La gestión de las operaciones de TI dentro de su organización es un proceso complejo. El número de proyectos, incluyendo el desarrollo de software, los procesos de asistencia técnica y las incidencias, requiere mucho tiempo y esfuerzo.
¿No sería estupendo evitar empezar desde cero cada vez que tiene un nuevo proyecto de TI, presentación, sitio web o producto tecnológico? Ahí es precisamente donde entran en juego las plantillas.
Independientemente del tipo de organización que gestione, los responsables y equipos de TI de todos los sectores disfrutarán de lanzamientos de proyectos más rápidos, eficientes y optimizados gracias a las potentes plantillas centradas en TI que se incluyen en esta guía.
Tanto si estás creando presentaciones de PowerPoint como si estás elaborando documentos de base de conocimientos que ayudan al seguimiento de las incidencias, estas plantillas te ahorrarán tiempo, energía y dolores de cabeza.
¿Qué es una plantilla de TI?
Las plantillas de TI ayudan a los responsables y equipos tecnológicos a estandarizar y optimizar sus procesos y flujos de trabajo, ya que permiten esbozar rápidamente el trabajo necesario para desarrollar software o mantener una tecnología.
Para una empresa de software o una agencia de diseño web, eso podría significar organizar mejor su software y su proceso de desarrollo de SaaS. Para un servicio de asistencia técnica, podría girar en torno al seguimiento de tickets y problemas.
Las plantillas de TI son documentos o hojas de cálculo sencillos que ayudan a las organizaciones a crear y ejecutar procedimientos operativos estándar. Un documento preestablecido garantiza que se hayan establecido los detalles, lo que ayuda a los compañeros de trabajo y a las partes interesadas a mantenerse en sintonía en cuanto al formato y la estructura del documento.
La plantilla adecuada puede incluso facilitar la comunicación con los clientes. Por ejemplo, una empresa de software puede utilizar una plantilla para describir sus servicios a los clientes en un paquete estándar. Esto ayuda a que el proyecto parezca más optimizado y profesional, al tiempo que el equipo se beneficia de un mayor control y estandarización.
Las empresas pueden utilizar la plantilla adecuada para ayudar a su equipo de TI a planificar con antelación y mirar hacia el futuro, sabiendo exactamente qué esperar la próxima vez que surja un problema o sea necesario crear una aplicación.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de TI?
Las diferentes plantillas son útiles para diferentes soluciones. Por lo tanto, puede resultar difícil definir exactamente qué es lo que hace que una plantilla de TI sea buena. Dicho esto, las mejores opciones comparten algunas características comunes, como se indica a continuación:
- Facilidad de uso: todos los usuarios del equipo deben poder empezar a utilizar la plantilla con facilidad y confianza, sabiendo exactamente cómo pueden beneficiarse de ella.
- Integración con la gestión de proyectos: lo ideal es que su plantilla se integre directamente con su herramienta de gestión de proyectos de desarrollo web o de desarrollo de aplicaciones, lo que permitirá a los usuarios crear tareas o convertir una idea en un proyecto más amplio.
- Bajo coste (o sin coste): la plantilla que utilice debe ser gratis con la herramienta que elija u ofrecer una demostración que le permita probarla antes de realizar la confirmación.
- Funciones de colaboración: una buena plantilla ayuda a su equipo a realizar la edición del contenido de forma conjunta y a colaborar para ejecutarlo.
Las 10 mejores plantillas de TI gratuitas para gestores tecnológicos y equipos de TI
Es hora de entrar en detalles. Tanto si es una empresa de software que busca optimizar los procesos de su agencia como una organización que busca mejores soluciones de TI, las plantillas de esta guía le ayudarán a alcanzar sus metas tecnológicas más importantes.
1. Plantilla de lista de proyectos de TI de ClickUp
Independientemente del tamaño de su empresa, es probable que su equipo tecnológico tenga mucho trabajo. La plantilla de lista de proyectos de TI de ClickUp ayuda a los jefes de equipo a realizar el seguimiento de los proyectos y adelantarse a los plazos.
Es la opción perfecta para mostrar y gestionar sus carteras de proyectos o ayudar a mejorar su software de gestión de tickets para su servicio de asistencia técnica de TI.
La plantilla en sí consta de tres vistas principales:
- La vista Resumen le ofrece una panorámica clara de sus proyectos. Puede consultar variables como fechas límite, niveles de prioridad, estado y nivel de impacto para tomar decisiones estratégicas rápidas.
- La panorámica del proceso proporciona la misma información, pero la organiza según el estado actual. Úsela para relacionar los proyectos con los equipos y realizar el seguimiento de las tareas pendientes en cada fase.
- La vista Calendario crea un generador de proyectos basado en fechas y una panorámica. Es una herramienta excelente para profundizar en la planificación a largo plazo y las panorámicas de capacidad en un mes determinado.
En conjunto, estas vistas proporcionan a su empresa una panorámica de todos los proyectos para facilitar la gestión y el flujo de trabajo.
2. Plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp
Un enfoque ágil puede ser de gran ayuda a la hora de desarrollar software, sitios web o soluciones SaaS. La plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp le ayuda a ejecutar y optimizar su enfoque.
Hay una razón por la que Agile se ha convertido en el enfoque dominante para el desarrollo de proyectos en la mayoría de las empresas. Sin embargo, su ejecución puede resultar difícil para las organizaciones que se están acostumbrando al concepto. Esta plantilla completa puede ser de gran ayuda, gracias a una amplia gama de funciones y vistas que incluyen:
- Un diagrama de flujo de ceremonias y eventos en pizarra blanca cuyo objetivo es mantener el flujo del software en movimiento.
- Una vista Tablero de los distintos pasos de primavera, incluyendo la planificación, las reuniones diarias, las revisiones y las retrospectivas.
- Un formulario de solicitud de productos que le ayuda a optimizar las soluciones que está creando a través de comentarios externos sobre las funciones.
- Un generador de backlog de productos que le permite realizar el seguimiento de las funciones de diseño que podrían retrasarse.
- Una vista de seguimiento de errores que tiene como objetivo proteger su app de posibles problemas futuros.
- Una lista de pruebas para asegurarse de que su software funciona correctamente.
Lo mejor de todo es que muchas de estas vistas y funciones están predefinidas y listas para su presentación. Esto significa que puede crear presentaciones de PowerPoint y otras presentaciones profesionales en cuestión de minutos para mantener informados a los interesados sobre sus aplicaciones.
3. Plantilla de lista de seguridad informática de ClickUp
La plantilla de lista de seguridad informática de ClickUp tiene como objetivo mantener sus datos seguros mediante el seguimiento y la visualización de sus iniciativas de seguridad, la supervisión del rendimiento del sistema y la ayuda para coordinarse con sus equipos con el fin de proteger la organización en el ámbito tecnológico.
Comienza con estados personalizados que realizan el seguimiento de las amenazas potenciales activas y los esfuerzos para mitigarlas. A partir de ahí, obtienes varios registros visuales sobre incidencias y amenazas que pueden estar en la lista para solucionar en el futuro. Los campos personalizados te permiten añadir atributos para gestionar mejor tus iniciativas.
Pero, una vez más, y al igual que con muchas opciones de plantillas de ClickUp, las vistas y las integraciones son lo que realmente hacen que esta descarga sea indispensable para su equipo de seguridad.
En cuanto a las vistas, puede agrupar tareas e iniciativas por tipo de activo, función de seguridad y otros parámetros. Las integraciones con herramientas de gestión de proyectos y colaboración pueden trasladar sus problemas de seguridad de software de la vista panorámica directamente a un plan de acción para que pueda resolverlos.
4. Plantilla de informe de incidencias de TI de ClickUp
Si su equipo no los gestiona bien, las incidencias tecnológicas pueden afectar a su sitio web, su aplicación o incluso a toda su empresa. La plantilla de informe de incidencias de TI de ClickUp le ayuda a mantener la integridad operativa mientras trabaja en la resolución de incidencias.
Usted y su equipo de TI pueden introducir y realizar el seguimiento de las incidencias a alto nivel, incluyendo:
- El departamento
- El empleado que informó de la incidencia
- El tipo de incidencia, que puede ser personalizado en función de su empresa y sus operaciones.
- Sensibilidad de los datos, que le permite dar prioridad a las incidencias relacionadas con datos confidenciales.
- El posible impacto negativo en el software o el sitio web y en la empresa en su conjunto.
- Recomendaciones para resolver la incidencia.
Esta plantilla incluye tareas estándar que puede personalizar para garantizar que su empresa tome todos los pasos pertinentes para la resolución. La función de control de tiempo le permite supervisar cuánto tiempo se tarda en resolver un problema, lo que puede servir de base para los planes de acción ante incidencias futuras.
5. Plantilla de seguimiento de errores y problemas de ClickUp
La plantilla de seguimiento de errores y problemas de ClickUp ayuda a los equipos de TI a encontrar y resolver errores y otros problemas en su sitio web, software y soluciones de aplicaciones. Las múltiples vistas, los estados personalizados y un flujo de procesos optimizado permiten a los profesionales de TI estandarizar el proceso.
La vista destacada es un esquema en pizarra blanca de cómo su empresa u organismo suele gestionar y resolver las incidencias. La lista maestra de defectos mantiene una visión general de los problemas que están abiertos, bloqueados, asignados y en curso. Puede ampliar cada uno de ellos para obtener una vista detallada de cada incidencia y los pasos necesarios para resolverla.
Y eso es solo el principio. La pantalla «Limitaciones y soluciones alternativas» le ayuda a comprender exactamente qué pueden y qué no pueden soportar sus soluciones. Un formulario integrado de elaboración de informes traslada los nuevos problemas directamente a su flujo de trabajo, mientras que un documento de clasificación preelaborado describe el proceso que se sigue cuando uno de esos nuevos errores entra en el sistema.
6. Plantilla de ClickUp para backlog y Sprints
El backlog es una parte crucial del proceso ágil de desarrollo y diseño, y la plantilla Backlog y Sprints de ClickUp simplifica el proceso. Úsela como herramienta de mapeo de procesos para ahorrar tiempo a su equipo y mantener a todos informados.
Esta plantilla puede ser de gran ayuda para las empresas de software que trabajan continuamente en nuevas versiones. Introduce variables como la fecha límite, la prioridad y la duración estimada, y luego asigna puntos scrum front-end y back-end. Con cada registro, puedes supervisar el progreso, incluso a través de un medidor de confianza que te indica si la tarea va por buen camino para completarse a tiempo.
7. Plantilla de notas de lanzamiento de ClickUp
Con la plantilla de notas de lanzamiento de ClickUp, puede simplificar uno de los mayores quebraderos de cabeza a los que se enfrentan los equipos de desarrollo: informar a todo el mundo exactamente de los cambios que se han producido en la última versión de sus soluciones de aplicaciones o en el diseño de su sitio web.
La plantilla le permite describir las nuevas funciones y las correcciones de errores de la nueva versión. Con esta plantilla, cualquier persona que utilice sus soluciones sabrá qué esperar y podrá consultar fácilmente las notas de la versión cuando lo desee.
Dado que esta plantilla se encuentra en ClickUp Docs, incluye funciones de colaboración en tiempo real. Varios miembros del equipo pueden colaborar para crear el contenido y presentarlo en un formato listo para su presentación a cualquiera que necesite verlo.
8. Plantilla de informe de errores de ClickUp
Como función centralizada para equipos de TI que buscan optimizar su trabajo, pocas plantillas superan a la plantilla de informe de incidencias de ClickUp.
Se trata de un informe sencillo de una página que los miembros de su equipo pueden utilizar para describir los antecedentes básicos y los problemas relacionados con un error que ellos (u otra persona de su organización) hayan encontrado en sus soluciones o sitio web. También incluye un generador de tareas que crea y asigna los siguientes pasos a seguir de forma clara.
Pero esta plantilla ofrece una función más valiosa que la simple identificación de cada error individual que pueda estar oculto en sus soluciones. También puede utilizarla para obtener una visión más holística y basada en el cronograma de todos los problemas que deben resolverse, lo que le ayudará a priorizar mejor las correcciones necesarias para que sus soluciones funcionen sin problemas.
9. Plantilla de casos de prueba de ClickUp
Ninguna versión de software está completa sin pruebas exhaustivas que garanticen su estabilidad, seguridad y éxito. Tanto si es una agencia que trabaja para clientes como si presta servicios de TI internos, la plantilla de casos de prueba de ClickUp le ayuda a mejorar y optimizar esas pruebas.
Considere la plantilla como un generador de casos de prueba que estandariza todo el proceso. Además de esbozar información básica, como la versión y la fecha del software, puede introducir los parámetros básicos de la prueba (por ejemplo, intentar iniciar sesión en la aplicación de marketing recién creada) y sus resultados.
Incluso puede ir más allá de ese proceso. La sección «Detalles de los resultados» del generador de casos le permite añadir todos los matices de su prueba, incluidos los resultados esperados, los resultados reales y un seguimiento de aprobados/suspendidos. Esto permite a todos los miembros del equipo ver exactamente lo que deben hacer para mejorar el producto.
10. Plantilla de registro de cambios de software de ClickUp
La plantilla de registro de cambios de software de ClickUp le permite informar a su equipo exactamente qué ha cambiado con cada lanzamiento y actualización, lo que permite a los miembros de su personal de TI profundizar en los matices de esas actualizaciones en el momento en que un experimento o lanzamiento sale mal.
Se trata de una tabla sencilla que incluye secciones como número de cambio, tipo de cambio, descripción, estado, prioridad y propietario. Pero lo que hace que esta plantilla sea realmente única es su capacidad para integrarse con la infraestructura más amplia de ClickUp.
De repente, su tabla estática puede volverse dinámica gracias a las dependencias. Las tareas también pueden salir directamente del registro de cambios. Sigue siendo una panorámica básica, pero añade funciones adicionales para mejorar la facilidad de uso y la interactividad para todo el equipo.
Potencia tus operaciones y desarrollo con las plantillas de tecnología de la información de ClickUp.
No podemos exagerar la diferencia que una plantilla adecuada puede suponer para sus servicios y procedimientos tecnológicos. Si puede dejar de empezar desde cero cada vez y, en su lugar, centrarse únicamente en los datos y el contenido de una plantilla preestablecida, ya habrá ganado.
Y eso sin mencionar la diferencia que puede suponer el software de gestión de TI adecuado, especialmente cuando ese software incluye un generador de plantillas y una amplia biblioteca.
Entre las muchas soluciones disponibles, ClickUp destaca por sus funciones de gestión de proyectos, sus capacidades de colaboración o el diseño intuitivo de su interfaz de usuario. O tal vez sea por la versión gratuita a la que puede suscribirse para probar nuestra app y nuestras plantillas sin ningún compromiso.
Sea cual sea su caso, es hora de probar ClickUp en su organización y optimizar sus esfuerzos tecnológicos. ¿Listo para empezar? ¡Cree hoy mismo su cuenta gratuita en nuestro sitio web!