Übergabe vom Marketing an den Vertrieb: Definition, Prozess und Best Practices

Ihr Marketingteam hat 100 vielversprechende Leads generiert, aber drei Wochen später hat das Vertriebsteam nur 5 davon kontaktiert. Was ist mit den anderen 95 passiert?

Höchstwahrscheinlich sind sie durch die „Übergabeschleife” gerutscht – den Bereich, in dem qualifizierte Leads zwischen Marketing und Vertrieb verloren gehen, was oft das Ergebnis entgangener Umsatzchancen ist.

Dies ist nicht nur ein Problem großer Unternehmen. Geschäfte jeder Größe haben damit zu kämpfen. Das Marketing erfüllt seine Aufgabe, potenzielle Käufer anzulocken, aber ohne einen klaren Übergabeprozess werden diese Leads entweder nur verzögert weiterverfolgt oder verschwinden ganz.

Die Lösung? Ein gut strukturierter Übergabeprozess vom Marketing zum Vertrieb.

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, was Übergaben erfolgreich macht, welche Fallstricke es zu beachten gilt und welche praktischen Schritte erforderlich sind, um einen Prozess zu schaffen, der tatsächlich den Umsatz steigert.

Wir werden auch untersuchen, wie Tools wie ClickUp dazu beitragen können, die Übergabe zu optimieren und beide Teams aufeinander abzustimmen.

Was ist eine Übergabe vom Marketing an den Vertrieb?

Im Kern ist die Übergabe vom Marketing an den Vertrieb der Zeitpunkt, an dem Ihr Marketingteam qualifizierte Leads an den Vertrieb weiterleitet. Dies geschieht, sobald ein Lead genügend Interesse oder Engagement zeigt, beispielsweise wenn er Ihr E-Book heruntergeladen oder sich ausführlich mit Ihrer Preisseite beschäftigt hat.

Der Sinn dieser Marketing- und Vertriebsstrategie besteht darin, sicherzustellen, dass gute Leads zum richtigen Zeitpunkt mit allen erforderlichen Infos an Ihr Vertriebsteam weitergeleitet werden. Auf diese Weise können Ihre Vertriebsmitarbeiter die Unterhaltung ganz natürlich fortsetzen, ohne unangenehme Lücken oder Fragen, die der Lead bereits an anderer Stelle beantwortet hat.

Im Gesamtkontext Ihrer Customer Journey befindet sich dieser Übergang genau zwischen den Unterhaltungen zur Lead-Generierung und den direkten Verkaufsunterhaltungen.

Die Marketingabteilung arbeitet daran, potenzielle Kunden zu gewinnen und zu pflegen, während die Vertriebsabteilung diese vorgewärmten Leads übernimmt und sie zu zahlenden Kunden macht.

Ein solider Übergabeprozess muss Folgendes umfassen:

Warum ist der Übergabeprozess vom Marketing zum Vertrieb so wichtig?

Eine reibungslose Übergabe vom Marketing an den Vertrieb wirkt sich direkt auf Ihren Gewinn und die Zusammenarbeit Ihrer Teams aus. Wenn Marketing und Vertrieb synchronisiert sind, spiegelt sich dies in Ihrer Vertriebspipeline wider.

Dieser Übergabeprozess betrifft mehrere wichtige Bereiche Ihres Geschäfts:

So sieht der Unterschied in der Praxis aus:

Mangelhafter Übergabeprozess

Optimierter Übergabeprozess

Reaktionszeit bei Leads

Verzögert (24+ Stunden)

Sofort (innerhalb weniger Stunden)

Lead-Kontext

Minimale Datenfreigabe

Vollständiges Profil und Interaktionsverlauf

Konversionsraten

Unter dem Branchendurchschnitt

Erfüllt oder übertrifft Benchmarks

Teamabstimmung

Siloed, oft widersprüchlich

Kollaborative, gemeinsame Ziele

Wichtige Rollen im Übergabeprozess

Eine erfolgreiche Übergabe vom Marketing zum Vertrieb erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Teams. Jedes Team spielt eine bestimmte Rolle dabei, Leads durch die Customer Journey zu begleiten.

Aufgaben des Marketing-Teams

Die Aufgabe Ihres Marketing-Teams besteht darin, Leads zu generieren und zu pflegen, bis sie reif für den Vertrieb sind ( Lead-Management-Software kann hier eine große Hilfe sein). Zu ihren Hauptaufgaben gehören:

💡 Profi-Tipp:

Erstellen Sie ein ClickUp-Dashboard, das Lead-Scores, Kampagnenleistungsmanagement und Engagement-Aktivitäten in einer einzigen Ansicht zusammenfasst. Auf diese Weise weiß Ihr Marketingteam immer, welche Leads gerade besonders vielversprechend sind und wann es Zeit ist, den Vertrieb einzuschalten.

Außerdem können Sie ClickUp Benutzerdefinierte Felder verwenden, um Lead-Profile mit wichtigen Details wie Größe des Unternehmens oder aufgerufenen Inhalten anzureichern. So bleibt Ihre Übergabe übersichtlich und Ihre Konversionsrate hoch.

Erfahren Sie, wie ClickUp Marketing-Teams unterstützt.

Aufgaben des Vertriebsteams

Sobald die Leads übergeben wurden, übernimmt Ihr Vertriebsteam. Zu seinen wichtigsten Aufgaben gehören:

💡 Profi-Tipp:

Erstellen Sie eine gemeinsame Pipeline in ClickUp CRM, in der der Vertrieb die Nachverfolgung des Status von Leads durchführen, Feedback für das Marketing hinterlassen und automatische Erinnerungen für Follow-ups erhalten kann.

Kostenlose Vorlage herunterladen

Verwenden Sie ClickUp Benutzerdefinierte Felder, um Leads zu qualifizieren, sie Vertriebsmitarbeitern zuzuweisen und alles zu markieren, was einer zweiten Prüfung bedarf. Es ist wie ein schnörkelloses CRM, das Ihr Team schnell, fokussiert und in der Synchronisierung hält.

Erfahren Sie, wie ClickUp Vertriebsteams unterstützt.

Aufgaben im Bereich Revenue Operations (RevOps)

Ihr RevOps-Team ist das Rückgrat des gesamten Betriebs. Es verwaltet die Systeme und Workflows, die Übergaben ermöglichen – es entwirft Prozesse, richtet Tools ein, sorgt für saubere Daten und erstellt Berichte, die allen helfen, sich zu verbessern.

Wie definiert man eine gute Übergabe zwischen Marketing und Vertrieb?

Zu wissen, wann ein Lead bereit ist, vom Marketing an das Vertriebsteam übergeben zu werden, ist keine Spekulation. Es ist eine Entscheidung, die auf dem Verhalten, den Eigenschaften und dem Interesse des Leads basiert.

Qualifizierungsphasen

Die meisten Unternehmen verfolgen bei der Lead-Qualifizierung eine Phase:

Lead-Scoring-Modelle

Lead-Scoring ist lediglich eine Methode, um Leads anhand ihres Verhaltens und ihrer Eigenschaften Punkte zuzuweisen. Mehr Punkte bedeuten in der Regel, dass sie näher am Kauf sind. Zum Beispiel:

Sobald jemand Ihre Schwelle erreicht (z. B. 50 Punkte), kann er an den Vertrieb übergeben werden.

Wichtige Qualifikationssignale

Verschiedene Arten von Signalen helfen Ihnen dabei, qualifizierte Leads zu erkennen:

💡 Profi-Tipp:

Ein häufiger Grund für Probleme bei der Übergabe vom Marketing an den Vertrieb ist, dass der Prozess nicht klar dokumentiert ist oder dass Teams unterschiedliche Versionen davon verwenden.

Um Verwirrung zu vermeiden, verwenden Sie eine Vorlage für die Dokumentation von Unternehmensprozessen für Ihren Übergabeprozess vom Vertrieb zum Marketing. 👇🏼

Kostenlose Vorlage erhalten

Es bietet Ihnen einen strukturierten Space für:

• Skizzieren Sie jeden Schritt der Übergabe.
• Legen Sie fest, welche Informationen das Marketing an den Vertrieb weitergeben soll.
• Klären Sie die Rollen und Erwartungen im Team.
• Verknüpfen Sie mit Richtlinien für die Lead-Bewertung, CRM-Feldern oder Eigentümern von Kontakten.

Wenn alles an einem Ort gespeichert ist, können beide Teams leichter aufeinander abgestimmt bleiben und bei Bedarf auf den Prozess zurückgreifen, insbesondere wenn sich die Dinge weiterentwickeln.

Wie können Sie Ihren Übergabeprozess vom Marketing zum Vertrieb verbessern?

Die Schaffung einer effektiven Übergabe vom Marketing zum Vertrieb ist keine Raketenwissenschaft, erfordert jedoch einen durchdachten Ansatz. Hier sind die wichtigsten Schritte zum Aufbau eines funktionierenden Systems.

1. Definieren Sie klare MQL- und SAL-Kriterien

Das Wichtigste zuerst: Sie müssen genau definieren, was einen qualifizierten Lead ausmacht. Bei Marketing Qualified Leads sollten Sie genau festlegen, welche Kriterien das Marketing hinsichtlich Engagement und Eignung anwendet. Beispiel:

Definieren Sie für SALs, worauf der Vertrieb bei der Entscheidung über die Annahme von Leads achtet. Dazu können folgende Punkte gehören:

✅ So hilft ClickUp:

Mithilfe von benutzerdefinierten Feldern in der ClickUp-Listenansicht können Sie Leads mit ihrem Qualifikationsstatus kennzeichnen und benutzerdefinierte Status erstellen, um ihren Fortschritt in Ihrer Pipeline zu verfolgen.

Richten Sie ClickUp Docs ein, um Ihre Qualifikationskriterien mit detaillierten Beschreibungen, Beispielen und Schwellenwertdefinitionen zu speichern, auf die beide Teams zurückgreifen können. Sie können ClickUp Brain zur Unterstützung bei der Dokumentation verwenden.

Und nicht nur das: Mit den robusten Berechtigungseinstellungen von ClickUp können Sie sicherstellen, dass Marketing und Vertrieb über den entsprechenden Zugriff verfügen, um gemeinsam an diesen Dokumenten zu arbeiten und Kommentare und Vorschläge zu hinterlassen, um die Kriterien im Laufe der Zeit zu verfeinern.

Dadurch wird sichergestellt, dass beide Teams nach dem gleichen Qualifizierungsrahmen arbeiten, ohne dass ständige Meetings oder manuelle Aktualisierungen erforderlich sind.

2. Planen Sie Ihren Übergabe-Workflow

Erstellen Sie einen visuellen Workflow, der jeden Schritt des Übergabeprozesses zeigt. Dieser sollte Folgendes umfassen:

Weisen Sie für jede Phase Verantwortlichkeiten zu und legen Sie klare Zeitvorgaben fest. Um den Prozess zu beschleunigen, können Sie Rollen- und Verantwortungsvorlagen verwenden, um festzulegen, wer welche Aufgaben übernehmen muss.

✅ So hilft ClickUp:

Mit dem ClickUp-Whiteboard-Feature können Sie diesen Workflow gemeinsam visuell abbilden, sodass sowohl Marketing- als auch Vertriebsteams in Echtzeit dazu beitragen können.

Verwenden Sie die benutzerdefinierten Status von ClickUp in Ihren Aufgaben, um die Nachverfolgung zu ermöglichen, wo sich jeder Lead in Ihrem Übergabeprozess befindet, z. B. MQL, SQL, Discovery oder Demo, und richten Sie Automatisierungen ein, um Leads zwischen den Phasen zu verschieben, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

3. Zentralisieren Sie Daten in einem System

Durch die Verwendung eines einheitlichen CRM-Systems oder einer einheitlichen Plattform sind alle auf dem gleichen Stand. Dieses zentrale System sollte:

✅ So hilft ClickUp:

ClickUp kann als Ihre zentrale Informationsquelle dienen, indem es Vertriebs- und Marketingdaten in einem anpassbaren Workspace zentralisiert.

Mithilfe der CRM-Vorlagen oder benutzerdefinierten Ansichten von ClickUp können Teams vollständige Lead-Profile speichern, einschließlich Kontaktdaten, Qualifikationsbewertungen, Kampagnenverlauf und Notizen, ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen zu müssen.

Mit ClickUp Forms können Marketingteams Lead-Daten direkt im Workspace erfassen, wodurch Konsistenz gewährleistet und manuelle Einträge reduziert werden.

Jede Formularübermittlung wird zu einer Aufgabe, die mithilfe von Automatisierungen automatisch mit Tags versehen, bewertet und weitergeleitet werden kann.

4. Automatisieren Sie Benachrichtigungen und Aufgaben

Automatisierung reduziert Verzögerungen und manuellen Aufwand im Übergabeprozess:

✅ So hilft ClickUp:

Das Feature für Automatisierung von ClickUp sorgt für einen reibungslosen Ablauf, indem es Auslöser für Benachrichtigungen aktiviert, sobald Leads bestimmte Qualifikationsschwellen erreichen.

Sie können Lead-Follow-ups, Deal-Updates und Aufgabenverteilungen in ClickUp automatisieren und wiederkehrende Erinnerungen für Nurturing-Aktivitäten erstellen, um Ihre Vertriebspipeline reibungslos am Laufen zu halten.

Sie können benutzerdefinierte Automatisierungsregeln basierend auf Ihren spezifischen Qualifikationskriterien festlegen, beispielsweise indem Sie Leads automatisch in den Status „Verkaufsbereit“ verschieben, wenn sie eine bestimmte Punktzahl erreichen oder Seiten mit hoher Kaufabsicht besuchen.

Diese automatisierten Workflows machen manuelle Übergaben überflüssig und bewahren gleichzeitig die persönliche Note, die Ihre potenziellen Kunden erwarten.

5. Richten Sie Teams durch regelmäßige Check-ins aufeinander aus

Planen Sie regelmäßige Meetings zwischen Marketing- und Vertriebsteams, um:

✅ So hilft ClickUp:

Für verteilte Teams erfasst ClickUp's KI-Notetaker Meeting-Notizen in Echtzeit, während ClickUp Brain wichtige Punkte zusammenfasst und Entscheidungen dokumentiert – und automatisch die richtigen Teammitglieder über Aufgaben und Updates informiert.

Diese strukturierten Check-ins fördern die Zusammenarbeit und ermöglichen eine kontinuierliche Prozessverbesserung, ohne dass zusätzliche tools oder Plattformen erforderlich sind.

Häufige Herausforderungen und Best Practices

Selbst gut konzipierte Übergabeprozesse stehen vor Herausforderungen. Hier finden Sie häufige Probleme und Lösungen dafür.

1. Nicht aufeinander abgestimmte Ziele

Marketing- und Vertriebsteams haben oft unterschiedliche Ziele. Das Marketing konzentriert sich möglicherweise auf die Quantität der Leads, während der Vertrieb der Qualität Vorrang einräumt.

Best Practice: Legen Sie gemeinsame Vertriebsziele fest, die ein Gleichgewicht zwischen Quantität und Qualität herstellen. Setzen Sie beispielsweise Ziele sowohl für die Anzahl qualifizierter Leads als auch für deren Konversionsrate. Ziehen Sie gemeinsame Metriken wie „beeinflusster Umsatz“ in Betracht, zu denen beide Teams beitragen.

Mit ClickUp Goals können Teams gemeinsame Ziele mit nachverfolgbaren Einzelzielen erstellen, die beide Abteilungen einsehen und zu denen sie beitragen können.

Richten Sie Ordner für Marketing- und Vertriebs-KPIs ein und verknüpfen Sie diese mit übergeordneten Umsatzzielen, um Transparenz und Abstimmung ohne zusätzliche Meetings zu schaffen.

💡 Profi-Tipp:

Verwenden Sie die SMART-Ziele-Vorlage in ClickUp, um klare, messbare Ziele festzulegen, auf die sich sowohl Marketing als auch Vertrieb abstimmen können.

Anstelle von vagen Einzelzielen definieren Sie genau, wie Erfolg aussieht, z. B. „50 qualifizierte Leads pro Monat“ oder „20 % Lead-to-Close-Rate“.

Hier sind die Gründe, warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:

• Setzen Sie große Ziele mithilfe zielspezifischer Aufforderungen in gezielte Maßnahmen um.
• Verfolgen Sie den Fortschritt mit Messinstrumenten, visuellen Indikatoren und benutzerdefinierten Statusangaben.
• Passen Sie Zeitleisten oder Einzelziele an, wenn sich Prioritäten ändern, ohne den Kontext aus den Augen zu verlieren.
• Zentralisieren Sie die Umsetzung der Ziele in Ihrem Workspace, um täglich Sichtbarkeit zu haben.

Kostenlose Vorlage herunterladen

2. Inkonsistente Daten

Wenn Lead-Daten über verschiedene Systeme verstreut oder unvollständig sind, fehlt den Vertriebsteams der erforderliche Kontext.

Best Practice: Implementieren Sie Datenstandards und die Synchronisierung zwischen Plattformen. Regelmäßige Datenbereinigung hilft, Duplikate zu entfernen und Formate zu standardisieren. Erstellen Sie Pflichtfelder für wichtige Informationen, um die Vollständigkeit sicherzustellen.

Mit den Benutzerdefinierten Feldern und den erforderlichen Formulareingaben von ClickUp können Sie standardisieren, welche Informationen für jeden Lead erfasst werden müssen.

Die Integrationsfunktionen der Plattform lassen sich mit Ihren bestehenden Marketing- und Vertriebstechnologien verbinden, sodass eine Verbindung zwischen den Systemen besteht und Daten ausgetauscht werden können, während eine einzige Quelle für Lead-Informationen erhalten bleibt.

3. Langsame Nachverfolgung

Verzögerungen bei der Kontaktaufnahme mit Leads verringern die Konversionschancen erheblich. Untersuchungen zeigen, dass Leads, die innerhalb von 30 Minuten kontaktiert werden, mit siebenmal höherer Wahrscheinlichkeit qualifiziert sind.

Lösung: Legen Sie klare Service Level Agreements (SLAs) für den Zeitpunkt der Nachverfolgung fest. Benachrichtigen Sie den Vertrieb mithilfe automatischer Erinnerungen, wenn eine Nachverfolgung fällig ist. Verfolgen Sie die Antwortzeiten, um Verzögerungen zu erkennen und zu beheben.

Das Feature für die Zeiterfassung und die Termin-Funktion von ClickUp helfen bei der Durchsetzung von SLAs, indem sie die Reaktionszeiten für alle sichtbar machen.

Richten Sie Prioritätskennzeichnungen für hochwertige Leads ein und nutzen Sie Abhängigkeiten, um sicherzustellen, dass wichtige Folgeaufgaben in hektischen Vertriebsumgebungen nicht übersehen werden.

Metriken für einen erfolgreichen Übergang vom Marketing zum Vertrieb

Um zu wissen, ob Ihr Übergabeprozess funktioniert, müssen Sie die richtigen Metriken verfolgen und Feedback verwalten.

Verfolgen Sie die Konversionsraten

Beobachten Sie, wie Leads die einzelnen Phasen Ihres Prozesses durchlaufen:

Diese Metriken zeigen, wo Leads möglicherweise stecken bleiben oder aus dem Prozess herausfallen.

ClickUp Dashboards bieten eine Echtzeit-Visualisierung dieser wichtigen Conversion-Metriken. Erstellen Sie benutzerdefinierte Diagramme, die die Pipeline-Geschwindigkeit und die Conversion-Raten in jeder Phase anzeigen, damit Teams Engpässe schnell erkennen können, ohne sich durch Tabellenkalkulationen wühlen zu müssen.

Feedback sammeln

Sowohl Marketing- als auch Vertriebsteams sollten regelmäßig Input zum Übergabeprozess geben:

Dieses Feedback hilft dabei, konkrete Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Erstellen Sie mit ClickUp Formularen standardisierte Feedback-Mechanismen, mit denen der Vertrieb die Qualität von Leads nach dem ersten Kontakt schnell bewerten kann.

Richten Sie Automatisierungen für wiederholende Aufgaben zur regelmäßigen Prozessüberprüfung ein, wobei zugewiesene Kommentare und Chat- Threads alle Rückmeldungen nach Lead-Typ oder Kampagnenquelle organisieren.

Verfeinern Sie Ihren Ansatz

Nutzen Sie Daten und Feedback, um Ihren Prozess kontinuierlich zu verbessern:

Kleine, datengestützte Anpassungen im Laufe der Zeit führen zu erheblichen Verbesserungen.

Hier können Features zur Versionshistorie und zur Dokumentation dazu beitragen, die Prozessiteration transparent zu gestalten.

Verfolgen Sie Aktualisierungen Ihrer Qualifikationskriterien und Bewertungsmodelle in ClickUp Docs. So behalten Sie den Überblick darüber, was sich geändert hat, warum es sich geändert hat und was für verschiedene Lead-Typen am besten funktioniert hat.

Vom Übergang zu hohen Konversionsraten: Machen Sie jeden Lead zählen

Denken Sie daran, dass dies nicht nur ein technischer Prozess ist, sondern eine nahtlose Kundenerfahrung schafft, die die Konversionsraten verbessert.

Wenn beide Teams nach dem gleichen Spielplan arbeiten, durchlaufen Leads nahtlos Ihren Trichter und der Vertrieb erhält den Kontext, den er benötigt, um Geschäfte schneller abzuschließen.

So erreichen Sie das:

Mit ClickUp müssen Sie dies nicht über verschiedene Tools hinweg zusammenstellen. Von anpassbaren Übergabe-Workflows über gemeinsame Ziele und Echtzeit-Benachrichtigungen bis hin zu kollaborativen Dokumenten – ClickUp vereint Marketing und Vertrieb an einem Ort, sodass Ihre Leads nie unter den Tisch fallen.

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Häufig gestellte Fragen zum Übergang vom Marketing zum Vertrieb

Wie unterscheidet sich die Übergabe vom Marketing an den Vertrieb in B2B- und B2C-Umgebungen?

In B2B-Umgebungen ist die Übergabe in der Regel mit längeren Verkaufszyklen mit mehreren Entscheidungsträgern verbunden, was detailliertere Lead-Informationen und oft mehrere Übergabepunkte erfordert, während B2C-Übergaben in der Regel einfacher sind, mit schnelleren Konversionszeiten und weniger Entscheidungsträgern.

Welche Technologie-Tools unterstützen einen effektiven Übergabeprozess am besten?

Die effektivsten Übergabeprozesse nutzen integrierte CRM-Systeme, Marketing-Automatisierungsplattformen und Tools für die kollaborative Arbeitsverwaltung wie ClickUp, die einen Datenaustausch in Echtzeit, automatisierte Benachrichtigungen und eine klare Sichtbarkeit des Status von Leads bieten.

Wie oft sollten Marketing- und Vertriebsteams ihren Übergabeprozess überprüfen?

Marketing- und Vertriebsteams überprüfen ihren Übergabeprozess in der Regel vierteljährlich, wobei sie monatlich die wichtigsten Metriken überprüfen und sofort auf signifikante Rückgänge der Konversionsraten oder Verlängerungen der Reaktionszeiten auf Leads reagieren.

Mithilfe der wiederholenden Aufgaben und automatisierten Berichten von ClickUp können Teams diese Überprüfungen planen und die relevanten Daten automatisch für eine effiziente Analyse zusammenstellen lassen.

Welche Rolle spielt Inhalt bei der Unterstützung der Übergabe vom Marketing zum Vertrieb?

Inhalte dienen sowohl als Qualifizierungstool vor der Übergabe (durch Nachverfolgung des Engagements) als auch als Sales-Enablement-Material nach der Übergabe, wobei das Marketing den Vertriebsteams relevante Inhalte zur Verfügung stellt, die bei jedem Lead Anklang finden und dabei helfen, die Folgegespräche zu personalisieren.

Mit ClickUp Docs und ClickUp Brain können Teams diese Inhaltsbibliothek oder Datenbank mit zugehörigen Engagement-Metriken organisieren, sodass der Vertrieb schnell erkennen kann, welche Ressourcen bereits bei bestimmten Leads Anklang gefunden haben.