Tim Ferriss ist ein berühmter Befürworter der 4-Stunden-Woche und vertritt die Ansicht, dass Effizienz und nicht Zeit der Schlüssel zum Erfolg ist produktivität zu verbessern . Diese Philosophie unterstreicht einen entscheidenden Aspekt des Arbeitsplatzmanagements: das Gleichgewicht zwischen Workload und Wohlbefinden der Mitarbeiter.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Mitarbeiter Ihr größtes Kapital sind, suchen Sie wahrscheinlich bereits nach Möglichkeiten, wie sie dieses Gleichgewicht herstellen können. Wahrscheinlich ist das auch der Grund, warum Sie hier sind.
Wir haben also Hilfe mitgebracht. In diesem Beitrag befassen wir uns mit dem Konzept der Workload von Mitarbeitern, mit den Auswirkungen einer Überlastung Ihres gesamten Teams und mit praktischen Strategien zur Erhaltung eines gesunden Gleichgewichts.
Was ist Mitarbeiterüberlastung?
Von einer Überlastung der Mitarbeiter spricht man, wenn der Umfang und die Komplexität der einem Mitarbeiter übertragenen Aufgaben seine Kapazität übersteigt, diese in der verfügbaren Zeit und mit den verfügbaren Ressourcen effektiv zu bewältigen.
Nehmen wir als Beispiel einen Entwickler, der bereits mit voller Kapazität arbeitet und gegen die Zeit anrennt, um ein Produkt innerhalb des Sprints zu entwickeln. Wenn Sie ein weiteres Feature hinzufügen, das von ihm entwickelt werden soll, ohne dass die bestehende Workload oder die Fristen angepasst werden, führt dies zu einer Überlastung der Mitarbeiter.
Das kann schlimme Folgen haben. Lassen Sie uns verstehen, wie.
Die Auswirkungen von übermäßigem Workload verstehen
Eine übermäßige Workload ist von Natur aus unerwünscht, da sie die Mitarbeiter übermäßig belastet und zu einer Vielzahl von Problemen für die Gesundheit am Arbeitsplatz führt. Sie ist ein stilles Raubtier am Arbeitsplatz, das oft unbemerkt bleibt, bis der Schaden erledigt ist. Einige der größten Auswirkungen von Überlastung auf die körperliche und geistige Gesundheit der Arbeitnehmer sind folgende.
Verschlechterung der Gesundheit: Wie eine Maschine, die zu lange ohne Pause oder Wartung läuft, beginnt der menschliche Körper unter ständigem Druck zu verschleißen. Diese Verschlechterung führt zu echter Leistungsminderung, chronischer Müdigkeit, Kopfschmerzen usw. Studien zeigen, dass gestresste Arbeitnehmer ein um 40 % höheres Risiko haben, eine Herzerkrankung zu entwickeln.
Stress und psychische Gesundheitsprobleme: Stress ist sowohl eine Ursache als auch eine Folge von zu viel Arbeit. Über 41 % der Arbeitnehmer geben die Überlastung der Mitarbeiter als Hauptursache für Stress bei der Arbeit an, was wiederum zu einer verlangsamten Produktivität führt und das Problem verschärft.
Burn out: Weltgesundheitsorganisation definiert burnout als "ein Syndrom, das als Ergebnis von chronischem Stress am Arbeitsplatz konzipiert ist, der nicht erfolgreich bewältigt wurde." Dies führt dann zu Energiemangel, Gefühlen von Negativismus/Zynikismus oder verminderter beruflicher Effizienz, was zu einem Teufelskreis von anhaltendem Burnout führt. Eine solche Bedingung wirkt sich auch auf das Privatleben des Mitarbeiters aus.
Giftige Arbeitsgewohnheiten: Die Mitarbeiter akzeptieren die stressige Überlastung bei der Arbeit als Standard. Vorgesetzte setzen ihre Mitglieder im Team unter Druck, den Stress zu absorbieren und mehr zu arbeiten. Dies führt zu schlechten Gewohnheiten wie Überstunden, Anrufen zu ungeraden Zeiten, unregelmäßigem Essen usw.
Beschäftigte sind verärgert: Überlastung raubt die Freude an der Arbeit und beeinträchtigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Sie gibt den Mitarbeitern das Gefühl, keine Wahl zu haben, was sowohl die Produktivität als auch die Innovationsfähigkeit beeinträchtigt.
Insgesamt fühlt sich niemand wohl, wenn er mit Arbeit überlastet ist, zumindest nicht auf lange Sicht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob sich Ihre Teams überlastet fühlen, finden Sie hier einige Symptome, auf die Sie achten können.
Symptome von Arbeitsüberlastung erkennen
Um etwas zu vermeiden, müssen Sie es zunächst erkennen und benennen. Das Erkennen der Symptome von Arbeitsüberlastung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines gesunden, produktiven Arbeitsplatzes. Sie kann sich unbemerkt einschleichen, aber ihre Anzeichen sind unverkennbar, wenn man weiß, worauf man achten muss.
Abnehmende Produktivität: Mitarbeiter, die früher viel Arbeit erledigten, erledigen jetzt weniger. Es ist leicht, dies persönlichen Problemen zuzuschreiben, aber oft könnte es daran liegen, dass sie die ganze Zeit überlastet waren und nun unter workload-Lähmung oder Burnout.
Je nach der Art des Rückgangs, produktivität Hacks könnte helfen. Wenn die Leistung eines Mitarbeiters ständig sinkt, sollten Sie Ihre Produktivitätsstandards neu kalibrieren, um Arbeitsüberlastung zu erkennen.
Sinkende Qualität der Arbeit: Der Autor macht zu viele grammatikalische Fehler? Ein Entwickler programmiert fehlerhafte Software? Ein Jurist, der Schlüsselklauseln in einem Vertrag auslässt? Mitarbeiter, die mit zu vielen Aufgaben konfrontiert sind, erledigen ihre Aufgaben möglicherweise im Eiltempo, was zu Fehlern und einem Absinken des Qualitätsniveaus ihrer Arbeit führt.
Abnehmende Motivation: Wenn der Grafikdesigner, der früher vor kreativen Ideen sprudelte, jetzt immer wiederkehrende/langweilige Artefakte entwirft, ist er wahrscheinlich überlastet. Überlastung bedeutet nicht nur, dass sie zu viel zu erledigen haben. Es könnte auch zu viel von derselben Sache sein.
In diesem Fall sollten Sie die Aufgaben etwas auflockern, indem Sie sie neu verteilen.
Kranke Blätter: Wenn Ihre Teammitglieder zu oft mit ihrer körperlichen Gesundheit zu kämpfen haben, z. B. mit regelmäßigen Kopf- oder Rückenschmerzen, oder mit psychischen Problemen wie Angstzuständen und Depressionen, könnte es sich einfach um eine Überlastung handeln. Bevor Sie Ihre Urlaubspolitik überdenken, sollten Sie herausfinden, ob Ihre Arbeitsverteilung die Ursache dafür ist.
Unerwünschtes berufliches Verhalten: Das Hin- und Hergerissensein eines durch zu viel Arbeit belasteten Geistes führt zu Schlafentzug, was wiederum Stimmungsschwankungen zur Folge hat. Dies kann zu unnötigen Konflikten in der Organisation führen. Stellen Sie sich einen Manager vor, der sein Team anschnauzt, oder einen Kundenbetreuer, der einen Client anbrüllt. Dies könnte nur ein Ergebnis von Stress sein.
Geringeres Engagement: Vermeidet ein Mitglied des Teams regelmäßig die Teilnahme an Teamessen und Ereignissen im Büro? Wahrscheinlich sind sie überlastet und wollen einfach nur eine Pause von der Arbeit mit dem Team. Dies könnte auch für alle anderen Vergünstigungen gelten, die Sie anbieten. Wenn ein Mitarbeiter distanziert ist, schauen Sie sich seinen Workload an.
Bei allen oben genannten Symptomen können Sie sich immer eine andere Ursache vorstellen. Sie könnten denken, dass die Mitarbeiter sich krankschreiben lassen, weil sie aus anderen Gründen krank sind. Oder sie engagieren sich nicht, weil sie schüchtern oder introvertiert sind. In vielen Fällen mag dies zutreffen.
Wenn man jedoch von externen Gründen ausgeht und Probleme der Überlastung ignoriert, kann dies katastrophale Folgen für das Unternehmen haben.
Die Folgen des Ignorierens von Mitarbeiterüberlastung
Die Überlastung von Mitarbeitern ist kein einmaliges, kurzfristiges Problem. Vielmehr handelt es sich um ein chronisches Problem, das alle Bereiche des Unternehmens betrifft.
Absentismus: Das amerikanische Institut für Stress stellt fest, dass mehr als 1 Million Arbeitnehmer jeden Tag wegen Überlastung von der Arbeit fernbleiben. Wenn ein Mitarbeiter abwesend ist, geht nicht nur seine Arbeit an diesem Tag verloren, sondern auch die Abhängigkeiten. Sie brauchen am nächsten Tag vielleicht ein paar Stunden, um die Arbeit nachzuholen.
Erhöhte Mitarbeiterfluktuation: Eine der unmittelbarsten Folgen des Ignorierens der Überlastung von Mitarbeitern ist ein Anstieg der Fluktuation. Überlastete Mitarbeiter, die sich unterbewertet und überlastet fühlen, suchen eher einen anderen Arbeitsplatz, was zu einem Verlust an erfahrenen und talentierten Mitarbeitern führt.
Stille Kündigung: Wahrscheinlich haben Sie schon von diesem Trend gehört, bei dem sich Mitarbeiter von ihrer Arbeit zurückziehen und nur noch das Nötigste zu erledigen gedenken. Dies ist eine nicht-aggressive Art der Mitarbeiter, Ihnen mitzuteilen, dass sie überlastet sind. Dies kann zu folgenden Ergebnissen führen
- Überlastung der anderen Mitarbeiter im Team
- Längere Dauer des Abschlusses von Projekten
- Mangelnde Innovation, die zu verpassten Umsatzchancen führt
- Unzufriedenheit der Clients und Zunahme der Beschwerden
Niedrigere Moral des Teams: Wenn Mitarbeiter überlastet sind, fühlen sie sich gezwungen, mehr zu erledigen, als sie vernünftigerweise können. Ein solcher Druck motiviert niemanden. Dies führt zu einer niedrigen Arbeitsmoral und einer Kultur der Angst und Frustration.
Dieses Umfeld hemmt Kreativität, Innovation und Zusammenarbeit, die für ein erfolgreiches Arbeitsumfeld unerlässlich sind. In dem Maße, in dem die Moral sinkt, sinkt auch die Bereitschaft der Mitarbeiter, mehr zu tun als nötig, was das Erfolgspotenzial des Unternehmens weiter schmälert.
Finanzielle Auswirkungen: Eine schlechte psychische Verfassung der Mitarbeiter kostet die Unternehmen jedes Jahr Milliardenbeträge. Hinzu kommen Produktivitäts- und Qualitätseinbußen, mangelndes Engagement und schlechtes Verhalten, so dass Ihre Bilanz leidet, solange Sie die Symptome ignorieren.
Wenn Mitarbeiter ausscheiden, sind die Kosten für ihren Ersatz beträchtlich, nicht nur in Bezug auf Einstellungs- und Ausbildungskosten, sondern auch in Bezug auf den Verlust von institutionellem Wissen und den Zusammenhalt im Team.
Giftige Arbeitsplätze sprechen sich herum. Mit der Zeit wird es für Sie schwierig, die richtigen Talente zu finden, und das kostet Sie viel mehr Geld für die Einstellung neuer Mitarbeiter. Eine solche negative Publicity kann sich auch auf die Beziehungen zu den Kunden und den Wert für die Aktionäre auswirken.
Rechtliche Herausforderungen: Unternehmen können gegen Arbeitsgesetze in Bezug auf Arbeitszeiten, Überstundenvergütung oder Sicherheit am Arbeitsplatz verstoßen, was zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten und Geldstrafen führt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Überlastung Ihrer Mitarbeiter absolut keine Vorteile bringt. Sie tun also gut daran, die Überlastung Ihrer Mitarbeiter zu erledigen. Und so geht's.
Lösungen für die Überlastung von Mitarbeitern umsetzen
Die Verringerung der Zahl der Aufgaben, die Sie Ihren Mitarbeitern zuweisen, ist nicht immer ein wirksames Mittel zur Vermeidung von Überlastung. Ein ganzheitlicher Ansatz muss der Work-Life-Balance, der psychischen Gesundheit und der Arbeitszufriedenheit Vorrang einräumen.
Mehrere führende Unternehmen haben bei der Umsetzung innovativer Lösungen zur wirksamen Bekämpfung dieses Problems Maßstäbe gesetzt. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Erstellung von Richtlinien für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.
Die Rolle der präventiven Gesundheitsvorsorge anerkennen
Präventive Gesundheitsinitiativen zielen darauf ab, die Gesundheit der Mitarbeiter zu erhalten und zu verbessern, bevor Probleme auftreten. Google verfügt beispielsweise über Fitnesszentren, Massageräume und medizinisches Personal, das auf dem Campus für Beratungen zur Verfügung steht. Dieser proaktive Ansatz hilft nicht nur bei der frühzeitigen Erkennung gesundheitlicher Probleme, sondern fördert auch eine Kultur des Wohlbefindens, reduziert Stress und beugt Burnout vor.
Einführung von Hilfsprogrammen für Mitarbeiter
Employee Assistance Programs (EAPs) bieten eine vertrauliche Anlaufstelle für Mitarbeiter, die Hilfe bei persönlichen oder arbeitsbezogenen Problemen suchen. Dieses Support-System stellt sicher, dass die Mitarbeiter Zugang zu den notwendigen Ressourcen haben, um Stress zu bewältigen und so die Auswirkungen von Überlastung zu reduzieren. EY (Ernst & Young) das EAP von EY umfasst Beratungsdienste, Rechtsberatung und Finanzplanung.
Wertschätzung der Work-Life-Balance bei der Bewältigung von Arbeitsüberlastung Netflix bietet unbegrenzte Urlaubstage und einen flexiblen Arbeitsplan, um eine bessere Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben zu fördern. Netflix vertraut darauf, dass die Mitarbeiter ihr Workload und ihr Privatleben effizient managen und sich die Zeit nehmen, die sie brauchen, um sich zu erholen. Dies wiederum gibt den Mitarbeitern die Eigentümerschaft über ihre Zeit und die Autonomie, Entscheidungen zu treffen.
Effektive Kommunikation
In schnell wachsenden Unternehmen sind die Anforderungen in der Regel hoch und entwickeln sich ständig weiter. Dies kann dazu führen, dass Arbeiten unter Zeitdruck erwartet werden. In vielen Fällen lässt sich dies nicht vermeiden.
Eine offene und effektive Kommunikation kann dazu beitragen, solche Situationen zu entschärfen. Sie hilft den Mitarbeitern, ihren Vorgesetzten zu sagen, wenn sie sich überfordert fühlen. Sie hilft anderen Mitgliedern des Teams, die Hand zu heben und mehr Arbeit zu übernehmen, wenn sie verfügbar ist.
Einstellung realistischer Erwartungen
Eine Führungskraft mit 15 Jahren Erfahrung kann Aufgaben in 30 Minuten abschließen, für die ein Qualitätsanalytiker, der noch am Anfang seiner Laufbahn steht, drei Stunden braucht. Um realistische Erwartungen zu haben, müssen Manager Zeit und Energie investieren, um die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter zu verstehen.
Die Bedeutung des Projektmanagements bei der Bewältigung übermäßiger Workloads
Ein effektives Projektmanagement kann die Überlastung der Mitarbeiter erheblich verringern, indem es die Aufgaben rationalisiert und für eine gerechte Verteilung des Workloads sorgt. Darauf gehen wir in einem späteren Abschnitt dieses Blogbeitrags ein.
Alle oben genannten Strategien sind auf Organisationsebene angesiedelt und tragen zur Schaffung eines sicheren und produktiven Arbeitsplatzes bei. Sie sind zwar absolut notwendig, gehen aber nicht auf die spezifischen Details ein. Echte Veränderungen können nur durch die Verbesserung der Beziehungen zwischen Managern und Führungskräften erreicht werden.
Hier finden Sie Möglichkeiten, wie Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur der Work-Life-Balance aufbauen können.
Die Rolle von Managern und Arbeitgebern bei der Bewältigung der Überlastung von Mitarbeitern
Führungskräfte und Arbeitgeber sind in erster Linie dafür verantwortlich, die Überlastung ihrer Mitarbeiter zu bekämpfen, da sie mehr Macht und Autorität haben. Als Führungskraft müssen Sie selbst dafür sorgen, dass Ihre Mitglieder im Team nicht überlastet sind, eine gute Work-Life-Balance haben und sich mit ihrer Arbeit wohlfühlen.
Zu erledigen ist das unter anderem wie folgt.
Machen Sie das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter zu Ihrer Aufgabe
Nehmen Sie als Führungskraft das Wohlbefinden der Mitarbeiter in Ihren Schlüssel-Verantwortungsbereich (KRA) auf. Lernen Sie, die roten Fahnen zu erkennen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team:
- Die Arbeitszeiten respektiert werden
- Vorlieben für Meeting-Zeiten/Modi respektiert werden
- Workloads ausgeglichen sind
- Urlaube rechtzeitig genehmigt werden
- Wochenenden und Feiertage sind wirklich frei
Vertrauen aufbauen
Überlastung und Unzufriedenheit der Mitarbeiter entstehen, wenn ihnen das Gefühl der Eigentümerschaft fehlt. Um dies zu überwinden, sollten die Mitglieder des Teams aktiv in die Entscheidungsfindung einbezogen werden. Verfolgen Sie einen demokratischen Führungsansatz, indem Sie die Autonomie der Teams fördern und ihnen die Möglichkeit geben, sich selbst zu verwalten. Vertrauen Sie ihnen, dass sie ihre Zeit gut einteilen können.
Kommunizieren Sie
Obwohl Führungskräften heutzutage viele Führungsparadigmen und -rahmen zur Verfügung stehen, bietet der V2MOM-Ansatz den Vorzug der Einfachheit. Er ist leicht zu verdauen und umzusetzen Marc Benioff, Vorsitzender & CEO | Salesforce Link zum TweetDer "V2MOM"-Prozess von Salesforceder die Transparenz und Abstimmung verschiedener Aspekte der Arbeit, einschließlich des Wohlbefindens, fördert, ist ein Beispiel dafür, wie strukturierte Unterhaltungen dazu beitragen können, Probleme mit der Workload anzugehen und zu verringern.
Kommunizieren Sie also regelmäßig mit Ihren Teammitgliedern:
Hören Sie ihnen zu: Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie ihre Bedenken bezüglich der Workload äußern.
Melden Sie sich bei ihnen: Sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Teams über psychische Probleme und führen Sie einen offenen Dialog darüber. Diese Unterhaltungen geben den Mitarbeitern die Gewissheit, dass ihr Wohlbefinden eine Priorität ist und dass es in Ordnung ist, Hilfe zu suchen oder den Workload anzupassen.
Feedback annehmen: Nehmen Sie Feedback an. Passen Sie die Workloads an und führen Sie Maßnahmen ein, die die Mitarbeiter vor Überlastung schützen.
Introspektieren: Viele Probleme im Zusammenhang mit Überlastung können unausgesprochen bleiben. Instanz könnte ein Mitarbeiter Schmerzmittel einnehmen und sich nicht trauen, jemandem zu sagen, dass er von der Arbeit Kopfschmerzen bekommt. Beobachten Sie Ihre Teams und überlegen Sie kontinuierlich, wie Sie sie glücklich, zufrieden und produktiv halten können.
Während Sie alle oben genannten Verhaltensänderungen vornehmen, sollten Sie auch in die effektive Verwaltung der Workloads Ihrer Mitarbeiter mit robusten Projektmanagement-Tools investieren.
Zukunftssichere Prüfung des Arbeitsplatzes gegen Mitarbeiterüberlastung
Der Workload der Mitarbeiter ist kein Business-Plan, den Sie einmal im Jahr erstellen. Sie ist eine alltägliche Praxis. Um sicherzustellen, dass Sie die täglichen Workloads Ihres Teams im Griff haben, brauchen Sie eine Projektmanagement-Software wie ClickUp.
ClickUp wurde speziell für die effektive Verwaltung von Projekten entwickelt und verfügt über ein Array von Features für jeden Bedarf.
Richtig einsteigen
Die Beseitigung von Überlastung beginnt bereits vor der Aufnahme der Arbeit eines neuen Mitarbeiters. Glassdoor-Berichte dass ein effektives Onboarding die Bindungsrate auf 82 % erhöhen kann!
Erstellen Sie ein umfassendes Onboarding-Programm, das die Rechte, Vergünstigungen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen eines neuen Mitarbeiters darlegt. Machen Sie es ihnen jederzeit zugänglich. ClickUp Dokumente ist eine großartige Möglichkeit zur Konsolidierung von Dokumenten für das Onboarding von Mitarbeitern. Sie können diese Dokumente auch mit Aufgaben für Aktivitäten wie die Übermittlung der Bankdaten verbinden, unterzeichnung des NDA, etc.
Konsolidieren Sie Informationen und machen Sie das Onboarding zu einem Kinderspiel mit ClickUp Docs
Aktivieren Sie das Team mit einigen vorlagen zur Produktivität um ihre Arbeit nachzuverfolgen, anzupassen und auszugleichen.
Arbeit richtig zuweisen
Die Kenntnis des eigenen Workloads ist der Ausgangspunkt für die Verbesserung der Produktivität. ClickUp's Workload-Ansicht ist genau dafür konzipiert.
- Visuelles Kapazitätsmanagement: Sehen Sie die aktuellen Aufgaben und die Kapazität jedes Mitglieds Ihres Teams, so dass Sie schnell Anpassungen vornehmen können, um eine Überlastung zu vermeiden
- Anpassbare Ansichten: Sehen Sie Workloads so, wie sie für die Bedürfnisse und Präferenzen Ihres Teams geeignet sind
- Zeiterfassung: Sehen Sie die geschätzte und verfolgte Zeit, um eine genaue Planung zu gewährleisten
- Neuplanung per Drag-and-Drop: Planen Sie Aufgaben visuell mit einem Klick auf eine Schaltfläche um
- Filter- und Sortieroptionen: Ansicht der Workloads nach Projekt, Abteilung oder Einzelperson, um die Analyse und Entscheidungsfindung zu verbessern
Denken Sie daran, dass Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter nicht bis zum Anschlag ausreizen sollten. Geben Sie ihnen 10-15 % Pufferzeit, damit sie kreativ sein können.
visualisieren Sie die Gesamtleistung des Teams mit ClickUp's Workload view_
Erstellen Sie einen virtuellen Workspace
Teams, die aus der Ferne arbeiten, sind heute die Norm, zumindest wenn sie hybrid sind. Schaffen Sie also einen Online Workspace, der dem Büro ähnelt. ClickUp's Whiteboard ermöglicht Teams das Brainstorming von Ideen oder die Zusammenarbeit bei der Problemlösung. Teams können per Videoanruf zusammenkommen und das Whiteboard freigeben, um ihre Ideen einzutragen. Anschließend wird die Auswahlliste in Aufgaben oder Elemente für Aktionen umgewandelt.
Brainstorming und Zusammenarbeit mit Ihrem Team durch ClickUp's Whiteboards ClickUp Chat-Ansicht fasst Nachrichten zwischen Mitgliedern eines Teams zusammen, um Kommunikationslücken zu besprechen und auszugleichen. Teams über Zeitzonen hinweg antworten auf Nachrichten zu Zeiten, die für sie geeignet sind.
Kommunizieren Sie in Echtzeit und halten Sie Ihr Team über Ihre Ziele auf dem Laufenden mit ClickUp Chat View
Geben Sie abschließende Anweisungen
Um effektiv arbeiten zu können, müssen die Teams alle Informationen erhalten. Skizzieren Sie zum Beispiel die Benutzer-Story, die Feature-Anforderungen, die Akzeptanzkriterien usw. in ClickUp's software zur Aufgabenverwaltung. Richten Sie Checklisten oder Elemente für Aktionen entsprechend ein.
Erlauben Sie den Mitarbeitern, im Kommentarbereich Fragen zu stellen, und halten Sie die Unterhaltung relevant.
aufgabenverwaltung auf ClickUp_
Tägliche Protokolle berücksichtigen
Laden Sie einige Mitglieder Ihres Teams ein, eine der folgenden Funktionen zu nutzen tools zur Nachverfolgung der Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Vorlagen für Arbeitsprotokolle helfen sehr dabei, zu verstehen, wie die Mitarbeiter ihren Tag verbringen. Wenn sie ihre Zeit mit Meetings, Chats oder anderen unnötigen Ablenkungen verbringen, versuchen Sie, diese zu minimieren.
clickUp Vorlage für das tägliche Protokoll_
Obwohl Sie alles richtig erledigen, kann es zu Situationen kommen, in denen Ihre Mitarbeiter überlastet sind. In solchen Fällen müssen Sie angemessen reagieren. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge.
Strategien zur Bewältigung von Mitarbeiterüberlastung
Wenn sich Ihre Teams überlastet fühlen, ist dringendes und sofortiges Eingreifen erforderlich. Auslöser für die Neuverteilung von Aufgaben sind jedoch nur bedingt geeignet. Aber es ist ein guter Anfang.
Workload verwalten und reduzieren
Wenn Sie Anzeichen von Überlastung feststellen, sollten Sie sich wieder an das Reißbrett setzen. Nutzen Sie Ihre workload management tools um zu sehen, wie die Arbeit derzeit verteilt ist, und um die Ungerechtigkeit zu verstehen. Versuchen Sie dann die folgenden Taktiken.
- Priorisieren: Bewerten und ordnen Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit
- Umverteilen: Aufgaben entsprechend den Fähigkeiten und Kapazitäten der einzelnen Mitarbeiter umverteilen
- Fristen setzen: Sprechen Sie mit dem Business Team oder dem Client, um zusätzliche Zeit zu gewinnen
- Zusätzliche Mitarbeiter einstellen: Holen Sie sich zusätzliche Auftragnehmer, die Ihnen bei einigen Aufgaben helfen
Arbeitsüberlastung vorbeugen und bewältigen
Nachdem Sie den Workload neu kalibriert haben, müssen Sie dafür sorgen, dass diese Situation nicht wieder auftritt. Zu erledigen ist das wie folgt.
- Schätzen Sie die Zeit für jede Aufgabe genau ab und planen Sie sie ein
- Investieren Sie in Schulungen und Weiterbildungen, um Produktivität und Effizienz zu steigern
- Führen Sie wöchentliche Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nicht überlastet werden
- Zeit für Retrospektiven aufwenden, um Workload und damit verbundene Probleme zu untersuchen
Nutzung von tools für ein besseres Workload-Management
Haben Sie nicht das Gefühl, alles persönlich erledigen zu müssen. Nutzen Sie Technologien, Tools und Automatisierung, um Ihren Workload zu verwalten.
Verwenden Sie eine Vorlage: ClickUp's Vorlage für den Workload der Mitarbeiter bietet einen perfekten Rahmen, um Überlastung zu vermeiden und Burnout vorzubeugen. Laden Sie sie herunter, legen Sie los und planen Sie Ihren Workload effektiv.
Benachrichtigt bleiben: Lassen Sie ClickUp-Benachrichtigungen für überfällige Aufgaben, Nachverfolgungen über die geschätzte Zeit hinaus usw. eingeschaltet. Achten Sie genau auf Überlastungssymptome.
Automatisieren: Verwenden Sie ClickUp Automatisierungen um wiederkehrende Aufgaben im Projektmanagement zu automatisieren.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierung auf der Grundlage Ihrer Workflows mit ClickUp Automatisierung
Verhindern Sie Mitarbeiterüberlastung mit ClickUp
Workload-Management geht über das Meeting von Projektterminen hinaus - es ist mehr als nur die Festlegung der Anzahl der Arbeitsstunden, die Sie leisten sollten. Eine pünktliche Lieferung erfüllt nur die Bedürfnisse der Kunden. Um wirklich erfolgreich zu sein, müssen Sie sicherstellen, dass auch die Bedürfnisse Ihrer Teams erfüllt werden.
Sie müssen ein Umfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeiter unterstützt, wertgeschätzt und motiviert fühlen. Am besten wäre es, wenn Sie ihnen zeigen, dass Sie alle Tools aus Ihrem Baukasten nutzen, um sie produktiv, motiviert, effizient und zufrieden zu machen.
Das Projektmanagement-Tool von ClickUp bietet Ihnen die besten Features, um den Workload Ihres Teams zu managen. Es verschafft Ihnen die Sichtbarkeit, die Sie für eine effektive Strategie und Planung benötigen. Außerdem bietet es visuelle Schnittstellen und Automatisierungen, um diese in die Tat umzusetzen.
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Allgemeine FAQs
1. Was ist Überlastung der Mitarbeiter?
Von Überlastung spricht man, wenn einer Person mehr Arbeit übertragen wird, als sie innerhalb ihrer Arbeitszeit vernünftigerweise bewältigen kann, was zu einem Zustand führt, in dem die Arbeitsanforderungen die Kapazität des Mitarbeiters übersteigen.
2. Wie gehen Sie mit Überlastung bei der Arbeit um?
Die besten Möglichkeiten, mit Überlastung bei der Arbeit umzugehen, sind:
Gut planen: Verstehen Sie Ihre Kapazitäten und planen Sie, wie Sie sie effektiv nutzen können.
Priorisierung: Identifizieren Sie dringende und wichtige Aufgaben, um sich auf das zu konzentrieren, was sofort erledigt werden muss. Schieben Sie den Rest vor, ohne Ihr Team zu überlasten.
Einstellung realistischer Fristen: Kommunizieren Sie mit Ihrem Team und legen Sie erreichbare Fristen fest, die eine qualitativ hochwertige Arbeit ohne übermäßigen Stress ermöglichen.
Offen kommunizieren: Beurteilen Sie regelmäßig den Workload Ihres Teams und teilen Sie es bei Überlastung neu ein.
3. Was ist das Problem bei Arbeitsüberlastung?
Arbeitsüberlastung ist schädlich für Unternehmen, Mitarbeiter, deren Privatleben, Familien und die Gesellschaft insgesamt.
Für Unternehmen sind die Auswirkungen u. a. geringere Produktivität, höhere Fehlzeiten, höhere Fluktuationsraten und eine negative Arbeitsplatzkultur, die sich alle auf das Endergebnis auswirken.
Für den Einzelnen führt die ständige Überlastung mit Aufgaben zu erhöhtem Stress, Burnout, Schlafstörungen, einer geschwächten Immunabwehr und einem erhöhten Risiko für chronische Bedingungen.
Dadurch wird die Zeit, die sie mit ihrer Familie verbringen, quantitativ und qualitativ eingeschränkt, was wiederum das Familienglück beeinträchtigt. Unglückliche Familien schaffen eine gestresste, ängstliche und auslöserfreudige Gesellschaft, die niemandem dient.