Imagina tener proyectos futuros interesantes en marcha, pero no disponer de la infraestructura informática y los recursos suficientes para llevarlos a cabo. ¡Toda una pesadilla!
¿El resultado? Retrasos en los proyectos, cronogramas incumplidos y una crisis a la vista.
Sin embargo, hay una forma de evitar esta situación: la planificación y gestión estratégica de la capacidad de TI mediante herramientas de planificación de la capacidad.
La gestión de la capacidad informática garantiza una infraestructura y unos recursos informáticos adecuados para satisfacer las necesidades empresariales actuales y futuras.
Lea cómo revelamos los secretos para alinear perfectamente la planificación de la capacidad de TI con la visión de la organización para ayudarle a alcanzar sus objetivos empresariales.
Fundamentos de la gestión de la capacidad de TI
La planificación de la capacidad informática es el proceso de anticipar y prepararse para las necesidades futuras de recursos informáticos de una organización. Garantiza que la infraestructura, el hardware, el software y el personal se adapten adecuadamente para satisfacer tanto la demanda actual como la de previsión, lo que ayuda a evitar ralentizaciones del sistema, interrupciones del servicio o cuellos de botella en el rendimiento. El proceso implica analizar el uso actual, realizar una previsión de crecimiento y alinear los recursos de forma proactiva para respaldar la continuidad y la eficiencia de la empresa.
¿Qué pasa si aumenta la demanda? ¿Qué pasa si se reduce la productividad de la producción? ¿Y qué pasa si se supera el presupuesto?
¡Su equipo y recursos de TI deben ser capaces de manejar este tipo de crisis! Aparte de eso, la gestión de la capacidad de TI tiene cuatro objetivos principales:
- Reunión para satisfacer los requisitos de los clientes
- Minimizar los excesos presupuestarios durante la sobreutilización o infrautilización de los recursos.
- Apoyar el crecimiento alineando la capacidad de la empresa con las demandas futuras.
- Mejora la agilidad y la flexibilidad de la empresa para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio.
La gestión de la capacidad de TI es esencial para ayudar a prevenir colapsos y mejorar el rendimiento. Sin embargo, una gestión eficiente transforma la planificación de la capacidad de TI de un sistema de soporte a una fuente de energía.
El marco CMMI
Una de las formas de planear la capacidad de TI podría ser utilizando el Modelo de integración de la madurez de la capacidad (CMMI). CMMI es un marco que ayuda a evaluar y mejorar el nivel de madurez de los procesos de gestión de la capacidad de una organización.
CMMI proporciona un enfoque estructurado para evaluar y mejorar la capacidad de una organización para gestionar y optimizar sus recursos e infraestructura de TI de manera eficaz.
El modelo CMMI consta de cinco fases de madurez, cada una de las cuales representa un nivel de madurez del proceso:
- Inicial: Procesos ad hoc y reactivos con poca coordinación.
- Repetible: Procesos básicos establecidos, pero aún reactivos.
- Definición: Procesos bien definidos, estandarizados y proactivos.
- Gestionado: Procesos gestionados cuantitativamente con mejora continua.
- Optimizado: Procesos totalmente optimizados y alineados con las metas y estrategias de la empresa.
A medida que una organización avanza en los niveles CMMI, sus capacidades de gestión de la capacidad maduran. La organización comprende sus fortalezas y debilidades en la gestión de la capacidad y se vuelve capaz de desarrollar una hoja de ruta para la mejora.
Acuerdos de nivel de servicio
Los SLA desempeñan un rol fundamental en un proceso eficaz de planificación de la capacidad. Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) son acuerdos formales con sus proveedores de servicios de TI en relación con la disponibilidad de los servicios, las métricas y otros parámetros como la calidad, la disponibilidad, la fiabilidad y el rendimiento del servicio.
Establecer acuerdos de nivel de servicio (SLA) es esencial para la planificación de la capacidad. Garantiza que su infraestructura de TI pueda cumplir con los criterios de rendimiento esperados.
Gestión de centros de datos
Otro aspecto integral de la gestión de la capacidad de TI es la gestión del centro de datos. Imagine un centro de datos como una potencia detrás de escena que garantiza que todos los procesos funcionen de forma sincronizada, se prepare para emergencias y proteja los datos contra ciberataques.
La gestión del centro de datos es responsable de la seguridad, la fiabilidad y la eficiencia. Mantiene todo en funcionamiento para que usted pueda salvar el día.
Además, con la migración de las empresas a la nube, la planificación de la capacidad se vuelve esencial. Una forma de garantizar la disponibilidad de los recursos es mediante el autoscaling, que asegura que cada usuario disponga de los recursos adecuados en función de la demanda.
Todos estos componentes conforman los factores a tener en cuenta en la gestión de la capacidad informática. Cada aspecto contribuye a una gestión eficaz y no puede pasarse por alto.
Los roles y responsabilidades de los planificadores de capacidad de TI
Los planificadores de capacidad de TI son la columna vertebral de una empresa y mantienen su funcionamiento. Veamos una panorámica de sus roles y responsabilidades clave:
- Elaboración de planes de capacidad e identificación de requisitos basados en el ciclo de planificación empresarial de la organización.
- Identificar la necesidad de aumentar o reducir los requisitos de hardware.
- Supervisar los recursos y el rendimiento del sistema para generar información como objetivos, plazos y recursos.
- Predecir la demanda, garantizar la armonía técnica y realizar la elaboración de informes de gestión.
- Evaluar y probar nuevas soluciones tecnológicas para satisfacer las necesidades de la empresa y ahorrar tiempo y costes.
- Determinación de los niveles de rendimiento ideales que mejor se adaptan al mantenimiento a largo plazo y al coste justificado.
- Encontrar soluciones a los problemas relacionados con el rendimiento de TI y los obstáculos para alcanzar los objetivos.
- Compare todas las métricas de rendimiento y utilice esos números para crear estrategias infalibles para el futuro y avanzar hacia una mejor asignación de recursos.
Los planificadores de capacidad de TI son fundamentales para el crecimiento de la empresa. Se aseguran de que la demanda se realice con previsión a tiempo, se cumplan los requisitos de infraestructura y recursos, y se respeten los acuerdos de nivel de servicio con la máxima satisfacción del cliente.
Estrategias de gestión de la capacidad de TI
Antes de analizar las mejores estrategias, distingamos entre planificación y gestión de la capacidad.
La gestión de la capacidad es un enfoque que se centra en la infraestructura de la empresa para satisfacer los requisitos empresariales durante los periodos de fluctuaciones de la demanda. Todas las cuestiones relacionadas con el tamaño de la infraestructura, incluida la potencia de procesamiento, la memoria y el almacenamiento, se incluyen en el proceso de gestión.
La planificación de la capacidad es una pequeña parte del término más amplio de gestión de la capacidad. Se refiere a cómo una organización establece sus necesidades actuales y futuras.
Si bien la planificación de la capacidad es solo la actividad inicial, la gestión de la capacidad es un proceso relativamente a largo plazo.
Ahora que hemos comprendido la diferencia, exploremos algunas estrategias para simplificar la gestión de la capacidad de TI.
1. Establezca prioridades en función de las metas de la empresa
Imagine una situación en la que diferentes empleados persiguen metas diferentes. ¿Qué resultado tendría esto sino el caos, verdad?
Una estrategia de planificación de la capacidad bien definida es la base para alcanzar las metas y mantener a los equipos centrados. Los equipos que trabajan con una meta común muestran una mayor concentración y productividad, lo que se traduce en resultados óptimos.
Para empezar, recaba información de los responsables de los proyectos y comprende sus compromisos actuales y sus expectativas futuras. De esta manera, salvarás las diferencias y te asegurarás de que todos contribuyan a construir y trabajar en la estrategia.
Además, integra el software de gestión de recursos ClickUp para simplificar la gestión y supervisión del equipo. ClickUp aporta un toque inteligente a la colaboración en equipo. Su proceso de elaboración de informes y paneles en tiempo real te permite analizar el progreso y elaborar estrategias de forma continua.
2. Analizar la demanda global
Comprender el equilibrio entre el mantenimiento de la capacidad y el crecimiento es complicado, pero esencial.
La expansión empresarial es, sin duda, emocionante. Sin embargo, comprender las exigencias de mantenimiento es fundamental para evitar un compromiso excesivo.
Tener en cuenta las incertidumbres e incorporar estrategias como el estudio del mercado y el análisis de la demanda pasada puede ayudar a analizar la demanda. ¿Y qué mejor que combinar los enfoques ágil y en cascada para hacerlo?
Al principio, esto puede parecer complicado, pero no con ClickUp.
La vista Carga de trabajo de ClickUp ayuda a analizar cuánto trabajo está completado y si los recursos disponibles son suficientes para satisfacer la demanda. Además, ClickUp Metas le permite mantenerse al día con el seguimiento del rendimiento en tiempo real.
3. Analice la capacidad actual
Una vista realista de la capacidad actual del equipo es lo primero que hay que hacer para superar los retos que plantea una mala planificación de la capacidad.
El método tradicional para calcularlo consiste en contabilizar las horas de trabajo menos el tiempo libre y el trabajo no planificado. El número resultante es la capacidad actual.
Sin embargo, la adopción del método ágil resulta más eficaz. Este método analiza la velocidad (en puntos de historia) de los sprints anteriores y añade una vista de las horas de ingeniería disponibles para llegar a la capacidad esperada. Independientemente del procedimiento, comprender las necesidades de capacidad futuras a corto y largo plazo sienta las bases para alcanzar sus metas.
Pruebe a utilizar la plantilla de análisis de necesidades tecnológicas de ClickUp para evaluar el estado actual de la infraestructura tecnológica de su organización y determinar las necesidades tecnológicas futuras de su empresa en una plantilla interactiva, colorida y fácil de usar.
Por ejemplo, si estima la capacidad individual de los empleados en 40 horas semanales, su estimación está abocada al fracaso. Esto se debe a que no todos ellos trabajarán activamente en el proyecto durante 40 horas seguidas. Tenga en cuenta el tiempo dedicado a reuniones, tareas administrativas, descansos, etc., antes de calcular el tiempo real durante el que están disponibles.
Este es uno de los retos más comunes a los que te puedes enfrentar, y para simplificarlo, prueba a utilizar ClickUp Control de tiempo y Global Timer. También puedes hacerlo rápidamente utilizando plantillas de planificación de la capacidad.
4. Evalúe las opciones con la planificación de escenarios
Puede haber más de una forma de realizar una tarea. Sin embargo, no todos los caminos conducen a los mismos resultados. Por lo tanto, es esencial evaluar diferentes enfoques utilizando la planificación de escenarios.
Tenga en cuenta el impacto financiero y cualitativo de cada opción. Evalúe el coste de cada opción de la lista y la calidad que puede ofrecer antes de tomar una decisión.
Utilice un lienzo visual para evaluar todas sus opciones y sus pros y contras. ClickUp Pizarras ofrece una forma colaborativa de generar ideas, desarrollarlas y ejecutarlas.
5. Implemente, supervise y modifique estrategias
La planificación de la capacidad informática no es una estructura rígida que sigue un camino fijo. Por muy detallados que sean sus cálculos, es inevitable que haya algunas estimaciones inexactas y algunos fallos en las entregas. Comprenda que la gestión de la capacidad es un proceso continuo. Una vez que haya finalizado e implementado el plan de capacidad informática, debe supervisarlo para asegurarse de obtener los resultados previstos.
A menudo, la reasignación de recursos es inevitable para evitar cuellos de botella. Todo lo que tiene que hacer para gestionar estos cambios momentáneos es emplear una herramienta de planificación de recursos. Además, las plantillas de planificación de recursos pueden resultar útiles.
La plantilla de planificación de recursos de ClickUp ayuda a identificar posibles cuellos de botella, supervisar el uso de los recursos y analizar las tareas para proporcionar actualizaciones del progreso en tiempo real. Con esta plantilla, usted puede:
- Visualice todos los recursos y tareas en un solo lugar.
- Alinee al equipo con las metas de éxito colectivo.
- Maximice la eficiencia de los recursos asegurándose de que no se asignen en exceso.
- Identifique los posibles conflictos de recursos para eliminarlos de antemano.
Estas estrategias no son solo herramientas, sino que pueden servir como sistema de soporte mientras construye una red de seguridad para sus recursos e infraestructura de TI.
Lea también: Plantillas útiles para gestores tecnológicos y equipos de TI
Buenas prácticas de gestión de la capacidad de TI
Una buena planificación de la capacidad conduce a una mayor eficiencia de la empresa y a empleados más satisfechos. Estas son algunas de las buenas prácticas de gestión de la capacidad de TI que han demostrado resultados probados:
- Manténgase al día sobre las nuevas tecnologías: Estar al día de las últimas tendencias ayuda a las empresas a alinear su planificación de la gestión de la capacidad de TI en función de los estándares cambiantes del sector.
- Supervisión continua: identifique cuellos de botella, como el almacenamiento insuficiente, etc., para tomar decisiones proactivas con el fin de reasignar recursos y satisfacer los requisitos de la empresa.
- Céntrese en el impacto y establezca prioridades: evalúe el impacto de las prácticas de gestión de la capacidad de TI en sus operaciones comerciales y aborde primero los problemas que más afectan a la empresa.
- Pruebas de carga: realice pruebas de carga frecuentes para comprobar su plataforma de gestión de la capacidad de TI en situaciones reales y evaluar si su gestión es infalible para manejar cargas de trabajo variables.
- Evite el sobreaprovisionamiento: ahorre gastos innecesarios y evite la infrautilización de recursos controlando el sobreaprovisionamiento.
- Practique la puesta en común de recursos: consolide y realice un uso compartido de los recursos de TI entre los distintos departamentos para maximizar su uso.
- Utilice herramientas de gestión de la capacidad: utilice herramientas de gestión de la capacidad como ClickUp para obtener información sobre los patrones de uso de los recursos y disponer de visibilidad en tiempo real para tomar decisiones de forma proactiva.
Retos comunes en la planificación de la capacidad informática
Más del 66 % de las organizaciones suelen incumplir los plazos de sus proyectos. ¿Sabes cuál es la causa? Estimaciones de plazos poco realistas, cuellos de botella en la producción, etc. Algunos de los retos más comunes a los que se enfrentan los profesionales de TI durante la planificación de la capacidad son:
1. Recopilación de datos
Las previsiones de demanda, la cadena de suministro y los datos de gestión de almacenes son la base de los planes de capacidad. Sin embargo, la capacidad humana para gestionar e identificar estos datos puede ser insuficiente.
Solución: El software de planificación mitiga este reto asociado a la planificación de la capacidad. El software de planificación de recursos ClickUp unifica los datos. Le ayuda a realizar un seguimiento de los activos en una vista de lista, tabla o cronograma y a gestionar la capacidad de los recursos en la vista Equipo o vista Carga de trabajo. Los formularios personalizados recopilan datos de los proveedores, como la disponibilidad de materiales, mientras que los campos personalizados ayudan a realizar un seguimiento de detalles granulares como los costes y el tiempo de inactividad. Todo ello ayuda a simplificar la recopilación de datos y a maximizar su calidad.
2. Cuellos de botella en la producción
Los cuellos de botella en la producción se producen cuando el flujo de producción se ralentiza debido a factores como la sobrecarga de trabajo de los equipos o la falta de disponibilidad de recursos. Interrumpen el buen funcionamiento y la planificación de las operaciones comerciales, lo que dificulta el cumplimiento de los objetivos de las empresas.
Solución: Los informes en tiempo real y las barras de progreso de ClickUp pueden facilitarle la vida e identificar cualquier cuello de botella en la producción a tiempo para crear una estrategia infalible para contrarrestarlos. Puede identificar el progreso de su proyecto en tiempo real para ver si el progreso es el mismo que el esperado en un día concreto. Además, con las dependencias de las tareas, puede identificar exactamente qué es lo que está retrasando el progreso y resolver los problemas más rápidamente.
3. Comunicación
La comunicación eficaz es una fuerza invisible que une a las partes interesadas, ya sea en las comunicaciones externas con proveedores y clientes o en las comunicaciones internas de la empresa. Una comunicación mal planificada o engañosa puede provocar un desfase en la entrega y supone un riesgo para la integridad de la planificación de la capacidad.
Solución: Las herramientas de gestión de proyectos de ClickUp cuentan con opciones de colaboración que permiten a los equipos chatear, compartir, supervisar y revisar su progreso hacia las metas en tiempo real. Puede centralizar la comunicación y alinear fácilmente las acciones con ClickUp Chat View. También le permite incrustar páginas web, compartir enlaces de proyectos e incluir a las personas relevantes en la conversación utilizando las funciones «@».
Si sigue las buenas prácticas e incorpora la tecnología adecuada, se dará cuenta de que cumplir los requisitos de planificación de la capacidad informática no es difícil. Solo se trata de una medida estratégica que exige solidez en el ámbito tecnológico. Disponga del proceso de planificación y el software de programación de recursos adecuados, y estará preparado para cualquier reto.
Resumen de estrategias y buenas prácticas de gestión de la capacidad informática:
- Priorice según las metas de la empresa.
- Analice la demanda y la capacidad actual.
- Realice una planificación de escenarios.
- Céntrese en el impacto.
- Utilice software de gestión de recursos.
- Implemente y supervise la estrategia; ajústela si es necesario.
- Practique la agrupación de recursos y las pruebas de carga.
- Evite el sobreaprovisionamiento.
- Manténgase al día de las nuevas tecnologías.
El futuro de la gestión de la capacidad informática
De cara al futuro, podemos esperar que la IA, el aprendizaje automático y el análisis predictivo tomen la delantera en la planificación de la capacidad de TI, algo que denominamos AIOps. La IA y el aprendizaje automático pueden ayudar en diferentes aspectos de la planificación de la capacidad, como identificar los períodos de máxima utilización de los recursos o escalar para asignar los recursos adecuados en el momento adecuado.
Por ejemplo, la IA puede ayudar a automatizar aspectos del escalado de TI eligiendo el modelo adecuado: escalado horizontal (incorporar más servidores), escalado vertical (actualizar el hardware o el software) o escalado elástico (ajustar los recursos en función de la demanda).
Además, con el aumento del número de empresas que trabajan en el ámbito del comercio electrónico, la gestión de la capacidad de TI será esencial para garantizar que las plataformas en línea estén bien equipadas para hacer frente a posibles aumentos repentinos de la demanda.
Dominic Ogbonna, en su libro A-Z of Capacity Management: Practical Guide for Implementing Enterprise IT Monitoring & Capacity Planning (Guía práctica para implementar la supervisión y la planificación de la capacidad de TI en la corporación), afirma acertadamente:
Contar con un buen proceso de gestión de la capacidad no es un antídoto para prevenir incidencias en los servicios de TI, ya que las interrupciones o la degradación del rendimiento de los servicios de TI pueden deberse a otras causas, como errores humanos, de código o de gestión de cambios de TI, etc. Por lo tanto, los indicadores clave de rendimiento (KPI) del proceso de gestión de la capacidad deben basarse en la eliminación de incidencias cuyo origen sea un riesgo de capacidad.
Contar con un buen proceso de gestión de la capacidad no es un antídoto para prevenir incidencias en los servicios de TI, ya que las interrupciones o la degradación del rendimiento de los servicios de TI pueden deberse a otras causas, como errores humanos, de código o de gestión de cambios de TI, etc. Por lo tanto, los indicadores clave de rendimiento (KPI) del proceso de gestión de la capacidad deben basarse en la eliminación de incidencias cuyo origen sea un riesgo de capacidad.
Gestione la capacidad de TI de forma eficaz con ClickUp
Piense en las herramientas de gestión de la capacidad como una brújula que le ayuda a navegar por las demandas empresariales en constante cambio. Cuando se hace correctamente, empleando las buenas prácticas e integrando las herramientas adecuadas, la gestión de la capacidad puede convertirse en un juego de niños.
Deje que ClickUp sea su socio de confianza para simplificar la gestión de la capacidad de TI. Desde la colaboración estratégica y la elaboración de informes en tiempo real hasta el análisis de la demanda, es la herramienta ideal para todos los profesionales de TI. Cuando se combina con plantillas de gestión de recursos, cubre todos los requisitos que pueda tener.
La planificación de la capacidad informática consiste en gestionar los recursos y hacer frente a los cambios constantes con previsión y agilidad. Una gestión innovadora de la capacidad informática es la única forma de tener éxito en el panorama digital.
Regístrese hoy mismo en ClickUp y acérquese a una planificación eficaz de la capacidad informática.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es el proceso de gestión de la capacidad de TI?
El proceso de gestión de la capacidad de TI es un proceso de gestión de proyectos que requiere gestionar el aumento de los requisitos con una gestión eficaz de la infraestructura de TI y herramientas de planificación de la capacidad. Una planificación y gestión de la capacidad satisfactorias garantizan un funcionamiento fluido y preparan a la organización para satisfacer los requisitos actuales y futuros.
2. ¿Qué es la planificación de la capacidad de la infraestructura TIC?
La planificación de la capacidad de la infraestructura TIC se refiere a la previsión estratégica de todos los recursos digitales. Este tipo de planificación de la capacidad de los recursos atiende a las necesidades actuales y predice las necesidades futuras para garantizar una capacidad suficiente de recursos de TI.
3. ¿Qué es la planificación de la capacidad para proyectos de TI?
La planificación de la capacidad para proyectos de TI implica el uso de herramientas de planificación de la capacidad para gestionar y realizar la previsión de los recursos, incluyendo la mano de obra, la tecnología y el tiempo, con el fin de garantizar la ejecución fluida de los proyectos de TI. Ayuda a eliminar los cuellos de botella y a gestionar de manera eficiente las operaciones para alcanzar los objetivos.