"Responder al cambio por encima de seguir un plan" es el cuarto pilar de la manifiesto ágil . Resume lo que significa ser "ágil", esperando que los equipos acepten el cambio y evolucionen dinámicamente con las demandas cambiantes del negocio.
Esto significa que se necesitan miembros del equipo y directivos que se adapten al cambio y tengan las habilidades y capacidades para pivotar cuando la situación lo exija. La planificación ágil de la capacidad contribuye a ello.
¿Qué es la planificación ágil de la capacidad?
La planificación ágil de la capacidad es el proceso de evaluar la cantidad de tiempo productivo disponible en cada sprint. Los gestores de proyectos utilizan planificación de la capacidad para programar el trabajo y gestionar la entrega de software.
Un plan de capacidad ágil es una función de lo siguiente.
- Duración del sprint: Normalmente dos semanas o diez días laborables
- Tamaño del equipo: Número de miembros del equipo disponibles para el sprint
- Disponibilidad del equipo: Número de horas que los miembros del equipo están disponibles, descontando vacaciones y festivos
- Índice de utilización: Tiempo en el que el equipo puede trabajar en los objetivos del sprint, normalmente 0,6-0,8
Si te sientes abrumado por toda esta terminología, aquí tienes un práctico glosario de términos de agile scrum .
Aunque la metodología ágil comenzó como una práctica de desarrollo de software, recientemente ha sido adoptada por equipos de todo tipo. Agencias digitales equipos de redacción de contenidos, empresas de comercio electrónico, etc., utilizan metodologías ágiles como Kanban o Scrum para prestar servicios eficaces.
plantilla de gestión ágil de proyectos de ClickUp
Si no es un proyecto de desarrollo que desee adoptar prácticas ágiles, Plantilla de gestión ágil de proyectos de ClickUp es un buen punto de partida.
Puede utilizar el formulario incluido para agilizar las solicitudes en el backlog, utilizar los sprints para ejecutar tareas y ejecutar ceremonias ágiles como standups y retrospectivas, todo dentro de ClickUp.
Capacidad del equipo frente a velocidad del equipo en Agile
La capacidad y la velocidad del equipo son dos métricas fundamentales desarrollo ágil de software que utilizan los equipos.
La capacidad del equipo se refiere al número de horas de desarrollo disponibles por sprint. La velocidad del equipo se refiere al número de puntos de historia que un equipo puede desarrollar en cada sprint.
Basándose en la velocidad del equipo en el pasado, un director de proyecto ágil o scrum master estima la capacidad futura y programa las historias de usuario para los desarrolladores.
Ventajas e importancia de la planificación ágil de la capacidad
El desarrollo ágil de software exige claridad en el caos. Aunque los requisitos empresariales evolucionen, un equipo scrum se adapta y continúa sin perder el impulso. Basado en la capacidad planificación de sprints garantiza esto.
Entrega de software fiable: Con una planificación precisa de la capacidad, los equipos ágiles pueden prever mejor los esfuerzos de ingeniería, creando más previsibilidad. Así, asumen compromisos alcanzables y cumplen lo prometido.
Mayor confianza: Cuando la entrega de software es fiable y predecible, aumenta la confianza entre la empresa y los equipos de ingeniería. Esto fomenta la colaboración y la innovación.
Mejor calidad del software: La planificación ágil de la capacidad establece una estructura para lo que se puede conseguir razonablemente en cada sprint. Esto garantiza que los equipos no tomen atajos y sigan las mejores prácticas.
informes presupuestarios en ClickUp
Gestión precisa del presupuesto: Cuando los gestores de proyectos pueden prever con precisión la capacidad del equipo, también pueden gestionar sus recursos y presupuestos de forma más eficiente. Si utiliza un herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, los presupuestos y los informes de gastos también pueden calcularse automáticamente en función de los datos de utilización de la capacidad.
Mejora de la moral del equipo: La planificación de la capacidad se realiza en función de la disponibilidad de los miembros del equipo durante cada sprint. Los miembros del equipo muestran un mayor compromiso e implicación con el proyecto, ya que pueden elegir cuánto trabajo pueden hacer.
Mejora de los procesos: Los resultados de la planificación de la capacidad también sirven para metodologías de mejora de procesos . Ayudan a evaluar el rendimiento, la productividad y la calidad del trabajo del equipo, creando eficiencias acumulativas a lo largo del tiempo.
Una buena planificación ágil de la capacidad beneficia a todas las partes implicadas en el proyecto. Ayuda a los directores de proyecto a dirigir la entrega en la dirección correcta y a mantener el compromiso. Ayuda a los miembros del equipo a desarrollar todo su potencial. Y lo que es más importante, genera confianza y seguridad en el equipo de ingeniería entre las partes interesadas.
Una actividad tan crítica para el éxito de un proyecto de desarrollo de software no está exenta de dificultades. Analicemos algunos y veamos cómo superarlos.
Desafíos de la planificación ágil de la capacidad
Aunque a primera vista parece sencilla, la planificación ágil de la capacidad implica una amplia gama de factores que deben estimarse con precisión de antemano. Algunas variables clave que pueden afectar a la planificación ágil de la capacidad son las siguientes.
Estabilidad del equipo: Para que la planificación ágil de la capacidad sea eficaz, se necesita un equipo consistente. Si tienes una capacidad de 40 horas en un sprint y de 400 horas en otro, no podrás aprovechar ninguna de las ventajas.
Productividad individual: Las habilidades y la productividad de los miembros del equipo pueden variar mucho. Un aprendiz puede necesitar 10 horas para completar una tarea que una persona experimentada puede realizar en 10 minutos. En esencia, no todas las horas de ingeniería ni todas las capacidades individuales son iguales.
Índice de utilización: La tasa de utilización -a veces conocida como el factor de enfoque- estima qué parte de las horas de trabajo del equipo para permanecer centrado en el sprint. Aunque se trata de una estimación razonable, puede variar. Por ejemplo, el último sprint del año natural podría tener una menor utilización teniendo en cuenta las próximas vacaciones.
Escalabilidad: En un equipo pequeño, la planificación ágil de la capacidad es sencilla. Sin embargo, en una gran organización que necesita planificar la capacidad en varios equipos, la recopilación de los datos correctos y la previsión pueden ser todo un reto.
Valores relativos: La capacidad suele medirse en horas, que es un valor absoluto. Sin embargo, la velocidad del equipo y la asignación de tareas suelen hacerse en valores relativos, como los puntos de historia. La conciliación de ambos valores suscita diferencias de opinión.
Los equipos ágiles necesitan la combinación adecuada de herramientas y procesos para superar estos retos. He aquí algunos marcos de ayuda.
Cómo calcular la capacidad en Agile
En su forma más simple, la capacidad ágil = duración del Sprint x disponibilidad del equipo x tasa de utilización. A software gratuito de gestión de proyectos o una hoja de cálculo pueden ayudarte a hacer este cálculo.
Sin embargo, no siempre es sencillo. Cada una de estas variables puede tener otros factores contribuyentes. A continuación los analizamos y mostramos ejemplos.
Duración del sprint: La duración del sprint es el número de días asignados a cada iteración. Un sprint típico puede durar dos o cuatro semanas, aunque dos semanas es más popular. Sin contar vacaciones y otros factores externos, un sprint típico tiene diez días laborables.
división automática de una carga de trabajo de 8 horas en dos días en ClickUp_
Disponibilidad del equipo: La disponibilidad del equipo es una función del número de miembros del equipo, las horas de trabajo al día, el compromiso con otros proyectos, reuniones y otras actividades fuera del trabajo, y las ausencias, si las hubiera.
Disponibilidad = nº de miembros del equipo x (horas de trabajo - tiempo fuera del trabajo - ausencias)
Tasa de utilización: No es razonable esperar que los miembros del equipo trabajen el 100% del tiempo en las historias de usuario que tienen asignadas. Necesitan sus descansos creativos, reuniones de colaboración, etc. Los jefes de proyecto estiman una utilización del 80% con un equipo experimentado o del 60% con recién licenciados o nuevos miembros del equipo.
Veamos cómo funciona esta fórmula en la práctica.
Ejemplo escenario uno
Supongamos que tienes un equipo de 10 personas trabajando 8 horas diarias en un sprint de 10 días.
Su capacidad ágil para el siguiente sprint sería 10 (duración del sprint) x 10 (tamaño del equipo) x 8 (disponibilidad del equipo) x 80% (tasa de utilización), lo que equivale a 640 horas.
Ejemplo de escenario dos
Supongamos que tiene un equipo de cinco desarrolladores a tiempo completo que trabajan 8 horas diarias y cinco consultores a tiempo parcial que trabajan 3 horas diarias. De ellos, un desarrollador a tiempo completo está de baja durante una semana.
En este caso, tu capacidad ágil para un sprint de dos semanas sería la siguiente.
- Disponibilidad del equipo: [4 (desarrolladores a tiempo completo) x 8 (horas) + 5 (desarrolladores a tiempo parcial) x 3 (horas) x 10 (días laborables)]
- [1 (desarrollador a tiempo completo) x 8 (horas) x 5 (días laborables)]
- Índice de utilización: 80%
Capacidad = 408 horas
A medida que el equipo crece, la disponibilidad se ve influida por otros factores, y la planificación de la capacidad puede volverse infinitamente compleja. A continuación se explica cómo realizar una planificación de la capacidad ágil y eficaz con las herramientas adecuadas.
Cómo realizar una planificación ágil de la capacidad eficaz
Una planificación ágil de la capacidad eficaz implica varios pasos que pueden variar ampliamente en función de una serie de factores. A continuación se presenta un marco utilizando una herramienta ágil de gestión de proyectos que le ayudará a empezar.
¿Es nuevo en la gestión ágil de proyectos? Aquí tiene diez plantillas ágiles para que sus proyectos le proporcionen la base y los datos necesarios para una planificación eficaz de la capacidad.
Prepararse para el siguiente sprint
El mejor momento para planificar la capacidad es durante la reunión de planificación del sprint. Antes de planificar la capacidad, identifique los elementos del backlog en los que tiene previsto trabajar y priorícelos. Puede iniciar el proceso desde cero o utilizar una de las muchas herramientas de planificación de la capacidad disponibles plantillas de planificación de la capacidad para guiarle en el proceso.
vista del tablero en ClickUp para la planificación de sprints_
Si utiliza una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, habrá trazado todo el ciclo de vida del producto, incluidas todas las historias. Puede consultar los elementos del backlog, evaluar su estado y elegir los más adecuados para el siguiente sprint. Esto le dará una idea de la capacidad total que probablemente necesitará.
Plantilla para capturar la carga de trabajo de los empleados de un equipo ágil
En Plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp puede establecer expectativas y planificar tareas para que nadie se sienta abrumado o poco preparado. Con eficacia gestionar el equipo y planificar los próximos sprints con esta plantilla.
Identifique las competencias que necesita
Antes de ver de qué capacidad dispone, determine qué necesita. Dependiendo de las historias que haya elegido, puede que necesite x número de desarrolladores, y analistas de calidad y z analistas de negocio.
Haz estos cálculos e identifica los perfiles exactos de los miembros del equipo que necesitas.
Fijar la duración del sprint
En función de los elementos del backlog que hayas identificado, decide cuánto durará el siguiente sprint. Elimina de este cálculo las vacaciones u otros días libres de todo el equipo u organización.
Comprender la disponibilidad del equipo
Ningún sprint es un borrón y cuenta nueva. Los proyectos en curso siempre tienen remanentes de sprints anteriores, y los miembros del equipo pueden tener que trabajar en otros proyectos. Calcule con precisión la disponibilidad del equipo para el siguiente sprint.
vista de carga de trabajo ClickUp
Cuando utilice ClickUp para gestionar el trabajo de su equipo, podrá acceder instantáneamente a su productividad pasada y a su disponibilidad futura. La vista Carga de trabajo le permite ver estimaciones de tiempo, tareas completadas, tareas abiertas, puntos de sprint, etc.
Cuando cada miembro del equipo introduce en ClickUp sus planes de vacaciones/permisos, también puede capturar con precisión su disponibilidad para la planificación del proyecto.
fórmulas avanzadas en los campos personalizados de ClickUp
También puede calcular automáticamente la disponibilidad del equipo con fórmulas avanzadas en los campos personalizados de ClickUp.
Configurar el sprint en ClickUp
Utilice las tareas de ClickUp para configurar cada elemento como parte de su sprint. Utilice la vista de tareas para detallar la historia de usuario, dejar comentarios, asignar prioridad, añadir etiquetas o cualquier otro campo personalizado que pueda necesitar.
Informes semanales en ClickUp
Basándose en los datos del pasado, añada un tiempo estimado para cada tarea con el fin de garantizar que pueda completarse dentro del sprint. A continuación, establezca las fechas de inicio y fin y las dependencias.
Obtener el compromiso del equipo
Autoorganización equipos ágiles como la autonomía. Así que, en lugar de asignar tareas a los miembros de tu equipo, convoca una reunión y anímales a comprometerse con su disponibilidad. Deja que se asignen tareas a sí mismos y resuelvan cualquier problema en el proceso.
Confirma que todo está listo
Una vez configurado todo el sprint en ClickUp y asignadas las tareas, es hora de asegurarse de que su equipo puede completarlas.
vista de la carga de trabajo del equipo en ClickUp_
Racionalizar la carga de trabajo: La vista de carga de trabajo del proyecto ayuda a ver asignación de recursos entre todos los miembros del equipo, desde donde puedes añadir/eliminar tareas en función de su utilización. Si alguien está en rojo, es decir, por encima de su capacidad, elimina tareas de su lista y evalúa su velocidad de entrega. Para los que están por debajo de su capacidad, puedes añadir tareas de sprint.
vista del diagrama de Gantt de ClickUp para la planificación de la capacidad de sprint_
Agilice los plazos: Utilice la vista de diagrama de Gantt de ClickUp para organizar los sprints y gestionar los hitos. Vea las dependencias y las tareas conectadas para asegurarse de que pueden completarse. Realice actualizaciones fácilmente para abordar los bloqueos y los cambios en los plazos.
automatizaciones ClickUp
Aumente la utilización con automatización: Puede liberar la capacidad de sus recursos eliminando tareas administrativas repetitivas de su pipeline. Utilice ClickUp Automations para asignar tareas, publicar comentarios y mover estados. Elija cualquiera de las más de 100 automatizaciones personalizables, incluyendo integraciones con herramientas como GitHub y Sentry.
Manténgase ágil en todo momento
Es habitual que se añadan nuevas historias a un sprint o que un miembro del equipo caiga enfermo, lo que afecta negativamente a la capacidad. Un equipo verdaderamente ágil puede adaptarse a estos eventos y seguir entregando software de calidad a tiempo y dentro del presupuesto.
Para lograrlo, los jefes de proyecto deben
- Revisar el trabajo realizado cada día
- Asegurarse de que se dispone de la capacidad planificada o ajustar la carga de trabajo en consecuencia
- Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo para garantizar un traspaso fluido
- Animar a los miembros del equipo a actualizar todos los datos para mantener los informes al día
- Identificar más tareas/actividades que puedan automatizarse para mejorar la eficiencia
- Recopilar ideas paraoptimización de procesos para el próximo sprint
Construya una práctica de planificación de la capacidad verdaderamente ágil con ClickUp
Los proyectos ágiles no siempre salen según lo planeado. Por definición, las metodologías ágiles favorecen la adaptación al cambio en lugar de seguir un plan. Esto también es válido para la planificación de la capacidad. Como gestor de proyectos de un equipo ágil, debe estar preparado para cambiar, evolucionar o pivotar su estrategia de planificación de la capacidad.
Tanto si se trata de una emergencia personal de un miembro individual del equipo como de la indisponibilidad total de un equipo atrapado en otro proyecto en crisis, debe estar siempre preparado con alternativas.
El completo software de gestión de proyectos de ClickUp le ofrece la flexibilidad y visibilidad necesarias para mantenerse ágil. Con ClickUp, podrá tener siempre bajo control la disponibilidad, el rendimiento, la productividad, el progreso y mucho más de su equipo. Planifique y ejecute sus proyectos ágiles sin esfuerzo. Pruebe ClickUp gratis hoy mismo .