta razón, es una buena estrategia para muchas empresas. ✅
Visualización y seguimiento de las estimaciones de tiempo en las tareas de ClickUp para una mejor gestión de los recursos
Cómo implantar un proceso de planificación de la capacidad
Para planificar eficazmente la capacidad es necesario seguir una serie de pasos para asegurarse de que ha cubierto todos los aspectos.
Es posible hacer planificar la capacidad en Excel -y, desde luego, es mucho mejor que intentar hacerla manualmente con papel y una calculadora. Sin embargo, una hoja de cálculo Excel no es el mejor software de planificación de la capacidad que existe.
Hay muchos recursos en línea para planificar la capacidad, y uno de los mejores es ClickUp.
ClickUp es un programa integral de gestión de proyectos y planificación de la capacidad herramienta de productividad equipada para ayudarte a planificar tu capacidad. Veamos cómo puede utilizarla para aplicar los pasos del proceso.
Paso 1: Entender los requisitos de su proyecto
Recuerde que su meta aquí es asegurarse de que dispone de todos los recursos necesarios para completar el proyecto con éxito. Por lo tanto, es importante empezar por examinar exactamente lo que hay que terminar.
En el mejor de los casos, tendrá una documento sobre el alcance del proyecto o carta del proyecto. Si no es así, documente todos los pasos del proyecto lo mejor que pueda, junto con los plazos, prioridades y dependencias. Puede utilizar un
Documento ClickUp
, a
Pizarra ClickUp
o una
(diagrama de) Gantt
. 📝
Resuma todos los detalles de un proyecto y los recursos disponibles en un documento ClickUp
Paso 2: Calcule la capacidad que necesita
Utilice su plan de proyecto para calcular el tiempo necesario para completar cada paso del proyecto. Pendiente: utilice sus conocimientos y experiencia, además de los datos históricos de que disponga, y no dude en consultar a otras personas que también puedan ayudarle. A continuación, suma las horas estimadas para obtener un total.
Si se requieren conocimientos específicos para distintos pasos, señálalos, ya que habrá que asignarlos a personas concretas. Identifica a las personas que te gustaría que formaran parte de tu equipo, sobre todo las que tengan los conocimientos especializados que necesitas. Lista también los materiales o equipos que puedas necesitar. 💻
Lluvia de ideas y colaboración en una Pizarra ClickUp
Paso 3: Compruebe la capacidad actual de su equipo
[ClickUp Vista Carga de trabajo](https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310449699735-Use-Carga de trabajo-view)
está diseñada para ayudarle a garantizar que todos los miembros de su equipo trabajan de forma óptima.
La función de vista Carga de trabajo utiliza las tareas que usted asigna y sus plazos estimados para mostrarle exactamente cuánto trabajo tiene, o no tiene, cada miembro del equipo. 🏖️
La carga de trabajo de un miembro del equipo se muestra como un gráfico de barras relativo a su capacidad -la cantidad de tiempo que tiene disponible para trabajar- durante una semana, dos semanas o un mes (usted elige el marco temporal). Puede ver fácilmente cuánto tiempo les queda para hacer trabajo extra. Y si quiere profundizar en los detalles, sólo tiene que hacer clic para ver las tareas específicas en las que están ocupados.
Vea cuánta capacidad tiene cada miembro de su equipo en su entorno de trabajo
Paso 4: Cuidado con el hueco
Ahora que sabes de cuánto ancho de banda dispone tu equipo para trabajar en tu nuevo proyecto, puedes calcular las posibles lagunas de capacidad. Por ejemplo, supongamos que el proyecto requiere 200 horas de un tipo específico de trabajo a la semana, pero su equipo sólo tiene 100 horas de capacidad disponible. En ese caso, tendrás que contratar a contratistas temporales o autónomos para las 100 horas extra. 🙋♀️
Utilice las herramientas de planificación de la capacidad de ClickUp durante el proceso de contratación para facilitar el seguimiento
Paso 5: Seguimiento continuo de la capacidad
La estimación es esencial para empezar con la planificación de la capacidad, pero las cosas cambian y la vida real no siempre va según lo planeado. Algunas tareas pueden llevar más tiempo de lo que pensaba, puede haber alguna
o los miembros del equipo podrían caer enfermos.
Vigile de cerca el progreso de las cosas para poder ajustar su plan de capacidad sobre la marcha. Utilice
El panel personalizable de ClickUp para ver los análisis en tiempo real
y generar informes rápidamente cuando los necesites, para que siempre sepas lo que está pasando y puedas responder rápidamente a cualquier señal de alarma. 🚩
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sobre cómo maximizar el plan de capacidad con la vista Carga de trabajo.
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Ejemplos y plantillas de planificación de la capacidad
Veamos cómo estas estrategias y procesos podrían traducirse en algunos escenarios de la vida real, utilizando
Plantilla de carga de trabajo de empleados de ClickUp
.
Ejemplo de estrategia Lag
Riley es la jefa de producción de una pequeña empresa que fabrica bolsos exclusivos hechos a mano. Sabe cuántos bolsos se venden mensualmente a través de su tienda online y planifica en consecuencia. 👜
Un día, la empresa tiene un golpe de suerte y una influencer se topa con sus productos. Ella marca como favorito su bolso en sus canales de YouTube y TikTok y, de repente, todo el mundo quiere uno. Los pedidos llegan a raudales y la empresa no tarda en quedarse sin existencias.
La empresa aprovecha esta oportunidad y crea una lista de espera para los bolsos, que publica en todos sus canales. Riley planifica la capacidad dentro de la plantilla de carga de trabajo y se da cuenta de que debe añadir tres fabricantes de bolsas cualificados al equipo de cuatro personas. Esto aumentará sus niveles de existencias lo suficiente como para satisfacer la nueva demanda.
Visualice cuánto trabajo se asigna a los colaboradores individuales, así como a cada uno de sus equipos con la vista Carga de trabajo en ClickUp
Llevará algún tiempo contratar a los nuevos empleados y alcanzar la máxima velocidad de producción, pero la estrategia del desfase funciona aquí porque se trata de un producto exclusivo, y la lista de espera tan publicitada hace que parezca aún más exclusivo. Los clientes están dispuestos a esperar y entusiasmados cuando por fin reciben sus bolsos.
Ejemplo de estrategia de liderazgo
Alex es el gestor de proyectos de una empresa de marketing. La empresa acaba de conseguir el contrato para producir material de marketing para una gran empresa, que empezará en dos meses, y también hay otro posible contrato en ciernes.
Cuando Alex utiliza la plantilla para planificar la capacidad, se da cuenta de que no hay forma de que su actual equipo de seis personas pueda hacer frente a las horas de trabajo extra para estos dos contratos sin hacer muchas horas extras. 🕜
Así que, mientras se ultima el primer contrato y antes de que se confirme el segundo, entrevistan y contratan a cuatro nuevos empleados. Para cuando empieza oficialmente el primer contrato, los nuevos empleados ya están al día y listos para empezar.
Alex está asumiendo cierto riesgo porque los contratos aún no son definitivos y es posible que algo salga mal, pero apuestan por la probabilidad de que ambos salgan adelante. La empresa también podrá utilizar el hecho de que ya tiene un equipo que puede hacer frente al trabajo como argumento de venta para el segundo contrato.
Por supuesto, si no consiguen el segundo contrato, tendrán capacidad extra en su equipo. En ese caso, tendrán que buscar más empresas o prescindir de algunos empleados.
Utilice la vista Lista para trazar las futuras asignaciones de su equipo
Ejemplo de estrategia de emparejamiento
Jamie dirige un equipo de ocho agentes del centro de llamadas que trabajan por turnos para una empresa minorista. 🎧
La empresa está a punto de lanzar una oferta especial que probablemente despierte mucho interés. Puede que reciban muchas llamadas extra al centro de contacto, pero también hay mucha información en su página web y otros canales.
Jamie utiliza la plantilla de carga de trabajo y calcula que cada agente tiene cierta capacidad, pero si reciben demasiadas llamadas, necesitarán ayuda extra. En lugar de contratar personal extra, piden a algunos miembros del equipo de turnos alternativos que estén de guardia.
La estrategia de emparejamiento permite a Jamie ser prudente con sus decisiones y contratar ayuda adicional sólo cuando sea necesario. No habrá gastos innecesarios si no se necesitan miembros adicionales del equipo. Sin embargo, si es necesario contratar a más miembros del equipo, el aumento de ventas derivado de las consultas telefónicas adicionales debería ser suficiente para compensar el coste.
Abra una vista de Carga de trabajo de ClickUp mientras planifica los recursos para obtener la información más actualizada
Master Capacity Planning para que su empresa prospere
La planificación de la capacidad le ayuda a saber exactamente cuánto trabajo puede gestionar su equipo. Compara la capacidad actual con la demanda futura y determina si necesita contratar más miembros del personal. Esto garantiza la eficiencia, la productividad y una mejor toma de decisiones, todo lo cual conduce a mayores beneficios. 🙌
El método retardado es la estrategia de planificación de la capacidad más conservadora, que sólo aumenta los recursos cuando existe una demanda demostrada. El método de adelanto es proactivo, con riesgos y recompensas potencialmente más elevados, mientras que la estrategia de ajuste pretende encontrar un compromiso entre estos dos extremos. Cada estrategia funciona para distintos tipos de empresa y situaciones, pero el poder reside en una buena planificación.
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