Den meisten Teams mangelt es nicht an Tools, sondern an Workflows, die tatsächlich zusammenarbeiten. Wenn Ihr Team in sich wiederholenden Aufgaben und Kontextwechseln versinkt, ist es an der Zeit, die Routinearbeiten zu automatisieren.
In diesem Leitfaden entdecken Sie die besten n8n-Workflow-Vorlagen zur Optimierung Ihrer Systeme. Wenn Sie nach einer besser vernetzten All-in-One-Alternative suchen, bieten wir Ihnen ClickUp -Workflow-Vorlagen, die diese Aufgabe erfüllen, ohne dass Sie verschiedene Tools miteinander verbinden müssen.
Den meisten Teams mangelt es nicht an Tools, sondern an Workflows, die tatsächlich zusammenarbeiten. Wenn Ihr Team in sich wiederholenden Aufgaben und Kontextwechseln versinkt, ist es an der Zeit, die Routinearbeiten zu automatisieren.
In diesem Leitfaden entdecken Sie die besten n8n-Workflow-Vorlagen zur Optimierung Ihrer Systeme. Wenn Sie nach einer besser vernetzten All-in-One-Alternative suchen, bieten wir Ihnen ClickUp -Workflow-Vorlagen, die diese Aufgabe erfüllen, ohne dass Sie verschiedene tools miteinander verbinden müssen.
Werfen wir einen Blick auf die besten Vorlagen, mit denen Ihr Team jede Woche mehrere Stunden Zeit sparen und skalierbare, stressfreie Workflows aufbauen kann.
Werfen wir einen Blick auf die besten Vorlagen, mit denen Ihr Team jede Woche mehrere Stunden Zeit sparen und skalierbare, stressfreie Workflows aufbauen kann.
Die besten n8n-Workflow-Vorlagen auf einen Blick
| Name der Vorlage | Vorlage herunterladen | Ideal für | Beste Features |
| Wöchentlicher Kaffee-Chat zum Chatten | Diese Vorlage herunterladen | Teamleiter und Personalabteilungen | Fördert die Zusammenarbeit im Team |
| KI-gestützter PDF-Rechnungsparser mit Google Drive, Google Tabellen und OpenAI-Vorlage | Diese Vorlage herunterladen | Buchhaltungsteams und Administratoren kleiner Unternehmen | Extrahiert Rechnungsdaten aus PDF-Dateien |
| Extrahieren Sie Rechnungsdaten aus Google Drive in Google Tabellen mit Mistral OCR & Gemini | Diese Vorlage herunterladen | Freiberufler oder Agenturen | Automatisiert die Dateneingabe mit OCR |
| n8n-Workflows automatisch dokumentieren und ein Backup erstellen | Diese Vorlage herunterladen | Einzelpersonen und kleine Teams | Kümmert sich um das Backup und die Dokumentation von Workflows |
| Erstellen Sie wöchentliche Workflow-Analyseberichte mit der n8n-API und E-Mail-Versand | Diese Vorlage herunterladen | Kleine Teams | Erstellt Workflow-Analyseberichte und gibt sie per E-Mail frei. |
| Automatisieren Sie die Lead-Qualifizierung und -Weiterleitung mit GPT-4o-mini, Google Tabellen und HighLevel CRM. | Diese Vorlage herunterladen | Kleine bis mittelständische Unternehmen | Die Automatisierung der Qualifizierung von Leads, der Priorisierung und der Weiterleitung an die richtige Person/das richtige Team. |
| KI-gestützter automatischer Angebotsgenerator für Nachverkaufsgespräche | Diese Vorlage herunterladen | Kleine und mittelgroße Teams | Verwendet KI, um benutzerdefinierte Angebotsdokumente zu erstellen. |
| Automatisierungssuite für den Multi-Channel-Kundensupport | Diese Vorlage herunterladen | E-Commerce-Shops oder SaaS-Dienste | Automatisiert das Tagging und Routing von Tickets |
| ClickUp-Projektmanagement-Vorlage | Kostenlose Vorlage erhalten | Projektmanager, PMO-Leiter und funktionsübergreifende Teams | Verbindet und zentralisiert Aufgaben, Dokumente, Kommunikation, Zeitleisten und Berichte. |
| ClickUp-Vorlage für das Aufgabenmanagement | Kostenlose Vorlage erhalten | Projektmanager, die mehrere Projekte gleichzeitig betreuen | Erleichtert die Aufgabenverwaltung mit benutzerdefinierten Feldern, mehr als 15 Ansichten und ClickUp-Automatisierungen. |
| ClickUp-Prozessablaufdiagramm-Vorlage | Kostenlose Vorlage erhalten | HR-Teams, Personalvermittler und Betriebsleiter | Ermöglicht Teams die Erstellung detaillierter Prozessablaufdiagramme auf ClickUp Whiteboard und wandelt Aktionspunkte in ClickUp-Aufgaben um. |
| ClickUp-Prozessabbildungsvorlage | Kostenlose Vorlage erhalten | Betriebsleiter und Teamleiter | Integriert Prozessabbildung mit Aufgabenmanagement, um Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit zu verbessern. |
| ClickUp-Swimlane-Flussdiagrammvorlage | Kostenlose Vorlage erhalten | Teams und Entwickler, die an abteilungsübergreifenden Workflows arbeiten | Beschreibt Schritte des Prozesses sowie Rollen und Verantwortlichkeiten für abteilungsübergreifende Workflows. |
| ClickUp Simple Mind Map Workflow-Vorlage | Kostenlose Vorlage erhalten | Betriebsleiter und Teamleiter | Bietet eine visuelle Arbeitsfläche, um komplexe Workflows in umsetzbare Schritte zu unterteilen. |
| ClickUp-Workflow-Vorlage für Grafikdesign | Kostenlose Vorlage erhalten | Designteams und Marketingabteilungen | Optimieren Sie Grafikdesign-Workflows mit benutzerdefinierten Ansichten, benutzerdefinierten Feldern und ClickUp-Aufgaben. |
| ClickUp-Vorlage für E-Mail-Marketing | Kostenlose Vorlage erhalten | Marketingteams und Wachstumsmanager | Unterstützt die Automatisierung und Nachverfolgung des Status von Workflows für E-Mail-Marketingkampagnen. |
| ClickUp-Kanban-Vorlage | Kostenlose Vorlage erhalten | Softwareteams und Produktmanager | Hilft bei der Überwachung des Fortschritts der Aufgaben und der Abstimmung der Teams mit der ClickUp-Board-Ansicht im Kanban-Stil. |
| ClickUp-Vorlage für Content-Management | Kostenlose Vorlage erhalten | Marketing- und Inhalt-Teams | Verwalten Sie mit ClickUp Automatisierungen Inhalte über verschiedene Kanäle hinweg. |
| ClickUp-Vorlage für Projektanfragen und -genehmigungen | Kostenlose Vorlage erhalten | Projektmanager und Abteilungsleiter | Optimiert und standardisiert den Prozess der Projektannahme im gesamten Unternehmen. |
| ClickUp-Vorlage für E-Mail-Automatisierung | Kostenlose Vorlage erhalten | Projektteams und Betriebsleiter | Unterstützt die Automatisierung von E-Mail-Workflows in Ihrem Projektmanagement -Workspace. |
| ClickUp-Blog-Management-Workflow-Vorlage | Kostenlose Vorlage erhalten | Agenturen oder interne Kreativteams | Konsolidiert alle Blogs, Assets, Beiträge und Fristen in einem organisierten System. |
Möchten Sie wissen, wie Workflow-Automatisierung Teams dabei hilft, jede Woche mehr als 5 Stunden Zeit zu sparen? Sehen Sie sich dieses Video an ⬇️
Was sind n8n-Workflow-Vorlagen?
n8n-Workflow-Vorlagen sind vorgefertigte Frameworks für Automatisierungen, die Apps verbinden und Logik ausführen, ohne dass Code geschrieben werden muss. Jede Vorlage dient als visueller Entwurf, in dem Benutzer Auslöser, Aktionen und Bedingungen definieren können, um mehrstufige Workflows automatisch zu erstellen und auszuführen.
Diese Vorlagen bieten eine ähnliche Benutzererfahrung wie Workflow-Automatisierungssoftware, basieren jedoch auf einer No-Code-Oberfläche. Dadurch eignen sie sich ideal für die Skalierung der Automatisierung über Abteilungen hinweg, die Verbesserung der Prozesssichtbarkeit und die Zeitersparnis bei wiederkehrenden Arbeiten.
Was macht eine gute n8n-Workflow-Vorlage aus?
Eine zuverlässige n8n-Vorlage bietet Teams eine wiederverwendbare Struktur, die ein echtes Problem mit minimalem Setup löst.
Eine gute Vorlage muss Folgendes enthalten:
- Ein klarer Zweck: Behandelt einen bestimmten, alltäglichen Anwendungsfall, sodass Sie sofort verstehen, wann und wo Sie es verwenden können.
- Einfaches Setup und minimale Konfiguration: Es sind nur wenige Eingaben wie API-Schlüssel, Tabellenkalkulations-IDs oder Formularfelder erforderlich, bevor sie einsatzbereit sind.
- Logischer Flow: Stellt sicher, dass jeder Schritt im Workflow einem klaren Pfad folgt, Knoten eindeutig gekennzeichnet sind und Bedingungen und Bereiche leicht nachvollziehbar sind.
- Fehlerbehandlung: Antizipiert Probleme wie fehlende Daten, fehlgeschlagene API-Aufrufe oder Zeitüberschreitungen und wendet Fallback-Schritte an, um einen reibungslosen Ablauf der Workflows zu gewährleisten.
- Skalierbarkeit und Leistung: Verarbeitet sowohl kleine als auch große Workloads mit effizienter Filterung oder Stapelverarbeitung und belastet das System nicht mit zu vielen Knoten.
Kostenlose n8n-Roadmap-Vorlagen
Im Folgenden finden Sie einige n8n-Workflow-Vorlagen, die Ihnen fertige Frameworks für die Automatisierung von Aufgaben bieten, sodass Sie das Setup überspringen und direkt mit der Ausführung beginnen können.
1. Vorlage für wöchentlichen Kaffee-Chat (Mattermost-Version)
Die Vorlage „Weekly Coffee Chat” gruppiert zufällig Personen aus einem Mattermost-Kanal und sendet ihnen Einladungen zu einem „virtuellen Kaffee-Chat”. Dies ist eine gute Wahl, wenn Sie die Teamkultur in Remote- oder Hybrid-Einstellungen fördern möchten, indem Sie informelle Check-ins ohne manuellen Aufwand planen.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Senden Sie Einladungen zum Kalender an jede Gruppe, damit die Teilnehmer Zeit für das Chatten mit Kaffee reservieren können.
- Integrieren Sie neue Mitglieder im Rahmen Ihres Onboarding-Prozesses in Ihr bestehendes Team.
- Planen Sie regelmäßige Teameinsatz-Tage und sorgen Sie für Abwechslung, indem Sie die Gruppen jedes Mal zufällig zusammenstellen.
✅ Ideal für: Teamleiter und Personalabteilungen, die nach einem tool suchen, um die organische Zusammenarbeit zu fördern.
2. KI-gestützter PDF-Rechnungsparser mit Google Drive, Google Tabellen und OpenAI-Vorlage
Der KI-gestützte PDF-Rechnungs-Parser mit Google Drive, Google Tabellen und OpenAI-Vorlage wurde für Finanzteams und Geschäftsabläufe entwickelt und überwacht einen Google Drive-Ordner auf neue Rechnungs-PDFs, wendet OCR und KI-Extraktion (über GPT-4. 1 oder GPT-4o-mini für strukturierte Extraktion) an und gibt dann strukturierte Daten in Google Tabellen aus.
Diese Vorlage unterstützt jetzt die aktualisierte OCR+LLM-Extraktion mit den Vision-Modellen von OpenAI, wodurch die Genauigkeit bei detaillierten Rechnungen verbessert wird.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Extrahieren Sie wichtige Rechnungsfelder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name des Lieferanten, Gesamtbetrag, Elemente, Steuern usw.
- Protokollieren Sie die extrahierten Daten in einer Tabelle in Google Tabellen, um eine übersichtliche, durchsuchbare Rechnungsdatenbank aufzubauen.
- Erweitern Sie den Workflow, indem Sie ihn in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren und Genehmigungsschritte, Benachrichtigungen oder Bereiche für die Fehlerbehandlung hinzufügen.
✅ Ideal für: Buchhaltungsteams und Administratoren kleiner Unternehmen, die Backoffice-Workflows automatisieren möchten.
📮 ClickUp Insight: Jeder vierte Mitarbeiter verwendet vier oder mehr Tools, nur um einen Kontext bei der Arbeit zu schaffen. Ein wichtiges Detail kann in einer E-Mail versteckt sein, in einem Slack-Thread erweitert und in einem separaten Tool dokumentiert sein, sodass Teams Zeit mit der Suche nach Informationen verschwenden, anstatt ihre Arbeit zu erledigen.
ClickUp vereint Ihren gesamten Workflow auf einer einheitlichen Plattform. Mit Features wie ClickUp E-Mail-Projektmanagement, ClickUp Chat, ClickUp Docs und ClickUp Brain bleibt alles miteinander verbunden, synchronisiert und sofort zugänglich. Verabschieden Sie sich von „Arbeit um der Arbeit willen” und gewinnen Sie Ihre Produktivität zurück.
💫 Echte Ergebnisse: Teams können mit ClickUp jede Woche mehr als 5 Stunden einsparen – das sind über 250 Stunden pro Person und Jahr –, indem sie veraltete Wissensmanagementprozesse eliminieren. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal alles erreichen könnte!
3. Extrahieren Sie Rechnungsdaten aus Google Drive in Google Tabellen mit Mistral OCR & Gemini
Die Vorlage „Rechnungsdaten mit Mistral Nemo OCR & Gemini aus Google Drive in Google Tabellen extrahieren” überwacht einen bestimmten Ordner in Google Drive, in den Sie Rechnungs-PDFs oder Bilddateien ablegen. Sobald eine neue Rechnung erscheint, extrahiert der Workflow mit Mistral OCR den Textinhalt aus der Rechnung. Anschließend analysiert KI Gemini die Werte und fügt sie als neue Zeile in Google Tabellen ein.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Eliminieren Sie die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten und reduzieren Sie Fehler.
- Entscheiden Sie, welche Spalten Sie benötigen, und die Vorlage passt sich Ihren Workflows an.
- Passen Sie den Ablauf an, fügen Sie Validierungen, Benachrichtigungen, Umrechnungen der Währungen usw. hinzu, um komplexe Workflows zu verwalten.
✅ Ideal für: Freiberufler oder Agenturen, die Rechnungen empfangen und bearbeiten
4. Automatische Dokumentation und Backup von n8n-Workflows
Die Vorlage „N8N-Workflows automatisch dokumentieren und sichern” wird nach einem Zeitplan ausgeführt. Für neue und kürzlich geänderte Workflows erstellt sie ein Backup und speichert dieses in einem versionskontrollierten Repository wie GitHub. Außerdem generiert sie eine Zusammenfassung mit Metadaten und speichert diese in einer Notion-Datenbank.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Einmal konfigurieren und sowohl das Workflow-Backup als auch die Dokumentation übernehmen lassen.
- Automatisieren Sie die Versionskontrolle für Workflows ohne manuellen Export.
- Senden Sie eine Benachrichtigung an Benutzer/Teams, wenn ein Workflow geändert wird.
✅ Ideal für: Benutzer oder Teams mit vielen n8n-Workflows, die ein Backup und einen Versionsverlauf pflegen möchten.
📚 Weiterlesen: Beispiele für Workflows und Anwendungsfälle
5. Wöchentliche Workflow-Analyseberichte mit n8n-API und E-Mail-Versand
Die wöchentlichen Workflow-Analyseberichte mit n8n-API und E-Mail-Versandvorlage zeigen Ihnen, welche Workflows am häufigsten fehlschlagen oder zu lange dauern. Sie können sowohl mit Gmail als auch mit Outlook konfiguriert werden, um den Beteiligten einen übersichtlichen wöchentlichen Bericht in ihrem Posteingang zu liefern.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Kombinieren Sie Ausführungsdaten für alle Workflows mit Metadaten für den Kontext.
- Erhalten Sie einen HTML-Bericht mit Ausführungsstatistiken, wie z. B. der Anzahl der Erfolge, Fehler usw.
- Erhalten Sie Echtzeit-Benachrichtigungen, indem Sie einen parallelen Workflow hinzufügen, der als Auslöser bei Fehlern dient und eine Benachrichtigung sendet.
✅ Ideal für: Kleine Teams, die eine einfache, codefreie Möglichkeit suchen, um die Nachverfolgung zu ermöglichen, welche Workflows zuverlässig laufen und welche häufig fehlschlagen.
6. Automatisierte Lead-Qualifizierung und -Weiterleitung mit GPT-4o-mini, Google Tabellen und HighLevel CRM
Mit der automatisierten Lead-Qualifizierung und -Weiterleitung mit GPT-4o-mini, Google Tabellen und der HighLevel CRM-Vorlage in n8n können Sie Leads effektiv sortieren und priorisieren. Leads werden automatisch protokolliert, priorisiert, in das CRM eingegeben und Vertriebsmitarbeitern zugewiesen.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Automatisieren Sie manuelle, sich wiederholende Prozesse und sparen Sie Zeit, wenn das Lead-Volumen steigt.
- Verwenden Sie eine KI-basierte Qualifizierung, um einen einheitlichen Bewertungsstandard (heiß/warm/kalt) sicherzustellen.
- Konfigurieren Sie KI-Eingabeaufforderungen und Bewertungslogik, um die Qualifikationskriterien an Ihr Geschäft anzupassen.
✅ Ideal für: Kleine bis mittelständische Geschäfte, die eine manuelle Lead-Bewertung vermeiden möchten
💡 Profi-Tipp: Benennen Sie Knoten klar und deutlich!
Ein Workflow ist nur so verständlich wie seine Beschreibungen. Verwenden Sie klare Namen wie „CRM-Status überprüfen“, „Bezahlte Rechnungen filtern“ oder „E-Mail-Eingabe bereinigen“, um die Wartung und Übergabe zu vereinfachen.
7. KI-gestützter automatischer Angebotsgenerator für Nachverkaufsgespräche
Nach einem Verkaufsgespräch nimmt der KI-gestützte automatisierte Angebotsgenerator für Nachverkaufsgespräche Ihre Gesprächsnotizen oder das Transkript, lässt sie durch die KI laufen, um die wichtigsten Anforderungen zu skizzieren, und erstellt ein maßgeschneidertes Angebot, das Sie an den potenziellen Kunden senden können. Anstatt Stunden mit dem Verfassen und Formatieren eines Angebots zu verbringen, erhalten Sie in Sekundenschnelle ein fertiges Dokument.
Die Vorlage akzeptiert auch Audioanrufaufzeichnungen (transkribiert mit Whisper v3 oder Gemini Audio) und kann Angebotsentwürfe als DOCX-Dateien generieren.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Sorgen Sie für eine einheitliche Struktur in allen Angeboten mit Abschnitten für Problembeschreibung, Lösungsaufschlüsselung usw.
- Verwenden Sie KI-Modelle, um einen personalisierten Angebotsentwurf zu erstellen, der auf die Vorgaben des Clients zugeschnitten ist.
- Passen Sie die von KI generierten Abschnitte und das Format der E-Mails entsprechend Ihren Dienstleistungen oder Ihrer Branche an.
✅ Ideal für: Kleine und mittelgroße Vertriebsteams mit unterschiedlichen Größen, die die Angebotserstellung beschleunigen und den manuellen Aufwand für das Verfassen von Texten reduzieren möchten.
💡 Profi-Tipp: Richten Sie Fehlerbenachrichtigungen ein.
Selbst einfache Workflows können aufgrund abgelaufener Tokens, geänderter Dateinamen oder fehlender Daten fehlschlagen. Fügen Sie einen Schritt zur Benachrichtigung hinzu, der Sie benachrichtigt, wenn etwas nicht funktioniert, damit sich Probleme nicht häufen.
8. Multi-Channel-Suite zur Automatisierung der Automatisierung des Kundensupports
Die Multi-Channel Customer Support Automatisierung von n8n fasst Ihre Supportanfragen aus mehreren Kanälen in einem einzigen Ticketing-Workflow zusammen. Tickets können mit Tags versehen und an Ihren Helpdesk oder Ihr CRM weitergeleitet werden, sodass Unterhaltungen und Probleme umgehend gelöst werden können.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Verwenden Sie KI-gestützte Klassifizierung, um das Ticket zu kategorisieren: Rechnungsstellung, technischer Support, Probleme mit dem Konto, Beschwerden, Funktionsanfragen usw.
- Leiten Sie dringende, mit hoher Priorität bezeichnete oder zeitkritische Tickets an das richtige Team oder den richtigen Support-Agenten weiter, um eine schnellere Bearbeitung zu gewährleisten.
- Integrieren Sie Zendesk, HubSpot, Salesforce usw. für Protokollierung, Analyse und langfristige Nachverfolgung.
✅ Ideal für: E-Commerce-Shops oder SaaS-Dienste, die ein moderates tägliches Aufkommen beim Kundensupport erwarten.
Limitierungen von n8n
n8n ist ein flexibles tool für Teams, die skalierbare Abläufe aufbauen oder Aufgaben plattformübergreifend automatisch als Auslöser verwenden möchten.
Allerdings hat n8n manchmal auch seine Schwächen:
- Komplexes Setup: Die Erstellung Ihres ersten Workflows erfordert manuelle Konfiguration der Knoten und REST-API-Kenntnisse, was die Zugänglichkeit für Anfänger einschränkt.
- Steile Lernkurve: n8n bietet Flexibilität, aber die logikbasierten Einstellungen und die Knoten-Hierarchie können neue Benutzer (insbesondere solche ohne technischen Hintergrund) überfordern, die möglicherweise Tutorials benötigen.
- Eingeschränkte Integrationen: Obwohl wichtige Apps, erweiterte Dienste oder Nischen-Tools unterstützt werden, sind häufig benutzerdefinierte Codes oder externe Anmeldedaten erforderlich.
- Cloud-Einschränkungen: Die kostenlose Version und die selbst gehosteten Versionen erfordern zusätzliches Setup für die Skalierung oder gemeinsame Nutzung von Workflows in großen Teams.
- Minimale Analysen: Es gibt kein integriertes Dashboard für die Datenanalyse, was die Messung der Leistung des Workflows ohne externe Nachverfolgung erschwert.
- Konfiguration der Sicherheit: Benutzer müssen Verschlüsselung und Berechtigungen manuell verwalten, was bei unsachgemäßer Konfiguration Risiken mit sich bringen kann.
Alternative n8n-Vorlagen
1. ClickUp-Projektmanagement-Vorlage
Realisieren Sie komplexe Projekte schneller, strukturierter und übersichtlicher. Nutzen Sie die ClickUp-Vorlage für das Projektmanagement, mit der Sie Programme und Portfolios von der Idee bis zur Umsetzung in einem einzigen Workflow verwalten können.
Mit Spaces für verschiedene Abteilungen oder Teams, Ordnern für Projekte und Listen für Phasen oder Meilensteine ist die Organisation Ihrer Arbeit ganz einfach. Mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp können Sie Details wie Priorität, Risiko, Budget, Eigentümer, Fälligkeitsdatum usw. für jede Aufgabe erfassen.
Für die Automatisierung des Projektmanagements erhalten Sie if/then-Auslöser, über 100 vorgefertigte Vorlagen und die Flexibilität, diese benutzerdefiniert anzupassen.
ClickUp-Automatisierungen machen manuelle Arbeit überflüssig. Wenn sich der Status einer Aufgabe in „Fertiggestellt” ändert, können Sie sie automatisch in eine andere Liste verschieben oder die Beteiligten benachrichtigen. Oder wenn ein Fälligkeitsdatum überschritten wird, ändern Sie die Priorität in „Dringend” und benachrichtigen Sie den Mitarbeiter und den Projektmanager.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Lösen Sie Statusänderungen als Auslöser aus, senden Sie automatisierte Updates an die Geschäftsleitung oder suchen und erstellen Sie Verbindungen zu Tools wie n8n, Slack oder Google Tabellen, um sich von wiederholter Berichterstellung zu befreien.
- Weisen Sie über die Felder „Projektmanager“, „Anforderer“ und „Executive Sponsor“ klare Eigentümerschaften zu, damit jeder weiß, wer für die Lieferung und Genehmigungen zuständig ist.
- Kombinieren Sie sie mit Agile Boards, Gantt-Diagrammen oder Plattformen für Automatisierung wie n8n, um Aufgaben zu synchronisieren, Ergebnisse zu verfolgen und Workflows über Tools und Teams hinweg als Auslöser zu nutzen.
✅ Ideal für: Projektmanager, PMO-Leiter und funktionsübergreifende Teams, die mehrphasige Initiativen verwalten, die Echtzeit-Sichtbarkeit erfordern.
📚 Weiterlesen: Prozessdiagramm-Vorlagen für ClickUp, Excel und Word
🚀 Vorteil von ClickUp: ClickUp Brain, ein KI-gestützter und kontextsensitiver Assistent, beschleunigt Workflows, indem er Erkenntnisse aus Ihrem gesamten Workspace abruft. Er scannt Ihre Dokumente, um Zusammenfassungen zu erstellen, verknüpft Aufgaben mit Zeitleisten, um Ihnen bei der Priorisierung zu helfen, und generiert alles von E-Mail-Betreffzeilen bis hin zu einprägsamen Bildunterschriften für soziale Medien.
2. ClickUp-Vorlage für das Aufgabenmanagement
Die ClickUp-Aufgabenverwaltungsvorlage bietet ein übersichtliches und anpassbares System für die einfache Planung, Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben. Sie können zwischen den über 15 benutzerdefinierten Ansichten von ClickUp wechseln, um die Arbeit aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten, darunter Fristen, Verantwortlichkeiten und Fortschritte.
Die Prioritätenliste sortiert alle Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit, von hoch bis niedrig. Die Abteilungsliste zeigt Aufgaben für jede Abteilung mit den jeweiligen Mitarbeitern, Fälligkeitsdaten, Status, Prioritäten, Kommentaren usw. Außerdem erhalten Sie eine Kalender-Ansicht, in der Sie Zeitleisten auf einer täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zeitachse sehen können.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Legen Sie eine Standard-Vorlage für alle Aufgaben in einem Projekt fest, damit neue Aufgaben automatisch diese Struktur erhalten.
- Erstellen Sie Checklistenvorlagen für sich wiederholende Schritte innerhalb von Aufgaben und wenden Sie diese entweder manuell oder über Automatisierungen auf Aufgaben an.
- Fügen Sie Dashboard-Widgets hinzu (sofern noch nicht eingerichtet), um Metriken zu Aufgaben wie Gesamtzahl der Aufgaben, fertiggestellte Aufgaben, überfällige Aufgaben oder Aufgaben pro Mitarbeiter zu verfolgen.
✅ Ideal für: Projektmanager, die einen zentralen Hub für Aufgaben benötigen, um die Ergebnisse aller Teams im Rahmen des Projektmanagements zu planen und zu verfolgen.
3. ClickUp-Prozessablaufdiagramm-Vorlage
Die ClickUp-Prozessablauf-Vorlage verwandelt komplexe Vorgänge in übersichtliche, schrittweise Visualisierungen. Diese Vorlage basiert auf kollaborativen ClickUp-Whiteboards, auf denen festgehalten wird, wer in welcher Phase welche Aufgaben übernimmt. Sie eignet sich besonders für strukturierte, mehrstufige Prozesse wie Einstellungen, Onboarding, Übergaben oder langwierige Genehmigungsprozesse.
Jede Form auf dem Whiteboard steht für Aufgaben, Entscheidungen und Prozessabläufe, wobei Pfeile die nächste Phase anzeigen. Sie erhalten eine vorgefertigte Flussdiagramm-Ansicht, können jedoch Elemente per Drag & Drop verschieben, um sie entsprechend Ihrer Workflows neu anzuordnen.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Verwenden Sie Konnektoren, fügen Sie Entscheidungsnotizen (wie Ja/Nein) hinzu oder duplizieren Sie Formen, wenn Ihr Prozess erweitert wird.
- Erstellen Sie wiederholbare, überprüfbare Workflows für die Personalbeschaffung, den Betrieb oder die Personalabteilung.
- Freigeben oder exportieren Sie Whiteboards sofort, um Feedback zu erhalten oder zu dokumentieren.
✅ Ideal für: HR-Teams, Personalvermittler und Betriebsleiter, die auf visuelle Klarheit angewiesen sind, um Prozesse konsistent und transparent zu halten.
📚 Lesen Sie auch: Ein Leitfaden zur Verwendung von KI-Workflow-Automatisierung für maximale Produktivität
4. ClickUp-Vorlage für Prozessabbildungen
Die ClickUp-Prozessabbildungsvorlage ist eine gebrauchsfertige Liste mit mehr als 20 Schritten, die als Unteraufgaben definiert sind, um Prozesse abteilungsübergreifend zu dokumentieren und zu optimieren.
Wenn Sie sich entschieden haben, welchen Workflow oder Prozess Sie abbilden möchten, schreiben Sie alle erforderlichen Schritte in ClickUp Docs auf. Hier können Sie in Echtzeit mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten und Verantwortlichkeiten und Zeitleisten festlegen. Wandeln Sie Aktionspunkte in ClickUp-Aufgaben um, legen Sie Mitarbeiter, Prioritäten und Fälligkeitsdaten fest, um die Nachverfolgung zu vereinfachen.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Verfolgen Sie Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten, indem Sie klare Rollen zuweisen und Abhängigkeiten in ClickUp verknüpfen, um Verwirrung zwischen den Abteilungen zu vermeiden.
- Identifizieren und beheben Sie Ineffizienzen schneller mithilfe von Feldern für Fortschritt und Fertigstellungsgrad.
- Verbinden Sie Daten teamübergreifend, indem Sie Aufgaben, Dokumente und verwandte Projekte verknüpfen, um eine einzige Quelle der Wahrheit für jeden Workflow zu erhalten.
✅ Ideal für: Betriebsleiter und Teamleiter, die Workflows in funktionsübergreifenden Setups standardisieren müssen.
🚀 Vorteil von ClickUp: Die Automatisierung von Workflows funktioniert am besten in einem einheitlichen Workspace. ClickUp Brain MAX hilft Ihnen dabei, Routineschritte zu automatisieren, Aktualisierungen zusammenzufassen und Informationen automatisch zwischen Apps zu übertragen. Von der Zusammenfassung von Meeting-Notizen bis zur Umwandlung von Chat-Nachrichten in ClickUp-Aufgaben – es kann Prozesse plattformübergreifend automatisieren.
5. ClickUp-Swimlane-Flussdiagramm-Vorlage
Um Prozesse zu visualisieren, an denen mehrere Teams beteiligt sind, verwenden Sie dieses interaktive Whiteboard-Setup in der ClickUp Swimlane-Flussdiagramm-Vorlage. Jede Spur in diesem Flussdiagramm steht für eine Person oder ein Team, und die Elemente des Flussdiagramms stehen für Aufgaben, Entscheidungen oder Schritte.
Im Gegensatz zu statischen Flussdiagrammen handelt es sich hierbei um eine vollständig umsetzbare Vorlage, bei der jede Form in eine ClickUp Aufgabe mit anpassbaren Benutzerdefinierten Feldern und benutzerdefinierten Aufgaben-Statusen umgewandelt werden kann . Die Spalten sind nach Teams farblich gekennzeichnet und können je nach gewünschtem Layout vertikal oder horizontal neu angeordnet werden .
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Verwenden Sie Formen (Boxen, Entscheidungsdiamanten, Start-/Endkreise), um verschiedene Arten von Schritten darzustellen (Aufgabe, Entscheidung, Start, Ende).
- Verwenden Sie Entscheidungspunkte (Rauten), an denen sich der Workflow verzweigt (z. B. genehmigt vs. abgelehnt, Ja/Nein-Pfade).
- Weisen Sie jede Aufgabe dem entsprechenden Team-Mitglied oder der entsprechenden Abteilung zu und fügen Sie nach Bedarf Beobachter, Startdaten, Fälligkeitsdaten und Prioritäten hinzu.
✅ Ideal für: Teams und Entwickler, die abteilungsübergreifende Workflows visualisieren, automatisieren und verwalten möchten.
6. ClickUp-Vorlage für einen einfachen Mindmap-Workflow
Brainstormen Sie smarter mit dieser einfachen ClickUp-Mindmap-Vorlage, die eine visuelle Möglichkeit bietet, Ideen zu verbinden und Workflows zu entwerfen. Sie eignet sich am besten für die Planung in der Frühphase und für Sitzungen zur Erfassung von Anforderungen.
Diese ClickUp-Mindmap-Vorlage ist mit Ansichten und Knoten/Verbindungen vorkonfiguriert, aber Sie können die Knoten verschieben, um das Layout neu zu organisieren und die Bereiche nach Ihren Bedürfnissen umzustrukturieren. Hier funktioniert die Zusammenarbeit in Echtzeit. Teams können die Mindmap bearbeiten, Ideen hinzufügen, Knoten in Aufgaben umwandeln, Prioritäten hervorheben und vieles mehr.
Im Aufgabenmodus stellen Knoten tatsächliche Aufgaben und Unteraufgaben aus Ihrem ClickUp-Workspace dar, sodass Sie bestehende Prozesse visualisieren können. Im Leermodus beginnen Sie bei Null und können vor dem Erstellen frei experimentieren.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Visualisieren Sie alle Verbindungen zwischen Ideen, Automatisierungen und Ergebnissen in einer interaktiven Karte.
- Treiben Sie die Planung der Automatisierung mit bedingter Logik voran, die den Datenfluss ermöglicht, bevor Sie Integrationen erstellen.
- Laden Sie Teamkollegen ein, Ideen live gemeinsam auf einer Karte zu skizzieren, Verbindungen hinzuzufügen oder Prioritäten in Echtzeit anzupassen.
✅ Ideal für: Produktmanager und Marketingstrategen, die komplexe Ideen organisieren und Workflow-Logik testen müssen.
7. ClickUp-Workflow-Vorlage für Grafikdesign
Mit der ClickUp-Workflow-Vorlage für Grafikdesign erhält Ihr Designteam einen strukturierten und dennoch flexiblen Raum, um Ergebnisse zu organisieren und über verschiedene Phasen hinweg zu verfolgen. Es gibt drei vordefinierte Listen: Neue Anfragen, Aktive Anfragen und Kundenliste. Gruppieren, sortieren und filtern Sie Aufgaben nach Belieben, um eingehende und laufende Arbeiten zu verwalten.
In der Kanban-ähnlichen Board-Ansicht können Aufgaben nach Status, Mitarbeiter, Priorität, Tags oder Fälligkeitsdatum gruppiert werden. Und in der Gantt-Ansicht können Sie den Projektzeitplan und alle Abhängigkeiten auf einer visuellen Zeitleiste sehen.
Mit benutzerdefinierten Feldern wie Projekttypen, Kanal und Gewünschtes Format können Sie zusätzliche Details genau erfassen. Im Feld Personen können Sie Prüfer und Genehmiger hinzufügen, um zu klären, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Verwenden Sie das Formular „Grafikdesign-Anfrage“, um Designanfragen von internen Teams oder Clients zu sammeln.
- Visualisieren Sie Liefertermine auf einen Blick in der Kalender-Ansicht und führen Sie eine Synchronisierung mit Google Kalender durch, um eine bessere Nachverfolgung zu ermöglichen.
- Fügen Sie relevante Anhänge wie Mockups, Quelldateien, Referenzbilder, Client-Briefings usw. zu Aufgaben hinzu, um den vollständigen Kontext zu erhalten.
✅ Ideal für: Designteams und Marketingabteilungen, die eine große Anzahl von Designanfragen oder Client-Lieferungen verwalten
8. ClickUp-E-Mail-Marketing-Vorlage
Die ClickUp-E-Mail-Marketing-Vorlage fungiert als Command-Center für alle Ihre E-Mail-Kampagnen. Verwenden Sie sie, um Kampagnen zu erstellen, E-Mails zu planen, Leistungsanalysen durchzuführen und sogar die Workload zu verfolgen.
Alle von Ihnen erstellten kampagnenbezogenen Aufgaben werden in der Kampagnenliste angezeigt, wo Sie alle zur Veröffentlichung geplanten Inhalte sowie Details wie Kanal und Zielgruppe einsehen können. Die Inhaltskalender-Ansicht zeigt Ihre Kampagnen dann über den Monat verteilt an, mit farbcodierten Aufgabenkarten, die es Ihnen ermöglichen, den Fortschritt auf einen Blick zu verfolgen.
Die Tabelle „E-Mail-Nachverfolgung der Ergebnisse“ listet alle gesendeten Kampagnen zusammen mit den wichtigsten Engagement-Metriken für jedes Segment auf. Die Planung zukünftiger Kampagnen wird einfacher, wenn Sie Klarheit über die Leistung Ihrer Inhalte erhalten.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Verwenden Sie Benutzerdefinierte Felder für Attribute wie Segment, Kampagnenlink, Gesamtklicks, gesendete E-Mails, Klickrate und mehr.
- Fügen Sie Formelfelder hinzu, um die Automatisierung von Berechnungen zu ermöglichen und Ergebnisse zu vergleichen, z. B. Engagement-Werte, Kosten pro Conversion, Umsatz pro E-Mail, Abmeldungen, generierte Leads usw.
- Überwachen Sie die Kapazität und den Fortschritt Ihres Teams mit der Team-Ansicht „Team Workload (Box)“ und gleichen Sie Arbeitslasten effektiv aus.
✅ Ideal für: Marketing-Teams und Wachstumsmanager, die nach einem tool suchen, um die Kampagnenplanung zu zentralisieren und Ergebnisse zu messen.
🚀 ClickUp Brain in Aktion: Für Marketingteams führt ClickUp Brain Stimmungsanalysen durch, um herauszufinden, wie Kunden über eine Marke und ihre Produkte, Kampagnen oder Wettbewerber denken. Die gewonnenen Erkenntnisse können dann genutzt werden, um Bereiche mit den größten Problemen zu identifizieren und Verbesserungen zu priorisieren.
9. Kanban-Vorlage für die Softwareentwicklung
Die ClickUp-Kanban-Vorlage für die Softwareentwicklung bietet Teams eine strukturierte Möglichkeit, Entwicklungs-Workflows zu verwalten und die Verantwortlichkeit zu verbessern.
Die Vorlage enthält eine Reihe vordefinierter Spalten, die verschiedene Phasen der Softwareentwicklung darstellen, z. B. Backlog, In Bearbeitung, Überprüfung, Test, erledigt, blockiert usw. Sie können diese Status ändern oder erweitern, um sie an den tatsächlichen Workflow Ihres Teams anzupassen.
Aufgaben, die als Karten dargestellt werden, können Funktionserweiterungen, Fehlerbehebungen, Prozessverbesserungen oder Backlog-Elemente darstellen. Sie können Karten ganz einfach per Drag & Drop verschieben, um sie im Laufe des Fortschritts zwischen den Phasen zu verschieben.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Teilen Sie ein übersichtliches visuelles System für die Nachverfolgung des Fortschritts für Produkt, Qualitätssicherung und Technik.
- Überwachen Sie Zykluszeiten und legen Sie IB-Limits fest, um Blockaden zu identifizieren, bevor sie zu Verzögerungen bei der Veröffentlichung führen.
- Priorisieren Sie Aufgaben basierend auf den Anforderungen des Sprints und verwenden Sie Filter, um Aufgaben nach Priorität oder Fälligkeitsdatum anzuzeigen.
✅ Ideal für: Softwareteams, die nach einem Tool suchen, um ihre Arbeit mithilfe eines Kanban-Boards visuell zu verwalten.
📚 Lesen Sie auch: Wie Sie KI zur Automatisierung von Aufgaben einsetzen können
10. ClickUp-Vorlage für das Content-Management
Die ClickUp-Vorlage für das Content-Management ist ein einsatzbereites System zur Verwaltung Ihrer gesamten Content-Pipeline. Innerhalb dieser Vorlage verfügen Sie über einen dynamischen Arbeitsbereich mit dedizierten Listen für jeden Kanal, wie z. B. Website, Blog, Social Media und E-Mail.
Inhaltsanfragen beginnen in der Liste „Eingehende Anfragen“, in der Sie Ideen protokollieren, Eigentümer zuweisen und den Aufwand abschätzen können. Von dort aus fließt jedes Element in kanalspezifische Boards mit Phasen wie „Konzept“, „In Entwicklung“, „In Überprüfung“ und „Bereit zur Veröffentlichung“, sodass Sie die Inhalts-Workflows kanalübergreifend standardisieren können.
Der kollaborative Workspace ermöglicht Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihren Autoren, Designern, Editors und Marketingfachleuten in Echtzeit. Sie können Unteraufgaben oder Checklisten für Inhalte mit mehreren Schritten verwenden und Anhänge oder Links für Assets, Briefings, Richtlinien und Branding-Kits hinzufügen.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Verwalten Sie alle Inhaltsanfragen, Fortschritte und Genehmigungen in einem gemeinsamen Workspace, der sich an Ihr Marketingvolumen anpasst.
- Automatisieren Sie sich wiederholende Statusaktualisierungen und überwachen Sie Kampagnenausgaben oder Veröffentlichungsrhythmen ohne Tabellenkalkulationen.
- Verknüpfen Sie Ziele, Budgets und Metriken direkt mit jeder Inhaltsaufgabe, um die Sichtbarkeit und Berichterstellung zu verbessern.
✅ Ideal für: Marketing- und Inhalt-Teams, die Multi-Channel-Kalender und kreative Workflows verwalten
11. ClickUp-Vorlage für Projektanfragen und -genehmigungen
Die ClickUp-Vorlage für Projektanfragen und -genehmigungen hilft Ihnen dabei, Anfragen in Ihrem Unternehmen zu standardisieren, sodass jedes neue Projekt einem festgelegten Genehmigungsprozess folgt.
Statusmarkierungen helfen bei der Nachverfolgung der Arbeit. Jede neue Anfrage beginnt mit dem Status „In Prüfung“. Während die Beteiligten die Anfrage bewerten und Entscheidungen treffen, kann der Status je nach Ergebnis in „Genehmigt“, „Abgelehnt“ oder „In Bearbeitung“ geändert werden. Nach der Genehmigung können die Projektaufgaben den richtigen Teammitgliedern zugewiesen werden, und Sie können denselben Workspace nutzen, um den Fortschritt bis zur Lieferung zu verfolgen.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Verwenden Sie die Listenansicht, um alle Projektanfragen auf einen Blick zu sehen und Details wie Auswirkungen, Kosten, Status usw. zu vergleichen.
- Verschaffen Sie sich eine visuelle Übersicht über alle Anfragen, von der Übermittlung über die Genehmigung bis zur Ausführung, in der Projektanfragen-Ansicht.
- Wandeln Sie genehmigte Anfragen in vollständige Projekte um: Erstellen Sie Unteraufgaben, legen Sie Fristen fest, fügen Sie Anhänge hinzu, legen Sie Abhängigkeiten oder Prioritäten fest usw.
✅ Ideal für: Projektmanager im Projektmanagement, die Projektideen oder Arbeitsanfragen von mehreren Stakeholdern oder Abteilungen bearbeiten
12. ClickUp-Vorlage für E-Mail-Automatisierung
Mit der ClickUp-E-Mail-Automatisierungsvorlage können Sie E-Mails basierend auf vordefinierten Bedingungen oder Auslösern versenden. Sie können aus über 100 Vorlagen wählen oder benutzerdefinierte Regeln basierend auf Ihren Workflows festlegen.
Auslöser können Prozessschritte wie die Erstellung von Aufgaben, Statusänderungen oder Werte aus Benutzerdefinierten Feldern wie „Sendedatum“ sein. E-Mail-Inhalte können in ClickUp Docs gespeichert und zusammen mit anderen Assets wie Bildern oder Marken-Kits an Aufgaben angehängt werden.
Wenn Sie E-Mail-Kampagnen durchführen, können Sie Metriken verfolgen und diese auf ClickUp-Dashboards anzeigen, um die Leistung zu analysieren und zukünftige E-Mails oder Workflows anzupassen.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Visualisieren Sie alle anstehenden Sendungen und vermeiden Sie Überschneidungen mit der Kalender-Ansicht.
- Entwerfen Sie Betreffzeilen und E-Mail-Texte in ClickUp Docs, um mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und sofortiges Feedback zu erhalten.
- Bewerten Sie, welche E-Mail-Typen am besten funktionieren, optimieren Sie Betreffzeilen, verbessern Sie die Segmentierung und passen Sie Ihre Automatisierung an.
✅ Ideal für: Alle, die zeitnah konsistente E-Mails ohne manuellen Aufwand versenden müssen.
💡 Profi-Tipp: Dokumentieren Sie während der Erstellung
Fügen Sie kurze Notizen in Ihre Workflows ein, in denen Sie erklären, was die einzelnen Abschnitte bewirken. Ihr zukünftiges Ich – und Ihre Teamkollegen – werden es Ihnen danken, wenn es an der Zeit ist, Fehler zu beheben oder Aktualisierungen vorzunehmen.
13. ClickUp-Blog-Management-Workflow-Vorlage
Die Blog-Management-Workflow-Vorlage bietet Ihnen einen zentralisierten, automatisierten Workspace, in dem jeder Beitrag durch einen klaren Workflow von der Idee bis zur Veröffentlichung gelangt.
Sie erhalten ein integriertes Formular für Anfragen, mit dem neue Blog-Ideen in einem strukturierten Format erfasst werden können. Jede Übermittlung wird zu einer neuen Aufgabe. Sobald sie genehmigt ist, kann die Ausführung an Autoren und Designer zugewiesen werden, zusammen mit Details wie Titel des Blogs, Verfasser, Fälligkeitsdatum, erforderliche Assets, Veröffentlichungsdatum, Kanal usw.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Verwenden Sie die Kalender-Ansicht, um Veröffentlichungstermine festzulegen und bevorstehende Beiträge zu visualisieren.
- Wechseln Sie zur Zeitleiste und Gantt-Ansicht, um Abhängigkeiten und Überschneidungen im Veröffentlichungsplan anzuzeigen.
- Verschieben Sie Aufgaben zwischen den Workflow-Phasen, während die Arbeit vom Entwurf über die Überprüfung und das Design bis hin zur Planung und Veröffentlichung im Board View voranschreitet.
✅ Ideal für: Agenturen oder interne Kreativ-Teams, die Blogs für mehrere Marken oder Content-Streams veröffentlichen
Sparen Sie Zeit und skalieren Sie schneller mit ClickUp
Jeder Workflow ist nur so stark wie das System, das dahintersteht. n8n-Workflow-Vorlagen machen Automatisierung für Teams zugänglich, indem sie Tools miteinander verbinden und manuelle Aufgaben eliminieren.
Wenn Sie jedoch manuelle Workflows in selbstständig laufende Systeme umwandeln möchten, benötigen Sie ClickUp.
Die Workflow-Vorlagen von ClickUp bieten Teams ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kontrolle und Dynamik und helfen Ihnen dabei, Systeme zu entwickeln, die mit der Arbeit wachsen, anstatt sie zu verlangsamen.
Registrieren Sie sich kostenlos bei ClickUp und finden Sie gebrauchsfertige Setups für Marketing, Technik, Betrieb und mehr.