Als Ihr Team noch aus fünf Personen bestand, konnten Sie Projekte mit purer Willenskraft und minimalem Aufwand verwalten. Bei zwanzig Mitarbeitern führt derselbe Ansatz zu Engpässen. Sie verlieren Stunden für die Koordination – manuelles Neuzuweisen von Aufgaben, Aktualisieren von Status und Synchronisierung für noch ein weiteres Meeting.
Dies ist ein Skalierbarkeitsproblem, das als Unannehmlichkeit verpackt ist. Ihr Arbeitsbereich muss nun mehr als nur Informationen speichern, er muss sie auch verschieben. Wir haben 12 einzigartige Vorteile der ClickUp-Automatisierung für wachsende Unternehmen identifiziert, mit denen Sie Ihre statische Liste von Aufgaben in ein selbstständig arbeitendes Ökosystem verwandeln können.
Lesen Sie weiter, um das Wachstum Ihres Geschäfts auf Autopilot zu schalten!
Was ist ClickUp Automatisierung?
ClickUp Automatisierungen sind in ClickUp integrierte Features, die Aktionen automatisch auslösen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Sie funktionieren nach einer einfachen Logik: Wenn ein bestimmter Auslöser eintritt (z. B. wenn ein Client ein ClickUp-Formular einreicht), wird eine bestimmte Aktion ausgeführt (z. B. das Anwenden einer Projektvorlage und das Festlegen eines Fälligkeitsdatums). Es wurde für Teams entwickelt, die keine Zeit mehr mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben verschwenden möchten, ohne mehrere verschiedene Tools miteinander verbinden zu müssen.
Warum wachsende Unternehmen Workflow-Automatisierung benötigen
Wachstum ist ein Paradoxon: Sie haben mehr Talente auf Ihrer Gehaltsliste, aber dennoch scheint sich alles langsamer zu bewegen. Das liegt daran, dass der Koordinationsaufwand exponentiell statt linear wächst. Mehr Mitarbeiter bedeuten mehr Projektübergaben, mehr Status-Check-ins und mehr Möglichkeiten, dass Dinge nicht funktionieren.
Die Automatisierung von Workflows beseitigt den menschlichen Engpass aus diesen vorhersehbaren, wiederholbaren Prozessen. So kann sich Ihr Team auf Aufgaben konzentrieren, die kreative Problemlösungen und strategisches Denken erfordern. Mit anderen Worten: Während ein Mangel an Automatisierungsinfrastruktur den Aufwand erhöht, macht deren Vorhandensein manuelle Workflows überschaubar und nachhaltig.
🤝 Fallstudie: Wie Red Sky 42 % seiner HR-Prozesse mit ClickUp Automatisierungen automatisiert hat
Vor ClickUp war das Team von Red Sky mit manueller Koordination überlastet. Die Rekrutierungs- und Einarbeitungsprozesse waren über E-Mails und physische Notizen verstreut, was zu ständigen Meetings führte, nur um herauszufinden, wo der Stand der Dinge war.
Die Implementierung von ClickUp Automatisierungen und Formularen hat ihre internen Abläufe verändert:
- Rekrutierungsgeschwindigkeit: Der Einstellungsprozess wurde um das Dreifache beschleunigt, von einem 21-tägigen Zyklus auf nur 7 Tage.
- Reduzierung von Meetings: Die Gesamtzeit für Meetings wurde um 80 % reduziert, da die Status-Informationen für Aufgaben und Übergaben automatisch von der Plattform verwaltet wurden.
- Prozesseffizienz: 42 % der HR-Workflows wurden erfolgreich automatisiert, sodass sich das Team nun auf die Talentstrategie statt auf die Dateneingabe konzentrieren kann.
📌 Das Wichtigste auf einen Blick: Red Sky konzentrierte sich auf den Aufbau einer Infrastruktur für die Automatisierung, die es dem Unternehmen ermöglichte, seine Kultur zu skalieren, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen.
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12 Vorteile der ClickUp-Automatisierung für wachsende Teams
Hier erfahren Sie, wie Sie durch die Automatisierung von Routineaufgaben mit ClickUp den Koordinationsaufwand reduzieren und die Konzentration Ihres Teams zurückgewinnen können.
Vorteil Nr. 1: Alle Arbeiten an einem Ort, ohne dass sich zu viele tools ansammeln
Automatisierungen sind nur so zuverlässig wie die Daten, auf die sie zugreifen können. Wenn Ihre Arbeit auf Hunderte von Apps verteilt ist, sind Ihre automatisierten Workflows auf umständliche Middleware von Drittanbietern angewiesen. Diese Tool-Vielfalt führt zu einer instabilen Automatisierung, bei der eine einzige Aktualisierung in einem Tool eine Sequenz in einem anderen Tool unterbricht, sodass Sie mehr Wartungsarbeit haben, als Sie tatsächlich Zeit gespart haben.
🌟 Echte Ergebnisse: Anstatt sich vorzustellen, wie das funktioniert, schauen Sie sich Seequent an. Vor der Konsolidierung der Apps hatte das Marketingteam mit unzusammenhängenden Tools zu kämpfen, die eine Sichtbarkeit des Projekts nahezu unmöglich machten. Nachdem alles in ein einziges ClickUp-Ökosystem verlagert und die Aufgaben organisiert worden waren, verdoppelte sich die Produktivität.
📮 ClickUp Insight: Jeder vierte Mitarbeiter nutzt vier oder mehr Tools, nur um sich einen Überblick über die Arbeit zu verschaffen. Wichtige Details können in einer E-Mail versteckt, in einem Slack-Thread erweitert und in einem separaten Tool dokumentiert sein, sodass Teams Zeit mit der Suche nach Informationen verschwenden, anstatt ihre Arbeit zu erledigen.
ClickUp vereint Ihren gesamten Workflow auf einer einzigen Plattform. Mit Features wie ClickUp E-Mail Projektmanagement, ClickUp Chat, ClickUp Docs und ClickUp Brain bleibt alles miteinander verbunden, synchronisiert und sofort zugänglich. Verabschieden Sie sich von „Arbeit um der Arbeit willen” und gewinnen Sie Ihre produktive Zeit zurück.
💫 Echte Ergebnisse: Teams können mit ClickUp jede Woche mehr als 5 Stunden Zeit einsparen – das sind über 250 Stunden pro Jahr und Mitarbeiter –, indem sie veraltete Wissensmanagementprozesse eliminieren. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal alles erreichen könnte!
Vorteil Nr. 2: KI-gestützte Automatisierung mit ClickUp Brain und Super Agents
Herkömmliche Automatisierung ist starr und erfordert, dass Sie jedes mögliche Szenario in Ihrem Workflow vorhersehen. Wenn die Anfrage eines Clients nicht genau Ihrer „Wenn-Dann“-Regel entspricht, wird der Prozess angehalten.
ClickUp Brain beseitigt diese Reibungsverluste, indem es Ihren Workflows eine Ebene der Argumentation hinzufügt. Anstatt eine Aufgabe einfach von Punkt A nach Punkt B zu verschieben, interpretiert die KI deren Inhalt, um zu bestimmen, was als Nächstes geschehen soll. Es unterstützt Features wie „AI Assign” und „AI Prioritize”, bei denen die KI Aufgaben automatisch in der richtigen Reihenfolge sortiert und an das zuständige Mitglied des Teams weiterleitet, basierend auf Ihren Vorgaben und ihrer Einschätzung der Eignung.
🎥 Sehen Sie sich das Video an:
Kontextbezogene KI, die Ihre Arbeit versteht
Das Problem bei den meisten KI-Tools ist, dass sie isoliert arbeiten und völlig losgelöst von den tatsächlichen Projekten und Zielen Ihres Teams sind. Das führt zu allgemeinen, wenig hilfreichen Vorschlägen. Da ClickUp Brain Ihr gesamter Arbeitsbereich semantisch versteht, benötigt es keine Einweisung.
📌 Beispiel: ClickUp Brain weiß beispielsweise bereits, welches „Projekt Phoenix” Sie meinen, da es Ihre ClickUp-Aufgaben, ClickUp-Dokumente und sogar Ihren ClickUp-Chat-Verlauf indexiert hat.
Aus diesem Grund können Sie ClickUp Brain und Automatisierungen für folgende Zwecke nutzen:
- Generieren Sie arbeitsplatzbezogene Antworten: Fragen Sie ClickUp AI nach dem Status einer bestimmten Initiative und erhalten Sie eine zitierte Antwort, die direkt aus den Echtzeit-Projektdaten stammt.
- Überbrücken Sie die funktionsübergreifende Kontextlücke: Nutzen Sie KI, um einen technischen Sprint für einen Marketing-Stakeholder zusammenzufassen, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben, ohne dass manuelle Meetings erforderlich sind.
- Manuelle Dateneingabe vermeiden: Verwenden Sie KI, um benutzerdefinierte Felder automatisch auszufüllen oder eingehende Anfragen basierend auf der Stimmung eines Kommentars zu einer Aufgabe zu kategorisieren.
KI-Agenten, die Aufgaben rund um die Uhr vorantreiben
👀 Wussten Sie schon? In einem wachsenden Geschäft hört die Arbeit nicht um 17 Uhr auf, insbesondere da mittlerweile 30 % der Meetings mehrere Zeitzonen umfassen. In diesem Fall kann das Warten auf eine manuelle Übergabe oder Genehmigung zu erheblichen Verzögerungen führen. Durch die Implementierung adaptiver Automatisierungen können Projekte auch dann voranschreiten, wenn wichtige Teammitglieder offline sind oder sich auf intensive Arbeit konzentrieren.
Herkömmliche Automatisierung ist hilfreich, basiert jedoch nach wie vor auf vordefinierten Auslösern. ClickUp geht mit KI-Super-Agenten noch einen Schritt weiter.
Super Agents sind KI-gestützte Teamkollegen, die direkt in Ihrer ClickUp-Workspace leben und sich Ihrer Aufgaben, Dokumente, Unterhaltungen und Workflows voll bewusst sind. Anstatt auf Anweisungen zu warten, können sie die Arbeit in Echtzeit verfolgen, Maßnahmen ergreifen und Projekte autonom vorantreiben.
📌 Ein Super Agent kann beispielsweise:
- Überwachen Sie den Fortschritt von Aufgaben innerhalb eines Projekts und erinnern Sie die Eigentümer automatisch, bevor Fristen verstreichen.
- Aktualisieren Sie den Status von Aufgaben und erstellen Sie Echtzeit-Zusammenfassungen des Fortschritts.
- Markieren Sie Risiken oder Hindernisse frühzeitig, damit Manager schneller eingreifen können.
- Koordinieren Sie die nächsten Schritte teamübergreifend, indem Sie Folgeaufgaben zuweisen oder Updates freigeben.
Da diese Agenten auf das Wissen Ihres Workspaces zurückgreifen und ihr Gedächtnis ständig aktualisieren, können sie mehrstufige Workflows teamübergreifend ausführen, ohne dass eine ständige menschliche Überwachung erforderlich ist.
Das Ergebnis? Ihre Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, Updates zu verfolgen, und haben mehr Zeit für kreative, strategische Entscheidungen, die das Geschäft tatsächlich voranbringen.
🤝 Fallstudie: ClickUp X Bell Direct
Das Betriebsteam von Bell Direct verbrachte zu viel Zeit mit „Arbeit um der Arbeit willen”. Bei täglich über 800 Clients-E-Mails musste jede Nachricht manuell gelesen, kategorisiert, priorisiert und weitergeleitet werden – was die Teams ausbremste und die Servicequalität unter Druck setzte.
Anstatt eine weitere Punktlösung hinzuzufügen, hat Bell Direct seine Abläufe in ClickUp zentralisiert und einen KI-Super Agent namens Delegator eingesetzt. Der Agent agiert wie ein autonomer Teamkollege, liest jede eingehende E-Mail, klassifiziert Dringlichkeit und Kontext und leitet die Arbeit in Echtzeit an die richtige Person weiter – ohne menschliches Zutun.
Das Ergebnis: Eine Steigerung der betrieblichen Effizienz um 20 %, die Freisetzung von Kapazitäten im Umfang von zwei Vollzeitmitarbeitern und ein schnellerer, konsistenterer Kundenservice in großem Maßstab.
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🎥 Bonus: Um praktische Beispiele dafür zu sehen, wie KI-gestützte Automatisierung Ihr Aufgabenmanagement verändern kann, sehen Sie sich diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung von KI zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und zur Optimierung Ihrer Workflows an.
Vorteil Nr. 3: Benutzerdefinierte Workflows, die automatisch ablaufen
Jedes Team hat seine eigene Art, Dinge zu erledigen. Das größte Problem bei Standard-Automatisierungslösungen ist jedoch, dass sie davon ausgehen, dass Ihr Geschäft wie alle anderen funktioniert. Dies kann zu umständlichen Workarounds und frustrierten Teams führen und den Zweck der Automatisierung völlig zunichte machen.
Der ClickUp Automation Builder ist eine No-Code-Lösung, die sich an Sie anpasst und nicht umgekehrt. Damit können Sie spezifische Auslöser-Aktions-Sequenzen erstellen, die die individuellen SOPs Ihres Teams widerspiegeln.
💡 Profi-Tipp: Sie können zwar jederzeit eine Automatisierung erstellen, aber Sie können auch mit einem der über 100 vorgefertigten Workflow-Rezepte beginnen, um sich mit ClickUp Automations vertraut zu machen. So oder so unterstützt es Ihr Ziel, den menschlichen Engpass aus wiederholbaren Prozessen zu beseitigen.
Vorteil Nr. 4: Mehrere Ansichten, die automatisch aktualisiert werden
Ihr Team besteht aus unterschiedlichen Personen mit unterschiedlichen Denkweisen. Dies hat unterschiedliche Ergebnisse bei den Arbeitsweisen zur Folge.
📌 Beispielsweise bevorzugen Ihre Projektleiter möglicherweise eine einfache ClickUp-Listenansicht, um einen Überblick über alle zu erbringenden Leistungen zu erhalten, während Ihre Designer oder Ingenieure eher eine visuelle ClickUp-Kanban-Tafel wünschen, um Rückstände und abgeschlossene Arbeiten zu verfolgen. Wenn Sie alle dazu zwingen, mit einer einzigen, starren Ansicht zu arbeiten, wird es für sie schwieriger, ihr Bestes zu geben.
Mit ClickUp kann jedes Teammitglied in seiner bevorzugten ClickUp-Ansicht arbeiten, während die Daten konsistent bleiben.
Das Beste daran ist, dass diese Ansichten alle auf denselben zugrunde liegenden Daten basieren.
📌 Stellen Sie sich zum Beispiel ein Produktteam vor, das ein neues Feature auf den Markt bringt. Ein Entwickler beendet seine Arbeit und hakt „Backend-API fertiggestellt” in seiner Listenansicht ab.
Diese Aktion hat als Auslöser eine ClickUp-Automatisierung, die den Status der Aufgabe automatisch auf „Bereit für die Qualitätssicherung“ aktualisiert.
Da jede ClickUp-Ansicht auf denselben zugrunde liegenden Aufgabendaten basiert, wird die Änderung sofort im gesamten Workspace angezeigt. In der Board-Ansicht des QA-Teams wird die Aufgabe automatisch in die Spalte „Bereit zum Testen” verschoben. Gleichzeitig wird das Produktmanagement-Dashboard aktualisiert und zeigt an, dass ein weiteres Feature in die Testphase übergegangen ist.
Niemand muss mehrere Ansichten manuell aktualisieren oder das nächste Team benachrichtigen. Die Automatisierung stellt sicher, dass die richtigen Personen die Aktualisierung in der von ihnen verwendeten Ansicht sehen.
Vorteil Nr. 5: Integrierte Zusammenarbeit, die mit ClickUp-Aufgaben verbunden bleibt und eine Verbindung zu ClickUp-Aufgaben aufrechterhält
Wenn Unterhaltungen über die Arbeit in verstreuten E-Mail-Ketten oder endlosen Slack-Threads stattfinden, verlieren sie den Bezug zur Arbeit selbst und führen zu einer Zersplitterung der Arbeit. Dies führt zu einem enormen Zeitverlust (bis zu 61 % Ihrer Zeit!), wenn Sie versuchen, eine bestimmte Entscheidung oder ein bestimmtes Feedback zu finden.
ClickUp behebt dieses Problem, indem es die Kommunikation zu einem nativen ClickUp-Feature macht und nicht zu einer separaten App. Durch Thread-Kommentare und ClickUp Chat wird jede Diskussion physisch mit der Arbeit verknüpft, auf die sie sich bezieht.
Diese verknüpfte Kommunikation stellt außerdem sicher, dass ein Teamkollege oder Super Agent die Nachricht sieht, wenn Sie ihn mit @mention erwähnen. Darüber hinaus verspricht sie sofortige vollständige Sichtbarkeit hinsichtlich des gesamten Verlaufs, der Anhänge und des Status der Aufgabe.
Da die Plattform die Diskussion zu einer Aufgabe liest, können Sie spezifische Automatisierungsregeln festlegen, mit denen Ihre Worte den Workflow steuern. Sie können beispielsweise eine Automatisierung einrichten, die nach bestimmten Schlüsselwörtern wie rechtliche Prüfung oder bereit für den Client sucht. Sie können auch Automatisierungen einrichten, um Aufgaben in die persönliche Liste eines Mitarbeiters zu verschieben, wenn dieser Mitarbeiter hinzugefügt wird.
Auf diese Weise kann ClickUp sofort die erforderlichen Stakeholder einbeziehen, die Aufgabe einem Manager neu zuweisen und sogar eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung an den Client senden.
Vorteil Nr. 6: Intelligentere Zeiterfassung und Workload-Planung mit ClickUp
Wenn Ihr Geschäft wächst, wird es fast unmöglich zu erraten, wofür Ihr Team tatsächlich seine Zeit aufwendet. Ohne genaue Daten werden Projektprognosen unzuverlässig, und Sie riskieren eine Überbelegung der Ressourcen, was zu Burnout im Team und verpassten Terminen führt.
Verschaffen Sie sich mit ClickUp Zeiterfassung und ClickUp Zeitschätzungen einen Überblick über die Kapazitäten Ihres Teams. Sie können die Zeit direkt für einzelne Aufgaben erfassen und sogar Automatisierungen als Auslöser basierend auf der protokollierten Zeit auslösen.
📌 Sie können beispielsweise eine Regel einrichten, die einen Manager automatisch benachrichtigt, wenn die tatsächlich für eine Aufgabe durchgeführte Zeiterfassung sich der Zeitschätzung nähert, sodass er eingreifen kann, bevor das Projekt aus dem Ruder läuft. Die zeitbezogenen Daten werden nahtlos in die Workload-Ansicht übernommen und verwandeln Ihre Kapazitätsplanung von einer Schätzung in eine datengestützte Strategie.
Vorteil Nr. 7: Skalierbare Sicherheit auf Unternehmensebene
Die Skalierung eines Geschäfts birgt das Risiko von Automatisierungsfehlern – beispielsweise wenn ein neuer Mitarbeiter versehentlich einen Massendatenexport oder eine nicht genehmigte Finanzsynchronisierung als Auslöser auslöst. Dies kann zu Sicherheitsfragebögen für Clients, Branchen-Compliance-Anforderungen und ernsthaften Bedenken hinsichtlich der Datenverwaltung führen.
ClickUp verhindert diese Fehler, indem es detaillierte Berechtigungen direkt in Ihre Automatisierungs-Engine erweitert, und zwar über:
- ClickUp Single Sign-On (SSO) : Integrieren Sie Anbieter wie Google, Microsoft und Okta, um den Zugriff der Benutzer zu optimieren.
- ClickUp zweistufige Authentifizierung (2FA) : Fügen Sie Benutzerkonten über SMS oder eine Authentifizierungs-App eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu.
- Rollenbasierter Zugriff: Kontrollieren Sie genau, wer innerhalb Ihres Workspaces was sehen und zu erledigen hat.
Sie können sensible Automatisierungen so konfigurieren, dass sie nur dann ausgeführt werden, wenn sie von bestimmten Rollen, wie z. B. Administratoren oder Managern, als Auslöser verwendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Aktionen, wie das Versenden einer Rechnung oder die Änderung einer kundenbezogenen Frist, einer autorisierten menschlichen Überwachung unterliegen.
Durch die Integration von Single Sign-On (SSO) und 2FA (zweistufige Authentifizierung) stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf diese automatisierten Abläufe von einem einzigen, sicheren Zugangspunkt aus verwaltet wird.
Vorteil Nr. 8: Nahtlose ClickUp-Integrationen für Ihre vorhandenen tools
Kein einzelnes Tool kann alles erledigen, und Ihr Team ist wahrscheinlich auf eine Reihe spezialisierter Apps für Bereiche wie CRM, E-Mail und Dateispeicher angewiesen.
🧠 Wissenswertes: Mitarbeiter umschalten täglich 1.200 Mal zwischen verschiedenen Apps – das entspricht fast 4 Stunden pro Woche, die sie damit verbringen, sich neu zu konzentrieren, oder 9 % ihrer jährlichen Arbeitszeit.
Das Problem ist, dass die Kommunikation zwischen diesen Tools oft teure und unzuverlässige Konnektoren von Drittanbietern erfordert. Dies führt zu isolierten Datenblöcken und zwingt Ihr Team dazu, Daten manuell zwischen den Plattformen zu kopieren.
Um dieses Problem zu lösen, verbinden Sie Ihre vorhandenen Tools nahtlos mit ClickUp Integrations. Auf diese Weise können Sie plattformübergreifende Automatisierungen erstellen, die in verschiedenen Apps für Sie arbeiten. Das bedeutet, dass ein Auslöser in einem Tool eine Sequenz in ClickUp starten kann oder umgekehrt, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.
ClickUp-Integrationen können Ihnen dabei helfen:
- Synchronisierung der Entwicklung mit dem Projektmanagement: Verbinden Sie GitHub oder Gitlab, sodass beim Öffnen eines Pull Requests eine ClickUp Aufgabe automatisch in den Status „In Überprüfung” versetzt wird und der zuständige QA-Leiter in Slack benachrichtigt wird.
- Verkauf und Ausführung verbinden: Verwenden Sie die HubSpot-Integration, um automatisch einen Ordner „Client-Onboarding” aus einer Vorlage zu erstellen, wenn ein Geschäft in Ihrem CRM als „geschlossen” markiert wird.
- Zentralisieren Sie die Erfassung und den Support: Verwenden Sie Webhook-Auslöser, um Zendesk-Tickets oder Google-Formular-Übermittlungen in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln und so das Kundenfeedback im Blick zu behalten.
💡Profi-Tipp: Für hochspezifische plattformübergreifende Automatisierung verwenden Sie die ClickUp Public API. Damit kann Ihr technisches Team eine bidirektionale Synchronisierung mit proprietärer Software einrichten, z. B. die Verbindung Ihres internen Buchhaltungstools mit ClickUp, um die Nachverfolgung von Rechnungen und die Ressourcenbudgetierung zu automatisieren.
📌Lesen Sie, was Sie mit der API von ClickUp tun können, wenn Sie bereit sind, über vorgefertigte Rezepte hinauszugehen und eine benutzerdefinierte Engine für Ihr Geschäft erstellen möchten. Sie lernen alles von der Authentifizierung Ihrer Anfragen bis zur Einrichtung einer bidirektionalen Synchronisierung zwischen ClickUp und Ihrer wichtigsten externen Software.
Vorteil Nr. 9: Automatisierung wiederholender Aufgaben, die Stunden spart
Denken Sie an all die sich wiederholenden Aufgaben, die Ihr Team jede Woche erledigt: wöchentliche Berichte versenden, Tagesordnungen für Meetings vorbereiten oder Clients nachfassen. Bei vielen Tools muss jemand dieselbe Aufgabe wiederholt manuell neu erstellen. Das ist ein ermüdender Prozess, der die Produktivität erheblich beeinträchtigt.
Befreien Sie sich mit dem Feature „Wiederholende Aufgaben” von ClickUp von dieser administrativen Routinearbeit.
Anstatt jedes Elements neu zu erstellen, können Sie es so einstellen, dass es nach einem bestimmten Zeitplan wiederholt wird – täglich, wöchentlich, monatlich oder sogar in einem benutzerdefinierten Rhythmus. Wenn Sie eine Aufgabe als wiederkehrend festlegen, können Sie sie so konfigurieren, dass alle ihre Eigenschaften, einschließlich der zugewiesenen Mitarbeiter, Aufgaben-Checklisten und Fälligkeitsdaten, automatisch übernommen werden, sodass Sie sich das manuelle Setup sparen.
📮 ClickUp Insight: 21 % der Befragten geben an, dass sie mehr als 80 % ihres Arbeitstages mit sich wiederholenden Aufgaben verbringen. Weitere 20 % sagen, dass sich wiederholende Aufgaben mindestens 40 % ihres Tages in Anspruch nehmen.
Das ist fast die Hälfte der Arbeitswoche (41 %), die für Aufgaben aufgewendet wird, die weder strategisches Denken noch Kreativität erfordern (wie z. B. Folge-E-Mails 👀).
ClickUp AI Agents helfen Ihnen dabei, diese Routinearbeiten zu eliminieren. Denken Sie an die Erstellung von Aufgaben, Erinnerungen, Aktualisierungen, Besprechungsnotizen, das Verfassen von E-Mails und sogar die Erstellung von End-to-End-Workflows! All das (und noch mehr) kann mit ClickUp, Ihrer Allround-App für die Arbeit, im Handumdrehen automatisiert werden.
💫 Echte Ergebnisse: Lulu Press spart mit ClickUp Automatisierungen 1 Stunde pro Tag und Mitarbeiter ein – was zu einer Steigerung der Effizienz bei der Arbeit um 12 % führt.
Vorteil Nr. 10: Gebrauchsfertige Vorlagen für ein schnelleres Setup
Als wachsendes Geschäft haben Sie keine Zeit, jeden einzelnen Workflow von Grund auf neu aufzubauen. Das Rad für gängige Prozesse wie Client-Onboarding oder Bug-Nachverfolgung neu zu erfinden, ist eine enorme Verschwendung von Zeit und Energie. Außerdem führt es zu einer inkonsistenten Ausführung innerhalb Ihres Teams.
Mit dem ClickUp Vorlagen-Center können Sie das manuelle Setup überspringen und Projekte anhand bewährter Blaupausen starten. Dabei handelt es sich um vollständig realisierte Workspaces, die von Prozessexperten erstellt wurden. Wenn Sie eine Vorlage für einen Anwendungsfall laden, übernehmen Sie ein gesamtes Ökosystem, das für dieses spezifische Ziel entwickelt wurde.
Diese Vorlagen enthalten auch Automatisierungsrezepte. Anstatt die Logik selbst herauszufinden, enthält die Vorlage vorkonfigurierte Wenn-Dann-Regeln. Sobald Sie die Vorlage anwenden, werden Ihre Statusänderungen, Aufgabenverteilungen und Benachrichtigungen an die Beteiligten live geschaltet.
Dies ist eine clevere Methode, um sicherzustellen, dass Ihr Team einen standardisierten Prozess befolgt, ohne dass Sie diesen erst in einem langen Zeitraum mühsam selbst entwickeln müssen.
Vorteil Nr. 11: Skalierbarkeit für Teams jeder Größe
Projektmanagement-Tools funktionieren gut, wenn Ihr Team klein ist, aber sie versagen, sobald Sie weitere Managementebenen oder funktionsübergreifende Abteilungen hinzufügen. Diese Veränderung bemerken Sie in der Regel, wenn die Leistung nachlässt oder die Kosten so stark steigen, dass die Einstellung der nächsten 10 Mitarbeiter wie eine Strafe erscheint.
ClickUp wurde entwickelt, um diesen Übergang ohne Leistungseinbußen zu bewältigen. Die Plattform verwendet eine hierarchische Struktur – Spaces, Ordner und Listen –, mit der Sie je nach Bedarf organisatorische Tiefe hinzufügen können. Das bedeutet, dass Ihre Strategie für Automatisierung parallel zu Ihrer Mitarbeiterzahl ausgebaut werden kann.
Sie werden nicht zu einem Einheitssetup gezwungen, sondern können einfache Regeln für ein einzelnes Projekt erstellen und nach und nach komplexe, funktionsübergreifende Aktionsabläufe hinzufügen. Das Ergebnis ist, dass Ihre Abläufe immer ausgefeilter werden.
Vorteil Nr. 12: Mobiler Zugriff, damit die Arbeit weitergeht
Die Arbeit kann manchmal über Ihren Schreibtisch hinausgehen. Dringende Genehmigungen und wichtige Updates haben oft keine Zeit, die Uhr zu durchlaufen, bevor sie auf Ihrem Bildschirm erscheinen. Wenn Ihr System der Automatisierung also an Ihren Laptop gebunden ist, werden Sie zu einem Blockierer, sodass das gesamte Team darauf warten muss, dass Sie wieder online sind.
Deshalb helfen wir Ihnen mit der ClickUp Mobile App dabei, Ihre Arbeit von überall aus zu erledigen. Sie erhalten vollständigen Zugriff auf Ihre Aufgaben, Dokumente und Benachrichtigungen, falls Sie unterwegs auf zeitkritische Workflows reagieren müssen. Die App löst außerdem Push-Benachrichtigungen durch automatisierte Trigger aus, genehmigt Anfragen mit einem Fingertipp und hält Sie über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden, ohne dass Sie Ihren Computer öffnen müssen. Dank vollständiger geräteübergreifender Synchronisierung ist Ihr Workspace immer auf dem neuesten Stand.
Das Fazit? Wachstum muss nicht immer mit Anlaufschwierigkeiten einhergehen. Mit ClickUp Automatisierungen können Sie die operative Grundlage schaffen, die Ihrem Team hilft, effizient zu skalieren.
Wie wachsende Teams ClickUp-Automatisierung nutzen
Hier erfahren Sie, wie verschiedene Abteilungen in einem wachsenden Geschäft diese Vorteile der Automatisierung nutzen können, um reale Probleme zu lösen.
Marketingteams automatisieren Kampagnen-Workflows
Ein Marketingteam kann ein ClickUp-Formular für neue Kampagnenanfragen erstellen. Wenn das Formular abgeschickt wird, erstellt eine Automatisierung sofort eine neue Aufgabe in der Kampagnen-Aufnahmeliste.
Anschließend wird eine umfassende Vorlage angewendet, die alle für einen Launch erforderlichen Unteraufgaben und ClickUp-Checklisten enthält. Gleichzeitig identifiziert die Automatisierung auch den Anfragetyp, um den richtigen Kampagnenmanager zuzuweisen.
Gleichzeitig erhält Ihr Kreativteam in seinem speziellen ClickUp-Chat-Kanal eine Benachrichtigung, dass der Auftrag zur Überprüfung bereitsteht. Durch die Automatisierung dieser Eingangs- und Zuweisungsschritte entfällt der manuelle Triage-Prozess und es geht keine Anfrage in einem Posteingang verloren.
🎥 So nutzen Marketing-Teams ClickUp-Automatisierungen in der Praxis:
Die Marketingagentur Brand Right Marketing Agency schwört auf ClickUp Automatisierungen und Vorlagen für ihren Workflow:
Wenn unsere Autorin mit dem Schreiben fertig ist, weist sie der Aufgabe eine bestimmte Option zu, die sie automatisch an die nächste Person weiterleitet, die für die Überprüfung zuständig ist. Diese Person erhält dann automatisch eine E-Mail mit dem Hinweis, dass dieser Inhalt zur Überprüfung bereitsteht, sowie einen Link zu der Website, für die wir ihn schreiben, und einen Link zu den ClickUp-Aufgaben. So können wir ganz einfach den Überblick behalten. Ich habe gerade damit begonnen, die Automatisierung zu nutzen, die ich für den Vertrieb eingerichtet habe, um uns zu helfen, wenn wir mit jemandem in Kontakt treten, der daran interessiert ist, mit uns an einer Website oder einem Branding-Paket zu arbeiten. Wir haben es so eingerichtet, dass sie acht Follow-ups erhalten, die automatisch zu den verschiedenen festgelegten Terminen an sie versendet werden – das ist eine neue Automatisierung, und ich bin gespannt, wie sie sich für uns auswirkt. 😊🙏
Wenn unsere Autorin mit dem Schreiben fertig ist, weist sie der Aufgabe eine bestimmte Option zu, die sie automatisch an die nächste Person weiterleitet, die für die Überprüfung zuständig ist. Diese Person erhält dann automatisch eine E-Mail mit dem Hinweis, dass dieser Inhalt zur Überprüfung bereitsteht, sowie einen Link zu der Website, für die wir ihn schreiben, und einen Link zu den ClickUp-Aufgaben. So können wir ganz einfach den Überblick behalten. Ich habe gerade damit begonnen, die Automatisierung zu nutzen, die ich für den Vertrieb eingerichtet habe, um uns zu helfen, wenn wir mit jemandem in Kontakt treten, der daran interessiert ist, mit uns an einer Website oder einem Branding-Paket zu arbeiten. Wir haben es so eingerichtet, dass sie acht Follow-ups erhalten, die automatisch zu den verschiedenen festgelegten Terminen an sie versendet werden – das ist eine neue Automatisierung, und ich bin gespannt, wie sie sich für uns auswirkt. 😊🙏
Produktteams optimieren das Sprint-Management
Für ein Produktteam, das einen agilen Workflow verwendet, kann eine Automatisierung auf seinem Sprint-Board eingerichtet werden. Wenn ein Entwickler eine Aufgabe in die Spalten „Bereit für QA” zieht, wird die Aufgabe automatisch dem leitenden QA-Tester zugewiesen und ein Kommentar hinzugefügt, der ihn zur Überprüfung markiert.
Diese einfache Übergabe-Automatisierung sorgt dafür, dass Sprint-Zeremonien sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren und nicht nur auf mündliche Status-Updates. Die gleiche Aktion aktualisiert gleichzeitig auch das ClickUp Kanban Board, das ClickUp Sprint Backlog und die Zeitleiste.
🎥 Hier finden Sie einige Ideen für die Automatisierung für Engineering- und Produktteams:
Operations-Teams, die ohne Personalaufstockung skalieren
Mit Automatisierung können Sie den gesamten Onboarding-Prozess für Lieferanten für Ihr Betriebsteam optimieren. Wenn ein Lieferant ein ClickUp-Formular einreicht, löst das System sofort eine Vorlage aus und füllt eine standardisierte Checkliste mit Anforderungen aus.
Anstatt dass ein Betriebsleiter Aufgaben manuell delegiert, identifiziert die Automatisierung die Compliance-Phase und weist dem Rechtsteam ClickUp-Unteraufgaben zur Überprüfung zu. Es plant sogar eine siebentägige Erinnerung, um den Prozess am Laufen zu halten.
Sobald das letzte Element abgehakt ist, verschiebt die Automatisierung die Aufgabe in eine archivierte Liste, um Ihren Workspace übersichtlich zu halten. Mit diesem automatisierten Workflow können Sie eine wachsende Anzahl von Lieferanten verwalten, ohne zusätzliche Mitarbeiter für die Übergabe einstellen zu müssen.
🌟 Echte Ergebnisse: Das schnell wachsende Softwareunternehmen Pigment hat mit ClickUp seine Onboarding-Effizienz um 88 % verbessert. Durch den Umstieg von hin- und hergehenden E-Mails, Slack-Nachrichten und statischen Notion-Checklisten auf einen effektiveren Prozess mit ClickUp Automatisierungen konnten sie neuen Mitarbeitern die Ressourcen zur Verfügung stellen, um viel schneller loslegen zu können!
So starten Sie mit ClickUp Automatisierungen
Sie müssen kein technischer Experte sein, um mit ClickUp Automatisierungen Zeit zu sparen. Hier ist ein einfacher vierstufiger Weg, um Ihren ersten Workflow zum Laufen zu bringen. ✨
- Beginnen Sie mit einem mühsamen Prozess: Identifizieren Sie eine einzelne, sich wiederholende Aufgabe, die Ihr Team jede Woche ausführt – das kann alles Mögliche sein, von der Zuweisung neuer Leads bis zur Berichterstellung.
- Verwenden Sie den Automation Builder: Klicken Sie in ClickUp in einem beliebigen Bereich, Ordner oder einer Liste auf die Schaltfläche „Automatisieren“ und wählen Sie aus einem einfachen Dropdown-Menü Ihren Auslöser (das „Wenn“) und Ihre Aktion (das „Dann“) aus.
- Testen Sie es zunächst in kleinem Umfang: Bevor Sie die Automatisierung auf den gesamten Workspace anwenden, testen Sie sie zunächst an einer einzelnen, nicht kritischen Aufgabe oder Liste, um die Logik zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktioniert.
- Auf Ergebnisse basierend iterieren: Verfeinern Sie die Auslöser und Bedingungen je nach Ihrer Automatisierung in Aktion und machen Sie sie noch effektiver.
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche manuellen Aufgaben Sie zuerst auslagern sollen, lassen Sie ClickUp Brain das Verhalten Ihrer Teams analysieren. Die KI kann sich wiederholende Workflows identifizieren und benutzerdefinierte Automatisierungsrezepte vorschlagen, die speziell darauf ausgelegt sind, Ihre individuellen Engpässe zu beseitigen.
Stellen Sie Ihre Abläufe auf Autopilot, auch wenn Sie wachsen
Geschäftswachstum und Routinearbeiten müssen nicht Hand in Hand gehen. Tatsächlich behindern Letztere fast zwangsläufig Ersteres.
ClickUp Automatisierung befreit Sie und Ihr Team von sich wiederholenden, wenig effektiven Arbeiten, die Ihre Energie und Kreativität beeinträchtigen.
Wenn Ihr Geschäft wächst, stehen Sie vor immer größeren Koordinationsherausforderungen, und manuelle Prozesse reichen einfach nicht mehr aus. ClickUp Automatisierungen bieten Ihrem Team die Möglichkeit, die Leistung zu steigern, ohne die Mitarbeiterzahl proportional zu erhöhen.
Die Vorteile summieren sich mit der Zeit: mehr eingesparte Stunden, weniger kostspielige Fehler, bessere Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen und mehr Kapazitäten für die sinnvolle Arbeit, die Ihr Geschäft vorantreibt.
Starten Sie kostenlos mit ClickUp und integrieren Sie noch heute die Optimierung von Workflows in die Grundlage Ihrer Prozesse. So werden Sie morgen der Konkurrenz einen Schritt voraus sein.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
ClickUp Automations ist eine regelbasierte Engine, die If-This-Then-That-Befehle ausführt, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. ClickUp Brain ist die KI-Intelligenzschicht, die diese Automatisierungen intelligenter macht, indem sie den Kontext versteht und sich an Ihre Arbeit anpasst.
Mit vorgefertigten Vorlagen können Sie grundlegende ClickUp-Automatisierungen wie Änderungen des Status oder Aufgabenverteilungen in nur wenigen Minuten einrichten. Komplexere, mehrstufige Workflows benötigen möglicherweise etwas mehr Zeit für die Konfiguration, aber die Zeitersparnis macht sich fast sofort bezahlt.
Für Workflows, die vollständig innerhalb von ClickUp stattfinden, kann die native ClickUp-Automatisierung fast jedes Szenario ohne externes Tool bewältigen. Zapier ist nach wie vor eine geeignete Option, um ClickUp mit Apps zu verbinden, die keine native Integration bieten.
Auf jeden Fall. ClickUp Automatisierung ist für kleine Teams unglaublich wertvoll, da sie den Koordinationsaufwand eliminiert, der ein schlankes Team unverhältnismäßig belasten kann. Die frühzeitige Implementierung von Automatisierung hilft Ihnen dabei, effiziente Gewohnheiten zu etablieren, die Ihr Geschäft bei seiner Skalierung unterstützen.