«Responder al cambio por encima de seguir un plan» es el cuarto pilar del manifiesto ágil. Resume lo que significa ser «ágil», esperando que los equipos acepten el cambio y evolucionen dinámicamente con las cambiantes demandas de la empresa.
Esto significa que necesita miembros del equipo y gerentes que se adapten al cambio y tengan las habilidades y capacidades para pivotar cuando la situación lo requiera. La planificación ágil de la capacidad ayuda con eso.
¿Qué es la planificación ágil de la capacidad?
La planificación ágil de la capacidad es el proceso de evaluar la cantidad de tiempo productivo disponible en cada sprint. Los gestores de proyectos utilizan la planificación ágil de la capacidad para programar el trabajo y gestionar la entrega de software.
Un plan de capacidad ágil es la función de los siguientes factores.
- Duración del sprint: normalmente dos semanas o diez días laborables.
- Tamaño del equipo: número de miembros del equipo disponibles para el sprint.
- Disponibilidad del equipo: número de horas que los miembros del equipo están disponibles, deduciendo las vacaciones y los días festivos.
- Tasa de utilización: tiempo en el que el equipo puede trabajar en las metas del sprint, normalmente entre 0,6 y 0,8.
Si te sientes abrumado por toda la terminología, aquí tienes un práctico glosario de términos ágiles de Scrum.
Aunque la metodología ágil comenzó como una práctica de desarrollo de software, recientemente ha sido adoptada por equipos de todo tipo. Las agencias digitales, los equipos de redacción de contenidos, las empresas de comercio electrónico, etc., utilizan metodologías ágiles como Kanban o Scrum para prestar sus servicios de forma eficaz.
Si eres un gestor de proyectos que no se dedica al desarrollo de software y deseas adoptar prácticas ágiles, la plantilla de gestión de proyectos ágil de ClickUp es un excelente punto de partida.
Puede utilizar el formulario incluido para optimizar las solicitudes en el backlog, utilizar los sprints para ejecutar tareas y llevar a cabo ceremonias ágiles como reuniones diarias y retrospectivas, todo ello dentro de ClickUp.
Capacidad del equipo frente a velocidad del equipo en Agile
La capacidad y la velocidad del equipo son dos métricas fundamentales que utilizan los equipos de desarrollo de software ágil.
La capacidad del equipo se refiere al número de horas de desarrollo disponibles por sprint. La velocidad del equipo se refiere al número de puntos de historia que un equipo puede desarrollar en cada sprint.
Basándose en la velocidad del equipo en el pasado, un gestor de proyectos ágil o un scrum master estima la capacidad futura y programa las historias de usuario para los desarrolladores.
Ventajas e importancia de la planificación ágil de la capacidad
El desarrollo ágil de software exige claridad en medio del caos. Incluso cuando los requisitos empresariales evolucionan, un equipo scrum se adapta y continúa sin perder impulso. La planificación de sprints basada en la capacidad lo garantiza.
Entrega de software fiable: con una planificación precisa de la capacidad, los equipos ágiles pueden realizar una mejor previsión de los esfuerzos de ingeniería, lo que aumenta la previsibilidad. De este modo, asumen compromisos alcanzables y cumplen lo prometido.
Mayor confianza: cuando la entrega de software es fiable y predecible, aumenta la confianza entre los equipos de la empresa y de ingeniería. Esto fomenta la colaboración y la innovación.
Mejor calidad del software: la planificación ágil de la capacidad establece una estructura para lo que se puede lograr razonablemente en cada sprint. Esto garantiza que los equipos no tomen atajos y sigan las buenas prácticas.
Gestión presupuestaria precisa: cuando los gestores de proyectos pueden realizar una previsión precisa de la capacidad del equipo, también pueden gestionar sus recursos y presupuestos de forma más eficiente. Si utiliza una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, los presupuestos y los informes de gastos también se pueden calcular automáticamente en función de los datos de utilización de la capacidad.
Mejora de la moral del equipo: la planificación de la capacidad se realiza en función de la disponibilidad de los miembros del equipo durante cada sprint. Los miembros del equipo muestran un mayor compromiso y dedicación con el proyecto, ya que ellos mismos eligen la cantidad de trabajo que pueden realizar.
Mejora de procesos: los conocimientos obtenidos de la planificación de la capacidad también sirven para diversas metodologías de mejora de procesos. Ayudan a evaluar el rendimiento, la productividad y la calidad del trabajo del equipo, lo que genera eficiencias acumulativas a lo largo del tiempo.
Una buena planificación ágil de la capacidad beneficia a todas las partes implicadas en el proyecto. Ayuda a los gestores de proyectos a dirigir la entrega en la dirección correcta y a mantener el compromiso. Ayuda a los miembros del equipo a rendir al máximo de su potencial. Y lo más importante, genera confianza y fiabilidad para el equipo de ingeniería entre las partes interesadas del negocio.
Una actividad tan importante para el éxito de un proyecto de desarrollo de software no está exenta de retos. Exploremos algunos de ellos y veamos cómo puede superarlos.
Retos de la planificación ágil de la capacidad
Aunque a primera vista parece sencillo, la planificación ágil de la capacidad implica un amplio intervalo de factores que deben estimarse con precisión de antemano. Algunas variables clave que pueden afectar a la planificación ágil de la capacidad son las siguientes.
Estabilidad del equipo: para que la planificación ágil de la capacidad sea eficaz, se necesita un equipo coherente. Si tiene una capacidad de 40 horas en un sprint y 400 horas en otro, no se podrá obtener ninguno de los beneficios.
Productividad individual: Las habilidades y la productividad de los miembros del equipo pueden variar mucho. Un aprendiz puede necesitar 10 horas para completar una tarea que un profesional con experiencia puede realizar en 10 minutos. En esencia, no todas las horas de ingeniería o capacidades individuales son iguales.
Tasa de utilización: la tasa de utilización, también conocida como factor de concentración, estima qué parte de las horas de trabajo del equipo se dedicará al sprint. Aunque se trata de una estimación razonable, puede variar. Por ejemplo, el último sprint del año natural puede tener una menor utilización teniendo en cuenta la proximidad de las vacaciones.
Escalabilidad: en un equipo pequeño, la planificación ágil de la capacidad es sencilla. Sin embargo, en una gran organización que necesita planificar la capacidad entre varios equipos, recopilar los datos adecuados y realizar previsiones puede resultar complicado.
Valores relativos: la capacidad se mide normalmente en horas, que es un valor absoluto. Sin embargo, la velocidad del equipo y la asignación de tareas suelen terminarse en valores relativos, como los puntos de historia. La conciliación de ambos conceptos da lugar a diferencias de opinión.
Los equipos ágiles necesitan la combinación adecuada de herramientas y procesos para superar estos retos. A continuación se presentan algunos marcos que pueden resultar útiles.
Cómo calcular la capacidad en Agile
En su forma más simple, la capacidad ágil = duración del sprint x disponibilidad del equipo x tasa de utilización. Un software gratuito de gestión de proyectos o una hoja de cálculo pueden ayudarle a realizar este cálculo.
Sin embargo, no siempre es sencillo. Cada una de estas variables puede tener otros factores que contribuyan a ello. A continuación, las analizamos y mostramos ejemplos.
Duración del sprint: la duración del sprint es el número de días asignados a cada iteración. Un sprint típico puede durar entre dos y cuatro semanas, aunque lo más habitual son las dos semanas. Sin contar los días festivos y otros factores externos, un sprint típico tiene diez días laborables.
Disponibilidad del equipo: la disponibilidad del equipo depende del número de miembros del equipo, las horas de trabajo diarias, el compromiso con otros proyectos, las reuniones y otras actividades fuera del trabajo, y las ausencias, si las hubiera.
Disponibilidad = número de miembros del equipo x (horas de trabajo – tiempo libre – ausencias)
Tasa de utilización: no es razonable esperar que los miembros del equipo trabajen el 100 % del tiempo en las historias de usuario que se les asignan. Necesitan descansos creativos, reuniones colaborativas, etc. Los gestores de proyectos estiman una utilización del 80 % con un equipo experimentado o del 60 % con recién graduados o nuevos miembros del equipo.
Veamos cómo funciona esta fórmula en la práctica.
Ejemplo de escenario uno
Supongamos que tiene un equipo de 10 personas que trabajan 8 horas al día en un sprint de 10 días.
Su capacidad ágil para el próximo sprint sería 10 (duración del sprint) x 10 (tamaño del equipo) x 8 (disponibilidad del equipo) x 80 % (tasa de utilización), lo que equivale a 640 horas.
Ejemplo de escenario dos
Supongamos que tiene un equipo de cinco desarrolladores a tiempo completo que trabajan 8 horas al día y cinco consultores a tiempo parcial que trabajan 3 horas al día. De ellos, un desarrollador a tiempo completo está de baja durante una semana.
En este caso, su capacidad ágil para un sprint de dos semanas sería la siguiente.
- Disponibilidad del equipo: [4 (desarrolladores a tiempo completo) x 8 (horas) + 5 (desarrolladores a tiempo parcial) x 3 (horas) x 10 (días laborables)] + [1 (desarrollador a tiempo completo) x 8 (horas) x 5 (días laborables)]
- Tasa de utilización: 80 %.
Capacidad = 408 horas
A medida que el equipo crece, la disponibilidad se ve influida por otros factores y la planificación de la capacidad puede volverse infinitamente compleja. A continuación le mostramos cómo puede garantizar una planificación ágil y eficaz de la capacidad con las herramientas adecuadas.
Cómo realizar una planificación ágil y eficaz de la capacidad
Una planificación ágil y eficaz de la capacidad implica varios pasos que pueden variar mucho en función de un número de factores. A continuación, le presentamos un marco de trabajo que utiliza una herramienta de gestión de proyectos ágil y que le ayudará a dar los primeros pasos.
¿Es nuevo en la gestión de proyectos ágil? Aquí tiene diez plantillas ágiles para sus proyectos que le proporcionarán la base y los datos necesarios para una planificación eficaz de la capacidad.
Prepárese para el próximo sprint.
El mejor momento para planificar la capacidad es durante la reunión de planificación del sprint. Antes de planificar la capacidad, identifique los elementos pendientes en los que piensa trabajar y priorícelos. Puede comenzar su proceso desde cero o utilizar una de las muchas plantillas de planificación de la capacidad para guiarle a lo largo del proceso.
Si utiliza una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, habrá correlacionado todo el ciclo de vida del producto, incluidas todas las historias. Puede consultar los elementos pendientes, evaluar su estado y elegir los adecuados para su próximo sprint. Esto le dará una idea de la capacidad total que probablemente necesitará.
Plantilla para registrar la carga de trabajo de los empleados de un equipo ágil
Con la plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp, puede establecer expectativas y planificar tareas para que nadie se sienta abrumado o poco preparado. Gestione de forma eficiente la carga de trabajo del equipo y planifique los próximos sprints con esta plantilla.
Identifique las habilidades que necesita
Antes de ver de qué capacidad dispone, determine qué necesita. Dependiendo de las historias que haya elegido, es posible que necesite x número de desarrolladores, y analistas de calidad y z analistas de negocio.
Realice estos cálculos e identifique los perfiles exactos de los miembros del equipo que necesita.
Fije la duración del sprint
Basándose en los elementos pendientes que haya identificado, decida cuánto durará el próximo sprint. Elimine de este cálculo cualquier día festivo u otros días libres del equipo o de la organización.
Comprenda la disponibilidad del equipo
Ningún sprint es un punto de partida nuevo. Los proyectos en curso siempre tienen elementos heredados de sprints anteriores, y es posible que los miembros del equipo tengan que trabajar en otros proyectos. Calcule con precisión la disponibilidad del equipo para el próximo sprint.
Cuando utilizas ClickUp para gestionar el trabajo de tu equipo, puedes acceder al instante a su productividad pasada y su disponibilidad futura. La vista «Carga de trabajo» te permite ver la duración estimada de las tareas, las tareas completadas, las tareas pendientes, los puntos de sprint, etc.
Cuando cada miembro del equipo introduce sus planes de vacaciones/bajas en ClickUp, también puede registrar con precisión su disponibilidad para la planificación de proyectos.
También puede calcular automáticamente la disponibilidad del equipo con fórmulas avanzadas en los campos personalizados de ClickUp.
Configura el sprint en ClickUp.
Utilice las tareas de ClickUp para configurar cada elemento como parte de su sprint. Utilice la vista de tareas para detallar la historia del usuario, dejar comentarios, asignar prioridades, añadir etiquetas o cualquier otro campo personalizado que pueda necesitar.
Basándose en los datos del pasado, añada una duración estimada para cada tarea para asegurarse de que se pueda completar dentro del sprint. A continuación, establezca las fechas de inicio y finalización y las dependencias.
Consiga el compromiso del equipo
A los equipos ágiles autoorganizados les gusta la autonomía. Por lo tanto, en lugar de asignar tareas a los miembros de su equipo, convoque una reunión y anímeles a comprometerse con su disponibilidad. Deje que ellos mismos se asignen las tareas y resuelvan cualquier problema que surja en el proceso.
Confirme que todo está listo.
Una vez que hayas configurado todo tu sprint en ClickUp y hayas asignado las tareas, es hora de asegurarte de que tu equipo pueda completarlas.
Racionalice la carga de trabajo: la vista Carga de trabajo del proyecto ayuda a ver la asignación de recursos entre todos los miembros del equipo, desde donde puede añadir o eliminar tareas en función de la utilización. Si alguien está en rojo, es decir, tiene exceso de capacidad, elimine tareas de su lista y evalúe su velocidad de entrega. Para aquellos que tienen capacidad insuficiente, puede añadir tareas de sprint.
Optimice los cronogramas: utilice la vista Gantt de ClickUp para organizar sprints y gestionar hitos. Vea las dependencias y las tareas conectadas para asegurarse de que se puedan completar. Realice actualizaciones fácilmente para abordar los obstáculos y los cambios en los cronogramas.
Aumente la utilización con la automatización: puede liberar la capacidad de sus recursos eliminando las tareas administrativas repetitivas de su canalización. Utilice ClickUp Automations para asignar tareas, publicar comentarios y cambiar estados. Elija entre cualquiera de las más de 100 automatizaciones personalizables, incluidas integraciones con herramientas como GitHub y Sentry.
Manténgase ágil en todo momento.
Es habitual que se añadan nuevas historias a un sprint o que un miembro del equipo se ponga enfermo, lo que afecta negativamente a la capacidad. Un equipo verdaderamente ágil puede adaptarse a estos eventos y seguir entregando software de calidad a tiempo y dentro del presupuesto.
Para lograrlo, los gestores de proyectos deben:
- Revise el trabajo completado cada día.
- Asegúrese de que la capacidad esté disponible según el plan o ajuste la carga de trabajo en consecuencia.
- Facilite la comunicación entre los miembros del equipo para garantizar traspasos fluidos.
- Anime a los miembros del equipo a actualizar todos los datos para mantener la elaboración de informes al día.
- Identifique más tareas/actividades que se pueden automatizar para mejorar la eficiencia.
- Recopile ideas para optimizar los procesos de cara al próximo sprint.
Cree una práctica de planificación de la capacidad verdaderamente ágil con ClickUp.
Los proyectos ágiles no siempre salen según lo previsto. Por definición, las metodologías ágiles favorecen la adaptación al cambio en lugar de seguir un plan. Esto también se aplica a la planificación de la capacidad. Como gestor de proyectos de un equipo ágil, debe estar preparado para cambiar, evolucionar o dar un giro a su estrategia de planificación de la capacidad.
Ya sea por una emergencia personal de un miembro del equipo o por la indisponibilidad total de un equipo atrapado en otro proyecto en crisis, siempre debe estar preparado con alternativas.
El completo software de gestión de proyectos de ClickUp le ofrece la flexibilidad y la visibilidad necesarias para mantener la agilidad. Con ClickUp, siempre podrá controlar la disponibilidad, el rendimiento, la productividad, el progreso y mucho más de su equipo. Planifique y ejecute sus proyectos ágiles sin esfuerzo. Pruebe ClickUp gratis hoy mismo.